HSB Göteborg, svar på 80 frågorna i SIS-SP 2:2013 Systematisk egendeklaration Socialt ansvarstagande

Transkript

1 HSB Göteborg, svar på 80 frågorna i SIS-SP 2:2013 Systematisk egendeklaration Socialt ansvarstagande Svar: Egendeklarationen omfattar HSB Göteborg ekonomisk förening. Alla dotterbolag med innehav större än eller lika med 50 % ingår. Flertalet av dessa bolag är helägda av HSB Göteborg och äger hyresfastigheter. Utöver dessa bolag finns några projektutvecklingsbolag samt ett leasingbolag. Förvaltningen av dessa bolag sköts av medarbetare från HSB Göteborg. Behov av eventuell genomlysning av dessa bolag skall bedömas under 2013 för att se över möjlig påverkan. Bolag med innehav som understiger 50 % behandlas som en viktig intressant med särskild möjlighet till påverkan. I denna grupp ingår också till hälften ägda bolag med markinnehav, men utan verksamhet. Se bilaga Koncernbild (1) Svar: Vi har en möjlighet att påverka hela vår omvärld genom vårt agerande. Detta faktum är en utgångspunkt för vårt arbete med ansvarsfrågor. I synnerhet kan vi påverka de fem huvudgrupperingar som vi identifierat som våra viktigaste intressenter och som vi för en löpande dialog med. Påverkan och inflytande sker: (1) indirekt genom vanliga affärsrelationer, samt specifikt (2) genom avgränsade diskussioner med partners och leverantörer om generella hållbarhets- och ansvarsfrågor samt (3) specifika intressentorienterade problem och möjligheter. Vi för diskussioner med leverantörer och partners i syfte att kunna spåra varor och tjänster i värdekedjan och påverka i den mån vi kan. Kontroll sker initialt via större leverantörer och partners. HSB Göteborg har inget eget system för att fånga intressentförväntningar som ställs i första hand till våra underleverantörer. Ett exempel på påverkan är i vår relation till entreprenören Peab där vi i kommande nyproduktionsprojekt (Umbra) kommer att försöka integrera hållbarhetsfrågorna på ett sätt som tidigare aldrig gjorts. Se bilaga ISO i Umbra Partneringprojekt med Peab.(12) Peab kommer också att vara nästa arrangör av, den av HSB Göteborg startade, Ansvarsstafetten. Se bilaga Ansvarstafetten, socialt ansvarstagande i praktiken.(12) Ett exempel på leverantör som vi har inlett samarbete med och där ansvarsfrågorna varit i fokus är Podab. Tillsammans har vi tittat på leveranslogistik, certifieringar, andra relevanta dokument mm i syfte att få ett hållbart samarbetsavtal. Svar: HSB Göteborgs allomfattande ställningstagande kring hållbarhets- och ansvarsfrågor görs specifikt i den övergripande Ansvarspolicyn som är del av verksamhetsstyrningen samt i Uppförandekoden som ligger till grund för bl. a leverantörskontakter. 1

2 Viljeyttring kring hållbarhets- och ansvarsfrågor görs också konkret i vår Vision, Uppdrag samt i vår HSB-gemensamma värderingsgrund ETHOS, där H:et står för Hållbarhet som skall genomsyra vårt beteende. Se även Uttalande längst bak i egendeklarationen. Se bilagor HSB Göteborgs verksamhetsplan (i denna framgår vision, uppdrag, värderingar, ansvarspolicy, miljöpolicy, inköpspolicy, medarbetarpolicy), se även Uppförandekod (Code of Conduct) för partner och leverantör (2). Samtliga dessa dokument finns även på vårt intranät. Svar: Beslut om att arbeta med samhällsfrågor ur ett ansvars- och hållbarhetsperspektiv utifrån ISO har tagits av såväl styrelsen som ledningen under Ansvarspolicyn samt perspektivet Samhällsansvar lades vid samma tillfälle till i verksamhetsplanen. Svar: För att säkerställa att dessa frågor finns med har en övergripande Ansvarspolicy fastställts där principerna tagits i beaktande och några dessutom används. Perspektivet Samhällsansvar har lagts till i de balanserade styrkorten Strategiska mål finns och beslutas och revideras årligen. Miljö- och inköpspolicy innehåller riktlinjer för samhällsansvar som stödjer arbetet. Vid den årliga verksamhetsplaneringen involveras såväl medarbetare, ledning och styrelse. Svar: I samband med den strategiska planeringen sätts mål för Samhällsansvar. Dessa mål bryts sedan ner till operativa mål, handlingsplaner och aktiviteter där ansvar framgår. Bland annat kommer inputen från vår årliga medarbetarkonferens. De strategiska målen fastställs av styrelsen vid den årliga strategikonferensen och dokumenteras i verksamhetsplanen. Vid det årliga budgetarbetet säkerställs resurserna för att uppnå målen. Uppföljning av målen sker löpande på samma sätt som för andra strategiskt viktiga frågor. Vid större aktiviteter/utvecklingsprojekt som är mer resurskrävande tillämpas vår Arbetsmodell för projektverksamhet för att säkerställa resurser och tidplan. Verksamhetscontrollern är övergripande ansvarig för hållbarhetsfrågorna och bevakar vid den årliga verksamhetsplaneringen att resurser finns tillgängliga. Se bilaga