Anbudsinbjudan/Administrativa krav

Transkript

1 DiarieNr: 2011/15 Handläggare Lars Nellbro Vänersborgs kommun Sundsgatan Vänersborg 1. Upphandlingsobjekt Anbudsinbjudan/Administrativa krav Härmed infordrar Vänersborgs kommun anbud på tjänster inom företagshälsovård för anställda enligt nedanstående beskrivning. 2. Omfattning Vänersborgs kommun har ca tillsvidareanställda och visstidsanställda fördelat på kommunstyrelseförvaltning, socialförvaltning, barn- och ungdomsförvaltning, gymnasieförvaltning, samhällsbyggnadsförvaltning, byggnadsförvaltning samt miljö- och hälsoskyddsförvaltning. Angivna volymer är bedömningar och kan över- eller underskridas och är ej bindande för de upphandlande enheterna. Leverantör är skyldig att leverera det verkliga behovet. Under tidigare år har Vänersborgs kommun haft fyra avtal inom det psykosociala området och ett för generella tjänster för att täcka de olika behov som vi har. Det har varit uppskattat och angeläget att ha det breda urvalet av just psykosocial kompetens. I denna upphandling söker vi en (1) leverantör utav företagshälsovård som både täcker det breda behovet av psykosociala tjänster och generell företagshälsovård. Om leverantör inte har all efterfrågad kompetens i egen regi, så ser vi gärna att man använder sig av underleverantörer. Behovet av psykosociala tjänster kan även komma att förändras under avtalstiden och det är då viktigt att leverantören kan vara flexibel och möta köparens krav. Fördelen med en (1) leverantör av all företagshälsovård är att köparen och leverantör får en samlad bild av behovet, vilket även kan vara viktigt för det framtida strategiska arbetet. 3. Bakgrund Vänersborgs kommun har fokus på personalens hälsa med syfte att personalen ska trivas och utvecklas för ett hållbart yrkesliv. Vi vill öka kunskapen kring hälsa, lyfta fram framgångsfaktorer och minska sjukfrånvaron för anställda i Vänersborgs kommun. Sjukfrånvarostatistik från 2010 visar 5,9% sjukfrånvaro. Det politiska målet är att personalens hälsa ska förbättras och sjukfrånvaron minskas genom ökad trivsel, hög delaktighet och andra hälsofrämjande insatser. Vänersborgs kommun ska uppfattas som en attraktiv arbetsgivare där personalen trivs och mår bra. För att driva hälso- och arbetsmiljöarbetet inom kommunen finns arbetsmiljöutvecklare, ergonom, rehabiliteringsutvecklare och hälsoutvecklare centralt placerade. Dessutom finns andra

2 Sida 2 av 7 interna resurser i form av t.ex. utbildare och arbetsmarknadsenheten (AME). Förvaltningarna har egna hälsoinspiratörer och/eller personalklubbsombud som arbetar för att öka personalens hälsomedvetande och inspirera till ansvarstagande och engagemang kring den egna hälsan. Vänersborgs kommun har en aktiv personalklubb som blev utsedd till Årets fritidsförening En rehabiliteringsgrupp med representanter från personalkontoret och personalsekreterare från samtliga förvaltningar arbetar för att utveckla kommunens gemensamma riktlinjer och arbetssätt för hälsa, arbetsmiljö och rehabiliteringsinsatser. Personalsekreterarna utgör ett förvaltningsinternt stöd till chefer. Genom vårt lokala samverkansavtal sker ett arbetsmiljöarbete i förvaltningarnas samverkansgrupper, tillika skyddskommittéer. Under senare år har anställda i Vänersborgs kommun haft ett ökat behov av psykosocialt stöd, vilket har lett till att vi använt en större del av våra medel till sådana insatser enligt nedanstående: Företagshälsovård 2010: Läkare 5% Företagssjuksköterska 3% Ergonom 11% Arbetsmiljöingenjör 2% Hälsopedagog 1% Psykolog/Beteendevetare 78% Företagshälsovårdens insatser skall komplettera det Vänersborgs kommun inte själva anser sig ha möjligheter till eller kunna klara av i egen regi för att följa kraven enligt arbetsmiljölagen (AML). 4. Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Vänersborgs kommun. Även nedanstående kommunala företag ingår i upphandlingen: AB Vänersborgsbostäder Hunnebergs Kungajakt- och Viltmuseum Vattenpalatset Vänerparken AB 5. Avtalstyp Upphandlingen avser ramavtal. 6. Avtalsperiod Avtalet gäller fr.o.m t.o.m Beställaren äger rätt att förlägna avtalstiden upp till ett [1] år. 7. Upphandlingsförfarande Förenklad upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling med förändringar och tillägg.

