127 KS Förslag att införa e-förslag med mera för att ersätta medborgarförslag

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll Sida 11 (22) (3) Kommunstyrelsen 127 KS Förslag att införa e-förslag med mera för att ersätta medborgarförslag Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade den 26 oktober 2015 ( 130) att tillsätta en lokal demokratiutredning med syfte att göra en genomlysning av medborgarinflytandet och lämna förslag till kommunfullmäktige om förbättrad medborgardialog, senast den 30 juni Demokratiutredningen, bestående av representanter för samtliga partier i fullmäktige, fick också i uppdrag att senast den 30 juni 2016 ge förslag till alternativ till medborgarförslag. Ett förslag till alternativ till medborgarförslag har tagits fram, vilket kommunfullmäktige nu har att ta ställning till. Beslutsunderlag Förslag till beslut; Förslag att införa e-förslag mm, att ersätta medborgarförslag Utredning om att ersätta medborgarförslag Minnesanteckningar från Demokratiutredningens möte den 30 maj 2016 Kommunfullmäktiges beslut 130, 2015; utvärdering av medborgarförslag samt inrättande av lokal demokratiutredning Beredning Demokratiutredningen har under våren sammanträtt för att diskutera olika alternativ till medborgarförslag. Under sammanträdena har gruppen tagit del av såväl den nationella demokratiutredningens betänkande ( Låt fler forma framtiden! SOU 2016:5), som olika teorier kring lokal demokratiutveckling. Vid möte den 30 maj 2016 enades demokratiutredningen om att föreslå en förslagsmodell bestående av tre delar. Den tjänstemannaskrivelse som presenterades vid mötet förordade utvecklade funktioner för synpunktshantering och felanmälan, utan e-förslag. Demokratiutredningen beslutade dock enhälligt att även en e-förslagsfunktion ska införas. Föreliggande förslag innebär således ett införande av en förbättrad synpunktshantering, en e-förslagsfunktion samt en felanmälansfunktion liknande det som finns i Kävlinge kommun. Demokratiutredningen enades om att nedanstående riktlinjer bör gälla, men att närmare detaljer bör utredas och beslutas i samband med införandet. Ett e-förslag ska endast få lämnas av kommunmedlemmar som är fysiska personer, det ska ligga ute i 90 dagar och ska under den tiden ha fått 100 stödsignaturer om det ska lämnas som informationsärende till berörd nämnd. Justerares signatur Utdragsbestyrkande

2 Sammanträdesprotokoll Sida 22 (22) (3) Kommunstyrelsen Stödsignaturer ska endast få lämnas av kommunmedlemmar som är fysiska personer. E-förslagen ska även kunna lämnas på förtryckta formulär eller muntligen. Synpunktshanteringen ska vara öppen för alla, så även felanmälansfunktionen. Samtliga delar ska vara lätta att använda samt präglas av möjlighet till insyn, för såväl allmänhet som tjänstemän och förtroendevalda. Riktlinjer ska tas fram för samtliga delar, för att underlätta för tjänstemän och politiker att skyndsamt besvara och eventuellt åtgärda ärenden för politisk beredning och beslut. Riktlinjerna bör formuleras utifrån såväl demokratiska principer som administrativa och ekonomiska hänsyn. Samtliga funktioner ska ha en gemensam ingång på kommunens hemsida med tydlig vägledning för användare. Ledamöterna enades vidare om att kommunfullmäktige snarast bör avskaffa möjligheten att lämna medborgarförslag, medan e-förslag samt övriga funktioner bör vara i drift senast 1 januari De närmare detaljerna för funktionerna, samt tidpunkt för införande, lämnas emellertid åt de ansvariga verksamheterna att ta besluta om. Införandet av e-förslag, samt utveckling av synpunktshantering och felanmälan, föreslås genomföras under ledning av Kommunledningskontoret, i samråd med berörda verksamheter inom övriga förvaltningar. Enligt uppskattningar som Kommunledningskontoret gjort i samråd med övriga förvaltningar beräknas systemet kosta kronor att införa (engångskostnad), och cirka kronor per år i drift. Denna kostnad kan sänkas med (%) procent, vid ett avtal som sträcker sig 2 respektive 3 år. Kostnaden beaktas i budget för Yrkanden Henrik Wöhlecke (M) och Tony Hansson (S) yrkar bifall till kommunledningskontorets förslag till beslut. Annete Linander yrkar också bifall till förslag till beslut med följande ändring: möjlighet att lämna medborgarförslag skall avskaffas när e-förslag har infört. Håkan Larsson (MP), Håkan Svensson-Sixbo (V) och Fredrik Ottesen (SD) instämmer i Annette Linanders (C) yrkande. Beslutsgång Ordföranden ställer först proposition på bifall till första och tredje stycken i kommunledningskontorets förslag till beslut och finner att kommunstyrelsen bifaller dessa. Justerares signatur Utdragsbestyrkande

