PROTOKOLL från STYRELSEMÖTE nr 9, 2012

Transkript

1 SOLNA-SUNDBYBERGS BRUKSHUNDKLUBB PROTOKOLL från STYRELSEMÖTE nr 9, 2012 Tid: 10 september 2012 kl. 18: Närvarande: TL, JV, HT, MB och PK (1 till 12, punkt 17b). Anmält förhinder: AC, MT och AJ. Förkortningar: AC (Ann Carlson), TL (Thomas Lamrell), JV (Jenny Voles), HT (Helena Taxell), MB (Malin Bergh), AL (Annica Jaktlund), MT (Maja Thornberg), PK (Per Källberg). 1. Mötet öppnas 2. Val av mötesfunktionärer - TL leder mötet i ACs frånvaro - Justerare: MB - Tidhållare: PK 3. Dagordningen godkännandes 4. Styrelsens arbetsbeskrivning I och med att flera av styrelseledamöter var frånvarande vid dagens möte koncentrerades diskussionen kring att förstå skillnaderna mellan en arbetsbeskrivning och en uppdragsbeskrivning. Vi enades om att det vi behöver ta fram är en beskrivning som är till verklig nytta när nya personer ska ta över uppdrag vad gör vi och hur gör vi det, dvs en beskrivning av hur arbetet ska utföras. Beslut: Styrelsens arbetsbeskrivning tas upp för diskussion vid nästa styrelsemöte. Den ska innehålla en sammanställning av de löpande uppgifter som ingår i respektive uppdrag och hur/när de ska utföras. Arbetsbeskrivning ska utformas så att den också kan vara vägledande för sektorerna när de successivt reviderar sina arbetsbeskrivningar. Vid sektormötet i maj 2013 tas frågan upp om hur sektorerna kan utveckla sina arbetsbeskrivningar genom att successivt skriva ner vad de gör och hur de gör det. 5. Utvärdering av olika alternativ för vatten och avlopp på klubben Fyra olika alternativ har granskats: 1. Sommarvatten med befintligt avlopp. Billig lösning. Lång slang och liten förbrukning ger låg omsättning på vattnet vilket kan ge bakterietillväxt i vattnet. Vi kommer sakna vatten ungefär 4 månader om året. Vi kan göra nästan allt arbete själv. Låga drift- och underhållskostnader. 2. Kommunalt vatten och avlopp Dyraste lösningen, fler hundratusen kr. Vi kan inte göra något av arbetet själva. Inga underhållskostnader. Driftkostnaderna bestäms av kommunen. 3. Enskilt vatten och avlopp, infiltrationsanläggning Kostnad, någonstans mellan kr kr. Vi kan göra delar av arbetet själva. Vi får betala underhålls- och driftkostnader. 4. Enskilt vatten och avlopp, slutet system Kostnad någonstans mellan kr kr. Vi kan göra delar av arbetet själva. Vi får betala underhålls- och driftkostnader. 1

