1 Rapport från arbetet med boendestrategin (SN 2011:69) - beslut. 4 Nya arbetsformer för barn med föräldrar i svår vårdnadskonflikt (SN 2010:44)

Transkript

1 KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA Socialnämnden Socialnämnden Tid , Kl 19:00 Plats Kommunalhuset i Tumba plan 2 rum 3 Ärenden Justering 1 Rapport från arbetet med boendestrategin (SN 2011:69) - beslut 2 Svar på revisionsrapport Ersättningar till kontaktpersoner och familjehem (SN 2011:234) - beslut 3 Yttrande över motion om motprestationskrav för försörjningsstöd (SN 2011:236) - beslut 4 Nya arbetsformer för barn med föräldrar i svår vårdnadskonflikt (SN 2010:44) 5 Ansökan om finansiellt stöd för Barn i väntan/barn i start 2012 (SN 2009:191) - beslut 6 Yttrande över remiss om regional överenskommelse för samverkan mellan Botkyrka kommun och Stockholms sjukvårdsområde för insatser till personer med psykiska funktionshinder (SN 2011:58) - beslut 7 Förvaltningschefen informerar 8 Förslag till delegationsordning för socialnämnden (SN 2010:238) - beslut 9 Ärenden från samordningsförbundet Botkyrka (SN 2012:17) 10 Anmälan av delegationsbeslut (SN 2012:16) 11 Anmälningsärenden (SN 2012:14) Majoritetspartierna träffas i kommunalhuset plan 2 rum 2 kl Oppositionspartierna träffas i kommunalhuset plan 8, socialförvaltningens stora sammanträdesrum kl Var vänlig och meddela Anneli Sjöberg om du inte kan närvara, tfn eller anneli.sjoberg@botkyrka.se. MATS EINARSSON ordförande ANNELI SJÖBERG sekreterare

2 KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 1 [1] Socialnämnden Socialnämnden Tid , Kl 19:00 Plats Kommunalhuset plan 2 rum 3 Ärenden Justering 1 Yttrande till Socialstyrelsen i enskilt ärende (dnr /2012) (SN 2012:32) 2 Anmälningsärenden (sekretess) (SN 2012:15) Majoritetspartierna träffas i kommunalhuset plan 2 rum 2 kl Oppositionspartierna träffas i kommunalhuset plan 8, socialförvaltningens stora sammanträdesrum kl Var vänlig och meddela Anneli Sjöberg om du inte kan närvara, tfn eller anneli.sjoberg@botkyrka.se. MATS EINARSSON ordförande ANNELI SJÖBERG sekreterare

3 ORDFÖRANDEFÖRSLAG Socialnämnden Dnr SN/2011:69 1 Rapport från arbetet med boendestrategin (SN 2011:69) - beslut (SN/2011:69) Beslut Socialnämnden beslutar godkänna rapporten från arbetet med boendestrategin. Sammanfattning I maj 2011 fattade socialnämnden beslut om en boendestrategi med verksamhetsövergripande mål. Denna rapport tar upp hur arbetet fortskrider med boendestrategins tre huvudområden. I samverkan med kommunledningsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen har vi identifierat att vi behöver synliggöra den långsiktiga processen för att planera kommande boenden för socialförvaltningens målgrupper. Frågan om nya boenden i olika former är en stående punkt i kommunens förvaltningsövergripande lokalgrupp som samhällsbyggnadsförvaltningen håller i. Som resultat av denna lokalgrupp har socialförvaltningen tagit över två kontrakt från vård- och omsorgsförvaltning som görs om till boende för våra målgrupper. Vi har löpande diskussioner med olika bostadsföretag som agerar i kommunen gällande hur vi kan skapa fler kommunkontrakt samt få fram fler boenden. Resultatet av hemlöshetskartläggningen som genomfördes i maj 2011, i vissa fall tillsammans med aktuell köstatus på boenheten, ligger som grund för alla bedömningar när det gäller planeringen av nya boenden och vilka former som behövs på kort sikt och på lång sikt. 1 april 2011 startar förvaltningens arbete med uppsökande budget- och skuldrådgivare som kommer att arbeta operativt tillsammans med personal från Botkyrkabyggen. Boenheten arbetar idag aktivt med enheten för ekonomiskt bistånd för att lösa ekonomin runt återställningskostnader som är ett hinder för att omvandla kommunkontrakt till förstahandskontrakt

4 TJÄNSTESKRIVELSE 1[4] Socialförvaltningen Dnr SN/2011:69 Referens Joachim Heimersson Gunilla Berghager Mottagare Socialnämnden Rapport från arbetet med boendestrategin mars 2012 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar godkänna rapporten från arbetet med boendestrategin. Sammanfattning I maj 2011 fattade socialnämnden beslut om en boendestrategi med verksamhetsövergripande mål. Denna rapport tar upp hur arbetet fortskrider med boendestrategins tre huvudområden. I samverkan med kommunledningsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen har vi identifierat att vi behöver synliggöra den långsiktiga processen för att planera kommande boenden för socialförvaltningens målgrupper. Frågan om nya boenden i olika former är en stående punkt i kommunens förvaltningsövergripande lokalgrupp som samhällsbyggnadsförvaltningen håller i. Som resultat av denna lokalgrupp har socialförvaltningen tagit över två kontrakt från vård- och omsorgsförvaltning som görs om till boende för våra målgrupper. Vi har löpande diskussioner med olika bostadsföretag som agerar i kommunen gällande hur vi kan skapa fler kommunkontrakt samt få fram fler boenden. Resultatet av hemlöshetskartläggningen som genomfördes i maj 2011, i vissa fall tillsammans med aktuell köstatus på boenheten, ligger som grund för alla bedömningar när det gäller planeringen av nya boenden och vilka former som behövs på kort sikt och på lång sikt. 1 april 2011 startar förvaltningens arbete med uppsökande budget- och skuldrådgivare som kommer att arbeta operativt tillsammans med personal från Botkyrkabyggen. Boenheten arbetar idag aktivt med enheten för ekonomiskt bistånd för att lösa ekonomin runt återställningskostnader som är ett hinder för att omvandla kommunkontrakt till förstahandskontrakt Socialförvaltningen Post Botkyrka kommun, TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter Direkt Sms E-post joachim.heimersson@botkyrka.se Org.nr Bankgiro Fax Webb