3 Sammanträdesprotokoll Sida 33 (22) (3) Kommunstyrelsen Sedan ställer ordföranden proposition på bifall till avskaffande av medborgarförslag den 15 november 2016 eller när e-förslag har infört. Han finner att kommunstyrelsen bifaller kommunlerdningskontorets förslag till beslut att avskaffa medborgarförslag den 15 november Beslut - Kommunfullmäktige föreslås ge kommunstyrelsen i uppdrag att införa e-förslag samt utvecklade funktioner för synpunktshantering och felanmälan, enligt riktlinjer som demokratiutredningen enades om den 30 maj Kommunfullmäktige föreslås avskaffa möjligheten att lämna medborgarförslag från och med den 15 november Vid tidpunkten inlämnade medborgarförslag ska fortsätta handläggas enligt antagna riktlinjer för medborgarförslag. - Införandet av e-förslag ska följas upp efter två år och revideras om det anses nödvändigt. Reservationer Centerpartiet, Sverigedemokraterna och Håkan Larsson (MP) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget förslag. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Justerares signatur Utdragsbestyrkande

4 KS Sida 4 (22) Kommunledningskontoret Josef Chaib Kommunstyrelsen Förslag att införa e-förslag m.m. att ersätta medborgarförslag Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade den 26 oktober 2015 ( 130) att tillsätta en lokal demokratiutredning med syfte att göra en genomlysning av medborgarinflytandet och lämna förslag till kommunfullmäktige om förbättrad medborgardialog, senast den 30 juni Demokratiutredningen, bestående av representanter för samtliga partier i fullmäktige, fick också i uppdrag att senast den 30 juni 2016 ge förslag till alternativ till medborgarförslag. Ett förslag till alternativ till medborgarförslag har tagits fram, vilket kommunfullmäktige nu har att ta ställning till. Beslutsunderlag Kommunfullmäktiges beslut 130, Utredning om att ersätta medborgarförslag, tjänstemannaskrivelse daterad den 24 maj Minnesanteckningar från demokratiutredningens möte den 30 maj Beredning Demokratiutredningen har under våren sammanträtt för att diskutera olika alternativ till medborgarförslag. Under sammanträdena har gruppen tagit del av såväl den nationella demokratiutredningens betänkande ( Låt fler forma framtiden! SOU 2016:5), som olika teorier kring lokal demokratiutveckling. Vid möte den 30 maj 2016 enades demokratiutredningen om att föreslå en förslagsmodell bestående av tre delar. Den tjänstemannaskrivelse som presenterades vid mötet förordade utvecklade funktioner för synpunktshantering och felanmälan, utan e-förslag. Demokratiutredningen beslutade dock enhälligt att även en e-förslagsfunktion ska införas. Föreliggande förslag innebär således ett införande av en förbättrad synpunktshantering, en e-förslagsfunktion samt en felanmälansfunktion liknande de som finns i Kävlinge kommun. Demokratiutredningen enades om att nedanstående riktlinjer bör gälla, men att närmare detaljer bör utredas och beslutas i samband med införandet. Kommunstyrelsen Postadress Eslöv Besöksadress Gröna torg 2 Telefon Telefax E-post förvaltningens officiella e-postlåda Webb 1 (3)

5 Sida 5 (22) Ett e-förslag ska endast få lämnas av kommunmedlemmar som är fysiska personer, det ska ligga ute i 90 dagar och ska under den tiden ha fått 100 stödsignaturer om det ska lämnas som informationsärende till berörd nämnd. Stödsignaturer ska endast få lämnas av kommunmedlemmar som är fysiska personer. E-förslagen ska även kunna lämnas på förtryckta formulär eller muntligen. Synpunktshanteringen ska vara öppen för alla, så även felanmälansfunktionen. Samtliga delar ska vara lätta att använda samt präglas av möjlighet till insyn, för såväl allmänhet som tjänstemän och förtroendevalda. Riktlinjer ska tas fram för samtliga delar, för att underlätta för tjänstemän och politiker att skyndsamt besvara och eventuellt åtgärda ärenden för politisk beredning och beslut. Riktlinjerna bör formuleras utifrån såväl demokratiska principer som administrativa och ekonomiska hänsyn. Samtliga funktioner ska ha en gemensam ingång på kommunens hemsida med tydlig vägledning för användare. Ledamöterna enades vidare om att kommunfullmäktige snarast bör avskaffa möjligheten att lämna medborgarförslag, medan e-förslag samt övriga funktioner bör vara i drift senast 1 januari De närmare detaljerna för funktionerna, samt tidpunkt för införande, lämnas emellertid åt de ansvariga verksamheterna att ta besluta om. Införandet av såväl e-förslag, samt utveckling av synpunktshantering och felanmälan, föreslås genomföras under ledning av kommunledningskontoret, i samråd med berörda verksamheter inom övriga förvaltningar. Enligt uppskattningar som Kommunledningskontoret gjort i samråd med övriga förvaltningar beräknas systemet kosta kr att införa (engångskostnad), och ca kr/år i drift. Denna kostnad kan sänkas med 10-20%, vid ett avtal som sträcker sig 2 respektive 3 år. Kostnaden beaktas i budget för Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta följande. - Kommunstyrelsen ges i uppdrag att införa e-förslag samt utvecklade funktioner för synpunktshantering och felanmälan, enligt riktlinjer som demokratiutredningen enades om den 30 maj Kommunstyrelsen Postadress Eslöv Telefon Webb 2 (3)

