Offertförfrågan avseende köp av tryck av informationsskyltar med tillbehör till kulturmiljöer i Skåne

Transkript

1 OFFERTFÖRFRÅGAN 1(14) Kontaktperson Kulturmiljöenheten Eva Persson Offertförfrågan avseende köp av tryck av informationsskyltar med tillbehör till kulturmiljöer i Skåne Samhällsbyggnadsavdelningen vid Länsstyrelsen Skåne ger er härmed möjlighet att lämna offert i direktupphandling av köp av tryck av informationsskyltar med tillbehör till kulturmiljöer i Skåne. Bakgrund Kulturmiljöenheten har alltsedan 1980-talet låtit sätta upp informationsskyltar vid fornlämningar runt om i Skåne. För cirka 15 år sedan valdes en ny typ av skylt i högtryckslaminat där bilden är ingjuten i plattan eller laminaten. Länsstyrelsen har sedan dess låtit producera ett antal sådana skyltar och hanterar nu totalt cirka 500 kulturmiljöskyltar runt om i Skåne i detta material. Hållbarheten har visat sig variera beroende på väder och skyltens läge men förbättringar har gjorts och skyltplattorna ersätts löpande vid behov. Fig 1. Här intill visas exempel på miljöer med befintliga skyltar som kan vara aktuella för omtryck. Postadress Besöksadress Telefon Telefax Bankgiro E-post www Malmö Kungsgatan vx skane@lansstyrelsen.se Kristianstad Ö Boulevarden 62 A vx 010-

2 OFFERTFÖRFRÅGAN 2(14) Syftet med skyltningen är att besökare vid fornlämningar eller kulturmiljöer ska få information och kunna förstå vad lämningen representerar. Informationen kan förmedla upplevelsevärden och bevarandevärden som inte är givna utan informationsskylten. Syftet med denna offertinbjudan är att tillgodose Länsstyrelsens behov av tryck av informationsskyltar och tillgången till skyltställ till kulturmiljöer inom Skåne. Avtalsperiod med mera Avtalsperioden sträcker sig från att avtal undertecknats av båda parter och gäller därefter till och med De skyltar som omfattas består av olika typer av informationsskyltar med tillbehör, se nedan under omfattning. Offert måste lämnas på samtliga typer av informationsskyltar och tillbehör. Länsstyrelsen avser att teckna avtal med den offertlämnare som uppfyller kraven i offertförfrågan och som erbjuder lägst totalt utvärderingspris för samtliga typer av informationsskyltar och tillbehör. Länsstyrelsen avser teckna avtal med en uppdragstagare. Under avtalsperioden ska Länsstyrelsen sedan kunna beställa skyltar och tillbehör enligt de priser som vinnande offertlämnare lämnat i sin offert. Uppdragets omfattning Uppdraget omfattar att låta göra omtryck av tidigare producerade skyltar som står ute i fält. Länsstyrelsen bedömer att av totalt 500 producerade skyltar så kommer cirka 150 skyltar att vara aktuella för omtryck inom dessa två år som ett avtal är tänkt att omfatta. Länsstyrelsen uppskattar att man kommer att beställa cirka skyltar per år. Detta är dock enbart en uppskattning och utgör ingen garanterad volym. Antalet skyltar kan således bli både högre och lägre. Vårt syfte är att det ska finnas fina läsbara skyltar i fält och en lämplig omloppstid på skyltarna. Det är framförallt allmänna informationsskyltar motsvarande A3-format som kommer att bli aktuella att beställa, men Länsstyrelsen har även behov av andra format, se nedan. Stativ finns i regel men det kan även behövas några nya stativ. Denna offertförfrågan avser direktupphandling. Krav på skyltplattan och stativets utformning - Informationsskylten ska vara gjord av digitalt högtryckslaminat som är tålig mot olika väder och klotter. Laminatplattan ska vara miljödeklarerad och biologiskt nedbrytbart. - Hänvisningsskylt och upplysningsskylt ska göras i plåt. - Informationsskylten ska våra hård, stabil och hållbar så att det vid eventuellt sabotage inte ges möjlighet att böja och förändra skylten. Tjockleken på de befintliga skyltplattorna är 16 mm.

