SPÅRBARHET OCH ÅTERKALLELSE SPÅRBARHET 2 ÅTERKALLELSE 3 VAD ÄR SPÅRBARHET 2 HUR NÅR VI SPÅRBARHET 2 VILKA KAN SYSTEMET 2 TEST AV SPÅRBARHET 2

Transkript

1 SPÅRBARHET OCH ÅTERKALLELSE SPÅRBARHET 2 VAD ÄR SPÅRBARHET 2 HUR NÅR VI SPÅRBARHET 2 VILKA KAN SYSTEMET 2 HUR LÄNGE SKA DOKUMENTEN SPARAS 2 TEST AV SPÅRBARHET 2 Test av spårbarhet ÅTERKALLELSE 3 VAD ÄR ÅTERKALLELSE 3 NÄR SKA EN PRODUKT ÅTERKALLAS 3 RAPPORTERA AVVIKELSER 3 VEM BESLUTAR OM ÅTERKALLELSE 3 HUR GÅR ÅTERKALLELSEN TILL 3 DOKUMENTATION 4 VEM GÖR VAD VID ÅTERKALLELSE 5 Godisprinsen - Spårbarhet och Återkallelse doc ANSVARIG UTGIVARE GUSTAV LANTZ ORGINALET ÄR ELEKTRONISKT LAGRAT Sidan 1 av 5

2 SPÅRBARHET VAD ÄR SPÅRBARHET Spårbarhet handlar om att Kunna ange från vem och till vem en produkt levererats Ha system och förfaranden för att på begäran kunna lämna denna information till behörig myndighet Förutom att vara tillnytta för oss själva är spårbarhet ett lagkrav som regleras i artikel 18, Europaparlamentets och rådets förordning 178/2002 om allmänna principer och krav för livsmedelslagstiftning. HUR NÅR VI SPÅRBARHET Från vem och till vem en produkt levererats utläses ur vårt affärsdatasystem Pyramid. Uppgifter som används är Produkt Kund/leverantörs namn och adress Orderdatum Leveransdatum Utifrån systemet kan vi snabbt (på mindre än 15 minuter) för respektive produkt plocka fram en lista på leverantör, kunder, beställda och levererade kvantiteter. VILKA KAN SYSTEMET Önskade uppgifter kan plockas fram av Daniel Yamazaki Per Jakob Rasjö Emanuel Löwstett HUR LÄNGE SKA DOKUMENTEN SPARAS Uppgifter i Pyramid sparas minst 5 år (bokföringskrav). Tester sparas på fil minst fem år. TEST AV SPÅRBARHET Vår avsikt är att testa spårbarheten minst en gång per år. Testet görs i samband med återkallelsetest. Till grund för denna rutin har följande test utförts. Test av spårbarhet Spårbarhetstest av Refreshers. Samtliga kunder och leverantörer senaste 12 månaderna. Testet utfört av Daniel, Gustav och Pelle Lundgren (Anticimex) 09:48 Start 09:56 Lista med kunder (namn och adress) som fått produkten och kvantitet av produkten den senaste 12 månaderna ur tas fram av Daniel ur Pyramid. 09:58 Leverantören av produkten, HAB Eric Ericson, Box 5062, Huddinge tas fram av Daniel ur Pyramid. 10:03 Testet avslutas. Slutsatser När det bara gäller att spåra leverantör och kund har vi inga problem. Lite pyssel uppstår när kolumnen för adress och telefon ska tas fram men inget som egentligen försvårar. Testet var avsett att kolla de interna rutinerna kring att få fram informationen. Godisprinsen - Spårbarhet och Återkallelse doc ANSVARIG UTGIVARE GUSTAV LANTZ ORGINALET ÄR ELEKTRONISKT LAGRAT Sidan 2 av 5