Årscykel HSB Göteborg (10) Svar: Verksamhetscontrollern har övergripande ansvar för ISO Informationschefen har kommunikations- och informationsansvaret. För inköpsfrågorna ansvarar inköpschefen. För miljöfrågor ansvarar miljöchefen. Inom respektive affärsområde finns en ansvarig person som ingår i HSB Göteborgs hållbarhetsgrupp. Information om vårt arbete med samhällsansvar kommuniceras bl. a via vårt intranät till alla medarbetare. Tydligt ansvar finns för styrande dokument (policyer och riktlinjer), strategiska mål, affärsområden mm. I samband med ledningens årliga tvådagar strategimöte fastsälls ansvar för processer, projekt mm för kommande verksamhetsperiod. Implementeringsarbetet för övergripande hållbarhets- och ansvarsfrågor drivs via en dedikerad arbetsgrupp med representanter för alla affärsområden och viktiga enheter. Arbetet initierades under 2012 och kommer att drivas under 2013, initialt med syfte att kartlägga respektive enhets praktiska tillämpning av Ansvarspolicy och Uppförandekod. Gruppens arbete ska också säkerställa att mål, handlingsplaner och aktiviteter genomförs och följs upp. 2.

3 Se bilagor med exempel från arbetsmaterial i samband med framtagning av viktigaste ansvarssituationerna inom förvaltning, inköp och information.(15) Svar: Processer och rutiner som används är: verksamhetsledningssystemet, balanserat styrkort med perspektivet Samhällsansvar, årscykeln för verksamhetsplanering, processer och årscykel för intressentdialoger, måluppföljning såväl på ledningsnivå som på operativ nivå, ansvarslogg för samhällsansvarsfrågor, löpande screening av leverantörer utifrån ett hållbarhets- och ansvarsperspektiv samt, på sikt, leverantörskontrollbesök. Dessutom används intervjuer och intressentdialog. Se även svar på fråga 5. Svar: Vi har genomfört en gap - analys med avstämning mot ISO som tydliggjorde behovet av kompetenshöjning avseende de mänskliga rättigheterna. Under den årliga tvådagarskonferensen (2011) för alla medarbetare, ägnades merparten av tiden till ISO och de mänskliga rättigheterna. Uppföljning gjordes vid konferensen Med denna utbildning gavs initialt en gemensam grund för alla medarbetare. I syfte att höja kompetensen specifikt hos vissa utvalda medarbetare men även allmänt hos samtliga medarbetare har en hållbarhetsgrupp bildats. I gruppen ingår bl. a inköpschef och informationschef samt representanter för affärsområdena. Gruppen utbildas med hjälp av extern konsult med hemläxor mellan utbildningstillfällena och har i uppdrag att informera/utbilda enheternas medarbetare och säkerställa att hållbarhetsaktiviteter tas fram och genomförs i hela organisationen. För att ytterligare höja kompetensen har såväl VD som flera affärsområdeschefer genomgått en sexdagarsutbildning i mångfald. En affärsområdeschef har gått en universitetsutbildning i CSR. Miljöansvarig och hållbarhetsansvarig har medverkat vid återkommande hållbarhetsträffar inom ramen för CSR Västsverige (där HSB Göteborg är medlemmar). En enhetsspecifik kompetensgenomgång är planerad under 2013 och ombesörjs av hållbarhetsgruppen med stöd av HR-enheten. I samband med denna kommer kompetensbehov för strategiska medarbetare att kartläggas ytterligare. Svar: Kompetensutvecklingsbehov och genomförd utbildning hanteras i HR-systemet ProCompetence. Specifik kunskap som rör hållbarhet hanteras inom ramarna för den vanliga kompetenshanteringen. Exempel på hållbarhetsrelaterade kompetensfrågor som löpande finns med i behovssituationen är värderingar, korruptionsfrågan, frågor kring miljömedvetenhet samt mångfald. Rutinerna för utvecklingssamtal ska tydliggöras så att kompetensbehov kring hållbarhetsfrågan alltid finns med vid samtalen/planeringen. Se även svar på fråga 9 Svar: Diskussionen kring intressenter och analys samt identifieringen av dessa har förts på högsta beslutsnivå inom HSB-federationen. Beslut har tagits av förbundsstämman (där alla HSB-föreningarna är representerade). HSB Göteborg använder sig av denna HSB-gemensamma intressentmodell. HSB Göteborgs ledning har också genomfört intressentanalys för att ytterligare definiera och prioritera intressenter. 3