3 OFFERTFÖRFRÅGAN 3(14) - Skyltplattan ska passa till befintligt skyltstativ i korténstål. Korténstålet är en speciell ståltyp där ytterskiktet rostar till en början, men rostprocessen avstannar efterhand och ytan blir därför underhållsfri. - Informationsskylten ska följa tidigare utformning, d v s vara enkel och estetisk i sitt utförande, fyrkantig med vit bakgrundsfärg med funktionella proportioner, översättningar till två språk och följa framtagen layout etc. Uppdragstagare som Länsstyrelsen tecknar avtal med baserat på denna offertförfrågan, ska sätta layouten och därefter korrekturläser Länsstyrelsen. Vid nybeställning av skyltar levererar Länsstyrelsen text, bild och översättningar. - Skyltplattan ska ha en garanti motsvarande minst fem år. - Skyltplattan ska ha förborrade hål på baksidan som fästes med rostfria skruvar i stativet vilket gör bytet av skylten smidigt efter några år. Avståndet för skruvhålen på baksidan av skylten är 26 mm x 16,3 mm för passning på stativ för A3. - Offertlämnaren ska kunna leverera stativ enligt befintligt utförande i korténstål. Se bilaga 2 respektive bilaga 3. Offertlämnare ska också kunna leverera skyltstativ i järn i större format, se bilaga 4. Stativen ska ha en garanti motsvarande minst 10 år. Formgivning och layout Skyltarna och skyltställ ska följa tidigare utseende och riktlinjer. Arbetet med informationsskyltarna ska ske enligt följande: - Den senaste layouten från 2010 ska användas, se bilaga 1. - I layoutarbetet ingår att lägga in levererad text och bild från en pdf till lämpligt datorprogram och justera rubriker. Därefter ska pdf-filer skickas med epost till Länsstyrelsen för godkännande innan det är dags för tryck. - Typsnittet: Brödtexten ska skrivas i Adobe Garamond och rubriken i Gills Sans. - Tidsaxel finns i två olika utföranden som är placerade i nedre delen av skyltlayouten. Den ena omfattar tiden från år f Kr fram till idag och den andra från år e Kr till idag. Berörd period på tidsaxeln ska vara gråmarkerad. - Sammanfattad text till engelska och tyska ingår i layouten och finns med i underlaget. - Illustration ska finnas där det ingått tidigare. - Medverkande aktör ska framgå genom logotyp eller i skrift. - På skylten ska skyltkontakt anges som Länsstyrelsen Skåne. Beställning och leverans - När avtal tecknats, baserat på denna offertförfrågan, ska beställningar kunna läggas på de produkter som omfattas av offertförfrågan. - Beställningarna är ordnade kommunvis så långt det är möjligt för att samordna och minska leveranskostnader. Uppdragstagaren, som Länsstyrelsen tecknar

4 OFFERTFÖRFRÅGAN 4(14) avtal med baserat på denna offertförfrågan, ska stå för leverans av både skyltplatta och stativ till de kontakter som finns noterade i kontaktlistan. - Order läggs separat om cirka 10 skyltar per gång. Enstaka stativ kommer att beställas då ett mindre antal skyltar är helt nya. - Skyltarna är unika och väldigt få kopior beställs. För varje skylt måste man räkna med att justering och korrektur av information kan komma att ske. Tryck får därför inte ske förrän Länsstyrelsen har godkänt layout på skylten ifråga. - Vid leverans av skyltstativ ska Länsstyrelsen kontaktas för godkännande av utformningen av stativen innan första leveransen av stativ. Kommande leveranser ska sedan vara enligt samma utformning som den första leveransen som godkänts. - Länsstyrelsen skickar ut en lista med leveransmottagare/ kontaktpersoner från avtalets start. - Vid nybeställning av skylt och stativ ska även skruvar ingå i leveransen. Skruven ska vara rostfri insex 12mm* 5mm. Underlagsmaterial för uppdragets utförande Länsstyrelsen tillhandahåller pdf-filer på layouterna eller wordfiler inför beställning av skyltar. Länsstyrelsen har även inventeringslistor och beställningslistor i Excel upprättade över skyltarnas namn, placering, tryckår, och till viss del format m.m. Länsstyrelsen tillhandahåller materialet till den uppdragstagare Länsstyrelsen tecknar avtal med baserat på denna offertförfrågan. Skyltarna finns även som GIS-skikt på: När det gäller skyltstativen tillhandahålles inget material utan uppdragstagare, som Länsstyrelsen tecknat avtal med baserat på denna offertförfrågan, ska tillse att själv ordna med material som behövs för att kunna utforma och leverera skyltstativ i enlighet med offertförfrågan. Leverans Leverans av skyltar respektive skyltstativ ska till stor del ske till olika kommunkontor i Skåne. Det är främst sändningar till kommunkontor i t ex Båstad, Eslöv, Trelleborg, Kristianstad, Simrishamn osv. I vissa fall är det leverans till markägare som Länsstyrelsen har skötselavtal med. Alla leveranser till kontaktpersoner ska vara tydligt märkta. Kontaktpersonen ska i god tid, senast en vecka före leveransdatum, underrättas om att leverans är på gång. Transporter kan skickas med post eller budas när en hel kommunsändning är klar. Kostnaden för transport ska ingå i offererat pris. Leverans av skylt och/ eller skyltstativ ska ske inom tre månader från beställning. Vid försenad leverans kan prisavdrag komma att tillämpas i enlighet med vad som fastslås i avtal mellan Länsstyrelsen och uppdragstagaren. Fakturering ska ske löpande senast 1 månad efter slutfört arbete och sista fakturan för varje aktivt avtalsår ska ha inkommit

