Koskeva virheellisyyksiä kertyneiden varain tilittämisessä.

Transkript

1 Kiertokirje. 1915, Suom en P o s t i h a l l i t u k s e s t a. N:o III. s. Koskeva virheellisyyksiä kertyneiden varain tilittämisessä. Vaikka Postihallitus useat kerrat on muistuttanut postitoimistoja epäkohdista rahavarain lähettämisessä pääpostikassaan, on kuitenkin kuukausraportteja ja kassakirjoja tarkastettaessa käynyt selville että useat postitoimistot: ovat jättäneet lähettämättä liikavarat pääpostikassaan kuukauden 15 päivänä, 4 ovat siirtäneet kuukausraportissa säästönä seuraavalle kuukaudelle suuremman määrän kuin mitä on lupa, siirtää, liittämättä tarpeellista selvitystä siihen, lähettävät kuukauden lopussa pääpostikassaan niin paljon varoja ettei kuukausraportti sisällä mitään säästöä seuraavalle kuukaudelle, vaan päinvastoin kruunu jää velkaa postitoimistolle sekä että useat 2:sen luokan postitoimitukset eivät ajoissa lähetä ylipostitoimistoon postiosotuksista kertyneitä varoja tai eivät lähetä täyttä määrää. Tämän johdosta tahtoo Postihallitus muistuttaa postitoimistoja tarkalleen noudattamaan tilinteosta annettuja määräyksiä ja niinmuodoin kuukauden 15 päivänä täysissä sadoissa markoissa pääpostikassaan lähettämään ne varat, jotka postitoimistojen kassoissa silloin löytyvät yli sen määrän, mikä postitoimistolla on lupa siirtää kuukauden viimeisenä päivänä, ellei tässä kohden ole annettu postitoimistolle eri määräyksiä tai ellei varoja tarvita saapuneitten postiosotusten maksamiseen,

2 2 kuukausraportissa siirtämään seuraavalle kuukaudelle ainoastaan sen määrän mikä on lupa siirtää, ollen, jos suurempi määrä on pakko siirtää, mukaan liitettävä selvitys saapuneista maksamattomista postiosotuksista, johon tarkoitukseen sopii käyttää kaavaketta N:o 172, eikä ilmoitettava ainoastaan kokonaissumma, koska Postihallitus' ei silloin ole tilaisuudessa tarkastamaan' annettujen ilmoitusten todenperäisyyttä, sekä välttämään sellaista tilittämistä että postitoimistolla on saatavaa kruunulta. Vastedes ei 2:sen luokan postitoimitusten eikä postivaunujen sanomalehtivarain kuukausraportissa saa säästönä rahassa seuraavalle kuukaudelle esiintyä suurempaa määrää, kuin mitä jää jälelle, kun varat täysissä kymmenissä markoissa ja täysissä ruplissa lähetetään pääpostikassaan. Kertyneet postiosotusvarat tulee 2:sen luokan postitoimitusten kuukauden kuluessa täysissä sadoissa markoissa lähettää ylipostitoimistolle heti kun varat nousevat 500 markkaan tai sen yli, ollen ylipostitoimistojen, saatuaan kuukauden lopussa 2:sen luokan postitoimitusten postiosotuskassakirjat, tarkastettava, onko postiosotusvarat ajoissa tilitetyt sekä, jos laiminlyöntiä on tapahtunut, huomautettava siitä tilintekijää ja laiminlyönnin toistuessa ilmoitettava asiasta Postihallitukselle. Tämän yhteydessä Postihallitus, kun usean postitoimiston kuukausraportissa säännöllisesti esiintyy erilaisia virheellisyyksiä, johtuen ilmeisesti siitä, etteivät postitoimistot pidä konseptitilejä, mikä suuresti lisää tiliosaston reviisorien työtä ja antaa Postihallitukselle huonon käsityksen postitoimiston järjestyksestä ja hoidosta, täten muistuttaa postitoimistoja, että tilit ovat laadittavat huolellisesti mahdollista tarkkuutta silmällä pitäen ia annettuja määräyksiä noudattaen. 4. Koskeva postimerkkien tilaamista. Postihallitus kehoittaa täten postitoimistoja tekemään postimerkkitilauksensa, mikäli mahdollista, a in oa sta a n kerran neljänneksessä, ollen, kun postitoimisto laatii postimerkkitilauksen, tällöin laskettava

3 edellisten kuukausraporttien ja myymättömien postimerkkien luettelon johdolla, paljonko kutakin lajia postimerkkejä suunnilleen menee kuukaudessa ja näin saatujen tulosten mukaan tehtävä tilaus eikä, kuten usein on tapahtunut, tilattava aivan umpimähkään. Helsingissä, Postihallituksessa, maaliskuun 30 p:nä P. Jam alainen. G. W. F orsblom. m.tty.

