Sekreterare. 4 Revisorernas granskning av kompetensförsörjning 2012/ Policy om alkohol och droger 2011/365

Transkript

1 KALLELSE Kommunstyrelsens personalutskott 1 (1) Plats och tid: Röd, , klockan 13:15 Ärenden: Enligt föredragningslistan nedan Ragnar Steen Ordförande Peter Scharff Sekreterare Beslutsärenden 1 Föredragningslistan 2 Val av justerare. Förslag Ola Carlsson 3 Information från teknisk chef Mikael Fritzon 4 Revisorernas granskning av kompetensförsörjning 2012/147 5 Policy om alkohol och droger 2011/365 6 Logicas utmaning av Ängelholms verksamhet för lönoch personaladministration 2011/469 7 Sveriges Kommuner och Landstings cirkulär om personalpolitik 8 Avgångssamtal Informationsärenden Aktuella förhandlingar Aktuell personalstatistik Aktuella rekryteringar Överenskommelse om avgång från anställning

2 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (3) Diarienummer /147 Hans-Börje Andersson hans-borje.andersson@engelholm.se Kommunstyrelsen Yttrande över revisorernas granskning av kompetensförsörjning Ärendebeskrivning De förtroendevalda revisorerna har med biträde av PwC genomfört en granskning av kommunens kompetensförsörjning. Syftet med granskningen är att göra en översiktlig bedömning av vilken beredskap Ängelholms kommun har för att trygga den framtida kompetensförsörjningen inom kommunens ansvarsområde. Granskningen har sammanfattats i en särskild granskningsrapport som översänts till kommunstyrelsen för yttrande senast 31 maj Beslutsunderlag Personalchefens tjänsteutlåtande 17 april Revisorernas granskningsrapport Granskning av kompetensförsörjning daterad mars Utredning Kommunens förutsättningar att trygga en god kompetensförsörjning har avgörande betydelse för att bibehålla och vidareutveckla en god kommunal servicenivå till medborgarna i Ängelholms kommun. I detta perspektiv är den genomförda granskningen av stor betydelse. Granskningens revisionsfråga har varit om kommunstyrelsen säkerställer att kompetensförsörjningen sker på ett ändamålsenligt sätt inom kommunens ansvarsområden. Vi konstaterar med tillfredsställelse att den sammantagna bedömningen är att kommunstyrelsen i huvudsak gör detta på ett ändamålsenligt sätt. Några utvecklingsområden har emellertid identifierats vilka kommenteras närmare nedan. Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

3 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (3) Diarienummer /147 Omvärldsanalys Revisorerna anser att det skulle kunna göras mer genomgripande omvärldsanalyser i kommunens personalredovisning. Omvärldsfaktorer såsom arbetsmarknad, boendemiljö och infrastruktur skulle kunna belysas i personalredovisningen. Nämnda omvärldsfaktorer finns översiktligt beskrivna i den årliga förvaltningsberättelsen. Det är tveksamt om en ytterligare beskrivning av dessa omvärldsfaktorer i personalredovisningen skulle tillföra ett mervärde. Möjligen kan beskrivningarna i förvaltningsberättelsen utvecklas. Syftet med personalredovisningen är att lyfta fram väsentliga personaluppgifter från året som gått. Marknadsföringsaktiviteter Det är viktigt att marknadsföra kommunen som arbetsgivare och bl a vara synlig på skolor i alla stadier men även på lämpliga mässor etc. Kommunen kan bli ännu mer aktiv i detta avseende. Kommunledningsgruppen har uppdragit åt barn- och utbildningschefen, socialchefen och personalchefen att utarbeta ett förslag till marknadsföringsplan av kommunen som framtida arbetsgivare vilken bl a kommer att behandla de synpunkter som framförs i revisionsrapporten. Kompetensöverföring Granskningen har givit indikationer på att avgångssamtal inte hålls i tillräckligt hög grad och att sammanställningen av resultaten från samtalen kan förbättras. Vid avgångssamtal med förvaltningschefer bör representant från kommunstyrelsen kunna delta. Vi kommer i samråd med verksamheterna att närmare analysera iakttagelserna och vid behov vidta åtgärder. Karriär- och utvecklingsmöjligheter Vi instämmer i synpunkten att karriärs- och utvecklingsmöjligheter behöver bli tydligare. Framför allt är det viktigt att skapa nya möjligheter för att attrahera framtida medarbetare. Vi arbetar fortlöpande med dessa frågor såväl internt som regionalt inom Skåne Nordvästsamarbetet. Intern personalomsättning Revisorerna föreslår att kommunen bör överväga att den interna personalomsättning, det vill säga medarbetare som byter befattning inom kommunen, redovisas i personalredovisningen. Vi kommer att i samråd med verksamheterna närmare undersöka behovet av redovisning av den interna personalomsättning och därefter vidta eventuell åtgärd. Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

4 TJÄNSTEUTLÅTANDE 3 (3) Diarienummer /147 Förslag till beslut Personalutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen att såsom svar på revisorernas granskningsrapport Granskning av kompetensförsörjning översända personalchefens tjänsteutlåtande. Jan-Inge Hansson Kommundirektör Hans-Börje Andersson Personalchef Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

5 Revisionsrapport Granskning av kompetensförsörjning Ängelholms kommun Mars 2012 Carl-Gustaf Folkeson, revisionskonsult Adrian Göransson, revisionskonsult

6 Granskning av kompetensförsörjning Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Revisionsfråga Metod och avgränsning Organisation och verksamhet 2 2 Granskningsresultat Hur bedömer Kommunstyrelsen rekryteringsbehovet i ett tio-årsperspektiv? Vilka risker finns när det gäller kompetensförsörjning avseende olika yrkesgrupper? Vilka åtgärder har Kommunstyrelsen vidtagit för att trygga återrekryteringen? Hur säkerställer Kommunstyrelsen kompetensen i samband med personalomsättning? 5 3 Sammanfattande bedömning 6 Ängelholms kommun PwC