5 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2[4] Socialförvaltningen Dnr SN/2011:69 Bakgrund I ettårsplan 2011 gav kommunfullmäktige socialnämnden i uppdrag att, utifrån ett effektiviseringsperspektiv, ta fram ett underlag för hur boendefrågan kan lösas för grupper som idag står utanför bostadsmarknaden. I maj 2011 fattade socialnämnden beslut om en boendestrategi med verksamhetsövergripande mål. Strategin innehåller principer och värdegrunder som arbetet ska vila på. Det redogörs för att socialförvaltningen i samverkan med andra aktörer, till exempel Botkyrkabyggen, privata bostadsvärdar och andra förvaltningar, ska ta fram en handlingsplan för tryggt boende för personer som idag står utanför bostadsmarknaden. I december 2011 beslutade socialnämnden godkänna en rapport med en plan för det fortsatta arbetet. Denna rapport tar upp hur arbetet fortskrider med boendestrategins tre huvudområden. Gemensam flerårsplanering om bostadsplaneringen I samverkan med kommunledningsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen har vi identifierat att vi behöver synliggöra den långsiktiga processen för att planera kommande boenden för socialförvaltningens målgrupper. Här ingår även att se över och pröva andra former som köp av fastigheter, hyressättningar som incitament etc. Kommunen har just inlett arbetet med en ny översiktsplan. Detta arbete är viktigt för socialförvaltningen att ingå i vilket har påtalats av oss. Vi har inlett ett samarbete med vård- och omsorgsförvaltningen när det gäller förvaltningarnas arbete runt flerårsplaneringen av boenden. Samarbetet är viktigt utifrån effektiv resursplanering som t.ex. för de brukare som är aktuella inom bägge förvaltningarna. Aktiv medverkan i lokalförsörjningsprocessen Resultatet av hemlöshetskartläggningen som genomfördes i maj 2011, i vissa fall tillsammans med aktuell köstatus på boenheten, ligger som grund för alla bedömningar när det gäller planeringen av nya boenden och vilka former som behövs på kort sikt och på lång sikt. Den förvaltningsövergripande lokalgruppen Frågan om nya boenden i olika former är en stående punkt i kommunens förvaltningsövergripande lokalgrupp som samhällsbyggnadsförvaltningen håller i. Som resultat av denna lokalgrupp har socialförvaltningen tagit över två kontrakt från vård- och omsorgsförvaltning. Det ena är en lägenhet hos ett privat bostadsföretag i Norsborg där vi nu har ett kommunkontrakt. Diskussioner har också påbörjats med bostadsföretaget om att kunna överlåta

6 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 3[4] Socialförvaltningen Dnr SN/2011:69 fler lägenheter för detta ändamål. Det andra är en större lokal hos Botkyrkabyggen där de godkänt att vi med mindre ombyggnationer gör om lokalen till ett jourboende med fem platser. Beräknas stå klart under sommaren Vi har återkommande dialoger med samhällsbyggnadsförvaltningen kring befintliga lokaler och möjligheten till ombyggnation till boende. Samarbete med bostadsföretag Vi har i dialog med Botkyrkabyggen fått tillgång till tre lägenheter som bostadsföretaget iordningsställt för kompisbo 1. Dessa lägenheter kommer, från när de är färdigställda i april, ge oss sex ytterligare platser för ungdomsträning. Det ger ungdomar boendereferenser och bättre möjlighet att söka sig vidare på bostadsmarknaden. Dessa lägenheter ligger utanför avtalet med Botkyrkabyggen. Vi för diskussioner med Botkyrkabyggen om hur vi skulle kunna bygga om två kontorslokaler, som förvaltningen lämnar i Alby centrum, till boenden. Den samlade lokalytan är 590 kvm och vår bedömningen är att lokalerna är svåra att bygga om till lägenheter/boenden. Botkyrkabyggen har även ställt sig positiva till att ta över de lokalerna och söka likvärdiga lokaler med bättre läge för boende till oss inom sitt bestånd. Vi har en dialog med bostadsföretaget Willhem, som är relativt ny ägare av det fastighetsbestånd som tidigare förvaltades av Graflunds. Vi har fått möjlighet att utöka antalet lägenheter något och för diskussioner om möjligheten för boende i kommunkontrakt att kunna konvertera till förstahandskontrakt. Vi har inlett en dialog med PEAB och Riksten om att etablera något boende i Riksten. 1 Kompisbo är benämningen på en lägenhet om tre rum och kök, med två låsbara rum, delat badrum, kök och vardagsrum. Hyresgästen tecknar kontrakt för ett rum och del i gemensamma utrymmen.

7 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 4[4] Socialförvaltningen Dnr SN/2011:69 Internt effektiviseringsarbete Socialförvaltningen har påbörjat effektiviseringsarbetet enligt följande; Förebyggande och samarbete 1 april 2011 startar förvaltningens arbete med uppsökande budget- och skuldrådgivare som kommer att arbeta operativt tillsammans med personal från Botkyrkabyggen. Boenheten har förbättrat sina rutiner när hyresskulder uppstår i socialförvaltningens boenden. När vi fördjupar oss i hemlöshetskartläggningen kan vi till exempel se att vårt långsiktiga arbete påverkas av att en övervägande del av de hemlösa, 64 procent i kartläggningen, skulle klara av ett eget boende. Det innebär att vårt arbete med att kunna påverka flerårsplanering av bostäder får en hög prioritet, utan att säga att våra egna boenden är en sekundär fråga. Effektivare processer När återställningskostnader över 5000 kronor är hindret för konvertering av kommunkontrakt eller kontrakt för ungdomsträningsboende till förstahandskontrakt, kommer enheten för ekonomiskt bistånd ta upp kostnaden till utskottet för prövning. För att förebygga detta hinder tillåter vi inte längre egna renoveringar under kontraktets prövotid. Är det något som är i behov av åtgärd anlitar vi yrkesmän för att det ska bli fackmannamässigt utfört och ej kunna anmärkas på vid besiktning. Vid avslag på ekonomiskt bistånd till återställningskostnader kommer boenheten att fortsätta söka andra lösningar för att få ner kostnaderna. En möjlighet som vi utreder är om Hantverksgymnasiet kan renovera lägenheter med återställningskostnader till en lägre kostnad (elevpraktik) och bekostas av boenheten. Boenheten och enheten för ekonomiskt bistånd har startat ett arbete för att skapa bättre arbetssätt för att kunna korta av boendetiderna i jourlägenheter/jourboende. Differentierat utbud Med utgångspunkt från våra brukares behov av bostad och stöd parallellt med bostadsföretagens möjlighet att hantera störningar, letar vi alternativa lokaler genom en pågående dialog med samhällsbyggnadsförvaltningen, fastighetsenheten. Lotta Persson socialchef