4 Svar: Identifieringen av intressenterna föregicks av en analys där en mängd olika intressentgrupper diskuterades. Dessa presenterades i ett beslutsunderlag inför förbundsstämman I samband med detta arbete fastställde förbundsstyrelsen dokument och process avseende HSB Ansvar (4). Detta styrdokument har successivt utvecklats till de nationella styrdokument som finns idag. HSB Göteborgs ledning har sedan, med den nationella intressentrosen (4) som bas, arbetet fram en mer specifik intressentdefinition för vår verksamhet där vi kategoriserat intressenterna utifrån påverkan. Uppdatering av intressentidentifieringen ligger i årscykeln för verksamhetsplaneringen. HSBs intressentros återfinns dels som bilaga (4) till egendeklarationen dels i HSBs Hållbarhetsredovisning och HSB Göteborgs årsredovisning 2012 vilka återfinns dels som bilaga dels på HSB Ansvar, HSB Göteborgs prioritering av intressenter och årscykel för intressentdialog finns som bilaga till egendeklarationen.(4) Svar: Nationellt har HSB definierat de viktigaste intressenterna som: Medlemmar, Medarbetare, Kunder, Leverantörer och partners samt Samhälle (lokalt och globalt). En utvecklad intressentanalys hos HSB Göteborg har dessutom identifierat mer specifika intressenter inom huvudgrupperna samt kategoriserat dessa som primära och sekundära. Se bilaga Intressenter och Prioritering av intressenter (4) Svar: Intressenterna utgörs av dem som påverkas av och/eller påverkar vår verksamhet. HSB är en medlemsägd kooperation vilket gör medlemmarna till en grundläggande intressent. Nationell intressentdefinition härrör från 2003 och ny analys är gjord Övriga intressentgrupper är: kunder, medarbetare, samhället samt leverantörer och partners. Vid intressentanalysen har dessa indelats i primära intressenter (prio/ej prio) samt sekundära intressenter (prio/ej prio) Se bilaga Intressenter och Prioritering av intressenter (4) Medlemmar: Främja medlemmarnas intresse och Skapa det goda boendet (Verksamhetsidé/uppdrag:) Medarbetare: En attraktiv arbetsplats Kunder: Nyttiga produkter och tjänster som främjar det goda boendet Partners & Leverantörer: Trygg och stabil samarbetspartner/kund Samhälle lokalt och globalt: Lokalt: Fungerande bostadsmarknad, tillgång till bostäder Globalt: Minimera miljöpåverkan, stöd i olika bostadsprojekt genom Kooperation utan gränser, främjandet av mänskliga rättigheter i värdekedjan. Den viktigaste potentiella påverkan på samhället är energiförbrukning. Beslut om Klimatavtal finns därför sedan Målet är att halvera CO2-utsläppen till år

5 HSB Göteborg har också insett att den direkta/indirekta påverkan genom upphandling av entreprenörer i stora byggen är av stor vikt, där vi som ansvarig byggherre har stor möjlighet att påverkan. Därför är Leverantörer & Partners en viktig intressent. Värt att notera är också att den indirekta påverkan genom påverkan på HSB:s Riksorganisation och representanter för ytterligare medlemmar är viktig. HSB arbetar mycket med bildning vilket också medför att påverkan på fysiska medlemmar/individer blir en viktig påverkansväg. Löpande identifieras intressen från NKI, NMI och intressentdialog som på sikt kan ändra intressentbilden. Svar: Dessa intressentgrupper försöker vi identifiera i varje specifikt fall och därefter involveras dessa om möjlighet finns. Exempel på detta finns bl. a. i nybyggnadsprojektet Nya Hovås där även barnen varit med i dialogarbetet inför framtagandet av detaljplanen. Tillsammans med en konsult har de fått gestalta vad de önskade med sitt boende och sitt bostadsområde. Ytterligare ett exempel är att Fritidsfiskarföreningen inbjudits till flera möten för att diskutera påverkan på fisket i den bäck som rinner genom området Nya Hovås. Ett annat exempel är personer som har svårt att förstå informationsmaterial. Svårigheten är att bestämma vilka språk man bör översätta till. Viktigt att det blir rätt så inte någon grupp känner sig utelämnad. Därför finns de viktigaste broschyrerna i digital form idag. Google translate finns med som förslag som medlemmarna kan använda. Det man beslutat på riksnivå är att ta fram våra broschyrer på enkel svenska. Okomplicerad svenska som är lättare att läsa och förstå. Det tror vi når fler och som komplement finns de digitala som kan översättas enkelt på nätet. Vi har tecknat ett avtal med Tolkförmedling Väst som kan användas av såväl bostadsrättföreningarna som internt. Viktigt att människor som inte behärskar svenska får möjlighet att göra sig förstådda och att de förstår information från föreningarna etc. Bostadssökande unga försöker vi bl. a. involvera genom att föra dialog med jagvillhabostad.nu Genom att utlysa en studenttävling om hållbarhetslösningar för boende i bostadsrättsföreningar (Sustainergies Cup) har vi involverat studenter/ungdomar i dialogen kring hållbarhet i boendet. Se även bilagan Nya Hovås dialogmodell och folder Nya Hovås för beskrivning av arbetet med bl. a barninvolvering.(4) Mer information om Sustainergies Cup (20) samt jagvillhabostad.nu (4) återfinns i bilaga med samma namn. Svar: En av våra identifierade intressentgrupper är Samhälle (lokalt och globalt). Det är i första hand denna intressentgrupp som representerar samhället och miljön. Inom intressentgruppen är det flera intressenter som vi identifierat som representerar samhället bl. a. allmänheten, media, opinionen och FoU. Inom intressentgruppen finns även specifikt intressenten miljö som representerar miljön i form av 5