7 Granskning av kompetensförsörjning 1 Inledning 1.1 Bakgrund Sveriges kommuner står inför ett generationsskifte då ett stort antal medarbetare kommer att lämna sina anställningar, bland annat på grund av pension. Enligt SKL:s bedömningar behöver kommunerna rekrytera cirka nya medarbetare per år de närmaste åren. Granskningens syfte är att göra en översiktlig bedömning av vilken beredskap Ängelholms kommun har för att trygga den framtida kompetensförsörjningen inom kommunens ansvarsområden. Bakgrund till granskningen är revisorernas analys av väsentlighet och risk. 1.2 Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer Kommunstyrelsen att kompetensförsörjningen sker på ett ändamålsenligt sätt inom kommunens ansvarsområden? Följande kontrollmål ingår i granskningen: Hur bedömer Kommunstyrelsen rekryteringsbehovet i ett tio-årsperspektiv? Vilka risker finns när det gäller kompetensförsörjning avseende olika yrkesgrupper? Vilka åtgärder har Kommunstyrelsen vidtagit för att trygga återrekryteringen? Hur säkerställer Kommunstyrelsen kompetensen i samband med personalomsättning? 1.3 Metod och avgränsning Granskningen avser Kommunstyrelsen. Underlaget som rapporten bygger på utgörs både av skriftliga (styrdokument) och muntliga (intervjuer) källor. De granskade styrdokumenten utgörs av befintliga mål och riktlinjer som har bäring på arbetet med kommunens kompetensförsörjning, såsom Personalredovisning, Årsredovisning, Personalpolicy och Lönepolicy. Intervjuer har genomförts med följande personer: Kommunstyrelsens, ordförande Kommunstyrelsens, 2:e vice ordförande Personalchef, Ekonomi- och personalenheten Förvaltningschef, Miljökontoret Socialchef, Socialförvaltningen Teknisk chef, Tekniska kontoret Förvaltningschef, Barn- och utbildningsförvaltningen Rapporten har varit föremål för sakgranskning av samtliga intervjuade. 1.4 Organisation och verksamhet Kommunstyrelsen har det politiska ansvaret för strategiska arbetsgivarfrågor avseende personalpolitik, lönebildning och pensioner 1. Inom ramen för detta ansvar ska styrelsen ombesörja kommunens kompetensförsörjning 2. Ängelholms kommun 1 av 7 PwC

8 Granskning av kompetensförsörjning Ekonomi- och personalenheten inom Kommunledningskontoret är styrelsens operativa och verkställande organ gällande arbetsgivarfrågor. På enheten finns, år 2011, 19 medarbetare som bland annat har till uppgift att hantera övergripande personalfrågor, administrera löneutbetalning, ge information, råd, stöd och utbildning till arbetsledare och anställda i personalfrågor. Vidare ansvarar Ekonomi- och personalenheten för att kommunen har en väl fungerande personal- och lönepolitik som ska öka möjligheterna att rekrytera och behålla personal nu och i framtiden. 2 Granskningsresultat 2.1 Hur bedömer Kommunstyrelsen rekryteringsbehovet i ett tio-årsperspektiv? Ekonomi- och personalenheten har tagit fram dokumentet Personalredovisning 3 som kan sägas utgöra utgångspunkten för kommunens långsiktiga planering av kompetensförsörjningen. I dokumentet redogörs personalstatistik för bland annat antal anställningar, åldersstruktur/-fördelning, avgångar, personalförsörjningsprognos (rekryteringsbehov), sjukvård och lönestatistik 4. Nedan följer en sammanfattning av statistiken och en redogörelse för vad som framkom i intervjuerna med politiker och förvaltningschefer. Vid utgången av år 2011 var det totala antalet anställda i Ängelholms kommun Av dessa var 80,3 procent kvinnor och 19,7 procent män. Under år 2010 lämnade sammanlagt 136 anställda sin anställning på egen begäran, vilket gav en personalomsättning 6 på totalt 5,1 procent. Den här siffran kan jämföras med personalomsättningen för år 2009 som låg på 4,2 procent. Det ska noteras att Ekonomi- och personalenheten inte följer upp kommunens interna personalomsättning, det vill säga antalet medarbetare som byter befattning inom kommunen. Beträffande kommunens personalomsättning så uppger den intervjuade personalchefen att den är låg. För samtidigt som den låga personalomsättningen är ett kvitto eller indikator på att kommunens medarbetare trivs och vill stanna kvar, kan det också leda till att kommunen fastnar i gamla hjulspår. Vidare kan nya medarbetare ge kommunen en injektion genom att komma med nya perspektiv på hur saker och ting kan göras. Tidigare har kommunens prognoser för pensionsavgångar baserats på när de anställda uppnådde 67 års ålder, den ålder då avgångsskyldighet uppnås enligt gällande avtal. Beroende på att en övervägande del av kommunens medarbetare väljer att gå i pension vid 1 Reglemente för Kommunstyrelsen. Beslutat av Kommunfullmäktige Senast reviderad Kompetensförsörjning är ett samlingsbegrepp för personalförsörjning och kompetensutveckling. 3 Personalredovisning Dokumentet är framtaget av Ekonomi- och personalenheten och revideras årligen. 4 Det ska noteras att de granskade förvaltningarna inte tar fram egna analyser eller underlag avseende personalstatistik, utan arbetar utifrån den statistik som Ekonomi- och personalenheten tar fram. 5 Antalet årsarbetare var emellertid Personalomsättningen avser de tillsvidareanställda som lämnar kommunen. Ängelholms kommun 2 av 7 PwC

