FRÅN 45 OLIKA LÅSSYSTEM TILL ETT DIGITALT. HUR VI HJÄLPTE STORA SKÖNDAL ATT LÅSA UPP FRAMTIDEN!

Transkript

1 CASE # FRÅN 45 OLIKA LÅSSYSTEM TILL ETT DIGITALT. HUR VI HJÄLPTE STORA SKÖNDAL ATT LÅSA UPP FRAMTIDEN! Läs här om hur Stiftelsen Stora Sköndal samlat alla låspunkter i ett digitalt system. 71

2 UTMANING FÖNSTERLÅS HÄNGLÅS BEHÖRIGHETER LÄKEMEDEL STAKETGRINDAR LÅSBYTEN 4000 LÅSPUNKTER FÖRSKOLOR STÄDSKÅP FÖRLUSTER PERSONALUTRYMMEN LÅSPUNKTER NYCKELKNIPPOR DEMENSVÅRD MEDICINLOGGAR MEDICINSKÅP 4000 KNIVLÅDOR NYANLÄNDA NYCKELSKÅP OTRYGGHET 45 OLIKA LÅSSYSTEM STIFTELSEN STORA SKÖNDAL Strax söder om Stockholm, ca tio minuter med buss från Gullmarsplan, ligger Stora Sköndal. En stiftelse som utan vinstsyfte arbetar med stöd, vård, omsorg, utbildning och forskning. Här finns bl.a förskola, högskola, äldreboende, asylboende och neuro logisk rehabilitering. Tidigare har stiftelsens nyckelhantering varit en enda stor röra med flera olika lås- och passersystem, borttappade nycklar och bristfällig kontroll. Värst har det varit för fastighetsskötarna som dagligen behöver tillträde till fastigheterna. Förut behövde de bära omkring på flera stora nyckelknippor och råkade de ha fel nyckelknippa fick de åka tillbaka och hämta en annan. Nu slipper de såna problem, de har sin egen nyckel och kommer in överallt, säger Christer von Essen, vvd på stiftelsen. Samuelsson & Partner gjorde en omfattande behovsanalys och rekommenderade slutligen det digitala låssystemet iloq. Projektet är löpande under utveckling. Vi växer så det knakar och med iloq ser vi inga begränsningar för våra behov, avslutar Christer von Essen. Stiftelsen Stora Sköndal har en mycket bred verksamhet och en tydlig framtidsvision om att utvecklas till en modern stadsdel. Följ med på resan när Samuelsson & Partner hjälper Stora Sköndal att gå från gamla mekaniska lås i 45 olika system till att samla allt i ett digitalt låssystem. Fakta om Stora Sköndal Stora Sköndal är till ytan dubbelt så stort som Gamla stan. Visionen är att inom 20 år utvecklas till en modern stadsdel med nya bostäder och arbetsplatser. Stiftelsen bildades redan 1898 för att utbilda diakoner. Idag arbetar omkring 500 anställda i Sköndal, Nacka och Hökarängen. Inom stiftelsens område finns villor för seniorboende och cirka 100 lägenheter för studenter. Stora Sköndal är en icke vinstdrivande stiftelse. Stora Sköndal har verkat i människans tjänst i 120 år. Nu bygger vi för att stå stabila i 120 år till och med iloq ser vi inga begränsningar för våra behov, säger Christer von Essen som är vice vd på stiftelsen. 2 3

