PROTOKOLL från STYRELSEMÖTE nr 4, 2012

Transkript

1 SOLNA-SUNDBYBERGS BRUKSHUNDKLUBB PROTOKOLL från STYRELSEMÖTE nr 4, 2012 Närvarande: Ann Carlson AC, Thomas Lamrell TL, Jenny Voles JV, Helena Taxell HT, Malin Bergh MB, Annika Jaktlund AJ, Maja Thornberg MT och Per Källberg PK 1. Mötet öppnas av AC 2. Val av mötesfunktionärer - Ordförande AC - Justerare MB - Tidhållare PK 3. Dagordningen godkänns 4. Styrelsens inre arbete Med anledning av en vakans inom styrelsen enade vi oss om att försöka begränsa styrelsens uppgifter under verksamhetsår till färre frågor jämfört med föregående år. Till dessa hör bland annat frågan om vatten på klubben, en tydlig och uppdaterad hemsida samt styrelsens och sektorernas befattningsbeskrivningar. Suppleanternas roll och uppgift Klubbens policy är att suppleanterna, i likhet med de ordinarie ledamöterna, är aktivt med på styrelsemötena. Om det blir omröstning i någon fråga har suppleanterna ingen rösträtt. Kontaktperson till sektorer Syftet med kontaktuppdraget är att: - underlätta kontakten mellan sektorerna och styrelsen, - kunna vidarebefordra ev. frågor och behov från sektorn till styrelsen, - varje månad få en månadsrapport från sektorn som beskriver den senaste periodens verksamhet. Rapporten ska sedan läggas bilaga till styrelseprotokollet. Klubbens trivselregler Trivselreglerna finns på hemsidan. Styrelsen diskuterade behovet av vissa förändringar. - Löptikar får vara på plan 1. - Texten det inte är lämpligt att träna med höglöpande tik samt att tikar beräknas vara i höglöp åttonde till sextonde dygnet tas bort. - Besökande till klubben uppmanas att följa den vägbeskrivning som står på hemsidan. MB uppdaterar trivselreglerna och lägger ut dem på hemsidan. Adress/mejl/telefonlistan till styrelsen revideras. HT mejlar ut den reviderade listan till styrelsen. Förtäring på styrelsemötena Ansvaret för förtäringen på styrelsemötena sker enligt följande ordning: AC, HT, TL, JV, MB, AL, MT, PK. Kvitto för ev. inköp lämnas till kassören. 1

2 5. Fastställande av årliga arvoden - Styrelsen: ordförande kr, sekreterare kr, kassör kr, ledamot och suppleant 500 kr. Om någon avgår under pågående verksamhetsår minskas summan med motsvarande antal månader. - Sektorerna samt PUK: sektor/puk-ansvarig 999 kr, biträdande sektor/puk-ansvarig 500 kr. Övriga medlemmar som gjort stora insatser inom en sektors/puks verksamhetsområde kan i slutet av året nomineras till klubbens nyinrättade Kompispris. Detta pris delas ut i samband med årsmötet. 6. Årsmötets beslut avseende styrelsens uppdrag och uppgifter Styrelsens verksamhetsplan för 2012 finns i bilaga Kvarstående ärenden/uppgifter från 2011 Vatten och avlopp Arbetet med att få klarhet i om det går att få tillstånd till att dra in vatten och avlopp fortsätter. AC träffar inom kort representanter för Solna och Sundbybergs kommuner och därefter Vasakronan för att få klarhet i frågan. Befattningsbeskrivningar för sektorer och styrelse - TL tar fram de befattningsbeskrivningar som är klara och har skickats in till styrelsen. - TL formulerar en skrivelse med den information som övriga sektorerna kan behöva för att kunna göra klart sina befattningsbeskrivningar. Slutdatum för svar till styrelsen sätts till fyra veckor från det att brevet skickats ut. Styrelsens kontaktpersoner finns därefter till hands för att kunna svara på ev. frågor. Det kan t ex ske vid möten som styrelsen hoppas kunna ha med respektive sektor. Upprustning av klubbstugan Frågan bordläggs till nästa möte. HT tar fram det förslag som utarbetats. Förslaget skickas ut tillsammans med handlingarna till nästa möte. 8. Hemsidan Årsmöteshandlingarna, samt protokollet ska läggas ut på hemsidan HT tar fram handlingarna och skickar dem till MB för åtgärd. Information om styrelsen läggs ut på hemsidan enl följande: - Namn och uppdrag på styrelsens ledamöter och suppleanter. - SoSu BKs mejladresser till ordförande, kassör, sekreterare och medlemsansvarig - ordförandens telefonnummer MB lägger ut uppgifterna på hemsidan. Medlemsblad - innehåll i första numret och ansvarig. Vem kan/vill ta på sig uppdraget? Frågan bordläggs till nästa möte. Intresserade funktionärer De som via hemsidan anmäler intresse av att vara funktionärer ska få en snabb kontakt från styrelsen. MB (webmaster) mejlar uppgifterna till MT som snabbt skickar ett mejl med ett tack för visat intresse och samtidigt informerar om att hon kommer att skicka informationen vidare till berörd sektor. 2