8 ORDFÖRANDEFÖRSLAG Socialnämnden Dnr SN/2011:234 2 Svar på revisionsrapport Ersättningar till kontaktpersoner och familjehem (SN 2011:234) Beslut Socialnämnden har tagit del av rapporten och överlämnar svaret på densamma till kommunens revisorer. Sammanfattning På uppdrag av kommunens revisorer har PwC genomfört en granskning av socialnämndens ersättningar till kontaktpersoner och familjehem. Bedömningen är sammanfattningsvis att nämnden har en ändamålsenlig hantering av arvoden och ersättningar till familjehem, men inte i alla delar när det gäller kontaktpersoner. Utifrån granskningen så lämnas ett antal (8 st) rekommendationer. Dessa rekommendationer framgår i tjänsteskrivelsen tillsammans med förslag på aktuella åtgärder. Revisorerna önskar socialnämndens syn på granskningsresultatet och en redovisning av vilka åtgärder som kommer att vidtas med anledning av lämnade rekommendationer. Svaret ska vara revisorerna tillhanda senast den 30 mars.

9 TJÄNSTESKRIVELSE 1[4] Socialförvaltningen Dnr SN/2011:234 Referens Åse Linnerbäck Ulrika Hage Mottagare Socialnämnden Svar på revisionsrapport Ersättningar till kontaktperson och familjehem Förslag till beslut Socialnämnden har tagit del av rapporten och överlämnar svaret på densamma till kommunens revisorer. Sammanfattning På uppdrag av kommunens revisorer har PwC genomfört en granskning av socialnämndens ersättningar till kontaktpersoner och familjehem. Bedömningen är sammanfattningsvis att nämnden har en ändamålsenlig hantering av arvoden och ersättningar till familjehem, men inte i alla delar när det gäller kontaktpersoner. Utifrån granskningen så lämnas ett antal (8 st) rekommendationer. Dessa rekommendationer framgår i tjänsteskrivelsen tillsammans med förslag på aktuella åtgärder. Revisorerna önskar socialnämndens syn på granskningsresultatet och en redovisning av vilka åtgärder som kommer att vidtas med anledning av lämnade rekommendationer. Svaret ska vara revisorerna tillhanda senast den 30 mars. Bilaga: Missiv revisionsrapport Revisionsrapport Ersättningar till kontaktpersoner och familjehem Uppdrag att ta fram rutiner för ersättningar till kontaktpersoner/kontaktfamiljer Socialförvaltningen Post Botkyrka kommun, TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter Direkt Sms E-post ase.linnerback@botkyrka.se Org.nr Bankgiro Fax Webb

10 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2[4] Socialförvaltningen Dnr SN/2011:234 Bakgrund På uppdrag av kommunens revisorer har PwC genomfört en granskning av socialnämndens ersättningar till kontaktpersoner och familjehem. Bedömningen är sammanfattningsvis att nämnden har en ändamålsenlig hantering av arvoden och ersättningar till familjehem, men inte i alla delar när det gäller kontaktpersoner. Utifrån granskningen så lämnas ett antal (8 st) rekommendationer. Dessa rekommendationer är: 1. Tillse att det finns en tydlig dokumentation i de fall då omkostnadsersättning till kontaktperson inkl bilersättning fastställs utöver definierad norm från SKL Åtgärd: Med anledning av de behov av förbättringar som har framkommit så har resursenhetens verksamhetschef Laila Hultén fått i uppdrag att, utifrån rapporten samt en processbeskrivning som ska göras, ta fram förslag på rutiner för ersättningar till kontaktpersoner/ kontaktfamiljer. I dessa rutiner kommer det att framgå hur dokumentation ska ske. 2. Förenkla den administrativa hanteringen genom att fastställa mer fasta arvodesnivåer och omkostnadsersättningar inkl bilersättning och därigenom minska eller helt komma bort från månadsvisa timredovisningar när det gäller kontaktpersoner. Det senare bör dock kombineras med krav på en mer strukturerad uppföljning av ansvarig socialsekreterare kring insatsen kontaktperson än vad som sker i dagsläget. Åtgärd: Se uppdrag till resursenhetens verksamhetschef Laila Hultén ovan. I rutinerna ska tydligt framgå SKLs ersättningsnivåer för arvode och omkostnadsersättningar samt, som framgår ovan, en tydlig dokumentation kring vilken ersättning man anser skälig och varför man eventuellt frångår de fasta ersättningsnivåerna. Nämnden kommer att i samband med nästa revidering av sina riktlinjer för arbete med barn- och ungdomsärenden se till att det införs ett tydligare ansvar för aktuell socialsekreterare att följa upp ärendet/insatsen på utifrån aktuell kontaktpersonens uppdrag/genomförandeplan.

11 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 3[4] Socialförvaltningen Dnr SN/2011: Tydliggör i delegationsordningen kring vad som är arvodesbeslut inom SKLs rekommendation för kontaktperson. Åtgärd: Nämnden kommer, under våren 2012, att se över delegationsordningen utifrån de rekommendationer som framgår i rapporten. 4. Kvalitetssäkra dokumentationen i akter för familjehem och kontaktperson genom att i riktlinjer ställa krav på vad som ska ingå i grunddokumentationen. Åtgärd: Information om vilken dokumentation som bör finnas med i dessa typer av akter ska införas i socialnämndens riktlinjer för arbete med barn- och ungdomsärenden i samband med nästa revidering. 5. Komplettera avtalsmallen för kontaktpersoner kring information om anmälan kring missförhållanden enligt SoL. Åtgärd: Förvaltningen är i slutskedet på att ta fram nya avtalsmallar för familjehem och kontaktpersoner/kontaktfamiljer. De nya mallarna överensstämmer med de mallar Sveriges kommuner och landsting har varit med och tagit fram. 6. Vidta åtgärder för att säkerställa en godtagbar IT-säkerhet kring dokumentation i verksamhetssystem (familjeverksamhet) samt omfattning på dokumentation i detsamma (kontaktverksamhet) Åtgärd: Det som hänt synes ha varit en engångsföreteelse. Kontakt har dock tagits med systemleverantören för att förebygga liknande händelser i framtiden. 7. Upprätta en processbeskrivning kring kontaktverksamheten, vilket är ett sätt att minska sårbarheten vid ensamhandläggning och byte av personal samt att säkerställa ändamålsenliga och effektiva rutiner inom området. Åtgärd: Se uppdrag till resursenhetens verksamhetschef Laila Hultén ovan. I uppdraget ingår att ta fram en processbeskrivning för att utveckla