3 Sida 3 av 7 8. Oreo Upphandlingssystem Oreo upphandlingssystem är ett system där den upphandlande myndigheten gör sitt förfrågningsunderlag direkt i systemet och där anbudsgivaren avger sitt svar i samma system. Därför är det viktigt att anbudsgivaren ej bifogar fler dokument än efterfrågat. Om hänvisningar görs till bilagor så ska detta klart framgå i systemets svarsrutor, exempelvis "bilaga 2, sidan 5". Övriga uppgifter i bilagor kan komma att lämnas utan beaktande. Om motstridiga uppgifter finns i systemet och i bilagor gäller uppgifterna i systemet. 9. Språk Anbudet ska vara författat på svenska. 10. Komplettering av förfrågningsunderlag Eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget kommer att offentliggöras via Oreo upphandlingssystem. 11. Sista datum inkomna frågor Sista datum inkomna frågor är Frågor ställs via Upphandlingssystemet (Oreo upphandling). Svaren kommer att offentliggöras i Upphandlingssystemet. Det är av yttersta vikt att anbudsgivare ställer frågor om något är oklart. Vecka och 35 besvaras inga frågor på grund av semester. 12. Avgivande av anbud Anbud ska lämnas elektroniskt genom Oreo 13. Sista anbudsdag Sista anbudsdag är Anbudsöppning Tid för anbudsöppning: Plats för anbudsöppning: Vänersborgs kommunhus Sundsgatan Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande till och med Avbrytande av upphandling Om inga lämpliga anbud inkommer eller prisbilden är för hög i förhållande till tillgängliga medel kan upphandlingen komma att avbrytas. 17. Alternativa anbud Alternativa anbud tillåtes ej.

4 Sida 4 av Helt/delat anbud Del av anbud kommer ej att antas. 19. Antagande av leverantör Anbud kommer i upphandlingen att antas från en leverantör. 20. Priser i anbudet Priserna skall lämnas exklusive moms i SEK. 21. Förklaring produkt/tjänst/prislista Då endast en anbudsgivare kommer att antagas så måste samtliga positioner prissättas. 22. Prövning av anbud Anbuden prövas i tre steg - uteslutning, kvalificering och anbudsutvärdering. 1. Uteslutningsfas - kontroll av att anbudsgivaren uppfyller de formella krav som samhället ställer på bolagsregistrering, betalning av skatter och avgifter mm och att det inte finns några omständigheter som ska eller får medföra uteslutning samt att alla uppgifter och dokument som efterfrågats har lämnats. 2. Kvalificeringsfas - bedömning av anbudsgivarens allmänna lämplighet i form av ekonomi, kompetens och resurser och förmåga att leverera erbjudna varor. De anbudsgivare som uppfyller kraven i utslutningsfasen och kvalificeringsfasen kommer att vara med i den fortsatta bedömningen. 3. Anbudsutvärdering - prövning mot angivna utvärderingskriterier. Här prövas den kvalitet och det pris som anbudet erbjuder. 23. Krav på anbudsgivare TEKNISK FÖRMÅGA OCH KAPACITET Anbudsgivaren ska ha dokumenterad kompetens, resurs och erfarenhet från likvärdigt uppdrag. Beskriv i anbudet på vilket sätt kravet uppfylls. Anbudsgivaren skall på anmodan från upphandlande myndighet lämna minst två referenser och innehålla en beskrivning av uppdraget samt kontaktperson och dennes telefonnummer. Uppdragen får ej vara avslutade före Kravet är att anbudsgivare skall utfört uppdragen enligt avtal. Upphandlande myndighet kan komma att kontrollera anbudsgivarens uppgifter. Andra referenser än av anbudsgivaren uppgivna kan komma att kontaktas. Även egna erfarenheter kommer att tagas i beaktande. FINANSIELL OCH EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivaren skall ha ekonomiska och finansiella förutsättningar att genomföra efterfrågat uppdrag under hela avtalstiden. Anbudsgivaren skall ha lägst Riskklass 5 enligt Businesschecks

