Lås- och behörighetshantering

Transkript

1 Innehåll 1 Allmänt Definitioner Syfte Ansvar Beställning av nycklar och passerkort Säkerhetsnivåer för sjukhus Säkerhetsnivåer för övriga regionägda fastigheter och inhyrda lokaler Grundtillträde Behovsanpassade tillträden Begränsat tillträde (Q-märkning) Funktionskort Giltighetstid Hantering av information Hantering av passerkort/nycklar Revision av nycklar, passerkort och tillträden Tillträde till läkemedelsförråd Nyckelbrickor Hyresgästen LiU...7 Bilaga 1 Instruktion för Nyckel- och Behörighetsansvarig (NaBa) Riktlinjer - administrativa* Sida 1/7 3. Allmänheten

2 1 Allmänt Riktlinjerna är övergripande och beskriver hur tillträde till regionens egna eller inhyrda lokaler regleras. De gäller oavsett om hyresgästen är intern eller extern. För hyresgästen LiU gäller speciella krav, se punkt 19. Riktlinjerna vänder sig till hyresgäster/kunder, nyckel- och behörighetsansvariga (NaBa), FIXA och entreprenörer. Anvisningar för nyckel- och behörighetsansvariga, se bilaga 1. Riktlinjer - administrativa* Sida 2/7 3. Allmänheten

3 2 Definitioner I dessa riktlinjer avses med: Brukare: Innehavare av låskort eller nyckel Entreprenör: Uppdragstagare som via avtal utför tjänster åt Region Östergötland. FIXA: Kundtjänst, FM centrum (FC) Hyresgäst/Kund: Regionens verksamhet eller extern verksamhet som hyr lokal av regionen. Låssystem: System för mekanisk låsning med nycklar. Läkemedelsförråd: Utrymme för förvaring av läkemedel, t.ex. läkemedelsrum, läkemedelsskåp eller läkemedelsvagn. (SOSFS 2000:1) Läkemedelsrum: Rum för förvaring och hantering av en verksamhets läkemedel. Läkemedelsskåp: Skåp med samma användningsområde och säkerhetskrav som ett läkemedelsrum. Skåpet kan vara placerat separat eller inuti ett läkemedelsrum. Nyckel- och behörighetsansvarig (NaBa): Person hos hyresgäst som har behörighet att beställa tillträden, nycklar och passerkort samt låscylindrar och kortläsare till hyrda lokaler. Passersystem: System där tillträdet styrs med passerkort eller tagg som vanligen avläses vid dörr. PIN-kod: Kod som kombinerat med passerkort minskar risken för att obehörig som kommer över ett passerkort kan ta sig in genom låst dörr Q-märkning: Begränsning av tillträdet för andra grupper till och inom egen verksamhet. Skalskydd: Yttre skalskydd avser husets entrédörrar. Inre skalskydd avser entré till en viss verksamhet. Definitionsmässigt är en yttre entrédörr som går direkt in till en verksamhet ett inre skalskydd. Tillträdeszon: En eller flera kortläsare som grupperats. 3 Syfte Det övergripande syftet med dessa riktlinjer är att uppnå en säkerhetsnivå där behöriga personer har tillträde till lokaler de har behov av och att obehöriga personer utestängs. Målsättningen är att så få nycklar och passerkort som möjligt ska finnas hos hyresgästen och att administration och teknisk drift av säkerhetssystem är kostnadseffektiv. Generellt förordas installation av passersystem för att minska kostnaderna vid förlust av nyckel/passerkort och för att erbjuda en flexibilitet som inte kan uppnås genom ett mekaniskt låssystem. 4 Ansvar FM centrum är systemägare och ansvariga för drift av samtliga lås- och passersystem samt tillhörande administrativa program inom Region Östergötland. FM centrum ansvarar vidare för administration och drift och systemen. Endast lås- och passersystem som godkänts av FM centrum får installeras i regionens fastigheter oavsett om regionen själva bedriver verksamhet eller om lokalerna hyrts ut till annan hyresgäst. Hyresgäst tar själva beslut, med dessa övergripande riktlinjer som grund, om ändring av tillträden, låscylindrar, kortläsare, nycklar och passerkort inom sin egen verksamhet. Hyresgäst bestämmer själva över öppettider i sitt inre skalskydd. Vid delad yta mellan flera Riktlinjer - administrativa* Sida 3/7 3. Allmänheten

