Handbok för webbpublicering på ki.se med Polopoly

Transkript

1 Handbok för webbpublicering på ki.se med Polopoly Polopoly förvaltning Version 6 augusti 2010

2 2

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INTRODUKTION Polopoly Roller i arbetet med ki.se Hur får jag ett konto i Polopoly? KI.SE STRUKTUR OCH ARBETSGÅNG FÖR PUBLICISTER ATT KOMMA IGÅNG MED POLOPOLY PÅ KI.SE Logga in Publiceringsgränssnittet Startsida Avdelningssida Navigering i publiceringsgränssnittet Logga ut ATT SKAPA ARTIKLAR Artikelmallar Skapa ny artikel från mall Standard Spara ny artikel Snabbinfoga artikel Komponenter i en artikel Titel Huvudbild Ingress Lägg till nya komponenter i en artikel För att ta bort en komponent Ändra ordning på komponenter i en artikel Infoga en mellanrubrik Infoga ett textstycke Infoga en bild Infoga en punktlista eller en numrerad lista Infoga en länk till en samlingssida Infoga en länk till en webbnod Infoga en länk till en artikel (ki.se) Infoga en länk till en extern webbplats Länk som byter språk på visad sida Infoga en e-postlänk Infoga och länka till en fil i ett annat format Infoga en tabell Infoga en kontaktuppgift Använd mallen Kontaktlista för att skapa en artikel Infoga länk till nyhetslista Infoga länk till kalenderlista Infoga länk till lista Infoga information om en publikation Använd mallen Publikationslista för att skapa en artikel Video Flash Video Quicktime

4 Video Youtube, Vimeo m.fl IFrame Förhandsgranska en artikel Spara artikel tillfälligt Lägg till metadata i artikel Nyckelord Beskrivning Innehållsansvarig Ska sökmotorer indexera denna sida Att välja sökkategori för artikel Skapa engelsk version av befintlig svensk artikel Skapa artikel enbart i engelsk version Ta bort en språkversion av en artikel Sök fram artiklar Sök i artikelarkiv Hitta tillfälligt sparade artiklar Hitta tidigare versioner av en artikel Hitta och redigera en befintlig artikel Lägg in specialtecken i en artikel ATT VISA ARTIKLAR I VISNING PÅ KI.SE Webbpublicering på ki.se Publicera (införa) en artikel i Visning ki.se Publicera artikel med hjälp av ID-nummer Publicera artikel utan att använda ID-nummer Granska publicerad artikel i användargränssnittet Publicera en befintlig artikel i flera olika avdelningar Kopiera en befintlig artikel till en annan avdelning Avpublicera (ta bort) en artikel Uppdatera en befintlig artikel Artiklar publicerade på flera ställen Var är en artikel först publicerad Ändra ordningen på innehållsposter Publicera artikel på engelska Skapa och publicera ett formulär Inmatningsfält ATT PUBLICERA AVDELNINGAR Publicera en ny avdelning Redigera/byta namn på en befintlig avdelning Publicera ett engelskspråkigt namn för en avdelning Ändra ordning i innehållsförteckningen för en avdelning Ta bort en avdelning Gör en avdelning osynlig Uteslut avdelning eller artikel från sökmotorn Skapa länksamling till en avdelning

5 7 ATT ARBETA MED KATEGORISERADE LISTOR Visa en lista Välj visningsalternativ för en lista Skapa kategorier för att visa listor Att förhandsgranska en kategoriserad lista Ändra visningsalternativ för en lista Fördjupning kategoriserad lista: stiftelsestipendier som exempel ATT ARBETA MED NYHETER Skapa en nyhetskanal Att visa nyhetskanal Skapa nyhetsnotiser Ändra inställningar/infoga nya nyhetskanaler för en nyhetslista Prenumerera på nyheter med hjälp av RSS ATT ARBETA MED KALENDRAR Skapa en kanal för en kalender Att visa en kalender Skapa kalenderhändelser Ändra inställningar/infoga nya kalendrar för en kalenderlista TIDSSTYRD PUBLICERING Välj olika publiceringsdatum och visningsdatum Förhandsgranska webbplatsen BILAGOR Bilaga 1: Redigera användarinställningar Bilaga 2: Tillåta popup-fönster för förhandsvisning Internet Explorer Att tillåta popup-fönster i Google Toolbar Att tillåta popup-fönster i Yahoo toolbar Mozilla Firefox Bild- och filmstorlek i polopoly Bilaga 3: Ordlista

6 1 Introduktion Ett Content Management System (CMS) är ett webbaserat system för att publicera och underhålla webbsidor, vanligtvis genom att lagra texterna i en databas. I stället för att du själv skapar sidorna med HTML-kod eller redskap som till exempel Dreamweaver eller FrontPage och sedan laddar upp dem till en server så skapas webbplatsens innehåll med hjälp av en webbläsare och lagras sedan i en databas på webbservern. Publiceringssystemet levererar sedan sidorna till besökarna på webben direkt från databasen. 1.1 Polopoly Den första versionen av Polopoly började utvecklas år 1996 för tidningsbranschen, därför kommer många benämningar i systemet därifrån, som till exempel: artiklar, nyheter och införande. Polopoly används på flera högskolor i Sverige, bland annat på Luleå Tekniska universitet, Stockholms universitet, Linköpings universitet, Kungliga Tekniska högskolan, samt på många universitet i England. Polopoly är inget nyckelfärdigt system som kan användas direkt efter installation. Det kan snarare liknas vid en samling standardiserade legobitar av programkod som man får bygga ihop och anpassa efter sina egna specifika behov. Karolinska Institutet har anpassat Polopoly efter de krav som delprojekten för grafisk profil, struktur och funktion ställt på systemet. 1.2 Roller i arbetet med ki.se I samband med att Karolinska Institutet skapar sin nya Polopoly-baserade webbplats ki.se har vi beslutat att det ska finnas tydliga roller för olika arbetsuppgifter och behörigheter i systemet Polopoly. Vi kallar rollerna för webbproducent, webbredaktör och huvudredaktör. Webbproducentens uppgift är att vara sakkunnig och skapa information i form av artiklar i Polopoly, men inte att publicera (visa upp) dem externt på webbplatsen. Webbredaktören har till uppgift att strukturera och synliggöra de artiklar som webbproducenterna har skapat i Polopoly. Detta betyder att de gör artiklarna synliga i menyerna på webbplatsen ki.se. Huvudredaktören har till uppgift att ansvara för en hel delwebbplats en webbnod på ki.se. En och samma person kan inneha flera olika roller. Polopoly-systemet på ki.se är utformat med separata innehålls- och visningsstrukturer. Artiklar publiceras först i innehållsdelen för webbplatsen. För att göra dem synliga på webbplatsen måste de publiceras i visningsdelen. Som webbproducent har du rätt att publicera artiklar i innehållsdelen avdelningen Innehåll av en webbnod. Du har däremot inte rättigheter att lägga ut publicera informationen publikt på webbplatsen i avdelningen Visning. För publik publicering krävs mer behörigheter och utbildning rörande uppbyggnaden och strukturen på ki.se. Webbproducent blir man genom att genomgå KI:s utbildning för webbproducenter och genomföra inlämningsuppgifterna efter denna utbildning. 6

7 Webbproducentens arbetsuppgifter: Producera och publicera artiklar i innehållstrukturen Märka artiklar med nyckelord och övrig metadata Som webbredaktör har du rätt att strukturera och publicera målgruppsanpassad information externt i visningsdelen på webbplatsen. Webbredaktör blir man genom att först ha genomgått utbildningen för webbproducenter och sedan gå vidare med utbildningen för webbredaktörer. Webbredaktörens arbetsuppgifter: Granskning och redigering av artiklar i innehållsstrukturen Publicering av artiklar i visningsdelen Hantering av visningsstrukturen på ki.se Skapa formulär Skapa och publicera listor, nyheter och kalenderhändelser Som huvudredaktör ansvarar du för en hel webbnod, det vill säga en delwebbplats på ki.se. Det innebär att du måste ha den kunskap som webbredaktörerna har, men därutöver även viss kunskap om hur KI:s publiceringsverktyg fungerar på nivån över webbnoderna. Huvudredaktörerna kommer också att koordinera webbproducenternas och webbredaktörernas arbete inom varje nod. Det innebär att koordination och hantering av olika behörigheter i nodens struktur blir en central arbetsuppgift för huvudredaktörerna. Huvudredaktörens arbetsuppgifter: Ansvara för en nod och dess innehåll och visningsstruktur Samordna webbproducenternas och webbredaktörernas arbete Hantera relationer till andra noder och proxy-noder Koppla Polopoly-användare till behörighetsgrupper 1.3 Hur får jag ett konto i Polopoly? För att kunna publicera i Polopoly, måste du först ha klarat av certifieringsuppgiften för producent och redaktör. Därefter är det huvudredaktören på den/de noder du behöver publicera på, som beställer konto åt dig. Om du inte vet vem som är huvudredaktör på den nod du behöver publicera på, finns det en förteckning över befintliga noder med dess huvudredaktörer på internwebben/it&tele/webb/polopoly. 7

8 2 ki.se struktur och arbetsgång för publicister Innan du börjar skapa artiklar är det bra att veta lite om strukturen som ligger bakom KI:s webbplats ki.se. Du behöver också veta lite om terminologin som vi kommer att använda för att förklara hur du skapar en artikel. ki.se är en webbplats vilken byggs upp av en rad underordnade webbplatser och webbsidor. Varje sådan plats eller sida bidrar till ki.se. Det betyder att ki.se består av ett antal löst kopplade underwebbplatser som alla ingår i samma publiceringssystem. De underordnade webbplatserna representeras i systemet Polopoly av något som kallas för webbnoder. En webbnod är en beteckning för en huvudavdelning, som samlar information som hör ihop organisatoriskt eller ämnesmässigt. Till exempel finns det en webbnod för Studera utomlands och en nod för Att forska på KI. Varje webbnod har en huvudredaktör som ansvarar för webbnodens innehåll och struktur. Tillsammans bildar webbnoderna webbplatsen ki.se. I Polopoly organiseras artiklar som hör ihop på något sätt i så kallade avdelningar. En avdelning fungerar ungefär som en mapp i Windows utforskare och kan innehålla både artiklar och andra avdelningar. En webbnod är en avdelning på toppnivå. Genom innehållsförteckning för avdelningen visning ki.se skapas den logiska strukturen inom en webbnod. Varje webbnod har fyra huvudavdelningar; Innehåll, Nyheter och kalendrar, Relationer och Visning ki.se. Som webbproducent skapar du artiklar för de avdelningar som du har behörighet till. Du kommer enbart att arbeta i avdelningen Innehåll. Efter att du har skapat artiklar i avdelningen Innehåll kommer webbredaktören att publicera dina artiklar på webbplatsen (göra artikeln synlig) genom att publicera den i avdelningen Visning ki.se. Alla artiklar samlas centralt i en databas i Polopoly-systemet. De pekas ut av systemet från mapparna Innehåll där de organiseras av webbproducenten och i mappen Visning ki.se pekas de ut så att de är synliga för webbplatsens besökare. Webbnodens avdelningar används på följande sätt: Innehåll I denna avdelning samlar vi alla artiklar som hör till en webbnod. Nya artiklar som ska publiceras på webbplatsen skapas först i avdelningen Innehåll. Dessa artiklar är inte synliga på webbplatsen förrän de publicerats på webbplatsen genom att artikeln visats upp i mappen Visning ki.se. Du kan organisera dina artiklar i underavdelningar under Innehåll för att du och dina producentkollegor ska kunna hitta bland artiklarna. Det är viktigt att nya artiklar alltid skapas i Innehåll eftersom detta påverkar behörigheterna för senare uppdatering av dessa artiklar. Nyheter och kalender Avdelningen Nyheter och kalender finns direkt under toppnivån på din webbnod. Avdelningen är specialgjord för att innehålla nyhetskanaler och kalenderhändelser. Underavdelningarna kan vara av typerna nyheter eller kalender. Sedan kan man från olika ställen i webbplatsen "prenumerera" på nyheter och kalenderhändelser. Relationer I mappen relationer publiceras artiklar med mallen Relationsgrupp för att skapa grupper av relationer mellan webbnoder. Med relationer tar besökaren på ki.se sig till nya eller relaterade noder på ki.se. 8

9 Visning ki.se I denna avdelning bygger man upp den publika visningsstrukturen för webbplatsen med artiklar som pekas ut från avdelningen Innehåll. Här skapas inga nya artiklar, men de avdelningar som behövs för struktureringen av webbplatsen. Innehållsförteckningen för avdelningarna i Visning ki.se kommer sedan att utgöra webbnodens meny. Webbredaktören skapar denna meny genom att skapa avdelningar med målgruppsanpassade menyrubriker för att sedan visa upp lämpliga artiklar i dessa avdelningar. Figur 2.1 Artiklarna sparas i Polopoly-systemets databas för att sedan pekas ut via innehållsförteckningen för Visning ki.se 9

10 3 Att komma igång med Polopoly på ki.se 3.1 Logga in Figur 3.1 Inloggningsruta Logga in i Polopoly med det användarnamn och lösenord du fått av din systemadministratör. Skriv in adressen: i adressraden på din webbläsare, förslagsvis Internet Explorer (observera https i början av adressen). Har du skrivit rätt adress syns inloggningsrutan i figur 3.1. Om din webbläsare ber dig godkänna säkerhetscertifikat innan inloggningen bör du göra det. Detta är en effekt av att kommunikationen med Polopoly-systemet sköts via en säker, krypterad förbindelse. I Firefox kan man välja att acceptera certifikatet permanent. För att kunna arbeta i Polopoly kan du använda valfri webbläsare (Internet Explorer, Firefox, Opera) på Windows eller MacOS. Webbläsaren måste dock tillåta JavaScript (IE =Active Scripting) och popup-fönster. Se bilaga om hur man tillåter popup-fönster. Fyll i användarnamn och lösenord. På Karolinska Institutet har vi en konvention att skapa användarnamnen av de tre första bokstäverna (utan diakritiska tecken) av förnamnet, kombinerade med de tre första bokstäverna (utan diakritiska tecken) av efternamnet, så du kan lätt komma ihåg ditt användarnamn. Till exempel får då användaren Håkan Jönsson användarnamnet hakjon. När du loggat in flyttas du automatiskt till din startsida i Publiceringsgränssnittet, se figur 3.2. Ditt namn visas högst upp på sidan som bekräftelse på att du nu är inloggad. Om du sitter utanför KI:s nätverk behöv du logga på med VPN-tjänst eller KI-proxy för att komma åt Polopoly. Läs mer på ki.se/vpn Observera att du blir automatiskt utloggad från Polopoly om du har varit inaktiv i mer än 30 minuter. 3.2 Publiceringsgränssnittet Det första som möter dig som användare efter inloggningen är din Startsida i Publiceringsgränssnittet. Startsidan kan ha något olika utseende beroende på vilka behörigheter du har samt vilka personliga inställningar du har, se Bilaga 1: Redigera användarinställningar. 10

11 Figur 3.2 Din startsida i Publiceringsgränssnittet Startsida Till vänster på sidan har du en navigationspanel med genvägar och en trädvy av dina webbnoder och underavdelningar. Denna navigationspanel ligger kvar även när du navigerar till en avdelningssida. Du kan dölja navigationspanelen under Redigera användarinställningar, se Bilaga 1. Trädet i arbetsytan liknar vyn för Utforskaren i Windows. En avdelning i Polopoly fungerar ungefär som en mapp i Windows och kan innehålla både artiklar och andra avdelningar. När du loggar in ser du enbart din hemavdelning och avdelningar under denna. Systemadministratören utser en av dina webbnoder till hemavdelning och skapar genvägar till de andra webbnoder som du har behörighet till. I fönstrets mitt har du en meny för vanliga funktioner. Menyns innehåll är beroende av din roll och behörighet i systemet, det vill säga den kommer att se olika ut beroende vad du klickat på i menyn eller navigationspanelen. Till höger i fönstret har du den så kallade arbetsytan som är omgivningsberoende. Arbetar du med en avdelning presenteras här en lista med avdelningens innehållsposter. Arbetar du med en artikel visas en artikelmall. Vid inloggning visar arbetsytan samma trädvy över avdelningar som du ser i navigationspanelen Avdelningssida För att börja arbeta i systemet ska du nu klicka på avdelningen Innehåll för den nod där du vill skapa eller redigera en artikel. Arbetsytan visar nu en så kallad Avdelningssida (figur 3.3) Avdelningssidan visar en specifik avdelning samt vad som är publicerat i avdelningen. 11

12 Figur 3.3 Avdelningssida för avdelningen Visning ki.se under Hitta böcker, tidskrifter och artiklar Läs mer om artiklar och avdelningar i avsnitt 4. Här följer en överblick av de funktioner som du når från en avdelningssida. Under rubriken Innehållsposter i avdelningen listas alla artiklar och avdelningar som är publicerade i aktuell avdelning. Efter avdelnings- eller artikelnamnet står avdelningens eller artikelns unika IDnummer inom parentes. Till vänster om artikel- och avdelningsrubrikerna visas en eller flera ikoner visar att innehållsposten är en artikel. visar att innehållsposten är en avdelning Exempel på flera typer av avdelningar lista kategori nodstartsida länksamling visning intern kalender nyhetslista rika länkar Låst innebär att innehållsposten behåller sin plats i innehållsförteckningen för avdelningen. Osynlig innebär att artikeln inte kommer att synas i menyn på webbplatsen. Synlig innebär att en publicerad artikel syns i menyn på webbplatsen. 12

13 Figur 3.4 Innehållsposter i avdelning Visning - ki.se för webbnoden Att jobba på KI Till höger om artiklarna finns fem knappar med vilka du kan arbeta med befintliga artiklar Införande. Genom att klicka på denna knapp kan du ändra insättningsalternativ för en artikel eller avdelning. Dessa funktioner kommer du åt genom Införande knappen: Publicera en artikel i en annan avdelning Ändra insättningsalternativ för en artikel eller avdelning genom att låsa artikelns/avdelningens position i innehållförteckningen eller blunda artikeln/avdelningen så att den inte syns i användargränssnittet Avpublicera en artikel eller avdelning från den aktuella innehållsförteckningen Ändra inställningar för en avdelning t ex visning av antal rika länkar Redigera öppnar artikeln/avdelningen för redigering. Samtidigt blir artikeln låst så att ingen annan redaktör kan redigera den samtidigt. Språkspecifik redigering innebär att en annan redaktör kan redigera samma artikel samtidigt på ett annat språk. Kopiera artikeln skapar en kopia av en artikel som får ett eget ID-nummer (och alltså är en ny artikel) och som kan publiceras i annan avdelning. Versioner ger dig möjlighet att återgå till en tidigare version av artikeln. I Internet Explorer visas en förklaringstext när du för markören över dessa ikoner och knappar Navigering i publiceringsgränssnittet När du har loggat in och arbetar i publiceringsgränssnittet kommer du ofta att navigera mellan de två huvudvyerna: Startsidan (figur 3.2) och avdelningssidan (figur 3.3). Du bör inte använda webbläsarens framåt- och bakåtknappar då detta kan medföra att artiklar och avdelningar låser sig och därmed inte går att redigera. Använd istället 13