9 Granskning av kompetensförsörjning 65 års ålder så har Ekonomi- och personalenheten framöver valt att istället basera sina prognoser på när de anställda uppnår 65 års ålder. I diagrammet nedan visas Ängelholms kommuns pensionsavgångar (ålderspension) per år som prognos för Det ska noteras att på grund av att pensionsåldern är rörlig, medarbetaren kan välja att gå i pension mellan 61 och 67 års ålder, så ökar osäkerheten i prognosen. År 2011 gick 53 personer i pension i Ängelholms kommun. Angående de 117 prognostiserade pensionsavgångarna för år 2012 bör följande uppmärksammas: Prognosen inkluderar 75 personer som uppnår 65 års ålder under året. Resterande 42 personer uppnår antingen 66 eller 67 års ålder under innevarande år. Mellan 2012 och 2021 är det beräknat att 811 medarbetare kommer att gå i pension. Enligt personalförsörjningsprognosen, som sträcker sig fram till år 2021, kommer rekryteringsbehovet vara som störst för följande yrkesgrupper: vårdbiträde/ undersköterskor (331 tjänster kommer att behöva tillsättas), lärare (295) och förskolelärare/fritidspedagoger (122). Personalchefen uppger att kommunens personalförsörjningsprognos tidigare tagits fram med hjälp av Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) personalrekryteringsmodell. Dock har SKL slutat att uppdatera modellen varför den inte längre är användbar. Personalchefen uppger att de personalförsörjningsprognoser som kommunen gör bygger på en egen, förenklad variant av SKL:s modell. Sammanfattningsvis ska det uppmärksammas att flera av förvaltningscheferna lyfter fram att samarbetet med ekonomi- och personalenheten fungerar bra och att enhetens statistik och analyser anses tillförlitliga. 2.2 Vilka risker finns när det gäller kompetensförsörjning avseende olika yrkesgrupper? Under intervjuerna med politiker och förvaltningschefer ställdes frågan hur de bedömer Ängelholms kommuns varumärke som arbetsgivare. Samtliga av de intervjuade bedömer att varumärket är starkt och att det är förhållandevis lätt att rekrytera nya medarbetare. Bland annat på grund av att kommunens gynnsamma geografiska läge och att Ängelholm upplevs som en progressiv kommun. Vid intervjuerna fick de intervjuade även möjlighet att reflektera över vad som kan utvecklas när det gäller arbetet med att säkerställa kommunen kompetensförsörjning. Kommunstyrelsens ordförande och 2:e vice ordförande anser att medarbetarnas karriärsoch utvecklingsmöjligheter i den kommunala verksamheten kan bli ännu tydligare. Vidare betonar de att detta är en viktig del i arbetet med att rekrytera kompetenta medarbetare och behålla befintliga. Samtliga av de intervjuade uppger att medarbetarna är kommunens viktigaste marknadsförare och understryker vikten av att de trivs på sin arbetsplats. År 2010 genomfördes kommunens senaste medarbetarenkät. Av enkäten framgår det att hela kommunens Nöjd Medarbetar-index låg på 76 (på en skala från 1 till 100, där 100 är det 7 Prognosen är hämtad från Personalredovisning för år Det ska nämnas att Personalredovisningen som helhet inte var färdigställd vid granskningstillfället. Ängelholms kommun 3 av 7 PwC

10 Granskning av kompetensförsörjning bästa resultatet). Detta kan jämföras med för hela kommun- och landstingssektorn som låg på 73. Det ska dock noteras att Miljökontoret låg på 57. Med anledning av Miljökontorets låga siffror har ett antal insatser vidtagits för att förbättra medarbetarnas trivsel. Bland annat har personalenheten och externa konsulter arbetat med förvaltningens organisation. Vidare upplever miljöchefen att medarbetarnas trivsel successivt har förbättrats sedan år Ett annat område som diskuterades med de intervjuade politikerna och förvaltningscheferna var den kommunala lönesättningen som medel för att rekrytera och bibehålla medarbetare. Enligt uppgift har Ängelholms kommun traditionellt sett haft något lägre medellöner än sina grannkommuner. Merparten av de intervjuade förvaltningscheferna anser att den individuella lönesättningen kan utvecklas i kommunen. Framför allt är det två saker som förvaltningscheferna lyfter fram som kan förbättras: dels skulle cheferna behöva större ekonomiska resurser för att skapa en större lönespridning bland medarbetarna och dels skulle vissa chefer behöva mer stöd (såsom dokumentation och utbildning) inför och vid lönesättningen. Personalchefen uppger att kommunen har arbetet målinriktat för att höja lönenivåerna för vissa yrkesgrupper (t.ex. vård- och omsorgspersonal) och för att öka lönespridningen bland medarbetarna. Som en del i detta arbete har personalenheten bland annat tagit fram en ny lönepolicy som ska implementeras i den kommunala verksamheten. Vidare har exempelvis Barn- och utbildningsförvaltningen fått medel för att skapa en mer differentierad lönestruktur bland skolornas pedagoger. Avslutningsvis ska det noteras att socialchefen uppger att Socialförvaltningen behöver öka andelen medarbetare (gäller främst undersköterskor) inom vård och omsorg som har adekvat utbildning. För närvarande beräknas denna siffra ligga på 68 procent och förvaltningen arbetar för att få upp andelen medarbetare med korrekt utbildning till 80 procent 8. Enligt socialchefen har förvaltningen tagit fram en personalstrategi som bland annat understryker att personal som rekryteras ska ha adekvat utbildning och att olika kompetenshöjande insatser satts in. 2.3 Vilka åtgärder har Kommunstyrelsen vidtagit för att trygga återrekryteringen? Som tidigare omnämndes i avsnitt 2.2 så upplevs Ängelholms kommun kunna bli bättre på att förmedla och marknadsföra vilka förmåner som medarbetarna har i den kommunala verksamheten. Mot bakgrund av detta arbetar för närvarande personalcheferna inom Skåne Nordväst 9 med att upphandla ett webbaserat förmånssystem. Tanken är att varje anställd ska ha tillgång till systemet och på ett enkelt sätt kunna se vilka förmåner som finns. De intervjuade politikerna och förvaltningscheferna lyfter fram Skåne Nordvästs traineeprogram som en viktig plattform för att rekrytera nya medarbetare. Traineeprogrammet har hållit på sedan år 2006 och vänder sig till nyexaminerade akademiker inom media och kommunikation, beteendevetenskap, samhällsvetenskap, juridik, ekonomi, miljöteknik, byggteknik, bioteknik, ekosystemteknik, socialt arbete, landskapsarkitektur och lantmäteri. Inom ramen för samarbetet i Skåne Nordväst finns även ett särskilt ledarutvecklingsprogram för blivande, nya och erfarna chefer. Kommunstyrelsens ordförande och 2:e vice ordförande uppger också att kommunen, i den mån det är möjligt, försöker erbjuda de anställda en flexibilitet när det gäller anställningsvillkor, arbetstid, arbetsmiljö etcetera. Vidare erbjuds medarbetarna förmåner 8 Målsättningen är att detta ska vara uppnått Utöver Ängelholm består Skåne Nordväst av kommunerna Bjuv, Båstad, Helsingborg, Höganäs, Klippan, Landskrona, Svalöv, Åstorp, och Örkelljunga. Ängelholms kommun 4 av 7 PwC

