14 maj: Kontaktinformation för valberedningen ges till samtliga i valberedningen från förbundsstyrelsen.

Transkript

1 Tidslinje Valberedningens arbete: 21 april: WRAS Årsstämma. 14 maj: Kontaktinformation för valberedningen ges till samtliga i valberedningen från förbundsstyrelsen. 15 maj: Enskild valberedare ar övriga i valberedningen angående förslag på arbetsgång. Svar från tre valberedare, dock ej sammankallande valberedare. 7 juni och 14 juni: Skriftlig kontakt från kassören WRAS till enskild valberedare. Ärende: Upplevd diskriminering. Svar från den enskilda valberedaren: Valberedningen är tyvärr inte aktiv ännu. Valberedningen väntar på att sammankallas. Den enskilda valberedaren meddelar att kommer att skickas till övriga i valberedningen med fråga om aktivering av valberedningen samt till förbundsstyrelse med efterfrågan om information från FS för att följa arbetet i styrelsen. skickat 7 juni. 6 juli: Sammankallande i valberedningen tar kontakt med kassören i WRAS via . Ärende: Kassören ombeds kontakta sammankallande i valberedningen. Övriga i valberedningen är inte informerade i frågan och valberedningen har vid tidpunkten ännu inte blivit sammankallad. Uppgiften angående et framkommer långt senare. 11 juli: Ny kontakt från kassören till enskild valberedare. Ärende: Upplever klimat i styrelsen svårt. Frågor från kassören upplevs som de ignoreras, sviter efter graviditet och förlossning samt barn med kolik gör det svårt att få arbetsro och upplever inget stöd/gehör från kollegor i styrelsen. Svar från enskilda valberedaren: Tyvärr är valberedningen inte sammankallad ännu. Valberedaren har mailat men är inte sammankallande och kan därför inte aktivera valberedningen. Var vänlig avvakta och inkom skriftligt via till hela valberedningen eftersom uppgifter till valberedningen bör inkomma till samtliga i valberedningen och inte via enskild valberedare. 16 juli: Gemensam adress till valberedningen skapad av förbundsstyrelsen. Testas av kommunikationsansvarig förbundsstyrelsen juli: Svar från fyra av fem valberedare att adressen fungerar. 1

2 18 juli: Två valberedare skickar förfrågan till förbundsstyrelsen var för sig angående tillgång till styrelseprotokoll för att kunna följa styrelsens arbete. Samt 18 juli: från enskild valberedare till förbundsstyrelsen och övriga i valberedningen. Ärende: Ny förfrågan. Avstämning/aktivering valberedning. 1 aug: Enskild valberedare skickar nytt till förbundsstyrelse och valberedning med påminnelse om frågor i skickade den 18 juli. Samt 1 aug: Ytterligare valberedare skickar med påminnelse angående information från FS. Svar från FS: Återkommer angående styrelseprotokoll och kommunikation efter styrelsemöte. 5 aug: Enskild valberedare skickar nytt till valberedningen och ffa till sammankallande i valberedningen. Ärende: Akut behov av aktivering/sammankallande av valberedningen, hänvisning till paragraf 26, förbundsstadgarna som reglerar valberedningens arbete. Svar från övriga valberedare samt sammankallande 6-7 aug. 6 aug: från sammankallande i valberedningen till övriga i valberedningen. Ärende: Sammankallande har blivit kontaktad av ordförande för FS. Ärende: Kassören upplevs inte göra sina arbetsuppgifter. Förslag från sammankallande angående åtgärd. Svar från övriga valberedare: Önskar ha in förstahandsuppgifter för att bilda sig egna uppfattningar om situationen. Möten måste hållas för att både kunna diskutera och dokumentera beslut fattade i valberedningen. Avgår kassören krävs dessutom en extra förbundsstämma för nyval av kassör. Diskussion på angående arbetsordning. Förslag att skapa sluten grupp på facebook för bättre överblick av allas åsikter, dokumentation samt för att kunna ha möten. Alla eniga i tillvägagångssättet. Valberedningen skapar egen sluten grupp på FB. 9 aug: Förberedande möte för Valberedningen: Punkter på dagordningen till första mötet: Val av vice sammankallande, sekreterare samt ordförande för första mötet, inkomna samt arbetsordning för valberedningen. 10 aug : Valberedningens första möte startar och hålls i den slutna FB-gruppen för valberedningen: Dagordning; Val av ordförande för mötet, Deltagande, Fastställande av dagordning, Fastställande av valberedningens inbördes roller/funktioner, Genomgång 2