14 navigationen i Polopoly, den blå länkstigen längst upp på sidan, se figur 3.5. Figur 3.5 Använd länkstigen för att navigera mellan till exempel Startsida och Alumni Du navigerar exempelvis alltid från avdelningssidan till startsidan genom att klicka på länken Startsida i länkstigen längst upp till vänster eller i trädvyn i navigationspanelen. 3.3 Logga ut När du arbetat färdigt bör du logga ut från Polopoly för att inte ge någon obehörig möjlighet att ändra innehållet på webbplatsen. Logga ut genom att trycka på länken Logga ut som visas högst upp till höger på varje sida. Observera att du blir automatiskt utloggad från Polopoly om du har varit inaktiv i mer än 30 minuter. 14

15 4 Att skapa artiklar I systemet Polopoly är artikeln den grundläggande byggstenen. En artikel består alltid av minst en rubrik och en ingress samt vanligtvis även en brödtext. Artikeln kan ensam fungera som hela innehållet på en sida, men den kan också bara vara en del av innehållet på en webbsida t ex artiklar som är publicerade i avdelningen Nyheter och Kalender visas upp som nyhetsnotiser på en nyhetssida. 4.1 Artikelmallar Artikel är alltså beteckningen för den mest grundläggande informationsenhet som hanteras av Polopoly. Begreppet artikel kommer historiskt från tidningsvärlden men det är viktigt att observera att en artikel i Polopoly är mer än ett journalistiskt textstycke. En artikel kan bestå av text, bilder, men även en ljudfil, en film, eller något annat. OBS! Systemet idag stödjer inte inlägg av ljudfil eller video ( ) däremot går det bra att länka till filer på webbplatser utanför Polopolysystemet t ex streamade videofiler. När du skapar en ny artikel väljer du först vilken Artikelmall som ska användas. En artikelmall liknar ett färdigt formulär för en viss typ av artikel. Man fyller i formuläret och Polopoly konverterar innehållet till en artikel av en bestämd typ. På så sätt får man ett konsekvent utseende på artiklarna. Alla artiklar lagras i systemet så att man kan söka efter dem bland publicerade artiklar eller plocka fram dem för redigering. Som webbproducent har du fem mallar att välja från när du skapar en ny artikel. Standard Formulär Kontaktlista Publikationslista Aggregat Proxy-vy Selmaproxy-vy Denna använder du för vanliga sidor som innehåller texter, bilder, tabeller mm. Denna använder du för att göra ett formulär för webbplatsens besökare, till exempel en sida som ska innehålla ett anmälningsformulär till ett evenemang Denna använder du om du ska skapa en sida med enbart kontaktuppgifter Denna använder du om du ska skapa en sida med enbart en lista över publikationer. Denna funktion är ännu ej utbyggd. Den skapar listor över artiklar som kategoriserats med samma ämnesord. Används för att visa en annan webbsida som inte ligger i polopoly men som har samma utseende. Andvänds endast för utbildningskatalogen 4.2 Skapa ny artikel från mall Standard En artikel måste alltid skapas i en avdelning, så börja med att gå till den webbnod och därefter avdelningen Innehåll, där artikeln ska finnas. 15

16 Figur 4.1 Så här gör du för att skapa en ny artikel i Innehåll för din webbnod För att skapa en artikel på svenska ska du välja Arbetsspråk Svenska. 1. Öppna Startsidan i publiceringsgränssnittet och välj Innehåll för den webbnod där artikeln hör hemma. 2. Under rubriken Publicera ny artikel med mall ska du välja artikelmall Standard från rullgardinsmenyn. Den är förvald. 3. Bekräfta med pilen eller tryck Enter. 4. Nu öppnas ett nytt fönster som ser ut som ett formulär med den artikelmall du valt. Där finns fält för olika komponenter som du använder för att bygga ihop din artikel. 5. Innan du fyller din artikel med text bör du spara sidan. På detta vis kan artikeln lagras i databasen med ID-nummer, rubrik och plats i innehållsförteckningen. Detta innebär att det blir lättare för dig att hitta tillbaks till en artikel ifall du blir avbruten i ditt arbete. OBS! Det är viktigt att alla nya artiklar alltid skapas i Innehåll eftersom detta påverkar behörigheterna för senare uppdatering av dessa artiklar. 4.3 Spara ny artikel Figur 4.2 Klicka på knappen Fortsätt för att spara en ny artikel 16

17 För att spara en ny artikel gör så här: Skriv in en lämplig huvudrubrik på artikeln i fältet Titel. Tänk på att den rubriken som du ger artikeln även blir länktexten i menyn till din artikel. Därför bör du använda korta, informativa rubriker. Se guiden Skriva för webben för fler tips om rubriksättning. Klicka på knappen Fortsätt. Nu öppnas en sida som ger dig möjlighet att välja placering av artikeln i innehållsförteckningen det vill säga insättningsalternativ (se figur 4.3). I fältet Rubrik i innehållsförteckningen kan du välja att ge artikeln en annan rubrik än sidans huvudrubrik (t ex om du har flera artiklar med liknande namn kan du se till att den rubriken som visas i innehållsförteckning innehåller mer information till dig som publicist). Denna rubrik kommer att användas i avdelningens innehållsförteckning i publiceringsgränssnittet. Du kan dessutom välja att låsa artikelns plats i avdelningens innehållsförteckning, samt om artikeln ska infogas som osynlig eller synlig. Så länge en artikel är osynlig (blundad) går det inte att länka till den. Bekräfta med knappen Infoga för att föra in artikeln i publiceringsgränssnittets innehållsförteckning. Om artikeln automatiskt blir avpublicerad på en gång kan det bero på att antalet innehållsposter i den aktuella avdelningen nått det satta maxantalet. Innehållsposter som är osynliga (blundade) räknas också. För att se hur du tillåter fler innehållsposter i en avdelning, se avsnitt 6.1. Figur 4.3 Här anger du insättningsalternativ för en ny artikel. Placeringen i innehållsförteckningen i Innehåll hjälper dig som webbproducent att hitta artikeln men påverkar inte visningsstrukturen för webbnoden. Artikeln sparas i Polopoly-systemets databas men pekas ut från mappen Innehåll med det namn du skrev som titel. Artikeln får också ett unikt ID-nummer som visas i parentes efter rubriken. Detta nummer hjälper dig att hitta din artikel vid en sökning. 17

18 Figur 4.4 Artikeln förs in i innehållsförteckningen samt tilldelas ett unikt ID-nummer 4.4 Snabbinfoga artikel När du sparar en artikel kan välja mellan knapparna Fortsätt eller Snabbinfoga. Fortsätt innebär att du får möjlighet att bestämma hur artikeln ska publiceras i avdelningen, se avsnitt 4.3. Snabbinfoga betyder att artikeln hamnar överst i avdelningens innehållsförteckning. Se figur 4.5 nedan. I de flesta fall rekommenderar vi att du inte använder snabbinfoga utan istället väljer alternativet Fortsätt. Undantaget är nyheter och kalenderhändelse. Figur Snabbinfoga betyder att du publicerar artikeln överst i avdelningen 4.5 Komponenter i en artikel En artikel byggs ihop av ett antal så kallade komponenter som till exempel rubrik, textstycke och punktlista. Längst ned på sidan i arbetsytan får du möjlighet att lägga till ytterligare komponenter i formuläret. Bland tillgängliga komponenter kan du välja att lägga in till exempel ett textstycke, olika typer av länkar, punktlistor, kontaktuppgifter och tabeller. Som standard har alla artiklar en huvudrubrik, en huvudbild och en ingress. Därefter väljer du vilka andra komponenter som du behöver för din artikel. Här följer en beskrivning av hur du lägger till innehållet för standardkomponenterna titel, huvudrubrik och ingress. 18

19 Figur 4.6 Som standard har alla artiklar ett fält för huvudrubrik, huvudbild och ingress. Därefter väljer du vilka andra komponenter som du behöver för din artikel. OBS! För att lägga in en bild annan än huvudbild måste du först välja att lägga till ett textstycke. Du kan välja bland följande komponenter: Rubrik Lägger in en underrubrik för ett textstycke, punktlista, tabell eller bild. Du kan välja mellan nivåerna Rubrik 1 och Rubrik 2. Tänk på att dessa är underordnade din huvudrubrik för artikeln. Textstycke Lägger in ett textstycke, välj om du vill lägga till en bild med hjälp av knappen Visa Länk till samlingssida Används för att skapa en länk till en samlingssida Länk till webbnod 19

20 Används för att skapa en länk till en annan webbnod Länk till artikel (ki.se) Används för att länka till publika artiklar, det vill säga artiklar som är synliga i visningsdelen. Länk till kalenderlista Används för att skapa en länk till en kalenderlista dvs en länk till en avdelning som har skapats för att publicera kalenderhändelserna från kalendrar under Nyheter och kalender på den aktuella webbnoden. Länk till nyhetslista Används för att skapa en länk till en nyhetslista dvs en länk till en avdelning som har skapats för att publicera nyhetsnotiser från nyheter under Nyheter och kalender på den aktuella webbnoden. Länk till lista Används för att skapa en länk till en kategoriserad lista dvs en lista av artiklar som har publicerats i kategorier. Länk till extern webbplats Används för att länka till externa webbplatser, till exempel Länken öppnas i ett nytt fönster. Länk som byter språk på visad sida Används för att byta språk på den aktuella sidan E-postlänk Används för att lägga in en länk till en e-postadress Länk till fil Används för att länka till filer. Till exempel PDF-dokument eller Word-dokument. Systemet laddar automatiskt upp filen till Polopoly-databasen när du länkar till den från din dator. Lista Tabell Används för att skapa en lista (numrerad eller punkterad) Används för att skapa en tabell Kontaktuppgift Används för att skapa kontaktinformation om en person Publikation Används för att lägga in uppgifter om en eller flera publikationer i en artikel Video Flash Används för att infoga en flashfilm Video QuickTime 20

21 Används för att infoga QuickTime film Video YouTube, Vimeo m fl (embedded) Används för att infoga inbäddade filmen Iframe Används för att infoga en webbsida i mitten av en artikel. Den webbsidan måste anpassas för ändamålet Titel I fältet Titel anger du en huvudrubrik för din artikel. Denna titel används även som artikelnamn i avdelningens innehållsförteckning. Har du en lång titel kan du ange en alternativ text som då används i innehållsförteckningen. Denna funktion gäller nodnavigering. Fältet för huvudrubrik är begränsat till 128 tecken, men du bör undvika att göra rubriker som är längre än de 50 tecken som syns i fältet. Titel används som standard i länkar, länkstig och sidrubrik. Väljer du en alternativ länktext används denna endast i innehållsförteckningen. Figur 4.7 Den kortare titeln i fältet Länktext används i innehållsförteckningen Huvudbild En huvudbild ligger direkt under huvudrubriken och kan inte placeras vid sidan om den efterföljande texten. Eftersom du inte kan ändra bildens storlek i Polopoly ska bilden vara färdigredigerad innan du infogar bilden. För webbpublicering kan du välja mellan följande filformat: gif eller jpeg. Bilden får inte vara mer än 448 pixlar bred. Så här gör du för att lägga in en huvudbild i din artikel. 1. Klicka på knappen Visa i fältet Huvudbild 2. Klicka på knappen Välj i rutan vid texten Bild 3. Klicka på knappen Välj vid texten Ingen bild vald 4. Du hämtar bilden från din hårddisk (eller en kopplad enhet) genom att klicka på knappen Browse. Windows utforskare öppnas och du väljer den bild som du vill infoga i artikeln. 5. För att bilden ska finnas tillgängligt i systemet måste du först ladda upp filen till Polopoly. Detta gör du när du klickar på knappen Ladda upp fil. Figur 4.8 Så här gör du för att ladda upp en bild från din hårddisk till Polopoly 21

22 6. Nu får du en förhandsvisning av bilden och en förteckning över dess egenskaper. För att infoga bilden i din artikel, klicka på knappen Välj. Figur 4.9 För att infoga en bild i artikeln Klicka på knappen Välj 7. Nu får du möjlighet att ange en så kallad alt-text. Alt-text betyder alternativ text och används som ersättning för eller komplement till annat innehåll än text på en webbsida. Det ger en beskrivning av en bild och förklarar dess syfte. I detta fall ska du beskriva syftet med din bild. Alt-texten är en viktig funktion då en besökare använder en webbläsare som inte kan visa ett visst innehåll eller om besökaren är synskadad och använder en så kallad skärmläsare, ett program som läser upp innehållet på skärmen. Om du vill ta bort bilden trycker du på knappen Ta bort vald bild, se figur 4.9. OBS! Filnamnet på filer som du laddar upp till systemet ska inte innehålla mellanslag, å, ä, ö eller andra specialtecken. Figur 4.10 Skriv en alternativ text för bilder för de synskadade som får sidan uppläst av en skärmläsare Ingress I textrutan Ingress lägger du in den text som du vill ha som ingress för din artikel. Tänk på att en ingress ska locka till vidare läsning genom att berätta det viktigaste i artikeln på ett intresseväckande sätt. Dessutom måste ingressen vara kort. Du kan likna den till en kort sammanfattning som ger läsaren en överblick om vad som är artikelns huvudpoäng. Ingressen ska inte innehålla några tomrader. Den ska inte innehålla några paragrafer, utan alla radbrytningar (enkla eller dubbla) medför en ny rad med indrag Lägg till nya komponenter i en artikel En artikel byggs ihop av de komponenter som du väljer ska ingå i artikeln. För att lägga till nya komponenter i din artikel gör du så här: 22

23 Välj först var du vill lägga till din nya komponent. Detta gör du genom att klicka i en av de radioknappar som finns mellan de komponenter som redan är inlagda på sidan, se figur Radioknappen efter den sista komponenten på sidan är förvald, vilket betyder att den nya komponenten kommer att läggas sist på sidan om du inte väljer något annat. Längst ner i artikelmallen finns en rullgardinsmeny med tillhörande knapp En till vid rubriken Komponenter. Här väljer du vilken komponent som du vill ha, till exempel Textstycke. Klicka sedan på knappen En till så infogas den nya komponenten där du markerat med radioknappen. Figur 4.11 Så här väljer du nya komponenter som ska ingå i din artikel För en beskrivning över de olika komponenter som finns för en standardartikel läs avsnitt

24 Figur 4.12a För att välja annan placering för en ny komponent än standardplacering ska du klicka i en av de radioknappar som finns mellan de komponenter som redan är inlagda på sidan. Detta exempel visar hur du infogar en länk mellan textstycket och rubriken För att ta bort en komponent För att ta bort en komponent, markera kryssrutan under papperskorgen till höger om den komponenten du vill ta bort och klicka sedan på knappen Ta bort. Figur 4.12b För att ta bort en komponent, markera kryssrutan under papperskorgen till höger om den komponent du vill ta bort och klicka sedan på knappen Ta bort Ändra ordning på komponenter i en artikel För att ändra ordning på komponenter på en sida använder du knappen Byt. Om du vill att länken till webbnoden Forskarskolor ska komma innan länken till Dagens Nyheter i exemplet nedan, gör så här: Klicka på knappen Byt. Den markerade komponenten flyttas upp en plats. 24

25 Figur 4.13 Klicka på knappen Byt. Komponenten flyttas upp en plats Infoga en mellanrubrik För att lägga in en mellanrubrik i en artikel väljer du att infoga komponenten Rubrik från rullgardinsmenyn under knappen En till. Detta använder du om du vill infoga en mellanrubrik för ett stycke, punktlista eller tabell. Du kan välja mellan rubriknivå ett eller två. Dessa motsvarar rubrik två och tre i en Word-fil eftersom Huvudrubrik motsvarar rubrik ett. 1. Välj placering av rubriken i relation till de andra komponenterna med radioknappen och bekräfta med knappen En till 2. Välj komponenten Rubrik från rullgardinsmenyn 3. Välj Rubriknivå 1 eller 2 genom att klicka i radioknappen (se figur 4.12A). 4. Klistra in/skriv in din rubrik i textrutan För att ta bort en rubrik, markera kryssrutan under papperskorgen och klicka sedan på knappen Ta bort Infoga ett textstycke För att lägga in brödtext i en artikel väljer du att infoga komponenten Textstycke från rullgardinsmenyn under knappen En till. Välj placering med radioknappen Välj komponenten Textstycke från rullgardinsmenyn och bekräfta med knappen En till Klistra in/skriv in din text i textrutan Om du vill ta bort ett textstycke markerar du kryssrutan under papperskorgen och bekräftar med knappen Ta bort. Figur 4.14 Så här lägger du in brödtext i en artikel Därefter går det bra att klistra in text från ett Word-dokument, webbsida osv. Ett textstycke ska inte innehålla någon ny rad med indrag, utan alla radbrytningar (enkla eller dubbla) ska medföra en ny paragraf. Polopoly har svårt att förstå vissa tecken. T ex när du klistrar in [ ] får du en fyrkant i visningsläge. Däremot går det alldeles utmärkt att skriva in samma tecken i textfältet i Polopoly. 25

26 Eftersom Polopoly inte är ett ordbehandlingsprogram är det en god idé att först redigera och språkgranska texter (rättstavning, grammatik, läsbarhetsindex) i till exempel Microsoft Word för att sedan kopiera dem till din artikel. OBS! Det går inte att formatera texter med till exempel fetstil, kursiv, typsnitt eller färg. Detta är redan förutbestämt i mallarna. All formatering från källdokumentet går förlorade när du klistrar in texter i en artikel i Polopoly-systemet. Det samma gäller tabeller, bilder och länkar Infoga en bild Eftersom du inte kan ändra en bilds storlek i Polopoly ska bilden vara färdigredigerad innan du infogar bilden. För webbpublicering kan du välja mellan följande filformat: gif eller jpeg. Bilden får inte vara mer än 448 pixlar bred. Så här gör du för att infoga en bild i en artikelmall: 1. Välj placering med radioknappen 2. Välj komponenten Textstycke från rullgardinsmenyn och Klicka på knappen En till 3. Klicka på knappen Visa till höger om texten Bild 4. Klicka på knappen Välj vid texten Ingen bild vald 5. Du hämtar bilden från hårddisken (eller en kopplad enhet) genom att trycka på knappen Bläddra. Utforskaren öppnas och du väljer den bild som du vill ladda upp till systemet. 6. För att bilden ska finnas tillgängligt i systemet måste du ladda upp filen till Polopoly systemet. Detta gör du när du trycker på knappen Ladda upp fil. Figur 4.15 Så här gör du för att ladda upp en bild från din hårddisk till Polopoly 7. Nu får du en förhandsvisning av bilden och information om bildens egenskaper det vill säga hur stor den är och hur mycket den väger. För att lägga in bilden i din artikel, klicka på knappen Välj. 8. Välj bildens position i förhållande till den tillhörande texten. Du kan välja mellan placering till vänster (left), till höger (right) eller centrerat (center). Figur 4.16 Välj placering bild i förhållande till texten 26