11 Granskning av kompetensförsörjning såsom kompetensutveckling och friskvårdsbidrag. När det gäller kommunens friskvård så kan det nämnas att detta är ett område Ängelholms kommun satsat på. År 2011 uppgick antalet sjukdagar per anställd till 14 vilket ska jämföras med 15 sjukdagar året innan. Det ska noteras att enligt lagen om kommunalredovisning ska sjukfrånvaron redovisas i procent av tillgänglig arbetstid. För år 2010 låg Ängelholms kommun på totalt 3,84 procent (4,3 procent år 2009). Jämfört med andra kommuner har Ängelholm ett av de lägsta sjukfrånvarotalen i Sverige Personalchefen uppger att Ängelholms kommun arbetar med att utveckla former för exponering och marknadsföring. Däribland har kommunen alltmer börjat se över möjligheterna att använda sig av nya medier för att marknadsföra sig som arbetsgivare. Det ska dock observeras att några av de intervjuade förvaltningschefer anser att kommunen skulle kunna vara mer aktiv med att marknadsföra sig som arbetsgivare på högskolor, gymnasieskolor och olika mässor. 2.4 Hur säkerställer Kommunstyrelsen kompetensen i samband med personalomsättning? Personalchefen uppger att samtliga medarbetare som säger upp sig i Ängelholms kommun bjuds in till ett avgångssamtal på Ekonomi- och personalenheten. Resultaten av de olika förvaltningarnas avgångssamtal redovisas till Kommunstyrelsens personalutskott och berörd förvaltningschef. Utöver detta uppger även några av de intervjuade förvaltningscheferna att vissa chefer håller egna medarbetarsamtal. Majoriteten av förvaltningscheferna anser att rutinerna för avgångssamtal överlag fungerar bra. Det ska emellertid lyftas fram att vissa förvaltningschefer upplever att det är relativt få medarbetare som väljer att gå på de avgångssamtal som Ekonomi- och personalenheten håller. Vidare uttrycktes det också en synpunkt om att Ekonomi- och personalenhetens sammanställningar av avgångssamtalen kan bli mer genomgripande. När förvaltningschefer slutar är det Ekonomi- och personalenheten som genomför avgångssamtalen. Vid dessa avgångssamtal medverkar inte Kommunstyrelsens presidium. Både Kommunstyrelsens ordförande och 2:e vice ordförande uppger att det kan vara bra att se över formerna för avgångssamtalen med förvaltningscheferna och att Kommunstyrelsens presidium eventuellt hädanefter bör medverka vid dem. 3 Sammanfattande bedömning Granskningens revisionsfråga har varit: Säkerställer Kommunstyrelsen att kompetensförsörjningen sker på ett ändamålsenligt sätt inom kommunens ansvarsområden? Den sammantagna bedömningen är att Kommunstyrelsen i huvudsak gör detta på ett ändamålsenligt sätt. Nedan följer en sammanfattning av granskningsresultatet som ligger till grund för denna bedömning. Granskningen har visat att Kommunstyrelsen säkerställt att det genom Ekonomi- och personalenheten bedrivs ett strategiskt arbete avseende kommunens kompetensförsörjning. Ekonomi- och personalenheten genomför regelbundna rekryteringsprognoser och har tagit fram styrdokument som innehåller tydliga direktiv för kommunens strategiska kompetensförsörjning. Under granskningen har det emellertid identifierats ett antal utvecklingsområden som Kommunstyrelsen bör beakta framöver. Dessa utvecklingsområden kan delas in på följande sätt: Omvärldsanalys. Vår bedömning är att det skulle kunna göras mer genomgripande omvärldsanalyser i kommunens Personalredovisning. Exempelvis hade omvärldsfaktorer Ängelholms kommun 5 av 7 PwC