3 LÖSNING TRYGGHET TILLTRÄDE KONTROLL TIDSSTYRNING SPARA PENGAR ETT SYSTEM SPÄRRA NYCKEL BLI DIN EGEN LÅSSMED DIGITALA EN NYCKEL SMARTA HÄNGLÅS LOGGAR FUNKTIONER KNIVLÅDOR STAKETGRINDAR FÖNSTERLÅS NYA NYCKLAR MEDICINSKÅP FULL FRIHET FÖRDELAR MED ETT DIGITALT LÅSSYSTEM VÄGEN TILL ETT LÅSSYSTEM FÖR HELA VERKSAMHETEN. VISIONEN ÄR TYDLIG. ALLT SKALL IN I ETT LÅSSYSTEM. ANVÄNDARNA SKALL BARA HA EN NYCKEL TILL ALLT. KARTLÄGGNING OCH BEHOVSANALYS DOKUMENTATION. FÖRSLAG PÅ STRUKTUR OCH VAL AV PRODUKT UTBILDNING INSTALLATION LÖPANDE SUPPORT OCH VIDARE UTVECKLING I en så bred verksamhet som Stora Sköndal har, så innebär det allt från att kunna logga in på medicinalloggar till hänglås på förråd. Man skulle även kunna ge tillfälliga behörigheter vid nybyggnationer och snabbt kunna ge nycklar till boende för nyanlända på flyktingmottagningen, eller tillträden för närstående på demensboendet. Allt måste dessutom kunna loggas. Lösningen på detta fann vi det digitala systemet iloq. Ett system som inte kräver att man drar fram el i alla låspunkter. Läs mer om detta på sidan 11. PÅ FÖLJANDE SIDOR KAN DU LÄSA OM HUR PERSONER I DE OLIKA VERKSAMHETERNA INOM STORA SKÖNDAL HAR UPPLEVT FÖRÄNDRINGEN, NÄR MAN GÅTT ÖVER FRÅN DEN GAMLA TRASSLIGA NYCKELHANTERINGEN TILL ETT DIGITALT LÅSSYSTEM. 4 5

4 EN SMART NYCKEL GER SMIDIG ACCESS VID ALLA BYGGNATIONER DIGITALA LOGGAR SKYDDAR LÄKEMEDEL EBAB sköter projekteringen av om- och nybyggnationerna som ett led i utvecklingen av Stora Sköndal mot att bli en ny större stadsdel. Här upplevde man ofta att det blev det på tok för många nycklar att hålla ordning på när underentreprenörerna skulle ha tillgång till alla olika lokaler. Redan vid nybyggnation installeras iloq-cylindrar med personlig behörighet så att byggare och underentreprenörer får tillträde till rätt utrymmen. När byggnadsarbetet är klart programmeras cylindrarna om så att de passar sin tilltänkta verksamhet. Det skapar en bra ekonomi för stiftelsen. Man slipper dyra kostnader för tillfälliga byggcylindrar som sedan måste bytas ut, säger Jan Skald på EBAB, produktionschef för Stora Sköndal i dess nya utvecklingsfas. På stora anläggningar som den här blir det extra smidigt. Våra underleverantörer behöver komma in i många olika dörrar och nu kan de det med endast en nyckel istället för att vi ska beställa gammeldags mekaniska nycklar som man ibland inte har koll på var de passar, tillägger Alvaro Brito och fortsätter: Om vi skulle behöva komma in någonstans där vi som entreprenörer saknar tillträde så programmeras just den behörigheten in via en enkel programvara i datorn, och sedan uppdaterar vi vår nyckel via en hotspot som sitter på väggen och som är uppkopplad mot systemet dygnet runt. Och vet man att någon entreprenör inte har lämnat tillbaka sin nyckel efter slutfört arbete, ja då är det väldigt enkelt att plocka bort den nyckeln ur systemet. Det kunde man ju inte göra förut, då var man tvungen att plocka om stiften i cylindrarna och dela ut nya nycklar till alla användare. Här talar vi alltså om stora besparingar och ökad säkerhet. Ett starkt skäl till att stiftelsen valde att ge Samuelsson & Partners förtroendet att bli huvudleverantör till det nya låssystemet var att de tog ett totalansvar vilket jag förstod skulle minska kostnaderna långsiktigt samt öka tryggheten, förklarar Christer von Essen. Vi har ju verksamheter som hanterar läkemedel så det är viktigt för oss att kunna plocka bort tappade nycklar ur systemet, hantera behörigheter och att ibland kunna se vem som passerade genom en dörr sist, säger Christer. En verksamhet som hanterar läkemedel är Johannesgården. Niclas Jonsson, samordnande sjuksköterska, berättar att det nu är mycket enklare att kontrollera inköp och åtgång av receptbelagda mediciner. Allt har fungerat mycket smidigare sen vi bytt till digitala lås och nycklar. Man kan till och med använda nyckeln för att logga in i vårt digitala system för patientjournaler. Det skapar maximal trygghet och smidighet både för mig och mina kollegor i vårt yrkesutövande, och för de boende. FRÅN 1000 TILL 1 NYCKEL Riksbyggen förvaltar Stora Sköndals fastig heter och Mats Bergmalm, är en av driftteknikerna för Stora Sköndal. Så fort någonting behöver fixas på området är han en av dem som ser till att rätt person är på plats. Mats bekräftar att det nya låssystemet har förenklat driften av Stora Sköndal. Ta bara en sådan sak som att slippa ha tusen olika nycklar som man inte tidigare hade helt hundra koll på. Om någon tappade bort en nyckel då behövde man stifta om eller byta alla cylindrar i hela systemet och det var inga roliga utgifter för stiftelsen. Nu är det enkelt att plocka bort en borttappad nyckel så att den blir obrukbar. Nyckelhanteringen tar avsevärt mindre tid i anspråk nu sedan Samuelsson & Partner kom in i bilden och tog bort allt tidigare strul med osäkerheten. Förut hade vi stora kassaskåp med nycklar. Och det var så många nycklar att ingen längre hade koll på vart alla gick eller hur många som var ute i drift eller ska man säga på drift? Det var inte kul, och all extra tid man fick lägga ned har troligen redan nu betalat igen kostnaderna för omläggningen, avslutar Mats. 6 7

