Avtal. Parter: 1. Ramavtal. 1.1 Ramavtal. Prenumerationstjänster Upph. ref.nr: Avtalets namn: Förlängning: 2 st á 1 år

Transkript

1 Avtal Avtalets namn: Upphandling: Startdatum: Prenumerationstjänster Referensnr: :001 Prenumerationstjänster Upph. ref.nr: Slutdatum: Typ av avtal: Ramavtal Förlängning: 2 st á 1 år Parter: Köpare Upph. enhet: Handläggare: Org. nr: Moms reg nummer: Adress: Postnummer: Postort: Land: Telefon: Mobil: Fax: E-post: Säljare: Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet Säljare: LM Information Delivery Mattias Ek Kontaktperson: Zahra Touil Org. nr: SE Moms reg nummer: Box 2218 Adress: PB Postnummer: Stockholm Postort: Helsinki Sverige Land: Finland Telefon: Mobil: Fax: Mattias.Ek@kammarkollegiet.s E-post: zahra.touil@lminfo.se e 1. Ramavtal 1.1 Ramavtal Ramavtalsparter Detta Ramavtal med avtalsnummer :001, har träffats mellan Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet, nedan benämnt Statens inköpscentral, organisationsnummer , och LM Tietopalvelut Oy (LM Information Delivery), organisationsnummer FI nedan benämnt Ramavtalsleverantör Definitioner Förklaring till begrepp som ingår i Ramavtalet. Allmänna villkor Allmänna villkor reglerar alla Avrop som görs från Ramavtalet och anger de villkor för Kontraktets fullgörande som gäller mellan Beställaren och Ramavtalsleverantören. Arbetsdag Med Arbetsdag avses helgfri måndag till fredag. Avrop Med Avrop avses beställning som Beställare gör genom användande av Ramavtal. Avropsförfrågan Utskrivet: :24 Sida 1 av 25

2 Med Avropsförfrågan avses den förfrågan som Beställaren skickar till Ramavtalsleverantör. Avropssvar Med Avropssvar avses det svar som Ramavtalsleverantör lämnar på en Avropsförfrågan. Beställare Med Beställare avses avropsberättigade myndigheter, dvs statliga myndigheter, stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten enligt punkt Kontrakt Med Kontrakt avses det avtal som träffas mellan Beställare och Ramavtalsleverantör i samband med Avrop från Ramavtalet. Part Med Part avses Statens inköpscentral respektive Ramavtalsleverantör. Ramavtal Med Ramavtal avses det signerade avtalet mellan Statens inköpscentral och Ramavtalsleverantören. Ramavtalsleverantör Med Ramavtalsleverantör avses leverantör som efter upphandling enligt lag om offentlig upphandling blivit part i Ramavtal. Tjänster Med Tjänst avses de Tjänster som omfattas av Ramavtalet. Underleverantör Med Underleverantör avses tredje part som bistår Ramavtalsleverantören med tjänster som omfattas av Ramavtalet. Underleverantör kan inte teckna Kontrakt med Beställare. Varor Med Vara avses de Varor som omfattas av Ramavtalet Bakgrund och omfattning Ramavtalet har tillkommit genom upphandling enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Beställare kan utan att själv genomföra upphandling göra Avrop från Ramavtalet. Genom Ramavtalet ska Ramavtalsleverantör till Beställare tillhandahålla de Varor och Tjänster som omfattas av Ramavtalet enligt de villkor som följer av Ramavtalet och Kontraktet. Ramavtalet omfattar prenumerationstjänster avseende svenska och utländska tidningar och tidskrifter i tryckt och elektronisk form. Ramavtal har tecknats med en (1) leverantör Ramavtalets innehåll Ramavtalet består av följande handlingar: Detta Ramavtal Bilaga Allmänna villkor Bilaga Kravspecifikation Utskrivet: :24 Sida 2 av 25

3 Bilaga Leverantörsuppgifter Handlingars inbördes ordning Ramavtalshandlingarna kompletterar varandra. Om Ramavtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i nedan angivna ordning. 1. Skriftliga ändringar eller tillägg till Ramavtalet 2. Detta avtalsdokument (Ramavtalet) 3. Skriftliga ändringar eller tillägg till Ramavtalsbilagor 4. Ramavtalsbilagor 5. Förfrågningsunderlag inklusive bilagor samt svar på inkomna frågor och eventuella kompletteringar och förtydliganden 6. Kompletteringar och förtydliganden till Ramavtalsleverantörens anbud 7. Ramavtalsleverantörens anbud med bilagor Inga andra handlingar än ovan nämnda gäller. Innehåller Ramavtalsleverantörens anbud uppgifter som inte efterfrågas blir dessa endast giltiga om en skriftlig överenskommelse tecknas särskilt angående detta. En hänvisning till Ramavtalsleverantörens egna allmänna villkor, eller motsvarande, är inte giltiga Ramavtalets ikraftträdande och giltighetstid Ramavtalet träder i kraft efter att det signerats av båda Parter. Ramavtalets löptid är 24 månader från och med avtalsspärrens upphörande, och upphör därefter att gälla utan uppsägning. Eventuell förlängning av ramavtal sker på initiativ av Statens inköpscentral. Förlängning av avtalsperioden kan uppgå till högst 24 månader. Förlängningen regleras skriftligen Avropsberättigade Ramavtalen kommer att kunna användas för avrop av statliga myndigheter under regeringen samt andra statliga upphandlande myndigheter som lämnat fullmakt. Nedan följer de myndigheter och organisationer som är avropsberättigade. Myndigheter under regeringen (se SCB:s Allmänna myndighetsregister för detaljerad information, Apotekens Service AB Hjälpmedelsinstitutet Nordiska Museet Norrlandsfonden Radiotjänst i Kiruna AB Riksdagens Ombudsmän Riksdagsförvaltningen Riksrevisionen Riksteatern Specialfastigheter Sverige AB Stiftelsen Dansens Hus Stiftelsen för Föremålsvård i Kiruna Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling Stiftelsen för Miljöstrategisk forskning Stiftelsen Högskolan i Jönköping Stiftelsen Röda korshemmet - Röda Korsets Högskola Stiftelsen Skansen Utskrivet: :24 Sida 3 av 25