12 Granskning av kompetensförsörjning som arbetsmarknad, boendemiljö och infrastruktur kunnat belysas i dokumentet. Med anledning av detta anser vi att Kommunstyrelsen bör: överväga att säkerställa att mer utförliga omvärldsanalyser dokumenteras i kommunens Personalredovisning. Strategier och aktiviteter. Efter genomförd granskning kan det konstateras att kommunen generellt sett har det relativt lätt för att rekrytera ny medarbetare. Dock indikerar granskningsresultatet att kommunen i högre grad skulle kunna utveckla sin marknadsföring som arbetsgivare på rekryteringsmässor på universitet, högskolor och gymnasieskolor. Vidare handlar det om att utveckla samarbetet med olika utbildningsinstitut och företag. Därför rekommenderar vi Kommunstyrelsen att: se över behovet och möjligheterna att utveckla marknadsföreningen på olika universitet, högskolor, gymnasieskolor och mässor. Kompetensöverföring. Vi bedömer att kommunens arbete med avgångssamtal kan vidareutvecklas. I vår granskning har vi fått indikationer på att avgångssamtal inte hålls i tillräckligt hög grad och att sammanställningen av resultaten från samtalen kan förbättras. Vidare skulle någon representant för Kommunstyrelsens presidium med fördel kunnat medverka när avgångssamtal hålls med förvaltningschefer. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi Kommunstyrelsen att: analyserar dessa iakttagelser och vid behov vidta åtgärder. Utöver de ovan nämnda utvecklingsområdena bör Kommunstyrelsen även beakta synpunkten om att medarbetarnas karriärs- och utvecklingsmöjligheter behöver förtydligas. Vidare har vi noterat att Ekonomi- och personalenheten inte följer upp kommunens interna personalomsättning, det vill säga antalet medarbetare som byter befattning inom kommunen. Vi anser att Kommunstyrelsen bör överväga att även följa upp denna aspekt i den kommande personalredovisningen Adrian Göransson, Projektledare Carl-Gustaf Folkeson, Uppdragsledare Ängelholms kommun 6 av 7 PwC

13 Granskning av kompetensförsörjning Ängelholms kommun 7 av 7 PwC

14 I ÄNGELHOLMS KOMMUN Kommunrevisorerna Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen, Granskning av kompetensförsörjning På vårt uppdrag har PwC genomfört en granskning av kompetensförsörjning. Revisorerna har vid sammanträde beslutat anta föreliggande granskning såsom sin egen och överlämnar härmed densamma till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Från kommunstyrelsen önskar revisionen svar på de synpunkter som framförs i granskningen senast den 31 maj Ängelholms kommuns revisorer Birgj a Joh ankallan a~7 Kommunrevisorerna Postadress Ängelholms kommun, ÄNGELHOLM Besöksadress Östra vägen 2 Telefon Internet ngelholm 4.1 tf.11 fulwa ucli (.44e

15 Policy ÄNGELHOLMS KOMMUN om alkohol och droger för Ängelholms kommun

16 Förord POLICY Ängelholms kommun vill vara en attraktiv arbetsgivare som kännetecknas av bra arbetsmiljö, hög kvalitet och engagerade medarbetare. Anställda som är påverkade av alkohol eller droger på arbetsplatsen eller under arbetstid försämrar arbetsmiljön samt medför risker i arbetet både för sig själv och för människorna i omgivningen. Syftet med denna policy är att visa omtanke om våra medarbetare samt förebygga ohälsa, tillbud, skador och olycksfall i arbetet som riskbruk eller missbruk kan medföra. Dokumentet ska dessutom fungera som ett stöd till alla medarbetare, chefer, fackliga företrädare med flera i det dagliga arbetet på arbetsplatserna. Alkohol- och drogfria arbetsplatser är ett absolut krav och denna policy omfattar samtliga anställda. Att nyttja narkotika är dessutom olagligt, vilket gör att vi tar helt avstånd från detta. Anställda i Ängelholms kommun ska vara fria från alkohol och droger på arbetsplatsen och under arbetstid. Anställda ska känna till och agera enligt denna policy. Mål Det förebyggande arbetet mot riskbruk och missbruk ska integreras i det dagliga arbetsmiljöarbetet. Varje förvaltning ska vid behov planera och genomföra aktiviteter inom ramen för styrmodellen Ratten. Ängelholms kommun ska arbeta för att anställda som har ett riskbruk eller missbruk ska erbjudas hjälp och vara kvar i anställning. Vid representation, personalfester, utbildningstillfällen etcetera, ska alkoholkonsumtionen präglas av återhållsamhet och alkoholfria alternativ ska finnas. Ragnar Steen Ordförande kommunstyrelsens personalutskott Hans-Börje Andersson Personalchef 2 3

17 Definitioner Signaler Med alkohol avses i denna policy drycker med en alkoholmängd som överstiger den i en lättöl eller motsvarande. Ett problematiskt alkoholanvändande kan uttryckas i att ett riskbruk eller missbruk föreligger. Med droger avses i denna policy narkotika, icke ordinerat receptbelagt läkemedel, dopningspreparat, lösningsmedel i berusningssyfte eller motsvarande. All användning av droger är problematiskt för medarbetaren, arbetsgivaren samt övriga medarbetare, därför uttrycks användandet av droger som ett missbruk. Det kan vara svårt att uppfatta signaler på riskbruk eller missbruk. Nedan finns en sammanställning över tecken som Arbetsmiljöverket har exemplifierat. 1 Försämrad arbetsprestation Misstag i arbetet Koncentrationssvårigheter Svårt att passa tider Upprepad korttidsfrånvaro Irritation och instabilt humör Ursäkter och bortförklaringar Isolerar sig och drar sig undan Oplanerad semester med kort varsel Berusad på personalfester, kurser och tjänsteresor Ofta bakfull eller luktar alkohol 1 Arbetsmiljöverket. (2007). Missbruk i arbetslivet. Stockholm. 4 5

