Anbudsinbjudan. Avseende upphandling av teknik för e-hemtjänst omfattande videotelefoni anpassad för äldre och funktionshindrade

Transkript

1 Anbudsinbjudan Avseende upphandling av teknik för e-hemtjänst omfattande videotelefoni anpassad för äldre och funktionshindrade Bilaga 2 Grundavtal för e-hemtjänster

2 1. Bakgrund 1.1 Detta avtal omfattar kommunikationslösningar för e-hemtjänst, avsedda för äldre och funktionshindrade, och därtill knutna tjänster ( e-hemtjänster ). Till sådana hjälpmedel hör till exempel videotelefoni och -tillsyn samt meddelandehantering. 1.2 Västerås stad vill använda e-hemtjänster vid utförandet av sådan hemtjänst som ska ske med hjälp av modern och lättanvänd informations- och kommunikationsteknik. 1.3 Leverantören tillhandahåller ovanstående e-hemtjänster och kan tillhandahålla dessa i abonnemangsform som under avtalstiden kan utökas eller minskas utifrån Västerås stads behov. 2. Definitioner Abonnemang Användare Avtalet Grundavtalet Ordinarie arbetstid Tjänster Utrustning Varje Användares nyttjande av Utrustning och Tjänster Den fysiska person för vilken Utrustning ställts till förfogande Undertecknat dokument som anger parterna, avtalstid, kostnader och specifikation av tjänsten, samt Grundavtalet Dessa villkor inklusive bilagor, såsom krav för IT-säkerhet och personuppgiftsbiträdesavtal Vardagar kl l begreppet vardagar innefattas ej lördagar och söndagar eller arbetsfria dagar som t.ex. midsommarafton, julafton och nyårsafton De tjänster och den utrustning som anges i Avtalet Hårdvara som installeras hos Användare och som anges i Avtalet Åtkomsttid Den tid som Tjänsten normalt ska vara fungerande, dvs. 7/24/365 Drifttid Den tid under Åtkomsttiden då Leverantören garanterar Tjänstens tillgänglighet Bilaga 2 Grundavtal för e-hemtjänster 2(8)

3 3. Abonnemangets omfattning 3.1 Såväl hårdvara som mjukvara hyrs ut under avtalstiden. I abonnemanget ingår följande Utrustning och Tjänster: (a) Utförande av de Tjänster som anges i Avtalet (b) Tillgång till den Utrustning som anges i Avtalet med tillhörande dokumentation (c) Reparation och service på Utrustningen, samt (d) Ersättningsutrustning vid fel/brist i Utrustningen 3.2 Leverantören ska tillse att Tjänsterna, Utrustningen och tillhörande dokumentation uppdateras löpande under avtalstiden. I abonnemanget ingår installation av nya versioner samt uppdateringar och felrättningar av såväl Tjänsternas som Utrustningens mjukvara. Västerås stad har emellertid rätt att motsätta sig sådan uppdatering. 3.3 Fel kan anmälas till Leverantören dygnet runt året runt. Felavhjälpning påbörjas inom åtta (8) timmar under Ordinarie arbetstid. 3.4 Vid fel på Utrustning skickas Utrustningen till ett av Leverantören angivet serviceställe. Utbytesutrustning skickas därefter ut inom tre (3) arbetsdagar från mottagandet av den felaktiga Utrustningen. 3.5 Om Utrustningen skadas på grund av åverkan eller oaktsamhet debiteras Västerås stad för reparationskostnaderna. Parterna kan komma överens om att istället byta till en komplett ny Utrustning mot avgift motsvarande ett års abonnemang. 3.6 För det fall Utrustning förloras debiteras en avgift motsvarande ett års abonnemang. I det fall Utrustningen ersätts med en komplett ny Utrustning sker detta mot en avgift motsvarande ett års abonnemang. 3.7 Västerås stad har rätt att under avtalsperioden utöka sin beställning av Abonnemang genom förfrågan till Leverantören, varvid Leverantören ska lämna en skriftlig orderbekräftelse inom tre (3) arbetsdagar. När Västerås stad har accepterat orderbekräftelsen ska sådan beställning utgöra en del av detta Avtal. 4. Tillgänglighet och systemövervakning 4.1 Leverantören ansvarar för leveransens genomförande i alla delar. 4.2 Leverantören ska säkerställa att operativ prestanda vid varje tidpunkt är tillgänglig för alla användare hos Västerås stad, såvida inte de operativa delarna är tillfälligt avstängda på grund av i förtid varslat underhåll. Användarens tillgång till systemet övervakas med hjälp av operativa driftsverktyg. 4.3 Leverantören ansvarar för att Åtkomsttiden för Tjänsten gäller dygnet runt alla årets dagar (7/24/365). Om inte annat avtalats är Drifttiden för Tjänsten alla dagar kl Bilaga 2 Grundavtal för e-hemtjänster 3(8)