4 Stiftelsen Svenska barnboksinstitutet Stiftelsen Tekniska Museet, Svenska Filminstitutet, Sveriges Civilförsvarsförbund Sveriges Riksbank Ramavtalsansvarig kontaktperson Under hela ramavtalstiden ska det finnas en särskild ramavtalsansvarig kontaktperson hos Ramavtalsleverantören för Statens inköpscentral. Kontaktperson hos Ramavtalsleverantören har, om inte annat skriftligen meddelats Statens inköpscentrals kontaktperson, behörighet att på Ramavtalsleverantörens vägnar och med för denne bindande verkan, företräda Ramavtalsleverantörens i frågor avseende Ramavtalet. Byte av kontaktperson ska skriftligen och utan dröjsmål meddelas till motpartens kontaktperson Parternas förhållningssätt Statens inköpscentral och Ramavtalsleverantör ska verka för att en god avtalsrelation upprätthålls genom att kontinuerligt informera varandra om händelser som påverkar eller kan komma att påverka Ramavtalet och Kontraktet. Ramavtalsleverantör ska inte verka i sådana sammanhang som är ägnade att rubba förtroendet för Statens inköpscentrals eller Beställares verksamhet. Statens inköpscentral och Ramavtalsleverantör är skyldiga att vara väl förtrogna med Ramavtalets villkor, samt i övrigt hålla sig informerade om Ramavtalets praktiska tillämpning och utveckling. Händelser som inträffar under Ramavtalsperioden ska hanteras i omedelbar anslutning till händelsen i syfte att möjliggöra en enklare hantering för inblandade Parter. Statens inköpscentral och Ramavtalsleverantör ska föra en löpande dialog för att upprätthålla en god avtalsrelation. I samband med avtalsstart sker ett uppstartsmöte, därefter träffas Parterna kontinuerligt, dock minst en (1) gång per år för uppföljning av Ramavtalet om inte Statens inköpscentral meddelar något annat. Statens inköpscentral kallar till dessa möten. Vardera Part uppbär sina egna kostnader i samband med aktuella möten. All kommunikation och dokumentation som sker med Statens inköpscentral ska vara på svenska om inte annat överenskommits Ramavtalsleverantörens åtagande Omfattning Ramavtalsleverantören ska vid Avrop tillhandahålla de Varor och Tjänster som omfattas av Ramavtalet och i enlighet med vad som anges i Ramavtalet och Kontraktet. Marknadsföring Ramavtalsleverantören äger inte rätt att med hänvisning till Ramavtalet, marknadsföra eller erbjuda Vara eller Tjänst som inte omfattas av Ramavtalet. Rutiner Ramavtalsleverantören ska ha dokumenterade rutiner för ramavtalsadministration, som garanterar samtliga åtaganden enligt detta Ramavtal. Utskrivet: :24 Sida 4 av 25

5 Uppföljningar Ramavtalsleverantören åtar sig att medverka i de uppföljningar av användningen av Ramavtalet som Statens inköpscentral kan komma att genomföra. Kontroll av upphandlingsföremålet Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att kontrollera att den Vara och Tjänst som Ramavtalsleverantören tillhandahåller inom Ramavtalet ingår i upphandlat ramavtalsområde. Statens inköpscentral äger rätt att ta bort Vara eller Tjänst som enligt Statens inköpscentral tolkning inte ingår i upphandlat ramavtalsområde. I händelse av oenighet ska Statens inköpscentral ha tolkningsföreträde. Statens inköpscentral äger rätt att neka tillhandahållande eller försäljning av Vara och Tjänst som enligt Statens inköpscentrals tolkning inte efterfrågats i upphandlingsunderlaget. Uppfyllande av krav och avtalad kvalitet Ramavtalsleverantören och de Tjänster som omfattas av Ramavtalet ska under hela Ramavtalets giltighetstid uppfylla de i förfrågningsunderlaget ställda kraven. Ramavtalsleverantören ansvarar för att avtalad kvalitet kännetecknar alla Leveranser utav Varor och Tjänster under ramavtalsperioden. Leveranser ska utföras med omsorg och på ett fackmannamässigt sätt. Tjänsterna och Varorna ska alltid utföras och levereras professionellt, med iakttagande av god sedvänja inom branschen. Leveranskapacitet Ramavtalsleverantören ska tillsammans med sina Underleverantörer ha resurser, kapacitet och förmåga att leverera Varor och Tjänster till Beställare i hela Sverige under Ramavtalets hela giltighetstid. Den leveranskapacitet som Ramavtalsleverantör angivit i sitt anbud ska hållas intakt under Ramavtalets giltighetstid. Tjänsteutbudet kan dock förändras inom Ramavtalet så länge ändringen ryms inom upphandlingens och Ramavtalets omfattning. Stabil och långsiktig avtalsrelation Ramavtalsleverantör ska i samverkan med sina eventuella Underleverantörer tillförsäkra en stabil och långsiktig avtalsrelation vad gäller Leverans utav Varor och Tjänster under hela Ramavtalets respektive Kontraktets giltighetstid. Storkundsförhållande Ramavtalsleverantörens försäljning till Beställare ska präglas av ett storkundsförhållande mellan Ramavtalsleverantören och staten. Detta ska gälla även vid mindre Avrop. Beställare som är berättigad att göra Avrop får inte vägras Avropssvar eller Leverans av de Varor och Tjänster som omfattas av Ramavtalet. I tider av stor efterfrågan och förlängda leveranstider ska Beställare tillhöra Ramavtalsleverantörens högst prioriterade kunder. Ramavtalsleverantören åtar sig att informera Beställare om Ramavtalet och verka för att Avrop sker i enlighet med dess villkor. Ramavtalsleverantören ansvarar för att uppmärksamma Beställare på felaktigheter eller specifikation som uppenbart till nackdel för Beställare. Försäkringar Giltig försäkring ska finnas vid Ramavtalets ikraftträdande och gälla under hela Ramavtalets respektive Kontraktens avtalsperiod. Det åligger Ramavtalsleverantör att på egen bekostnad teckna och vidmakthålla sedvanlig försäkring för sin verksamhet och de Varor och Tjänster som erbjuds. Försäkringarna ska ha betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till verksamhetens och Varornas och Tjänsternas art och omfattning. Utskrivet: :24 Sida 5 av 25