12 BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 4[4] Socialförvaltningen Dnr SN/2011:234 och kvalitetssäkra arbetssätten samt skapa bra rutiner och minska sårbarheten. 8. Tillse att avslut görs på ett riktigt sätt av beslut/insats kring kontaktperson i verksamhetssystemet för att säkerställa en tillförlitlig statistik över aktuella ärenden. Åtgärd: Socialförvaltningens controller har informerat berörda om detta varvid bristen omgående har åtgärdats. Lotta Persson Socialchef

13 1[1] Socialförvaltningen Dnr SN/2011:234 Referens Åse Linnerbäck och Ulrika Hage Mottagare Laila Hultén Uppdrag att ta fram rutiner för ersättningar till kontaktpersoner/kontaktfamiljer Utifrån Revisionsrapport Ersättningar till kontaktpersoner och familjehem (dec 2011) så lämnar revisorerna bl a följande rekommendationer till socialnämnden: Tillse att det finns en tydlig dokumentation i de fall då omkostnadsersättning till kontaktperson inkl bilersättning fastställts utöver definierad norm från SKL. Förenkla den administrativa hanteringen genom att fastställa mer fasta arvodesnivåer och omkostnadsersättningar inkl bilersättning och därigenom minska eller helt komma bort från månadsvisa timredovisningar när det gäller kontaktpersoner. Det senare bör dock kombineras med krav på en mer strukturerad uppföljning av ansvarig socialsekreterare kring insatsen kontaktperson än vad som sker i dagsläget. Upprätta en processbeskrivning kring kontaktverksamheten, vilket är ett sätt att minska sårbarheten vid ensamhandläggning och byte av personal samt att säkerställa ändamålsenliga och effektiva rutiner inom området. Med anledning av detta så behöver vi ta fram rutiner för ovanstående. Ulrika Hage är behjälplig i detta. För att få effektiva rutiner bör uppdraget inledas med ovan nämnda processbeskrivning och i denna ta hänsyn till hur verksamheten är organisatoriskt uppdelad. Vår ambition är att rutinerna ska vara klara den 31 maj. Socialförvaltningen Post Botkyrka kommun, TUMBA Besök Munkhättevägen 45, Tumba Kontaktcenter Direkt Sms E-post ase.linnerback@botkyrka.se Org.nr Bankgiro Fax Webb

14 Revisionsrapport Ersättningar till kontaktpersoner och familjehem Botkyrka kommun December 2011 Jan Nilsson

15 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning och rekommendationer 1 2 Inledning Bakgrund Revisionsfrågor och metod Avgränsning och redovisning 3 3 Organisation, verksamhetsvolym och inriktning 4 4 Granskningsresultat Externt regelverk Internt regelverk Intern kontroll 10 Bilaga: Dokumentation i akt för kontaktperson respektive familjehem 13 PwC

16 1 Sammanfattande bedömning och rekommendationer På uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer har vi granskat socialnämndens hantering av arvoden och ersättningar till kontaktpersoner och familjehem. Granskningen är intagen i 2011 års revisionsplan. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har socialnämnden en ändamålsenlig hantering av arvoden och ersättningar till kontaktpersoner och familjehem, som även karaktäriseras av en tillräcklig intern kontroll? Utifrån revisionsfrågan har följande kontrollmål formulerats: Följsamhet till rekommendationer och riktlinjer från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) kring arvoden och ersättningar till kontaktpersoner och familjehem Ändamålsenliga interna rutiner för hanteringen av arvoden och ersättningar till kontaktpersoner och familjehem inkl dokumentationskrav och förvaring av dokumentation System för intern kontrollen vid utbetalning av arvoden och ersättningar till kontaktpersoner och familjehem Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att socialnämnden har en ändamålsenlig hantering av arvoden och ersättningar till familjehem, men inte i alla delar när det gäller kontaktpersoner. Den interna kontrollen bedöms på motsvarande sätt vara tillräcklig inom familjehemsverksamheten, men inte i alla delar tillräcklig inom kontaktverksamheten. Utifrån granskningsresultatet lämnas nedanstående rekommendationer: Tillse att det finns en tydlig dokumentation i de fall då omkostnadsersättning till kontaktperson inkl bilersättning fastställts utöver definierad norm från SKL. Förenkla den administrativa hanteringen genom att fastställa mer fasta arvodesnivåer och omkostnadsersättningar inkl bilersättning och därigenom minska eller helt komma bort från månadsvisa timredovisningar när det gäller kontaktpersoner. Det senare bör dock kombineras med krav på en mer strukturerad uppföljning av ansvarig socialsekreterare kring insatsen kontaktperson än vad som sker i dagsläget. Tydliggör i delegationsordningen kring vad som är arvodesbeslut inom SKL:s rekommendation för kontaktperson. Kvalitetssäkra dokumentationen i akter för både familjehem och kontaktperson genom att i riktlinjer ställa krav på vad som ska ingå i grunddokumentationen. Komplettera avtalsmallen för kontaktpersoner kring information om anmälan kring missförhållanden enligt SoL. PwC 1 av 13

17 Vidta åtgärder för att säkerställa en godtagbar IT-säkerhet kring dokumentation i verksamhetssystem (familjehemsverksamhet) samt omfattning på dokumentation i detsamma (kontaktverksamhet). Upprätta en processbeskrivning kring kontaktverksamheten, vilket är ett sätt att minska sårbarheten vid ensamhandläggning och byte av personal samt att säkerställa ändamålsenliga och effektiva rutiner inom området. Tillse att avslut görs på ett riktigt sätt av beslut/insats kring kontaktperson i verksamhetssystemet för att säkerställa en tillförlitlig statistik över aktuella ärenden. Inom ramen för denna granskning har vi även översiktligt följt upp kommunens rutiner kring återsökning av ersättningar från Migrationsverket, när det gäller ensamkommande flyktingbarn. Inom detta område finns numera ändamålsenliga rutiner som även är dokumenterade. Vår urvalsmässiga granskning visar inte på några avvikelser gentemot dessa rutiner. PwC 2 av 13