3 Ha kvar den nuvarande hemsidan eller ta fram en ny? Vi behåller till vidare den nuvarande hemsidan. MB är huvudansvarig med stöd av MT. AJ bistår som sakkunnig. Avvakta med ev. behov av extern konsult. Avrapportering vid nästa möte. Annonser på hemsidan I gästboken har det kommit in ett inlägg där en anordnare av hundkurser vill lägga ut sin annons på klubbens hemsida. Klubben tar inte in annonser från konkurrerande utförare på hemsidan. Gästboken på hemsidan Frågan om vi ska ha kvar gästboken bordläggs till ett senare möte. MB är ansvarig för att lyfta frågan igen. 9. Genomgång av protokoll - Styrelsemötet 8 februari Årsmötet 18 februari Konstituerande möte 18 februari 2012 Bordläggning till nästa möte. Protokollen, inkl detta protokoll, skickas ut tillsammans med handlingarna för inläsning inför nästa möte. Bara ev. frågor/förtydliganden kring protokollen tas upp vid mötet. 10. Information från SBK-distrikets HUS-konferens TL lämnar en kort rapport från konferensen där syftet var att bolla idéer mellan deltagarna från olika klubbar inom distriktet. 11. Ekonomisk rapport Balans och resultaträkning Avgående kassör Bengt Karlson finns under en tid kvar som support till JV. Rapporten om balans- och resultaträkningen bordläggs till nästa möte. JV skickar ut handlingarna tillsammans med balans- och resultaträkningen för kommande period inför nästa möte. Medlemsantal per den 29 februari 2012: Ordinarie 370, familj 25, ungdom 51. Totalt 446 medlemmar. Rekommendationer och handlingsregler vid ekonomihantering, inkl utläggsblankett, finns på hemsidan. 12. AU, sektorer och kommittéer Ledamöter i AU AU består av ordförande, vice ordförande, kassör och sekreterare. AU har rätt att besluta i ekonomiska frågor upp till kr. Kontaktpersoner till sektorerna och PUK TÄS (HT), HUS (PK), Agis (MB), RUS (MT), TjhS (AJ), PUK (TL), DIK (AC). Kontakt tas med respektive sektor/puk 14 dagar före kommande styrelsemöte. Senast sju dagar före mötet ska svar skickas till kontaktansvarig och protokollsekreterare, för närvarande HT. 3