6 t ex. miljörörelsen och olika miljögrupper. Utöver intressenten miljö har vi även identifierat andra specifika intressenter som, på olika sätt, representerar miljön. Exempel på dessa är kommuner, strategiska partners, kunder m fl. Svar: Nedanstående är några exempel på dialoger som inletts med tydliga syften om förändring samt exempel på direkt påverkan till följd av sådana dialoger. *Ansvarsstafetten (fjärde etappen under våren 2013, bransch och politiker träffas om hållbarhet), se *Nya Hovås boendeinvolvering (tidig intressentinvolvering inför detaljplanearbete, fler än 8000 förslag), se *Brf Alfa (lekplatsen upphandlas/analyseras med ISO som verktyg), se bilaga ISO i nyproduktionsprojekt, Brf Alfa (13) *Brf Amundö (gemensamhetslokal upphandlas/analyseras med ISO som verktyg), se bilaga ISO i nyproduktionsprojekt, Brf Amundö (13) *Offert nyproduktion (ISO partneringprojekt i kommande produktion), se bilaga ISO i Brf Umbra Partneringprojekt med PEAB (12) Svar: I samband med nyproduktionsprojekt görs alltid marknadsanalyser i såväl tidiga skeden som vid senare tidpunkt där intressenterna och deras behov identifieras. Vi tillämpar samma modell och frågeställningar för specifika påkallade situationer som vi använt för att identifiera intressenter på företagsnivå. Vid en ny situation analyseras alltid vilka som är primära/sekundära intressenter i den uppkomna situationen. I den årliga verksamhetsplaneringen är intressentanalys en återkommande aktivitet. Konsekvensanalyser görs i samband med större förändringar. Via vårt systematiska arbetsmiljöarbete (LSK, CAK mm). Exempelvis vid de återkommande skyddsronderna så identifieras såväl problem som nya intressenter. NABO:s arbete är bra exempel som bidrar till att identifiera nya intressenter. De hjälper svaga att komma till tals och få hjälp i sitt boende. Vi gör deras röst hörd så de får den hjälp de behöver. Alltid på den lilla människans sida. NABO rycker ut vid problemsituationer. Vid krissituation finns rutiner beskrivna i Krishandboken. För HSB:s Krisledning är bl. a följande prioriterat: - att samverkan med andra aktörer på central och lokal nivå sker. - att effektiva kontakter etableras med media och information till personal, anhöriga, kunder och allmänhet sker. 6.

7 Kontaktlistor till våra viktigaste intressenter finns upprättade i handboken i syfte att snabbt kunna informera/involvera dessa i den uppkomna situationen. Informations- och kommunikationsplan finns upprättad. Se även bilaga Handbok för krishantering för HSB Göteborg (8) Svar: Det finns ingen uttalad prioritering mellan de fem identifierade intressentgrupperna på övergripande nivå i HSB. Då HSB är en medlemsorganisation är intressentgruppen Medlemmar den grundläggande intressenten. Medlemmar kan dessutom vara involverade i flera olika intressentgrupper, t ex Samhälle samt Kund då medlemmarna också tillhör och är ägare av den bostadsrättsförening som man bor i. En djupare intressentanalys inklusive identifiering och prioritering av intressenter genomfördes av HSB Göteborgs ledning under början av Nästa tillfälle som intressentanalys ska göras är, enligt årsplanen, i juni månad. Ur de traditionellt primära intressentgrupperna Medlemmar, Medarbetare och Kunder har vi definierat enskilda intressenter som primära alternativt sekundära. Prioriteringen har gjorts utifrån hur stor påverkan vi har på intressenten respektive hur stor påverkan intressenten har på oss. Se bilagorna Intressenter och Prioritering av intressenter (4) Vi har även påbörjat en analys över på vilket sätt våra olika intressentundersökningar stödjer oss i vårt hållbarhetsarbete. Se bilaga Undersökningar, omvärldsanalyser, dialogarbete (4) Svar: Löpande sker intressentdialog (enkäter, träffar med mera) med våra prioriterade intressenter. Detta sker såväl via riksdialogen som via lokala NKI, NMI, varumärkesundersökning, dialogprocesser med mera. Utöver detta sker riktade nöjd kund -undersökningar (service, ombyggnad, nyproduktion), vi har referensgrupper (kunder), fokusgrupper (ungdomar), utvecklingsträffar med kunder, medarbetardagar mm. Se även bilaga Undersökningar, omvärldsanalyser och dialogarbete.