Delegations- och attestinstruktion

Transkript

1 Delegation och attestinstruktion 1(15) Upprättad av Fastställd av Giltig från Annika Rapp Patrik Emanuelsson Reviderad av Reviderad den Delegations- och attestinstruktion Innehållsförteckning 1. Inledning Definitioner... 2 Beställning... 2 Beloppsgränser... 2 Beställarens ombud... 2 Sakgranskning... 3 Attesträtt... 4 Investerings- och byggprojekt Allmän attest- och utanordningsrätt för utgifter av alla slag Principer för beställnings- och attesträtt... 5 Beställning av varor och tjänster, Investerings- och byggprojekt Attestnivåer Utbetalning a Finansiella utbetalningar Fastställande och ändring av attestinstruktionen Hyresärenden Överenskommelser med hyresgästorganisation Delegation av beslutanderätt... 14

2 Delegation och attestinstruktion 2(15) 1. Inledning En attestinstruktion ska visa vem som är ansvarig för beslut som får ekonomiska konsekvenser. Den ska dessutom se till att beslut fattas på rätt nivå samt vara ett medel för att förbättra planering och uppföljning. Målsättningen med denna instruktion är att ange riktlinjer för den kontrollverksamhet som ska ingå i varje aktiebolags interna rutiner beträffande hanteringen av bolagets tillgångar. 2. Definitioner Beställning Beställning hos leverantörer och entreprenörer binder bolaget vid att ta emot det beställda och betala överenskommen eller fakturerad ersättning. Beställning ska göras skriftligen och det beställda, plats och villkor för leverans (eller motsvarande) ska beskrivas. Vid akuta fel som kräver omedelbar hantering kan beställningar göras på telefon men ska då genast bekräftas skriftligen. Den skriftliga beställningen ska alltid göras i Visma Purchase to Pay. Beloppsgränser Alla belopp i denna instruktion avser belopp exklusive moms. Beställarens ombud Vid byggprojekt och andra investeringar utses ett ombud för bolaget (beställarens ombud). Ombudets rättigheter och skyldigheter och begränsningar däri ska skriftligen beskrivas för ombudet och vid behov skriftligen delges leverantören/entreprenören.

3 Delegation och attestinstruktion 3(15) Sakgranskning Sakgranskaren har av den attestansvarige fått i uppgift att utföra kontrollåtgärder. Sakgranskning ska göras av den som kan verifiera kostnaden, vilket oftast är beställaren. Sakgranskning kan ske oavsett belopp på fakturan. Den som med sin signatur vidimerar att sakgranskning har utförts, ska tillse att följande dokument som styrker riktigheten av utförd granskning finns och förvaras. En med fakturan överensstämmande beställning, ordererkännande, avropsdokument eller avtal med leverantören/entreprenören. Av dokumentet ska framgå när beställningen gjorts, av vem, vad som avses, pris, kvalité, kvantitet, leveranstider och betalningsvillkor. En med fakturan överensstämmande följesedel, mottagningsbekräftelse eller besiktningsprotokoll, som styrker att företaget mottagit varan eller tjänsten och att arbetet är korrekt utfört, leveransen fullgod, komplett osv. Bägge dokumenten ska därefter förvaras/arkiveras. Vid kontroll eller revision ska dessa kunna presenteras och lätt kunna härledas från fakturan. Om förvaringen/ arkiveringen sker genom kronologisk förvaring, bokstavsordning, eller korsreferenser, får avgöras i varje enskilt fall. Den som i Micasa Fastigheters namn enligt delegations- och attestinstruktionen är behörig att beställa varor eller tjänster, eller på annat sätt ingå avtal med utomstående, är skyldig att skriftligen dokumentera beställningen, och att tillse att den som sedan enligt rutinen ska sakgranska fakturan, erhåller en kopia av beställningen. Den som tar emot varan, besiktigar ett utfört arbete osv, är på samma sätt skyldig att tillse att sakgranskaren får ett original eller kopia på följesedel eller besiktningsprotokoll. I förekommande fall kan alternativt protokoll från byggmöten/uppföljningsmöten utgöra underlaget.