6 Ramavtalsleverantör ska på begäran från Statens inköpscentral kunna visa upp giltigt försäkringsbevis. Elektronisk fakturering Flera statliga myndigheter har infört eller arbetar med att införa egna inköpssystem. Ramavtalsleverantören ska åta sig att medverka vid införande av stöd för elektroniska beställningar under avtalsperioden enligt överenskommelse mellan Parterna. Vite I de fall Ramavtalsleverantören inte uppfyller de obligatoriska kraven och Ramavtalsleverantören inte vidtar rättelse inom 30 dagar efter skriftlig anmodan därom, äger Statens inköpscentral rätt att kräva vite om kronor per vecka till dess bristen är åtgärdad. Vitet utgår under högst fem (5) veckor. Har Ramavtalsleverantören inte åtgärdat bristen inom gränsen för det maximala vitet äger Statens inköpscentral rätt att säga upp Ramavtalet med omedelbar verkan Underleverantörer Om Ramavtalsleverantören använder Underleverantör för att utföra hela eller delar av de åtaganden som följer av Ramavtalet svarar Ramavtalsleverantören fullt ut för sina underleverantörers arbete såsom för egen del. Ramavtalsleverantören svarar för att Underleverantör följer de villkor och förutsättningar som anges i Ramavtalet och efterföljande Kontrakt Avrop Beställare kommer att genomföra Avrop genom att ställa Avropsförfrågan till Ramavtalsleverantören. Ramavtalsleverantören ska alltid svara på Avrop. Ramavtalsleverantören ska leverera Varor och Tjänster enligt detta Ramavtal till samtliga avropsberättigade myndigheter. I de fall Ramavtalsleverantören inte kan leverera efterfrågad Vara eller Tjänst ska Ramavtalsleverantören ange detta i Avropssvar samt ange skäl till varför Ramavtalsleverantören inte kan leverera. Statens inköpscentral kommer att ta fram en vägledning till Ramavtalsleverantören samt vägledning och avropsmallar för Beställare. Dessa dokument kommer att finnas tillgängliga på Avtalspriser Avtalspriser för prenumerationer erhålls genom att Ramavtalsleverantörens i anbudet lämnade rabatter har dragits ifrån förlagens officiella listpriser. Priserna ska anges i SEK exklusive moms. Nedanstående rabatter för prenumerationer ska gälla under hela avtalsperioden inklusive eventuella förlängningar: Svenska tidningar och tidskrifter i tryckt och elektronisk form Rabatt i procent på förlagens officiella listpriser: 10 %. Utländska tidningar och tidskrifter i tryckt och elektronisk form Rabatt i procent på förlagens officiella listpriser: 3 %. Alla former av kampanjrabatter och/eller andra liknande rabatter från Ramavtalsleverantören Utskrivet: :24 Sida 6 av 25

7 ska alltid med automatik komma Beställare tillgodo fullt ut, om detta skulle medföra lägre priser än vad som avtalats. Priser efter rabatt ska inkludera samtliga kostnader som är förenade med leverans av prenumerationer enligt detta Ramavtal. Inga ytterligare priser eller andra avgifter får debiteras Beställare om inte annat framgår av detta Ramavtal. Konsoliderade tjänster Hanteringsavgiften per beställt häfte för konsoliderade tjänster är 90 SEK exklusive moms för svenska- och utländska titlar. Priserna ska vara fasta under första avtalsperioden med möjlighet till justering inför eventuell förlängning. Begäran om prisjustering ska göras skriftligen. Skälen till prishöjning ska vara väl dokumenterade med uppgifter om bakomliggande faktorer såsom index. Retroaktiva prishöjningar accepteras inte Försäljningsredovisning och administrationsavgift Administrativa rutiner Ramavtalsleverantör ska ha väl dokumenterade rutiner för administration, som garanterar samtliga åtaganden enligt Ramavtalet och Kontrakt. Redovisning av försäljning Ramavtalsleverantör ska till Statens inköpscentral lämna en redovisning av till Avropsberättigade försålda Varor/Tjänster som ingår i Ramavtalet. Försäljning genom Kontrakt som löper efter Ramavtalens giltighetstid ska redovisas till dess att Kontraktet upphört. Redovisningen ska ske i enlighet med instruktioner från Statens inköpscentral och omfatta föregående kvartals fakturerade belopp exklusive mervärdesskatt. Redovisningen ska vara undertecknad av behörig företrädare. Formerna för redovisning kan förändras under avtalsperioden. Redovisning via e-tjänst Ramavtalsleverantör får redovisa sin försäljning direkt via en elektronisk tjänst istället för att skicka uppgifterna via e-post eller brev. E-tjänsten är nåbar via Statens inköpscentrals webbplats och kräver e-tjänstelegitimation för identifiering vid inloggning samt vid signering av försäljningsredovisningen. En e-tjänstelegitimation är en personlig identitetshandling som knyter användaren till en juridisk organisation. Formerna för redovisning kan förändras under avtalsperioden. Redovisningsperiod Redovisning ska lämnas senast den 15:e i andra månaden efter det kvartal som redovisningen avser, enligt följande: Redovisningsperiod 1 januari 31 mars. Redovisning ska vara överlämnad till Statens inköpscentral senast 15 maj. Redovisningsperiod 1 april 30 juni Redovisning ska vara överlämnad till Statens inköpscentral senast 15 augusti. Redovisningsperiod 1 juli 30 september Redovisning ska vara överlämnad till Statens inköpscentral senast 15 november. Redovisningsperiod 1 oktober 31 december Utskrivet: :24 Sida 7 av 25