18 Vem gör vad? Närmaste chefens ansvar Chefen ansvarar för att innehållet i denna policy görs känd hos samtliga medarbetare. Chefen ska stödja och visa omtanke om sina medarbetare och uppmärksamma hur medarbetarna mår. Chefen ska se till att lämpliga åtgärder blir vidtagna enligt Riktlinjer för praktisk hantering, se sidan 9 om en medarbetare är eller misstänks vara påverkad av alkohol eller droger på arbetsplatsen eller under arbetstid. Detsamma gäller om en medarbetare misstänkts ha ett riskbruk eller missbruk. Chefen har ett ansvar som inte kan läggas över på någon annan. Det är chefen som ska föra en dialog med den berörda medarbetaren. Chefen ska med handlingskraft hantera en uppkommen situation tydligt och respektfullt. Medarbetarens roll Medarbetaren har en skyldighet att känna till och följa denna policy. Medarbetaren bör vara observant på signaler gällande riskbruk eller missbruk hos arbetskamraterna. Medarbetaren som misstänker ett riskbruk eller missbruk bör underrätta sin chef så tidigt som möjligt. Annars kan riskbruket eller missbruket fortsätta. Medarbetaren som misstänker eller upptäcker att en arbetskamrat är påverkad av alkohol eller droger på arbetsplatsen eller under arbetstid ska underrätta sin chef snarast möjligt. Medarbetaren som har ordinerats läkemedel som kan påverka beteendet och koncentrationsförmågan bör informera sin chef samt visa upp intyg på ordinationen. Facklig organisation och skyddsombuds roll Samverka med arbetsgivaren i frågor gällande riskbruk och missbruk. Vara ett stöd till medlemmen när hon eller han önskar. Personalenhetens roll Göra policyn känd vid den centrala introduktionen av nyanställda. Specialistfunktion som har en rådgivande och stödjande roll i frågor om riskbruk och missbruk. Företagshälsovårdens roll Sakkunnig och objektiv rådgivning. Vid behov utföra medicinsk utredning och bedömning samt medverka i eventuella åtgärder. 6 7

19 Riktlinjer för praktisk hantering Att agera är att visa omtanke Alla alkohol- eller drogrelaterade situationer är unika och måste hanteras av omgivning med hänsyn till de förutsättningar som finns, och med respekt till den berörda individen. Ängelholms kommun vill att alla situationer ska hanteras på ett bra och likvärdigt sätt. Här följer därför en vägledning för de fall: Då chefen misstänker eller känner till att en medarbetare är påverkad på arbetsplatsen eller under arbetstid. Då chefen har en misstanke om eller känner till att en medarbetare har ett riskbruk eller missbruk. Då en medarbetare på eget initiativ berättar om sitt riskbruk eller missbruk. Foto. Michelle Svantesson 8 9

20 Påverkad Foto. Michelle Svantesson Vid misstanke eller om en medarbetare är påverkad på arbetsplatsen eller under arbetstid ska chefen agera enligt nedan. För att undvika att medarbetaren eller någon annan kommer till skada är chefen skyldig att vidta åtgärder. Kontakta personalenheten och företagshälsovården för råd och stöd. Närmaste chef ska tänka på och göra följande Chefen ska se till att medarbetaren omedelbart sänds till företagshälsovården eller annan sjukvårdsinrättning för provtagning. Om provsvaret är positivt ska chefen se till att medarbetaren kommer hem på ett betryggande sätt. Då det finns möjlighet för chefen att följa medarbetaren hem är detta att föredra. Om medarbetaren inte accepterar, eller provtagning av annan anledning inte genomförs gäller chefens bedömning. Chefen ska snarast möjligt, tidigast dagen efter, ha ett samtal med medarbetaren om situationen och eventuella åtgärder, se sidan 12 Att tänka på vid samtalet. Om provsvaret är negativt, men misstanke om riskbruk eller missbruk kvarstår ska chefen ändå kalla medarbetaren till ett samtal. Vid det tillfället ska chefen motivera sin uppfattning. Chefen ska dokumentera vad som har framkommit, planerade åtgärder samt uppföljning av åtgärderna. Tystnadsplikt och sekretess gäller som skydd för den enskildes personliga förhållande. Medarbetaren har rätt att begära facklig medverkan och ansvarar själv för att det fackliga ombudet informeras

21 Riskbruk eller missbruk Om chefen har en misstanke om eller känner till att en medarbetare har ett riskbruk eller missbruk - eller om en medarbetare på eget initiativ berättar om sitt riskbruk eller missbruk ska chefen omgående eller snarast möjligt kalla medarbetaren till ett första samtal, se nedan. Avsätt god tid för samtalet. Kontakta personalenheten och företagshälsovården för råd och stöd. Att tänka på vid samtalet Chefen ska informera om på vilka grunder medarbetaren har blivit kallad till samtalet. Var tydlig i kommunikationen. Var beredd på reaktioner som exempelvis ilska eller förnekelse, om medarbetaren inte själv har tagit initiativ till att berättat om sin situation. Om parterna kommer överens om en behandling ska en överenskommelse tecknas. Kontakta alltid personalenheten innan en sådan överenskommelse. Tystnadsplikt och sekretess gäller som skydd för den enskildes personliga förhållande. Medarbetaren har rätt att begära facklig medverkan och ansvarar själv för att det fackliga ombudet informeras. Beroende på omständigheterna kan det bli aktuellt med arbetsrättsliga åtgärder. Kontakta alltid personalenheten när sådana åtgärder ska aktualiseras. Chefen ska betona att syftet med samtalet är av omtanke och att arbetsgivaren är skyldig att agera. Chefen ska föra en öppen dialog om medarbetarens behov av stödinsatser. Ställ inga egna diagnoser utan ta hjälp av företagshälsovården. Chefen ska informera medarbetaren med ett riskbruk eller missbruk att hon eller han har ett ansvar för att aktivt medverka i rehabiliteringen. Medarbetaren bör få tid att tänka över situationen och, om det är möjligt, själv komma till insikt om lämpliga åtgärder. Var beredd på undanflykter. Ställ krav på medarbetaren. Chefen ska dokumentera vad som har framkommit, planerade åtgärder samt uppföljningen av åtgärderna