6 Sida 6 (22) - Möjligheten att lämna medborgarförslag avskaffas från och med den 15 november Vid tidpunkten inlämnade medborgarförslag ska fortsätta handläggas enligt antagna riktlinjer för medborgarförslag. - Införandet av e-förslag ska följas upp efter två år och revideras om det anses nödvändigt. Eva Hallberg Kommundirektör Anette Persson Avdelningschef Kommunstyrelsen Postadress Eslöv Telefon Webb 3 (3)

7 Bilaga till Dnr: Diarienummer 1 (11) Sida 7 (22) Kommunledningskontoret Josef Chaib Teresa Fridell Utredning om att ersätta medborgarförslag: folkmotion, e- petition, utvecklad synpunktshantering 1. Sammanfattning 1.1 Förslagen i korthet Nedan presenteras tre förslag för att ersätta medborgarförslag: folkmotion, e- petition, samt utvidgad synpunktshantering. Folkmotion och e-petition syftar båda till att ersätta just medborgarförslag genom att de på olika sätt tillåter medborgare att lämna förslag för politisk beredning och beslut medan ett utvidgat system för synpunktshantering främst är ett komplement, men som eventuellt kan hantera de behov och intentioner som medborgarförslag är tänkt att tillfredsställa. Folkmotion avser att komplettera den representativa demokratin med ett deltagardemokratiskt inslag. Tanken är att medborgare ska få väcka förslag som de förtroendevalda får ta ställning till, förutsatt att det stöds av ett visst antal personer. Folkmotion föreslås av den nationella demokratiutredningen ersätta medborgarförslag. E-petitioner, såsom Malmöinititativet, Kalixförslaget och Kävlinges e-förslag, tillåter inte medborgarna att direkt väcka förslag i politisk församling vare sig i fullmäktige eller i nämnd vilket är fallet med medborgarförslag. Istället skickas förslagen till berörd nämnd som meddelande eller informationsärende, varefter det är upp till nämnden att välja huruvida förslaget behandlas eller ej. Utvidgad synpunktshantering innebär att det blir lättare för medborgare att lämna synpunkter, förslag och klagomål på kommunens olika verksamheter. Ett

8 2 (11) Sida 8 (22) synpunktshanteringssystem kan liknas vid en virtuell brevlåda, där synpunkter lämnas in, eller ett diskussionsforum, där synpunkter också kan diskuteras, bemötas och besvaras direkt av tjänstemän och förtroendevalda. 1.2 Utredningens bedömning och förslag En granskning av den grundläggande idén och argumenten bakom folkmotion, såsom den presenteras av den nationella demokratiutredningen, visar på en hel del brister. Erfarenheter av e-petitioner är blandat positiva och negativa, beroende på utformningen av de administrativa rutinerna och de tekniska systemen. För Kalix kommun innebär de fortfarande en betydande och kostnadskrävande administration, medan projektledaren i Malmö stad är mer positiv. Ett forum för att lämna synpunkter, klagomål eller konkreta förslag i behöver komma till stånd och vara väl fungerande oavsett om folkmotion, e-petition eller motsvarande funktion införs eller inte. För att folkmotioner/e-petitioner ska kunna formuleras på lämpligt sätt, få stöd av andra och behandlas såväl administrativt som politiskt så krävs det att direkta klagomål och enklare frågor behandlas i andra forum och där besvaras och eventuellt åtgärdas skyndsamt. Om möjligheten att lämna in medborgarförslag, folkmotion eller e-petition avskaffas får synpunktshanteringen en mer framträdande roll, och den bör då präglas av insyn, öppenhet och aktiv kommunikation från kommunens sida. Vare sig medborgarförslag, folkmotion eller e-petition ersätter med andra ord behovet av en utvidgad och väl fungerande synpunktshantering. En utvidgad synpunktshantering kan däremot möjligen ersätta behovet av folkmotion och e- petition. Sammantaget föreslås därför Att medborgarförslag avskaffas utan att ersättas med en direkt motsvarande funktion. Att kommunens synpunktshantering utvidgas för att bättre ta tillvara såväl förslag som synpunkter och klagomål, Att fullmäktige antar riktlinjer för att underlätta för tjänstemän och eventuellt politiker att skyndsamt besvara, åtgärda och eventuellt vidareföra ärenden för politisk beredning och beslut. Riktlinjerna bör formuleras utifrån såväl demokratiska principer som administrativa och ekonomiska hänsyn.