4 hyresgäster ska hyresgästerna gemensamt enas om öppettider. FM centrum i samråd med samordningsansvarig för respektive sjukhus beslutar om öppettider i yttre skalskydd för sjukhusen. Vid förlust av nyckel eller passerkort som leder till att utbyte eller förändring av kortläsare och låscylindrar med tillhörande nycklar/passerkort blir nödvändigt bekostas sådant utbyte av den verksamhet som orsakat förlusten. 5 Beställning av nycklar och passerkort Beställningar som berör låssystem, passersystem, nycklar och passerkort ska göras av NaBa. Undantag: Anmälan om borttappat passerkort och nyckel kan även göras av brukaren av kortet. Alla ärenden som berör låssystem och passersystem ska anmälas till FIXA , internt eller via FIXAs hemsida. 6 Säkerhetsnivåer för sjukhus Passersystem (online) installeras: i yttre skalskydd i inre skalskydd (verksamhetsgräns) till läkemedelsrum och separata läkemedelsskåp. För läkemedelsskåp i läkemedelsrum, dit endast behörig personal har tillträde, bedömer berörd verksamhet i samråd med säkerhetscontroller om passersystem ska installeras. till omklädningsrum med tillträde från allmänna utrymmen i bokningsbara konferensrum till TDK-rum (Tele/Data/Korskoppling) För läkemedelsrum och separata läkemedelsskåp gäller alltid kort och kod. Hyresgästen avgör om kort eller kort i kombination med kod ska användas för tillträde till och inom sin egen verksamhet. Samråd med säkerhetscontroller vid behov. I skalskyddsdörrar rekommenderas att kort och kod används utanför kontorstid för att minska risken att förkommet kort kan användas av obehörig när personaltätheten minskat. Enbart kod tillåts generellt inte i skalskyddsdörrar. Eventuellt undantag får endast göras efter samråd med säkerhetscontroller. Vid akuta fel eller vid besiktningar påkallade av lagkrav, har fastighetsägaren rätt att gå in i hyresgästens lokal. Om det är möjligt ska besöket föranmälas. Besök ska alltid anmälas på plats till hyresgästen och hänsyn ska tas till pågående verksamhet. Verksamhet som av särskilda skäl (exempelvis fara för liv eller hälsa) behöver vara med vid varje besök ansvarar för att aktuell lokal skyltas upp och att kontaktuppgifter finns anslagna utanför lokalen. 7 Säkerhetsnivåer för övriga regionägda fastigheter och inhyrda lokaler I yttre skalskydd rekommenderas alltid passersystem, men tillträde med nyckel får förekomma och ska då vara kompletterat med inbrottslarm när verksamheten är stängd. Riktlinjer - administrativa* Sida 4/7 3. Allmänheten

5 Passersystem (online) ska installeras där riskinventering visar att det finns behov. Riskinventering genomförs av säkerhetscontroller. Om passersystem finns installerat i skalskyddet ska kortläsare finnas till läkemedelsrum även i primärvård och tandvård. I de fall passersystem inte finns i skalskydd kan separat låssystem med nycklar accepteras till dessa läkemedelsrum. När lokaler hyrs in för att driva regionverksamhet strävar FM centrum efter att uppnå motsvarande säkerhetsnivå på låssystem och passersystem i dessa lokaler som i regionägda fastigheter. 8 Grundtillträde När ett passerkort utfärdas till regionens medarbetare ges ett grundtillträde per sjukhus. Grundtillträdet omfattar tillträde till allmänna utrymmen och entréer (undantaget Q-märkta entréer), på det sjukhus personen ifråga arbetar. Vad som ingår i grundtillträdet beslutas av säkerhetschef och kan variera mellan olika roller. 9 Behovsanpassade tillträden Ansvaret att skapa lämpliga tillträdeszoner åligger FM centrum i samråd med berörd NaBa för att täcka aktuell verksamhets behov. Antalet tillträdeszoner ska begränsas för en effektiv administration. Tillträdeszoner bör delas upp efter befattningar/funktioner: Exempelvis läkare sjuksköterska undersköterska administrativ personal läkemedelsrum/läkemedelsskåp entreprenörer studenter/elever 10 Begränsat tillträde (Q-märkning) NaBa kan begränsa tillträdet för andra grupper till och inom egen verksamhet, så kallad Q- märkning. Behov av Q-märkning anmäls till FIXA. Tillträdesbegränsningen omfattar normalt inte funktionskort (se punkt 11) eller utövande av fastighetsägaransvar (se punkt 6). Tillträden till Q-märkta tillträdeszoner får endast beställas av NaBa för den aktuella verksamheten. Undantag: Flera NaBa kan besluta om tillträde i varandras Q-märkta tillträdeszoner om behov finns, under förutsättning att alla berörda NaBa är överens. 11 Funktionskort Generellt rekommenderas personliga passerkort. För nedanstående funktioner används dock funktionskort: Riktlinjer - administrativa* Sida 5/7 3. Allmänheten