5 ENKEL OCH SNABB NYCKELHANTERING GER TRYGGHET ÅT NYANLÄNDA SMARTA LÅS ÖKAR FRIHETEN Med det nya systemet har det blivit enkelt för Malin Fjällborg som teamledare att dela ut en nyckel utan att behöva känna sig orolig över felaktiga nyckelkvittenser och stora nyckelskåp. På stora Sköndals asylboende för vuxna har det nya låssystemet underlättat verksamheten att administrera lägenheterna åt nyanlända. Frida Gustafsson är teamledare och hon sammanfattar nyttan med två ord: Snabbt. Enkelt. Tidigare har nyckelhanteringen krävt mycket energi, förklarar hon. Totalt har asylboendet ett femtiotal rum och plats för närmare etthundra personer. Folk flyttar in och ut för jämnan, tidigare skapade det oro om någon tappade bort en nyckel. I dag går det väldigt enkelt att säkra en borttappad nyckel genom att spärra den och dela ut en ny. Det var också problem med att vissa ibland kunde komma in i någon annans lägenhet, säger Frida. Frida minns särskilt en kväll under flyktingkrisen 2015 då verksamheten ställdes på prov. Under en kväll kom det mellan 50 och 70 personer som skulle inackorderas i olika rum. Då var det tryggt och skönt att enkelt kunna ha en överblick över låssituationen. EN PERSONLIG NYCKEL SKAPAR TRYGGHET PÅ ÄLDREBOENDE En annan verksamhet med läkemedel är Villa Tollare, ett äldreboende som även tar hand om demenssjuka. Här hade varje anställd tidigare ett flertal olika nycklar, såsom huvudnyckel, nycklar till lägenhetsdörrar, medicinskåp personalutrymmen, knivlådor, städskåp osv. Numera har alla i personalen endast en nyckel som följer med under hela anställningen. Malin är teamledare på Björkgården. iloqs programmeringsenhet. Störst variation på låspunkter på hela Stora Sköndal har Björkgården, ett boende för yngre med demenssjukdom. För de boendes säkerhet, men också frihet, finns det lås på allt ifrån staket, ytterdörr och fönster till garderober, medicinskåp och toalettlådor. Malin Fjällborg som är teamledare på Björkgården berättar att alla personal, boende och anhöriga får kvittera ut sin egen personliga nyckel som följer med under hela tiden på boendet och som man absolut inte får låna ut till andra. På Björkgården, precis som i vården i allmänhet, är det ibland många tillfälligt anställda och vikarier. Med det nya digitala låssystemet har det blivit enkelt för Malin som teamledare att dela ut en nyckel utan att behöva känna sig orolig över felaktiga nyckelkvittenser och stora nyckelskåp. Dessutom kan hon tidsinställa en viss nyckel om hon vet att en person skall arbeta på boendet temporärt. DET ÄR EN FRIHET ATT VARA SIN EGEN LÅSSMED Nyckeln blir personlig och får inte lånas ut till andra. Den registrerar ju vem som har låst upp vilket lås, förklarar Linda Grip, verksamhetschef. Än så länge är det Samuelsson & Partner som hanterar Villa Tollares nyckelsystem. Men efter avslutad utbildning blir det Lindas uppgift att sköta hanteringen. Något som kommer att förenkla mycket jämfört med vanliga mekaniska lås, menar Linda. PÅ VILLA TOLLARE BEHÖVDE PERSONALEN HANTERA EN UPPSJÖ AV NYCKLAR. NU BEHÖVER DE BARA EN ENDA NYCKEL OAVSETT OM DE SKALL IN I EN LÄGENHET ELLER ÖPPNA EN LÅST KNIVLÅDA. 8 9