27 9. Nu får du möjlighet att ange en så kallade alt-text. Alt-text betyder alternativ text och används som ersättning för eller komplement till annat innehåll än text på en webbsida. Det ger en beskrivning av en bild och dess syfte. I detta fall ska du beskriva syftet med din bild. Alt-texten är en viktig funktion då en besökare använder en webbläsare som inte kan visa ett visst innehåll eller om besökaren är synskadade och använder en så kallad skärmläsare, ett program som läser upp innehållet på skärmen. Om du vill ta bort bilden Klicka på knappen Ta bort vald bild. Figur 4.17 Skriv en alternativ text för bilder för personer med nedsatt syn som får sidan uppläst av en skärmläsare Infoga en punktlista eller en numrerad lista Listor i Polopoly görs antingen som punktlistor eller som numrerade listor. Dessa två presentationer används på lite olika sätt. Syftet med listorna är att lyfta fram viktiga detaljer för besökaren som kan blir otydliga i en brödtext. Punktlistor används med fördel då (ofta icke hierarkiska) korta fakta ska lyftas fram extra tydligt. Numrerade listor används då punkterna utgör en sekvens eller om man behöver referera till deras nummer i kringliggande text. För att lägga in en lista i en artikel väljer du att infoga komponenten Lista från rullgardinsmenyn under knappen En till. 1. Välj placering med radioknappen. 2. Från rullgardinsmenyn välj komponenten Lista (punktad/numrerad) och klicka på knappen En till. 3. I rutan för redigering av din lista anger du om du vill ha en Punktlista eller en Numrerad lista. 4. I samma ruta anger du hur många punkter din lista ska innehålla, till exempel två. 5. Klicka nu på knappen Ändra antal fält. Ett formulär läggs upp med den specificerade antal fält (listpunkter) för listan. Figur 4.18 När du lägger in en lista väljer du mellan Punktlista och Numrerad lista samt hur många listpunkter listan ska innehålla 27

28 Figur 4.19 En lista består av ett formulär med den specificerad antal fält (listpunkter). Till varje rad kan man ange en url för att få en klickbar punktlista. Klicka på knappen En till under listan för att lägga till en ny punkt. Lägg till ny punkt sist i din lista genom att öka siffran i rutan vid antal fält och sedan att klicka på knappen Ändra antal fält. 6. Skriv in innehållet för dina punkter i fälten. Varje fält är en punkt. Det finns plats för 255 tecken i varje punkt, men det är bara 40 av dem som syns i fältet på artikelmallen. 7. Du kan även ange en url och du vill att punkten skall vara länkad till annan plats. Det går också att ha url-fältet tomt. 8. Du kan ändra ordningen för punkterna i din lista genom att klicka på knappen Byt. 9. För att lägga till en punkt i punktlistan öka siffran i fältet Antal fält och klicka på knappen Ändra antal fält. Det nya fältet läggs in längst ned i punktlistan. Det går inte att styra placeringen av den nya punkten vid infogandet. Du kan ta bort en punkt genom att markera kryssrutan under papperskorgen vid den aktuella punkten och tryck sedan på knappen Ta bort under listan Infoga en länk till en samlingssida En samlingssida är en ingångssida som samlar länkar för att bära besökaren vidare till ett annat innehåll, vanligtvis på flera olika webbnoder. Den slussar besökaren vidare men innehåller ingen egen information mer än korta texter som lockar till en artikel för vidareläsning. För att länka från din artikel till en samlingssida väljer du att infoga komponenten Länk till samlingssida från rullgardinsmenyn under knappen En till. 28

29 Figur 4.20 För att länka till en samlingssida på KI:s webbplats välj den sida du vill länka till t ex samlingssida för presumtiva studenter på KI 1. Välj placering med radioknappen. 2. Välj komponenten Länk till samlingssida från rullgardinsmenyn och klicka på knappen En till. 3. Vid rullgardinsmenyn Samlingssida väljer du den sida som du vill länka till, till exempel kan vi välja att länka till samlingssidan (ingångssidan) för presumtiva studenter på KI. 4. I fältet Länktext skriver du den texten som ska vara länkad. Undvik länktexter av typen "klicka här" eller "läs mer". Man måste kunna läsa enbart länktexten och förstå vart länken leder. 5. I fältet Titel skriver du in en förklarande text som kan presenteras som en beskrivning av länken när markören förs över den eller läsas av textläsningsprogram. För att ta bort en länk, markera kryssrutan under papperskorgen och tryck sedan på knappen Ta bort Infoga en länk till en webbnod För att länka från din artikel till en så kallade webbnod (underwebbplats på ki.se) väljer du att infoga komponenten Länk till webbnod från rullgardinsmenyn under knappen En till. Figur 4.21 För att länka till en annan webbnod på KI:s webbplats anger du länktext, titel och webbnod. 1. Välj placering med radioknappen. 2. Välj komponenten Länk till webbnod från rullgardinsmenyn och klicka på knappen En till. 3. Vid rullgardinsmenyn Webbnod väljer du den webbnod som du vill länka till. 29

30 4. I fältet Länktext skriver du texten som ska utgöra länken. Undvik länktexter av typen "klicka här" eller "läs mer". Man måste kunna läsa enbart länktexten och förstå vart länken leder. 5. I fältet Titel skriver du in en förklarande text som kan presenteras som en beskrivning av länken när musen passerar över den eller läsas av textläsningsprogram. För att ta bort länken markera kryssrutan under papperskorgen och tryck sedan på knappen Ta bort. Observera att så länge din nod är osynlig går det inte för andra att länka till din nod och dina artiklar. Du kan inte heller själv skapa länkar mellan dina egna artiklar. Du kan dock förhandsgranska på vanligt sätt i både innehåll och visning trots att din nod är osynlig Infoga en länk till en artikel (ki.se) För att länka från din artikel till en artikel på ki.se väljer du att infoga komponenten Länk till artikel (ki.se) från rullgardinsmenyn under knappen En till. Detta betyder att du länkar från en artikel i Polopoly-systemet till en annan artikel i Polopoly-systemet. Detta är användbart då du vet att information i en viss fråga redan finns publicerad i visningsdelen på ki.se och vill länka till den informationen från en sida som samlar information från befintliga sidor, till exempel FAQ-sida. Det går enbart att länka till en artikel som är publicerad i Visning ki.se på en webbnod. Det går inte att länka till en artikel i Innehåll av en webbnod. 1. Välj placering med radioknappen. 2. Från rullgardinsmenyn välj komponenten Länk till artikel (ki.se) och klicka på knappen En till. 3. Välj Webbnoder från rullgardinsmenyn under Avdelning och därefter klicka på knappen Ned. 4. Välj den webbnod dit den artikel du vill länka till är publicerad vid rullgardinsmenyn Avdelning t ex Alumni. 5. Välj visningsdelen (Visning ki.se) av den webbnoden genom att klicka på knappen Ned för att expandera underordnade avdelningar. Använd Ned-knappen för expandera underordnade avdelningar även i Visning ki.se. 6. För att peka ut en artikel tryck på knappen Visa artiklar. Du kan nu välja artikel från rullgardinsmenyn som du får tillgång till. 7. I fältet Länktext skriver du texten som ska vara länken till artikeln (se figur 4.22). Undvik länktexter av typen "klicka här" eller "läs mer". Man måste kunna läsa enbart länktexten och förstå vart länken leder. 8. I fältet Titel skriver du in en förklarande text som kan presenteras som en beskrivning av länken när musen passerar över den eller läsas av textläsningsprogram. För att ta bort länken markera kryssrutan under papperskorgen och tryck sedan på knappen Ta bort. Observera att så länge din nod är osynlig går det inte för andra att länka till dina artiklar. Du kan inte heller själv skapa länkar mellan dina egna artiklar. Du kan dock skapa länkar till artiklar i andra noder. Du kan även förhandsgranska på vanligt sätt i både innehåll och visning trots att din nod är osynlig. Artiklar som finns i synliga noder men som själva är osynliga (blundade) går inte heller att länka till. 30

31 Figur 4.22 Använd Ned-knappen för att expandera underordnade avdelningar Figur 4.23 Använd rullgardinsmenyn för att peka ut den artikel du vill länka till Infoga en länk till en extern webbplats För att länka från din artikel till en sida på en externwebbplats t ex Dagens Nyheter väljer du att infoga komponenten Länk till extern webbplats från rullgardinsmenyn under knappen En till. Denna funktion används alltid vid länkning till webbplatser utanför ki.se. 1. Välj placering med radioknappen. 2. Från rullgardinsmenyn välj komponenten Länk till en extern webbplats och klicka på knappen En till. 3. I fältet Länktext skriver du texten som ska vara länkad, se figur Undvik länktexter av typen "klicka här" eller "läs mer". Man måste kunna läsa enbart länktexten och förstå vart länken leder. 4. I fältet URL skriver du in webbadressen till sidan du vill länka till. Skriv ut hela adressen inklusive 5. I fältet Titel skriver du in en förklarande text som kan presenteras som en beskrivning av länken när musen passerar över den eller läsas av textläsningsprogram. För att ta bort länken markera kryssrutan under papperskorgen och tryck sedan på knappen Ta bort. 31

32 Figur 4.24 För att länka till en extern webbplats anger du länktext, titel och webbadress Länk som byter språk på visad sida Denna funktion används när en översättning av en artikel saknas. T ex kan en nyhetsnotis som finns på engelska och inte på svenska även synas i navigationen på den svenska delen av webbplatsen. På så sätt känns nodens struktur och navigation igen på både svenska och engelska även om enstaka sidor saknas på ett av språken. Arbetsgången för denna funktion är att du skapar först din artikel i engelsk version och publicerar den i visningsstrukturen. Därefter lägger du till en svensk version av artikeln, se avsnitt Öppna den svenska versionen av artikeln för att infoga länken till sidan som finns på engelska. 1. Välj placering för komponenten med radioknappen. 2. Från rullgardinsmenyn välj komponenten Länk som byter språk på visad sida och klicka på knappen En till. 3. I fältet Länktext skriver du texten som ska vara länkad, se figur Undvik länktexter av typen "klicka här" eller "läs mer". Man måste kunna läsa enbart länktexten och förstå vart länken leder. 4. I fältet Titel skriver du in en förklarande text som kan presenteras som en beskrivning av länken när musen passerar över den eller läsas av textläsningsprogram. För att ta bort länken markera kryssrutan under papperskorgen och klicka sedan på knappen Ta bort. Figur 4.26 Länk som byter språk på aktuell sida Infoga en e-postlänk För att lägga in en länk till en e-postadress väljer du att infoga komponenten E-postlänk från rullgardinsmenyn under knappen En till. 32

33 1. Välj placering med radioknappen. 2. Från rullgardinsmenyn välj komponenten E-postlänk och klicka på knappen En till. 3. I fältet Länktext skriver du in den texten som ska länkas. 4. I fältet skriver du in den fullständiga e-postadressen. 5. I fältet Titel skriver du in en förklarande text som kan presenteras som en beskrivning av länken när musen passerar över den eller läsas av textläsningsprogram. För att ta bort länken markera kryssrutan under papperskorgen och tryck sedan på knappen Ta bort. Använd gärna komponenten Kontaktuppgift om du ska lägga in mer än bara en e-postadress. Figur 4.27 För att länka till en e-postadress skriv in länktext, e-postadress och titel Infoga och länka till en fil i ett annat format För att länka till ett dokument i ett annat format, väljer du att infoga komponenten Länk till fil från rullgardinsmenyn under knappen En till. De filtyper som stöds är: PDF, text, Word, Excel, PowerPoint, JPEG, TIFF och ZIP. OBS! Filnamnet på filer som du laddar upp till systemet ska inte innehålla mellanslag, å, ä, ö eller andra specialtecken. 1. Välj placering med radioknappen. 2. Välj komponenten Länk till fil från rullgardinsmenyn och Klicka på knappen En till. 3. Klicka på knappen Välj i fältet Fil. 4. Filen måste laddas upp till systemet. Du hämtar filen från din hårddisk (eller en kopplad enhet) genom att klicka på knappen Bläddra. Utforskaren öppnas och du väljer den fil som du vill länka till. Klicka på knappen Ladda upp fil och därefter knappen Välj. 5. Nu får du en förteckning över filens egenskaper. 6. I fältet Länktext skriver du in den text som ska länkas. 7. I fältet Titel skriver du in en förklarande text som kan presenteras som en beskrivning av länken när musen passerar över den eller läsas av taldatorer. 8. I visningsläge förses länkar till en fil med en ikon som visar filtyp samt filstorlek. För att ta bort filen Klicka på knappen Ta bort vald fil. Detta gör du ifall du vill ladda upp en ny fil. För att ta bort komponenten Länk till fil från din artikel markera kryssrutan under papperskorgen och tryck sedan på knappen Ta bort. 33

34 Figur 4.28 Du kan ladda upp en dokumentfil till systemet och därefter länka till filen. I användargränssnittet visas både filtyp och filstorlek Infoga en tabell För att lägga in en tabell i en artikel väljer du att infoga komponenten Tabell från rullgardinsmenyn under knappen En till. Denna funktion är användbar om man behöver lägga upp priser eller scheman. 1. Välj placering med radioknappen. 2. Från rullgardinsmenyn välj komponenten Tabell och Klicka på knappen En till. 3. Ett inmatningsformulär öppnas. 4. Skriv först en sammanfattning av tabellens innehåll i fältet Tabellsammanfattning. Detta underlättar för de som får tabellen uppläst av skärmläsare. Denna information syns inte på själva sidan. 5. I fältet Tabellrubrik skriver du en rubrik som ska visas ovanför tabellen på sidan. Se figur 4.27 på nästa sida. 6. Ange hur många kolumner och rader tabellen ska ha, samt om du vill ha rubriker för kolumner och rader och klicka på knappen Uppdatera. Det går att utesluta rad/kolumn rubriker. Du kan lägga till ytterligare rader eller kolumner i en befintlig tabell genom att ändra värdet i inmatningsfältet och klicka igen på Uppdatera. 7. Lägg in data in rubrikcellerna och tabellcellerna. Observera att det ryms högst 64 tecken i varje tabellcell. 8. För att lägga till en rad i tabellen öka siffran i fältet Antal rader och klicka på knappen Uppdatera. Den nya raden/de nya raderna läggs in under sista raden. Det går inte att styra placeringen av den nya raden vid infogandet. 9. För att lägga till en kolumn i tabellen öka siffran i fältet Antal kolumner och klicka på knappen Uppdatera. Den nya kolumnen/de nya kolumnerna läggs in till höger i tabellen. Det går inte att styra placeringen av den nya kolumnen vid infogandet. 34

35 10. För att ta bort ett antal rader/kolumner; ange det nya, mindre antalet rader/kolumner i respektive fält och klicka därefter på knappen Uppdatera. Sista raderna i tabellen tas bort. Kolumnerna längst ut till höger tas bort. För att ta bort tabellen markera kryssrutan under papperskorgen och tryck sedan på knappen Ta bort. Tips! Tänk gärna igenom hur många tabellceller du behöver i din tabell innan du lägger in en tabell eftersom det är svårt att styra placering av nya rader och kolumner vid infogandet. Figur 4.29 Så här ser inmatningsformuläret ut när du lägger in en tabell i en artikel. Längst ned i bilden ser du även hur en tabell presenteras i webbläsaren 35

36 Infoga en kontaktuppgift Figur 4.30 Komponenten Kontaktuppgift öppnar ett inmatningsformulär med ett antal fält För att kontaktuppgifter ska visas på ett enhetligt sätt på ki.se finns det en komponent för detta. För att lägga in en kontaktuppgift i en artikel väljer du att infoga komponenten Kontaktuppgift från rullgardinsmenyn under knappen En till. 1. Från rullgardinsmenyn välj komponenten Kontaktuppgift. 2. Välj placering med radioknappen och Klicka på knappen En till. 3. Ett inmatningsformulär med flera fält öppnas. Lägg in uppgifterna i lämpligt fält. Namn Titel Kommentar Bild Adress Telefonnummer 36

37 Nummertyp: Arbete, Mobil, Fax, Hem Telefonnummer med kommentar E-post med kommentar 4. Du kan lägga till ytterligare fält av samma typ genom att trycka på knappen En till. Du kan ta bort fält genom att markera kryssrutan till höger om fältet och därefter på knappen Ta bort vid det aktuella fältet. Om du vill ta bort komponenten Kontaktuppgift från din artikel markera kryssrutan under papperskorgen och tryck sedan på knappen Ta bort Använd mallen Kontaktlista för att skapa en artikel Om din artikel kommer att bestå av enbart kontaktuppgifter ska du välja att skapa din artikel utifrån mallen Kontaktlista. Mallen Kontaktlista består av de fält som finns i komponenten Kontaktuppgift och fylls i på samma sätt, se avsnitt Infoga länk till nyhetslista I Polopoly finns det möjlighet för webbredaktörer att skapa nyhetskanaler för att publicera nyheter. Dessa nyheter visas sedan upp i en nyhetslista. Nyhetslistan kan, om man så väljer, visa upp nyheter från olika kanaler på olika webbnoder. Webbredaktören väljer själv vilka nyhetskanaler hon ska prenumerera på i sin nyhetslista. Nyhetslistan ser ut som en vanlig avdelning i Visning ki.se men i användargränssnittet beter den sig som en sida/artikel. Det är till denna sida/artikel som du länkar när du infogar komponenten Länk till en nyhetslista. Läs mer om hur du som webbredaktör skapar nyhetskanaler och nyhetslistor i avsnitt 8. För att länka från din artikel till en nyhetslista väljer du att infoga komponenten Länk till en nyhetslista från rullgardinsmenyn under knappen En till. 1. Välj placering med radioknappen. 2. Från rullgardinsmenyn välj komponenten Länk till en nyhetslista och klicka på knappen En till. Det kan ta upp till två minuter innan komponenten läggs in eftersom systemet måste hämta upp alla nyhetslistor som finns i databasen. 3. Från rullgardinsmenyn vid Avdelning välj den nyhetslista som du vill länka till. Listan består av de nyhetslistor som har skapats på ki.se och som är tillgängliga för prenumeration, se figur I fältet Länktext skriver du den text som ska vara länkad. Undvik länktexter av typen "klicka här" eller "läs mer". Man måste kunna läsa enbart länktexten och förstå var länken leder. 5. I fältet Titel skriver du in en förklarande text som kan presenteras som en beskrivning av länken när musen passerar över den eller läsas av ett textläsningsprogram. För att ta bort länken markera kryssrutan under papperskorgen och tryck sedan på knappen Ta bort. 37