4 Delegation och attestinstruktion 4(15) Attesträtt Den attestberättigade har av överordnad fått det ekonomiska ansvaret för angivna aktiviteter. Om annat ej sagts innebär detta också en beställningsrätt. Attesträtten innebär rätt och skyldighet att ansvara för beställningsrutin, godkänna beställning av viss vara eller omkostnad samt godkänna budget godkänna fullgjorda prestationer (redovisade i fakturor, samlingsrapporter etc) efter det att erforderliga kontroller vidtagits godkänna rabatter, krediteringar, hyresreduktioner, avskrivning av fordran etc godkänna andra bokföringstransaktioner (bokföringsorder o. dyl.) Kontrollåtgärder kan avse: kvantitet à-priser, betalningsvillkor och moms avdrag av eventuellt förskott uträkning preliminärskatteförhållanden kontering Attesträtt är en intern rätt som knyts till bolagets företrädare, men som i sig inte innebär rätt att ingå avtal med utomstående. Följaktligen medför attesträtt inte ställning som firmatecknare vid ingående av avtal eller andra rättshandlingar för företagets räkning. De personer som har rätt att ingå avtal med andra (t ex leverantörer, banker och myndigheter) är firmatecknare. Avtal kan även tecknas av person som har skriftlig fullmakt, ställningsfullmakt eller en till sig delegerad beslutanderätt. Attesten innebär också ett ansvar för att den bakomliggande upphandlingen är korrekt och att åtgärden är till gagn för företaget.

5 Delegation och attestinstruktion 5(15) Den som har delegerat attesträtt till annan svarar gentemot bolaget för att delegaten följer bolagets regler och rutiner. Investerings- och byggprojekt Investerings- och byggprojekt är upptagna i bolagets planer, som beslutas av bolagets styrelse. 3. Allmän attest- och utanordningsrätt för utgifter av alla slag Firmateckning enligt styrelsens beslut gäller som beställning, attest och utanordning för alla slag av utgifter och avtal. 4. Principer för beställnings- och attesträtt Avdelningschef attesterar samtliga kostnader för avdelningen i syfte att hålla greppet om verksamheten och ansvarar inför VD för avdelningens verksamhet. Rätten att attestera kan delegeras till underställd personal. Delegation av attesträtt till avdelningschefer får inte överstiga kronor, med undantag för investerings- och byggprojekt enligt nedan. Attesträtten till övriga befattningshavare får inte överstiga kronor om inte annat beslutas av verkställande direktören. Administrativa chefen har samma attesträtt som VD under förutsättning att VD har sakgranskat utgiften. Den som har delegerat attesträtt behåller ändå ansvaret för att rutinerna följs och att betalningar avser leveranser som är till nytta för bolaget. På varje avdelning ska minst ett exemplar av delegations- och attestinstruktionen finnas. Rätten att attestera innebär en förtroendeställning inom företaget. Personen ifråga ska alltid kritiskt granska underlagen för att försäkra sig om riktigheten innan godkännande sker. Än viktigare är emellertid att den attestansvarige etablerar en beställningsrutin

6 Delegation och attestinstruktion 6(15) inom sitt ansvarsområde som säkerställer att endast korrekta inköp sker. Attestberättigad person får inte attestera underlag eller åtgärder som kan medföra ekonomisk vinning för den attesterande själv, t ex gjorda utlägg, reseräkningar, representation, egen semester, mobiltelefonräkningar, måltider där man själv deltagit etc. Dessa ska attesteras av överordnad chef. Utlägg rörande VD attesteras för utbetalning av administrativa chefen och attesteras slutligen av styrelsens ordförande. Utgifter för styrelsens och styrelseordförandens och övriga styrelseledamöters och suppleanters räkning attesteras löpande av administrativa chefen. Attestering av utgifter för representation av alla slag ska innehålla uppgifter både om anledning till representationen, datum, deltagande företag och om vilka personer inom och utanför bolaget som deltagit samt deras yrke eller funktion inom företagen. I Purchase to Pay noteras dessa uppgifter i meddelandefunktionen alt. på en bilaga som förvaras tillsammans med kopia på fakturan. Indikation om överskridande av total investeringsram eller kostnadsbudget ska omedelbart innebära begäran om samtal med närmast överordnade chef, som återför ärendet till den nivå där beslut tagits. Om ordinarie attestberättigad är frånvarande är normalregeln att handlingarna attesteras av närmast överordnad chef eller av den person som han/hon utser. Där det finns en ställföreträdare utsedd har denna attesträtt vid den ordinaries frånvaro. Ersättare ska meddelas till ekonomiavdelningen. Det åligger attestansvarig att alltid tillse att ställföreträdare finns om frånvaron beräknas överstiga en vecka. Attest ska normalt ske i systemet Purchase to Pay. Då resebeställningar, inköpsanmodan och motsvarande förekommer ska attesten ske på dessa handlingar. Sker attest vid sidan om systemet Purchase to Pay ska attest ske med utskrift av hela namnet efter kontering och kontroll av kvantitet, kvalitet, pris, mervärdeskatt m.m. Kontroll, attest och attest/utanordning tecknas med varaktig skrift (bläck eller kulspetspenna) på underlaget.