6 Huvudkort Jourläkarkort Med huvudkort avses passerkort och med huvudnyckel avses en eller flera nycklar som ger åtkomst dygnet runt till alla dörrar inom hela sjukhuset (inkl LiU på US) utom läkemedelsförråd. Huvudkort/huvudnycklar innehas av: räddningstjänst väktare nattvaktmästare driftberedskap hos driftentreprenör under beredskapstid Utlämning av huvudkort/huvudnyckel får endast ske efter godkännande av fastighetschef på FM centrum. Med jourläkarkort avses passerkort som ger åtkomst dygnet runt till alla dörrar inom sjukhuset, med undantag av läkemedelsförråd och tekniska utrymmen. 12 Giltighetstid Följande giltighetstider gäller för passerkort i olika passersystem: Onlinesystem, t ex Integra och Solid tillsvidare Offlinesystem Timelox TC 1 år Offlinesystem Timelox MC ca 3 år. För tidsbegränsade uppdrag och projekt anpassas giltighetstiden efter uppdragets längd. 13 Hantering av information Logglista från passersystem får endast beställas av säkerhetscontroller i samråd med ansvarig i verksamheten när misstanke om brott föreligger. Största försiktighet ska vidtas vid hantering av information så att inget hamnar hos obehöriga. Dokumentation som rör passersystem och tillträde ska alltid förvaras i ett låst utrymme eller hållas under uppsikt. Dokumentationen ska destrueras efter slutanvändning. Samtliga passersystem är anmälda enligt Personuppgiftslagen (PUL). 14 Hantering av passerkort/nycklar Samtliga passerkort/nycklar hanteras och förvaras som en värdehandling av berörda parter och brukare. Extrakort registreras på aktuell NaBa. Hyresgästens extra passerkort/nycklar ska förvaras i godkänt nyckelskåp som ska vara fast förankrat. Nyckelskåp med kort, tagg eller individuella koder rekommenderas för spårbarhet. Aktuell rutin för hantering ska finnas hos hyresgästen. För regionens verksamheter anskaffas godkänt nyckelskåp via FIXA. Huvudkort/huvudnycklar ska förvaras i låst och larmat utrymme i godkänt säkerhetsskåp med registrering vid utlåning. Riktlinjer - administrativa* Sida 6/7 3. Allmänheten

7 15 Revision av nycklar, passerkort och tillträden Nyckelrevision utförs på initiativ av FM centrum var tredje år. NaBa utför dessutom egen kontroll vid behov eller minst en gång per år. FM centrum ansvarar för att listor på nycklar skickas till respektive NaBa. Revision av tillträden var tredje/år. NaBa utför dessutom egen kontroll vid behov eller minst en gång per år. FM centrum ansvarar för att listor på personer och tillträdeszoner skickas till respektive NaBa. 16 Tillträde till läkemedelsförråd Verksamhetschef ansvarar för att tillträde till läkemedelsförråd endast innehas av sjuksköterskor*. I undantagsfall kan verksamhetschef/motsvarande efter behovsprövning delegera ansvar till annan roll, se särskild rutin. Oavsett verksamhet ska antalet personer som har tillträde till läkemedelsförråd begränsas så långt det är praktiskt möjligt. Alla beställningar av tillträden utförs av NaBa. *: här avses även barnmorskor, biomedicinska analytiker, medicintekniska assistenter och tandhygienister inom deras respektive verksamhetsområden. (SOSFS 2000:1) 17 Nyckelbrickor Nycklar och nyckelknippor bör förses med registrerad nyckelbricka med syfte att hitta brukare efter förlust. Följande nyckeltyper ska alltid förses med nyckelbricka: huvudnycklar nycklar till läkemedelsförråd nycklar till tekniska utrymmen nycklar för utlåning till entreprenörer NaBa ansvarar för att nycklar/nyckelknippor förses med nyckelbricka. Beställning görs till FIXA samtidigt som aktuella nycklar beställs. Nyckelbrickan kopplas då till aktuell NaBa och kostnader debiteras hyresgästen. FM centrum ansvarar för registret över nyckelbrickor. 18 Hyresgästen LiU Beställning av nycklar och cylindrar inom LiUs lokaler i regionens fastigheter beställs genom FIXA. Tillträden genom passersystem till LiUs lokaler inom regionens fastigheter hanteras genom LiU. NaBa inom LiU hänvisas till för instruktioner. Personal och studenter som får personliga kort från både RÖ och LiU har tillträden till RÖs lokaler på kort från RÖ och tillträden till LiUs lokaler på kort från LiU. Riktlinjer - administrativa* Sida 7/7 3. Allmänheten