4 Val av sektor/kommitté ansvariga TÄS - Sylvia Axell HUS - Agneta Lundström Agility - Johanna Klemola RUS - Maria Enryd TjhS - Gunnar Bergman PUK - Stefan Björkman DIK - Malin Bergh Representanter till distriktets årsmöte 14 mars TL anmäler AC, TL, JV och HT till distriktets årsmöte. 13. Datum för aktivitet/möten under Styrelsemöten under våren: 10 april, 9 maj och 12 juni klockan Styrelsemöten under hösten - - Klubbens vårmöte: 2 maj klockan Klubbens höstmöte: 10 oktober klockan Sektorernas vårmöte: i slutet av maj*) - Sektorernas höstmöte: - - Årsmöte Städdag i vår: 25 april klockan Städdag i höst - - Ev. andra datum (föreläsningar, grillning, glögg ) Bokning av tider för de resterande aktiviteterna görs vid nästa styrelsemöte. *) Förslag på datum tas fram inför styrelsemötet hos mig den 10 april. Vid sektormötet i oktober 2011 önskade de närvarande ett vårmöte i slutet av maj Jag förslår att någon i styrelsen VEM? preliminärt bokar upp några kvällstider i slutet av maj för ett sektormöte så att vi kan besluta om datum för detta vid 14. Rapporter In- och utgående skrivelser Inga ingående skrivelser Utgående skrivelser: för deltagande vid Stockholmsdistriktets årsmöte anmäls AC, TL, HT och JV. Rapporter från sektorerna, se bilaga Övriga frågor Ändrade priser vid uthyrning av MH- och MT- banor samt utbildningar Styrelsen beslutar i enlighet med Maria Enryds förslag om ändrade priser vid uthyrning av MH- och MT- banor samt utbildningar. Se bilaga 3. Användning av klubbstugan till privata aktiviteter som riktar sig till klubbens medlemmar Agneta Lundström har frågat om hon som medlem får anordna ett s.k. Ljusparty i klubbstugan för medlemmar. Styrelsen beslutar att Agneta får låna stugan för denna aktivitet. 4

5 Skrivelse från E-M Wergård ang ersättning för agilitylärarutbildning Frågan bordläggs i avvaktan på att MB får mer information om den aktuella utbildningen och kostnaden. MB meddelar HT när frågan kan tas upp igen för styrelsebeslut. 16. Nästa möte: Den 10 april kl hemma hos HT Fika ansvarig: HT Förberedelser: Inläst på utskickat material samt enskilda uppdrag enligt protokollet. 17. Mötet avslutas - klockan Vid protokollet Ordförande Justeras Helena Taxell Ann Carlson Malin Bergh 5

6 Bilaga 1 Utdrag ur årsmöteshandlingarna: Verksamhetsplan 2012 Styrelsen - Fortsatt arbete att få vår klubb till den bästa och trevligaste i vårt distrikt - Upprätta arbetsbeskrivning för styrelsen, främst ordförande, sekreterare och kassör - Fortsätta jobba för att nya funktionärer utbildas i de olika sektorerna och att vidareutbilda befintliga - Fortsatt engagera fler medlemmar att hjälpa till för att fördela arbetet. - Genom sektorerna genomföra aktiviteter som kan vända sig till en större målgrupp bland medlemmarna; t ex HUS läger och Agis föreläsning - Fortsatt bra samarbete med kommunekologen Veronica Gelland Boström på Solna stad, Vasakronan och Sundbybergs kommun i frågor som rör klubb- och naturvårdsområdet. - Slutföra arbetsbeskrivningar för samtliga sektorer. - Fortsätta arbetet med vad sektorerna ska göra och hur detta ska fungera gentemot styrelsen, kommunikation. - Att även under kommande år framöver fondera pengar för maskinpark, byggnationer samt för att få rinnande vatten till klubben. - Fortsatt föra en god och konstruktiv dialog med de boende längs Brukshundsvägen och klubbområdet. - Skapa kamratskap genom olika hundaktiviteter såsom valppromenad samt föreläsningar 6