2 Sammanfattningsvis Alternativ 1 är billigast men att vi inte får tillgång till vatten hela året, så är det en nödlösning. Alternativ 2 är för dyrt för att vi ska kunna genomföra det utan att få hjälp med finansieringen. Alternativ 3 och 4 är de enda tänkbara alternativen. Av dessa är alternativ 4 är billigast. Helst vill vi då ha ett system som kan ta hand om både grå- och svartvatten. För närvarande är kr fonderat till kostnaden för installation av vatten och avlopp. Beslut: AC tar förnyad kontakt med klubbens kontaktperson i Solna kommun för att diskutera förutsättningarna för att arbeta vidare med alternativ Styrelsens åtgärder och beslut maa diskussionerna på sektormötet den 29 augusti a. Före sektorernas planering av sina vår- och höstaktiviteter ska styrelsen på kalendern i klubbstugan och på hemsidan anslå datum för klubbgemensamma aktiviteter (medlemsmöten, sektormöten och städdagar/kvällar) b. JV informerar Agis att den felaktiga bokföringen av Agis medel har åtgärdats samt att Agis sektoransvariga nu har behörighet att granska den löpande bokföringen rörande Agis konton. c. Styrelsen ser för närvarande inte att det finns behov av en särskild informationsbroschyr om klubbens verksamhet utan menar att SBKs folder samt klubbens hemsida ger tillräcklig information om klubbens verksamhet. d. Styrelsen har beslutat att klubben ska göra en särskild satsning på instruktörerna under Syftet är att stärka, utveckla och inspirera klubbens alla instruktörer i deras uppdrag för klubben. Totalt kr kommer att öronmärkas för detta ändamål i 2013 års budget. HUS får i uppdrag att tillsammans med berörda sektorer ta fram en aktivitetsplan och en budget som ska godkännas av styrelsen. Alla kostnaderna ska verifieras med kvitton. En utvärdering under våren 2014 ska ge kunskap om det lönar sig att fortsätta med särskilda satsningar på olika grupper på klubben. e. Förutom varje medlems ansvar för att skapa god stämning på klubben bedömer styrelsen att ovanstående satsning på instruktörerna, den livaktiga diskussionen på Facebook, en väl uppdaterad hemsida samt medlemsbladet är viktiga verktyg för att få tillstånd en mer attraktiv och levande klubb. f. De granskningskopior av sektorernas arbetsbeskrivningar som diskuterades vid mötet görs nu om till original som kommer att mejlas till sektorerna för att läggas ut på hemsidan under fliken Sektorer. 7. Ekonomisk rapport a. Saldo per den 30 augusti: Pg ,64 kr och Bg ,74 kr. b. Medlemsantal per sista augusti 2012 Ordinarie medlem: 376; familj: 22; ungdom: 50. Totalt: 448 medlemmar. 8. Rapport från sektorerna Rapporter har inkommit från Agis, TjhS och HUS, se bilaga 1. Beslut: a. PK och JV träffar Gunnar Bergman för att diskutera TjhS s framtida verksamhet på klubben. b. Den 20 september är det HUS-möte då några styrelsen bör närvara. Anmäl närvaro till PK som meddelar HUS vilka som kommer från styrelsen. 9. Klubbens framtida organisation HT anmäler frågan om en ev. inledande diskussion i styrelsen kring klubbens organisation för att se om det finns alternativa lösningar som bättre svarar mot behoven hos dagens hundägare och 2

3 samtidigt underlättar samarbetet mellan, och stödet till, dem som är aktiva på klubben. Beslut: Till nästa styrelsemöte tar alla i styrelsen del av det underlagsmaterial som mejlats ut och styrelsen beslutar sedan om det finns anledning att ta upp frågan till diskussion. 10. Planering inför höstmötet 17 oktober Kallelse till mötet har mejlats ut till alla medlemmar som har angivit en mejladress. a. Thomas Delin kommer att föreläsa om vikten av Mental träning mellan kl b. Övriga punkter till medlemsmötet: - Information om arbetet med vatten och avlopp till klubben, plank och staket på planerna, resultat och balansräkning, rapport från sektorerna, satsningen på instruktörerna under 2013, byte av lampor och behovet av reparationer av byggnaderna samt nominering till Kompispriset. Ev kan valberedningen vilja lyfta frågan om ledamöter till styrelsen inför valen vid årsmötet., Beslut: - TL ansvarar för att resterande kallelser skickas ut via posten. - PK anslår kallelsen på anslagstavlorna i klubbhuset och vid parkeringen samt på Facebook. - MB lägger ut kallelsen på hemsidan - PK hör med Agneta om hon kan ordna kaffe och bulle för max 30 personer. - TL tar fram och trycker upp en dagordning till mötet. - Föreläsaren får ett arvode för sin medverkan och avtackas inte med ytterligare någon gåva. 11. Hemsidan Det har uppstått problem med att lägga upp nya tävlingsekipage under fliken Tävlingsekipage på hemsidan. Beslut: MB hör med Björn Holmgren om han kan hitta en lösning på problemet. 12. Rapportering/uppföljning av tidigare fattade beslut: Protokoll från mötet den 20 augusti Punkt 6c. Mejladress till rallylydnaden. Beslut: Bordläggning. AC återkommer med besked. Punkt 13.a Hur vi ska få information från distriktets sektorer. Beslut: Bordläggning. AC återkommer med besked. Punkt 17a. FK till styrelsen: Skrivelsen till Sandra Stor och Katarina Hagberg maa deras förslag om upprustning av klubbstugan. Beslut: at Punkt 17b. Sammanställning av behoven av reparationer på klubben. Bilaga 2. PUK har meddelat att de inte kan på sig detta. Beslut: Stefan Björkman och PK byter ut lamporna utomhus, ev. med hyrd lift. JV hör med Lennart Lorenzon och TL kontaktar Seniorförmedlingen för att hitta någon intresserad och duktig hantverkare. TL skriver en text/annons om behovet av hantverkshjälp som MB lägger ut på Facebook och på hemsidan där också TLs sammanställning av reparationsbehoven, med bilder, läggs ut. Punkt 17h. Datum för styrelseutbildning i höst. Beslut: Bordläggning. AC återkommer med besked. Punkt 18. Inventering av överblivna möbler och annan inredning. Beslut: at 3