18 2 Inledning 2.1 Bakgrund En väsenlighets- och riskanalys har genomförts utifrån kommunens totala intäktsoch kostnadsslagsredovisning och en inventering av redovisningsrutinerna. Resultatet visade bl a på behovet av att genomföra en granskning av ersättningar till kontaktpersoner och familjehem. Granskningen är prioriterad och intagen i 2011 års revisionsplan 2.2 Revisionsfrågor och metod Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har socialnämnden en ändamålsenlig hantering av arvoden och ersättningar till kontaktpersoner och familjehem, som även karaktäriseras av en tillräcklig intern kontroll? Utifrån revisionsfrågan har följande kontrollmål formulerats: Följsamhet till rekommendationer och riktlinjer från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) kring arvoden och ersättningar till kontaktpersoner och familjehem Ändamålsenliga interna rutiner för hanteringen av arvoden och ersättningar till kontaktpersoner och familjehem inkl dokumentationskrav och förvaring av dokumentation System för intern kontrollen vid utbetalning av arvoden och ersättningar till kontaktpersoner och familjehem I detta sammanhang granskas även kommunens rutiner kring återsökning av ersättningar från Migrationsverket, när det gäller ensamkommande flyktingbarn. Detta mot bakgrund av att kommunen har rätt att bl a återsöka kostnaderna för sådana barn som är placerade familjehem. Granskningsmetoden är studier av styrdokument samt substansgranskning av ett urval av akter och utbetalningar, för att därigenom kontrollera följsamheten till styrdokumenten och bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Detta har kompletterats via intervjuer med centralt placerad stabspersonal och personal på utredningsenhet och resursenhet. 2.3 Avgränsning och redovisning Granskningen avgränsas till biståndsinsatserna kontaktperson och familjehem för barn och ungdomar, som beslutats med stöd av socialtjänstlagen (SoL). Annan lagstiftning är dock aktuell i vissa fall, såsom lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU), när det gäller biståndsinsatsen familjehem. Granskningsresultatet redovisas under ett sammanhållet huvudavsnitt i rapporten, under olika delavsnitt. Vidare finns ett allmänt huvudavsnitt i rapporten kring organisation, verksamhetsvolym och inriktning I rapportens första huvudavsnitt återfinns en sammanfattande bedömning och rekommendationer, utifrån genomförd granskning. PwC 3 av 13

19 3 Organisation, verksamhetsvolym och inriktning Politisk organisation Socialnämnden har inom sig utsett två utskott som handlägger enskilda ärenden i den mån dessa kan delegeras, såsom ett utskott för ärenden rörande barn inklusive familjerätt samt ett utskott för ärenden rörande ungdomar och vuxna. Båda utskotten ska dock, oavsett uppgiftsfördelningen, kunna fatta beslut i ett visst ärende där beslut inte kan avvaktas. Ett ärende som hänför sig till ett visst utskotts ansvarsområde ska vidare kunna handläggas av det andra utskottet om det är uppenbart bättre för den enskilde. Vem som ska få fatta beslut regleras dels av om det finns bestämmelser i lagstiftning som anger att en viss typ av beslut inte får delegeras, dels av den delegationsordning som är fastställd av nämnden. Delegationsordningen har senast varit föremål för revidering i juni Tjänstemannaorganisation Socialförvaltningens arbete leds av socialchefen. Linjeorganisationen består av sex enheter. Vidare finns stabsfunktioner när det gäller stöd- och utveckling, administration m m. Insatsen familjehem hanteras inom utredningsenhetens familjesektion, som består av sammanlagt 10,0 tjänster varav 1,0 sektionschef. De socialsekreterare som arbetar med rekrytering, uppföljning m m av familjehem för barn och unga benämns i organisationen för familjehemssekreterare. Med familjehem avses ett enskilt hem som på uppdrag av socialnämnden tar emot barn för stadigvarande vård och fostran samt vars verksamhet inte bedrivs yrkesmässigt. Detta till skillnad för HVB (hem för vård och boende) där verksamheten bedrivs yrkesmässigt. Vid granskningstillfället fanns 94 placeringar på familjehem enligt SoL eller LVU. Åtta av dessa har varit föremål för granskning (ca 8 %). Insatsen kontaktperson hanteras inom resursenhetens sektion för familjestöd. Under sektionschefen finns 2,0 socialsekreterare, som benämns kontaktsekreterare. Dessa arbetar med rekrytering av kontaktpersoner och kontaktfamiljer för barn och unga. Insatsen kontaktperson utförs som en lekmannainsats. Vid granskningstillfället fanns ca 100 barn och unga med insatsen kontaktperson enligt SoL. Nio av dessa har varit föremål för granskning (ca 9 %). Både inom familjehemsverksamheten och kontaktverksamheten tillämpas vårdoch genomförandeplaner utifrån Socialstyrelsens rekommenderade modell BBIC (barns behov i centrum) samt den anpassning som skett av materialet inom Södertörnsnätverket. Utbetalning av arvoden och kostnadsersättningar till familjehem, kontaktpersoner m m hanteras av 2,0 löneassistenter, som tillhör socialförvaltningen administrativa sektion, som organisatoriskt har en stabsfunktion inom socialförvaltningen. PwC 4 av 13

20 Inom utredningsenheten finns ett projekt kring ensamkommande flyktingbarn, som startades bl a utifrån de överenskommelser som kommunen slöt med Migrationsverket under hösten 2010 kring mottagande av fem ensamkommande flyktingbarn. Inom ramen för ovanstående projekt är det 1,0 socialsekreterare som är ansvarig för bland annat återsökning av kostnader kring ensamkommande flyktingbarn, enligt både ingångna överenskommelser och gällande förordningar. 4 Granskningsresultat 4.1 Externt regelverk Kontrollmål: Följsamhet till SKL:s rekommendationer och riktlinjer kring arvoden och ersättningar till kontaktpersoner och familjehem samt Migrationsverkets förordningar kring ersättningar för ensamkommande barn/ungdomar med uppehållstillstånd inkl ingångna överenskommelser inom området. Verifiering av kontrollmålet avseende arvoden och ersättningar till familjehem och kontaktpersoner har skett via genomgång av rekommendationer och riktlinjer samt hur de följs i praktiken. Totalt har åtta familjehem granskats när det gäller arvoden och omkostnadsersättningar utbetalda avseende november månad Motsvarande granskning har skett avseende nio kontaktpersoner. Dessa utbetalningar avser oktober alternativt november månad SKL fastställer årligen rekommendationer för arvoden och ersättningar inom kontaktverksamhet och familjehemsverksamhet. De cirkulär som vi tagit del av inom ramen för denna granskning och som avser år 2011 är följande: Cirkulär 2010:72 om ersättningar till kontaktpersoner och kontaktfamiljer enligt SoL. Cirkulär 2010:73 om ersättningar vid familjehemsvård av barn och unga enligt SoL, LVU och LSS. Vidare har vi tagit del av ett allmänt cirkulär från SKL som behandlar ersättningar och villkor vid familjehemsvård (cirkulär 2008:81). När det gäller ersättningar för ensamkommande flyktingbarn har vi tagit del av följande överenskommelser och förordningar: Överenskommelse om mottagande av asylsökande barn utan legal vårdnadshavare i Sverige, enligt fullmäktiges beslut Överenskommelse om anordnande av boende för barn utan legal vårdnadshavare i Sverige oavsett om de har eller saknar uppehållstillstånd, enligt fullmäktiges beslut Förordningarna (1990:927 om statlig ersättning för flyktingmottagande och 2011:1122 om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar, som även gäller ensamkommande barn och ungdomar med uppehållstillstånd. Kontrollmålet avseende ensamkommande flyktingbarn har verifierats via urvalsmässig granskning av schablonersättning för avtalsplatser och ersättning för s k EBO-barn, det vill säga barn som är placerade i familjehem eller HVB-hem (institutionsplaceringar har ej granskats) och där kommunen har rätt att ansöka om er- PwC 5 av 13