(4) Nedan följer några exempel på genomförda dialogaktiviteter under året: Medarbetardialoger: NMI - uppföljning i form av gruppdiskussioner i fokusgrupper. Synpunkter från Ansvarsstafetten (idékorten), dialog vid byggnadsprojekt. Boendedialog inom nybyggnation t ex. Nya Hovås Kund/medlemsdialog: Återkoppling/åtgärder för kunder med anledning av NKI samt löpande dialog via Styrelsenätet. Den parlamentariska dialogen sker årligen på olika nivåer via stämmor. Beskrivning över genomförande av de större återkommande undersökningar finns som processer(4) och i årscykeln för intressentdialog(4) samt verksamhetsplanens årscykel(10). Årligen sker en sammanfattande analys i juni månad inför starten av den strategiska planeringen. NKI och NMI sker vart annat år. Svar: I riksdialogen frågar vi Allmänheten, som är en av våra identifierade intressentgrupper. Via riktade undersökningar och via fokusgrupper, ungdomspanel, referensgrupper o dyl. fångas rubricerade gruppers synpunkter upp. (Se även svar på fråga 15 där bl. a intressentdialogen Nya Hovås beskrivs.) Grupper som där bjöds in var bl. a grannar, allmänhet och handlare alla som skulle kunna tänkas påverka, eller påverkas av nyproduktionen i Nya Hovås. NABO hjälper svaga att komma till tals och få hjälp i sitt boende. Vi gör deras röst hörd så de får den hjälp de behöver. Alltid på den lilla människans sida. Nabo rycker ut i problemsituationer. Vid de återkommande skyddsronderna så identifieras problem via dialog. Svar: De återkommande intressentdialogerna sker efter fastställda intervall. Utöver detta sker exempelvis intressentdialog efter genomförda ny- och ombyggnadsprojekt, inför nyproduktion, efter 7

8 NMI - undersökningen, via referensgrupper, kundfrågor på Styrelsenätet osv. Se bilaga Årscykel HSB Göteborg (10) Svar: Det finns fastställda processer för NKI, NMI osv. där tidplan och ansvar finns specificerade för hur information skall hanteras och kunskapen tas tillvara. Se bilaga processer NKI respektive NMI (4) Boendedialogen i samband med nyproduktion hanteras enligt nyproduktionsprocessen. Dialogprocessen är särskild dokumenterad och påverkar löpande arbetsprocessen. Projektchefer är slutligt ansvariga. Ledning, genom controller, är ansvarig för och gör uppföljning löpande av samtliga intressentavstämningar. Detta görs i strategidiskussion i samband med verksamhetsplanering (se bilaga Årscykel för verksamhetsplanering ). (10) Information/diskussion och beslut i styrelse sker löpande - samt årligen genom VD-presentation. På riksnivå hanterar Förbundsstyrelsen dessa frågor två gånger årligen enligt fastställs årscykel. Svar: Vi har att förhålla oss till den lagstiftning som finns och som reglerar den personliga integriteten (PUL) samt till sekretess i vissa frågor. Exempel på detta kan finnas inom områden som lönehantering, medlemsmatrikeln, NABO - tjänsten o dyl. I våra riktlinjer för sociala medier finns beskrivet vad medarbetarna ska vara observanta på i samband med kommunikation. Vår informationspolicy förespråkar största möjliga öppenhet och insyn. HSB är en medlemsorganisation vilket gör att det på ett naturligt sätt är en stor transparens i verksamheten utifrån devisen att Våra kunder är våra ägare. Se Riktlinjer för sociala medier (2). Informationspolicyn återfinnas i HSB Göteborgs Verksamhetsplan Svar: Påbörjat arbetet genom dialog med leverantörer och partners. Kontroll sker initialt via större leverantörer och partners. HSB Göteborg har inget eget system för att fånga intressentförväntningar som ställs i första hand till våra underleverantörer. Initialt arbetar vi med leverantörer och partners för att lära oss mer om hur vi tillsammans med dem kan kontrollera och påverka värdekedjan bakåt så bra som möjligt. En eventuell avgränsning åt det hållet ligger något år framåt i tiden när vi kommit vidare i diskussionerna med leverantörer och partners. Framåt i värdekedjan ser vi inga behov av att göra några avgränsningar eftersom medlemmen är vår slutkund. Vårt inflytande över bostadsrättsföreningarna är att jämföra med påverkan man kan ha på en kund. Svar: Ledningsfråga/styrelsefråga när de dyker upp. Exempel på detta kan vara när boende medlemmar inte är överens med styrelsen i bostadsrättsföreningen (t.ex. juridiska tvister mellan fysisk och juridisk medlem). Normalt hanteras detta via våra föreningsombud alternativt via juristen, men det har förekommit att vi har agerat genom att medverka på bostadsrättföreningens stämma o dyl. NABO hjälper svaga att komma till tals och få hjälp i sitt boende. Vi gör deras röst hörd så de får den hjälp de behöver. Alltid på den lilla människans sida. NABO rycker ut vid intressekonflikter. Svar: Hållbarhetsredovisningen bygger på intressentdialogen (se bilaga så här är redovisningen uppbyggd (4)). Årlig återkoppling till intressenterna sker via Hållbarhetsredovisningen. Ansvarsarbetet finns också med på agendan vid olika typer av intressentträffar (medarbetarkonferenser, utvecklingsträffar med kunder, temaseminarier mm). Dialog sker också via intranät och extranät. Vid det återkommande arrangemanget Ansvarsstafetten har vi också möjlighet att informera och sprida kunskap kring ansvarsarbetet. Svar: Nedan följer en genomgång av viktigaste verksamhetsinriktningar samt identifierade hållbarhetsoch ansvarsfrågor inom respektive område. Samtliga frågor beaktas löpande under året inom ramarna 8.