5 OFFERTFÖRFRÅGAN 5(14) senast den 15 oktober. I samband med sista fakturan för året ska Uppdragstagaren skicka de uppdaterade filerna direkt till Länsstyrelsen om det inte är gjort tidigare. Elektronisk beställning Länsstyrelsen är som myndighet skyldig enligt lag att arbeta för att beställningar av varor och tjänster ska ske på elektronisk väg via e-handelssystemet. Länsstyrelsen använder för närvarande VISMA Proceedo. Uppdragstagare, som Länsstyrelsen tecknat avtal med baserat på denna offertförfrågan, ska kunna ansluta sig till det på begäran från Länsstyrelsen (gratis). För närvarande innebär detta enbart att Uppdragstagaren på fakturan ska ange följande referenser: Inköpsordernummer (detta nummer erhålls av Länsstyrelsen så snart Länsstyrelsen gjort beställning baserat på avtalet) Eva Persson Ev diarienummer som anges av Länsstyrelsen vid beställning Miljökrav I de fall Uppdragstagare, som Länsstyrelsens tecknat avtal med baserat på denna offertförfrågan, behöver använda transporter för uppdraget ska Uppdragstagaren i största möjliga mån välja miljömässigt fördelaktiga alternativ. Det kan exempelvis vara fordon som drivs av miljömässigt fördelaktiga bränslen exempelvis viss miljöklassning av diesel, elbil, gasbil med mera eller kollektivtrafik när det är möjligt. Offertlämnare ska, för att kunna antas som uppdragstagare baserat på denna offertförfrågan, också ha en miljöpolicy som anger hur företaget ska arbeta med sina miljöfrågor för att främja en positiv utveckling av miljöarbete inom företaget. Offertlämnare ska därför, till offerten, bifoga dylik miljöpolicy samt ange hur offertlämnaren arbetar med att följa upp nämnda policy. Jämställdhetsplan Om offertlämnaren sysselsätter tjugofem (25) arbetstagare, eller fler, och därmed omfattas av Diskrimineringslagens (SFS 2008:567) regler gällande upprättande av jämställdhetsplan ska Uppdragstagaren, på uppmaning från Länsstyrelsen, delge Länsstyrelsen nämnda jämställdhetsplan. Offertens innehåll Uppgifter om offertlämnaren Ange följande uppgifter i offerten: Namn, kontaktperson, telefonnummer och adress