4 Protokoll från mötet den 11 juni 2012 Punkt 5. Policy för instruktörsutbildning och Kriterier för arvodering av sektoransvarig/bitr. sektoransvarig läggs in i sektorernas arbetsbeskrivning Gemensamt. Styrelsen har diskuterat några olika förslag om hur en policy för instruktörsutbildning bör utformas och menar att även HUS och Agis bör lämna synpunkter i frågan. Beslut: PK skickar diskussionsunderlagen ang. Policy för instruktörsutbildning till HUS och MB till skickar dem till Agis för att styrelsen ska få deras synpunkter på hur policyn bör utformas för att vara vägledande vid uttagningar till instruktörsutbildningar samt vilka förväntningar/krav klubben kan ha på dem som fått sin utbildning betald av klubben. Styrelsen vill om möjligt ha synpunkterna från HUS och Agis före nästa styrelsemöte. Kriterier för arvodering av sektoransvarig/bitr. sektoransvarig tas upp på styrelsens nästa möte. Punkt 16. Icke medlemmars träning på klubben. Beslut: MB lägger ut beslutet från junimötet på hemsidan under fliken Om klubben. Punkt 18. Internet till kansliet i samband med tävlingar. Beslut: Bordläggning. AC återkommer med besked. Protokollet från mötet den 9 maj 2012 Punkt 5. Klubbens logotyp på medlems privata kläder. Beslut: Bordläggning. PK återkommer med besked 13. Nästa möte den 8 oktober kl Fika ansvarig: MT 14. Mötet avslutas klockan Vid protokollet Ordförande Justerare Helena Taxell Thomas Lamrell Malin Bergh 4

5 BEVAKNINGSLISTA Beslutsdatum Ärenden Ansvarig at Styrelsemöte nr 5, Varje år ska en styrelseutbildning för den nyvalda styrelsen vara inbokad ca 14 dagar efter Ordförande Styrelsemöte nr 9, konstituerande styrelsemöte. Styrelsen ska vid sista mötet varje vår och höst bestämma datum för klubbens gemensamma aktiviteter under den kommande hösten/våren (medlemsmöten, sektormöten och städdagar/kvällar) och skriva upp dem på kalendern i klubbstugan samt på hemsidan. Ordförande Styrelsemöte nr 9, Styrelsens arbetsbeskrivning ska innehålla en sammanställning av de löpande uppgifter som ingår ett uppdrag och hur/när de ska utföras. Sektorerna tipsas om att de kan utveckla sina arbetsbeskrivningar genom att i den dagliga verksamheten förbereda för en revidering/ utveckling av sina arbetsbeskrivningar genom att löpande skriva ner vad de gör och hur de gör det. Detta tas upp på sektorernas majmöte Ordförande 5

