Administrativa föreskrifter HVB Ungdom Diarienummer: KS

Transkript

1 Administrativa föreskrifter 1.1. Inbjudan Enköping kommun inbjuder tillsammans med deltagande kommuner att lämna anbud på upphandling av HVB hem för unga Upphandlande myndigheter Avropsberättigade parter är: - Enköpings kommun (org.nr ) - Heby kommun (org.nr ) - Håbo kommun (org.nr ) - Knivsta kommun (org.nr ) - Tierps kommun (org.nr ) - Östhammars kommun (org.nr ) Ansvarig för upphandlingen är Enköpings kommun, upphandlingsavdelningen. Samtliga krav gäller för samtliga organisationer, även kallade kommunen, kommunerna, kunden Omfattning Omfattning tjänster Denna ramavtalsupphandling omfattar tillståndspliktiga HVB hem för unga 13-21års dagen placerade enligt SoL och/eller LVU. Delområde: Hem för: 1 Akutplacering 2 Behandlingsplacering 3 Skyddat boende för våldsutsatta 4 Utredningsplacering Närmare beskrivning av delområden med inriktningar mm finns i prisbilagan samt kravspecifikationen. Anbudsgivaren lämnar anbud i det/de delområde som deras verksamhet/er är kategoriserade i Omfattning geografiskt område Hemmet måste vara geografiskt placerat inom Sveriges gränser för att kunna delta i upphandlingen Mål och syfte Syftet med upphandlingen är att teckna ramavtal där alla villkor är fastställda med leverantörer i de olika delområdena för att tillgodose behovet av HVB placeringar hos kommunerna. Detta innebär att de priser som lämnats gäller under ramavtalsperioden och inget utrymme för förändring av vare sig pris eller villkor kommer att göras bortsett från möjlighet till årlig indexuppräkning enligt särskilda villkor (se kommersiella villkor). 1.4 Huvudmannaskap Företrädare för den placerande kommunen är ytterst ansvarig för den enskilda placeringen och beslutar i alla frågor som innefattar myndighetsutövning. Leverantören är huvudman för sin verksamhet Avgränsningar Denna upphandling omfattar inte: HVB för barn under 13 år. HVB för ensamkommande flyktingar.

2 HVB för Vuxna >21år. HVB placeringar enligt LVM. Hem geografiskt placerat utanför Sveriges gränser. Abonnemang på vårdplatser eller entreprenader Volymer Nedan följer en samlad uppskattning av kommunernas placeringsbehov under den totala möjliga avtalstiden (4år). Kommun Vårddygn Enköping Heby Håbo Knivsta Östhammar Tierp Total kontraktsvolym OBSERVERA att Kommunerna inte garanterar avropsvolymer Ramavtalstid Ramavtalet ska träda i kraft från ,med en avtalstid om två (2) år, med en option om ett (1) års förlängning vid maximalt två tillfällen för en sammanlagd möjlig avtalstid om fyra (4) år Avropsordning Inom varje delområde (4st) kommer flera leverantörer att antas där den som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer antas först tills samtliga kontrakt i delområdet/inriktningen har antagits. Placeringar (avrop) under avtalstiden kommer att ske löpande vid behov genom tillämpning av annan fördelningsnyckel enligt 5 kap. 6 LOU samt Prop. 2006/07:128 s.175. Som verktyg för den individuella placeringen kommer anbudsgivarna i upphandlingen att precisera sin beskrivning av verksamheten utifrån olika matchningskriterier som ställts upp i förfrågningsunderlaget (prisbilagan) såsom verksamhetens inriktning, målgrupp, hem som tar emot endast män/pojkar, endast kvinnor/flickor, både män/pojkar och kvinnor/flickor. Utifrån den preciseringen av verksamheten kommer kontrakt att tilldelas genom att väga in utvärderingspriset, ledig plats samt individens egna eller familjens åsikt/önskemål. Placering kommer alltid att ske utifrån individens medbestämmande enligt SoL. 2.0 Upphandlingens genomförande 2.1. Upphandlingsförfarande m.m Upphandlingsförfarande Upphandlingen avser ramavtal - tjänstekontrakt, B-tjänster - kategori 8 socialvård, över tröskelvärdet. Upphandlingen genomförs genom förenklat förfarande enligt 15 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) Grund för att sluta avtal Grund för tilldelning är de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden. Enligt modell beskriven i prisbilagan.