3 styrelseprotokoll/reflektioner, Förslag/diskussion nya styrelseposter inför nästa årsmöte, Till valberedningen inkomna ärenden/skrivelser som ej berör omval/nyval till årsmötet. 11 aug: Valberedningen meddelar förbundsstyrelsen via att valberedningen är aktiv och påminner om tidigare förfrågningar som gjorts av enskilda valberedare att få tillgång till styrelseprotokoll för att följa styrelsearbetet. 12 aug: Skrivelserna från ordförande respektive kassör i WRAS inkommer den 12 augusti som en direkt följd av från valberedningen den 11 aug att den var aktiverad/sammankallad aug: Valberedningens första möte avslutas den 14 aug Utdrag ur protokoll: 7 Till valberedningen inkomna ärenden/skrivelser som ej berör nyval/omval till årsmötet Valberedningen har fått vädjanden om hjälp från ordförande och kassören att utvärdera det löpande arbetet med framförallt bokföringen och ge råd i en konfliktsituation. Valberedningen har fått ta del av en del citat, samt del av mailväxling. Valberedningen har inte lyckats fastslå att all korrespondens erhållits, men kan utan tvivel fastslå att det är bristande kommunikation som är upphovet till den aktuella situationen. Efter mycket övervägande har valberedningen gemensamt författat tre mail, ett vardera till styrelsen, kassören samt till revisorerna. I korthet ber vi styrelsen (ordförande) och kassören vara tydliga och hövliga mot varandra och samarbeta på bästa möjliga sätt. Om kassören pga personliga omständigheter behöver hjälp måste hon omgående meddela styrelsen detta. Likaså om hon känner att hon inte mäktar med arbetet över huvud taget, då även valberedningen behöver kontaktas. Hon har även uppmanats att ge valberedningen en statusrapport. Revisorerna har fått information om att vi noterat situationen, och de har också ombetts inkomma med eventuella iaktagelser. 13 aug: Ytterligare skrivelser inkommer från ordförande samt kassör. 14 aug: skickade från valberedningen till FS, kassör samt revisor (se ovan). Svar från FS: Bekräftar mottaget Svar från kassör: Besvarar valberedningens frågor: Uppger att allt är bokfört men i det program hon känner sig bekväm med och att hon jobbar för att föra över detta till det program WRAS använder, att licenshantering fungerar men att systemet som hanterar licenserna inte fungerat utmärkt, att arbetet är så pass omfattande att bokföringen borde ligga på en 3

4 avlönad/anställd och licenshanteringen separat, att vid återgång till ordinarie arbete efter mammaledighet kommer det inte finnas tid i hennes vardag. Svar från revisor: Inget svar 15 aug-26 aug: konversationer mellan valberedning och kassör, valberedning och FS, samtliga med kopia till revisor. Samtliga diskuteras i den slutna facebook-grupp som skapats för att kunna kommunicera direkt inom valberedningen samt hålla möten snabbt. Samtliga svar från valberedningen författas tillsammans och godkänns av samtliga innan utskick. Tillgång till fakta via styrelseprotokoll medges ej av FS. Kännedom om att tystnadsplikten är bruten då flera av valberedningens medlemmar blir tillfrågade om att kassören inte gör sitt jobb. 24 aug: från ledamot i FS. Ärende: Kallelse från Förbundsstyrelsen till valberedningen möte måndagen den 2 sept, kl aug: Sammankallande i valberedningen framför ett pm från ordförande i FS. -FS önskar endast kontakt via telefon med sammankallande som sedan kan vb till övriga i valberedningen. - Styrelseprotokoll från vissa möten medges men inte samtliga. -Kassörssituationen fungerar inte aug: Valberedningen diskuterar inkomna mail och pm. Beslutas att sammanfatta två gemensamma skrivelser till FS. En skrivelse svarar på kallelsen: Utdrag ur nr 1: Valberedningen har mottagit er kallelse till möte. Vi tycker dock tiden är lite tokigt vald, särskilt med så kort varsel. Fler i valberedningen har vanliga jobb, som man inte bara kan ta ledigt från hur som helst. Vidare saknar vi dagordning, eller ämnet som ska avhandlas? Kommer alla i styrelsen, kallelsen är undertecknad av EN ledamot? 4