21 sättning för faktiska kostnader. Ersättningarna som granskats avser tredje kvartalet Kommentarer Granskningen visar att samtliga åtta genomgångna arvoden som utbetalts till familjehem ligger inom de rekommendationer som lämnats av SKL. När det gäller omkostnadsersättningar till familjehem ligger de inom SKL:s rekommendation, förutom i ett fall då omkostnadsersättningen låg på 173 % av ett basbelopp 1 i jämförelse med högsta norm på 170 %. I delegationsbeslutet fanns dock en motivering till varför omkostnadsersättningen översteg norm. I granskade fall har barnbidrag avräknats från omkostnadsersättningen då denna typ av ersättning går till familjehemmet, förutom i ett fall där avtalets informationsblad regleras att barnbidraget ska dras av, men där detta inte framgår av delegationsbeslutet. Därför har avdrag för barnbidrag inte skett i detta fall, trots att avtalet säger att så ska ske. I förekommande fall har kompensation för skatteeffekt 2 på 130 kr per månad utbetalts. Respektive löneassistent bevakar att denna kompensation endast utgår för det första placerade barnet i de fall kommunen placerat fler än ett barn i familjehemmet. I delegationsbeslut och informationsblad till avtal specificeras därför i normalfallet inte denna ersättning, vilket hanteringsmässigt får anses vara är riktigt. När det gäller arvoden till kontaktpersoner följer kommunen inte de tre kategorier som SKL anger kring arvoden, kopplat till procent av prisbasbeloppet. Kategorierna, som utgår från kontaktfrekvens, innebär en högsta ersättningsnivå i intervallet till kr per månad. Istället för dessa fasta ersättningar tillämpar kommunen för samtliga kontaktpersoner timersättning och motiverar detta utifrån följande skrivning i cirkuläret: Om bedömning görs att insatsen är av professionell karaktär kan arvodesersättning ges i den övre delen av rekommendationen eller motsvarande lön per timme som behandlingsassistent. Vidare framgår av cirkuläret att individuell bedömning måste göras utifrån vilken arbetsinsats uppdraget kräver. Enligt uppgift tillämpas oftast en ersättning till kontaktpersoner på 150 kr per timme, med krav på tidsredovisning. Denna norm finns inte fastställd i några interna och politiskt fastställda riktlinjer. I vårt urval låg sju timersättningar på 150 kr och en på 200 kr. Utifrån tidsomfattningen enligt beslut/avtal i granskade fall på 5 till 10 tim per vecka, innebär detta en högsta teoretisk arvodesersättning på kr per månad, dvs ungefär tre gånger så hög som övre ersättningsnivå enligt kategori tre i SKL:s cirkulär. Timersättning till kontaktpersoner betalas ut månadsvis i efterskott efter att kontaktpersonen inkommit med timrapport. Vi kan konstatera att det sker en omfattande manuell hantering kring timrapporter, som ska skickas månadsvis från kontaktperson till kontaktsekreterare för godkännande och därefter kopieras och skickas med internpost till löneassistent för utbetalning. Vår granskning visar vidare att manuella utbetalningar ibland historiskt har gjorts av löneassistenterna trots att det är kontaktpersonen som inkommit försent med timrapport, dvs efter månadsbryt för löneutbetalning. Detta har skett efter begäran från kontaktsekreterare. 1 Basbeloppet för 2011 uppgår till kr. 2 Omkostnadsersättning upp till kr per år är inte avdragsgill i den allmänna självdeklarationen. PwC 6 av 13

22 När det gäller omkostnadsersättning till kontaktperson ligger de inom SKL:s riktlinjer i samtliga granskade fall, förutom ett av fallen där ersättningen uppgår till kr per månad exkl milersättning på 18,50 kr per mil (max 20 mil per månad). Detta att jämföra med högsta rekommenderade belopp i SKL:s cirkulär på kr (40 % av prisbasbelopp). Ingen motivering till varför högsta rekommenderade omkostnadsbelopp överskridits finns i beslutet. I övriga åtta fall låg omkostnadsersättningen till kontaktpersonen mellan 600 och kr per månad. Bland de sex kontaktpersoner som enligt avtal har rätt till milersättning var ersättningen i ett fall inbakad i omkostnadsersättningen och i övriga fall var den utöver omkostnadsersättningen, med eller utan någon maxgräns per månad angiven i avtalet. Även denna hantering av bilersättning, som betalas separat utöver fastställd nivå på omkostnadsersättning, genererar administrativt merarbete för både kontaktsekreterare och löneassistent. Ersättningen till kontaktperson på 130 kr per månad för kompensation avseende skatteeffekt har utbetalts i de fall ersättning ska utgå, enligt samma rutin som tidigare beskrivits i detta avsnitt kring familjehem. Inga avvikelser mot gällande avtal och regelverk har konstaterats vid vår urvalsmässiga granskning av återsökning av ersättningar för ensamkommande flyktingbarn, både för s k avtalsbarn och EBO-barn. När det gäller den sistnämnda typen av barn har två familjehemsplaceringar identifierats i det delvis styrda urval på åtta som granskats. Vi bedömer att följsamheten till SKL:s rekommendationer är tillfredsställande när det gäller arvodes- och ersättningsnivåer för familjehem, men inte i alla delar när det gäller kontaktpersoner. De utvecklingsområden som identifierats kring kontaktverksamheten gäller tydligheten i dokumentation i de fall då omkostnadsersättning fastställts utöver norm, samt att förenkla den administrativa hanteringen genom att fastställa fasta arvodesnivåer och omkostnadsersättningar inkl bilersättning i större utsträckning för att därigenom minska eller helt komma bort från månadsvisa timredovisningar. Det senare bör dock kombineras med krav på en mer strukturerad uppföljning av ansvarig socialsekreterare kring biståndsinsatsen kontaktperson. Vi bedömer vidare att följsamheten till ingångna överenskommelser och gällande förordningar är tillfredsställande när det gäller ersättningar för ensamkommande flyktingbarn. 4.2 Internt regelverk Kontrollmål: Ändamålsenliga interna rutiner för beslutsmässig hanteringen av arvoden och ersättningar till kontaktpersoner och familjehem inkl dokumentationskrav och förvaring av dokumentation. Verifiering av kontrollmålet har skett via genomgång av riktlinjer och rutiner som fastställts av socialnämnden samt status och följsamhet kring dessa. PwC 7 av 13