7 Delegation och attestinstruktion 7(15) Attesträtten är knuten till företagets kodplan. Attestberättigad har attesträtt för samtliga omkostnader och investeringar inom egen avdelning (kostnadsställe) med undantag för personliga utgifter, såsom reseräkningar och representation. Om annat inte sagts gäller attesträtten också som beställningsrätt. Beställning av varor och tjänster, Investerings- och byggprojekt Bolagets styrelse beslutar om bolagets verksamhetsplan och budget och i samband därmed om bolagets planer för produktion, ombyggnad, underhåll och andra investeringar, med kostnadsberäkning och investeringsram. Projekten ska upphandlas i enlighet med bolagets regelverk och lagen om offentlig upphandling (LOU). Projekt ska vara projekterade och i övrigt så planerade att kostnaderna för projektet kan överblickas i samband med att anbudsförfrågan sänds ut. Till grund för beslut om beställning ska det också finnas en investeringskalkyl som visar investeringens ekonomiska konsekvenser, med angivande av i vilken prisnivå (år) beräkningen skett samt att den ligger inom av styrelsen beslutad investeringsram. Upphandling och inköp av varor, tjänster, investerings- och byggprojekt beslutas av styrelsen om de överstiger 10 Mnkr, av VD om de överstiger 1,5 Mnkr och i övrigt av avdelningschef. Kostnaden beräknas därvid för projektet som helhet d.v.s. inklusive anslutande åtgärder, tilläggsbeställningar och kostnadsökningar. Uppstår eller befaras oförutsedda kostnader eller kostnadsökningar för ett projekt ska detta genast anmälas för beslutande chef. Fördyringen utöver beslutad projektkostnad/ budgetram ska godkännas med tillämpning av beloppsgränser för projektet som helhet och i den ordning som anges i stycket ovan. Kostnadsökning inom projektets beslutade åtgärdsprogram och som inte tål uppskov, får vidtas efter beslut av projektledaren för godkännande i

8 Delegation och attestinstruktion 8(15) efterhand. En utvidgning av projektet betraktas som ett nytt projekt och ska därför anmälas och beslutas i den ordning som anges ovan. Beställarens ombud för visst projekt utses av VD eller avdelningschef/fastighetschef. Slutfakturor avseende entreprenader attesteras av avdelningschef eller av verkställande direktören. 5. Attestnivåer Uppställningen anger attesträtt i olika beslutssituationer för nedan angivna befattningar. Attesträtten gäller alla rättshandlingar som ingår i den angivna typen av ärenden. Samråd förutsätts ske i erforderlig omfattning. Följande avdelningschefer ingår i begreppet Avd om inget annat anges: AC = administrativ chef AUC = chef affärsutveckling FFC = chef fastighetsförvaltning BC = chef byggprojekt KC = kommunikationschef UC = upphandlingschef EC =enhetschef Översikt attesträtt kostnader BEFATTNING BELOPP EXKL. MOMS VD Administrativ chef * Avd chef Enhetschef/Förvaltare/Projektledare Administrativ chef och HR-ansvarig har var för sig rätt att attestera löner, skatter och pensioner till ett belopp av kronor. * Under förutsättning att VD har sakgranskat utgiften

