Kommunikationsstaben. Riktlinjer för. Upplands-Bro kommuns externa webbplatser Sidan 1 av 23

Transkript

1 Riktlinjer för Upplands-Bro kommuns externa webbplatser Sidan 1 av 23

2 1. SYFTE INLEDNING MÅL MÅLGRUPPER AVGRÄNSNING TILLGÄNGLIGHETSKRAV HANTERING AV PERSONUPPGIFTER KOMMUNENS WEBBPLATSER MED SÄRPROFILERING HALVEXTERNA WEBBPLATSER KAMPANJWEBBPLATSER OCH ÖVRIGA WEBBPLATSER LÄNKAR TILL WEBBPLATSER MED KOMMUNRELATERAD VERKSAMHET KOPPLING TILL EXTERNA VERKSAMHETSSYSTEM ORGANISATION OCH ANSVARSFÖRDELNING SÅ HÄR ANVÄNDER VI UPPLANDS-BRO.SE WEBBPLATSENS SJU ÄMNESOMRÅDEN OLIKA WEBBSIDEMALLAR OCH TJÄNSTER DIREKTADRESSER ELLER KORTADRESSER E-TJÄNSTER SOCIALA MEDIER ARKIVERING STATISTIK KRISHANTERING FRAMTIDA UTVECKLING KOMPLETTERANDE INFORMATION Sidan 2 av 23

3 1. SYFTE Riktlinjerna för webbpublicering gäller för alla Upplands-Bro kommuns externa webbplatser. Riktlinjerna ska säkerställa god informationskvalitet och service gentemot medborgarna, företag, föreningar och övriga externa besökare. De ska också vara ett stöd för dem som skapar nya webbplatser, publicerar information och skapar elektroniska tjänster (e-tjänster). 2. INLEDNING Upplands-Bro är en expansiv kommun med stark tillväxt. Det innebär att behovet av kommunens service växer. För att möta upp våra målgruppers krav och förväntningar är det viktigt att erbjuda modern, effektiv, tillgänglig och snabb leverans av tjänster, service och kommunikation. En viktig kanal för att möta dessa utmaningar är Upplands-Bro kommuns externa webbplats. Därför lanserades en ny version av upplands-bro.se den 15 december Webbplatsen är byggd med publiceringsverktyget Sitevision. För att målgrupperna ska kunna få den service de önskar på ett snabbt och säkert sätt, oberoende av öppettider, ska webbplatsen vara tillgänglig 24 timmar om dygnet. Vissa ärenden ska även kunna utföras via våra elektroniska tjänster (e-tjänster) från webbplatsen. 3. MÅL Upplands-Bro kommuns externa webbplatser ska stärka och underlätta kommunikationen mellan kommun och omvärld, samt informera om kommunens olika verksamheter och tjänster. Informationen på webbplatserna ska: vara aktuell, tillgänglig och utgå från besökarnas behov vara lätt att förstå och ta del av vara saklig och ge en allsidig bild öka tillgängligheten till kommunal service skapa intresse för kommunen som boende-, besöks- och etableringsort ge förutsättningar för kommunikation och dialog mellan medborgare, företag och politiker följa Upplands-Bro kommuns grafiska identitet, kommunikationsstrategi och e-strategin följa personuppgiftslagen (PuL)och upphovsrättslagen, sekretesslagen samt andra relevanta lagstiftningar. Sidan 3 av 23

4 4. MÅLGRUPPER Medborgare dvs. invånare i kommunen Näringslivet, tänkbara företagare och investerare Turister och besökare Nyinflyttade och tänkbara kommuninvånare Kommunens anställda och tänkbara anställda Studerande Föreningsliv och organisationer Beslutsfattare Massmedier och opinionsbildare Andra samverkanspartners 5. AVGRÄNSNINGAR Riktlinjerna är inte en manual för hur du ska arbeta i publiceringsverktyget Sitevision. De ger heller inte en komplett beskrivning av kommunens skrivregler, kommunikationsstrategi, grafisk identitet med mera. Kompletterande information finns listat längst bak i det här dokumentet. 6. TILLGÄNGLIGHETSKRAV Upplands-Bro kommuns webbplatser ska ha fokus på tillgänglighet och användarvänlighet. Detta uppdrag ligger i linje med förordningen (2001:526) om de statliga myndigheternas ansvar för genomförandet av handikappolitiken. Länk till Förordningen, Tillgänglighet betyder i sammanhanget att en webbsida ska kunna användas av så många som möjligt, oberoende av funktionsnedsättningar eller tekniska begränsningar. Oavsett om man använder en traditionell webbläsare eller exempelvis skärmläsare ska man på ett enkelt sätt kunna tillgodogöra sig informationen. Upplands-Bro kommun arbetar kontinuerligt med att alla besökare ska kunna förstå informationen. En del i detta arbete är att kommunen samarbetar med företaget Meridium som gör mätningar av tillgängligheten på kommuners och myndigheters webbplatser. 7. HANTERING AV PERSONUPPGIFTER (källa: datainspektionen.se) Personuppgiftslagen (PuL) innehåller regler som ska skydda människor mot att deras integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Sidan 4 av 23