6 FRAMTIDSSÄKRA VERKSAMHETEN MED DIGITALA LÅSYSTEM För att möta samtidens krav på ökad säkerhet och mer flexibla lås, bör man ersätta traditionella mekaniska låssystem med digitala lösningar där man själv styr behörighet och tid, där man kan avläsa vem som har använt vilken nyckel, och var och när den använts. Tack vare internetbaserade säkra programvaror får nu kunden själv kontroll över hela systemet var man än befinner sig. Enkelt. Mindre utryckningar, mindre krångel. Färre nycklar och byten av låskolvar. Bättre ekonomi, högre säkerhet och trygghet. För alla. Som med alla konstruktioner så krävs det en bra grund, för att de skall stå stabilt, detta gäller även för låssystem. Det är här som vår kunskap och förståelse för våra kunders verksamheter gör att vi skiljer oss från en vanlig låssmed. Struktur och systematisering måste alltid komma från kundens behov, inte vara drivet av utbudet hos en enda låsleverantör som väldigt ofta är fallet idag. Nu kan alltså Stora Sköndal bestämma tid och behörighet för nycklar till underleverantörer på byggarbetsplatser. Få in alla bostadsbestånds samtliga låspunkter under ett och samma system. Få kontroll på huvudnyckel, nycklar till lägenhetsdörrar och förråd, medicinskåp, personalutrymmen, knivlådor och städskåp, inloggningar till medicinjournaler etc. Samtidigt kan man hantera alla de byggfaser med tillfälliga tillträden man konstant befinner i genom den höga ambition på utveckling av verksamheter och fastighetsbestånd. Allt detta i ETT system med bara EN nyckel var. Flexibla låslösningar för en ny tid. På Samuelsson & Partner är vi oberoende konsulter som har arbetat med lås i över 30 år. Och nu hjälper vi till att driva utvecklingen med att ersätta traditionella mekaniska låssystem med behovsanpassade digitala lösningar. Vi hjälper dig att ta kontroll över säkerhet och trygghet på det sätt som är bäst för dig. Petter Samuelsson, VD och grundare av Samuelsson & Partner. Fördelar med behovsanpassade digitala låssystem EN FÖRUTSÄTTNING FÖR EFFEKTIV FASTIGHETSUTVECKLING EN NÖDVÄNDIGHET FÖR TRYGGHET OCH SÄKERHET REVOLUTIONERANDE KOMFORT FÖR ANVÄNDARNA ENDA EKONOMISKT FÖRSVARBARA LÅSLÖSNINGEN ÖVER TID INTEGRERBART MED ANDRA DIGITALA SYSTEM iloq ETT REVOLUTIONERANDE LÅSSYSTEM iloq är ett finskt företag som leder utvecklingen med att ersätta traditionella mekaniska låssystem med en digital lösning. Det första och enda elektroniska låssystemet i världen som alstrar den elenergi som systemet behöver genom nyckelns rörelse när den förs in i låset. Nycklarna och cylindrarna fungerar därför helt utan batterier och låscylindrarna installeras utan kabeldragning. Det starkt krypterade systemet ger maximal säkerhet och dessutom är det enkelt att hantera olika behörig heter inom t.ex. affärs center, kontorsverksamheter och bostadsfastigheter

7 SAMUELSSON & PARTNER Samuelsson & Partner är en oberoende konsult inom moderna låssystem för en ny tid. Med ett nätverk av utvalda samarbetspartners, underleverantörer, samt de senaste produkterna hjälper företaget sina kunder att hitta den bästa och mest kostnads effektiva lösningen inom nya moderna låssystem för dörrar och passersystem. År 2016 tilldelades de en utmärkelse för flest sålda iloq-system. Läs mer på hemsidan Samuelsson & Partner AB Efraim Dahlins Väg 1, Sköndal