38 Figur 4.31 För att länka till nyhetslista anger du länktext, titel och väljer nyhetslista från rullgardinsmeny vid Avdelning Infoga länk till kalenderlista I Polopoly finns det möjlighet för webbredaktörer att skapa en kalender för att publicera kalenderhändelse. Dessa händelser visas sedan upp i en kalenderlista. Kalenderlistan kan, om man så väljer, visa upp kalenderhändelse från olika kalendrar på olika webbnoder. Webbredaktören väljer själv vilka kalendrar hon ska prenumerera på i sin kalenderlista. Kalenderlistan ser ut som en vanlig avdelning i Visning ki.se men i användargränssnittet beter den sig som en sida. Det är till denna sida som du länkar när du infogar komponenten Länk till en kalenderlista. Läs mer om hur du som webbredaktör skapar kalendrar och kalenderhändelse i avsnitt 9. För att länka från din artikel till en kalenderlista väljer du att infoga komponenten Länk till en kalenderlista från rullgardinsmenyn under knappen En till. 1. Välj placering med radioknappen. 2. Från rullgardinsmenyn välj komponenten Länk till en kalenderlista och klicka på knappen En till. 3. Från rullgardinsmenyn vid Avdelning välj den kalender som du vill länka till. Listan består av de kalendrar som har skapats på ki.se och som är tillgängliga för prenumeration, se figur I fältet Länktext skriver du den text som ska vara länkad. 5. I fältet Titel skriver du in en förklarande text som kan presenteras som en beskrivning av länken när musen passerar över den eller läsas av ett textläsningsprogram. För att ta bort länken markera kryssrutan under papperskorgen och tryck sedan på knappen Ta bort. Figur 4.32 För att länka till en kalenderlista anger du länktext, titel och väljer kalenderlista från rullgardinsmeny vid Avdelning Infoga länk till lista I KI:s Polopoly finns en funktion att lista artiklar enligt kategorier. Kategoriserade listor används att samla ihop spridd information som har någon eller några gemensamma nämnare i kategorier. Ett exempel på detta är förteckningen över KI:s alla institutioner. Vi hittar dem i en lista med kategorier 38

39 A-Ö, Campus Nord, Campus KI och Campus Syd osv. Listan ser ut som en vanlig avdelning i Visning ki.se men i användargränssnittet beter den sig som en sida/artikel. Det är till denna sida/artikel som du länkar när du infogar komponenten Länk till en lista. Läs mer om hur du som webbredaktör skapar kategoriserade listor i avsnitt 7. För att länka från din artikel till en lista väljer du att infoga komponenten Länk till en lista från rullgardinsmenyn under knappen En till. 1. Välj placering med radioknappen. 2. Från rullgardinsmenyn välj komponenten Länk till en lista och klicka på knappen En till. 3. Från rullgardinsmenyn vid Avdelning välj den lista som du vill länka till. Du kan välja från de listor som har skapats på ki.se, se figur I fältet Länktext skriver du den text som ska vara länkad. 5. I fältet Titel skriver du in en förklarande text som kan presenteras som en beskrivning av länken när musen passerar över den eller läsas av ett textläsningsprogram. För att ta bort länken markera kryssrutan under papperskorgen och tryck sedan på knappen Ta bort. Figur 4.33 För att länka till en kategoriserad lista anger du länktext, titel och väljer vilken lista från rullgardinsmeny vid Avdelning t ex Institutioner Infoga information om en publikation För att lägga in uppgifter om en eller flera publikationer i en artikel använder du komponenten Publikation i rullgardinsmenyn. Denna funktion formaterar automatiskt uppgifterna om dina publikationer på ett enhetligt sätt. 1. Välj placering med radioknappen. 2. Från rullgardinsmenyn välj komponenten Publikation och klicka på länken En till. 3. Fyll i de relevanta fälten, t.ex. Författare, Titel och Referens. Dessa texter kommer automatiskt att formateras med fet respektive kursiv stil. 4. I fältet PMID anger du det nummer din publikation tilldelats av databasen PubMed om den finns med där. Detta skapar en länk till publikationens abstract direkt i PubMed. På webbsidan kommer länken att heta länk till abstract i PubMed, du behöver alltså inte fylla i någon egen länktext eller URL. 5. I fältet Övriga länkar kan du välja att lägga till länkar till andra webbsidor, nyheter, kalendrar, listor, e-postadresser eller till filer som du laddar upp. Detta sker på vanligt sätt, se tidigare beskrivningar i detta kapitel (4.5). 6. Till sist finns det ett fält, Kommentarer / övrig info om du har något ytterligare att tillägga. 7. Det går att lägga till fler komponenter av typen Publikation. Tryck på knappen En till. 39

40 För att ta bort komponenten Publikation markera kryssrutan under papperskorgen och tryck sedan på knappen Ta bort. Figur 4.34 Såhär ser inmatningsformuläret ut när du lägger in uppgifter om en publikation i en artikel Använd mallen Publikationslista för att skapa en artikel Om din artikel enbart kommer att bestå av en lista över publikationer ska du välja att skapa din artikel utifrån mallen Publikationslista. Förutom de fält som finns i komponenten Publikation är det möjligt att här lägga till ett fält för rubrik och ett för ingress. Fälten fylls i på samma sätt som hos komponenten Publikation, se avsnittet ovan. Figur Såhär presenteras Publikation och Publikationslista i webbläsaren. 40

41 Video Flash Används för att infoga en Flash film. Koden för uppspelning är inbakad i komponenten. I komponenten finns en ruta för länk till film samt höjd och bredd. Maxbredd är 448 px. Dock krävs att man har en server att lägga filmen på Video Quicktime Används för att infoga en Quicktimefilm. Koden för uppspelning är inbakad i komponenten. I komponenten finns en ruta för länk till film samt höjd och bredd. maxbredd 448 px. Kontakta wt@ki.se för upplägg av film på server. (javascript:window.open(' '', 'toolbar=no,location=no,directories=no,status=no,menubar=no,scrollbars=no,resizable=no,copyhistory=no,width=960,height=560'); void(0);) Video Youtube, Vimeo m.fl. Används för att infoga ett inbäddat element som ex Youtubefilm, Vimeo etc. På Youtubesiten finns en länk (bädda in) som man klistrar in i polopoly. (<object width="425" height="344"><param name="movie" value=" name="allowfullscreen" value="true"></param><param name="allowscriptaccess" value="always"></param><embed src=" type="application/x-shockwave-flash" allowscriptaccess="always" allowfullscreen="true" width="425" height="344"></embed></object>) IFrame Denna komponent möjliggör en inramning (iframe) av en extern webbsida i en artikel. För att använda den bör sidan vara anpassad för att nyttjas i en iframe. Ex. bör ramverket på sidan vara bortskalat samt att bredden inte är större än 422 pixlar. Kontakta webbteamet för råd i frågan. 41

42 4.6 Förhandsgranska en artikel När du arbetar med en artikel kan du förhandsgranska artikeln i webbläsaren. Knappen för att förhandsgranska finns i verktygsfältet både i början och i slutet av en artikelmall. När du trycker på knappen Förhandsgranska öppnas ett mindre popup-fönster som ger dig en visning av sidan. När du förhandsgranskar en artikel i avdelningen Innehåll ser du enbart dispositionen av artikelns text och bilder. Designinformationen är inte inkopplad förrän man förhandsgranskar en artikel i den publika avdelningen Visning ki.se. När man förhandsgranskar en artikel som är publicerad i avdelningen Visning ki.se ser man även artikelns inramning, det vill säga de bilder och menyer som utgör webbplatsen som besökaren ser. Inramningen syns endast om du klickar på länken till artikeln, dvs artikelns titel. Går du via knappen Förhandsgranska när artikeln är öppen visas ingen inramning. Det kan dröja upp till en minut innan dina ändringar slår igenom när du ska förhandsgranska. OBS! Förhandsvisningen i Polopoly systemet kräver att popup-fönster är tillåtna i din webbläsare. De flesta webbläsare har någon slags popup-filter som skall se till att det inte öppnas oönskade reklamrutor m.m. Dessutom har flera gratisprogram också någon variant av popup-filter t ex Google toolbar och Yahoo toolbar. Läs under avsnittet Tillåta popup-fönster i bilaga 1 för hur du tillåter popup-fönster för Polopoly-systemet. Du bör stänga popup-fönstret när du är klar med din förhandsgranskning. Annars finns det risk för att fönstret hamnar bakom dina andra fönster och att du kan få svårt att hitta det nästa gång du förhandsgranskar en artikel. 4.7 Spara artikel tillfälligt När du arbetar med en artikel under en längre tid bör du använda funktionen Spara tillfälligt för att spara din artikel. Knappen för att spara tillfälligt finns i verktygsfältet både i början och i slutet av en artikelmall. 42

43 Figur 4.36 Använd funktionen för att spara tillfälligt när du arbetar en längre tid med en artikel Om du sparar en artikel tillfälligt och sedan lämnar artikeln för att återgå till den vid ett senare tillfälle ger systemet dig möjlighet att välja vilken version av din artikel du vill fortsätta att arbeta med. Se figur 4.33 nedan. För att redigera en artikel trycker du på redigeringsknappen i avdelningens innehållsförteckning. Systemet meddelar dig då att finns en senare version av artikeln. Du väljer om du vill redigera artikeln utgående från den temporärt sparade versionen eller från senaste färdiga version. Klicka på knappen OK vid den fil som du vill fortsätta att arbeta med. Figur 4.37 Systemet fortsätter att ge dig möjlighet att välja version så länge du inte ha valt att publicera artikeln 4.8 Lägg till metadata i artikel Metadata brukar beskrivas som data om data, det vill säga en slags beskrivande information om något. Ett klassiskt exempel på metadata är bibliotekens katalogposter som beskriver innehåll och placering för bibliotekets böcker och tidskrifter. På webben är metadata kringinformation om webbsidorna och används av webbläsaren och andra program på webben, till exempel söktjänsterna, men alltså inte till för att visas upp bland innehållet på själva sidan. Viktiga metadata på webben är sidans titel som används i söktjänster och i webbläsarens fönster, beskrivning av sidan och nyckelord som används av söktjänsterna. Polopoly använder det som du har lagt in som Titel när du skapar artikeln för att automatiskt lägga till metadata för titel, men informationen för metadatafälten beskrivning och nyckelord behöver du själv lägga till. 43

44 Figur 4.38 Klicka på knappen Metadata för att lägga in nyckelord och beskrivning för din artikel. När du skapar artiklar i Polopoly kan du lägga till metadata om artiklarna genom att trycka på knappen Metadata i arbetsytans överkant. Då sparas de textelement och de bilder du lagt in och ett nytt formulär för inmatning av metadata öppnas. Det innehåller fälten nyckelord, beskrivning, innehållsansvarig och Ska sökmotorer indexera denna sida Nyckelord I detta fält skriver du in ord och begrepp som beskriver sidans innehåll. Söktjänsterna på webben använder sig av denna information som ett komplement till den text som finns på själva sidan. Du kan använda synonymer till ord som du använt i själva sidtexten här. Om du till exempel vet att dina besökare ofta stavar fel på ett ord eller ett begrepp kan du skriva in den felstavade versionen av ordet här, så hjälper du dina besökare att hitta rätt, även om de inte kan den rätta stavningen eller det korrekta begreppet. En webbsida på Karolinska Institutet som handlar om onkologi skulle till exempel kunna ha metadata med nyckelordet cancer, eftersom det är den term som folk vanligen använder för onkologiska sjukdomar. Man kan även hjälpa engelskspråkiga besökare att hitta till Karolinska Institutets webbplats genom att som metadata skriva in den felaktiga engelska namnformen "Karolinska Institute". Man kan också hjälpa besökare att hitta rätt genom att skriva in särskrivningar som till exempel "cancer forskning" och "läkar utbildning" bland nyckelorden. Nyckelorden och nyckelbegreppen (flera ord) avskiljs med kommatecken i formuläret. En rad med nyckelord skulle alltså kunna se ut på följande vis: cancer, cancerforskning, cancer forskning, cancer research, kliniska resultat, behandling, Karolinska Institute, KI OBS! Du kan använda maximalt 255 tecken för dina nyckelord Beskrivning I fältet Beskrivning kan du ge en allmän beskrivning om vad artikeln handlar om. Orden i beskrivningen kommer att bli en del av de ord som blir sökbara i webbens söktjänster och vissa av söktjänsterna använder också beskrivningen för att beskriva sidan i sin lista över träffar från en sökning. OBS! Du kan använda maximalt 255 tecken för din beskrivning av sidan. 44

45 4.8.3 Innehållsansvarig Fältet Innehållsansvarig skapar inte metadata för webben i traditionell mening utan används när det är någon annan än den som publicerar artikeln som ansvarar för innehållet i artikeln. Om man fyller i något i fältet Innehållsansvarig kommer detta ut i sidfoten, föregången av ledtexten Innehållsansvarig:, till exempel på följande vis: Innehållsansvarig: Christer Björklund Skapad av: Karin Lindgren I detta exempel är Per Olsson den person som är ansvarig för vad som står på sidan, medan Ulf Kronman är den person som senast ändrat i sidan Ska sökmotorer indexera denna sida Se avsnitt Att välja sökkategori för artikel KI:s Polopoly ger dig möjligheten att märka artiklar som handlar om liknande ämnen till varandra. Det görs vanligen så att man på en sida om ett ämne kan se en lista med länkar till liknande sidor i kanten, vanligen under en rubrik av typen "Läs mer". För att kunna märka artiklar till varandra behöver Polopoly kunna gruppera artiklarna och detta görs på KI med hjälp av sökkategorier. Om du klickar på knappen Sökkategorier i överkanten på sidan. Där klickar du på En till och får välja en lämpligt kategori från rullgardinsmenyn. Tycker du att artikeln passar in under flera kategorier kan du lägga till ytterligare ämnesord. För att ange sökkategori gör följande: 1. Klicka på knappen Sökkategorier i arbetsfältets överkant. 2. Klicka på knappen En till vid Sökkategorier 3. Systemet erbjuder en lista över ämnesord. Se figur 4.35 nedan. Välj den som bäst överensstämmer med innehållet 4. För att välja flera ämnesord Klicka på knappen En till 5. För att ta bort ett ämnesord Klicka på knappen Ta bort 6. Klicka på knappen Publicera för att återgå till innehållsförteckningen för avdelningen. Figur 4.39 Klicka på knappen Sökkategorier och därefter En till för att ange vilka nyckelord som stämmer överens med innehållet 45

46 Figur 4.40 Ange vilka nyckelord som stämmer överens med innehållet. Du kan välja flera genom att trycka på knappen En till 4.10 Skapa engelsk version av befintlig svensk artikel För att skapa en engelsk version av en befintlig artikel där du vill att text innehållet ska motsvara den svenska gör du så här: 1. Gå till den avdelning där artikeln ska skapas. 2. Välj Arbetsspråk Engelska och Originalspråk Svenska. 3. Klicka på knappen Lägg till nytt språk Nu öppnas en artikelmall som är en engelsk version av den svenska artikeln och som visar den svenska texten ovanför fältet för varje komponenten. Skriv in den engelska översättningen för varje fält i artikelmallen. När du är klar med inmatning av dina översatta texter trycker du på knappen Fortsätt för att spara artikeln. Den engelska artikeln har samma unika ID-nummer som sin svenska motsvarighet. Figur Klicka på knappen Lägg till nytt språk för att skapa engelsk version av artikel 46

47 Figur 4.42 de svenska texterna hjälper dig att skapa en engelsk version av den ursprungliga artikeln I avdelningssidan ser du nu att artikeln har en liten flagga med både sv och en bredvid. Detta innebär att artikeln finns i både svensk och engelsk version. Figur 4.43 nu finns artikeln publicerad i både svensk och engelsk version med samma ID-nummer Knappen Språkspecifik redigering tillåter att du redigerar en artikel på ett språk för att en annan redaktör samtidigt ska kunna redigera samma artikel på ett annat språk. Observera att om du vill redigera den engelska versionen ska du ange Engelska som arbetsspråk. Om du vill redigera den svenska versionen ska du ange Svenska som arbetsspråk. Tips! Om du vill återanvända innehållet från den svenska versionen av en artikel, t ex länkar eller e-postadresser som ledtexter när du arbetar med översättning till den engelska versionen bör du se till att du skapar den engelska versionen av artikeln efter att du är klar med den svenska! Detta gäller i synnerhet de artiklar som innehåller många länkar eller kontaktuppgifter. Om artiklarna ska innehålla olika texter kan du skapa dem samtidigt för att slippa plocka bort överflödiga komponenter från den ena versionen. Det går även att skapa två olika artiklar, den ena på engelska och den andra på svenska, för att sedan publicera dem var och en för sig Skapa artikel enbart i engelsk version För att skapa en artikel i enbart engelsk version börjar du med att ställa in Engelska som arbetsspråk och originalspråk. Därefter skapar du en ny artikel genom att klicka på Skapa en ny artikel med mall > Standard. Följ sedan instruktionerna i avsnitt 4.3 Skapa en ny artikel. I och med att du har valt engelska som arbetsspråk och originalspråk kommer artikeln automatiskt att läggas upp som engelsk version och bara kunna redigeras när du har engelska som arbetsspråk Ta bort en språkversion av en artikel Om du vill ta bort en språkversion av en artikel börjar du med att gå till den avdelning där artikeln är publicerad och välja det språk som du vill ta bort som Arbetsspråk. 47

48 Figur 4.44 välj det språk som du vill ta bort som Arbetsspråk och klicka du på ikonen för Visa versioner för artikeln du vill radera språkversion på Efter det klickar du på ikonen för Visa versioner för artikeln du vill radera språkversion på. Figur 4.45 Versionsinformation för en artikel. Här kan du klicka på knappen Ta bort språk för att ta bort samtliga versioner på ett språk. Du får då en lista med olika versioner av artikeln. Överst i den listan finns en knapp Ta bort språk: <arbetsspråk> Klicka på knappen Ta bort språk och tryck på OK i bekräftelse-dialogrutan som kommer upp för att radera alla versioner av artikeln på det angivna språket Sök fram artiklar Sök i artikelarkiv Alla artiklar (även ej färdiga och avpublicerade artiklar) går att hitta med hjälp av sökning i artikelarkivet. Du kommer till sökfunktionen genom att klicka på Sök i artikelarkiv i menyn i publiceringsgränssnittet. 48