3 Avsikten är att teckna ramavtal med leverantörer för respektive delområde. Den leverantör som erbjuder de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden med hänsyn tagen till angivna utvärderingskriterier (tilldelningskriterier) för samtliga tjänster för respektive delområde kommer att antas under förutsättning att anbudsgivaren uppfyller ställda krav. Samtliga krav ska vara uppfyllda senast vid avtalsstart. Det är möjligt för anbudsgivare att begränsa sitt anbud till att gälla ett, flera eller samtliga delområden och inriktningar. Det är dock inte möjligt för en anbudsgivare att lämna ett anbud riktat till endast ett urval av de avropsberättigade kommunerna Inlämning av anbud Vi föredrar att bifogade anbudsformulär och bilagor besvaras elektroniskt via upphandlingssystemet Kommers elite. Via Kommers elite kan leverantörer kostnadsfritt bevaka nuvarande och kommande upphandlingar från Enköpings kommun. Det åligger anbudsgivaren att före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag har erhållits. Länken nedan leder till våra aktuella upphandlingar: Källan för informationen finns på och ingen annanstans. Alla frågor rörande denna upphandling ska ställas elektroniskt. Frågor ställs på samma sida som du hämtade detta förfrågningsunderlag. Om förfrågningsunderlaget upplevs som otydligt eller om några av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kommunen kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt så att missförstånd kan undvikas. Frågor måste ställas senast föra att bli besvarade. Frågor som inkommer efter detta datum kommer ej att besvaras. Besvarade frågor skickas per e-post till frågeställaren samt alla andra intressenter som hämtat ut förfrågningsunderlaget via Kommers elite. Utöver att skickas per e-post så publiceras samtliga frågor och svar i upphandlingens annons. Innan anbud lämnas uppmanas därför presumtiva anbudsgivare att kontrollera om nya uppgifter angående upphandlingen har tillkommit. De intressenter som hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt än via Kommers elite måste själva kontrollera om svar på inkomna frågor, förtydliganden eller kompletteringar har distribuerats Kontaktuppgifter Anbudsgivaren ansvarar för att de kontaktuppgifter som finns för sin/sina kontaktperson/er är aktuella och korrekta. Anbudsgivaren ansvarar för att denna person är tillgänglig för mottagande av information samt svarar på frågor i upphandlingen. Anbudsgivare ombeds kontrollera att man konsekvent anger korrekt företagsnamn (firma) och korrekt organisationsnummer på samtliga ställen där ni ombeds registrera uppgifter. Samt att anbud lämnas för det organisationsnummer som avser teckna avtal genom Underskrift av anbudet Det elektroniska anbudet och samtliga villkor i upphandlingen godkännes genom att behörig företrädare för anbudsgivaren undertecknar Bilaga 2- Anbudsförsäkran, skannar in den och bifogar den med anbudet som elektronisk fil Sekretess

4 Absolut sekretess råder för uppgifter som rör upphandlingen fram till tilldelningsbeslut är fattat eller om ärendet dessförinnan har slutförts (Offentlighets- och sekretesslag 2009:400). Därefter gäller offentlighetsprincipen. Kommersiell sekretess kan dock gälla delar av ett anbud; "Sekretess gäller för uppgift om en enskilds affärs- eller driftförhållanden när denne i annat fall än som avses i 1 första stycket, 2-4 och 12 har trätt i affärsförbindelse med en myndighet, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs" (31 kap. 16 1st OSL) Om en anbudsgivare anser att de uppgifter som lämnats i anbudet ska omfattas av kommersiell sekretess, skall anbudsgivaren lämna en separat skriftlig begäran om kommersiell sekretess med precisering av vilka uppgifter som avses samt hur informationslämnaren lider skada om uppgifterna röjs. I princip kan sekretess aldrig beviljas för ett dokument i sin helhet. Vilka uppgifter som sekretessbegäran avser skall därför vara på detaljnivå. Kommunen kommer sedan att göra en självständig prövning av om kommersiell sekretess kan anses föreligga. Sekretessen kan slutligen komma att prövas av domstol. Kommersiell sekretess kan aldrig garanteras vid anbudets lämnande. 3. Krav på anbudet 3.1. Situation på anbudsdagen Anbudsgivaren ska i sitt anbud beskriva förhållanden som är aktuella på anbudsdagen, såvida ej annat uttryckligen angivits i förfrågningsunderlaget Reservationer och alternativa anbud I anbudet får inget så kallat sidoanbud eller alternativt anbud förekomma. Om anbudsgivaren lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att förkastas Övriga krav på anbudet Det är av yttersta vikt att anbud innehåller samtliga efterfrågade uppgifter. Eventuella hänvisningar till bilagor ska göras tydligt. Anbud ska vara skrivet på svenska. Undantag får göras för tekniska beskrivningar, intyg eller dylika handlingar. Anbudsgivaren ska på begäran av Kommunen ombesörja och bekosta översättning av handlingar på annat språk. Priser ska anges i svenska kronor exklusive moms Sista anbudsdag Anbud ska vara kommunen till handa senast :59 För sent inlämnade anbud kommer ej att prövas Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande från och med sista anbudsdagen till och med Ersättning för upprättande av anbud Ersättning för upprättande av anbud medges inte Anbudsöppning Anbudsgivaren har inte rätt att själv närvara vid anbudsöppningen, men kan däremot begära att en representant från Uppsala Handelskammare närvarar. Anbudsgivare som begär att representant från Stockholms Handelskammare närvarar vid anbudsöppningen står själv för kostnaden för detta. Anbudsöppning är planerad till Anbudsöppning sker på Kungsgatan 42, Enköping Avbrytande av upphandling Kommun äger rätten att avbryta upphandlingen om upphandlingen av affärsmässigt eller politiskt grundade anledningar inte kan, eller är lämplig att, fullföljas Behandling av personuppgifter