4 Cirkulär Från Poststyrelsen i Finland. N:o III. Angående oegentligheter vid redovisningen af influtna medel. Ehuru Poststyrelsen upprepade gånger påmint postanstalterna angående penningelevereringarna till hufvudpostkassan, har likväl vid granskningen af månadsrapporterna och kassaböckerna framgått att endel postanstalter: uraktlåtit att insända öfverskottsmedel till hufvudpostkassan den 15 i löpande månad, i månadsrapporterna såsom behållning till följande månad utbalanserat större belopp, än som varit tillåtet, utan att dervid bifoga föreskrifven utredning, leverera i slutet af månaden så mycket medel till hufvudpostkassan att månadsrapporten icke innehåller någon behållning till påföljande månad utan tvärtom kronan blir skyldig postanstalten, samt att endel postanstalter af 2:dra klassen antingen helt och hållet uraktlåtit att i tid insända influtna postanvisningsmedel till resp. öfverordnad postanstalt eller ock -insändt mindre belopp än vederbort. Med anledning häraf får Poststyrelsen påminna postanstalterna om att noggrant iakttaga härom gällande föreskrifter, på grund af hvilka det sålunda tillkommer postexpedition af l:a klassen att den 15 dagen i hvarje månad i jämna hundratal mark till hufvudpostkassan insända de medel, hvilka finnas i respektiva postanstalters kassor och som öfverstiga det belopp vederbörande postanstalt är berättigad att vid månadens utgång utbalansera till den följande, härvid undantaget, om enskild postanstalt erhållit särskilda föreskrifter eller medlen behöfvas för inlösen af anlända postanvisningar, 3.

5 att i månadsrapporterna till påföljande månad utbalansera endast det tillåtna beloppet, börande likväl, om så vore, att större belopp än det tillåtna skulle vara behöfligt för utbetalningar af anlända postanvisningar, dervid bifoga rapporten förteckning öfver dylika, för hvilket ändamål lämpligast användes blank. N:o 172, och icke såsom inträffat, endast anmäla om totalsumman af desamma, enär Poststyrelsen då har svårighet att granska uppgiftens riktighet, och att undvika ett sådant redovisningssätt att postanstalten har att fordra af kronan. Framdeles tillåtas postexpeditionerna af 2:dra klassen och postkupéerna att i sina respektive rapporter öfver tidningsmedlen såsom behållning i kontant till följande månad icke utbalansera större belopp än livad som återstår, sedan jämna tiotal mark och jämna rubel blifvit till hufvudpostkassan insända. Postexpeditioner af 2:dra klassen tillkommer vidare att under månaden i jämna hundratal insända influtna postanvisningsmedel till vederbörande öfverordnad postanstalt om edelbart, så snart uppbörden af dylika medel uppgått till 500 mark eller derutöfver, börande öfverordnade postanstalten, då densamma vid månadens utgång emottagit kassaböckerna från sina underlydande postexpeditioner, noggrant granska att postanvisningsmedlen vid desamma blifvit i behörig tid redovisade och, i händelse så ej varit fallet, derom genast uppmärksamgöra vederbörande redogörare och vid vägrad åtlydnad anmäla om förhållandet till Poststyrelsen. I sammanhang härmed får Poststyrelsen, enär i en del postanstalters månadsrapporter regelbundet ingå felaktigheter, synbarligen härrörande sig deraf att postanstalterna icke föra konseptredovisningar. hvilket i hög grad ökar revisorernas å räkenskapsafdelningen arbete samt gör hos Poststyrelsen intryck af förekommande oordning och dålig skötsel af vederbörande postexpedition, härigenom påminna postanstalterna om, att redovisningarna böra upprättas med noggrant iakttagande af meddelade föreskrifter. 4. Angående rekvisition af frankotecken. Poststyrelsen får härigenom uppmana postanstalterna att verkställa sina rekvisitioner af frimärken, såvidt möjligt, endast en gång 5

6 6 i kvartalet, börande, då postanstalten uppgör sin frimärksrekvisition, härvid med ledning af föregående månadsrapporter och förteckningen öfver oförsålda frimärken uträknas huru mycket af hvarje slag af frimärken ungefär åtgår i månaden och efter dessa sålunda erhållna uppgifter göra rekvisitionen och icke, såsom ofta inträffat, alldeles på måfå rekvirera. Helsingfors, å Poststyrelsen, den 30 mars P. Jam alainen. G. W. Forsblom. f:d. Helsingfors, Kejserliga Senatens tryckeri, 1915.