49 Figur 4.46 Resultat efter sökning i artikelarkivet De är viktigt att komma ihåg att kryssa för de parametrar som ska användas i sökningen, inte bara att fylla i fälten. Observera att för att hitta ännu inte publicerade artiklar måste du bocka för Visa även ej färdiga artiklar, längst upp på sidan. Du måste alltid söka på minst två parametrar. De olika parametrarna är: Artikel-ID - Varje artikels unika identifieringsnummer. Både början och slutet på nummerintervallet måste anges, även om du bara söker efter en enda artikel. Publiceringsdatum - Mellan vilka datum som artikeln kan vara skapad. Titel/Rubrik - Det räcker med att ange en del av rubriken. Om du ska ange flera ord måste du skriva in *exakt* den söksträng som ska stå i titeln. Det betyder oftast att sökningar på flera ord är olämpliga, eftersom du måste skriva dem exakt i den ordning de kommer i titeln. Därför är det lämpligt att du använder ett enda signifikant ord i titeln; då lyckas du sannolikt bäst. Först publicerad i - Välj bland alla webbnoder och avdelningar. Med hjälp av avdelningsväljaren kan du klättra uppåt i avdelningsstrukturen genom att klicka på knappen med minustecknet för att Visa föräldrar eller visa underliggande avdelningar genom att klicka på knappen med plustecknet (Visa barn). Författare - Om man kryssar för rutan Författare i sökningen kommer sökningen att begränsas till artiklar skapade av den användare som anges i rullgardinsmenyn längst ned ovanför sök-knappen. Om man inte hittar den användare man önskar välja i rullgardinsmenyn kan man ändra urvalet i den genom att göra ett nytt urval med hjälp av sökfunktionerna ovanför rullgardinsmenyn. Man kryssar för rutan framför Sök på och fyller i de första bokstäverna i användarnamnet eller namnet på den användare man söker efter. 49

50 Sedan klickar man på Uppdatera och efter det kommer alla användare som har användarnamn som börjar med de angivna bokstäverna att visas i rullgardinsmenyn och man kan sedan välja den användare man vill begränsa sökningen till med hjälp av funktionen Författare. Så här gör du för att söka i artikelarkivet: 1. Gå till startsidan och klicka på Sök i artikelarkivet i menyn. 2. Sök på minst två parametrar, exempelvis publiceringsdatum och författare. När sökningen är genomförd presenteras de artiklar som uppfyller de specificerade sök-kriterierna i en lista överst på sidan, se figur Rubriken Redaktör innebär i detta fall den redaktör som senast redigerade artikeln. Bredvid artiklarna finns tre knappar. Knappen Publicera används för att publicera artikeln i en avdelning. Knappen Redigera används för att redigera artikeln. Med hjälp av knappen Versioner kommer du till en vy för versionsinformation Hitta tillfälligt sparade artiklar Vad gör du om artikeln du arbetat med länge plötsligt "försvinner"? Sådant ska givetvis inte inträffa men vid en driftstörning kan olyckan ändå vara framme. Knappen Spara tillfälligt som är placerad överst när du arbetar med en artikel finns för att råda bot på detta. Har du klickat på den knappen kan din ofärdiga artikel sökas fram på två sätt. Enklast är att gå till startsidan och klicka på funktionen Senaste artiklar. Men du kan också söka din ofullständiga artikel ur artikelarkivet på startsidan. Så här gör du för att söka i artikelarkivet efter en artikel som aldrig blivit publicerad men däremot tillfälligt sparad: 1. Gå till startsidan och klicka på Sök i artikelarkivet. 2. För att få fram de artiklar som bara är sparade med knappen Spara tillfälligt måste alternativet Visa även ej färdiga artiklar vara ikryssad, se figur nedan. Du måste dessutom söka på två parametrar, exempelvis publiceringsdatum och författare. 3. Resultatet av sökningen hittar du längst upp i sidan under Resultat. För att publicera den artikel som du sparade med knappen Spara tillfälligt måste du nu klicka på knappen Redigera Se figur Om artikeln aldrig har sparats på riktigt genom publicering får du endast möjlighet att välja senast sparade version. Om artikeln har publicerats vid ett tillfälle och vid ett senare tillfälle blivit temporärt sparad, kan du välja mellan den tillfälliga versionen och den färdiga versionen, se figur

51 Figur 4.47 För att få fram de artiklar som är sparade med knappen Spara tillfälligt måste alternativet Visa även ej färdiga artiklar vara ikryssad Figur 4.48 Här väljer du mellan den senast färdiga versionen och en temporär version Hitta tidigare versioner av en artikel Anta att du vill ha tillbaka en tidigare publicerad version av en artikel. Det kan du antingen få genom att söka i artikelarkivet (se avsnitt Sök i artikelarkivet) eller (vilket är enklast) direkt i avdelningssidan för artikeln genom att klicka på knappen Versioner För att publicera en tidigare version av en artikel gör du så här: 1. Klicka på knappen för Versioner till höger om artikeln. 2. Klicka på knappen Använd vid den version som du vill använda. 3. Du kommer till artikelmallen och kan kontrollera att du valt rätt version. 4. Klicka på Publicera Hitta och redigera en befintlig artikel för artikeln i fråga. Som redaktör kan man ha behörighet att uppdatera ett flertal sidor på ett flertal noder. Vill man slippa bläddra bland långa innehållsförteckningar i avdelningar kan man gå direkt till 51

52 Sök i artikelarkiv i menyn på Startsidan. Där kan du söka på rubrik och artikel-nummer för att få upp en artikel i sökfönstret som även ger dig tillgång till knappen Redigera. Figur 4.49 För att hitta en artikel och därefter redigera den kan du söka efter artikel 4.14 Lägg in specialtecken i en artikel Det finns en funktion för att lägga in specialtecken och formateringar i Polopoly-systemet. Med detta menas att du kan lägga in ett tecken som är t ex upphöjt, nersänkt, kursiv stil. Det går också att få alla html-entiteter utskrivna (se länk nedan). För att lägga till specialtecken i ett textstycke (OBS! fungerar bara i textstycken) måste man aktivera denna funktion i den aktuella artikeln. För att tillåta användningen av specialtecken gör du så här: 1. Skapa en ny artikel eller öppna en befintlig artikel i redigeringsläge. 2. Klicka på knappen Textformatering (se bild 4.45) längst upp i redigeringsfönstret vid rubriken Sidor under Text (Svenska/Engelska). 52

53 Figur 4.50 För att tillåta användningen av specialtecken, klicka först på knappen Textformatering 3. Nu öppnas ett nytt fönster där du får möjlighet att bocka för kryssrutan vid Hantera symboluppmärkning i stycken (se bild 2). Figur 4.51 Bocka för kryssrutan vid Hantera symboluppmärkning i stycken 4. Återgå till redigering av artikeln genom att klicka på knappen Text(språk). 5. Lägg till komponenten Textstycke för att skriva in text. 6. I din text kan du nu åstadkomma specialtecken genom att omge koder med mjuka klamrar Figur 4.52 Lägg in koden för dina specialtecken och omge den med mjuka klamrar Fler exempel på specialtecken För att skriva kvadratmeter med tvåan som index skriver man "m-{2}" (m minus parentes 2 slutparentes) För att skriva "H2O" med tvåan som nersänkt skriver du " H-{2}O" För att skriva "hej kom hit" med kursivt 'kom' skriver du "hej i{kom} hit" 53

54 För att skriva t.ex. ett litet grekiskt gamma skriver du {gamma} α = {alpha} ß = {beta} γ = {gamma} Alla entiteter i html finns på: 54

55 5 Att visa artiklar i visning på ki.se 5.1 Webbpublicering på ki.se Du som är utsedd till webbredaktör har befogenhet att publicera artiklar i visningsdelen på ki.se. Du tar över bollen från webbproducenten. Webbproducenten skapar en artikel i avdelningen Innehåll men artikeln är inte införd i menyn för webbnoden förrän du som webbredaktör har kopplat artikeln till avdelningen Visning ki.se för din nod på ki.se. Genom att publicera artiklar i visningsstrukturen skapar webbredaktören menyn på noden. 5.2 Publicera (införa) en artikel i Visning ki.se För att publicera en artikel på ki.se ska artikeln kopplas/införas i Visning ki.se eller i en av de avdelningar som kan skapas i huvudavdelningen Visning ki.se. Varje webbnod har en avdelning med denna beteckning. Det är viktigt att komma ihåg att alla artiklar som skapas i Polopoly sparas i systemets databas. Sedan pekar du ut artikeln via en eller flera olika avdelningar. Den första utpekningen av en artikel skapas från huvudavdelningen Innehåll när den först registreras i systemet. Men för att artikeln ska synas på webbplatsen ska artikeln även föras in pekas ut i en avdelning under avdelningen Visning ki.se. Även om en artikel finns (eller är publicerad) i flera avdelningar så är den fortfarande en och samma artikel med sitt unika ID-nummer i databasen. Artikeln behöver bara redigeras via en utpekning i en avdelning för att bli ändrad på samtliga ställen Publicera artikel med hjälp av ID-nummer Det snabbaste sättet att publicera en befintlig artikel direkt i en avdelning är att du använder dig av artikelns ID-nummer. Figur 5.1 Du kan ange ID-nummer för att publicera en befintlig artikel Gör så här för att publicera en artikel med hjälp av dess ID-nummer: 1. I mappen Innehåll tar du reda på ID-numret på artikeln som du vill publicera. Du ser numret i artikellistan i avdelningens innehållsförteckning och det går bra att markera och kopiera numret (tangentbordsgenväg Ctrl-C) i din webbläsare för att slippa skriva upp det eller memorera det. 2. Gå till avdelningen där artikeln ska publiceras t ex Visning ki.se. 55

56 3. Skriv eller klistra in (tangentbordsgenväg Ctrl-V) artikelns ID-nummer i fältet Publicera befintlig artikel med ID, och klicka på knappen med pilsymbolen (se figur 5.1). 4. Välj vilken position artikeln ska ha i avdelningen samt avsluta genom att klicka på knappen Infoga Publicera artikel utan att använda ID-nummer Du kan även publicera en artikel genom att gå till innehållsdelen av din webbnod och leta rätt på artikeln som du vill publicera i innehållsförteckningen. Figur 5.2 Klicka på knappen Införande för att publicera en artikel i mappen Visning ki.se 1. Gå till Innehåll i den webbnod där artikeln som ska publiceras finns. 2. Klicka på knappen Införande bredvid den artikel som ska publiceras. Observera att Polopoly nu låser avdelningens innehållsförteckning under tiden du väljer en annan plats att publicera artikeln på. Detta innebär att ingen annan publicist kan göra samma sak med en artikel i samma avdelning samtidigt som du och är ett skydd för att avdelningens innehållsförteckning inte ska kunna ändras av två personer på samma gång. 3. Klicka på knappen Publicera i nästa vy. Nu får du tillgång till ett fönster där du med hjälp av en avdelningsväljare kan välja i vilken avdelning du vill publicera din artikel. Fönstret visar webbnoderna som du har behörighet till. Webbnoderna är markerade med ett (*). 4. Välj avdelningen Visning ki.se i den webbnod där artikeln ska publiceras. Använd plustecknet (+ "visa barn") för att expandera Visning ki.se för att kunna välja underavdelning (se figur 5.3). Om du behöver komma uppåt i avdelningsstrukturen klickar du istället på ikonen med minustecknet (- "visa föräldrar"). 5. Klicka på knappen Publicera. 6. Nu öppnas en sida som ger dig möjlighet att välja insättningsalternativ för artikeln i avdelningens innehållsförteckning. 7. I fältet Rubrik i innehållsförteckningen kan du välja att ge artikeln en annan kortare rubrik än sidans huvudrubrik. Denna kommer att användas i avdelningens innehållsförteckning i publiceringsgränssnittet. Du kan dessutom välja att låsa artikelns plats i avdelningens innehållsförteckning, samt om artikeln ska infogas som osynlig eller synlig. 8. Välj vilken position artikeln ska ha i avdelningen samt avsluta genom att trycka på knappen Infoga. 56

57 Figur 5.3 Välj avdelningen där artikeln även ska publiceras. Använd plustecknet (+ "visa barn") för att expandera en avdelning. Klicka på knappen Publicera 5.3 Granska publicerad artikel i användargränssnittet När man förhandsgranskar en artikel som är publicerad under huvudavdelningen Visning ki.se ser man även artikelns inramning, det vill säga de bilder och menyer som utgör webbplatsen som besökaren ser. För att granska din publicerade artikel i användargränssnittet, det vill säga den vy som möter besökaren på webbplatsen gör du följande: 1. Gå till avdelningssidan för mappen Visning ki.se i den aktuella webbnoden. 2. Klicka på artikelns rubrik i avdelningens innehållsförteckning. 3. Artikeln öppnas i din webbläsare. OBS! Sidan kan lägga sig under fönstret med Polopolys publiceringsgränssnitt. För att granska en hel avdelning klickar du på rubriken till den artikel som ligger först i avdelningens innehållsförteckning. 5.4 Publicera en befintlig artikel i flera olika avdelningar Följ punkterna 1-4 under avsnitt Du kan publicera en artikel i flera avdelningar på detta sätt. Även om en artikel finns i flera avdelningar så är den fortfarande samma artikel med ett och samma unika ID-nummer. Artikeln behöver bara redigeras i en avdelning för att bli ändrad på samtliga ställen. 5.5 Kopiera en befintlig artikel till en annan avdelning En artikel som är publicerad i flera avdelningar är fortfarande en och samma artikel. Redigeras den på ett ställe så ändras den på samtliga ställen. Om det inte är ett önskvärt beteende så kan du istället välja att kopiera en befintlig artikel till en annan avdelning. Använd kopiera befintlig artikel till exempel om delar av informationen, men inte allt, ska dupliceras. I funktionen kopiera artikel redigeras kopian och originalet helt separat. Redigering i originalet ger inte några förändringar i kopian. För att kopiera en befintlig artikel till en annan avdelning gör du så här: 1. Klicka på knappen Kopiera artikel,, till höger om artikeln. Artikelmallen visas. 2. Klicka på knappen Fortsätt. Välj avdelning Innehåll för att publicera kopian och klicka på knappen Publicera. Därefter får du använda knappen Införande i Visning ki.se. för att publicera kopian 57

58 3. Du kommer till vyn Infoga innehållspost i avdelning som är beskriven i avsnitt 5.2 Att publicera (införa) en artikel i Visning- ki.se. Avsluta genom att trycka på knappen Infoga. Figur 5.4 Klicka på knappen Kopiera artikel till höger om artikeln för att kopiera en artikel 5.6 Avpublicera (ta bort) en artikel Du kan aldrig radera en artikel i Polopoly, men du kan avpublicera artiklar. Det innebär att artikeln inte längre finns kvar i avdelningens innehållsförteckning i publiceringsgränssnittet samt att den inte längre syns på webbplatsen i dess menyer. Men det går fortfarande att komma åt artikeln om man har sparat ett bokmärke till den. Artiklarna finns även tillgängliga i artikelarkivet och går att hitta från Sök i artikelarkivet på startsidan. En artikel som är publicerad i flera avdelningar är fortfarande samma artikel och redigeras den på ett ställe så ändras den på samtliga ställen. Gör så här för att avpublicera en artikel från en innehållsförteckning: 1. Gå till den avdelning där artikeln som ska avpubliceras finns. 2. Klicka på knappen Införande bredvid den artikel som ska avpubliceras. 3. Klicka sedan på knappen Avpublicera. Artikeln tas omedelbart bort från avdelningens innehållsförteckning utan att du har möjlighet att ångra. Eftersom alla artiklar som en gång publicerats i Polopoly-systemet finns kvar i systemets databas har du möjlighet att återigen publicera en tidigare avpublicerade artikel. Detta gör du genom att söka fram artikeln med hjälp av menyvalet Sök i artikelarkiv och därefter klicka på knappen Redigera, se avsnitt Vill du att artikeln ska försvinna överallt måste man använda Tidsstyrd publicering, se avsnitt Uppdatera en befintlig artikel En artikel som är publicerad i flera avdelningar är fortfarande samma artikel. Och redigeras den på ett ställe så ändras den på samtliga ställen där den visas. För att uppdatera en artikel: 1. Gå till den avdelning (eller en av avdelningarna) där artikeln är publicerad. 2. Redigera artikeln med hjälp av knappen Redigera. Samtidigt låses artikeln så att ingen annan redaktör kan redigera artikeln samtidigt. 3. När du har uppdaterat artikeln tryck knappen Publicera för att spara dina ändringar i artikeln på samtliga ställen där artikeln förekommer. 5.8 Artiklar publicerade på flera ställen Samma artikel med samma unika ID-nummer kan visas upp på flera ställen på webbplatsen. Du bör vara medveten om att ändringar som du gör i en artikel i en avdelning kommer att verkställas i 58

59 samtliga artiklar med samma ID-nummer oavsett var på ki.se de förekommer. Du kan avpublicera en artikel på ett ställe men den kan finnas publicerad i en annan avdelning. Vill du vara säker på att dölja alla visningar av en artikel bör du dölja den med tidsstyrd publicering, se avsnitt Du kan söka en artikel men sökresultatet visar enbart där artikeln först publicerades. Du ser inte alla ställen där artikeln förekommer. 5.9 Var är en artikel först publicerad Ibland vill man veta var en artikel första är publicerad. Det kan vara så att man har en kopia av artikeln på sin nod som inte går att redigera för originalet är publicerat av någon annan. För att ta reda på detta gå in och redigera artikeln. Välj sedan Publicerad i. Här kan du se var artikeln först är publicerad. Figur 5.5 Här ser man vilken avdelningen artikeln först är publicerad i. För att ta reda på vilken nod det gäller kan du söka fram den genom att i vänstermenyn under Gå till avdelning med ID: skriva in ID-numret på avdelningen. 59

60 Du kommer då till den avdelning där artikeln först var skapad. De personer som där har rättigheter har också möjlighet att ändra i artikeln Ändra ordningen på innehållsposter För att läsa hur du ändra ordning på innehållsposter, se avsnitt Publicera artikel på engelska För att publicera en engelsk version av en artikel, väljer du först Engelska som arbetsspråk och sedan följer du instruktionerna i avsnitt 4.2. Publicera en artikel. Observera att om den artikel du översätter och publicerar ligger i en underavdelning till Visning ki.se behöver även den avdelningens namn översättas till engelska, se avsnitt 6.3 Publicera ett engelskspråkigt namn för en avdelning Skapa och publicera ett formulär Ett formulär kan bestå av ett fritt antal inmatningsfält som besökaren till webbplatsen kan fylla i med information som sedan e-postas till en administratör. Till exempel kan det gälla en konferens där besökaren ska anmäla sig och ge information om val av mat under lunchen. 60