8 Redovisning ska vara överlämnad till Statens inköpscentral senast 15 februari. Administrationsavgift Ramavtalsleverantör ska till Statens inköpscentral erlägga en administrationsavgift avseende all försäljning under Ramavtalet. Ramavtalsleverantör erlägger en avgift om högst 1,0 procent av fakturerat nettobelopp, d.v.s. fakturavärdet exklusive mervärdesskatt. Avgiftens storlek fastställs av Statens inköpscentral för ett (1) år i taget. Under det första året räknat från och med avtalstecknande är avgiften 0,28 procent av fakturerat nettobelopp. Förändring meddelas Ramavtalsleverantör senast 90 kalenderdagar före ny administrationsavgift börjar gälla. Fakturering av administrationsavgift Efter mottagen redovisning fakturerar Statens inköpscentral en administrationsavgift inklusive mervärdesskatt. Fakturan ska betalas inom 30 kalenderdagar från fakturans utställningsdatum. Vid försenad betalning av den administrativa ersättningen skickas en påminnelse. Därefter lämnas den obetalda fakturan till inkassohantering. Statens inköpscentral fakturerar administrationsavgiften och övriga avgifter enligt stycke Administrationsavgift ovan. Påminnelseavgift Fullgör inte Ramavtalsleverantör sina skyldigheter enligt Redovisningsperiod ovan äger Statens inköpscentral rätt att ta ut en påminnelseavgift. Påminnelseavgiften är kr för varje försenad, bristfällig eller utebliven redovisningsperiod. Påminnelseavgift utgår om Ramavtalsleverantören inte åtgärdar brister enligt ovanstående inom tio (10) arbetsdagar efter skriftlig erinran från Statens inköpscentral. Påminnelseavgift regleras på begäran av Statens inköpscentral och förfaller till betalning efter 30 kalenderdagar efter mottagen faktura, om inte annat framkommer på fakturan. Vite I de fall Ramavtalsleverantör inte fullgör sina åtaganden avseende redovisningen i den utsträckningen att påminnelseavgift utgår vid två (2) tillfällen under en period om tolv (12) månader äger Statens inköpscentral rätt att vid en tredje försenad, bristfällig eller utebliven redovisning, istället för påminnelseavgift, kräva vite om kr eller med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet. Vite regleras på begäran av Statens inköpscentral och förfaller till betalning efter 30 kalenderdagar efter mottagen faktura, om inte annat framkommer på fakturan Statistik Statistik avseende detta Ramavtal ska på anmodan av Statens inköpscentral skickas en (1) gång per år till Statens inköpscentral via e-post eller via e-tjänst för försäljningsredovisning, se Statistiken ska minst innehållande följande uppgifter: - Totalt antal prenumerationer per format - svenskt/utländskt/tryckt/elektroniskt - Total försäljning per format - svenskt/utländskt/tryckt/elektroniskt - Total försäljning för respektive Beställare angivet i SEK Försäljning genom Kontrakt som löper efter ramavtalstidens utgång ska redovisas till dess att uppdraget upphört. Utskrivet: :24 Sida 8 av 25

9 Revision Statens inköpscentral äger rätt att genomföra revision i syfte att kontrollera att Ramavtalsleverantörens anbud och avtalat åtagande är i enlighet med villkoren i upphandlingen och Ramavtalet. Revision omfattar även Ramavtalsleverantörens Underleverantörer i de fall sådana ingår i Ramavtalet. Vid revision ska Statens inköpscentral ha rätt att ta hjälp av en utomstående kontrollorganisation. Revision kan genomföras under Ramavtalets giltighetstid eller så länge Kontrakt är giltiga. Statens inköpscentral svarar för kostnaden för revisionen om Ramavtalsleverantören fullgjort sitt åtagande. I annat fall ska Ramavtalsleverantören stå för kostnaden. Med anlitande av en av Statens inköpscentral utsedd auktoriserad revisor, ska kontroll kunna ske av att Ramavtalsleverantören fullgjort sina åtaganden. Ramavtalsleverantören ska på begäran tillhandahålla de dokument som Statens inköpscentral behöver för att genomföra revisionen t.ex. avropsförfrågan, avropssvar, Kontrakt, reskontra, fakturor och räkenskapsmaterial avseende Avrop i den utsträckning som erfordras och som inte står i strid med lagstiftning eller börsregler som är tillämpliga för Ramavtalsleverantören. Vite I de fall Statens inköpscentral vid revision finner att Ramavtalsleverantören i väsentlig mån brister i sina åtaganden enligt Ramavtalet har Statens inköpscentral rätt till vite om kr alternativt rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet. Då vite enligt denna punkt grundar sig på felaktigt redovisad försäljning kommer även en korrigering att göras av det belopp som Statens inköpscentral fakturerat. Korrigering kommer att göras i samband med nästföljande redovisningstillfälle. Vite kommer inte att återbetalas Sekretess Ramavtalsleverantören är skyldig att iaktta den sekretess som är bruklig inom branschen samt tillämpliga delar av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Parterna förbinder sig att inte röja eller på något sätt utnyttja enligt lag sekretessbelagd uppgift som Part får del av genom tillkomsten eller genomförandet av detta Ramavtal. Ramavtalsleverantören åtar sig därvid och ansvarar för att samtliga de medarbetare Ramavtalsleverantören sysselsätter med uppdrag enligt detta Ramavtal har gjorts uppmärksamma på gällande relevanta bestämmelser om sekretess enligt detta Ramavtal samt vad som i övrigt följer av lag eller föreskrift avseende sekretess. Sekretess enligt denna punkt gäller även efter det att Ramavtalet i övrigt upphört att gälla mellan Parterna Marknadsföring Hänvisning till Statens inköpscentral i reklam eller i marknadsföring får inte göras av Ramavtalsleverantören eller av denne anlitad underleverantör utan Statens inköpscentrals skriftliga godkännande. Detta gäller även efter det att Ramavtalet har upphört att gälla. Kammarkollegiet eller Statens inköpscentral namn, logotyp och/eller sigill får endast användas efter skriftligt godkännande från Statens inköpscentral Force majeure Om fullgörande av Parts skyldigheter förhindras på grund av krig, naturkatastrof, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet över vilken Part inte kunnat råda och skäligen inte kunnat förutse och vars följder part inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, ska den Part som är förhindrad att uppfylla sina skyldigheter vara befriad från dessa så länge hindret föreligger. Oavsett vad som i övrigt gäller enligt denna bestämmelse, har endera Parten rätt att häva Utskrivet: :24 Sida 9 av 25

