Klassificeringsstrukturens vedermödor Anna Nygren-Palmfjord arkivarie

Transkript

1 SIDAN 1 Klassificeringsstrukturens vedermödor Anna Nygren-Palmfjord arkivarie

2 Trettio minuter Vår arkivredovisning sedan tidigare Framtagande av klassificeringsstrukturen med diarieplan Hur den fungerade vid vår omorganisation och när nya verksamheter fördes till nämnden Hur vi jobbar vidare idag Socialtjänstförvaltningen SIDAN 2

3 Socialtjänst- och arbetsmarknadsförvaltningen är inte stadens socialnämnd Den mesta biståndsbedömningen, myndighetsutövningen, sker på stadens stadsdelsförvaltningar men några undantag finns: Enheten för hemlösa Socialjouren SIDAN 3

4 SAF har vissa specialistfunktioner som vid stadsdelsnämndsreformen inte bedömdes lämpliga att dela upp på flera nämnder Familjerådgivning Rådgivning för alkohol och narkotikamissbrukare Ledsagarservice LSS-kollo Tillståndsgivning enligt alkohollagen Uppsökande verksamheter för både vuxna och ungdomar Ungdomsjour, medlingsverksamhet, brottsofferstöd Prostitutionsenhet Särskilda insatser för våldsutsatta kvinnor Skyddat boende för flickor utsatta för hedersrelaterat våld Med mera SIDAN 4

5 Stadsövergripande frågor som rör socialtjänsten Arbetar med att bereda ärenden om riktlinjer, principer och uppföljning inom socialtjänstens område förutom äldreomsorg till kommunstyrelsen Arbetsmarknadsfrågor Drog- och brottsprevention EU-frågor som rör socialtjänsten i Stockholm Funktionshinderinspektörer och funktionshinderombudsmannen SIDAN 5

6 Säljer tjänster till stadsdelsnämnder och andra kommuner, bland annat institutions- och familjehemsvård för barn, ungdomar samt för vuxna missbrukare 27 st. olika boenden för vuxna; härbergen, akutboenden, missbruksbehandling, omvårdnadshem och stödboenden Boenden för ensamkommanden flyktingbarn och för de som fått uppehållstillstånd LVU-hem Arbetsrehabilitering, funktionsutredningar, arbetsträning Verkställer påföljden ungdomstjänst Lokal- och byggnadskonsultation Med mera SIDAN 6

7 Näringslivets Arkivråd, NLA har gett ut boken: DOKUMENTSTYRNING I PROCESSORIENTERADE ORGANISATIONER red. Anneli Sundqvist Tom Sahlén: Kaos eller struktur Om modern dokumenthantering SIDAN 7

8 verksamhetsområde?????? huvudprocess???.. underprocess??? processgrupper??? som ska spegla vad verksamheten gör, som ska vara beständiga över tid och immuna mot organisationsförändringar SIDAN 8

9 Jag listade allt vad förvaltningen gör och kallade dessa verksamhetsområden det blev ca 60 stycken! SIDAN 9

10 Verksamhetsområde? Tom Sahlén Verksamhetsanalysen bör inledas med att man beskriver organisationens mål och uppdrag samt de funktioner och verksamheter som upprätthålls för att klara dessa uppdrag. Organisationens uppdrag kopplas således till dess huvudsakliga verksamhetsområden de områden där organisationens arbetsprocesser äger rum. Genom befintlig styrdokumentation, vaska fram förvaltningens verksamhetsområden? SIDAN 10

11 Uppdelning enligt reglementet Ansvara för kommunövergripande frågor inom socialtjänstens område Ansvara för vissa stadsövergripande verksamheter Tillhandahålla olika tjänster till andra nämnder SIDAN 11

12 SIDAN 12

13 Uppdelning efter budgetplaner och verksamhetsberättelser Ändrats över tid beroende på vad politiker velat lyfta fram Ändrats över tid beroende på hur verksamheterna velat presentera sig själva Ändrats över tid beroende på hur finansieringen sett ut (anslags- eller intäktsfinansiering) Verksamhetsområde SIDAN 13

14 Verksamhetsområden = huvudprocesser? 3. Svara för strategiska stadsövergripande frågor inom socialtjänstens område. 4. Tillhandahålla boenden 5. Rekrytera och utbilda 6. Tillhandahålla arbetsrehabilitering och praktikplatser 7. Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen 8. Samverka med och stödja frivilligorganisationer 9. Rådgivande, uppsökande och länkande arbete 10. Omsorg om funktionshindrade 11. Ge ekonomiskt bistånd 12. Tillhandahålla jourverksamhet SIDAN 14

