Tillträde och besöksrutin

Transkript

1 Sida 1/7 Dokumentslag HSSE Verksamhetsstyrande Dokumenttitel Tillträde och besöksrutin Dokument Bolag Dokumentansvarig Doknr Utgåva E.ON Sverige Philip Rydén D Rutin Process Godkänd av Godkänd datum Driva och utveckla HSSE - Security Jonas Andersson Giltigt f.r.o.m. Sekretessklass Anläggning/Ort Intern Tillträde och besöksrutin Syfte Detta dokument ställer överordnade krav för tillträde till E.ONs fastigheter och anläggningar. Rutinen ska även fungera som ett underlag för hur hantering av besökare ska bedrivas. Omfattning Rutinen riktar sig till samtliga medarbetare och verksamheter inom de bolag som omfattas av ledningssytemet HSSE. Se rutinen Ledningssystemet för miljö, arbetsmiljö och säkerhet. Utöver kraven i denna rutin kan det finnas specifika utbildningskrav (till exempel ESA och SSG Entre) eller tillfälliga behörighetskrav så som ID06. Ansvar HSSE ansvarar för att denna rutin hålls uppdaterad. Respektive bolag ansvarar för att rutinen implementeras. Definitioner Områdesskydd- Har till uppgift att skydda egendom, material och utrustning som förvaras inom inhägnat område, ofta öppna ytor Skalskydd- Utgörs av en byggnads omslutningsytor dvs. ytterväggar inklusive dörrar, portar, fönster, golv och tak. Man kan även tillämpa ett inflyttat skalskydd som innebär att skalskyddet exempelvis börjar vid en passagesluss in till produktionsdel eller kontorsdel, vid dessa tillfällen är ofta reception eller annan typ av mottagningsdel publikt område Företagskort- För att se layout och utförande av företagskort se bilaga 1 på sida 6. I vissa fall kan även taggar eller andra typer av brickor fungera som inpasseringskort. Företagskort kan likställas med inpasseringskort framöver Besökslogg- Kan vara av elektronisk art eller en manuell liggare Besökare- Person som inte har eget tillträde (via passerkort, tagg) till en anläggning eller fastighet Inledning Trygghet och säkerhet är något som E.ON värderar högt och det ska även vara en självklarhet i det dagliga arbetet. Reglering av tillträde till E.ONs fastigheter och anläggningar är en grundpelare för att skapa en trygg och säker arbetsplats. Minst lika viktigt är att på ett korrekt sätt hantera besökare eller medarbetare som inte har eget tillträde till en fastighet eller anläggning. Beskrivning tillträdesstruktur Samtliga medarbetare som är tillsvidareanställda inom RU Sweden ska ha ett företagsskort. Konsulter eller entreprenörer med uppdrag inom E.ONs fastigheter eller anläggningar som har Utskrift giltig endast vid utskriftsdagen