10 Ramavtalet genom skriftligt meddelande till andra parten, om avtalets fullgörande försenas mer än nittio (90) dagar på grund av befrielsegrund som nämns i denna punkt Förtida upphörande Ramavtalet hävs med omedelbar verkan om lagakraftvunnen dom förklarar avtalet ogiltigt. Inga skadeståndsanspråk med anledning av hävning kan riktas mot Statens inköpscentral. Om inte förtida upphörande är särskilt reglerat på annat sätt i Ramavtalet äger Statens inköpscentral rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet enligt vad som stadgas i denna punkt. Statens inköpscentral äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om Ramavtalsleverantören, eller annan för vilken Ramavtalsleverantören svarar, i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt Ramavtalet och inte vidtar rättelse inom 30 dagar efter skriftlig anmodan därom. Statens inköpscentral äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om det framkommer att Ramavtalsleverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med ramavtalsupphandlingen och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av Ramavtal. I de fall Ramavtalsleverantören inte uppfyller de obligatoriska kraven och Ramavtalsleverantören inte vidtar rättelse och då maximalt vite utgått enligt punkt Ramavtalsleverantörens åtaganden äger Statens inköpscentral rätt att säga upp Ramavtalet med omedelbar verkan. Statens inköpscentral äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om någon omständighet föreligger vilken skulle utesluta en leverantör att delta i en offentlig upphandling enligt 10 kap 1 LOU, nämligen om det framkommer att Ramavtalsleverantören, enligt lagakraftvunnen dom, är dömd för brott som innefattar: 1. sådan brottslighet som avses i artikel 2 i rådets rambeslut 2008/841/RIF av den 24 oktober 2008 om kampen mot organiserad brottslighet, 2. bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn, 3. bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller 4. penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG. Om Ramavtalsleverantören är en juridisk person, kan Ramavtalet sägas upp om en företrädare för denne, enligt lagakraftvunnen dom, har dömts för brott omnämnt i punkt 1-4 ovan. Statens inköpscentral äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om någon omständighet föreligger vilken skulle utesluta en leverantör att delta i en offentlig upphandling enligt 10 kap 2 LOU, nämligen om: 1. Ramavtalsleverantören är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, eller 2. Ramavtalsleverantören är föremål för ansökan om konkurs, Utskrivet: :24 Sida 10 av 25

11 tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, eller 3. Ramavtalsleverantören genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, eller 4. Ramavtalsleverantören har gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, eller 5. Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åligganden avseende skatter eller sociala avgifter i det egna landet eller i det land upphandlingen genomförts, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts in avseende punkt 1-5 ovan. I de fall Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisningen i den utsträckning att påminnelseavgift utgår vid två (2) tillfällen under en period om tolv (12) månader äger Statens inköpscentral rätt att vid en tredje försenad, bristfällig eller utebliven redovisning, istället för påminnelseavgift, kräva vite om kr eller med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet. Ramavtalsleverantören äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om Statens inköpscentral i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt Ramavtalet och inte vidtar rättelse inom 30 dagar efter skriftlig anmodan därom Överlåtelse Statens inköpscentrals rätt till överlåtelse Statens inköpscentral äger rätt att överlåta samtliga rättigheter och skyldigheter enligt Ramavtalet, till ny organisation eller organisationsform för det fall Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet byter till sådan ny organisation eller organisationsform. Ramavtalsleverantörs rätt till överlåtelse Ramavtalsleverantör äger inte rätt att utan Statens inköpscentrals skriftliga godkännande överlåta Ramavtalet till annan. Ramavtalsleverantör äger inte rätt att, helt eller delvis, överlåta eller pantsätta rättigheter eller skyldigheter enligt Ramavtalet till annan utan Statens inköpscentrals skriftliga godkännande. Ramavtalsleverantör äger inte utan Statens inköpscentrals föregående skriftliga tillåtelse överlåta fordringar eller andra anspråk (inklusive krav på skadestånd) hänförliga till detta Ramavtal till någon tredje part. Ansökan om överlåtelse Ansökan om överlåtelse ska ställas i god tid till Statens inköpscentral innan önskad överlåtelse kan ske. Statens inköpscentral kan komma att begära in handlingar för att kunna göra en korrekt bedömning Ändringar och tillägg Ändringar eller tillägg till Ramavtalet ska regleras genom tilläggsavtal, som ska upprättas skriftligen och vara behörigen undertecknat av Partnerna för att vara gällande Tvistelösning och tillämplig lag Tvister angående tolkning och tillämpning av Ramavtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska i första hand avgöras genom förhandling Parterna emellan. Om inte uppgörelse nås vid dessa förhandlingar ska tvisten avgöras av svensk allmän domstol i Stockholm. Rättigheter och skyldigheter enligt detta Ramavtal bestäms av svensk lag. Svenska lagvalsregler ska dock inte vara tillämpliga. Utskrivet: :24 Sida 11 av 25

12 Meddelande Meddelanden avseende detta Ramavtal ska skickas skriftligen mellan Parternas kontaktpersoner. Detta avtal har signerats av Parterna genom elektronisk signatur. Utskrivet: :24 Sida 12 av 25

13 2. Bilaga Allmänna villkor 2.1 Allmänna villkor Inledning Dessa Allmänna villkor berör de Varor och Tjänster, som ska levereras efter Avrop från Ramavtal dnr Sådana leveranser ska göras i enlighet med vad som anges i dessa Allmänna villkor och Ramavtalet i övrigt. Allmänna villkor gäller för samtliga Avrop som sker inom ramen för detta Ramavtal, oavsett om Allmänna villkor bifogas eller inte Definitioner Förklaring till begrepp som ingår i Allmänna villkor. Arbetsdag Med Arbetsdag avses helgfri måndag till fredag. Avrop Med avrop avses beställning som Beställare gör genom användande av Ramavtal. Avropsförfrågan Med Avropsförfrågan avses den förfrågan som Beställaren skickar till Ramavtalsleverantör. Avropssvar Med Avropssvar avses det svar som Ramavtalsleverantör lämnar på en Avropsförfrågan. Beställare Med Beställare avses avropsberättigade myndigheter, dvs statliga myndigheter, stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten enligt punkt i Ramavtalet. Kontrakt Med Kontrakt avses det avtal som träffas mellan Beställare och Ramavtalsleverantör i samband med Avrop från Ramavtalet. Part Med Part avses Beställare respektive Ramavtalsleverantör. Ramavtal Med Ramavtal avses det signerade avtalet mellan Statens inköpscentral och Ramavtalsleverantören. Ramavtalsleverantör Med Ramavtalsleverantör avses leverantör som efter upphandling enligt lag om offentlig upphandling blivit Part i Ramavtalet. Tjänster Med Tjänst avses de Tjänster som omfattas av Ramavtalet. Varor Med Vara avses de Varor som omfattas av Ramavtalet Allmänt om partsförhållandet Parterna ska verka för att en god avtalsrelation upprätthålls genom att kontinuerligt informera varandra om händelser som påverkar, eller kan komma att påverka leverans av Utskrivet: :24 Sida 13 av 25