5 Med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person som är i livet. Exempel på sådan information är namn, personnummer och ärendenummer, etniskt ursprung, politiska åsikter, medlemskap i fackförening, uppgifter som rör hälsa och sexualliv. En bild kan också vara en personuppgift om det går att se vem personen/personerna på bilden är. Publicering av personuppgifter i löpande text på en webbsida är i princip alltid tillåten enligt personuppgiftslagen (PuL) så länge man inte kränker den som uppgifterna avser. För att avgöra om en behandling av personuppgifter är kränkande måste man göra en samlad bedömning av hur känsliga uppgifterna är, i vilket sammanhang de förekommer, för vilket syfte de behandlas, vilken spridning de har fått eller riskerar att få, samt vad behandlingen kan leda till. Personuppgifter ska maskeras i handlingar, t ex medborgarförslag, som ska publiceras på webbplatsen. Länkande dokument till personuppgifter ska inte publiceras på webbplatsen. 7.1 Några praktiska exempel Arbetsplatsen Namn på tjänstemän eller förtroendevalda politiker, befattning, telefonnummer, e-postadress och liknande arbetsplatsrelaterade personuppgifter kan normalt publiceras på en webbplats utan den registrerades samtycke. Vill man däremot lägga ut till exempel hemadress, hemtelefonnummer eller foton ska tillstånd från personen inhämtas först. Skolan och förskola Uppgifter på Internet kan få stor spridning och en publicering ger stora möjligheter att kartlägga i otillbörliga syften. För att uppfylla kraven i personuppgiftslagen krävs samtycke från eleverna själva eller deras vårdnadshavare. Det finns inga särskilda bestämmelser i personuppgiftslagen om från vilken ålder unga personer själva kan samtycka till viss behandling, men Datainspektionen brukar ha 15 år som tumregel. För yngre elever måste vårdnadshavarna ge sitt samtycke innan uppgifter publiceras. Kommuner Personuppgifter som ingår i diarier, kallelser till sammanträden och protokoll får läggas ut på Internet i enlighet med särskilda föreskrifter i personuppgiftsförordningen. Huvudregeln är att uppgifter som direkt pekar ut den registrerade inte får publiceras. Vissa undantag finns angivna i förordningen. Foton på Internet Foton där personer kan identifieras betraktas normalt som personuppgifter även om inga namn nämns. Om man på en webbplats skulle vilja publicera foton på till exempel anställda är det ofta nödvändigt att först inhämta samtycke. Även om det rör sig om behandling av personuppgifter i ostrukturerat material, som enstaka bilder på Internet, kan det beroende på sammanhanget behövas samtycke för att undvika risken för kränkning. Sidan 5 av 23

6 8. KOMMUNENS WEBBPLATSER MED SÄRPROFILERING Upplands-Brogymnasiets webbplats får ha en särprofilering men ska visa en tydlig kommunal tillhörighet. Kopplingen till kommunen ska visas genom Upplands-Bro kommuns logotyp på startsidan. Logotypen ska vara länkad till upplands-bro.se. Webbsidor som utgörs av elevarbeten ska tydligt särskiljas från upplands-bro.se. Vid länkning av sådana sidor från kommunens webbplatser ska det tydligt framgå att de inte förmedlar kommunal information utan utgörs av elevarbeten. 9. HALVEXTERNA WEBBPLATSER De webbplatser som ägs gemensamt med annan aktör har egna grafiska profiler men måste tydligt ange sin koppling till Upplands-Bro kommun. Det ska visas genom en länk via Upplands-Bro kommuns logga på startsidan. 10. KAMPANJWEBBPLATSER OCH ÖVRIGA WEBBPLATSER Det kan finnas behov för Upplands-Bro kommun att upprätta andra webbplatser för exempelvis kommunala bolag, portaler eller kampanjer (tillfälliga webbplatser). För en sådan webbplats ska det finnas ett tydligt ansvar för system, information och drift. Kampanjwebbar bör sträva efter att ha en liknande struktur som de övriga webbplatserna. En sådan webb kan frångå kommunens grafiska profil, men det ska klart framgå att det är Upplands-Bro kommun som är avsändare. Nya och tillfälliga webbplatser upprättas efter samråd med kommunikationschefen på kommunledningskontoret. 11. LÄNKAR TILL WEBBPLATSER MED KOMMUNRELATERAD VERKSAMHET När det finns information som tillhör den kommunala verksamheten men som kommunala bolag ansvarar för, till exempel Upplands-Brohus, upplands-brohus.se, ska Upplands-Bro kommuns grafiska identitet följas samt att kommunens logga ska vara synlig på startsidan och länkas till upplands-bro.se. Det finns också kommunal information som ligger på externa webbplatser, till exempel bibliotekskatalogen och lokalbokningen. Utifrån tillgänglighet och ur ett användarperspektiv bör kommunens webbplats informera om sådan information. Det gör vi genom att ge en kort information om verksamheten och sedan en länk till webbplatsen. Sidan 6 av 23