6 OFFERTFÖRFRÅGAN 6(14) Person-/organisations-/registreringsnummer E-postadress dit meddelande om antagen offert kan skickas Företagsform Firmatecknare Huvudsaklig verksamhet Antalet anställda i företaget Uppgifter om företaget/aktören avser att anlita underentreprenörer att delta i arbetet, och i så fall namn på dessa Kopia av gällande F-skattebevis. Offertlämnare ska i sin offert ange pris för samtliga typer av produkter angivna nedan. Priserna ska anges exklusive moms. Allmänna informationsskyltar Pris upp till A3 format. < 297 mm breda, högtryckslaminat Pris upp till A2 format < 420 mm breda, högtryckslaminat Pris upp till A1 format < 594 mm breda, högtryckslaminat Särskilda informationsskyltar Pris upplysningsskylt A4 format, högtryckslaminat Pris hänvisningsskylt, Fornminne plåt cirka 40 x 10 cm Pris sevärdhetsskylt, kringla plåt, cirka 50 x 50 cm Pris p-plats, plåt, cirka 50 x 50 cm Stativ Pris stativ i corténstål för skyltar upp till A2 storlek, se bilaga 2,3. Pris stativ större skyltar i järn, A1, se bifogad ritning avseende mått och utförande i bilaga 4. Priset ska alltså omfatta samtliga kringkostnader dvs allt från layoutbearbetning till leverans. Inga tillkommande kostnader accepteras. Till offerten ska bifogas arbetsprov i A3-format i form av en laminerad skyltplatta, enligt den layout som finns i bilaga 1 och enligt krav ovan. Detta för att Länsstyrelsen ska kunna bedöma om offertlämnaren har tillräcklig kompetens att utföra uppdraget. Länsstyrelsen kommer vid utvärdering av lämnade offerter att bedöma om det inlämnade arbetsprovet uppfyller de krav som finns uppställda i denna offertförfrågan med bilagor. Om arbetsprovet inte anses uppfylla kraven kommer offerten att förkastas och ej gå vidare till prisutvärdering. Referenser på liknande skyltarbeten under de

7 OFFERTFÖRFRÅGAN 7(14) senaste två åren ska anges i offerten. Offertlämnaren ska lämna minst tre referenser till tidigare genomförda uppdrag av liknande beskaffenhet. Uppdragstagaren ska ha utfört uppdragen med tillfredställande resultat. Länsstyrelsen kommer att kontrollera uppgifternas riktighet. Vidare ska offerten också innehålla offertlämnarens miljöpolicy, inklusive en redogörelse för hur miljöpolicyn följs upp, enligt vad som angivits ovan. Priserna ska anges i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt. Ersättning för avlämnande av offert utgår inte. Äganderätt och nyttjanderätt Offertlämnare godkänner att äganderätten till allt material, inklusive alla eventuella immateriella rättigheter till det material som framställts av offertlämnaren med anledning av avtal baserat på denna offertförfrågan, tillfaller Länsstyrelsen. Det innebär att myndigheten fritt får förfoga över materialet och därför bland annat kan ändra i arbetsresultatet, publicera och mångfaldiga data och bilder, som tillkommit med anledning av Avtalet, på myndighetens hemsida mm. Länsstyrelsen har därmed en ensamrätt till att bestämma när, hur och i vilken form materialet ska publiceras och mångfaldigas. Offertlämnaren har inte rätt att nyttja det framställda materialet utan föregående medgivande från Länsstyrelsen. Hur du lämnar offert och arbetsprov Offerten ska vara skriftlig, på svenska och undertecknad av behörig företrädare. Om företrädaren har fullmakt, ska fullmakten lämnas in med offert och arbetsprov. Observera att även arbetsprov, enligt vad som angetts ovan, ska bifogas offerten. Offerten ska lämnas till följande adress: Länsstyrelsen Skåne Samhällsbyggnadsavdelningen Malmö Märk kuvertet Kulturmiljöskyltar samt dnr Offerten ska ha kommit in till Länsstyrelsen Skåne senast Offerterna ska vara giltiga till och med Besked om vilken offert som antagits Länsstyrelsen kommer att anta den offert som uppfyller samtliga uppställda krav och som har lägst totalt utvärderingspris för hela uppdraget. Då Länsstyrelsen till största delen beställer skyltar i format upp till A3, < 297 mm breda, och till näst största delen skyltar i format upp till A2, < 420 mm breda, kommer Länsstyrelsen att använda sig av en