9 för ansvarig för respektive affärsområde eller enhet. Byggnation Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: kemikalier, energifrågor, säkerhet, arbetsvillkor, stadsplanering och integration. Förvaltning Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: energieffektivitet och andra energitjänsterna. Medlemsverksamhet Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: bildning, inflytande, demokrati, dialog, transparens och styrning. Opinionsbildning Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: politikerpåverkan, samhällsengagemang, boendepolitik och stadsplanering. Marknadsföring/information Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: transparens, tydlighet och mångfald i bilder. Juridik Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: skattelagar, krav på inlåning och integritetsfrågor. För mer detaljerad beskrivning av verksamheten hänvisas till bilagorna Årsredovisning och Hållbarhetsredovisning som återfinns på samt till HSB Göteborgs företagspresentation (1) som finns i vårt intranät. Svar: I Sverige finns 100 % av kärnverksamheten. Vi har ingen marknad utanför Sveriges gränser. Vi deltar dock i internationella samarbeten i nätverksorganisationer kring kooperativa frågor. Mycket av material till våra byggen har dock sitt ursprung utanför Sveriges gränser. Vi för diskussioner med leverantörer och partners i syfte att kunna spåra varor och tjänster i värdekedjan och påverka i den mån vi kan. Svar: HSB som kooperation har en djup och bred historik inom socialt ansvarstagande. Verksamhetsidén bygger på ett historiskt samhällsbehov av det goda boendet, som fortfarande idag utgör HSB:s självdefinierade uppdrag. HSB har satt standard inom boende sedan 1923 och fortsätter att göra det idag. Bl. a. har just HSB Göteborg ett stort initiativ i HSB Living Lab som är ett samarbetsprojekt inom ramen för Johanneberg Science Park. Projektet fokuserar på att utveckla framtidens boende. Nedan följer ytterligare exempel på konkreta aktiviteter som på olika sätt ramar in vårt sociala ansvarstagande: Kooperation Utan Gränser, samhällsutveckling, gemensamhetslokaler, tryggt boende, klimatavtalet, klimattåget, passivhus, silverklassning av nyproduktion, miljödiplomerade, hälsodiplomerade, hållbarhetsredovisning, ETHOS-värderingar (Engagemang, Trygghet, Hållbarhet, Omtanke, Samverkan), kod för föreningsstyrning, intressentdialog, jämställdhets- och mångfaldspolicy, whistleblower-funktion, utbildat medarbetare kring etik, mutor mm, Jämix, bilpool, båtpool, energioptimering, demokratiutbildning, NABO, trygghetspaket och värdesäkring, ungdoms- och ideell sponsring, ungdomspanel mm. Se Hållbarhetsredovisning, Årsredovisning, HSBs kod för föreningsstyrning, HSB Kompassen, Verksamhetsplan för HSB Göteborg och bilagor till egendeklarationen.(24 m fl) Exempel på initiativ som säkrar vårt långsiktiga ansvarstagande och finns med i vårt ledningssystem så att säga bygger in ansvarstagandet i HSB Göteborgs DNA är: Ansvarspolicy, miljöpolicy, inköpspolicy, uppförandekod, Samhällsansvar som strategiskt perspektiv i verksamhetsstyrningens 9

10 styrkort, strategiska mål om mångfald, ansvar mm. Se Verksamhetsplan för HSB Göteborg Arbetet med ISO har lett till ett antal ytterligare initiativ som: Ansvarsstafetten, artiklar och seminarier om ansvar, intressentdialog nya Hovås, medarbetarutbildning i mänskliga rättigheter, leverantörssamverkan för att öka bidraget till hållbar utveckling gemensamt osv. Se bilagor till egendeklarationen. Svar: De kooperativa principerna, silverklassning av nyproduktion, miljödiplomerade, hälsodiplomerade, hållbarhetsredovisningen, ETHOS (värderingarna