INFORMATIONSVÄRDERING AV SÖDERANDANS DIGITALA FILMER

Transkript

1 Stadsdelsarkivarierna Sida 1 (8) Dnr INFORMATIONSVÄRDERING AV SÖDERANDANS DIGITALA FILMER 1. SÖDERANDANS DIGITALA FILMER PÅ YOUTUBE 1.1 RÅDET OCH LEVERANTÖRER AV FILMER Söderandan är det lokala brottsförebyggande rådet vid. Rådet har 28 digitala filmer lagrade och publicerade på kanalen Söderandan - lokala BRÅ på sociala media, YouTube (se även punkt 1.5). Rådet har anlitat ett företag SHOO-media för att producera vissa filmer och en gymnasieskola Thorén Business School med dess mediautbildning för andra. Filmer har även kommit in som gåva av Slussens företagarförening Galleria Slussen (nu nedlagd). Andra har skapats av preventions-/öppenvårdsenheten och Maria Ungdom på. Två filmer har lämnats in från privatpersoner som tävlingsbidrag till utlysta tävlingar rådet haft. 1.2 VERKSAMHETSOMRÅDE FÖR RÅDET Stadsdelsområdet för omfattar stadsdelarna Södermalm, Långholmen, Reimersholme, Södra Hammarbyhamnen, Riddarholmen och Gamla stan. Målet för rådets arbete är att minska brottsligheten och öka tryggheten för boende, butiker, restauranger och besökare men också att få ett renare och grönare område. Medlemmarna är företagare, myndigheter, organisationer, föreningar och samfund inom stadsdelsområdet. Dessutom finns ett antal privatpersoner som stödmedlemmar och Söderandanambassadörer. Krister Sundgren och Bengt Jansson är samordnare för Söderandan på stadsdelsförvaltningen.

2 Sida 2 (8) 1.3 PROCESS Filmerna tillhör process Hantera extern information/kommunikation i stadsdelsförvaltningarnas gemensamma klassificeringsstruktur (KS). 1.4 AVGRÄNSNING MOT ANDRA PROCESSER Verksamheten rör endast process ÅTKOMST TILL INFORMATIONEN Filmerna nås via sociala media - på kanalen Söderandan - lokala BRÅ på YouTube videos?shelf_id=0&view=0&sort=dd 1.6 PUBLICERING OCH FRAMSTÄLLNING Filmerna har publicerats åren De har skapats mellan åren 2010 och Vissa har publicerats flera år efter det att de skapats (filmen var färdig). 1.7 TILLHÖRANDE UPPGIFTER PÅ WEBBPLATSEN PÅ YOUTUBE En beskrivning på kanalen på webbplatsen (se punkt 1.5.) anger att Söderandan är det lokala brottsförebyggande rådet i Södermalms stadsdelsområde, Stockholms stad och arbetar för ett renare, grönare och tryggare område för invånare, besökare och företagare. En hänvisning finns till mer information på en annan webbplats Den tekniska möjligheten att kommentera filmer på webbplatsen på YouTube är avstängd, men gillanden - likes - kan lämnas. På webbplatsen anges uppgift om antal gånger respektive film visats, publiceringsdatum och upplysningstexter om filmer och ibland om dess upphovsman m.m.

3 Sida 3 (8) 2. UTREDNING OCH INFORMATIONSVÄRDERING Filmer, tryckfrihetsförordning och arkivlag Filmerna med tillhörande uppgifter på den externa webbplatsen är upprättade allmänna handlingar enligt 2 kap. 3 och 7 tryckfrihetsförordningen (1949:105). Filmerna ingår i Södermalms stadsdelsnämnds verksamhet och i myndighetens arkiv enligt 3 arkivlagen (1990:782). Arkivlagen anger att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser (3 tredje stycket) 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen (verksamhetens behov) och 3. forskningens behov. Allmänna handlingar får gallras (10 ). Vid gallring ska dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår ska kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 tredje stycket. Definition av verksamhet Söderandan är som ett lokalt brottsförebyggande råd en del av Södermalms stadsdelsnämnd. Filmerna m.m. är en del av rådets informations-/kommunikationsverksamhet. Deras uppgift är att informera och skapa delaktighet i rådets frågor m.m. Rättssäkerhet Filmerna saknar betydelse ur rättsäkerhetsaspekt. De saknar uppgifter som av juridiska skäl är nödvändiga att bevara. Förvaltningsmässiga behov Filmerna saknar på sikt betydelse för stadsdelsförvaltningens verksamhet. De informerar medborgarna, allmänheten, företagare m.fl. om rådets arbete, ökar delaktigheten i de frågor rådet driver, förbättrar möjligheten att leva ett hälsosamt liv och verkar positivt till att förbättra tryggheten i stadsdelen m.m. Den information som filmerna innehåller blir på c:a 10 års tid inaktuell. En frist som skulle vara kortare, t.ex. fem år, skulle inte