8 OFFERTFÖRFRÅGAN 8(14) viktningsmodell för att räkna ut ett totalt utvärderingspris för hela uppdraget. Viktningsmodellen kan offertlämnare ta del av, i form av excelfil, i bilaga 7. Viktningsmodellen bygger på att störst vikt vid priserna av skyltar upp till A3 format kommer att läggas vid en uträkning av utvärderingspriset. Näst störst vikt kommer att läggas vid priserna av skyltar upp till A2 format och resterande skyltar och stativ läggs det minst vikt vid. Vid en sammanräkning av det viktade totalpriset, som kommer att vara det totalpris som prisutvärderingen kommer att grunda sig på för tilldelning av kontrakt, kommer Länsstyrelsen att multiplicera givna priser med en viktningsfaktor samt ett uppskattat antal skyltar etc. i enlighet med excelfilen i bilaga 7. Det är därför viktigt att offertlämnare lämnar sina bästa priser i offerten och framförallt tar hänsyn till att prissättning av skyltar upp till A3-format väger tyngst i utvärderingen och priser för skyltar upp till A2-format väger näst tyngst. Dock spelar givetvis samtliga priser roll vid utvärderingen enligt den viktade uträkningsmodell som finns i bilaga 7. De uppskattade antalen produkter som anges i viktningsmodellen är endast en uppskattning för just genomförandet av viktningen och de verkliga antalen produkter kan således komma att bli både högre och lägre än de uppskattade antalen. När Länsstyrelsen har antagit en offert kommer samtliga offertlämnare att underrättas så snart möjligt. Länsstyrelsen kommer att skicka tilldelningsbeslutet med e-post till den adress som angetts i offerten. Avtal Efter avslutad direktupphandling avser Länsstyrelsen ingå skriftligt avtal med antagen offertlämnare. Avtalet träder i kraft först sedan det har undertecknats av behöriga avtalstecknare för parterna. Länsstyrelsen förbehåller sig rätten att inte teckna avtal med antagen offertlämnare om det offererade totalpriset överstiger Länsstyrelsens kostnadsram. Frågor med mera Offertförfrågan jämte samtliga bilagor finns att hämta under fliken aktuella upphandlingar och pågående direktupphandlingar på Länsstyrelsen Skånes hemsida Frågor till Länsstyrelsen om direktupphandlingen kan endast ställas till mailadress eva.persson@lansstyrelsen.se. Inkomna frågor kommer att avidentifieras och besvaras skriftligen och publiceras på samma webbplats som ovan. Inkomna frågor och svar utgör en integrerad del av denna offertförfrågan och det åligger offertlämnare att själv bevaka dessa. Sista datum för frågor är Frågor ställda efter detta datum kommer inte att besvaras. Samhällsbyggnadsdirektör Mats Riddersporre

9 OFFERTFÖRFRÅGAN 9(14) Bilagor till offertförfrågan: 1. Exempel på skyltlayout, Havängsdösen 2. Stativ A3,A2, ritning 3. Foton på stativ med cementklump 4. Stativ A1, ritning 5. Borrhål på skyltens baksida, 26cm x 16,3cm 6. Faktureringsbilaga 7. Viktningsmodell för prisutvärdering Excelfil som går att fylla i för tydliggörande av hur prisutvärderingen kommer att gå till

10 OFFERTFÖRFRÅGAN 10(14) Bilaga 1

11 OFFERTFÖRFRÅGAN 11(14) Bilaga 2. Stativ i corténstål fäst i betongklump. Stativet mäter med skylt cirka 1 meter över mark. Järnstativet är 80 cm högt utan betongklumpen. Järnplattan nederst på stativet ska fästas i betongklumpen. Betongklumpen ska vid skyltplatsen grävas ned i marken och inte synas ovan mark. Järnstången ska vara ett fyrkantigt järn, två sammanfogade vinkeljärn, med 5 cm bredd. Skruvhålen i järnplattan som skylten ska fästas vid sitter i varsitt hörn på järnplattan. Själva järnplattan mäter 30 cm 20 cm. Skyltplattan ska kunna fästas vid stativet med skruvar. Avståndet för skruvhålen på järnplattan och på baksidan av skylten är 26 cm x 16,3 cm. OBS, ritningen ovan är inte måttsatt utan endast en skiss.

12 OFFERTFÖRFRÅGAN 12(14) Bilaga 3 Exempel på nuvarande stativ

13 OFFERTFÖRFRÅGAN 13(14) Bilaga 4 Stativ, A1 Stativet i järn ska målas svart och ramen ska passas till en skyltplatta motsvarande A1- format dvs 841 mm bred x 594 mm hög. Skyltplattan ska sedan monteras eller skruvas fast, på en läsvänlig höjd t ex för kvinnor och barn. Det innebär att det nedre järnet är cirka 1,10 meter ovan mark. Stativet behöver gjutas fast på plats i rör. Stativets totalhöjd är 215 cm (84 cm(skylt) +130 (varav 30 cm grävs ned/gjuts fast på plats). Bredd 70 cm. OBS, ritningen är inte måttsatt utan endast en skiss.

14 OFFERTFÖRFRÅGAN 14(14) Bilaga 5 Skyltens baksida, Avståndet för skruvhålen på är 26 cm x 16,3 cm för passning på stativ.