2 Sida 2/7 behov av att kunna röra sig utan ledsagning ska förses med företagskort. Konsultens eller entreprenörens uppdragsgivare avgör när konsulten är berättigad till ett personligt sådant. Företagskort kan fungera som ett inpasseringskort dock med ett begränsat tillträde till de anläggningar som personen är behörig till. Inpasseringskortet har två funktioner: Inom E.ONs fastigheter och anläggningar legitemerar du dig med kortet Med hjälp av ditt inpasseringskort kommer du in på de ställen dit du har behörighet, för tillträde till merparten av E.ONs anläggningar behöver du slå din fyrsiffriga kod för passering genom skalskyddet. På de anläggningar där förutsättningar finns för tillträde med kort och fyrsiffrig kod ska detta tillämpas. När du vistas inom E.ONs fastigheter eller anläggningar ska du alltid bära ditt företagskortskort synligt, dels för att förtydliga att du är E.ON medarbetare samt att du har behörighet att vistas inom området. När det gäller besökare så ska dessa alltid synligt bära besöksbricka eller annan anvisad accessoar som förtydligar att personen är besökare och behörig att vistas inom området. Det är aldrig tillåtet att släppa in en person som inte har egen behörighet eller som inte är besökare till personen i fråga innanför skalskyddet. Om detta skulle ske medför handlingen att den insläppande personen automatisk blir ansvarig besöksmottagare (se stycke som ansvarig besöksmottagare ). Denna regel gäller för samtliga fastigheter och anläggningar. Som ansvarig besöksmottagare medföljer följande ansvar: Det är besöksmottagarens ansvar att ledsaga besökaren inom området och att säkerställa att denne endast vistas inom de ytor och lokaler som är lämpliga ur personsäkerhets- och informationssäkerhetssynpunkt för verksamheten. Detta inkluderar ledsagning fram till skalskyddets gräns vid utpassage eller vid gränsen för områdesskydd Om brand skulle utbryta eller om utrymningslarmet av annan anledning aktiveras ansvarar besöksmottagren för att leda besökare ut till anvisad återsamlingsplats, samt i övrigt följa den lokala utrymningsrutinen Bärande av inpasseringskort och besöksbricka Påträffas en person innanför skalskyddet utan synligt inpasseringskort eller besöksbricka ska man agera behjälpligt. Exempelvis fråga om man kan hjälpa personen med något, vem personen besöker eller klargöra var personen kan anmäla sitt besök. Regler för maxantal besökare vid anläggning eller fastighet När det gäller antalet besökare vid ett och samma tillfälle är det lokala regler för det aktuella objektet som styr. Om inte lokala regler för antalet besökare finns är det ansvarig besöksmottagare som fattar beslut om vad som är ett lämpligt antal. Rådfrågan om maxantalet besökare kan göras tillsammans med ansvarig för den verksamhet som ska besökas eller säkerhetsavdelningen. OBS att vissa lokaler är begränsade till ett visst antal personer sett ur brandsäkerhetssynpunkt.

3 Sida 3/7 Registrering av besökare Besökare innanför skalskyddet ska registreras. Besöksloggar bör vara av elektronisk art. På mindre anläggningar med fåtalet besökare under ett år kan man tillämpa en manuell liggare. Besökare till kontorsfastighet eller anläggning I den mån det är möjligt bör möten med personer som inte är anställda inom E.ON-koncernen genomföras i möteslokaler som är lokaliserade utanför fastighetens eller anläggningens skalskydd. Detta är tillämpbart när skalskyddet exempelvis börjar vid en passagesluss in till produktionsdel eller kontorsdel, vid dessa tillfällen är ofta reception eller annan typ av mottagningsdel publikt område med mötesrum eller konferenslokaler. Då besökare tas med innanför skalskydd, beroende på om fastigheten eller anläggning är utrustad med bemannad reception eller inte gäller följande förhållningsregler: Fastighet eller anläggning med bemannad reception Personal i reception är instruerade att inte släppa in besökare som inte har behörighet utan besöksmottagare. Samtliga besökare, även E.ON anställda som inte har egen behörighet till anläggningen, ska hämtas och lämnas i receptionen eller på annan anvisad plats E.ON anställda som för dagen glömt sitt företagskort men har behörighet till anläggningen behöver bli insläppt av någon som kan styrka dess behörighet. Receptionspersonal ska ej släppa in personal som saknar sitt företagskort Alla besökare ska bära synlig besöksbricka eller annan anvisad accessoar som förtydligar att personen är besökare Om receptionist inte får tag på någon besöksmottagare får besökaren vänta tills besöksmottagren är på plats I de fall då besökare har lämnats för t.ex. lunch ska de hämtas i receptionen eller på annan anvisad plats av sin besöksmottagare Vid besökets slut ska besöksmottagren följa besöket fram till skalskyddsgräns Om brand skulle utbryta eller om utrymningslarmet av annan anledning aktiveras ansvarar besöksmottagren för att leda besökare ut till anvisad återsamlingsplats, samt i övrigt följa den lokala utrymningsrutinen Fastighet eller anläggning utan bemannad reception Besöksmottagren ska möta upp besöket vid gränsen för skalskydd för inpassage eller vid gräns för områdesskydd För anläggningar där det är skäligt att förse besöket med besöksbrickor ska detta göras. Besökaren ska registreras i besökslogg Vid besökets slut ska besöksmottagren följa besöket fram till skalskyddsgräns Om brand skulle utbryta eller om utrymningslarmet av annan anledning aktiveras ansvarar besöksmottagren för att leda besökare ut till anvisad återsamlingsplats, samt i övrigt följa den lokala utrymningsrutinen Besökare till kontorsanläggning utanför kontorstid eller då anläggning inte är bemannad Besök till en fastighet eller anläggning bör förläggas till kontorstid eller då anläggningen normalt är bemannad.