9 3 (11) Sida 9 (22) Att ovan nämnda beslut följs upp efter två år och revideras om det anses nödvändigt. 2. Folkmotion Den nationella demokratiutredningen föreslår att medborgarförslag ersätts av folkmotion. Utredningen anser att medborgarförslag inte uppnått de avsedda intentionerna. Eftersom medborgarförslaget inte ger goda förutsättningar att stimulera till dialog mellan väljare och förtroendevalda är dess effekt på den lokala demokratin begränsad. Samtidigt är den administrativa hanteringen av medborgarförslag betungande för kommunerna och landstingen. (SOU 2016:13, s. 504) För Eslövs vidkommande bekräftas denna bild. På grund av frågornas karaktär, den formella proceduren kring beredning och beslut, samt mötesformerna för den lokala demokratin i stort så kan inte medborgarförslagen sägas ha bidragit till ökad dialog i nämnvärd utsträckning. Utredningens förslag om folkmotion ska syfta till att bättre stimulera dialog, samt förenkla den administrativa hanteringen av ärendena. I syfte att stärka dialogen mellan väljare och förtroendevalda och förenkla den administrativa hanteringen för kommunerna och landstingen föreslår vi därför att ett nytt verktyg, folkmotion, införs i alla kommuner och landsting. En folkmotion liknar ett medborgarförslag på så sätt att det innebär en möjlighet för folkbokförda i kommun eller landsting att lämna förslag om något som rör kommunens eller landstingets verksamhet. En folkmotion kräver dock att det är fler än en person som står bakom förslaget. Genom att folkmotionen måste ha stöd av minst en procent av de folkbokförda i kommunen eller landstinget för att ett ärende ska väckas genom motionen, finns förutsättningar för att fördjupa dialogen mellan väljare och förtroendevalda. En folkmotion som väcks av en grupp individer avspeglar den lokala opinionen bättre än ett medborgarförslag. (SOU 2016:13, s. 504)

10 4 (11) Sida 10 (22) Folkmotion, precis som medborgarförslag, är ett deltagardemokratiskt komplement till den representativa demokratins institutioner däribland kommunfullmäktige. Genom möjligheten att lyfta upp frågor på den politiska dagordningen mellan valen så förväntas den representativa demokratin och dess institutioner, framför allt fullmäktige, framhållas som den centrala platsen för att diskutera och fatta beslut. Det är dock inte självklart att fullmäktige och nämnderna stärks av att medborgare får väcka förslag eller delta i diskussioner. Det representativa styrelseskicket kan mycket väl stärkas på andra sätt. Genom att låta kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder vara de förtroendevaldas forum för diskussion och beslut där medborgarna ges insyn men inte delaktighet så kan dialoger mellan medborgare och förtroendevalda placeras i andra forum. Ökad insyn och kunskap om det representativa systemet, samt delaktighet genom synpunktshantering och olika former av medborgardialog, skulle kunna komplettera det representativa styrelseskicket väl så bra. Därmed skulle det överlåtas till de förtroendevalda att lyfta frågor från dessa forum in till den politiska processen för beredning och beslut i den mån det anses lämpligt och önskvärt. 3. E-petition Kalix kommun tillämpar en variant av e-petition kallat Kalixförslaget. Det infördes i januari 2015, för att ersätta tidigare medborgarförslag, och har nyligen genomgått en första uppföljning. Kalixförslaget innebär kortfattat att Kalix kommun tillämpar ett koncept med så kallade e-petitioner. Konceptet innebär att medborgarnas påverkansmöjligheter förskjuts från kommunfullmäktige (medborgarförslag) till kommunstyrelse och facknämnder. För detta ändamål har kommunfullmäktige i Kalix inrättat ett särskilt regelverk. / / Med anledning av 4 kap. 17 kommunallagen kan ett inkommet Kalixförslag bara väckas av en nämndsledamot. (Kalix kommun, dnr )