7 12. KOPPLING TILL EXTERNA VERKSAMHETSSYSTEM Externa verksamhetssystem ska om möjligt integreras på kommunens webbplats genom exempelvis Iframes. I annat fall ska det finnas en länk till sidan. En Iframe är en ram som kan användas på den vanliga webbsidan. Med en Iframe kan en annan webbplats visas inuti den vanliga webbsidan. Exempel på sådana kopplingar är kommunens Lediga jobb. Presentationen av andra system och webbplatser ska i möjligaste mån utformas i enlighet med kommunens grafiska profil samt grundläggande tillgänglighetsanpassning. 13. ORGANISATION OCH ANSVARSFÖRDELNING För att arbetet med att utveckla Upplands-Bro kommuns externa webbplatser ska fungera på bästa sätt krävs en bra organisation. Nedan är en beskrivning över ansvarsfördelningen Systemägare Systemägaren har det övergripande ansvaret för webbsystemen. Systemägare för Upplands-Bro kommuns webbplatser är kommundirektören eller den till vilken kommundirektören delegerar uppgiften. Med undantag från Upplands-Brogymnasiets externa webbplats, edu.upplands-bro.se/ubg/, som ägs av Utbildningskontoret samt upplands-brohus.se som ägs av AB Upplands-Brohus System- och informationsansvarig System- och informationsansvarig samordnar och utvecklar webbplatsen på systemägarens uppdrag. Ansvarar för anskaffning, förvaltning, ekonomiska ramar, utvecklingsinsatser, säkerhet och drift, samt för innehåll och helhet, styrdokument, utveckling och nya funktioner. Beslutar om vilket budskap och vilken profil som gäller. Ser till att riktlinjer och styrdokument efterföljs. System- och informationsansvarig för Upplands-Bro kommuns webbplatser är kommunikationschefen på Kommunledningskontoret Systemförvaltare Systemförvaltare har det övergripande tekniska ansvaret för webbplatserna. Svarar också för säkerhet, drift och underhåll, samt ger råd och stöd i tekniska frågor som rör webbsystemen. Systemförvaltare för Upplands-Bro kommuns webbplatser är webbansvarig på Kommunledningskontoret Webbansvarig Webbansvarig ansvarar för publiceringsverktyget och därmed webbplatsen. Det är den som fördelar roller, ger behörighet, lägger till och tar bort användare samt bygger upp strukturen på webbplatsen. För halvexterna webbplatser och webbplatser med särprofilering inom Upplands-Bro kommun svarar webbansvarig tillsammans med särskilt utsedd administratör. Sidan 7 av 23

8 Webbansvarig ansvarar i samråd med system- och informationsansvarig för att riktlinjer och styrdokument efterföljs. Ger stöd, råd, utbildning och behörighet till webbredaktörer, samt svarar för uppdatering och utveckling av funktionalitet på webbplatsen Informationsansvarig på respektive stab och kontor Respektive kontorschef, eller av den delegerad person, har det övergripande ansvaret för informationen om kontorets verksamhet. Det är kontorschefen som ansvarar för att ta bort personuppgifter från webbplatsen om så behövs. Kontorschefen ska utse en övergripande informationssamordnare Övergripande informationssamordnare Informationssamordnaren planerar och stöttar kontorets webbredaktörer i det dagliga webbarbetet samt ser till att riktlinjer och styrdokument efterföljs Sidansvarig Varje webbsida som publiceras på kommunens webbplats ska ha en namngiven person som svarar för sidans innehåll. Den personen är sidansvarig. Sidansvarig har ett delegerat ansvar för att informationen är korrekt och uppdaterad. Personen ansvarar också för att lagar och regler efterföljs. En sidansvarig behöver inte också vara webbredaktör. Uppdateringar och ändringar kan utföras av en webbredaktör, men det är fortfarande den sidansvarige som ansvarar för innehållet. Sidansvarigs namn står längst ner på alla webbsidor Webbredaktör Webbredaktören svarar för publicering och att sidornas information är korrekt och fortlöpande uppdateras. Alla redaktörer svarar för att riktlinjer och styrdokument för Upplands-Bro kommuns webbplatser följs. 14. BESLUTSVÄGAR FÖR UTVECKLINGSFRÅGOR 14.1 Webbutvecklingsgrupp Webbutvecklingsgruppen och tillika kommunikationsstaben ansvarar för att driva kommunens webbplatser framåt. Gruppen är första instans för webbfrågor av större betydelse. I gruppen ingår bland annat webbansvarig, kommunikationschefen och kommunikatören. Vid beslut av större principiell betydelse som till exempel tekniska lösningar ska frågorna tas upp och behandlas i kommunens IT-råd. 15. SÅ HÄR ANVÄNDER VI UPPLANDS-BRO.SE På upplands-bro.se ska samtliga kommunala kontor och enheter ingå i en gemensam struktur och layout. Strukturen utgår från ämnesområden och en tydlig navigeringsstruktur. Webbplatsen är uppbyggd med besökarens perspektiv och inte utifrån kontorens organisation. Läs mer i dokumentet Användarmanual för publiceringsverktyget Sitevision. Sidan 8 av 23