14 Vara och utförande av Tjänst. Ramavtalsleverantören ska inte verka i sådana sammanhang som är ägnade att rubba förtroendet för Beställarens verksamhet. Parterna är skyldiga att vara väl förtrogna med Ramavtalets villkor, samt i övrigt hålla sig informerade om Ramavtalets praktiska tillämpning och utveckling. En händelse som inträffar under ramavtalsperioden ska hanteras i omedelbar anslutning till händelsen i syfte att möjliggöra en enklare hantering för inblandade Parter. Ramavtalsleverantören äger inte rätt att använda Beställares namn eller det faktum att Ramavtalsleverantören utför Tjänst åt Beställare i reklam- eller marknadsföringssammanhang utan att ha inhämtat skriftligt medgivande från Beställare. Beställare är ansvarig för att behandling av personuppgifter sker i enlighet med gällande lagstiftning. Ramavtalsleverantören ska följa Beställares instruktioner angående behandling av personuppgifter. Vid behov ska särskilt personuppgiftsbiträdesavtal tecknas Ramavtalsleverantörens åtagande Ramavtalsleverantören åtar sig att till Beställare tillhandahålla de Varor och Tjänster som omfattas av Ramavtalet Ramavtalet i förhållande till tecknade Kontrakt Ramavtalets bestämmelser ska alltid vara tillämpliga på ingångna Kontrakt så länge dessa är giltiga. Ramavtalsleverantören äger inte rätt att i Kontraktet ange villkor som står i strid med Ramavtalet. Att Ramavtalet upphört att gälla ska inte påverka giltigheten av Kontrakt som ingåtts under Ramavtalets giltighetstid. Kontrakt kan emellertid inte ingås efter det att Ramavtalets giltighetstid har gått ut. Kontrakt som ingås under tiden detta Ramavtal gäller kan vara giltiga upp till som längst tolv (12) månader efter att detta Ramavtal upphört att gälla Leveransvillkor Ramavtalsleverantören ska leverera tryckta tidskrifter portofritt och enligt INCOTERM 2010 DDP. Angiven plats i Sverige enligt överenskommelse mellan Ramavtalsleverantör och Beställare Förpackning och emballage Ramavtalsleverantören ska tillse att Varorna är förpackade och levereras i erforderliga förpackningar som bibehåller Varornas avsedda kvalitet och egenskaper. Eventuella förpackningar och priser ska ingå i priset Fakturering En faktura ska minst innehålla följande uppgifter: - Fakturadatum - Titel - ISSN-nummer - Kundnummer - Ordernummer - Kundens referens eller kostnadsställe Utskrivet: :24 Sida 14 av 25

15 - Prenumerationsperiod - Format (tryckt, elektroniskt) - Konsoliderade tjänster - Pris för prenumeration i SEK exklusive och inklusive moms - Pris för konsoliderade tjänster i SEK exklusive och inklusive moms - Totalsumma i SEK exklusive moms - Totalsumma i SEK inklusive moms - Totalsumma för moms - Pris i originalvaluta - Valutakurs enligt Sveriges Riksbank, eller motsvarande Ramavtalsleverantören ska kunna erbjuda samlingsfaktura per kundnummer. Ramavtalsleverantören ska kunna erbjuda faktureringstillfällen uppdelade i tid enligt Avropande myndighets önskemål, exempelvis 1 gång i månaden. Ramavtalsleverantören ska kunna administrera flera olika leverans- och faktureringsadresser inom en och samma Avropande myndighet. Ramavtalsleverantören ska kunna skicka fakturorna till annan adress än leveransadressen om Avropande myndighet så önskar. Ramavtalsleverantören ska kunna ändra såväl fakturaadresser som leveransadress under pågående prenumerationsperiod. Betalning ska erläggas senast 30 dagar efter mottagande av fakturan. Vid försenad betalning äger Ramavtalsleverantören rätt till ränta enligt räntelagen (1975:635) på fakturerat ostridigt belopp. Ränta regleras på anmodan av Ramavtalsleverantören på nästkommande faktura E-faktura Statliga myndigheter ska kunna hantera sina fakturor elektroniskt (e-faktura) enligt föreskrift i VERVAFS 2007:1. E-faktura kan skickas direkt mellan parterna eller via en leverantörsportal. Mer information om e-faktura finns på Ekonomistyrningsverkets webbplats, Ramavtalsleverantören ska i detta Ramavtal kunna erbjuda Beställaren e-faktura. Denna ska vara av standarden Svefaktura och i övrigt vara specificerad enligt överenskommelse mellan Beställaren och Ramavtalsleverantören Reklamationer - Allmänt Ramavtalsleverantören ska ha en funktion för hantering av reklamationer gentemot alla förlag. Reklamationer kan göras när leverans avviker ifrån beställning, t ex om fel tidning eller tidskrift har levererats, om tidning eller tidskrift är skadad eller feltryckt eller om tidning eller tidskrift vid konsoliderade tjänster har felaktigt utrustats av Ramavtalsleverantören Reklamationer - tryckta tidningar och tidsskrifter Tryckta tidningar och tidskrifter som är behäftade med fel ska utan kostnad för Beställare bytas ut mot felfria exemplar. Om det inte är möjligt att leverera en felfri produkt ska Beställare ha rätt att häva köpet och få full återbetalning. Med full återbetalning avses t.ex. fraktkostnad och kostnad för varor och eventuellt konsoliderade tjänster. Utskrivet: :24 Sida 15 av 25