11 5 (11) Sida 11 (22) Innan förslagen skickas till nämnd kontrolleras att de faller inom ramen för den kommunala kompetensen om så inte är fallet tas de bort och förslagsställaren meddelas om detta. Endast förslag som har fått ett visst antal underskrifter inom en viss tidsperiod skickas vidare. Det forum där förslag lämnas in bevakas och modereras av tjänstemän. I Malmö finns sedan 2008 Malmöinitiativet. I likhet med Kalixförslaget så krävs ett antal underskrifter för att ärendet ska gå till nämnd för beredning. I Malmö görs ingen bedömning eller gallring av förslag, vilket innebär att även förslag som ligger utanför kommunens ansvarsområde kan få namnunderskrifter. Malmöinitiativet är integrerat med en Facebook-sida, där förslag kan diskuteras mer fritt. Genom en anlitad tjänst så modereras diskussionerna och eventuella olämpliga inlägg tas bort. Jämfört med medborgarförslag, och även jämfört med folkmotion, avser e- petition att förenkla den administrativa hanteringen, bland annat genom att förslagen inte behöver gå till fullmäktige. I formell bemärkelse är det alltså inte medborgare som väcker ärende, utan det är ledamöterna i kommunstyrelse eller nämnd, efter att ärendet meddelats nämnden som informationsärende. Såväl medborgarförslag som föreslagen folkmotion kan överlåtas till nämnd, utan beredning, men först efter beslut i fullmäktige. Jämfört med folkmotion innebär alltså e-petitionerna en kortare beredningsprocess, samt ger möjlighet till en minskad administration beroende på hur ingående och omfattande gallring av ärenden som kommunen vill göra. Kalix kommuns första uppföljning av Kalixförslaget visar att 28 förslag hittills har lämnats in. Ungefär 300 personer har registrerat sig i den demokratiportal där förslag kan lämnas och skrivas under. Av de 28 förslagen har 10 fått minst 30 underskrifter och därmed skickats vidare till berörd nämnd. Av dessa har 4 förslag bifallits. Det beskrivs att Kalixförslaget har haft ett bitvis besvärligt första år utifrån såväl mediala och politiska som juridiska och tekniska aspekter. Uppföljningen är kritisk och menar att de demokratiska vinsterna är marginella.

12 6 (11) Sida 12 (22) Kalix kommuns uppföljning visar att merparten av förslagen rört trafikmiljön och friluftsliv. Endast 2 förslag har gått till utbildningsnämnden, inga förslag har rört socialnämndens ansvarsområde. Det faktum att 6 av 10 förslag inte fått tillräckligt många underskrifter för att skickas vidare till politisk nämnd visar emellertid på att namnunderskrifterna fungerar som en väsentlig gallring. Hade dessa varit medborgarförslag skulle samtliga ärenden beretts och beslutats av fullmäktige eller facknämnd. Den starkaste kritiken mot Kalixförslaget rör det tekniska området. Den upphandlade tjänsten för att lämna och skriva under förslag har varit kostsam och svårhanterlig för såväl medborgare som kommunens tjänstemän. Men även utöver de tekniska problemen så upplevs Kalixförslaget, enligt uppföljningen, ha logiska oklarheter. Oaktat rent tekniska problem upplevs konceptet som krångligt och svårforcerat. En förslagsställare ställs inför en lång screening-process och löper påfallande risk att sorteras bort vid varje enskild gallringsstation. Rätten att kommunicera direkt med en myndighet framgår av tryckfrihetsförordningen och förvaltningslagen. Ett för allmänheten mer intuitivt och lättbegripligt sätt att försöka påverka kommunal nämnds verksamhet förefaller därför vara att hoppa över Kalixförslagets mellanliggande gallringsstationer och vända sig direkt till berörd myndighet med sina synpunkter eller förslag (med eller utan signaturer). Baserat på den omfattande mängd handlingar av detta slag som löpande inkommer till kommunen finns det skäl att tro att Kalixförslaget i bästa fall kommer att ha begränsad betydelse för nämndernas verksamhet. (Kalix kommun, dnr ) Malmö Stad är betydligt mer positiva till sin funktion för e-petitioner. Systemet är mindre formaliserat än i Kalix, vilket gör att administrationen är relativt lätthanterlig trots det stora antalet förslag. I Kävlinge finns möjligheten att lämna e-förslag och erfarenheterna är positiva även om den inte används i särskilt stor utsträckning. E-förslagen är samordnade med en väl utvecklad synpunktshantering, i vilken tjänstemän ger snabba svar på