4 Sida 4 (8) tillgodose verksamhetens behov. Den skulle tvinga förvaltningen och rådet att gallra material av betydelse för förvaltningsmässiga behov alltför tidigt. Inaktualitet rörande uppgifter i filmer uppstår inte efter 5 år. Att nödgas producera nya filmer med anledning av att gallringsfristen är för kort skulle innebära ineffektivitet och irrelevanta kostnader för stadsdelsförvaltningen. De nämnda filmerna bedöms efter c:a 10 år inte heller tillföra värde, vare sig för Södermalms stadsdelsnämnd eller den stadsgemensamma resurs som stadens information är. Forskningens behov Endast en film är en lång och omfattande informationssatsning som upplyser om och täcker in stora delar av Söderandans arbete och verksamhet (Presentation av Söderandan - lokala brottsförebyggande rådet). Tre filmer är ett representativt urval av de många filmer som finns på webbplatsen på YouTube 19 stycken - med syfte att motivera tittarna att inte använda tobak eller droger och upplysa om nattvandring, klotter och barn och ungdomar på Internet. Filmerna uppmuntrar medborgare och yngre att leva ett hälsosamt liv och att tryggheten i stadsdelen ska öka m.m. De tre filmerna speglar Söderandans arbete på ett tydligt sätt. De handlar om tobak (Case Södermalm!), missbruk (Hur ser man att någon rökt cannabis?) och nattvandringar (Varför ska jag nattvandra på Södermalm?). Två filmer avbildar den s.k. Söderandans dag. Det är ett årligt återkommande event där bland annat Söderandans medlemmar presenterar sitt arbete. Dessutom är dagen fylld med aktiviteter, musik och sång i hela Södermalms stadsdelsområde. En film från och om eventet gjordes 2012 och en annan Den förra innehåller endast miljöer på Södermalm och den senare på både Södermalm och i Gamla stan. Filmen från 2016 (soderandansdag 2016) bedöms vara mest representativ för att skildra eventet. Ovan fem angivna filmer med namn redovisade inom parantes har ett värde för forskningen och bör bevaras. Övriga 23 filmer saknar i sammanhanget betydelse för forskningen. Bland de filmer som bedöms sakna värde för forskning finns två filmer som är inkomna tävlingsbidrag - en låtskrivartävling och en tävling om bästa film om renhållning/skräp. De speglar endast till en mindre del rådets huvudsakliga verksamhet.

5 Sida 5 (8) Två andra filmer utan forskningsvärde är dels en kortare kopia av tidigare nämnd lång film som informerar om Söderandans arbete och verksamhet, dels en kortare upplysningsfilm med samma tema. Både den kortare kopian och den korta filmen saknar större värde med tanke på att värdet för forskning uppfylls av den långa informationsfilmen. Två filmer som presenterar en av Söderandans ambassadörer bedöms sakna värde för forskningen eftersom de inte rör rådets verksamhet. I den ena beskriver ambassadören hur hon som sångerska ofta är anlitad av Försvarsmakten för att underhålla svenska soldater på utlandsuppdrag, att hon ska ge ut en ny skiva, var hon ska fira jul med sin familj och vilket nyårslöfte hon har. I den andra berättar hon om sin tid som frontfigur och leadsångerska i gruppen Rednex, framgångarna med låten The Spirit Of The Hawk, om alla guld- och dubbelplatinaskivor efter försäljningssuccéer och en tysk grammis samt glädjen att besöka radiostationer och ge intervjuer. Rådets övriga dokumentation ingår inte i denna informationsvärdering. Men det kan nämnas att den består av olika typer av informationsmaterial, t.ex. broschyrer och en periodika - Söderandans tidning. Materialet bevaras redan för framtida forskning i Södermalms stadsdelsnämnds arkiv. Allmänhetens rätt till insyn En gallring av filmer från webbplatsen måste ta hänsyn till att rätten till insyn tillgodoses under en tillräckligt lång tidsperiod. Den rätten är väl tillgodosedd genom de förvaltningsmässiga behov som finns att tillhandahålla filmerna på YouTube i c:a 10 år. Sökmöjligheter efter gallring Filmerna saknar funktion för återsökning av den dokumentation rådet genererar.