9 Delegation och attestinstruktion 9(15) Översikt beställningsrätt per projekt/beställning BEFATTNING BELOPP EXKL. MOMS BELOPP EXKL. MOMS INVESTERINGS- O BYGGPROJEKT VD* Avd chef AUC,FFC,BC Projektledare Enhetschef/Förvaltare Fastighetsreparatör Övrig anställda *)VD har rätt att ingå avtal med entreprenörer och konsulter avseende projekt Eftersatt Underhåll avseende åtgärder som ingår i av styrelsen fastställd budget eller i övrigt följer av tidigare styrelsebeslut till ett belopp av kr exkl. moms Organisation och rutiner BESLUT VD AC Avd EC Ändra org. på verksamhetsnivå Ja Ja Ja Ändra rutin för flera avdelningar Ja Ändra rutin för egen verksamhet Ja Ja Ja Ja Upplåning Ja Ja Medlemskap i organisationer Ja

10 Delegation och attestinstruktion 10(15) Personalfrågor VD AC Avd EC BESLUT Inrättande av tjänst Ja Anställningsavtal chefstjänstemän Ja Ja Anställningsavtal övriga Ja Ja Lönerevision, fackliga Ja Ja Lönerevision, personliga Ja Ja Avtal om avgångsvederlag Ja Ja Semester Ja Ja Ja Ja Tjänstledighet Ja Ja Ja Ja Löneförskott Ja Ja Reseförskott Ja Ja Ja Ja Samlingsrapport Ja Ja Ja Ja Anställningskostnader Ja Ja Billån Ja Ja Anställning av tillfällig personal Ja Ja Ja Ja Pensionsavtal Ja Verksamhetskostnader BESLUT VD AC AUC Avd KC EC Begära och godkänna offerter Ja Ja Ja Ja Ja Ja Godkänna pris och villkor i anbud Ja Ja Ja Ja Ja Ja Reklam Ja Ja Ja Resor, reseräkningar inom Norden Ja Ja Ja Ja Ja Ja Resor, utom Norden Ja Representation Ja Ja Ja Ja Ja Ja Godkänna kundförluster Ja Ja Ja

11 Delegation och attestinstruktion 11(15) Allmän ekonomi BESLUT VD AC Avd EC Godkänna VO-budget Ja Bokföringsunderlag Ja Ja Ja Ja Avtal utom hyresavtal BESLUT VD AC FFC Avd EC Låneavtal, inlåning Ja Ja Låneavtal, utlåning Ja Ja Försäkringsavtal Ja Ja Borgensåtagande Ja Ja Tomträttsavtal ** Abonnemang, el Ja Ja Abonnemang, gas Ja Ja Abonnemang, fjärrvärme Ja Ja Abonnemang, vatten Ja Ja Abonnemang, sophämtning Ja Ja Abonnemang telefon företagsavtal Ja Ja Abonnemang mobiltfn, företagsavtal Ja Ja ** För tomträttsavtal krävs firmatecknare Investeringar BESLUT VD AUC Avd EC Enligt godkänd budget och < kr Ja Ja Utöver budget och > kr Ja 6. Utbetalning Utbetalning får endast ske av attesterade och granskade underlag. Betalning till leverantörer sker i huvudsak genom att en betalningsfil skickas från ekonomisystemet Visma Control till plusgirot. Leverantörer som saknar plusgiro får sin betalning via postanvisning genom girovision.

12 Delegation och attestinstruktion 12(15) Fakturor som är tillfullo konterade och attesterade uppdateras fortlöpande till Visma Control från leverantörssystemet Purchase to Pay. De fakturor som ej kan betalas via fil ligger vanligtvis utanför Purchase to Pay systemet varför kontroll av attest görs av ekonomiavdelning före utbetalning. Utbetalningar via betalningsorder sker genom girovision eller manuellt utskrivna avier. Attestkontroll samt kontroll av ev underliggande dokumentation görs av ekonomiavdelning före utbetalning. 6 a Finansiella utbetalningar Överföringar internt inom koncernkonto genom Nordea Externa utbetalningar genom Girovision Ett fåtal personer på ekonomiavdelningen innehar behörighet att framställa betalningsfil (Girolink) till plusgirot. 7. Fastställande och ändring av attestinstruktionen Attestinstruktionen och förändringar i den fastställs av VD. Attestinstruktionen och mer betydande förändringar i den anmäls för styrelsens kännedom. Ändringar i Beställnings- och attesträtt rapporteras till redovisningsenheten. Dessa ska, i original, förvaras av administrativa avdelningen. Ekonomiavdelning för in innehållet i attestinstruktionen i systemet Purchase to Pay. Den attestberättigade får genom sin personliga kod möjlighet att maskinellt attestera i systemet Purchase to Pay. Ändring av attesträtten i Purchase to Pay får bara göras av administrativa chefen, redovisningschef eller systemförvaltare.