4 4.4 Leverantörens garanti om 99,5% tillgänglighet under Drifttiden mäts per månad, där upptid definieras som den period som Västerås stad har tillgång till systemet, undantaget i förtid varslat underhåll upp till 10 timmar per månad mellan kl Upptiden mäts genom brandväggar i Leverantörens driftscentral. Leverantören ska redovisa tillgängligheten genom skriftlig rapport till Västerås stads kontaktperson varje månad. 4.5 Kompensation beräknas enligt följande om inte annat överenskommits: Tillgänglighet i % Kompensation i % av månadsavgift * 99,5% - 99,0% 10% 98,9% - 98,0% 20% 97,9% - 97,1% 30% 97,0% - 95,1% 50% Mindre än 95,0% 100% * Motsvarande belopp ska dras av från nästkommande faktura från Leverantören. 4.6 Leverantören ansvarar inte för anslutning mellan Användare, Västerås stad och Leverantören, såsom Internetuppkoppling eller telefonlina, såvida inte felet beror på Leverantören. 5. Fel och försening 5.1 Leverantören skall leverera alla delar av Tjänsterna, Utrustningen och Abonnemangen på ett fackmannamässigt sätt, i enlighet med bestämmelserna i detta Avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Västerås stad har anledning att förvänta sig av ett välrenommerat företag i branschen. 5.2 Leverantören skall vid utförandet av Tjänsterna på bästa sätt verka för att störningar i Västerås stads löpande verksamhet minimeras. 5.3 Tjänsterna, Utrustningen och Abonnemangen skall i alla delar uppfylla de uppgifter som Leverantören lämnat till Västerås stad såsom, men inte begränsat till, deras funktionalitet och kapacitet. 5.4 Leverantören skall utföra arbetet i enlighet med de tider och det åtagande som angetts i Avtalet. I de fall leverans inte sker i enlighet med, i Avtalet, angivna tider utgör det försening. Vid försening av hela eller viss del av avtalad leverans eller av viss beställning av abonnemang utgår vite med 10 % av ett års avgifter för den aktuella leveransen/beställningen för varje påbörjad vecka som leveransen/beställningen försenas, under förutsättning att sådan försening inte beror på Västerås stad. Bilaga 2 Grundavtal för e-hemtjänster 4(8)

5 5.5 Om effektiv leveransdag för tillhandahållandet av avtalade tjänster inte infallit senast tio veckor efter avtalad leveransdag har Västerås stad rätt att häva Avtalet, varvid Västerås stad utöver förseningsvite även har rätt till skadestånd. 5.6 Västerås stad skall kunna kontrollera att Tjänsterna och Utrustningen uppfyller överenskommen funktionalitet genom en leveranskontroll om Västerås stad så önskar. Godkänner Västerås stad inte leveransen skall Leverantören omgående åtgärda sådan brist eller fel som innebär att Tjänsterna eller Utrustningen avviker från vad Leverantören uppgivit såvitt avser funktionalitet och kapacitet. Därefter skall Västerås stad genomföra ny kontroll av leveransen. 5.7 Under eventuell rättelseperiod får Västerås stad på egen risk använda Tjänsterna och Utrustningen för avsett ändamål. Det innebär inte att Västerås stad godkänner leveransen. 5.8 I avgiften för Tjänsterna ingår att fel eller brist utan dröjsmål skall avhjälpas av Leverantören. Leverantören skall också, oavsett om uppsåt eller oaktsamhet kan påvisas, ersätta Västerås stad för den eventuella skada som Västerås stad åsamkats i anledning av felet eller bristen. 5.9 Har Leverantören inte avhjälpt fel eller brist som påtalats av Västerås stad inom 10 arbetsdagar har Västerås stad rätt till prisavdrag som svarar mot felet eller bristen. Är felet eller bristen av väsentlig betydelse för Västerås stad, så har Västerås stad rätt att häva Avtalet. 6. Personuppgiftshantering och IT-säkerhet 6.1 I Leverantörens åtaganden ingår åtagande enligt Bilaga Informationssäkerhet. 6.2 Västerås stad är personuppgiftsansvarig och Leverantören dess personuppgiftsbiträde. Leverantören åtar sig att följa de instruktioner som Västerås stad vid varje tid skriftligen lämnar till Leverantören, inklusive det personuppgiftsbiträdesavtal som återfinns som Bilaga Personuppgiftsbiträdesavtal. 6.3 Leverantören ska vidta sådana tekniska och organisatoriska åtgärder som hänvisas till i 31 personuppgiftslagen (1998:204) för att skydda de personuppgifter som denne behandlar för Västerås stads räkning. Detta innebär bl.a. att Leverantören ska åstadkomma och upprätthålla en hög och tillförlitlig säkerhetsnivå med beaktande av alla de tekniska möjligheter som finns, de särskilda risker som finns med behandlingen av personuppgifterna samt hur pass känsliga personuppgifterna är. 6.4 Leverantören äger under inga förhållanden innehålla Västerås stads data eller använda Västerås stads data för andra ändamål än att tillhandahålla Tjänsten till Västerås stad. Leverantören är skyldig att genast lämna ut Västerås stads data till Västerås stad när denne begär det. Data ska utlämnas i det format som Västerås stad begär. Om utlämnandet kräver särskilt konverteringsarbete ska Västerås stad ersätta Leverantören för detta arbete. Bilaga 2 Grundavtal för e-hemtjänster 5(8)