13 7 (11) Sida 13 (22) frågor, förslag och klagomål. Inkomna e-förslag som egentligen är synpunkter eller klagomål förs över till den funktionen, och förslagsställaren meddelas detta. 4. Utvidgad synpunktshantering Många av de medborgarförslag som kommer in är av en vardagsnära natur och enkelt besvarade eller avhjälpta. Det visar såväl Eslövs kommuns utvärdering som den nationella demokratiutredningen. Många är dessutom inte formulerade som förslag utan består mer av synpunkter eller klagomål, vilka skulle kunna besvaras av tjänsteman eller förtroendevald utan beredning eller politiskt beslut. Medborgare har rätt att vända sig till direkt till kommunens verksamheter med t.ex. synpunkter, förslag eller klagomål något som också uppmuntras inom många verksamheter. Inom flera kommunala verksamheter finns lagstadgad eller på andra sätt formaliserad rätt till delaktighet eller inflytande, t.ex. i form av elevråd, brukarråd eller motsvarande. I Kävlinge lämnas synpunkter i webb-formulär, eller på papper hos någon av kommunens verksamheter. Medborgarcentrum (eller motsvarande funktion) utser en handläggare som har 14 dagar på sig att svara på synpunkten om inte medborgarcentrum kan ge omedelbart svar på frågan. Både synpunkten och svaret publiceras på hemsidan, vilket gör att allmänheten får ta del av kommunikationen samt insyn i de synpunkter som lämnas in. Synpunktshantering kan ses som en del i kommunens arbete med medborgarinflytande och medborgardialog, men också som ett sätt att ge insyn och information om kommunala angelägenheter. Utformningen av synpunktshanteringssystemet, samt tjänstemännens och de förtroendevaldas deltagande, styr i hög grad vilken funktion och vilken grad av dialog och meningsutbyte det får. 5. Sammantagen bedömning och förslag

14 8 (11) Sida 14 (22) Folkmotion syftar till att låta medborgare lyfta och diskutera frågor med sina förtroendevalda mellan valen. Precis som medborgarförslag så försöker folkmotioner införa denna dialog i den ordinarie politiska processen, vilket visat sig mycket svårt. Kravet på namnunderskrifter innebär möjligen att det sker en viss gallring, vilket gör förslagen färre och mer sakliga. Trots detta så är den representativa demokratins institutioner och processer avsedda att säkra likvärdighet, rättssäkerhet och representativitet; för utomstående kan dessa processer framstå som långsamma, byråkratiska och formella. Även om det görs försök att förenkla och öppna upp kommunala nämnder och fullmäktige, så kommer de fortsatt att framstå som relativt byråkratiska, av nödvändiga skäl. E-petition utgår från samma resonemang och demokratiska principer som folkmotion och medborgarförslag, trots att det formellt inte innebär att medborgare kan väcka förslag i nämnd. Precis som folkmotion så innebär kravet om namnunderskrifter att antalet, och möjligen kvaliteten, på förslagen blir mer hanterliga. Icke desto mindre kvarstår en hel del administrativa uppgifter, både i handläggning av förslag och i moderering av det system som används för förslag. Huruvida e-petitioner underlättar möjligheten till dialog mellan förslagsställare och förtroendevalda är oklart men troligt, åtminstone i viss utsträckning. Genom att förslag skickas direkt till nämnd, som informationsärende, och nämnden ger ett snabbt svar, så bör förslagsställaren kunna följa sitt ärende på ett lättare sätt än vad som är fallet med medborgarförslag och folkmotion. Detta förutsätter dock att nämnden bemöter förslagen i sak och i tid; i annat fall riskerar e-petitioner, liksom medborgarförslag, att öka distansen mellan medborgare och förtroendevalda, snarare än minska den. Utvidgad synpunktshantering är, som nämnts, ett viktigt instrument oavsett om kommunen erbjuder medborgare att väcka förslag till fullmäktige eller inte. Detta verktyg kan utvidgas och därmed erbjuda möjligheten till insyn, dialog och snabb respons. Till skillnad från en virtuell (eller fysisk) brevlåda, så kan synpunktshantering underlätta för politiker, tjänstemän och allmänhet att hålla sig informerade om synpunkter och verksamheter. Synpunktshanteringen blir

15 9 (11) Sida 15 (22) därmed ett forum för medborgare att väcka frågor, som de förtroendevalda kan ta vidare till den representativa demokratins institutioner. Huvudförslag: Fördjupad dialog genom utvidgad synpunktshantering Huvudförslaget är att medborgarförslag avskaffas utan att det ersätts med annan möjlighet för medborgare att väcka förslag i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller facknämnd. Folkmotion bör alltså inte införas. Inte heller e-petition eller liknande funktion där medborgare i praktiken, om än inte formellt, har rätt att väcka ärende i nämnd bör inrättas. Förtjänsterna med en sådan förslagsrätt är i bästa fall liten och möjligen obefintlig. Om någon form av medborgerlig rätt att väcka förslag är att föredra så är emellertid e-petition att föredra framför såväl folkmotion som medborgarförslag. Systemet bör i så fall i möjligaste mån integreras med synpunktshanteringssystem, för att underlätta för medborgare att använda den kanal som bäst motsvarar syftet med synpunkten, förslaget eller klagomålet i enlighet med Kävlinge kommuns system. Med ett väl fungerande integrerat system så bör det finnas möjlighet att avskaffa eller inrätta möjligheten till e- petitioner i ett senare skede, som en modul i ett datorbaserat system. Illustration av Åsikt Kävlinge portal för e-förslag, synpunkter, felanmälan