22 För mer information och stöd kontakta Ängelholms kommun - personalenheten Östra vägen Ängelholm personalenheten@engelholm.se Företagshälsovården Previa Västra Kyrkogatan Ängelholm Telefon Lagar och föreskrifter Nedan finns en förteckning över de lagar och föreskrifter som reglerar alkohol- och drogfrågor i arbetslivet. Lag Arbetsmiljölag (1977:1160) Inkomstskattelag (1999:1229) Lag (1982:80) om anställningsskydd Lag (1998:531) om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Socialförsäkringsbalk (2010:110) Socialtjänstlag (2001:453) Föreskrifter från Arbetsmiljöverket Arbetsanpassning och rehabilitering (1994:1) Medicinska kontroller i arbetslivet (2005:6) Systematiskt arbetsmiljöarbete (2001:1) Lästips Alna Arbetsmiljöverket Centralförbundet för alkohol och narkotikaupplysning Folkhälsoinstitutet Prevents rådgivningstjänst om stress och alkohol Previa Socialstyrelsen

23 Policy om alkohol och droger för Ängelholms kommun är framtagen av personalenheten och antagen av kommunstyrelsen 2011-xx-xx. För fler exemplar kontakta personalenheten

24 ÄNGELHOLMS KOMMUN Policy om alkohol och droger för Ängelholms kommun

25 Förord POLICY Ängelholms kommun vill vara en attraktiv arbetsgivare som kännetecknas av bra arbetsmiljö, hög kvalitet och engagerade medarbetare. Anställda som är påverkade av alkohol eller droger på arbetsplatsen eller under arbetstid försämrar arbetsmiljön samt medför risker i arbetet både för sig själv och för människorna i omgivningen. Syftet med denna policy är att visa omtanke om våra medarbetare samt förebygga ohälsa, tillbud, skador och olycksfall i arbetet som riskbruk eller missbruk kan medföra. Dokumentet ska dessutom fungera som ett stöd till alla medarbetare, chefer, fackliga företrädare med flera i det dagliga arbetet på arbetsplatserna. Alkohol- och drogfria arbetsplatser är ett absolut krav och denna policy omfattar samtliga anställda. Att nyttja narkotika är dessutom olagligt, vilket gör att vi tar helt avstånd från detta. Anställda i Ängelholms kommun ska vara fria från alkohol och droger på arbetsplatsen och under arbetstid. Anställda ska känna till och agera enligt denna policy. Mål Det förebyggande arbetet mot riskbruk och missbruk ska integreras i det dagliga arbetsmiljöarbetet. Varje förvaltning ska vid behov planera och genomföra aktiviteter inom ramen för styrmodellen Ratten. Ängelholms kommun ska arbeta för att anställda som har ett riskbruk eller missbruk ska erbjudas hjälp och vara kvar i anställning. Vid representation, personalfester, utbildningstillfällen etcetera, ska alkoholkonsumtionen präglas av återhållsamhet och alkoholfria alternativ ska finnas. Ragnar Steen Ordförande kommunstyrelsens personalutskott Hans-Börje Andersson Personalchef 2 3

26 Definitioner Signaler Med alkohol avses i denna policy drycker med en alkoholmängd som överstiger den i en lättöl eller motsvarande. Ett problematiskt alkoholanvändande kan uttryckas i att ett riskbruk eller missbruk föreligger. Med droger avses i denna policy narkotika, icke ordinerat receptbelagt läkemedel, dopningspreparat, lösningsmedel i berusningssyfte eller motsvarande. All användning av droger är problematiskt för medarbetaren, arbetsgivaren samt övriga medarbetare, därför uttrycks användandet av droger som ett missbruk. Det kan vara svårt att uppfatta signaler på riskbruk eller missbruk. Nedan finns en sammanställning över tecken som Arbetsmiljöverket har exemplifierat. 1 Försämrad arbetsprestation Misstag i arbetet Koncentrationssvårigheter Svårt att passa tider Upprepad korttidsfrånvaro Irritation och instabilt humör Ursäkter och bortförklaringar Isolerar sig och drar sig undan Oplanerad semester med kort varsel Berusad på personalfester, kurser och tjänsteresor Ofta bakfull eller luktar alkohol 1 Arbetsmiljöverket. (2007). Missbruk i arbetslivet. Stockholm. 4 5

27 Vem gör vad? Närmaste chefens ansvar Chefen ansvarar för att innehållet i denna policy görs känd hos samtliga medarbetare. Chefen ska stödja och visa omtanke om sina medarbetare och uppmärksamma hur medarbetarna mår. Chefen ska se till att lämpliga åtgärder blir vidtagna enligt Riktlinjer för praktisk hantering, se sidan 9 om en medarbetare är eller misstänks vara påverkad av alkohol eller droger på arbetsplatsen eller under arbetstid. Detsamma gäller om en medarbetare misstänkts ha ett riskbruk eller missbruk. Chefen har ett ansvar som inte kan läggas över på någon annan. Det är chefen som ska föra en dialog med den berörda medarbetaren. Chefen ska med handlingskraft hantera en uppkommen situation tydligt och respektfullt. Medarbetarens roll Medarbetaren har en skyldighet att känna till och följa denna policy. Medarbetaren bör vara observant på signaler gällande riskbruk eller missbruk hos arbetskamraterna. Medarbetaren som misstänker ett riskbruk eller missbruk bör underrätta sin chef så tidigt som möjligt. Annars kan riskbruket eller missbruket fortsätta. Medarbetaren som misstänker eller upptäcker att en arbetskamrat är påverkad av alkohol eller droger på arbetsplatsen eller under arbetstid ska underrätta sin chef snarast möjligt. Medarbetaren som har ordinerats läkemedel som kan påverka beteendet och koncentrationsförmågan bör informera sin chef samt visa upp intyg på ordinationen. Facklig organisation och skyddsombuds roll Samverka med arbetsgivaren i frågor gällande riskbruk och missbruk. Vara ett stöd till medlemmen när hon eller han önskar. Personalenhetens roll Göra policyn känd vid den centrala introduktionen av nyanställda. Specialistfunktion som har en rådgivande och stödjande roll i frågor om riskbruk och missbruk. Företagshälsovårdens roll Sakkunnig och objektiv rådgivning. Vid behov utföra medicinsk utredning och bedömning samt medverka i eventuella åtgärder. 6 7