5 Sida 5 av 7 kreditvärderingsmodell. Om anbudsgivaren har en lägre riskklass än 5 kan kravet ändå anses uppfyllt om anbudsgivaren i anbudet lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. I de fall en anbudsgivares ekonomiska ställning garanteras av moderbolag eller annan garant skall intyg om detta bifogas anbudet och vara undertecknad av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklass skall i dessa fall uppfyllas av moderbolag/garant. Kontrolleras av upphandlande myndighet KVALITETSSYSTEM Anbudsgivare ska ha en fastställd kvalitetspolicy och kvalitetssystem. På anmodan från upphandlande myndighet ska man redovisa hur man arbetar med kvalitetssäkring. 24. Tilldelning av kontrakt Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud, med hänsyn till uppställda utvärderingskriterier, kommer att antas. 25. Utvärdering Varje utvärderingskrav har en poäng enligt nedan. Företagshälsovården ska ge råd, stöd och göra bedömningar och insatser vid behov på såväl individ, grupp och/eller organisationsnivå inom nedanstående angivna områden... ger högst 4 poäng. Antagen leverantör ska vara ett konsultativt stöd för köparen som kan visa på en helhetsbild och ange en arbetsinriktning som kan resultera i ökad kunskap kring hälsa och minska sjukfrånvaron för köparens personal... ger högst 4 poäng. Exempel Anbudspris kr. Företagshälsovården ska ge råd, stöd och göra b... ger 2 poäng. Avdrag är då 2* kr = kr. Antagen leverantör ska vara ett konsultativt st... ger 3 poäng. Avdrag är då 3* kr = kr. Summa avdrag kr. Utvärderingspris blir då kr. 26. Underrättelse av beslut Upplysning om vilken eller vilka anbudsgivare som tilldelats det aktuella uppdraget eller den aktuella leveransen, så kallat tilldelningsbesked, kommer att lämnas till alla anbudssökande och anbudsgivare för den aktuella upphandlingen samt till alla andra som begär det. Avtalsspärren i denna upphandling är tio dagar. Avtal har kommit till stånd först när båda parter undertecknat upphandlingskontraktet. Meddelande om tilldelning ska ej ses som en accept. 27. Offentlighet och sekretess Under den tid upphandlingen genomförs är samtliga uppgifter som berör anbud sekretessbelagda. Enligt kapitel 19 paragraf 3 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan

6 Sida 6 av 7 uppgifter i anbud sekretessbeläggas även efter tilldelninsgbeslut, men bara om det av särskild anledning kan antas att leverantören lider skada om uppgifterna röjs. Den anbudsgivare som anser att de uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs. Vi vill betona att om kommunen gör en bedömning av att sekretess föreligger så kan kommunens beslut överklagas, i första hand till kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges. Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifterna. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg. 28. Allmänna avtalsvillkor Anbudsgivarens egna eller medskickade allmänna avtalsvillkor accepteras ej. 29. Reservationer Reservationer accepteras ej. 30. Bilagor Arbetsmiljö Hälsa Personalpolicy Samverkan 31. Avtalsmallen Avtalsmallen inklusive alla villkor, skall accepteras av anbudsgivaren. 32. Kontakt under upphandlingen Förnamn Efternamn Befattning E-post Direktnummer Mobilnummer Fax Adress Postnummer

7 Sida 7 av 7 Postadress Besöksadress Organisationsnummer Annat 33. Mottagare av beslutsunderrättelse Förnamn Efternamn Befattning E-post Direktnummer Mobilnummer Fax Adress Postnummer Postadress Besöksadress Organisationsnummer Annat 34. Ersättning anbudsgivare Ersättning till anbudsgivare för nedlagt arbete i samband med anbudsgivning utgår ej. 35. Anbudspresentation Anbudsgivare kan komma att bjudas in på en muntlig presentation av anbudet. SLUT