15 Men förvaltningen köpte inte denna uppdelning - man kände inte igen sig - man saknade sina målgrupper SIDAN 15

16 Verksamhetsområde Tom Sahlén Processer behöver ofta brytas ner i delprocesser för att bli hanterbara eller sammanföras till huvudprocesser för att bli överblickbara. När en huvudprocess används för att sammanfatta ett antal processer talar vi egentligen om ett verksamhetsområde. (dvs i huvudprocessen pågår inget arbete, det är endast en rubrik för processer där arbete pågår) Socialtjänstens målgrupper = Verksamhetsområde? SIDAN 16

17 Verksamhetsområde enl. kontoplan i stora drag Barn och ungdom Funktionshindrade Jourverksamhet Hemlösa och missbrukare Arbetsmarknadsfrågor Rådgivande verksamheter Insatser för kvinnofrid Stadsövergripande frågor Tillstånd och tillsyn Ledning och administration mm Stöd till frivilligorganisationer SIDAN 17

18 Verksamhetsområden efter målgrupp blandat med andra rubriker och huvudprocesser 1. Styra, planera och följa upp 2. Ge verksamhetsstöd 3. Svara för strategiska stadsövergripande frågor inom socialtjänstens område 4. Insatser för barn och unga 5. Insatser för vuxna (missbruk/hemlöshet/socialpsykiatri) 6. Särskilda insatser för kvinnor 7. Omsorg om personer med funktionsnedsättning 8. Rådgivning, konsultation och öppna verksamheter 9. Tillståndsgivning och tillsyn enl. alkohollagen 10. Samverka med och stödja frivilligorganisationer 11. Fördela statliga HIV/aidspengar 12. Arbetsmarknadsåtgärder 13. Kris- och jourverksamhet 14. Svenska för invandrare SIDAN 18

19 3. Svara för strategiska stadsövergripande frågor inom socialtjänstens område. 3.1 utreda och ta fram ärenden om styrdokument, riktlinjer och uppföljning till bl.a. kommunstyrelsen 3.2 samverka kring och ta fram strategier för metod- och verksamhetsutveckling samt forskning, 3.3 tillhandahålla verksamhetsstöd och utbildningsinsatser 3.4 ämnesansvara för social- och arbetsmarknadsfrågor inom ramen för stadens EU-arbete. 3.5 Upphandla, köpa in och avtala (gäller stadsövergripande) Upphandla Köpa in (direktupphandling) Avtala om tillhandahållande av varor och tjänster 3.6 Inspektera funktionshinderområdet SIDAN 19

20 5. Insatser för vuxna (missbruk/hemlöshet/socialpsykiatri) 5.1 tillhandahålla familjehem för vuxna 5.2 tillhandahålla boende med missbruksbehandling 5.3 tillhandahålla förlängd avgiftning 5.4 tillhandahålla stödboende 5.5 tillhandahålla boende med omvårdnad 5.6 bedriva härbärgesverksamhet 5.7 pröva ekonomiskt bistånd för hemlösa 5.8 ge budget- och skuldrådgivning till hemlösa 5.9 göra dödsboutredningar för hemlösa 5.10 ge stöd i hantering av egna medel (kassan) 5.11 driva medborgarkontor för hemlösa SIDAN 20

21 6. Särskilda insatser för kvinnor 6.1 tillhandahålla skyddat boende för våldsutsatta kvinnor och deras barn 6.2 tillhandahålla våldtäktsmottagning 6.3 tillhandahålla telefonrådgivning 6.4 tillhandahålla samtalsmottagning SIDAN 21

22 SIDAN 22

23 Sammanfattning Fokusera på processerna vad gör man (börja inte uppifrån) Stoppa in processerna under rubriker (verksamhetsområden) som organisationen känner igen sig i Använd ett språk/terminologi som organisationen förstår Håll processerna övergripande inte för stor detaljeringsnivå Arkivarier har faktiskt alltid ägnat sig åt processkartläggning långt innan ordet fanns! SIDAN 23

24 Klassificeringsstruktur för socialtjänst- och arbetsmarknadsförvaltningen Diarieplan Tillståndsenheten Socialtjänstförvaltningen SIDAN 24