23 De dokument som vi tagit del av inom ramen för denna granskning är följande: Delegationsordning antagen av socialnämnden senast Riktlinjer för arbete med barn- och ungdomsärenden antagna av socialnämnden senast Kommentarer Granskningen visar att delegationsordningen i allt väsentligt är ändamålsenlig och uppdateras fortlöpande vid ändringar i lagstiftning o dylt. Besluten kring själva insatsen i de ärenden som granskats inom familjehemsverksamheten och kontaktverksamheten är aktuella och har fattats på rätt nivå enligt gällande delegationsordning. Beslut om placering i familjehem fattas av utskott och beslut kring bistånd i form av kontaktperson fattas av socialsekreterare. När det gäller återrapportering av delegationsbeslut i individärenden har vi i en tidigare rapport under 2011, Ärendehantering inom socialnämnden, påtalat behovet av en mer fullständig och korrekt hantering inom området. Detta utifrån att till de båda utskotten anmäls ett utdrag av fastställda delegationsbeslut inom förvaltningsorganisationen. Utdraget är en urvalslista som omfattar cirka 20% av de beslut som inom förvaltningsorganisationen har skett på delegation under föregående månadsperiod. Urvalet sker automatiskt ur nämndens verksamhetssystem. Enligt socialnämndens svar på revisionsrapporten kommer denna rutin att ändras utifrån de rekommendationer som vi har lämnat i revisionsrapporten. Överväganden om vård i annat hem än det egna fortfarande behövs (SoL 6 kap 8 ) är inte ett formellt beslut. Bestämmelsen innebär att socialnämnden, via sitt utskott, minst en gång var sjätte månad är skyldig att överväga om vård enligt SoL fortfarande behövs. Motsvarande regelverk finns i LVU. Vår granskning visar att övervägande enligt ovan gjorts i granskade familjehemsärenden. I socialnämndens riktlinjer för arbete med barn- och ungdomsärenden finns ingen hänvisning till SKL:s rekommendationer kring arvoden och ersättningar inom granskat område, som årligen uppdateras utifrån förändring av löneläge och prisbasbelopp. Dessa rekommendationer finns däremot inarbetade i nämndens delegationsordning. Socialnämndens delegationsordning är differentierad när det gäller beslutsnivåer enligt SKL:s rekommenderade arvodes- och ersättningsnorm till familjehem (sektionschef), samt utöver denna norm med beloppsgräns på kr (verksamhetschef) samt övrigt (utskott). Beslutsnivåerna får anses vara rimliga bland annat utifrån kontrollsynpunkt. Vidare har socialnämnden beslutat att halvering av familjehemsarvodet ska ske för personer över 18 år, om inte särskilda skäl föreligger. I vår urvalsmässiga granskning har vi identifierat ett sådant fall och där vi kan konstatera att ovanstående regel har tillämpats enligt gällande regelverk. Socialnämndens delegationsordning är även differentierad när det gäller beslutsnivåer, enligt SKL:s rekommenderade arvodes- och ersättningsnorm till kontaktpersoner (socialsekreterare), samt övrigt upp till ett belopp på och kr per månad (sektionschef och verksamhetschef) samt övrigt (utskott). Beloppsgränserna får anses vara rimligt bland annat utifrån kontrollsynpunkt. PwC 8 av 13

24 Riktlinjer för arbete med barn- och ungdomsärenden innehåller vissa generella och övergripande regler och principer kring dokumentation. Specifika riktlinjer kring vilken dokumentation som ska finnas i kontaktspersonsakt och familjehemsakt saknas. I bilaga har vi sammanställt ett exempel på hur sådana dokumentationskrav kan utformas. Genomgång av grunddokumentationen har skett utifrån bilaga och omfattat åtta akter kring familjehem. Resultatet av genomgången visar på följande: Påskrivet avtal i original fanns endast i sex av åtta granskade akter. I en av akterna saknades avtalet helt och i en akt var avtalet inte underskrivet av uppdragstagaren. I det förstnämnda fallet fanns avtalet dock sparat i verksamhetssystemet, men utan underskrifter. Avtalen håller en god standard och har utarbetats utifrån en gemensam mall, som består av följande standardiserade rubriker: Parter, omfattning, socialnämndens åtaganden, familjehemmets åtaganden, ersättning (detaljerat informationsblad), avtalstid inkl uppsägning, tystnadsplikt och försäkringar. Familjehemsutredning fanns i samtliga akter. Någon bedömning av standarden på utredningen har inte gjorts inom ramen för denna granskning. Registerutdrag ur belastningsregister m m saknades i två akter samt underskrivet medgivande kring uttag av registerutdrag saknades i en akt. En fullständig dokumentation kring registerkontroll detta saknades alltså i tre av åtta akter. Av familjehemsutredningen framgår att sådan kontroll gjorts, men detta kan inte verifieras utifrån aktgranskningen. Gemensamma blanketter används inom området. Vid genomgången av vad som finns registrerat i verksamhetssystemet framkom att för två av de granskade familjehemsärenden hade grunddokumentationen raderats, vilket är otillfredsställande och IT-service har därför kontaktats för att utreda de närmare omständigheterna kring detta. Komplett dokumentation, utifrån bilaga, fanns dock i familjehemsakten för dessa två ärenden. Granskningen visar att dokumentationen i granskade familjehemsakter inte i alla delar är tillfredsställande. Akterna förvaras dock på ett betryggande sätt i låsbart skåp i arkivutrymme. Genomgång av grunddokumentationen har skett utifrån bilaga och omfattat nio akter kring kontaktpersoner. Resultatet av genomgången visar på följande: Påskrivet avtal för uppdragstagare i original fanns i åtta av nio granskade akterna. I en akt var avtalet inte underskrivet av uppdragstagaren. Avtalen håller i huvudsak en god standard och har utarbetats utifrån en gemensam mall, som består av följande standardiserade rubriker: Biståndsberättigad person, uppdragstagare, uppdragets innehåll och omfattning, sekretess, uppdragstagarens åtaganden, socialnämndens åtaganden, försäkringar, ekonomiska förhållande och avtalstid inkl uppsägning. Det som saknas och som bör övervägas är en skrivning kring anmälan om missförhållanden enligt SoL. PwC 9 av 13