16 Ramavtalsleverantören ska hantera reklamationer av tryckta tidningar och tidskrifter inom 24 timmar från det att ärendet mottagits av Ramavtalsleverantören. Ramavtalsleverantören ska återkoppla efter inkommen reklamation med information om åtgärd. Ramavtalsleverantören ska hantera reklamationer av dagstidningar inom åtta (8) timmar från det att ärendet mottagits av Ramavtalsleverantören Reklamationer - elektroniska tidningar och tidskrifter Ramavtalsleverantören ska hantera reklamationer avseende elektroniska tidningar och tidskrifter, t.ex. när access till elektroniska tidningar och tidskrifter inte fungerar. Reklamationen ska hanteras inom åtta (8) timmar från det att ärendet mottagits av Ramavtalsleverantören Utebliven leverans av tryckta tidningar och tidskrifter Ramavtalsleverantören ska till Beställare återbetala eventuell förskottsbetald Prenumeration om: - Tryckta tidningar och tidskrifter upphör. - Leverans av tryckta tidningar och tidskrifter som Beställare prenumererar på ej skett inom sex (6) månader från dess att förskottsbetalningen erlades. Ramavtalsleverantören ska återbetala aktuellt belopp senast 30 dagar från det att Beställaren tillställt Ramavtalsleverantören skriftligt krav Utebliven åtkomst av elektroniska tidningar och tidskrifter Ramavtalsleverantören ska till Beställare återbetala eventuell förskottsbetald prenumeration om: - Elektroniska tidningar och tidskrifter upphör. Beställaren äger rätt till återbetalning av eventuell förskottsbetald prenumeration om: - Det tar mer än 30 dagar efter kundens beställningsdatum att aktivera och få tillgång till elektroniska tidningar och tidskrifter. Önskar Beställaren att ha kvar prenumerationen ska ersättningen för prenumerationen minskas i motsvarande grad för den tid det har tagit att aktivera och få tillgång till den elektroniska tidningen eller tidskriften. Ramavtalsleverantören ska återbetala aktuellt belopp senast 30 dagar från det att Beställaren tillställt Ramavtalsleverantören skriftligt krav Statistik Leverantören ska kostnadsfritt, 1 gång om året, till Beställaren för varje kundnummer, kunna tillhandahålla relevant statistik avseende köp över en viss tidsperiod. Leverantören ska även kunna tillhandahålla total statistik för Beställarens samtliga kundnummer Hävning av Kontrakt Hävning av Kontrakt vid leveransförsening eller fel i Vara och/eller Tjänst regleras i enlighet med punkterna ovan. Därutöver har Beställaren rätt att häva Kontrakt med omedelbar verkan om: - Statens inköpscentral har funnit att Ramavtalsleverantören i väsentlig mån brister i sina Utskrivet: :24 Sida 16 av 25

17 åtaganden enligt Ramavtalet och beslutat att häva Ramavtalet enligt villkor i Ramavtalet. - Omständighet föreligger vilken skulle utesluta en Ramavtalsleverantör att delta i offentlig upphandling enligt 10 kap 1 LOU, nämligen om; 1. sådan brottslighet som avses i artikel 2 i rådets rambeslut 2008/841/RIF av den 24 oktober 2008 om kampen mot organiserad brottslighet, 2. bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn, 3. bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller 4. penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG. Om Ramavtalsleverantören är en juridisk person, kan Ramavtalet sägas upp om en företrädare för denne, enligt lagakraftvunnen dom, har dömts för brott omnämnt i punkt 1-4 ovan. - Omständighet föreligger vilken skulle utesluta Ramavtalsleverantör att delta i offentlig upphandling enligt 10 kap 2 LOU, nämligen om: 1. Ramavtalsleverantören är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, eller 2. Ramavtalsleverantören är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, eller 3. Ramavtalsleverantören genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, eller 4. Ramavtalsleverantören har gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, eller 5. Ramavtalsleverantören inte fullgjort sina åligganden avseende skatter eller sociala avgifter i det egna landet eller i det land upphandlingen genomförts, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts in avseende punkt 1-5 ovan. Part har rätt att häva Kontrakt om den andra Parten väsentligen åsidosätter sina förpliktelser enligt dessa Allmänna villkor. Beställaren har även rätt att, med omedelbar verkan, häva Kontraktet i någon av följande situationer: - Ramavtalsleverantören har lämnat felaktig information vid Avropet. - Beställaren har alltid rätt att häva Kontraktet om Statens inköpscentral har hävt Ramavtalet. - Vara eller Tjänst avviker från det som framgår av Kontraktet. - Vara eller Tjänst är fellevererad, felaktig eller skadad och Ramavtalsleverantören inte åtgärdar detta inom skälig tid efter påtalande efter Beställare. Detta avtal har signerats av Parterna genom elektronisk signatur. Utskrivet: :24 Sida 17 av 25

18 3. Bilaga Kravspecifikation 3.1 Allmänna krav Tjänsten Anbudsgivaren ska fungera som agent mellan Avropande myndighet och förlag gällande att förmedla svenska och utländska tidningar och tidskrifter i tryckt och elektronisk form, nedan kallat Prenumerationer, och att hantera alla kontakter med förlagen. Anbudsgivaren ska tillhandahålla och hjälpa Avropande myndigheter att hantera utbudet av Prenumerationer. I Anbudsgivarens servicefunktioner ska t. ex ingå att hantera ny- och avbeställningar, förnyelser, betalningsströmmar, kontakter, reklamationer och förhandlingar med förlag om priser Omfattning Anbudsgivaren ska kunna förmedla Prenumerationer av allmän karaktär och Prenumerationer inom samtliga tänkbara ämnesområden och vetenskapsområden i enlighet med kraven i detta förfrågningsunderlag. Kravet gäller under förutsättning att förlagen tillåter prenumeration via agent Titlar som saknas Anbudsgivaren ska kunna erbjuda Prenumerationer som inte finns tillgängliga i Anbudsgivarens egen titeldatabas, förutsatt förlagens medgivande Stående order Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla stående order på periodika som ges ut oregelbundet och/eller med gles periodicitet utan tillkommande kostnader, förutsatt förlagens medgivande Provexemplar/trial-access Anbudsgivaren ska kunna erbjuda provexemplar/provnummer av tryckta tidningar och tidskrifter och trial-access på elektroniska tidningar och tidskrifter kostnadsfritt för Avropande myndighet, förutsatt förlagens medgivande Äldre enstaka nummer Anbudsgivaren ska kunna erbjuda Avropande myndighet att beställa äldre enstaka nummer (s.k. back-issue order) av tidningar och tidskrifter, förutsatt förlagens medgivande Uteblivna enstaka nummer Anbudsgivaren ska vara behjälplig vid eftersökning av uteblivna enstaka nummer vid pågående Prenumeration Prenumerationsperioder Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla samtliga prenumerationsperioder som förlagen erbjuder. Anbudsgivaren ska till exempel kunna: - Tillhandahålla delårsprenumerationer så att Prenumerationerna följer Avropande myndigheters huvudsakliga förnyelseintervall, t.ex. kalenderår, förutsatt förlagens medgivande. - Erbjuda möjligheten att teckna Prenumerationer som omfattar en begränsad tidsperiod, Utskrivet: :24 Sida 18 av 25