Engagemang, Trygghet, Hållbarhet, Omtanke, Samverkan), kod för föreningsstyrning, intressentdialog, jämställdhets- och mångfaldspolicy, ansvarspolicy, miljöpolicy, inköpspolicy, uppförandekod, etiska riktlinjer, Samhällsansvar i styrkorten, strategiska mål om mångfald, ansvar mm Se hänvisningar i fråga 30 ovan. Svar: HSB Göteborgs möjligheter till inflytande i samhället är stort. Exempel på aktiviteter där vi påverkar i vår inflytandesfär är: bostadspolitiken, samhällsplaneringen, hållbarhet i värdekedjan, nyproduktion av bostäder mm. Vårt praktiska arbete med att definiera vår inflytandesfär i värdekedjan tangerar arbetet med hur vi identifierat våra intressenter (se svar i avsnitt 4.4.2). I båda dessa arbeten utgick vi från frågeställningen om Vilka HSB Göteborg påverkar och vilka som påverkar oss. Resultatet finns i bilaga Intressenter.(4) Svar: Exempel på detta kan vara ändrade lagar och regler eller förändringar i det allmänna opinionsläget i samhället, stämmobeslut eller påtryckningar från medlemmar, krav på ytterligare ansvarstagande eller aktiviteter hos enskilda eller grupperingar av kunder. Intressentgruppen medarbetare har löpande ett inflytande som kan påverka organisationens sätt att arbeta. Slutligen kan också vår femte valda intressent partners och leverantörer oavsett storlek ta beslut inom ramarna för sin verksamhet som direkt påverkar HSB Göteborgs möjlighet att ta vårt ansvar för hela värdekedjan både på ett positivt och negativt sätt. Svar: Tredje part har genomlyst verksamheten. Gap-analys har genomförts av verksamheten gentemot ISO för att fastsälla vilka huvudområden som är relevanta samt därefter har en relevansanalys gjorts för att identifiera de prioriterade delområdena. Metod och resultat av detta arbete framgår av bilagorna Genomlysning av HSB Göteborg, Risk- och möjlighetsplottning samt Relevansanalysen.(5) Ett område som i genomlysningen fick hög relevans och vikt var Miljö. Det är ett område som vi arbetar mycket med sedan länge. I genomlysning slog dock andra områden igenom mer (Mänskliga Rättigheter samt Goda verksamhetsmetoder). Den första periodens arbete, som en direkt konsekvens av arbetet med ISO 26000, har inte handlat om ytterligare miljöinsatser förutom fokus på energieffektivisering som nämns på andra ställen i denna egendeklaration. Med stor sannolikhet kommer Miljö som ansvarsområde få nytt fokus i syfte att maximera HSB Göteborgs bidrag till hållbar utveckling. De två huvudområden som prioriterats initialt för innevarande verksamhetsperiod för att maximera bidraget till hållbar utveckling är: mänskliga rättigheter och goda verksamhetsmetoder samt ett antal delområden från dessa två huvudområden (se bilaga Relevansanalysen ). Rangordning av samtliga delområden är gjord. Den initiala genomlysning genomfördes utifrån ISO i sin helhet och därmed detaljbedömning av SAMTLIGA bör -satser inom SAMTLIGA delområden. Således valdes aldrig något delområde bort. Fullständig konsekvensanalys (enligt frågorna 36, 37, 41 och 42) för samtliga delområden har således inte genomförts (se bilaga Relevansförteckning med aktiviteter (5)) då vi funnit det mer relevant att arbeta med denna analys på en mer övergripande nivå samt att fokusera på att genomföra aktiviteter kopplat till bör -satser. Detta utesluter inte att vi kommer att göra denna mer detaljerade delområdesanalys vid ett senare tillfälle. Eventuellt skulle dock denna analys kunna ersättas av utvärdering av enskilda aktiviteter (t ex. ekonomiska konsekvenser och intressentförväntningar) som i många fall är kopplade direkt till bör - satser i ISO Vi tror att vårt utvärderingssätt för specifika aktiviteter blir mycket mer verksamhetsnära för ett direkt lärande. 10.