9 15.1 Teknisk specifikation Upplands-bro.se är byggd i publiceringsverktyget Sitevision. Läs mer i dokumentet Systemportföljen för upplands-bro.se Design koncept Webbplastens grafiska design är en del av kommunens grafiska identitet och följer därför de övergripande riktlinjer som presenteras i dokumentet Grafiska manual. Specifikt för webbplatsen gäller de nedan beskrivna färger och typografi. E-tjänster som utvecklas ska sträva efter att följa kommunens grafiska identitet samt de färgerkoder som kommunen använder på sin externa webbplats. Brödtext color: # font-family: Arial, sans-serif font-size: 100% font-weight: normal line-height: 135% Nyhetsrubrik startsida (länkad) color: # font-family: Arial, sans-serif font-size: 1.4em font-weight: bold line-height: 100% text-decoration: none Sidrubrik color: # font-size: 1.7em line-height: 100% border-bottom: 0.23em solid #A90231 font-weight: bold Sidan 9 av 23

10 Ingress font-weight: bold Länkar color: # Länkar hover-färg color: # Liten text font-size: 85% Datum/kategori font-size: 85% color: # text-transform: uppercase Tabellhuvud color: #cccccc Tabellrader color: #e6e6e6 Tabellrader alternerande vita rader (gäller även länklistor t.ex. på startsidan och i vänsternavigering) color: #FFFFFF Vänstermeny: se tabell Toppmeny: bakgrundsbilder med toning (för grundfärger se boxar/plattor nedan) Boxar/plattor Röd: color, # Grå: color, # Rosa color, #cc0066 Grå (inforuta): color, #e6e6e6 Blå: color, #6688cc Sidan 10 av 23

11 15.3 Bilder Bilder är en viktig del av webbplatsen. Upplands-Bros bildspråk ska förmedla rätt budskap till rätt målgrupp på ett konsekvent sätt. Bilder ska ha ett syfte och bidra till att kommunicera budskapet i texten, förklara eller förstärka innehållet. Bilderna ska förmedla en känsla av seriositet, kvalitet, trovärdighet, kontakt, närhet, öppenhet engagemang och värme. Närbilder med en eller få aktiva människor som förmedlar en känsla eller enskilda informationsbärande detaljer. Läs mer i dokumentet Riktlinjer för bilder. När du väljer bilder måste du tänka på vem som äger upphovsrätten och på personuppgiftslagen (PuL). Bilderna ska alltid förses med alternativtext (alt-text), det som visas om besökaren av någon anledning inte ser bilden. Alt-texten ska ge läsaren relevant information om motivet, till exempel Barn som leker i sandlådan, foto: Förnamn Efternamn. Men det går också bra att ha det som en bildbeskrivningstext nedanför bilden. Clipart ska inte användas. Tecknade bilder och illustrationer får användas men med restriktioner. Kontakta kommunikationsstaben om du vill använda tecknade bilder. Använd inte ramar till bilder på webben. Utgå från de standardmått som finns angivna. Bildmåtten som används på webbplatsen: Helspalt liggande extra bred: 446 px X 214 px Halvspalt kvadratiskt: 212px X 212 px Halvspalt stående: 212px X 318px Puffbild: 216px X 60px 15.4 Rörliga bilder Rörliga bilder, objekt eller andra animationer får inte användas. Om du ändå skulle behöva det för något särskilt ändamål, kontakta kommunikationsstaben Ljud och film Det finns möjligheter att visa film på webbplatsen. En länk till filmens fil, till exempel en webbadress (url) från YouTube, bäddas in på en vanlig webbsida i redigeringsläget. Här är det viktigt att tänka på att personuppgiftslagen (PuL), gäller för filmer likväl som för bilder. Sidan 11 av 23