25 Kontaktpersonsutredning fanns i samtliga akter. Någon bedömning av standarden på utredningen görs inte inom ramen för denna granskning. Registerutdrag och medgivande kring detta fanns i samtliga akter. Gemensamma blanketter används inom området. I samband med granskningen har även synpunkter lyfts fram kring att beställning av registerutdrag hanteras av en administrativ assistent som sitter på ett annat ställe i organisationen, vilket gör att känsligt material skickas med internpost som ibland hamnar fel. Ett alternativ till denna hantering är att lägga dessa arbetsuppgifter på den administrativa assistent som rent fysiskt finns i samma lokaler som kontaktverksamheten. Granskningen visar att dokumentationen i granskade kontaktpersonsakter i huvudsak är tillfredsställande. Akterna förvaras vidare på ett betryggande sätt i låsbart skåp i arkivutrymme. Kontaktsekreterarna dokumenterar i verksamhetssystemet i begränsad omfattning, vilket gör att spårbarheten kring pågående ärenden blir låg och till stor del personberoende. Vi bedömer att det av nämnden fastställda interna regelverket inte i alla delar är tillräckligt. De utvecklingsområden som identifierats gäller tydliggörande i delegationsordningen kring vad som är arvodesbeslut inom norm för kontaktperson, kvalitetssäkring av dokumentationen i akter för både familjehem och kontaktpersoner, komplettering av avtalsmallen för kontaktpersoner kring information om anmälan om missförhållanden enligt SoL samt åtgärder för att säkerställa en godtagbar IT-säkerhet i dokumentation i verksamhetssystem (familjehemsverksamhet) och omfattning på dokumentation i detsamma (kontaktverksamhet). 4.3 Intern kontroll Kontrollmål: Tillräckligt system för intern kontrollen vid utbetalning av arvoden och ersättningar till kontaktpersoner och familjehem samt ersättningar för ensamkommande flyktingbarn. Verifiering av kontrollmålet har skett via genomgång av system för intern kontroll med avseende på följande områden: Dokumenterade processbeskrivningar/handläggningsrutiner Överensstämmelse mellan beslutat och utbetald ersättning Utbetalningar endast till enskilda personer Avstämningsrutiner Attestrutiner PwC 10 av 13

26 Kommentarer Inom socialförvaltningens intranät finns en processbeskrivning för familjehemsverksamheten med olika hjälpdokument, som bedöms vara heltäckande och hålla en god standard. En motsvarande processbeskrivning för kontaktfamiljehemsverksamheten saknas och vår granskning visar på ett stort behov att göra en sådan processbeskrivning från ax till limpa, för att därigenom säkerställa en effektiv och ändamålsenlig process samt att minska sårbarheten vid ensamhandläggning. En handläggningsrutin har utarbetats kring återsökningar av ersättningar från Migrationsverket, inom området ensamkommande flyktingbarn. Granskningen visar att rutinen håller en tillfredsställande standard och dess syfte är att säkerställa en ändamålsenlig hantering utifrån överenskommelser med Migrationsverket och gällande förordningar inom området. Socialnämnden har i samband med erhållen rapportering av beslutade ej verkställda beslut kring bland annat kontaktperson och familj, uppmärksammat en kraftig ökning av antalet ärenden mellan andra och tredje kvartalet Utifrån detta har ett uppdrag lämnats till socialförvaltningen att närmare utreda detta förhållande. I genomförd utredning från socialförvaltningen som vi tagit del av framgår bl a att orsakerna till ökningen inte enbart beror på rekryteringssvårigheter, utan också på brister inom förvaltningen när det gäller kommunikation, dokumentation och rutiner kring uppföljning. Överensstämmelse finns i samtliga granskade ärenden mellan beslutad och utbetald ersättning till familjehem och kontaktperson. Ersättningar i urvalet har vidare endast utbetalts till enskilda personer. Underskrivet delegationsbeslut är underlag för löneassistentens upplägg av familjehem i lönesystemet, utifrån avtalat fast arvode och omkostnadsersättning, som framgår av delegationsbeslutet. Motsvarande underlag för kontaktpersoner är avtal för uppdragstagare, som i samtliga fall endast är underskrivet av socialsekreteraren och inte av uppdragstagaren (löneassistentens underlag). Den faktiska månadsutbetalningen styrs sedan av lämnad och godkänd timrapport. Samtiga granskade underlag för utbetalningar är underskrivna av behöriga personer. De månatliga utbetalningarna attesteras elektroniskt av behörig attestant i verksamhetssystemet, efter genomförd avstämning. Lista benämnd arvodering - effektuering är vidare möjlig att ta ut ur verksamhetssystemet. Ur verksamhetssystemet kan även listor tas ut över utrednings- och behandlingsbeslut. Vår granskning av visar att dessa listor är aktuella för familjehemsverksamheten, men inte för kontaktverksamheten. Detta eftersom det finns avslutade ärenden som ligger kvar som aktuella eftersom inte beslut och insats avslutats på ett riktigt sätt i verksamhetssystemet. Detta är bakgrunden till att endast en ungefärlig uppgift kunna anges kring aktuella ärenden inom kontaktverksamheten 3. 3 Jmf med den uppskattade antalet aktuella ärenden kring kontaktperson. PwC 11 av 13

27 Vi bedömer att den interna kontrollen inom familjehemsverksamheten är tillräcklig, men inte i alla delar tillräcklig inom kontaktverksamheten. De utvecklingsområden som vi identifierat gäller att upprätta en processbeskrivning kring kontaktverksamheten, vilket är ett sätt att minska sårbarheten särskilt vid ensamhandläggning och byte av personal, samt att säkerställa ändamålsenliga och effektiva rutiner inom verksamhetsområdet. Vidare behöver rutinerna utvecklas kring avslut av beslut/insats i verksamhetssystemet för att säkerställa en tillförlitlig statistik över aktuella ärenden inom kontaktverksamheten Jan Nilsson Uppdragsansvarig/projektledare PwC 12 av 13