61 För att skapa ett formulär väljer du att skapa en artikel utifrån mallen Formulär. 1. I fältet Titel skriver du den titeln som skall visas upp i innehållsförteckningen. 2. I fältet Brödtext skriver du den text som kommer visas på formulärets förstasida. 3. I fältet Ämne skriver du vilket ämne formuläret gäller. Ämnet kommer att synas i ämnesfältet i det e-postmeddelande som skickas från formuläret. 4. I fältet Tilladress skriver du in e-postadressen till mottagaren till exempel den person som ska ta emot anmälningarna för konferensen. 5. I fältet Frånadress skriver du en adress som ska stå som svarsadress i e-postmeddelandet. Denna adress används om den som tar emot e-postmeddelandet vill svara (reply) på det. 6. I fältet Mailinnehåll skriver du den text som ska visas i det genererade e-postmeddelandet. 7. Ordningen på inmatningsfälten har ingen betydelse utan man kan ange de fält man vill ha med i formuläret i valfri ordning Inmatningsfält Ett formulär innehåller som regel olika inmatningsfält där besökaren kan mata in uppgifter som ska skickas till administratören. Varje inmatningsfält i formuläret behöver en beskrivning som ska finnas bredvid fältet. Till exempel om ditt formulär innehåller ett fält för besökarens namn skriver du Namn i fältet Beskrivning. Inmatningsfälten har olika funktioner som ibland kan kräva att det som man skriver i fältet ska valideras. Om man till exempel anger en e-postadress i ett fält som är av typen e-postadress kontrollerar Polopoly att det som skrivs i fältet ser ut som en giltig e-postadress. Om ett fält är markerat som obligatoriskt kommer Polopoly att kontrollera att fältet verkligen är ifyllt när användaren postar formuläret. Figur 5.6 Så här skapar du ett inmatningsfält för besökarens namn som är max 50 tecken Här följer en förteckning av de inmatningsfält som du kan infoga i ditt formulär: Textfält standard Ett standardfält får innehålla vilka tecken som helst. Längd (i antal tecken) anger hur långt fältet ska vara i formuläret. Rekommenderad längd är 40 tecken, men fältet kan vara upp till 90 tecken långt. Max antal tecken anger hur många tecken användaren maximalt får skriva in i fältet. Rekommenderat maximalt antal tecken är 50. Textfält numeriskt Ett numeriskt fält får endast innehålla siffror. Fältet får inte innehålla mellanslag. Rekommenderad längd är 40 tecken, men fältet kan vara upp till 90 tecken långt. Max antal 61

62 tecken anger hur många tecken användaren maximalt får skriva in i fältet. Rekommenderat maximalt antal tecken är 50. Textfält e-postadress Ett e-post-fält måste innehålla en giltig e-post-adress. Rekommenderad längd är 40 tecken, men fältet kan vara upp till 128 tecken långt. Max antal tecken anger hur många tecken användaren maximalt får skriva in i fältet. Rekommenderat maximalt antal tecken är 50. Textarea Detta ger en textruta i formuläret för att den som svarar ska få lite mer plats att svara. Rekommenderat antal kolumner är 30 och rader är 5. Listruta När du infogar en listruta i ditt formulär skapar du en rullgardinsmeny med alternativa val. Kryssruta En kryssruta gör så att besökaren kan kryssa för ett alternativ. Till exempel kan man använda en kryssruta för att besökaren ska kunna ange om han vill ha vegetarisk mat till lunch. Inkludera fil Besökaren kan välja att skicka med en fil. Captcha För att förhindra spam i ett formulär Dropplista valbara mottagare Här kan du ange flera olika områden med tillhörande e- postadress om du vill att användaren ska kunna välja att skicka formuläret till olika mottagare. Sist i formuläret ska du ange den text du vill visa på din spara-knapp till exempel Svara eller Skicka. 62

63 Figur 5.7 Så här ser ditt formulär ut för besökaren till webbplatsen. 63

64 6 Att publicera avdelningar I Polopoly samlar och strukturerar du dina artiklar i avdelningar. Avdelningarna i Polopoly är hierarkiska och kan liknas vid mappsystemet i Windows utforskare, det vill säga att de kan innehålla både artiklar och underavdelningar. Orsaken till att man vill skapa avdelningar är att man vill få överblick och struktur på sin information. Om man lade alla artiklar i en enda lång rad i en och samma avdelning skulle det snart att bli svårt att överblicka både för publicisten och för besökaren. Då är det bättre att man har tänkt till innan och skapat underavdelningar där man kan lägga artiklar som berör ett visst ämne eller en viss organisatorisk enhet. Den hierarkiska struktureringen i avdelningar görs av olika anledningar och lämpligen på olika vis beroende på om man strukturerar innehållsdelen eller visningsdelen av ki.se. I innehållsdelen strukturerar du i avdelningar för att den som producerar artiklar ska kunna hitta tillbaks till gamla artiklar och hitta logiska ställen att skapa nya artiklar på. I visningsdelen av webbplatsen strukturerar du för att dina målgrupper som besöker webbplatsen ska hitta bland artiklarna. Avdelningarna kommer här att utgöra underlaget för de menyer som besökaren ser och även skapa den klickbara länkstigen i sidans överkant. Det är därför viktigt att man här strukturerar med tanke på besökarens behov och syn på webbplatsens innehåll, inte efter organisationens struktur. 6.1 Publicera en ny avdelning En avdelning måste alltid publiceras i en annan avdelning. Det finns olika mallar för att skapa nya avdelningar. Vanligtvis använder man sig av mallen Visning ki.se. Det finns också mallar för avdelningar som ska ta hand om publicering av nyheter, kalendrar och listor. Se avsnitt 7 för att läsa mer om listor och avsnitt 8 för mer om nyhetshantering. Om du har behörighet att publicera avdelningar gör du så här: Figur 6.1 För att publicera en ny avdelning, välj mall och fyll i namn och publikt namn 64

65 1. Gå till den avdelning där avdelningen ska publiceras. 2. Klicka på Publicera ny avdelning. Följande vy visas, se figur Fyll i fälten samt avsluta genom att klicka på knappen Fortsätt. (* De olika fälten beskrivs i tabellen sist i detta avsnitt, se nästa sida.) 4. I fältet Titel skriver du länktexten du vill ha i meny för avdelningen på webbplatsen. Den kommer även att synas i sidtiteln i webbläsarfönstret. Sidans titel är en av de faktorer som vanligen ger stora utslag i sökmotorers rankning av sidor. Det som du skriver som titel här syns även i alla fönstertitlar i webbläsaren för artiklar som du skapar i denna avdelning, i formen <artikeltitel> - <avdelningstitel> - ki.se. t ex Bibliotekets katalog - Hitta böcker, tidskrifter och artiklar - ki.se OBS! När du publicerar en avdelning i Innehåll behöver du inte ange titel eftersom det inte blir någon menylänk. 5. Du bör även ange lämplig metadata och nyckelord för din avdelning, läs mer under avsnitt 4.10 och Du kan också välja en annan bild än den som används för din webbnod genom att klicka på knappen Välj i fältet Bild. Dessa bilder ska vara 232px bred och 124px hög. För att lägga in bilder se avsnitt Figur 6.2 I fältet Titel skriver du länktexten du vill ha i meny för avdelningen på webbplatsen. Den kommer även att synas i sidtiteln i webbläsarfönstret. 65

66 Du kan även välja att innehållet i avdelningen skall visas som en lista på mitten av sidan. Kryssa då i Visa avdelningens innehåll som en artikel Figur 6.2 I fältet Titel skriver du länktexten du vill ha i meny för avdelningen på webbplatsen. Den kommer även att synas i sidtiteln i webbläsarfönstret. Klicka i rutan Visa avdelningens innehåll som en artikel för att innehållet i avdelningen skall visas på mitten av sidan istället för i vänstermarginalen. 7. Fyll i fälten samt avsluta genom att klicka på knappen Fortsätt. I och med detta har en avdelning skapats som dock ännu inte är publicerad. Nedanstående vy (figur 6.3) visas. Figur 6.3 Här anger du hur och var avdelningen ska publiceras i den överordnade avdelningens innehållsförteckning och infogar avdelningen genom att trycka på knappen Infoga 8. Här anger du hur avdelningen ska publiceras. Du kan välja att ge avdelningen ytterligare en Rubrik (utöver Namn och Publikt namn). Du kan dessutom välja att låsa avdelningens plats i innehållsförteckningen, samt välja om avdelningen ska publiceras som osynlig eller synlig. Slutligen kan du i sektionen Position välja avdelningens position i innehållsförteckningen. Acceptera det förinställda alternativet för Införandetyp. 9. Klicka på knappen Infoga för att infoga avdelningen i innehållsförteckningen. Funktionen Ta bort innebär att avdelningen blir avpublicerad. Läs mer om detta i avsnittet 6.5 Ta bort en avdelning. 66

67 Förklaring av fält vid skapande av ny avdelning Fält Namn Publikt namn Beskrivning Här specificerar du vad avdelningen ska heta i publiceringsgränssnittet. Skriv samma som du skrev under namn. Överordnad avdelning Här specificeras överordnad avdelning, dvs. avdelningen i nivån ovanför den du just nu skapar. Observera att inställningen ofta används för navigering på webbplatsen och ska vanligtvis inte ändras. Överordnad avdelning i gränssnittet Använd det förvald värdet Använd ovannämnda. Maximalt antal innehållsposter Här anger du maximalt antal poster som avdelningens innehållsförteckning ska kunna visa. Även osynliga (blundade) innehållsposter räknas. Observera att innehållsposter utöver det maximala antalet avpubliceras. Gör avdelningen sökbar Ska kryssas i om du vill att en sökmotor på den publika webbplatsen ska kunna hitta avdelningen. Visa träffar i avdelningen Ett kryss här innebär att artiklar i ev. underordnade avdelningar (som inte fått ett kryss här) kommer att visas på webbplatsen i denna avdelning vid sökning. Arbetsflöde Mall för kanal Classic Arbetsflöden används för närvarande inte på ki.se Här väljer du avdelningsmall för den nya avdelningen. Du kan välja mellan Visning publik, Länksamlingar, Nyhetslista, Kalenderlista, Lista och Selma-visning. Läs mer om dessa listor i kapitel 6, 7, 8 och Redigera/byta namn på en befintlig avdelning En befintlig avdelning kan redigeras fullständigt. Allt kan ändras. Du kan till och med byta vilken avdelningsmall den är skapad med, till skillnad från artiklar där detta inte går. För att göra detta måste du dock ha behörighet att Redigera avdelning. 67

68 Figur 6.4 För att redigera en befintlig avdelning, klicka på knappen Redigera För att redigera en befintlig avdelning: 1. Välj först Arbetsspråk som du vill redigera i avdelningen. 2. Klicka på knappen Redigera till höger om den avdelning du vill redigera. Samtidigt låses avdelningen så att ingen annan redaktör kan redigera avdelningen samtidigt. Då öppnas fönstret för att redigera avdelning, se punkt 5.1 Publicera avdelning. 3. Gör dina ändringar och klicka på knappen Fortsätt. 4. Nu får du möjlighet att ändra på avdelningens namn och även länktext, se punkt 5.1. Klicka på knappen Fortsätt för att spara dina ändringar. 6.3 Publicera ett engelskspråkigt namn för en avdelning Avdelningar som innehåller engelskspråkiga artiklar måste även ges ett namn på engelska. Annars kommer inte menyn på det nya språket (engelska i detta fall) att fungera. För att ge din avdelning ett namn på ett annat språk gör du så här: 1. Välj först Arbetsspråk, i det här fallet Engelska. 2. Gå till innehållsförteckningen där du kan se den avdelning som du vill lägga till en engelsk översättning. 3. Klicka på knappen Lägg till nytt språk till höger om den avdelning du vill redigera. 4. Nu öppnas samma vy som i figur 6.1 där du se det namn och publikt namn som du gav avdelningen på det ursprungliga språket. För att komma till fönstret (se figur 6.5) där du kan lägga till ett nytt språk klicka på knappen Fortsätt 5. I fältet Titel skriver du in namnet (menyvalet) som du vill att avdelningen ska ha på engelska. I fältet Title-text skriver du en lämplig förklarande text som visas när man för markören över länken. 6. Klicka på Fortsätt för att spara. 68

69 Figur 6.5 Ange en engelsk benämning för avdelningen och fyll i lämplig förklaringstext för länken i fältet Title-text 6.4 Ändra ordning i innehållsförteckningen för en avdelning Figur 6.7 Tryck på Ändra innehållsposternas ordning för att ändra i vilken ordning artiklar och avdelningar visas i en avdelnings innehållsförteckning För att ändra i vilken ordning artiklar och avdelningar visas i en avdelnings innehållsförteckning gör du på följande sätt: 1. Klicka på Ändra innehållsposternas ordning. 2. Ändra ordning genom att använda knapparna Överst, Upp, Nederst och Ner bredvid aktuell innehållspost. 3. För att komma tillbaka till avdelningssidan, klicka på knappen Klar. 69

70 Figur 6.8 Ändra ordning genom att använda knapparna Överst, Upp, Nederst och Ner bredvid aktuell innehållspost OBS! Tänk på att i visningsdelen av webbplatsen strukturerar du för att besökarna ska kunna hitta bland artiklarna. Ändringar som du gör i innehållsförteckningen speglas i den navigation och de menyer som besökaren ser och även skapa den klickbara länkstigen i sidans överkant. Det är därför viktigt att man här strukturerar med tanke på besökarens behov och syn på webbplatsens innehåll, inte efter organisationens struktur. Även den första artikeln i varje avdelning syns i nodnavigeringen på webbplatsen. Ett annat sätt att komma till första artikeln i själva noden är att klicka på nodplattan/nodrubriken. I innehållsdelen strukturer du sidor för att du själv och andra producenter ska lätt hitta dina artiklar. 6.5 Ta bort en avdelning Du kan (precis som med artiklar) aldrig ta bort en avdelning i Polopoly. En artikel du vill bli av med kan du avpublicera, så att den "försvinner" ner i artikelarkivet och är borta från publiceringsgränssnittets innehållsförteckningar och webbplatsens menyer. Avdelningar kan också avpubliceras på samma vis som artiklar. Detta innebär att de blir osynliga för webbplatsens besökare och inte längre finns kvar i avdelningens innehållsförteckning. Gör så här för att avpublicera en avdelning: 1. Klicka på knappen Införande bredvid den avdelning som ska avpubliceras. 2. Klicka sedan på knappen Avpublicera. 3. När du avpublicerar en avdelning så avpubliceras även artiklarna i avdelningen. En skapad avdelning finns dock alltid kvar i Polopoly även om den inte är publicerad i någon avdelning. Om du vill se dina opublicerade avdelningar gör du så här: 1. Gå till den grafiska trädvyn på startsidan. 2. Från rullgardinsmenyn väljer du Överordnad avdelning och därefter klickar du på knappen Uppdatera träd. Nu visas alla avdelningar inklusive de avdelningar som inte är publicerade. 6.6 Gör en avdelning osynlig Du kan (precis som med artiklar) göra en avdelning osynlig i användargränssnittet. Detta kan vara ett bra alternativ för den som vill skapa en ny avdelning på sin nod och arbeta i lugn och ro med publicering av nya artiklar eftersom avdelningen och ingående artiklar blir osynliga för webbplatsens besökare från webbplatsens meny. För att göra en avdelning osynlig: 70

71 1. Klicka på knappen Införande till höger om den avdelning du vill redigera. Samtidigt låses avdelningen så att ingen annan redaktör kan redigera avdelningen samtidigt. Då öppnas fönstret för att redigera avdelning, se punkt 5.1 Publicera avdelning. 2. Klicka på knappen Fortsätt för att komma till fönstret där du kan välja insättningsalternativ. Se bild Kryssa i kryssrutan vid rubriken Osynlig. 4. Klicka på knappen Spara innehållsposten för att spara inställningen. Figur 6.9 För att göra en avdelning Osynlig i användargränssnittet, kryssa i kryssrutan vid rubriken Osynlig och därefter klicka på knappen Spara innehållspost När du vill göra avdelningen synlig igen gör du om stegen ovanför men bockar UR kryssrutan vid rubriken Osynlig. Observera att även osynliga avdelningar går att se på webbplatsen om någon har en länk till den eller anger den fullständiga webbadressen med avdelnings-id. Detta betyder också att du kan skicka en länk till en osynlig avdelning för att få struktur och innehåll godkänt innan du visar upp dem för omvärlden. Detta gör du igenom att kopiera länken i webbfönstret när du förhandsgranskar startartikeln i den osynliga avdelningen. 6.7 Uteslut avdelning eller artikel från sökmotorn I enstaka fall vill man inte att sökmotorn skall hitta en avdelning eller artiklarna i den. Informationen ligger under metadata. För att utesluta en avdelning från sökmotorn: 1. Redigera avdelningen/artikeln med redigeraknappen 2. Klicka fortsätt 3. Gå in under Metadata 4. Klicka ur Ska sökmotorer indexera denna sida 71

72 Figur 6.10 För att inte sökmotorerna skall hitta avdelningen/artikeln, sätt en bock i Ska sökmotorer indexera denna sida 6.8 Skapa länksamling till en avdelning Inom varje avdelning, liksom på nodstartsidor och samlingssidor, går det att lägga in Länksamlingar. Här kan du samla länkar som är grupperade enligt målgrupp eller som genvägar till efterfrågad information. En länksamling, dvs varje artikel, inom en avdelning hamnar som en ruta under de relaterade länkarna till höger. Artikelns titel blir länksamlingens rubrik. Varje länk i rutan är en vanlig länk i artikeln. Så här gör du för att skapa en länksamling: 1. Gå till avdelningen Visning och välj här Publicera ny avdelning. 2. Namnge avdelningen. Lämpligt namn kan vara just Länksamlingar. Detta namn syns ej publikt. 3. Välj antalet länksamlingar som du vill skapa. Det går att lägga till fler i efterhand. 4. Gå in på själva avdelningen genom att klicka på länken till den i listan. 5. Publicera en ny artikel med mallen Länksamling. Endast det alternativet är valbart. 6. Ange titel på din artikel. 7. Lägg därefter till dina länkar genom att välja från drop-down menyn och klicka på knappen En till. Observera att varje artikel som ligger i samma avdelning som avdelningen med länksamlingen kommer att få länksamlingen synlig på sin respektive webbsida. Har du t.ex. publicerat avdelningen Länksamlingar i avdelningen Visning kommer alla artiklar i avdelningen Visning att visa upp en ruta med länksamlingen när de syns på webben. Artiklar som däremot är 72