12 16. WEBBPLATSENS ÄMNESOMRÅDEN Upplands-bro.se har sju huvudämnesområden som nås via förstasidan. De är Barn och utbildning, Bo och bygga, Kommun och politik, Näringsliv, Kultur och fritid, Stöd och omsorg, Gata och trafik. Nedan är en beskrivning om respektive områdes syfte och målgrupper Barn och utbildning Syftet med barn och utbildnings är att tydliggöra förskole- och utbildningsutbudet i förhållande till olika åldrar och livssituationer. Det ska vara enkelt att hitta grundinformation om olika förskolor, skolor och utbildningar. Det ska vara enkelt att genomföra ansökningar med stöd av webbplatsen. Det ska vara enkelt att hitta information om skolsituationen i Upplands-Bro avseende på kvalitet Målgrupper Förskoleföräldrar Personer som har barn (0-5 år) som ska ha någon form av barnomsorg. Skolbarnsföräldrar Personer som har barn (6-16 år) som ska eller går i grundskolan. Extrabehovsföräldrar Personer som har barn i barnomsorg eller grundskola där barn har behov av någon form av extra stöd. Studiesugna vuxna Vuxna som vill vidareutbilda sig. Söka gymnasium Ungdom/elev som ska söka till gymnasiet. Nyfiken på skolvärlden i Upplands-Bro Person som kan vara både professionell, privat eller elev Bo och bygga Syftet med bo och bygga är att bidra till att göra det enklare att bo och bygga i Upplands-Bro kommun. Det ska också vara enkelt för medborgarna att bidra till ett hållbart Upplands-Bro samt bidra till en ökad kunskap, motivation inom ämnet. Under bo och bygga finns information om vart man vänder sig med bostadsfrågor i Upplands-Bro kommun och om den service som kommunen tillhandahåller gällande boende och byggande. Där finns också information om byggprojekt men även taxor och avgifter inom avfall och VA. Sidan 12 av 23

13 Vid kontakt med Upplands-Bro kommun i ett serviceärende, där man utgår från webbplatsen för kontaktinformation, ska man snabbt och enkelt få hjälp med sitt ärende. Det ska vara enkelt att hitta praktisk information i konkreta frågor för ens boende, byggande och ett hållbart Upplands-Bro. Det ska vara enkelt att förstå detaljerna i ett ansöknings- och anmälningsförfarande med stöd av webbplatsen. Det ska vara enkelt att hitta information om taxor och avgifter. Det ska vara klart och tydligt vilka riktlinjer som gäller för boende och företag inom områdena: miljö- och hälsoskydd, byggande och VA och avfall. Det ska vara enkelt att hitta information rörande kommunens mät- och karverksamhet Målgrupper Byggaren Person som vill bygga nytt/bygga till. Flyttaren Person som vil /ska flytta in eller ut från Upplands-Bro kommun. Husägare Person som bor i hus eller radhus. Lägenhetsinnehavare Person som bor i lägenhet. Företagaren Befintliga företag eller de som vill etablera sig i kommunen. Nyfiken på Person/företag/organisationer/media som intresserar sig för vad som händer i Upplands-Bro och kan vara intresserad av att agera på något sätt Kommun och politik Syftet med kommun och politik är att ge en inblick i de möjligheter som finns till påverkan samt sprida information om Upplands-Bro kommuns politiska ledning och dess beslut, organisation och arbete. Vid kontakt med Upplands-Bro kommun i ett ärende, där man utgår från webbplatsen för kontaktinformation, ska man snabbt och enkelt få hjälp med sitt ärende. Det ska vara enkelt att hitta praktisk information i konkreta frågor om kommunen och politik. Sidan 13 av 23

14 Målgrupper Medborgare Personer som bor i Upplands-Bro kommun. Företagare Personer som driver företagsverksamhet. Investerare Person som planerar att investera i Upplands-Bro. Nyfiken på Person/företag/organisationer/media som intresserar sig för vad som händer i Upplands-Bro och kan vara intresserad av att agera på något sätt Näringsliv Syftet med näringsliv är att skapa ett smidigt gränssnitt mellan företagare och Upplands-Bro kommun samt förmedla bilden av Upplands-Bro som en attraktiv plats för etablering. Vid kontakt med Upplands-Bro kommun i ett serviceärende, där man utgår från webbplatsen för kontaktinformation, ska man snabbt och enkelt få hjälp med sitt ärende. Det ska vara enkelt att hitta praktisk information i konkreta frågor om näringslivet. Det ska vara enkelt att förstå detaljerna i ett ansöknings- och anmälningsförfarande med stöd av webbplatsen Målgrupper Företagare och blivande företagare Personer som driver företagsverksamhet eller tänker starta en sådan. Investerare Person som planerar att investera i Upplands-Bro. Samarbetspartner Organisationer/projekt/företag/Näringslivsrådet som Upplands-Bro kommun på flera olika sätt samarbetar med. Nyfiken på Person/företag/organisationer/media som intresserar sig för vad som händer i Upplands-Bro och kan vara intresserad av att agera på något sätt Kultur och fritid Syftet med kultur och fritid är att informera om det kulturella utbudet i Upplands-Bro kommun samt visa vägen till ett aktivt idrotts- och fritidsliv. Webbnärvaron ska ge inspiration, kunskap och vägleda till upplevelser och deltagande i olika aktiviteter. Sidan 14 av 23