28 Riktlinjer för praktisk hantering Att agera är att visa omtanke Alla alkohol- eller drogrelaterade situationer är unika och måste hanteras av omgivning med hänsyn till de förutsättningar som finns, och med respekt till den berörda individen. Ängelholms kommun vill att alla situationer ska hanteras på ett bra och likvärdigt sätt. Här följer därför en vägledning för de fall: Då chefen misstänker eller känner till att en medarbetare är påverkad på arbetsplatsen eller under arbetstid. Då chefen har en misstanke om eller känner till att en medarbetare har ett riskbruk eller missbruk. Då en medarbetare på eget initiativ berättar om sitt riskbruk eller missbruk. 8 9

29 Påverkad Vid misstanke eller om en medarbetare är påverkad på arbetsplatsen eller under arbetstid ska chefen agera enligt nedan. För att undvika att medarbetaren eller någon annan kommer till skada är chefen skyldig att vidta åtgärder. Kontakta personalenheten och företagshälsovården för råd och stöd. Närmaste chef ska tänka på och göra följande Chefen ska se till att medarbetaren omedelbart sänds till företagshälsovården eller annan sjukvårdsinrättning för provtagning. Om provsvaret är positivt ska chefen se till att medarbetaren kommer hem på ett betryggande sätt. Då det finns möjlighet för chefen att följa medarbetaren hem är detta att föredra. Om medarbetaren inte accepterar, eller provtagning av annan anledning inte genomförs gäller chefens bedömning. Chefen ska snarast möjligt, tidigast dagen efter, ha ett samtal med medarbetaren om situationen och eventuella åtgärder, se sidan 12 Att tänka på vid samtalet. Om provsvaret är negativt, men misstanke om riskbruk eller missbruk kvarstår ska chefen ändå kalla medarbetaren till ett samtal. Vid det tillfället ska chefen motivera sin uppfattning. Chefen ska dokumentera vad som har framkommit, planerade åtgärder samt uppföljning av åtgärderna. Tystnadsplikt och sekretess gäller som skydd för den enskildes personliga förhållande. Medarbetaren har rätt att begära facklig medverkan och ansvarar själv för att det fackliga ombudet informeras

30 Riskbruk eller missbruk Om chefen har en misstanke om eller känner till att en medarbetare har ett riskbruk eller missbruk - eller om en medarbetare på eget initiativ berättar om sitt riskbruk eller missbruk ska chefen omgående eller snarast möjligt kalla medarbetaren till ett första samtal, se nedan. Avsätt god tid för samtalet. Kontakta personalenheten och företagshälsovården för råd och stöd. Att tänka på vid samtalet Chefen ska informera om på vilka grunder medarbetaren har blivit kallad till samtalet. Var tydlig i kommunikationen. Var beredd på reaktioner som exempelvis ilska eller förnekelse, om medarbetaren inte själv har tagit initiativ till att berättat om sin situation. Om parterna kommer överens om en behandling ska en överenskommelse tecknas. Kontakta alltid personalenheten innan en sådan överenskommelse. Tystnadsplikt och sekretess gäller som skydd för den enskildes personliga förhållande. Medarbetaren har rätt att begära facklig medverkan och ansvarar själv för att det fackliga ombudet informeras. Beroende på omständigheterna kan det bli aktuellt med arbetsrättsliga åtgärder. Kontakta alltid personalenheten när sådana åtgärder ska aktualiseras. Chefen ska betona att syftet med samtalet är av omtanke och att arbetsgivaren är skyldig att agera. Chefen ska föra en öppen dialog om medarbetarens behov av stödinsatser. Ställ inga egna diagnoser utan ta hjälp av företagshälsovården. Chefen ska informera medarbetaren med ett riskbruk eller missbruk att hon eller han har ett ansvar för att aktivt medverka i rehabiliteringen. Medarbetaren bör få tid att tänka över situationen och, om det är möjligt, själv komma till insikt om lämpliga åtgärder. Var beredd på undanflykter. Ställ krav på medarbetaren. Chefen ska dokumentera vad som har framkommit, planerade åtgärder samt uppföljningen av åtgärderna

31 För mer information och stöd kontakta Ängelholms kommun - personalenheten Östra vägen Ängelholm personalenheten@engelholm.se Företagshälsovården Previa Västra Kyrkogatan Ängelholm Telefon Lagar och föreskrifter Nedan finns en förteckning över de lagar och föreskrifter som reglerar alkohol- och drogfrågor i arbetslivet. Lag Arbetsmiljölag (1977:1160) Inkomstskattelag (1999:1229) Lag (1982:80) om anställningsskydd Lag (1998:531) om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Socialförsäkringsbalk (2010:110) Socialtjänstlag (2001:453) Föreskrifter från Arbetsmiljöverket Arbetsanpassning och rehabilitering (1994:1) Medicinska kontroller i arbetslivet (2005:6) Systematiskt arbetsmiljöarbete (2001:1) Lästips Alna Arbetsmiljöverket Centralförbundet för alkohol och narkotikaupplysning Folkhälsoinstitutet Prevents rådgivningstjänst om stress och alkohol Previa Socialstyrelsen

32 Policy om alkohol och droger för Ängelholms kommun är framtagen av personalenheten och antagen av kommunstyrelsen 2011-xx-xx. För fler exemplar kontakta personalenheten