73 placerade i avdelningar på samma nivå som avdelningen Länksamlingar kommer inte att innehålla länksamlingen. Vill man att även dessa artiklar ska visa upp länksamlingen måste man göra om ovanstående procedur (se numrerad lista) ett steg djupare ner i strukturen. Figur 6.11 Ange både Namn och Publikt namn på din avdelning. Välj mallen Länksamlingar. Vid det sista valet, Mall för kanal Classic, väljer du alternativet Länksamlingar i rullgardinsmenyn. Figur 6.12 Den titel du anger på artikeln blir även länksamlingens rubrik. Fortsätt med att lägga till de länkar du vill ha med. 73

74 7 Att arbeta med kategoriserade listor I KI:s Polopoly finns en funktion som ger dig möjlighet att lista artiklar enligt kategorier. Dessa listor heter kategoriserad lista. Kategoriserade listor används för att skapa en länklista som kan fungera som en navigationsstruktur vid sidan om nodens menysystem. Detta är användbart för att samla ihop spridd information som har någon eller några gemensamma nämnare. Ett exempel på detta är KI:s ca 40 stipendiestiftelser vilka alla har olika statuter och vilka studenter kan söka enligt två olika kriterier. Här skapas en avdelning med avdelningsmall Lista som namnges KI Stipendier. I denna skapar du två underavdelningar med avdelningsmall Kategori och namnger dem Ekonomiskt behov samt Vetenskaplig meritering. Du skapar kategoriserade listor genom att göra dessa tre steg: 1. I Visning ki.se skapar du en avdelning med avdelningsmall Lista som du ska namnge, till exempel KI:s stipendier. I användargränssnittet ser denna avdelning ut som en vanlig sida (artikel) som visar upp en lista med länkar till de artiklar som är publicerade i dina kategorier. 2. I den avdelningen som är en Lista skapar du nya underavdelningar med avdelningsmall Kategori, som till exempel Ekonomiskt behov. 3. I underavdelningarna publicerar du sedan artiklar som du vill ska listas grupperade enligt kategorin. Du skapar en underavdelning för varje kategori som du vill ska samla artiklar för att lista dem i en grupp. OBS! Du ska fortfarande först ha skapat dina artiklar i Innehåll för att sedan koppla dem för visning som listor enligt kategoriseringen. 7.1 Visa en lista För att skapa en avdelning med avdelningsmall Lista gör du så här: 1. Gå till avdelningen Visning ki.se för den webbnod där du vill skapa din lista. 2. Skapa en ny underavdelning genom att klicka på Publicera ny avdelning i menyn på arbetsytan. 3. Välj ett namn för din lista genom att fylla i fälten Namn och Publikt namn. 4. Välj Lista vid fältet Mall för kanal Classic. Klicka på Fortsätt. 5. Fyll i Titel. Välj visningsalternativ för listan (se nedan). Ange max antal kategorier och max antal artiklar. Vi rekommenderar att du ställer in ett högt värde för hur många innehållsposter som får finnas redan från början. 6. Det finns också en ruta för List-ingress där du kan skriva en inledande text för din lista. 7. Välj sortering efter innehåll (detta val innebär en sortering enligt Polopolys vanliga hantering av innehållsförteckningar), datum eller titel. 8. Klicka på Fortsätt. 9. Nästa steg är att infoga och välja position. Bekräfta med knappen Infoga. 74

75 Figur 7.1 Välj ett namn för din lista genom att fylla i fälten Namn och Publikt namn Figur 7.2 Fyll i Titel och välj visningsalternativ för listan. Ange max antal kategorier och max antal artiklar. Skriv en lämplig text i fältet List-ingress. 7.2 Välj visningsalternativ för en lista Du kan välja följande visningsalternativ för din lista: Kategorier och artiklar detta innebär att du skapar en lista som visar både kategori som rubriker med tillhörande artiklar som underordnade länkar. Figur 7.3 Lista som visar både kategorier och artiklar 75

76 Enbart kategorier detta innebär att besökaren får en sida som visar kategorierna. Kategori-namnen länkas till en lista över artiklar Figur 7.4 Lista som visar enbart kategorier Enbart artiklar detta innebär att ditt kategorinamn inte syns men listan består av en länklista till artiklarna som finns i denna kategori. Figur 7.5 Lista som visar enbart artiklar 7.3 Skapa kategorier för att visa listor Nu har du skapat en avdelning för din lista. Nästa steg är att skapa kategorier. För att listningen ska fungera krävs det att du har skapat åtminstone en kategori (som du kan göra osynlig senare). 1. Gå till den avdelning (av typ Lista) som du har skapat för listan. Välj Publicera ny avdelning. 2. Namnge din kategori. Längst ned i fönstret väljer du mall Kategori (det går inte att välja någon annan). Klicka på knappen Fortsätt 3. Ange Titel och därefter klicka på knappen Fortsätt 4. Välj position i innehållsförteckningen och bekräfta med knappen på Infoga. 76

77 Figur 7.6 Här skapar vi en avdelning av typ kategori och namnger den Figur 7.7 Ge din kategori ett namn som ska synas i menyn När kategorierna är skapade publicerar du de artiklar som ska utgöra listningen under varje kategori. Detta gör du på samma vis som när du publicerar en artikel i Visning ki.se vilket betyder att du först skapar artiklarna i Innehåll och sedan infogar dem i avdelningen för din kategori som finns som underavdelning till din avdelning som är av typ Lista, se avsnitt Att förhandsgranska en kategoriserad lista För att förhandsgranska en lista ska du gå till den avdelningen (i Visning- ki.se) där du har publicerat listan. I vårt exempel innebär det att du ska gå till den överordnade avdelningen som heter Stipendier. Välj ut en av artiklarna på samma nivå i denna avdelning som t ex Fler stipendier att söka. Klicka på rubriken till denna artikel. Nu öppnas artikeln i webbläsarfönstret med webbplatsens inramning. I menyn för den överordnade avdelningen hittar du en länk till din lista. Du klickar på denna länk och kan förhandsgranska din lista med kategorier. 77

78 Figur 7.8 För att förhandsgranska din lista måste du förhandsgranska en artikel i den överordnade avdelningen 7.5 Ändra visningsalternativ för en lista För att ändra visningsalternativ för din lista måste du redigera avdelningen. Så här gör du för att ändra visningsalternativ för en lista: 1. Välj först Arbetsspråk som du vill redigera i avdelningen. 2. Klicka på knappen Redigera till höger om den avdelning du vill redigera. 3. För att komma till fönstret där du kan välja visningsalternativ för din lista klicka på knappen Fortsätt. 4. Nu får du möjlighet att ändra hur många kategorier får visas, hur många poster som får visas i varje kategori samt vilket visningsalternativ du vill ha för listan. Se bild Klicka på knappen Fortsätt för att spara dina ändringar. Figur 7.9 När du redigera en avdelning som är en lista får du möjlighet i detta fönster att ändra visningsalternativ för dina kategorier samt hur många kategorier ska visas och hur många artiklar som kan publiceras i varje lista 78

79 7.6 Fördjupning kategoriserad lista: stiftelsestipendier som exempel Kategoriserade listor ger dig en möjlighet att publicea samma artiklar under olika rubriker, grupperade på olika sätt. Ett exempel på detta är förteckningen över KI:s stiftelsestipendier. Listan skapas med funktionen kategoriserade listor genom att samla och länka till de artiklarna som är publicerade i de olika underavdelningar som är kategorier för listan. Dessa är: Ekonomiskt behov och Vetenskaplig meritering. Figur 7.10 Kategoriserade listor KI:s institutioner Observera att du inte kan länka till artikel i en kategoriserad lista från annan plats i Polopoly. 79

80 8 Att arbeta med nyheter Nyheter hanteras i Polopoly genom att de publiceras i en speciell avdelning som heter Nyheter och kalendrar. Webbnoder i ki.se kan sedan "prenumerera" på nyheter från din/dina nyhetskanaler. Prenumerationen visas i en speciell avdelning i noden. På så vis kan nyheter från en och samma kanal visas upp på flera olika ställen på webbplatsen, även utanför din egen webbnod. För att skapa en nyhetshantering på en webbnod genomför du tre steg: 1. Skapa en nyhetskanal för dina nyheter i avdelningen Nyheter och kalendrar överst på din webbnod. Denna nyhetskanal är en avdelning. 2. Skapa artiklar i denna nyhetskanal. Dessa artiklar görs med mallen standard (förvalt värde). Detta är det enda tillfället där artiklar inte skapas först i Innehåll utan skapas direkt i den avdelning som är en nyhetskanal. 3. Skapa en avdelning med mall Nyhetslista under Visning ki.se. I användargränssnittet ser denna avdelning ut som en vanlig sida. Denna avdelning visar upp (publicerar) nyheterna som du har publicerat som artiklar i nyhetskanalen under Nyheter och kalendrar på webbplatsen. OBS! Tänk dig att du öppnar en sluss för nyheter genom att publicera en nyhetslista. En viktig skillnad mellan vanliga artiklar och artiklar som publiceras i nyhetskanaler är att en ny nyhetsartikel blir synlig direkt på alla de ställen där man prenumererar och visar upp nyheter. 8.1 Skapa en nyhetskanal 1. Gå till avdelningen Nyheter och kalender som finns direkt under toppnivån på din webbnod. Avdelningen är specialgjord för att innehålla underavdelningar som fungerar som nyhetskanaler. 2. Skapa en underavdelning i Nyheter och kalender genom att klicka på Publicera ny avdelning i menyn på arbetsytan. Välj Nyhetskanal vid fältet Mall för kanal Classic. 3. Välj ett namn för nyhetskanalen så att du och andra senare kan känna igen den när du ska prenumerera på den. Tänk på att flera nyhetskanaler kan publiceras på samma sida senare, så det är bra att ha namn som särskiljer dem, t.ex. Utbildningsnyheter och Nyheter om forskning, snarare än bara Nyheter. 4. Tryck på knappen Fortsätt. 80

81 Figur 8.1 För att publicera en nyhetskanal skapar du en ny avdelning under Nyheter och kalendrar och väljer mallen Nyhetskanal 5. På följande sida (se figur 8.2 nedan) bestämmer du om du vill ge webbredaktörer för andra webbnoder och samlingssidor en möjlighet att prenumerera på din nyhetskanal. För att hålla den privat inom din egen webbnod kryssar du ur kryssrutan. Figur 8.2 Gör det möjligt för andra webbredaktörer att prenumerera på dina nyheter 6. Klicka därefter på knappen Fortsätt. 7. På följande sida väljer du hur din nyhetskanal ska infogas (insättas) i innehållsförteckningen. Du väljer vilken rubrik den ska ha i innehållsförteckningen i publiceringssystemet, om den ska ha en fast (låst) plats i innehållsförteckningen (se avsnitt 6.1, Publicera en ny avdelning). Bekräfta med knappen Infoga. Du kan skapa flera nyhetskanaler (ett slags avdelning) för att gruppera nyheter i Nyheter och kalender. 8.2 Att visa nyhetskanal Efter att du har skapat dina nyhetskanaler i Nyheter och kalender ska du skapa en avdelning av med mall Nyhetslista under avdelningen Visning ki.se på webbnoden. Denna avdelning kommer att fungera som en sida/artikel som visar upp dina nyheter på webbplatsen. Denna sida kan visa upp flera nyhetskanaler. För att skapa en avdelning för visning av nyheter gör så här: 1. Gå till Visning ki.se på den nod där du vill publicera nyheterna. 2. Välj Publicera ny avdelning i menyn på arbetsytan. 81

82 3. Välj Nyhetslista vid fältet Mall för kanal Classic. Du kommer här att skapa en till synes tom avdelning som bara innehåller en startsida med länkar till nyheterna. Figur 8.3 För att skapa en avdelning för visning av nyheter välj mallen Nyhetslista. Det som du skriver i namn är rubriken på nyhetslistan i innehållsförteckningen 4. Det formulär du ser liknar det du fick när du skapade nyhetskanalen och du kan fylla i det på nästan samma vis. Här bör du dock se till att nyheterna blir sökbara och visas i träfflistan vid sökning. Figur 8.4 Välj vilka nyhetskanaler som du vill prenumerera på i rullgardinsmenyn Kanal. Ge nyhetslistan en rubrik. 82

83 5. På formuläret för att skapa nyhetslistan anger du en titel för nyhetslistan och väljer sedan i menyn kanal nyhetskanal/nyhetskanaler att publicera på sidan, se figur 8.4. I fältet Titel skriver du rubriken på listan som presenterar nyhetskanalerna. I fältet RSS-titel skriver du den titel som är beskrivande för denna nyhetskanal och som den som prenumererar på RSS för denna kanal kan känna igen. I fältet skriver du in den e-postadress som kommer att visas ovanför nyhetslistan under texten Tipsa oss. I fältet List-ingress skriver du en lämplig inledande text för din lista (om så behövs). I fältet anger du en e-postadress för den som vill tipsa om en nyhet. Välj mellan Grupperade och Sorterad. Välj Grupperade om du vill få varje nyhetskanal sorterad under en rubrik var för sig och Sorterade om du vill få nyheterna från sidans alla kanaler listade i en rad i omvänd kronologisk ordning (färskaste först) utan kanalrubriker emellan. Vid Nyhetskanaler matar du in en eller flera nyhetskanaler på samma vis som artikelelement. Du kan ge varje kanal en egen rubrik som visas på sidan om du väljer att de ska vara Grupperade ovan. Du väljer bland tillgängliga nyhetskanaler från rullgardinsmenyn. Du kan också välja hur många av de senaste nyheter som ska visas från varje kanal. Figur 8.5 Webbnoden Pressrum är en samlingsplats för pressmeddelanden, kalender mm. Pressmeddelanden publiceras i en nyhetskanal som heter Pressmeddelande. Nyheterna visas därefter upp av en avdelning som är en nyhetslista i Visning ki.se. Så snart som du har publicerat en artikel i din nyhetskanal blir den synlig i nyhetslistan Pressmeddelanden. Som webbredaktör på en annan nod på ki.se kan du prenumerera på nyhetskanalen Pressmeddelande. Du kan välja hur många nyheter från denna kanal du vill visa upp på din nod. 83

84 8.3 Skapa nyhetsnotiser När du har skapat din(a) avdelning(ar) för nyhetskanaler är det dags att skapa artiklar, vilka utgör nyheterna i nyhetskanalen. 1. Gå till den nyhetskanal som du nyss skapade i avdelningen Nyheter och kalender på din webbnod 2. Välj Publicera ny artikel med mall Standard från menyn i arbetsytan. 3. Spara artikeln genom att trycka på knappen Snabbinfoga. Du behöver inte tänka på placeringen i innehållsförteckning. Sorteringen på webbplatsen ställer du in när du skapar utmatningen i visningsstrukturen. Det vanligaste är att nyheter matas ut i omvänd kronologisk ordning, det vill säga med det färskaste överst. OBS! En viktig skillnad mellan vanliga artiklar och artiklar som publiceras i nyhetskanaler är att en ny nyhetsartikel blir synlig direkt på webbplatsen på alla de ställen där man prenumererar och visar upp nyheter. Man behöver alltså inte publicera den efter att man har skapat den. Det betyder således att man bör vara noga med att kontrollera innehåll och stavning i en nyhetsartikel innan man lägger in den, eftersom den blir synlig på webbplatsen direkt. Skriv gärna texten i Word innan du lägger in innehåll i din artikel för att du ska ha bästa möjligheterna att kolla stavningen. En nyhetsnotis som endast finns på ett språk kommer att visas även på den andra språksidan, men med en svensk eller engelsk flagga som visar att nyheten bara finns på ett språk. 8.4 Ändra inställningar/infoga nya nyhetskanaler för en nyhetslista För att ändra visningsalternativ för din nyhetslista eller lägga till flera nyhetskanaler in listan måste du redigera avdelningen. Så här gör du för att redigera din nyhetslista: 1. Välj först Arbetsspråk som du vill redigera i avdelningen. 2. Klicka på knappen Redigera till höger om den nyhetslista som du vill redigera. 3. För att komma till fönstret där du kan välja visningsalternativ och infoga flera nyhetskanaler för din nyhetslista klicka på knappen Fortsätt. OBS! Det kan ta upp till en minut att komma till nästa fönster eftersom systemet måste hämta upp alla nyhetskanaler ur databasen. 4. Nu får du möjlighet att ändra mellan visningsalternativ Grupperade och Sorterad men även att infoga flera nyhetskanaler för din nyhetslista. Se bild Klicka på knappen Fortsätt för att spara dina ändringar. 8.5 Prenumerera på nyheter med hjälp av RSS RSS (Real Simple Syndication) är en funktion som hjälper användaren att hantera nyheter. Den gör att webbesökaren kan prenumerera på olika nyhetskanaler och få nyheterna direkt i sin webbläsare/rss-läsare utan att först behöva besöka den aktuella webbplatsen. Alla nyhetskanaler i Polopoly har ett RSS-flöde. Det sker automatiskt så du som redaktör behöver inte göra något. Exempel: Du vill göra en RSS som söker ut alla kalenderhändelser denna vecka i KI-kalendern. 1. Gå till KI-kalendern, finns en länk på KIs startsida. 2. Filtrera händelser genom att i andra fältet välja Denna vecka 3. Klicka Sök 84

85 4. Klicka därefter på RSS länken som ligger under rutan och spara din sökning i en RSS läsare eller i webbläsaren. Du kommer nu att kunna klicka på den RSS-länken i din webbläsare och se händelser för denna vecka hela tiden framöver. Mer information om RSS finns att läsa under Om webbplatsen, 85

86 9 Att arbeta med kalendrar Händelser i en kalender hanteras i Polopoly genom att de publiceras i en speciell avdelning som heter Nyheter och kalendrar. Noder på hela webbplatsen kan sedan "prenumerera" på kalenderhändelser från din kalender. Prenumerationen visas i en speciell avdelning i noden. På så vis kan kalenderhändelser från en och samma kanal visas upp på flera olika ställen på webbplatsen, även utanför din egen webbnod. För att skapa en kalender på en webbnod genomför du tre steg: 1. Skapa en kalender för dina kalenderhändelser i avdelning Nyheter och kalendrar. Denna kalender är en avdelning. 2. Skapa kalenderhändelser (artiklar) i denna kalender. Dessa artiklar görs med mall kalenderhändelse (förvalt värde). 3. Skapa en avdelning kalenderlista (som egentligen ser ut som en sida) i Visning ki.se. Denna avdelning visar upp (publicerar) kalenderhändelserna från kalendrar under Nyheter och kalender på webbplatsen. OBS! Tänk dig att du öppnar en sluss för kalenderhändelser genom att publicera en kalender. En viktig skillnad mellan vanliga artiklar och artiklar som publiceras i kalendrar är att en ny kalenderhändelse blir synlig direkt på alla de ställen där man prenumererar och visar upp kalendern. Webbredaktörer på andra noder än din egen kan välja att prenumerera på dina kalenderhändelser. 9.1 Skapa en kanal för en kalender 1. Gå till avdelningen Nyheter och kalender som finns direkt under toppnivån på din webbnod. Avdelningen är specialgjord för att innehålla underavdelningar som fungerar som kalendrar. 2. Skapa en underavdelning i Nyheter och kalender genom att klicka på Publicera ny avdelning i menyn på arbetsytan. Välj Kalender vid fältet Mall för kanal Classic. 3. Välj ett namn för kalendern så att du och andra senare kan känna igen den när du ska prenumerera på den. Tänk på att flera kalendrar kan publiceras på samma sida senare, så det är bra att ha namn som särskiljer dem, t.ex. Aktiviteter för unga forskare, snarare än bara Aktiviteter. 4. Tryck på knappen Fortsätt Figur 9.1 För att publicera en kalender skapar du en ny avdelning under Nyheter och kalendrar och väljer mallen Kalender 86