15 Vid kontakt med Upplands-Bro kommun i ett serviceärende, där man utgår från webbplatsen för kontaktinformation, ska man snabbt och enkelt få hjälp med sitt ärende. Besökarna av webbplatsen ska få svar/hjälp med de vanligaste frågorna. Enkelt att hitta utbud av kurser, kulturskola, lokala evenemang. Det ska vara enkelt att anmäla sig till en kurs, kulturskola och liknande med stöd av webbplatsen. Det ska vara enkelt att hitta och förstå bibliotekets utbud. Det ska vara enkelt att hitta och förstå Upplands-Bros utbud av idrott, motion, fritidsaktiviteter och friluftsmöjligheter. Det ska vara enkelt för föreningar att utföra de vanligaste administrativa uppgifterna med stöd av webbplatsen Målgrupper Kulturkonsumenten Person som vill se och uppleva kultur för egen del eller som vill få andra personer att se och uppleva. Kulturarbetaren Konstnär/musiker/författare som vill delta och mötas i kulturlivet Aktivitet sökaren Person som vill upptäcka/hitta en bra eller önskad fritidsaktivitet. Föreningar Person som vill starta en förening eller driver en förening 16.6 Stöd och omsorg Syftet med stöd och omsorg är att informera om vilket stöd det finns för den som behöver. Men också tydliggöra vilket stöd man kan få från Upplands-Bro kommun. Vid kontakt med Upplands-Bro kommun i ett serviceärende, där man utgår från webbplatsen för kontaktinformation, ska man snabbt och enkelt få hjälp med sitt ärende. Större delen av besökarna av webbplatsen ska lyckas få svar/hjälp med de vanligaste frågorna/ärendena. Det ska vara enkelt att genomföra de elektroniska ansökningarna (e-tjänster) med stöd av webbplatsen Målgrupper Stöd- och rådgivningssökande Sidan 15 av 23

16 Person som är berörd och/eller i behov av någon form av stöd. Det kan vara en äldre person som inte upplever sig lika självständig längre och har börjat känna behov av omsorg och stöd. Det kan vara en person med funktionsnedsättning. Det kan också vara en familj, ensamstående, ett barn eller en ungdom som har behov av socialt stöd. Anhörig Person som har som har en anhörig som är äldre eller har en funktionsnedsättning. Person som vårdar en anhörig som är äldre eller funktionshindrad. Närstående Person som upptäckt ett hjälpbehov hos en vän eller granne och vill bidra på något sätt till en förbättring. Person som vill anmäla/informera att någon far illa. Nyfiken på Person/organisation/föreningar som intresserar sig för vad som händer i Upplands-Bro och kan vara intresserad av att agera på något sätt eller vill ha information Gata och trafik Syftet med gata och trafik är att bidra till att folk kan röra sig i Upplands-Bro kommun på ett smidigt och tryggt sätt men också öka förståelsen för Upplands-Bro kommuns utveckling och planering. Här finns information om trafik och kommunikationer samt drift och underhåll av gator och vägar inom Upplands-Bro kommun. Vid kontakt med Upplands-Bro kommun i ett serviceärende, där man utgår från webbplatsen för kontaktinformation, ska man snabbt och enkelt få hjälp med sitt ärende. Det ska vara enkelt att hitta praktisk information i konkreta frågor om kommunens gator, trafik, torg och parker. Det ska vara enkelt att lämna synpunkter, felanmälan eller förslag rörande kommunens gator, trafik, torg och parker. Sidorna ska underlätta resande i, till och från kommunen. Det ska vara enkelt att hitta praktisk information rörande pågående projekt och störningar rörande kommunens gator, trafik, torg och parker. Det ska vara enkelt att söka de tillstånd som krävs för verksamhet på/i kommunens gator, torg och parker Målgrupper Trafikanter/resenärer Personer som använder sig av kommunens gator, vägar och cykelbanor. Besökare Person som ska/brukar besöka kommunens parker, torg och närnatur. Sidan 16 av 23

17 Sökande Personer, företag eller organisationer som ska ansöka om tillstånd. Företagare Företag eller organisationer som ska etablera en verksamhet i kommunen. Nyfiken på Person/företag/organisationer/media som intresserar sig för vad som händer i Upplands-Bro och kan vara intresserad av att agera på något sätt. 17. OLIKA WEBBSIDEMALLAR OCH TJÄNSTER När du publicerar på webbplatsen ska du lägga informationen där den bör ligga i strukturen. Fundera på hur en besökare skulle navigera för att hitta rätt information. Ett kontor eller enhet kan ha information under flera olika ämnesområden. Målet är att besökaren lätt ska navigera rätt via struktur, genvägar och sökfält Startsidan Startsidan administreras av kommunikatören på Kommunledningskontoret. Bild: ny design till startsidan Sidan 17 av 23