6 7. Priser och betalningsvillkor 7.1 Abonnemangsavgift utgår från dagen då Tjänsten har gjorts tillgänglig för Västerås stad, och faktureras löpande kvartalsvis i efterskott, varvid den första faktureringen endast avser tid från installation fram till senaste kalenderkvartalsskifte. I det fall en minimivolym finns specificerad i Avtalet har Leverantören emellertid rätt att fakturera minimivolymen i förskott. 7.2 Följande betalningsvillkor ska gälla: (a) Betalning ska ske 30 dagar efter fakturans ankomstdatum till Västerås stad. (b) Räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp, datum (fr.o.m./t.o.m.) då ränta beräknas, samt antalet räntedagar. (c) Räntefaktura understigande 100 SEK betalas ej. Detta gäller även sammanslagna poster där enskild post inte uppgår till 100 SEK eller poster som är äldre än 6 månader. 7.3 Priser är angivna exklusive mervärdesskatt. 7.4 Abonnemangspriset är fast under avtalstidens första två (2) år, och kan därefter regleras per kalenderår baserat på senaste års förändring av SCB:s TPI-index, SPIN 2007, Produktgrupp (datordrifttjänster). 7.5 Leverantörens kostnader för resor och boende hänförliga till detta Avtal ska överenskommas i förväg mellan parterna och faktureras till faktiska och påvisade rimliga kostnader. 8. Immateriella rättigheter och äganderätt 8.1 Såväl Utrustning som Tjänsterna innehåller mjukvara. Västerås stad erhåller en ickeexklusiv och tidsbegränsad nyttjanderätt till den mjukvara som ingår i Avtalet. Västerås stad erhåller inte någon annan rätt, såsom äganderätt eller upphovsrätt till Utrustningen eller Tjänsterna. 8.2 Västerås stad äger inte rätt att kopiera, förändra eller dekompilera den ingående mjukvaran. 8.3 Utrustningen är Leverantörens egendom och får varken lånas ut till annan än Användare eller överlåtas. Utrustningen skall återlämnas när abonnemanget har upphört. Bilaga 2 Grundavtal för e-hemtjänster 6(8)

7 9. Ansvar och ansvarsbegränsning 9.1 Om Leverantören inte kan ställa fungerande Utrustning till Västerås stads förfogande utgår ingen abonnemangsavgift. 9.2 Leverantören ansvarar för Utrustningen i enlighet med produktansvarslagen (1992:18) och produktsäkerhetslagen (2004:451). Leverantören ansvarar vidare för sådana person- och sakskador som kan uppkomma om Leverantören har förfarit vårdslöst, grovt vårdslöst eller uppsåtligt. 10. Force Majeure 10.1 Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta Avtal om underlåtenheten har sin grund i omständigheter som ligger utanför partens kontroll och som hindrar eller allvarligt försvårar fullgörandet av avtalad förpliktelse. Som befriande omständighet skall anses exempelvis arbetskonflikt, eldsvåda, översvämning, naturkatastrof eller avbrott i elförsörjningen. För att åberopa denna klausul ska part omgående skriftligen meddela motparten om att sådant hinder föreligger. Så snart hindret undanröjts skall förpliktelsen åter fullgöras på avtalat sätt. Om hindret pågår under längre tid än tre (3) månader, har den andra parten rätt att omgående häva avtalet. 11. Giltighetstid och uppsägning 11.1 Detta Avtal gäller i två (2) år från och med dagen för parternas undertecknande av Avtalet. Västerås stad har därefter rätt att skriftligen begära förlängning av Avtalet två gånger med ett (1) år i taget. Avtalstiden blir då totalt fyra (4) år Oaktat Avtalets upphörande gäller Avtalets villkor för levererade Abonnemang till dess att dessa sägs upp, dock maximalt ett (1) år efter Avtalets upphörande Part äger vidare rätt att omedelbart säga upp avtalet i förtid om: (a) den andra parten i väsentlig mån brutit mot detta Avtal och inte vidtagit rättelse inom 30 dagar efter skriftlig uppmaning med upplysning om att part avser att häva, eller (b) den andra parten befinner sig på obestånd Om Västerås stad avtalsenligt säger upp avtalet med omedelbar verkan upphör skyldighet att erlägga avgift för Tjänsterna. 12. Övrigt 12.1 Detta avtal ersätter tidigare eventuella överenskommelser Ändringar och tillägg till avtalet skall vara skriftliga och undertecknade av båda parter för att äga giltighet. Bilaga 2 Grundavtal för e-hemtjänster 7(8)

8 12.3 Part får inte överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal till tredje part utan den andra partens samtycke. Sådant samtycke skall inte oskäligen undanhållas. 13. Tillämplig lag och tvister 13.1 Svensk lag skall tillämpas på detta avtal. Tvist skall slutligt avgöras i allmän domstol. Bilaga 2 Grundavtal för e-hemtjänster 8(8)