3 ÅTERKALLELSE VAD ÄR ÅTERKALLELSE Vid återkallelse gäller det att Snabbt dra tillbaka produkten från marknaden, och om produkten utgör en fara för konsumentens hälsa, meddela behörig myndighet. NÄR SKA EN PRODUKT ÅTERKALLAS En produkt SKA dras tillbaka om Den utgör en fara för konsumentens hälsa I dessa är det bråttom och återkallelsen ska utföras utan dröjsmål. Alltså, släpp allt annat. Exempel på fall där en produkt SKA dras tillbaka - Produkten innehåller en ingrediens som kan ge en kraftig ellergisk reaktion och som inte deklareras på etiketten. Till dessa ämnen räknas - Spannmål innehållandes gluten (vete etc.) - Mjölk - Ägg - Jordnötter - Nötter - Lupiner - Soja - Sesamfrön - Svaveldioxin och sulfit - Produkten innehåller (ingjutna eller i obruten låda från leverantören) glas eller vassa metallföremål. - Produkten är förorenad av hälsovådlig kemikalie t.ex. spillolja. En produkt KAN också behöva dras tillbaka om Den inte uppfyller våra förväntningar dvs. innehåller rena kvalitetsbrister t.ex. är för kladdig etc. I dessa fall är det inte lika bråttom och det kan räcka med att plockaren hämtar in varorna nästa gång han kommer till butiken. Exempel på sådana fall är träflisor som oundvikligen ibland hamnar i gelégodis där de utgör själva gjutformen. Dessa är självklart inte önskvärda men är å andra sidan inte direkt hälsofarliga. RAPPORTERA AVVIKELSER Alla avvikelser, alltså felaktiga produkter, kvalitetsproblem etc. ska omgående rapporteras till närmaste chef och utan dröjsmål vidarebefordras till administration. VEM BESLUTAR OM ÅTERKALLELSE Beslut om återkallelse tas av Gustav Lantz. Är Gustav ej tillgänglig ersätts han i första hand av Daniel Yamazaki och i andra hand av Dani Evanoff. Stöd för av avgöra allvarlighetsgraden kan fås från - Livsmedelsverket Stockholm Miljöförvaltningen Hjälp att analysera innehåll kan fås av - Eurofins HUR GÅR ÅTERKALLELSEN TILL Hur en återkallese går till beskrivs av figuren Vem gör vad vid återkallelse. Godisprinsen - Spårbarhet och Återkallelse doc ANSVARIG UTGIVARE GUSTAV LANTZ ORGINALET ÄR ELEKTRONISKT LAGRAT Sidan 3 av 5

4 DOKUMENTATION Alla återkallelser ska dokumenteras. Vilka dokument som upprättas framgår av figuren Vem gör vad vid återkallelse. Alla ansvarar för att just den information dom tagit del av eller skickat iväg sparas t.ex. mail och sms och kommer rätt person tillhanda. Expertutlåtanden, pressmeddelanden etc. sparas av administratörerna i avsedd mapp (dvs. tillsammans med excellarket) Godisprinsen - Spårbarhet och Återkallelse doc ANSVARIG UTGIVARE GUSTAV LANTZ ORGINALET ÄR ELEKTRONISKT LAGRAT Sidan 4 av 5

5 VEM GÖR VAD VID ÅTERKALLELSE 1 Konstaterar problem och beslutar om återkallelse. Ber administratör ta fram uppgifter ur Pyramid. Bestämmer berorende på produkt hur långt tillbaka i tiden man ska gå. 3a Meddelar Åke och lager vilken produkt via telefon och mail. Meddelar om fara för hälsa föreligger även Miljöförvaltningen. 9 Blåser av när alla produkter återkallats. Slutrapporterar, om fara för hälsa föreligger, till Milöförvaltningen. Går om produkten nått slutkonsument, efter samråd med Miljöförvaltningen, ut med pressmeddelande. Beslutar om vidare hantering av produkten (destruktion/retur). Lager Gustav Lantz VD 2 Plockar fram uppgifter ur Pyramid, Lägger till kolumn för företag, gatuadress och 8 (Om fara för hälsa) Bockar i takt med att produkterna samlats telefonnummer. Bockar av in av plockare av i 4a Bekräftar besked från VD. Spärrar produkter i lager. Återkopplar spärrad Administration Daniel Yamazaki Per Jakob Rasjö endast aktiva. Exporterar till excel, sparar filen som Återkallelse år-mån-dag på gemensam server. excelarket med datum, klockslag samt plockarens namn. Följer upp tills samtliga produkter kvantitet via mail. Emanuel Löwstett Patrik Svantesson Spärrar produkten i Pyramid. kommit in. 3b(Om fara för 7 Rapporterar insamlad kvantitet, datum och klockslag till Åke. Pickolo dokumenterar detta i excelarket alt. Admin leder detta i fall om fara för hälsa. Åke Lagerdahl Gruppchefer 4b Bekräftar besked från VD Meddelar Gruppchefer via telefon och mail. Mailar även ut information till samtliga anställda. hälsa) Kontaktar butiker och spärrar produkten. Dokumenterar datum, klockslag och vem som kontaktats i excelark. (7st) 6 Bekräftar besked från Gruppcheferna. Återkopplar insamlad kvantitet, datum och Plockare (ca 130 st) 5 Bekräftar besked från Åke. Meddelar plockare via telefon och mail. klockslag via sms eller mail. Godisprinsen - Spårbarhet och Återkallelse doc ANSVARIG UTGIVARE GUSTAV LANTZ ORGINALET ÄR ELEKTRONISKT LAGRAT Sidan 5 av 5