5 Vad gäller styrelsemötesprotokollen, så förstår vi att det kan ta lite tid att få dem justerade. Vi tar gärna del av ojusterade, då vi känner att vi vill börja jobba. (några var ju tydligen helt klara?) Vi skulle gärna se att vi hade protokollen några dagar INNAN ett möte. Skrivelse nr 2 avser mottaget pm från FS via sammankallande i valberedningen samt önskemål och motkrav från valberedningen för fortsatt samarbete. Utdrag ur nr 2: Som förutsättningar för fortsatt arbete förutsätter vi: Att styrelsen respekterar tystnadsplikten Att styrelsen följer stadgar och föreningsetik vad gäller kommunikation inom och utom styrelsen, det är tex inte ok att skicka en kallelse från en styrelsemedlems privatmail till valberedningen utan att skicka kopia till resten av styrelsen. Att styrelsen följer stadgar och föreningsetik vad gäller kommunikation med valberedningen, dvs ALL kommunikation sker skriftligt och med cc alla i valberedningen. Att styrelsen precis som vi förväntas göra svarar med vändande post. Att valberedningen får ta del av samtliga protokoll, samt får kallelse till vidare styrelsemöten. Att kallelse till möten åtföljs av dagordning/agenda samt vilka som kallats. 2 sept: från FS till valberedningen. Ärende: Kallelse (med dagordning) till möte den 21 sept. Inga kommentarer på valberedningens önskemål i övrigt finns. 3-6 sept: Valberedningens andra möte där ffa utvecklingen angående ej inkomna uppgifter från FS samt ingen kommentar från FS med anledning av valberedningens önskemål behandlas. Ärenden: Skrivelse till FS med anledning av att de inte hörsammat valberedningens önskemål och krav för fortsatt samarbete samt svar angående kallelsen till möte den 21 sept. Valberedningen anser inte att den har underlag för att fortsätta sitt arbete och inte heller 5

6 underlag för ett möte med FS. Skrivelse till fyra av fem DS (Nord, Mitt, Öst och Väst) med information och önskemål om agerande i frågan. Beslut tas demokratiskt om vilande valberedning i avvaktan på något som föranleder aktivitet och det beslutas vidare att vilandet inte kan upphävas av färre än tre ledamöter. 7 sept: Skrivelsen slutförs efter samrådan mellan samtliga medlemmar i valberedningen. 8 sept: Skrivelsen skickad till förbundsstyrelsen från valberedningen med kopia till revisor. 8 sept-16 sept: Skrivelse till fyra av fem distrikt från respektive valberedare (Nord, Mitt, Öst, Väst). Vilande valberedning. Inkommer skrivelser/kopior på från kassören. 16 sept: Utskick från kassören till samtliga DS 16 sept-18 sept: Vilande valberedning 18 sept: från revisorer till valberedning. Ärende: Valberedningens uppdrag 19 sept-24 sept: Svar från enskilda medlemmar i valberedningen till revisorerna (Öst, Väst, Mitt, Nord) 29 sept: Skrivelse från FS publicerad offentligt på WRAS hemsida: Distrikt Mitt angående utredning/revision/avgående kassör. 29 sept: Förfrågan från ledamot FS angående valberedningens deltagande i höstkonventet 2-3 nov. Sista dag för besked visavi logi den 3 okt. 30 sept: Öppet brev till medlemmarna från förbundets kassör Ingela Modin publicerat på FBgrupp WRAS & SvRF 30 sept: Valberedningen sammankallad av vice sammankallande dvs aktiverad. 1 okt: från förbundets kassör Ingela Modin utskickat till FS, samtliga DS och valberedningen. Ärende: Öppet brev till medlemmarna. 30 sept-3 okt: Valberedningens tredje möte. Dagordning: 1) Mötet öppnat 2) Fastställande av dagordning 3) FS skrivelse såsom det är publicerat på WRAS hemsida 4) FS kallelse till höstkonventet till valberedningen 5) Övriga frågor? 6) Mötet avslutas 6

7 Beslut tagna vid mötet: Skrivelse till samtliga distriktsstyrelser och klubbstyrelser för vidarebefordran till samtliga medlemmar i WRAS. Samtliga ledamöter i valberedningen deltar i mötet och reservation mot punkter i skrivelse noteras och införs i skrivelsen och i protokoll. Skrivelsen består av två delar: 1. Uttalande från valberedningen angående uppdrag, redogörelse för vilande valberedning, aktivering av valberedning samt rekommendationer till medlemmarna i WRAS. 2. Bilaga över tidslinje där det framgår vad och hur valberedningen jobbat from 21 april till 3 oktober Viss information är belagd med tystnadsplikt. Detta gäller inte den information som finns i dessa två dokument. Svar till förbundsstyrelsen med avseende på förfrågan angående boende/mat vid höstkonventet. Noteras att någon egentlig kallelse inte finns utskickad. 7