5 Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, postadress och e-postadress. I personuppgiftslagen (1998:204) finns regler för hur personuppgifter får behandlas. Kommunen är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som lämnas i samband med anbudsgivning och hantering sker i enlighet med PUL Publicering av avtalsdokument Avtal med prisbilagor, uppgifter om kontaktpersoner, m.m. kommer att publiceras på Internet (publika databaser). Anbudsgivaren ska acceptera att avtalsinformation, uppgifter om kontaktpersoner, m.m. publiceras på Internet Tilldelning Efter genomförd upphandling fattar kommunen tilldelningsbeslut. Kommunen meddelar tilldelningsbeslutet via e-post till den person hos anbudsgivaren som lämnat in anbudet i Kommers elite. Tilldelningsbeslutet meddelas samtliga anbudsgivare. Tilldelningsbeslut utgör inte accept av anbud. Bindande avtal uppkommer först när båda parter skriftligt undertecknat avtal. Avtal kan tidigast tecknas när 10 dagar gått räknat från och med den dag tilldelningsbeslut skickats till anbudsgivarna. 4. Krav på leverantör Anbudsgivaren ska kunna bevisa att ställda krav uppfylls. Vid ställda krav framgår vilken typ av verifiering som krävs för att kravet ska anses vara uppfyllt. Anges ingen verifiering i anslutning till kravet innebär det att anbudsgivaren försäkrar (genom kryssruta) att kravet uppfylls och ska vid anmodan från kommunen omgående uppvisa underlag för detta. Kan inte sådant underlag uppvisas får anbudet förkastas av kommunen Uteslutningsgrunder LoU I 10e kapitlet LoU framgår på vilka grunder kommunen ska och kan utesluta en leverantör från att lämna anbud i upphandlingen. Kommunen kommer göra erforderliga undersökningar för att säkerställa att anbudsgivaren är berättigad att lämna anbud F-skatt Leverantören ska för att lämna anbud i denna upphandling vara registrerad för F-skatt. Utländsk anbudsgivare ska uppvisa intyg på att bolaget är registrerat i bolagsregistret eller motsvarande samt att skatter och avgifter är till fullo betalade i landet där bolaget är verksamt Anbudsbedömning Steg 1 - Kvalificering: Vid det första steget prövas om anbudet är korrekt inlämnat, om anbudet uppfyller förfrågningsunderlagets administrativa krav i de administrativa föreskrifterna. Steg 2 - Prövning av krav på tjänsten: Vid det andra steget prövas om anbudet uppfyller ska-krav kopplade till upphandlingsföremålet (HVB för unga). Kraven som prövas i steg 2 återfinns i förfrågningsunderlagets avsnitt "Kravspecifikation". I kravspecifikationen ställs krav som är gemensamma för samtliga delområden. Dessa gemensamma krav ska besvaras. Förutom de gemensamma kraven ställs specifika krav per delområde. Kraven som ställs inom olika delområden ska besvaras för det/de delområde/en anbudet lämnas för och som verksamheten tillhör. Läs mer om delområden och kategorier i avsnitt "Delområden och kategorier". Prövning av om ett anbud klarar kraven sker utifrån anbudsgivarens svar i kravspecifikationen samt verifiering av uppgifter som efterfrågas i kravspecifikationen.

6 Ett ska-krav kan vara "uppfyllt" eller "ej uppfyllt". Endast de anbud som bedöms uppfylla samtliga krav både de gemensamma och de specifika i kravspecifikationen går vidare till steg 3 anbudsutvärdering i den kategori som anbud lämnas i. Steg 3 - Utvärdering: I steg 3 utvärderas anbuden som uppfyllt kraven i steg 1 och steg 2 enligt principen "ekonomiskt mest fördelaktiga anbud". Varje delområde utvärderas separat. Läs mer om utvärderingsmodellen i dokumentet "Prisbilaga". I det fall att flera anbud uppnår samma resultat vid tilldelning kommer kommunen att tillämpa lottning.