18 På första sidan finns den mest efterfrågade informationen och tjänsterna. Nyhetspalten visar nyheter från de olika understartsidorna. Kalendern visar de närmast kommande evenemangen. Puffarna (banners) används för att lyfta fram en nyhet eller ett evenemang. Den stora bildytan visar klickbara bilder till mer information. Söktjänsten ger besökaren snabb service och korrekta träffar. Sökmotorn söker på hela upplandsbro.se. En webbsida som ska rankas högt kan man tvinga att synas först i ett sökresultat. Besökarna kan anpassa hela webbplatsen med textstorlek, teckensnitt och radavstånd. Självservice leder besökaren till de e-tjänster och blanketter som finns elektroniskt. Vissa texter på utvalda webbsidor är anpassade för dem som har svårigheter att ta till sig vanlig text. Besökaren vet att en text är lättläst när symbolen Lättläst för alla är synlig längst ner på en webbsida. Lyssna är ett hjälpmedel som gör att webben talar. Tjänsten läser upp webbsidor. Det finns en karta över webbplatsen med länkar till respektive sida som återspeglar webbplatsens struktur. Sidor som är markerade att inte synas i navigeringen (dolda sidor) kommer inte heller att synas i webbkartan. Sidan 18 av 23

19 Under Kontakt finns övergripande information om kommunen samt kontaktuppgifter och öppettider Avdelningssida Avdelningssidor som ligger på första nivån under toppmeny. Bild: ny design till avdelningssida Mitt på sidan visas en bild eller ett bildspel. Under bilderna på avdelningssidan finns utrymme för nyheter. Tre nyheter visas automatiskt men det går att ställa om till att färre eller fler visas. Det är respektive områdesansvarig som beslutar vilka nyheter som ska publiceras. I högerspalten finns möjlighet till en kontaktruta, informationsruta samt publicering av puffar Vanlig webbsida En vanlig webbsida används för de flesta sidorna på webbplatsen. I högerspalten finns möjlighet till en kontaktruta, informationsruta samt publicering av puffar. Vanlig webbsida är uppbyggd med plats för rubrik, ingress, brödtext och eventuella bilder. Texterna på informationssidorna ska vara korta och skrivna med lättbegriplig svenska för att Sidan 19 av 23

20 vara tillgängliga Frågor och Svar sidor Frågor och svar sida kan användas för att lista ett antal frågor och svar på en och samma sida. Den kan också användas för att till exempel beskriva en process Länkhantering Länkar till andra externa webbplatser ska öppnas i ett nytt fönster. Länkarna ska vara markerade med symbolen för nytt fönster (ikon-bild). Hänvisningar till en extern webbplats ska hela namnet på den som står bakom webbplatsen skrivas ut. Skriv exempelvis Livsmedelsverket och inte Länkarna ska också ha en alternativtext. Det är den text som syns när man för muspekaren över länken. I alternativtexten ska det stå Länk: information om länken. Även dokument ska öppnas i nya fönster och ha en alternativtext. Det är rekommenderat att publicera i formatet PDF. När du publicerar en pdf-fil markeras länken automatiskt med en pdf-symbol (ikon-bild). Då vet besökaren att det är en länk till ett dokument. I alternativtexten ska det stå Länk: rubrik på dokumentet. Interna länkar ska inte ha symbolen för att öppnas i nytt fönster. Viss information behöver visas på fler platser i strukturen. Istället för att göra en intern länkning till en sida så kan information hämtas in till den aktuella platsen Funktioner (tjänster) på upplands-bro.se Lyssna På alla webbsidor finns hjälpmedlet lyssna som är en tjänst från Readspeakers. Tjänsten läser upp innehållet på en webbsida. Besökarna kan välja att lyssna på hela texter eller en markera utvald text och lyssna Skriv ut På alla webbsidor finns en skriv ut tjänst. (ikon-bild) RSS Via RSS (ikon-bild) kan besökare prenumerera på nyheter från upplands-bro.se. RSS (Rich document format Site Summary) är ett standardformat för att leverera nyhetsrubriker och sammanfattningar. Besökaren kan bevaka en eller flera RSS-kanaler och på ett enkelt sätt få information om uppdateringar utan att behöva besöka webbplatsen Blogg På webbplatsen finns det möjlighet att blogga. Sidan 20 av 23