87 5. På följande sida (se figur 9.2) bestämmer du om du vill ge webbredaktörer för andra webbnoder och samlingssidor en möjlighet att prenumerera på din kalender. För att hålla den inom din egen webbnod bockar du ur kryssrutan. Figur 9.2 Gör det möjligt för andra webbredaktörer att prenumerera på din kalender 6. Tryck därefter på knappen Fortsätt. 7. På följande sida väljer du hur din kalender ska infogas (insättas) i innehållsförteckningen. Du väljer vilken rubrik den ska ha i innehållsförteckningen i publiceringssystemet, om den ska ha en fast (låst) plats i innehållsförteckningen (se avsnitt 6.1, Publicera en ny avdelning). Bekräfta med knappen Infoga. Figur 9.3 Skriv den rubrik du vill ha för eget bruk i innehållsförteckningen i publiceringsgränssnittet Du kan skapa flera avdelningar (kanaler) av samma typ för att gruppera nyheter och kalenderhändelser under Nyheter och kalendrar 9.2 Att visa en kalender Efter att du har skapat din kalender i Nyheter och kalendrar ska du skapa en avdelning med mall Kalender under avdelningen Visning ki.se på webbnoden. Denna avdelning kommer att fungera som en sida som visar upp dina kalenderhändelser på webbplatsen. För att skapa en avdelning för visning av händelse (kalendrar) gör du så här: 1. Välj Publicera ny avdelning i menyn på arbetsytan. 2. Välj Kalenderlista vid fältet Mall för kanal Classic. Du kommer här att skapa en till synes tom avdelning som bara innehåller en startsida med länkar till kalenderhändelser. Det formulär du får kommer att likna det du får när du skapar nyhetslista. Här bör du se till att händelserna blir sökbara och visas i träfflistan vid sökning. 87

88 Figur 9.4 För att skapa en avdelning för visning av kalender välj mallen Kalenderlista Figur 9.5 Välj vilken kalender du vill prenumerera på under rullgardinsmenyn Kalender. Ge kalenderlistan en rubrik. 3. I formuläret för att skapa kalenderlistan som följer ger du sidan en titel. Därefter anger du hur posterna ska sorteras och om du vill visa tillhörande ingresser, samt anger antalet. Eftersom ingresser radbryts ska du vara noga med att inte ha extra rader i tomma ingresser, då skrivs tomrummet ut på webbsidan. Sedan väljer du ett antal kalendrar att publicera på sidan, se figur 9.5. I fältet Titel skriver du den rubrik på sidan som presenterar kalenderlistan. Välj mellan Grupperade och Sorterad. Välj Grupperade om du vill få varje kalenderlistan sorterad under en rubrik var för sig och Sorterade om du vill få nyheterna från sidans alla kanaler listade i en rad i omvänd kronologisk ordning (färskaste först) utan kanalrubriker emellan. 88

89 Vid Kalendrar matar du in en eller flera kalender på samma vis som med artikelelement. Du kan ge varje kanal en egen rubrik som visas på sidan om du väljer att de ska vara Grupperade ovan. Du väljer bland tillgängliga kalendrar från rullgardinsmenyn. Du kan också välja hur många av de senaste nyheter som ska visas från varje kanal. Figur 9.6 Webbnoden Pressrum är en samlingsplats för pressmeddelanden, kalendrar mm. Kalenderhändelser publiceras i en avdelning av typ kalender som heter KI:s Kalendarium. Kalenderhändelserna visas därefter upp av en avdelning som är en kalenderlista i Visning ki.se. Så snart som du har publicerat en kalenderhändelse i din kalender blir den synlig i kanalen Kalender. Som webbredaktör på en annan nod på ki.se kan du prenumerera på KI:s kalendarium. Du kan välja hur många händelser från denna kanal du vill visa upp på din nod. 9.3 Skapa kalenderhändelser När du väljer att skapa en ny artikel i en avdelning av typen Kalender kan du bara välja artiklar av typen Kalenderhändelse. För att skapa en kalenderhändelse: 1. Gå till din kalenderavdelning och välj Publicera ny artikel med mall > Kalenderhändelse. Arbetsytan kommer sedan att visa ett formulär där du fyller i detaljer om kalenderhändelsen. 2. Ange startdatum och starttid för händelsen. 3. Ange slutdatum och tid för händelsen. 4. Bocka för en eller flera kategorier som händelsen ska kunna filtreras fram under. 5. För att mata in text och bilder om kalenderhändelsen trycker du på knappen Text och bild (Svenska). Där fyller du sedan i uppgifter på samma vis som för en vanlig artikel. 6. Gamla händelser kommer dock inte att synas efter aktuellt datum. 7. Efter att du matat in text, bilder och metadata om kalenderhändelsen trycker du på knappen Fortsätt och väljer var kalenderhändelsen ska läggas i innehållsförteckningen på vanligt vis. 89

90 Figur 9.7 Ange tiderna för evenemanget. Klicka på Text och bild för att mata in text eller bild för händelsen. Denna placering påverkar inte ordningen för visningen på webbplatsen, utan bara ordningen i innehållsförteckningen. Sorteringen på webbplatsen ställer du istället in när du senare skapar utmatningen i visningsstrukturen. Det vanligaste är att händelserna matas ut i omvänd kronologisk ordning, det vill säga med det färskaste överst. Webbteamet prenumererar på alla kalendrar på ki.se. Om du skapar en ny kalender måste du anmäla det till wt@ki.se så prenumeration kommer att ske. Är det en lokal kalender för institutionen behövs inte det. När flera kalendrar publicerar samma kalenderhändelse kommer den att synas upprepade gånger i till exempel KI-kalendariet på startsiden (där de flesta kalendrar från ki.se visas). Det är oundvikligt att det ibland blir så. Som regel publiceras kalenderhändelsen på den nod som är värd för evenemanget. Titta därför gärna i KI-kalendariet (nås från Startsidan, noden Pressrum eller från samlingssidan Om KI) om den kalenderhändelse du planerar att lägga ut redan finns publicerad. Kom ihåg att det går att prenumerera på kalendrar från andra noder. 90

91 9.4 Ändra inställningar/infoga nya kalendrar för en kalenderlista För att ändra visningsalternativ för din kalenderlista eller lägga till flera kalenderkanaler in listan måste du redigera avdelningen. Så här gör du för att redigera din kalenderlista: 1. Välj först Arbetsspråk som du vill redigera i avdelningen. 2. Klicka på knappen Redigera till höger om den kalenderlista som du vill redigera. 3. För att komma till fönstret där du kan välja visningsalternativ och infoga flera kalenderkanaler för din kalenderlista klicka på knappen Fortsätt. OBS! Det kan ta upp till en minut att komma till nästa fönster eftersom systemet måste hämta upp alla kalenderkanaler i databasen. 4. Nu får du möjlighet att ändra mellan visningsalternativ Grupperade och Sorterad men även att infoga flera kalenderkanaler för din kalenderlista. Se bild Klicka på knappen Fortsätt för att spara dina ändringar. Figur 9.8 Här ändra du inställningar för din kalenderlista samt infogar flera kalenderkanaler. 91

92 10 Tidsstyrd publicering I normala fall publiceras dina artiklar direkt via knapptryckning, men Polopoly har även tidsstyrd publicering. Genom att använda Polopolys funktion för tidsstyrning finns flera alternativ att styra publiceringen (t.ex. veckovis, visst datum, etc.). Figur 11.1 Klicka på knappen Tidsangivelse för att ange tidsram för publicering För att ange en tidsram för publicering av en artikel gör du så här: 1. Klicka på knappen Redigera till höger om den artikel du vill ange tidsstyrd publicering. 2. Klicka på knappen Tidsangivelse. Nu öppnas ett formulär där du kan styra publicering. 3. I fältet Tidsstyrd publicering kan datum och klockslag för en artikel anges. Med knappen Lägg till PÅ händelse påbörjas händelsen att artikeln blir synlig på webbplatsen och med knappen Lägg till AV händelse så är artikeln inte längre synlig på webbplatsen. 4. För att ångra en inställning använd knappen Ta bort händelse. 5. För att återgå till artikeln för redigering Klicka på knappen Text och bild (Svenska). Figur 11.2 Här styr du tidsstyrd publicering av din artikel genom att mata in datum och tid och därefter trycka på knappen Lägg till PÅ händelse eller Lägg till AV händelse. 92

93 Figur 11.3 Här ser du att artikeln har en tidsinställning påslagen. Gå till avdelningen och välj Tid i rullgardinsmenyn Vy längst upp i högra hörnet, se figur Att en artikel/avdelning är tidsinställd går att se i innehållsförteckningen för avdelningen. Artiklar som har en tidsinställning markeras då med TID: Aktiv. Du kan även välja att innehållsförteckningen enbart ska visa de artiklar som är/kommer att vara synliga på webbplatsen vid en viss tidpunkt. Detta gör du genom att ställa in ett visst datum samt ta bort bocken i kryssrutan Visa alla. Därefter klickar du på knappen Visa. Innehållsförteckningen visar då endast de artiklar/avdelningar som är synliga på webbplatsen vid denna tidpunkt. Observera att om du redigerar i en artikel som redan är synlig på webbplatsen så syns redigeringen på webbplatsen så fort den redigerade artikeln är publicerad i avdelningen. Att redigeringar ska synas vid ett senare tillfälle går inte att styra med tidspublicering Välj olika publiceringsdatum och visningsdatum För nyhetsartiklar kan du välja vilket datum nyheten ska publiceras, samt vilket datum du vill ska visas vid själva nyhetsposten på webben. Om du skapar en artikel innan det är tänkt att den ska publiceras och visas på webben anger du ett publiceringsdatum. I samband med detta kan du även ange ett visningsdatum. Visningsdatum syns i nyhetslistan och specificerar du inte detta datum kommer det datum du skapade artikeln att visas i nyhetslistan. För att ange när nyhetsartikeln ska publiceras gör du såhär: 1. Klicka på knappen Redigera till höger om den artikel du vill ange publiceringsdatum för. 2. Klicka på knappen Tidsangivelse. Nu öppnas ett formulär där du kan ange publiceringsdatum. 3. I fältet Tidsstyrning kan datum och klockslag för publicering anges. Med knappen Lägg till PÅ händelse lägger du till det datum och klockslag som artikeln ska bli synlig på webbplatsen, och med knappen Lägg till AV händelse anger du när artikeln inte längre ska vara synlig på webbplatsen. 4. För att ångra en inställning använd knappen Ta bort händelse. 5. För att återgå till artikeln för redigering klickar du på knappen Text och bild (Svenska). För att ange ett annat visningsdatum än det datum nyhetsartikeln skapades gör du såhär: 1. Klicka på knappen Redigera till höger om den artikel du vill ange publiceringsdatum för. 93

94 2. Klicka på knappen Tidsangivelse. Nu öppnas samma formulär som ovan. Här kan du även välja att ange visningsdatum. 3. I fältet Visningsdatum väljer du det datum du vill ska synas vid nyhetsposten på webben. Du måste även se till att rutan Aktivera visningsdatum är ibockad. Figur 11.4 Publiceringsdatum är här inställt på , då kommer nyhetsartikeln att bli synlig på webben. Visningsdatum anger det datum som kommer att visas i nyhetslistan, dvs Anger du inget visningsdatum kommer det datum du skapade artikeln att visas här. Figur 11.5 Här i nyhetslistan syns det Visningsdatum man valt, dvs

95 Om en nyhetsartikel uppdateras vid ett senare tillfälle kommer endast datumet Senast uppdaterad av: att ändras. Datumet i nyhetslistan förblir det datum artikeln skapades alternativt Visningsdatum om ett sådant angetts. Figur 11.6 Nyhetsartikeln visar det datum artikeln senast blev uppdaterad Förhandsgranska webbplatsen Tidspublicering möjliggör även att kunna se webbplatsen i en annan tid än realtid. Detta gör du genom att klicka på Förhandsgranska webbplats på i menyn på arbetsytan på startsidan. Där kan du välja att se webbplatsen vid en valfri framtida tidpunkt. 95

96 11 Bilagor 11.1 Bilaga 1: Redigera användarinställningar Under menyrubriken Redigera användarinställningar finns en rad alternativ som kan underlätta ditt arbete med publiceringssystemet. Gör så här: 1. Välj Redigera användarinställningar på startsidan. 2. Ändra inställningarna, se beskrivningar på nästa sida 3. Bekräfta dina val för inställningar genom att trycka på knappen Spara användarinställningar. Figur 14.1 Personliga inställningar Fält Redigera användarinställningar Användarinformation Användarnamn Namn E-postadress Användarnamnet du använder för att logga in (kan inte ändras). Textfält där ditt namn anges (kan inte ändras). Textfält där din e-postadress anges. 96

97 Fält Hemavdelning Språk Inställningar startsidan Genvägar Visa navigationspanel Visa grafisk trädvy Inställningar avdelningsväljare Typ av väljare Typ av förälder (för träd) Max antal nivåer (träd) Max antal val (träd) Redigera användarinställningar Hemavdelning är den avdelning som ligger i toppen av trädvyn för respektive användare. Vanligtvis har användaren dessutom fått behörigheter från denna nivå. Användaren kan själv välja vilket språk som ska visas i Polopoly Content Managers gränssnitt. Du kan lägga upp genvägar till avdelningar som du ofta publicerar i. Dessa genvägar kommer då att visas ovanför avdelningslistan på startsidan. Välj vilka avdelningar du vill ha genvägar till genom att klättra uppåt i avdelningsstrukturen (knappen med minustecknet) eller visa underliggande avdelningar (knappen med plustecknet). För att välja en avdelning klickar du på knappen med den gröna pilen. Knappen med den röda pilen tar bort de avdelningar du har valt. En (*) visar att en avdelning är en hemavdelning. Kryssrutan som ger dig tillgång till en panel med filträd och genvägar till menyval. Denna panel följer med oavsett var i publiceringssystemet du befinner dig. Startsidan kan presentera avdelningar som en lista eller i en grafisk trädvy. Med hjälp av den grafiska trädvyn visas avdelningarna i fyra olika strukturer på startsidan (och även i panelen). I redaktörsarbetet ingår ofta att välja avdelning, exempelvis när du vill kopiera en artikel till en annan avdelning. Genom Typ av väljare bestämmer du hur avdelningarna ska visas. Du kan välja mellan träd, lista och ID-inmatning. Här väljer du vilken avdelningsstruktur som din avdelningsväljare ska visa. För redaktörer rekommenderas Publicerade avdelningar. Här väljer du hur många avdelningar som ska visas i din avdelningsväljare. Här väljer du hur många nivåer av avdelningar som ska visas i din avdelningsväljare. 97

98 Fält Favoritavdelningar Antal senaste avdelningar Spara användarinställningar Redigera användarinställningar En möjlighet att låta avdelningsväljaren inledas med dina favoritavdelningar. Du kan klättra uppåt i avdelningsstrukturen (knappen med minustecknet) eller visa underliggande avdelningar (knappen med plustecknet). För att välja en avdelning klickar du på knappen med den gröna pilen. Knappen med den röda pilen tar bort de avdelningar du har valt. Att en avdelning är en hemavdelning markeras med (*). En möjlighet att låta avdelningsväljaren inledas med dina senaste besökta avdelningar. För att dina inställningar ska gälla måste dessa sparas. Det gör du genom att klicka på Spara användarinställningar. 98

99 11.2 Bilaga 2: Tillåta popup-fönster för förhandsvisning Internet Explorer Gå till menyn Tools och välj Internet Options Klicka på fliken Privacy och sedan på knappen Settings längst ned till höger i dialogrutan bredvid kryssrutan Block pop-ups. I dialogrutan Pop-up Blocker Settings, avdelningen Exceptions fyller du i webbadressen till KI:s Polopoly för att tillåta pop-up-fönster. Det räcker med en del av adressen; till exempel *.ki.se Figur 14.2 Att tillåta pop-up-fönster i Internet Explorer Att tillåta popup-fönster i Google Toolbar Om du installerar Google toolbar ingår ett Popup-filter. För att förhandsgranska din artikel i Polopoly gör du så här: Klicka först på knappen Förhandsgranska När webbläsaren meddelar att den har blockerat ett popup fönster (på bilden nedan se markören i rött, 1 spärrad) så trycker du på den knappen popup-filter för att tillåta popup fönster från webbplatsen. Figur 14.3 Att tillåta pop-up-fönster i Google Toolbar. 99

100 Att tillåta popup-fönster i Yahoo toolbar Om du installerar Yahoo toolbar ingår även här ett popup filter. För att förhandsgranska din artikel i Polopoly gör så här: Klicka först på knappen Förhandsgranska; Tryck på den i rött inringade knappen se figur X. Välj "Always Allow Pop-Ups from..." Figur 14.4 Att tillåta pop-up-fönster i Google Toolbar. Då kommer rutan nedan upp. Här kan du se vilka webbsidor du varit inne på som blivit blockerade av Popup filtret. Markera Polopoly platsen som du ser i fönstret Yahoo Pop-up Blocker och tryck sedan på knappen Allow. Det kan finnas annan programvara med Popup-fönster blockerings funktion som t.ex. Firefox, Antivirus, Personliga brandväggar, mm. I dessa fall får du leta fram i hjälp texterna för programvaran hur du inaktiverar blockering av Popup-fönster för Polopolys publiceringsmiljö Mozilla Firefox Gå till menyn Tools och välj Options. Klicka på ikonen Web Features. Där finns en kryssruta som heter Block Popup Windows. Om du trycker på knappen Allowed Sites till höger om den kan du bestämma vilka webbplatser du vill tillåta att öppna pop-up-fönster. Där ska du mata in adressen till Polopoly på KI. Det räcker troligen med en del av adressen; till exempel *.ki.se 100

101 Figur 14.5 Att tillåta pop-up-fönster i Mozilla Firefox. 101