6 Sida 6 (8) 3. RESULTAT Informationen som är värderad bedöms till del 5 filmer - vara av sådan betydelse att den ska bevaras. Den har betydelse för forskningen. Dessa filmer avses levereras till e-arkiv Stockholm. Den övervägande delen av informationen 23 filmer saknar däremot betydelse och bedöms kunna gallras. Arkivlagens aspekter medger denna gallring. Gallringsfristen är främst beroende av förvaltningsmässiga skäl. Filmernas syfte är att informera medborgarna, allmänhet, företagare m.fl. rörande rådets arbete, öka delaktigheten i de frågor rådet driver, öka möjligheten att leva ett hälsosamt liv och förbättra tryggheten i stadsdelen m.m. Den information som filmerna innehåller blir på sikt inaktuell. En frist på t.ex. 10 år tillgodoser väl den aspekten. En kortare frist är inte att rekommendera (se punkt 2, förvaltningsmässiga behov). För att dokumentera det sociala mediet kan skärmdumpar i format PDF/A bevaras en gång om året i enlighet med kommunikationsdirektörens, SLK, Handledning sociala medier på väg mot ett Stockholm i världsklass. Stadsdelsförvaltningen inspekterades av stadsarkivet den 7 september 2016 och förelades att värdera beskrivna filmer utifrån bevarande- och gallringshänseende. Om värderingen skulle leda till att information kan gallras anvisades stadsdelen lämna en framställan om gallring till stadsarkivet. En sådan kommer upprättas och skickas. Framställan kommer även röra tillhörande uppgifter på webbplatsen på YouTube t.ex. information om Söderandan och gillanden - likes m.m. Resultatet av informationsvärderingen redovisas i kort form i stadsdelens åtgärdsrapport till stadsarkivet. Mikael Baugus Stadsdelsarkivarie Bilaga, lista på filmer

7 Sida 7 (8) Bilaga, lista på filmer Filmer med värde för forskningen: Presentation av Söderandan - lokala brottsförebyggande rådet Case Södermalm! Hur ser man att någon rökt cannabis? Varför ska jag nattvandra på Södermalm? soderandansdag Filmer som saknar betydelse i sammanhanget: Söderandan på 3 minuter Pricka Papperskorgen Vad innebär det att nattvandra? - Nattvandrare berättar Behövs nattvandrare? - Unga och äldre berättar Vad tycker polisen om nattvandring? Kan du tänka dig att vara nattvandrare? Ungdomar önskar och polisen berättar. Så här gör du för att nattvandra på Södermalm Vad säger polisen och nattvandrarna själva om uppdraget att nattvandra

8 Sida 8 (8) Soderandans dag Unga berättar varför de vill ha nattvandrare på Södermalm Nattvandra och var ett stöd för våra unga på Söder! Söderandans arbete på 9 minuter Polisen talar om klotter Barn och ungdomar på Internet - del 1 Barn och ungdomar pa Internet - del 2 Söderandans ambassadör Mia Lofgren om att vara fältartist Söderandans ambassadör Mia Lofgren om tiden i Rednex Cannabis - En föreläsning för engagerade vuxna Fimpa 3 Ett rökfritt södermalm Samband mellan tobak och cannabis Är cannabis farligt? Vinnare Söderandans låtskrivartävling