21 LiveChat Upplands-Bro kommun använder sig av livechat från företaget Cover IT Live för att kunna i realtid diskutera med våra målgrupper via den externa webbplatsen. Livechatten används vid specifika tillfällen, t ex för att skapa en dialog med kommunens invånare Enkät/Formulär En enkät används för att göra olika typer av undersökningar bland besökarna påwebbplatsen. I Sitevision går det att skapa och publicera enklare varianter av enkäter Gilla På vissa webbsidor finns möjligheten för besökaren att gilla innehållet. Det görs genom en knapptryckning på Gilla-knapp Kommentera (ikon-bild). På alla webbsidor finns det möjlighet att kommentera innehållet. Det går att skicka kommenterar anonymt. Mottagaren är sidansvarig Prenumerera (ikon-bild). Funktionen Prenumeration innebär att besökaren anger sin e-postadress och anmäler sig till önskade webbsidor att prenumerera på Dela På alla webbsidor finns det möjlighet att dela innehållet till sin Facebooksida, LinkedIn med flera. Du kan också skicka vidare sidlänken via e-post eller kontakta sidansvarig Kartor (ikon-bild). (ikon-bild) och På webbplatsen finns ett antal kartor som visar verksamheterna i Upplands-Bro kommun. Kartjänsten levereras av Google maps. 18. DIREKTADRESSER ELLER KORTADRESSER För att besökarna lättare ska hitta vad de söker kan man använda en direktadress. Exempel på en direktadress är Principen är att all verksamhet som tillhör Upplands-Bro kommun ska marknadsföras i kommunens namn. För att använda en direktadress ska något av följande kriterier vara uppfyllda: Välkänd verksamhet för allmänheten Skola Egen anläggning Sidan 21 av 23

22 Projekt 19. E-TJÄNSTER Elektroniska tjänster (e-tjänster) inom Upplands-Bro kommun utvecklas löpande. En e-tjänst är en tjänst som levereras elektroniskt och i den här bemärkelsen levereras och åtkomlig via Upplands-Bro kommuns externa webbplats. 20. SOCIALA MEDIER Upplands-Bro kommun är öppen för att prova olika sociala media som ett nytt sätt att kommunicera och nå ut till fler målgrupper. I Upplands-Bro kommun används idag bland annat Twitter, Facebook, bloggar och Youtube. Om en medarbetare ska använda något av de sociala medierna måste det ske i samråd med medarbetarens chef. Det finns också framtaget riktlinjer för sociala medier. Läs mer i dokumentet Riktlinjer för användning av sociala medier för Upplands-Bro kommun 21. ARKIVERING Varje stab och kontor ansvarar för sina webbsidor när det gäller slutarkivering i pappersformat. Webbsidor med information av rutinmässig karaktär, ska gallras enligt gallringsbeslut (Dnr ). Läs mer i dokumentet Gallringsbeslut. Webbplatsen ska dokumenteras inför stora förändringar. Det gör man genom att spara ögonblicksbilder (skärmdumpar). Pressmeddelanden sparas på webbplatsen från 15 december 2009 och framåt. Här finns ingen begränsad tid. Nyheter och information om nybyggnation, invigningar och andra viktiga handlingar sparas i fem år på webbplatsen. Därefter gäller slutarkivering. Enklare information som till exempel kalenderaktiviteter, snöröjning, veckobrev, jul- och sportlovs information och så vidare ska tas bort strax efter att händelsen är inaktuell eller inom ett år. Arkiverade kallelser och protokoll kommer att sparas från år 2008 och framåt. Besökare som önskar tillgång till äldre protokoll och pressmeddelanden får kontakta respektive nämnd eller Kommunledningskontoret. Sidan 22 av 23

23 22. STATISTIK Upplands-Bro kommun använder statistikverktyget Google analytics för den externa webbplatsen. Det verktyget administreras av webbansvarig. I Sitevision finns även ett enklare statistikverktyg som webbredaktörerna använder. Webbansvarig sammanställer årliga statistikrapporter. 23. KRISHANTERING Vid en kris kan den översta stora bildytan på startsidan bytas ut mot en krisruta och/eller så publiceras en krisnyhet högst upp i nyhetsflödet på startsidan. Krisrutan får bara användas vid allvarligare kriser och kan endast aktiveras av kommunikationsstaben. Texten i en krisruta ska vara kort, informativ och tydlig. Därifrån hänvisas besökaren till en länk för att läsa mer på en annan webbsida. Vid en större kris som innefattar att upplands-bro.se inte fungerar kan sidan ersattas av en tillfällig extern webbplats på annan server. Lösningen, Crisis commander, är en del av kommunens beredskap för krishantering. 24. FRAMTIDA UTVECKLING Upplands-Bro kommun arbetar kontinuerligt med att vidareutveckla upplands-bro.se för att bidra med ökad tillgänglighet till service och tjänster och ge en ökad insyn, delaktighet och service för medborgare och företag. 25. KOMPLETTERANDE INFORMATION Riktlinjerna är framtagna för att vara ett stöd i arbetet med kommunens externa webbplatser. För mer kompletterande information kan du läsa följande dokument bilagor. Bilaga 1: Användarmanual för publiceringsverktyget Sitevision Bilaga 2: Kommunikationsstrategi Bilaga 3: Grafisk handbok Bilaga 4: Riktlinjer för bilder Bilaga 5: Gallringsbeslut Bilaga 6: Riktlinjer för användning av sociala medier för Upplands-Bro kommun Bilaga 7: Systemportföljen för upplands-bro.se Länk till Datainspektionen Publicera på Internet Sidan 23 av 23