7 Rapporter från sektorerna Bilaga 2 TÄS Jag vet inte om jag sitter i TÄS fortfarande. Jag har samlat till ett möte den13/3 då vi ska diskutera årets tävlingar. Får se hur många som är intresserade av att hjälpa till. Är intresset svagt tänker jag inte vara sammankallande. Mark till årets spårtävlingar är klart. Vi håller också på att ragga mark till appellklasstävlingarna. Något mer har inte hänt ännu /Sylvia Agis - Vi är tre (Jag, Josefine Wilhelmsson & Josefine Björk) som gått L1 den 11 feb inför A1 på Nacka BK den mars och 7-8 april. Vi har alla tre fått plats och kursen är betald, så vi kommer snart ha tre nya instruktörer som kan hålla kurs. Vi har även fått en ny medlem; Malin Jansson som redan är utbildad A1- instruktör som vill hålla kurs för klubben. - Vi har även haft möte och planerat vårens kurser. Agis kommer ha en grundkurs, en fortsättningskurs, en tänlingsinriktad handlingskurs samt två barnkurser(grund & fortsättning) i vår som kommer avslutas med barn-km 10 juni. Webanmälan kommer förhoppningsvis kunna öppnas inom en vecka. - Ridhusträningen på söndagar pågår för fullt, tyvärr har det varit sisådär med uppslutningen då många hundar men även förare varit skadade/sjuka. Sista tillfället är 1 april och då kommer hindrena flyttas tillbaka till klubben. - Öppenträningen i agility kommer flyttas till måndagar kl 19 i vår. -"Pysseldag" är inplanerad den 14 april kl 11 där vi kommer se över/laga hinder, fixa runt planen osv men även grilla korv. Inbjudan kommer skickas till alla på agis mailinglista. - Förberedelse inför KM i agility den 10 maj har påbörjats. - Den 1 mars kommer Agis gå ut och äta middag tillsammans för att tacka av Maria Pettersson som avgick efter årsmötet. Agis kommer framöver bestå av mig, Helen Nylander, Katarina Hagberg, Madeleine Zeller och Josefine Björk. /Johanna Klemola 7

8 Bilaga 3 Prislista Solna-Sundbybergs Brukshundklubb, förslag från Maria Enryd, mars 2012 Uthyrning av planer och byggnader Apellplaner Agilityplaner Klubbstuga Teorisal 500 kr 500 kr 250 kr / halvdag 100 kr Uthyrning av MH-banan där inte SoSu BK står som arrangör 750 kr 600 kr. exkl. pistol, skott och scanner Uthyrning av MT-banan där inte SoSu BK står som arrangör Deposition för hyra av MH och MT-bana 900 kr 750 kr exkl. pistol, skott och scanner 500 kr Täcker inte depositionsavgiften kostnad för återställande av bana och material och/eller vid förlust av material debiteras, överskjutande kostnad hyrestagaren. Uthyrning av MH-banan där SoSU BK står för det totala arrangemanget kr Uthyrning av MT-banan där SoSu BK står för det totala arrangemanget kr Utbildningar av mentalfunktionärer klubbstuga, material och teorisal 500 kr / dag övriga utbildningar klubbstuga, plan och teorisal 500 kr / dag Alt text Som det ser ut idag: Där INTE SoSu är arrangör (ren uthyrning) MH 750kr (600kr exkl. pistol, skott, scanner) 850kr MT 900kr (750kr exkl. pistol, skott, scanner) 1000kr DEPOSITION 500kr Där SoSu ÄR arrangör (total arrangemang) MH 3000kr 5000kr MT 3500kr 5500kr Sektorns förslag är de siffror i fetstil. 8

9 Den stora höjningen beror på förändringarna i anmälningsavgifterna samt arvoden till funktionärer och det arbete som måste till för sektorn vid ett totalarrangemang. Vore tacksam för snabb respons då jag har en förfrågan om ev uthyrning/ totalarrangemang. Mvh, Maria Enryd RUS SoSu BK 9