19 t.ex. juli-oktober, förutsatt förlagens medgivande Prenumerationer av elektroniska tidningar och tidskrifter Anbudsgivaren ska, där förlagen erbjuder det, kunna tillhandahålla prenumerationer av tidningar och tidskrifter i elektroniskt form utan koppling till det tryckta beståndet Access till prenumerationer av elektroniska tidningar och tidskrifter Anbudsgivaren ska sköta all administration i samband med tillgängliggörandet av prenumerationer av elektroniska tidningar och tidskrifter, oavsett om detta sker genom Anbudsgivarens portal eller via förlagens portal. Detta innebär bl.a. att hantera licenser och IP-nummer samt att förse Avropande myndighet med aktuella användarnamn och lösenord. Anbudsgivaren ska även tillhandahålla support under kontorstid, helgfria vardagar, svensk tid, kl , avseende hjälp med åtkomst till prenumerationer av elektroniska tidningar och tidskrifter på olika elektroniska enheter såsom datorer, surfplattor, smartphones m.m. Anbudsgivaren ska tillse att Avropande myndighet har access till prenumerationer av elektroniska tidningar och tidskrifter inom 24 timmar. Anbudsgivaren ska meddela Avropande myndighet när prenumerationer av elektroniska tidningar och tidskrifter har startat. 3.2 Kundtjänst Öppettider Anbudsgivaren ska tillhandahålla en kundtjänst som är tillgänglig under kontorstid, helgfria vardagar, svensk tid, kl Telefon Anbudsgivarens kundtjänst ska kunna nås på ett gratis- telefonnummer eller ett svenskt fast telefonnummer Språk Anbudsgivaren ska ha personal i kundtjänst som ska kunna kommunicera med Avropande myndighet på svenska, både i tal och i skrift Personlig support Anbudsgivarens kundtjänst ska kunna ge personlig support kring minst följande: - Sortiment - Priser - Beställningar - Faktureringar - Reklamationer - Instruktioner för returer - Onlinetjänst Serviceorganisation Anbudsgivaren ska ha en väl utvecklad serviceorganisation med tillräcklig kompetens och kapacitet för att upprätthålla kvalitén på efterfrågade tjänster. Utskrivet: :24 Sida 19 av 25

20 3.2.6 Kompetens Anbudsgivaren personal i kundtjänst ska ha mycket goda kunskaper om svenska och utländska (exempelvis engelska, tyska, spanska och franska) tidningar och tidskrifter och ha kännedom om innehållet i tecknat ramavtal. Anbudsgivaren ska kunna förhandla om Prenumerationer med utländska förlag Personlig kontakt Anbudsgivaren ska utse ansvarig för ramavtalet på kundtjänst för Avropande myndighet, d.v.s. Avropande myndighet ska ha en personlig kontakt på Anbudsgivarens kundtjänst. 3.3 Ärendehantering Anbudsgivaren ska ha ett ärendehanteringssystem. Anbudsgivaren ska i anbudet beskriva sitt ärendehanteringssystem. Anbudsgivaren ska ge en snabb och effektiv behandling av kundförfrågningar. Vid enklare frågor till Anbudsgivarens kundtjänst ska svar erhållas inom åtta (8) timmar, t ex prisförfrågningar och frågor som avser ordinarie sortiment. Vid mer komplicerade frågor ska svar erhållas inom 24 timmar, t ex frågor som innebär kontakt med tredje part. Anbudsgivaren ska kontinuerligt informera Avropande myndigheter om status på ärenden. 3.4 Order Kundkonto Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla, till Avropande myndighet, ett obegränsat antal kundkonto per organisationsnummer. Varje kundkonto ska ha ett unikt kundnummer. Varje kundkonto ska kunna ha separat leveransadress och fakturaadress Beställning Anbudsgivaren ska kunna ta emot beställningar via telefon, e-post och online via onlinetjänst. Avropande myndighet ska kunna avbeställa lagd beställning fritt via telefon, e-post eller onlinetjänsten, fram till dess att en beställning har skickats till förlaget Orderbekräftelse Anbudsgivaren ska skicka en orderbekräftelse via e-post inom åtta (8) timmar från att beställningen har gjorts. Information om tidningar och tidskrifter som är restnoterade och leveranstid för dessa ska framgå av orderbekräftelsen eller meddelas snarast, inom två (2) vardagar, per separat e-post. Det ska även framgå om tidningar och tidskrifter inte kan levereras alls. Anbudsgivaren ska även skicka bekräftelse på avbeställning. Bekräftelse ska lämnas via e-post inom åtta (8) timmar från avbeställning. 3.5 Onlinetjänst Tillgång Anbudsgivaren ska kostnadsfritt erbjuda en onlinetjänst som Avropande myndighet kan använda dygnet runt Användarsupport och teknisk support Utskrivet: :24 Sida 20 av 25

21 För onlinetjänsten ska det ingå användarsupport och teknisk support under kontorstid, helgfria vardagar, svensk tid, kl Vid frågor avseende teknisk support för onlinetjänsten ska svar erhållas inom åtta (8) timmar Funktioner Onlinetjänsten ska minst ha följande funktioner: - Avropande myndighet ska i Anbudsgivarens titeldatabas kunna söka på: - Titel - Språk - ISSN-nummer - Förlag - Avropande myndighet ska kunna genomföra: - Beställningar - Förnyelser - Avbeställningar - Reklamationer - Avropande myndighet ska kunna se sina egna kunduppgifter (såsom leverans- och fakturaadresser). - Avropande myndighet ska kunna ta fram egna prenumerationsöversikter. - Avropande myndighet ska kunna se status och historik på reklamationsärenden. - Avropande myndighet ska kunna se aktuella prisuppgifter och det ska framgå om angivna priser är inklusive eller exklusive moms. - Svenska eller engelska språket ska användas som användargränssnitt. - Det ska finnas kundanpassade söksidor, där minst följande information visas: - Prenumerationsöversikt - Prenumerationsstatus - Prenumerationsstatistik - Detaljerad information om enstaka prenumeration - Informationen på översiktssidorna ska kunna erhållas för enskilda enheter inom samma Avropande myndighet och rapporter ska kunna exporteras till Excel eller motsvarande. - Det ska framgå om en titel finns i tryckt respektive elektronisk form och pris för respektive form Tillgång under utvärderingperioden Anbudsgivaren ska ge tillgång till sin onlinetjänst under utvärderingsperioden. Anbudsgivaren ska i fritextrutan nedan ange inloggningsuppgifter. Statens inköpscentral kan komma att kontrollera att ovan angivna ska-krav uppfylls genom kontroller i onlinetjänsten. 3.6 Övriga tjänster Utskrivet: :24 Sida 21 av 25