16 10 (11) Sida 16 (22) Medborgare uppmuntras att lämna synpunkt. Eventuellt kan felanmälan resp. förslag ingå som underrubriker till synpunkt i stället för att vara olika ingångar/moduler. Medborgaren kan själv ange vilken verksamhet som berörs av synpunkten, och allmänheten kan följa ärendet samt hur det besvaras.

17 11 (11) Sida 17 (22) Med tydliga instruktioner underlättas för såväl medborgare som politiker och tjänstemän att använda systemet optimalt. Det handlar t.ex. om att hänvisa till andra kontaktvägar, samt att underlätta för medborgare att formulera synpunkter som förslag, felanmälan, osv.

18 Sida 18 (22) Minnesanteckningar från Demokratiutredningens möte den 30 maj 2016 Närvarande ledamöter: Cecilia Lind (S), ordförande Ingemar Jeppsson (C) Tony Hansson (S) Tine Markebo (NKE) Fredrik Ottesen (SD) Övriga: Teresa Fridell, sekreterare Mikael Wehtje (M) Stefan Karlsson (V) Jasmina Muric (C) Henrik Wöhlecke (M) Josef Chaib, expert 1. Ordföranden hälsar välkommen. 2. Josef Chaib presenterar den utredning och det förslag som han och Teresa Fridell kommit fram till och som skickats ut till samtliga ledamöter före dagens möte. 3. Ledamöterna för en allmän diskussion kring förslaget. Tony Hansson presenterar ett förslag som han tagit fram, se bilaga. Tony Hanssons förslag innebär ett införande av Kävlingemodellen med en synpunktshantering, en felanmälansfunktion och en e- förslagsfunktion. Göran T Anderssons sedan tidigare inlämnade synpunkter på Josef Chaibs och Teresa Fridells förslag läses upp. Samtliga närvarande ledamöter ställer sig bakom Tony Hanssons förslag. Ordföranden konstaterar att även Göran T Andersson vill att någon form av e-förslag ska införas.

19 Sida 19 (22) Ledamöterna enas om att Josef Chaib och Teresa Fridell ska skriva fram ett förslag till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i september. Förslaget, som ska tillställas samtliga ledamöter innan det lämnas till kommunstyrelsen, ska innebära ett införande av en förbättrad synpunktshantering, en e-förslagsfunktion och en felanmälansfunktion liknande de som finns i Kävlinge kommun. Ett e-förslag ska endast få lämnas av kommunmedlemmar som är fysiska personer, det ska ligga ute i 90 dagar och ska under den tiden ha fått 100 stödsignaturer om det ska lämnas som informationsärende till berörd nämnd. Stödsignaturer ska endast få lämnas av kommunmedlemmar som är fysiska personer. E-förslagen ska även kunna lämnas på förtryckta formulär eller muntligen. Synpunktshanteringen ska vara öppen för alla, så även felanmälansfunktionen. Ledamöterna enas vidare om att kommunfullmäktige ska föreslås avskaffa möjligheten att lämna medborgarförslag i september. Josef Chaib och Teresa Fridell ska ta reda på vilken tidsram som kan vara lämplig för att ha en synpunktshantering, felanmälansfunktion och möjlighet att lämna e-förslag på plats. Ledamöterna föreslår dock att den preliminära tidpunkten för när funktionerna ska finnas ska vara den 1 januari Tid och plats för nästa möte bestäms till stadshuset, den 3 oktober kl Ledamöterna informeras om att Teresa Fridell ska sluta sin tjänst som kommunjurist i Eslövs kommun men att sekreterarskapet i Demokratiutredningen kommer att övertas av hennes efterträdare. 5. Mötet avslutas. 2(2)