4 Sida 4/7 I de fall då man önskar att ta emot besökare under sen kväll eller natt bör fastighetsansvarig (kan vara anläggningsansvarig, underhålls eller etableringsansvarig beroende på ansvarsförhållandena för det specifika objektet) informeras så att denne vet att det finns personer i lokalen. Krav på åldersgräns för besökare Ska man ta emot besökare till en produktionsanläggning samt ledsaga besökarna inom produktionsdelen av anläggningen ska besökaren under det aktuella kalenderåret minst fylla 15 år. Besökare till en produktionsanläggning som inte ska beträda produktionsdelen eller besökare till kontorsanläggning berörs ej av ålderskravet. Undantag beviljas av VD. Besökare till E.ONs permanent bemannade anläggningar För dessa anläggningar ska samtliga besökare registreras och tilldelas en besöksbricka eller annan anvisad accessoar. Denna ska bäras synligt och förtydligar att personen är besökare och har behörighet att vistas på området. Besökare till E.ONs normalt obemannade anläggningar För dessa anläggningar behöver inte besökare tilldelas besöksbricka eller annan anvisad accessoar. Dock ska besökaren alltid ledsagas och i övrigt behandlas som en besökare i enlighet med övriga anläggningar och de krav som ställs där. För dessa objekt är det skäligt med en manuell liggare. Besökare till skyddsobjekt Inom E.ON finns det verksamheter som bedriver samhällsviktig verksamhet och där fastigheter och anläggningar är klassade som skyddsobjekt. Dessa anläggningar har således högt skyddsvärde vilket även medför högre krav på mottagande av besök. För att uppfylla kraven som behörig besöksmottagare ska du: Inneha behörigt tillträde till anläggningen eller fastigheten Ha genomgått anläggningsspecifik utbildning för hur besökare ska hanteras, i de fall en sådan finns att tillgå Känna till specifika utrymmen eller lokaler som inte är lämpliga att vistas i sätt ur ett informations och- säkerhetsperspektiv Vara medveten om hur besökare ska identifiera sig vid ankomst samt hur detta ska arkiveras Besök till skyddsobjekt skall ske enligt följande: Besöket ska vara föranmält innan man anländer till objektet Samtliga individer ska registeras vid in- och utpassage med följande information, tidpunkt, namn, personnummer, och syfte.(notera att syfte för drift och anläggningspersonal är kopplat till arbetsorder eller motsvarande) Som svensk medborgare ska giltig legitimation såsom pass eller körkort kunna uppvisas Som icke svensk medborgare ska giltligt utländska pass kunna uppvisas Informationen om besöket ska sparas i två år Incheckning på socialamedier får ej ske inom eller i närheten av ett skyddsobjekt.

5 Sida 5/7 Om besökare önskar att fotografera på skyddsobjekt ska alltid säkerhetsavdelningen kontaktas. Foton och filmer som är tagna av E.ON-personal får endast användas i internt syfte För extern personal gäller att fotografering och filmning endast får ske på uppdrag av E.ON I samband med registreringen av besöket ska besökaren upplysas om förhållningsreglerna för fotografering inom anläggningen samt övriga lokala säkerhetsregler Besök till driftcentraler klassade som skyddsobjekt: Samma regler som för övriga skyddsobjekt gäller, dock ska även följande två punkter uppfyllas: Besöket ska vara föranmält senast fem dagar innan besökstilfället Chef för driftcentralen ska vara närvarande vid besöket När det gäller antalet besökare för t.ex. driftcentraler är det driftförhållandet som styr om det är lämpligt att ta emot besökare men även antalet besökare vid ett och samma tillfälle. Chef för driftcentralen fattar beslut om vad som är lämpligt. Övrig information För att ta del av mer information om hur passagesystem fungerar se rutin; Inpassage - Förvaltning och styrning. Redovisande dokument Verifikat Tillgänglighet Lagringsplats Ark. tid Besöksliggare för skyddsobjekt Sekretess Lokalt 2 år

6 Sida 6/7 Bilaga 1 Företagskorts layout Anställd Kort kompletteras med bild på ägaren samt dennes namn. Projket/konsult

7 Sida 7/7 Kort kompletteras med namn på ägaren samt namnet på konsultbolaget.