6 Rapporter från sektorerna Bilaga 1 Agis-rapport - Höstens kurser har dragit igång; blev en grund(full), en fortsättning(full) och en förberedande tävlingskurs för barn(5, ev. 6 deltagare). Fortsättningskursen för barn är inställd då vi endast fick 2 anmälningar till denna. Denna barnkurs låg på en vardagkväll och kanske passar det inte så många. (Alla andra barnkurser har legat på en helgdag). -Tävlingen den 13 okt blir av. Vi har fått tag på domare och anmälan är öppen. Vi har 90 anmälda starter hittills. - Öppenträningen med grillning ställdes in p gr a vädret. Vi planerar att förhoppningsvis återkomma med nytt datum framöver. -Reservdelar till balanshinder och nytt släp(budgeterat) är inköpt. - Vi har börjat prata om vinterns ridhusträning för agilityekipage då vi fått en förfrågan om att samköra med sthlmavd. och solna agilityklubb. Mvh Johanna Klemola TtjS Vi har fått en ny tjänstehund på klubben. Lotta Lindahl med schäferhunden Barvatorps Qrozz, som genomförde ett godkänt certprov helgen 1-2/9 på Värmdö BK. Gunnar Bergman åker till SM patrullhund som 1:e reserv för distriktet 14-16/9. Gunnar kommer inte att ha någon träning i sektorns regi men kommer att ha en träning för intresserade. Mvh Jenny Voles HUS Fortfarande ingen instruktör till den fullbokade grundkursen i spår. 6

7 Bilaga 2 Behov av reparationer av klubbens byggnader Klubbstugan Nästan allt kit är borta på all fönster. Två fönsterbågar har börjat ruttna i nedre kanten. Priortering Utförs innan årsskiftet. Samtliga fönster ska - ta ner fönstren och montera ut glasrutorna - demontera samtliga beslag - skrapa bort all lös färg och gammalt kitt - ytorna under glas och beslag skyddas med olja - grund- och färdigmåla snickerierna - montera och kitta glasrutorna - återmontera beslagen och häng tillbaka fönstren Samtliga fönsterbågarna ska - demontera gammal tätningslist och skrapa bort gammal färg under där listen suttit - grund- och färdigmåla ytan under borttagen tätningslist - montera ny tätningslist De fönsterbågar som har ruttnat i underkant ska - förstört snickeri bytas mot nytt - fönsterbågen grund- och färdig målas Plats för arbetet bereds i gamla klubbhuset om behov finns. Ruttet skärmtak över entrén Prioritering Utförs innan årsskiftet. - riv bort den gamla pappen så mycket att man kan överblicka skadan - skydda och torka ut innan taket stängs igen - byt ut skadat virke till närmaste takstol - lägg på nytt tjärpapp För att utföra arbetet på taket behövs en ställning hyras så att arbetet kan utföras säkert. Eventuellt behöv man hyra en byggtork. Reparation av byggnader 1. Klubbhus, fasad söder. 2. Klubbhus, fasad öster. 3. Klubbhus, fasad norr. 4. Klubbhus, fasad väster. Rötskada Reparation av byggnader 5. Klubbhus, skärmtak över entrén. Hål i skärmtaket Skada i takpappen och underliggande tak Reparation av byggnader 7

8 Gamla klubbhuset Hela taket är försett med underlagspapp men endast halva taket är skyddat med plåttak. Prioritering Utförs under nästa år. - lägg plåt på taket - montera taknock i plåt - byt till vindskiva och vattenbräda i plåt För att utföra arbetet på taket behövs en ställning hyras så att arbetet kan utföras säkert. 6. Gamla klubbstugan, fasad norr. - Plåttak saknas Reparation av byggnader, Viktor Hansson När man byggde fuskläkten på huset använde man masonit för inomhusbruk. Man spikade dock lockbrädorna innan man målade vilket har fått till följd att när masoniten slår sig blottläggs obehandlat trä bakom lockbrädorna. Prioritering Utförs innan årsskiftet. - ta bort befintlig fuskläkt - montera masonit (eller likvärdigt materiel) som är gjort för utomhusbruk - måla underlaget i samma kulör som nu - måla lockbrädorna på alla sidor i samma kulör som nu - montera lockbrädorna 7. Viktor Hansson, fasad norr. - Masoniten fuktskadad Reparation av byggnader, PUK-boden Det är sedan en läge tid hål i taket Prioritering Utförs innan årsskiftet. - riv bort den gamla pappen så mycket att man kan överblicka skadan - skydda och torka ut innan taket stängs igen - byt ut skadat virketill närmaste takstol - lägg på nytt tjärpapp För att utföra arbetet på taket behövs en ställning hyras så att arbetet kan utföras säkert. Eventuellt behöv man hyra en byggtork. 8. PUK-boden, tak, norra sidan. 8