20 ESLÖVS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 10 (34) Sida 20 (22) Kommunfullmäktige 130 KS Utvärdering av medborgarförslag samt inrättande av lokal demokratiberedning Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade den 29 oktober 2012, 110, att från och med den 1 januari 2013 införa rätten för medborgare att väcka förslag till kommunfullmäktige (medborgarförslag). Fullmäktige beslutade även att införandet av medborgarförslag skulle utvärderas i januari Beslutsunderlag Kommunfullmäktiges beslut 110, Utvärdering efter införande av Inedborgarförslag, daterad 17 september Servicenämndens beslut 3, Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslut 23, Gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens beslut 16, Kultur- och fritidsnämndens beslut 7, Barn- och familjenämndens beslut 24, Vård- och omsorgsnämndens beslut 23, Kommunledningskontorets förslag till beslut daterat 17 september Kommunstyrelsen förslag till beslut 145, Beredning Sedan införandet av rätten att lämna medborgarförslag har det till och med den 31 juli 2015 inkommit 62 medborgarförslag till kommunen. Inkomna medborgarförslag har främst rört frågor kfing gata, trafik och park och innehållit förslag om exempelvis farthinder, parkeringsplatser och renhållning. De flesta av kommunens nämnder ställer sig positiva till införandet av medborgarförslag men kan inte med tydlighet avgöra om respektive verksamheters kontakt med medborgarna ökat med anledning av införandet. I mars 2015 skickades en enkät ut till samtliga som då utnyttjat möjligheten att lämna medborgarförslag. Av de som Justerares signatur Utdragsbestyrkande

21 ESLÖVS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 11 (34) Sida 21 (22) Kommunfullmäktige 130, forts. svarade ansåg många att det var bra att möjligheten fanns men att de upplevde processen kring medborgarförslag som långsam, byråkratisk och onödigt formaliserad. Medborgarförslag infördes i kommunallagen 2003 med syftet att minska avståndet mellan väljare och valda. Medborgarförslagen ska behandlas på i huvudsak samma sätt som motioner från fullmäktigeledamöter vilket innebär att de ska utredas och besvaras utifrån den lydelse förslagen har. Mot bakgrund av de kritiska synpunkter som inkommit anser kommunledningskontoret att andra, mer effektiva möjligheter till medborgarinflytande bör utredas. Kommunledriingskontoret anser även att en lokal demokratiutredning ska tillsättas med syfte att göra en genomlysning av den lokala demokratin. I denna ska framtagande av alternativ tillmedborgarförslag ingå. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att få i uppdrag att tillsätta en lokal demokratiutredning i enlighet med de intentioner som anges i utvärderingen av införandet av medborgarförslag, daterad 17 september 2015 med uppdrag att inom ett år komma med förslag till alternativ till medborgarförslag vilket bör innehålla riktlinjer för kommunikation med förslagsställarna, återkoppling av förslag och öppna upp möjligheten till en bredare utredning av de förslag som inkommer. Vidare föreslår kommunstyrelsen att möjligheten att lämna medborgarförslag ska kvarstå till dess kommunfullmäktige beslutar annat. Yrkande Johan Andersson (S) yrkar med ändring av kommunstyrelsens förslag att kommunfullmäktige ges i uppdrag att tillsätta en lokal demokratiutredning med syfte att göra en genomlysning av medborgarinflytandet och lämna förslag till kommunfullmäktige om förbättrad medborgardialog senast den 30 juni Demokratiutredningen får i uppdrag att ge förslag till alternativ till medborgarförslag senast den 30 juni Förslagen bör innehålla riktlinjer för kommunikation med frågeställaren, återkoppling av förslag och öppna upp för bredare utredning av de förslag som Justerares signatur Utdragsbestyrkande

22 - ESLÖVS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 12 (34) Sida 22 (22) Kommunfullmäktige 130, forts. inkommer. Representanter i demokratiutredningen utses senast på kommunfullmäkfiges möte i december Demokratiutredningen ska utgöras av kommunfullmäktiges presidium samt en representant från varje parti som finns representerat i kommunfullmäktige. Yrkande Daniel Rhodin (FP) yrkar med instämmande av Jasmina Muric'(C), Håkan Larsson (MP), Håkan Svensson-Sixbo (V), Bertil Jönsson (NKE) och Johan Sandqvist (SD) bifall Johan Anderssons (S) yrkande. Beslut En lokal demokratiutredning tillsätts med syfte att göra en genomlysning av medborgarinflytandet och lämna förslag till kommunfullmäkfige om förbättrad medborgardialog senast den 30 juni Demokratiutredningen får i uppdrag att ge förslag till alternativ till medborgarförslag senast den 30 juni Förslagen bör innehålla riktlinjer för kommunikation med frågeställaren, återkoppling av förslag och öppna upp för bredare utredning av de förslag som inkommer. Representanter i demokratiutredningen utses senast på kommunfullmäkfiges möte i december Demokratiutredningen ska utgöras av kommunfullmäkfiges presidium samt en representant från varje parti som finns representerat i kommunfullmäktige. Expediering Samtliga nämnder Kommunfullmäktige Justerares signatur Utdragsbestyrkande 2.6