13 Delegation och attestinstruktion 13(15) 8. Hyresärenden Bolaget har trygghetsbostäder, seniorbostäder, studentbostäder, vanliga lägenheter samt servicehuslägenheter. Lägenheterna inom Servicehusen förmedlas av stadsdelsnämnderna, varför bolaget inte kan bestämma över vilka som hyr dessa bostäder. Om inte verkställande direktören bestämmer annat gäller följande. Chef affärsutveckling och chef hyresenheten har rätt att fatta alla slag av beslut som rör bolagets uthyrning av bostäder godkännande av bostadssökande som hyresgäst byten och andra överlåtelser av hyresavtal för bostäder att teckna hyresavtal för bostäder och bilplatser att säga upp hyresavtal för bostäder och bilplatser att bifalla eller avslå framställning om andrahandsuthyrning att hyra ut, säga upp och teckna hyresavtal för ickekommersiella lokaler Rättigheter enligt punkt ett till fem enligt ovan kan delegeras till förvaltare eller uthyrare. Chef affärsutveckling har rätt att fatta alla slag av beslut som rör att teckna hyresavtal för uthyrning av lokaler med en årshyra upp till 1,5 miljoner kronor (exkl. moms), dock högst 5 miljoner kronor (exkl. moms) för hela kontraktstiden. Denna rätt kan delegeras till förvaltare upp till en årshyra om :- (exkl. moms). att beträffande lokaler fatta alla andra slag av beslut som rör bolagets uthyrning av lokaler såsom byten och andra överlåtelser av hyresavtal för lokaler och uppsägning av hyresavtal för lokaler. Samtliga hyresavtal ska skrivas på två i förening, exempelvis av uthyrare och chef hyresenheten alternativt av förvaltare och fastighetschef. Chef Affärsutveckling får besluta om vidhållande eller avstående helt eller delvis av inkassokrav samt om uthyrningsförbud och annan tomställning av bostäder och lokaler inom den egna regionen. Följande regler gäller för uthyrning av bostäder och lokaler:

14 Delegation och attestinstruktion 14(15) Uthyrning av bostäder får endast ske via Stockholms Bostadsförmedling. Uthyrning i nedanstående fall måste alltid ske i samråd med administrativ chef. Uthyrning av andra hyresobjekt - lokaler, källarförråd, bilplatser etc. till bolagets anställda och deras anhöriga ska i varje särskilt fall godkännas av chef affärsutveckling eller den som vid förfall är chef för regionen. Gäller det närstående till chef affärsutveckling beslutar VD. 9. Överenskommelser med hyresgästorganisation VD, affärsutvecklingschefen och förhandlingschefen har rätt att träffa generella överenskommelser utom generella hyresöverenskommelser med Hyresgästföreningen i Stor-Stockholm. 10. Delegation av beslutanderätt Beslutanderätten i förvaltnings- och andra frågor kan bara genom en formell fullmakt delegeras till underställd personal. Beslutanderätten ifråga om utlämnande av allmän handling kan dock inte delegeras. Fastställd Patrik Emanuelsson Verkställande direktör Bilaga 1 Blankett Beställnings- och attesträtt

15 BILAGA 1 15(15) Beställnings- och attesträtt Datum Handläggare Ny Namn Avdelning Befattning Ansvar Beställningsrätt Attesträtt Gäller fr o m Anm. Tillfällig ändring (vikariat osv) Ansvar Ordinarie Ersättare (Övertar samma rätt som ordinarie befattningshavare) Tidsperiod Anm. Namnteckningsprov och signatur vid ny innehavare Namnteckning Sign. Namnteckning innebär att vederbörande tagit del av och förstått innebörden av attestinstruktionen. Beställnings- och attesträtten godkännes fr o m: Underteckning VD/avdelningschef Beställnings- och attesträtten upphävs fr o m: Underteckning VD/avdelningschef Den av VD/avdelningschef undertecknade blanketten (originalet) sänds till ekonomiavdelningen