11 Svar: Riksdialog med medlemmar, kunder, medarbetare, leverantörer och partners samt samhälle har legat till grund för HSB Göteborgs initiala Gap-analys enligt ISO och som sedan validerats vid ledningsgruppsdiskussioner och intressentavstämning. Exempelvis så prioriterar intressentgruppen Allmänheten vikten av goda verksamhetsmetoder vilket framgår av genomförd analys. Sedermera har vi utökat diskussionen med andra intressentdialogaktiviteter som hjälpt oss att förstå relevans och betydelse. Exempel på det är: ansvarsstafetten, medarbetardagarna, intressentinvolvering nya Hovås, intressentdialoger mm Metodbeskrivning och resultat av riksdialogerna framgår av HSB:s årliga Hållbarhetsredovisning som finns på Svar: I samband med relevansanalysen har en systematisk bedömning gjorts av de viktigaste delområdenas påverkan på intressenter och hållbar utveckling. Se bilaga Relevansförteckning med aktiviteter (5) Svar: I samband med relevansanalysen har också en systematisk bedömning gjorts av intressenternas syn på delområden. Inga direkta frågor kring delområden har ställts eller diskuterats, utan bedömningarna har, i de fall de gått att uttala sig, gjorts utifrån tidigare genomförda avstämningar och dialoger. Se bilaga Relevansförteckning med aktiviteter (5) Svar: Vi har hittills inte satt oss in i andra internationella standards eller uppförandenormer än ISO förutom en utbildning om de mänskliga rättigheterna som genomförts för alla medarbetare. Detta är en medveten prioritering då vi i första hand är verksamma i Sverige. Trots en stor direkt påverk an på den globala livsmiljön genom exempelvis energianvändning så sker vår påverkan på intressenter utanför landets gränser i första hand indirekt genom partners och leverantörer. Eventuell fördjupning inom internationella standarders och uppförandenormer (förutom ISO 26000) kommer att behandlas löpande inom ramarna för pågående arbete med skärpning av inköpspolicy och i samverkan och dialog med stora partners och leverantörer. Detta kan ske exempelvis i de fall då en stor leverantör har tillverkning i ett låglöneland. Då har HSB Göteborg ett intresse i att leverantören har kontroll på gällande internationella normer för att stödja påverkan och inflytande på den aktuella marknaden. I detta arbete vill vi gärna bidra i den mån vi kan. Två områden där vi har en självklar lagbevakning är inom miljö och arbetsmiljö vilket beskrivs i svaret till fråga

12 Svar: Vid prioriteringsarbetet har i första hand de sju områdena och delområdena påverkat arbetet men givetvis har även principerna funnits med i resonemanget. Några exempel på detta är: Principen Respekt för intressenternas intressen har påverkat genom att miljöfrågan kommer högst bland intressenterna på förväntan om ansvarstagande från HSB:s sida. Arbetet med Energieffektivisering är en av de enskilt största påverkanspunkter på hållbar utveckling som HSB Göteborg har. Principen om Transparens finns i och för sig naturligt i en medlemsorganisation som HSB men kravet på transparens som vi i även skrivit in i vår Ansvarpolicy vilket bl. a. bidrog till att vi valde att öppet redovisa resultatet av vår risk- och möjlighetsgenomlysning utifrån ISO 26000:s principer och ansvarsområden. Redovisningen gjordes bland annat i hållbarhetsredovisning både regionalt och på riksnivå. HSB Göteborg har dessutom ställt upp som officiellt svenskt case i internationella ISO sammanhang i Genève, Social Responsibility Day både 2011 och 2012, samt i den svenska expertgruppen TK478 för utveckling av ISO Principen Ansvarighet har spelat stor roll för det inledningsvis högst prioriterade arbetet i vår organisation nämligen att skapa medvetenhet i ledning och styrelse om organisationens ansvar i samhället. Principen Respekt för mänskliga rättigheter återkommer även som ett prioriterat område och har funnits med när utbildning av alla medarbetare genomfördes samt kommer att finnas med när uppförandekoden kommuniceras till intressenterna. Principen Etiskt uppförande har påverkat vid utbildning av medarbetare samt framtagande/revidering av uppförandekoden. Principerna Respekt för rättsstaten och Respekt för internationella uppförandenormer är två principer som vi uppfyller väl varför dessa inte haft samma påverkan på prioriteringen som övriga principer. Svar: Vår vd har på ett bra sätt sammanfattat vår syn: Vi vill ju vara den bäst ansedda aktören i boendebranschen. Detta är ett konkret förbättringsarbete som tar oss närmare den visionen. Några andra exempel på direkt affärskopplingar som säkerställer långsiktigheten i arbetet. Marknadsfördelar - Nya direktiv finns i Göteborgs kommun avseende marktilldelning. Hållbarhetsfrågorna ska vägas in mycket tydligare än tidigare vilket bör ge HSB Göteborg fördelar i relation till konkurrenterna. Lönsamma tjänster som positionerar oss Svaret är konfidentiellt, men verifierat av SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut. Hitta de bästa leverantörerna - Störst påverkan ser vi att vi har inom inköp och entreprenader samt via intressentdialoger ( rätt leverantörer). Stärkta kundrelationer - Kunskap om mänskliga rättigheter är en grundläggande förutsättning för att diskutera med intressenter samt för att stärka kundrelationerna. 12.

13 Svar: I samband med relevansanalysen har också en systematisk bedömning gjorts av risk i relationen till de viktigaste delområdena. Se bilaga Relevansförteckning med aktiviteter (5) Svar: I samband med relevansanalysen och genomgång av de viktigaste delområdena har också en systematisk bedömning gjorts av ekonomiska konsekvenser i den mån det är möjligt. Se bilaga Relevansförteckning med aktiviteter (5) Svar: Ja. Uppföljning av prioriterade ansvarsområden, delområden samt aktiviteter sker löpande under året men med tyngdpunkt vid den årliga strategiska planeringen. Se bilaga Verksamhetsplaneringens Årscykel för HSB Göteborg (10) Svar: Mål och handlingsplan utformades initialt efter den första genomlysningen och då prioriterades aktiviteter som ansågs som viktiga för att ta ett antal första steg och som satte systemet för hållbart ansvarstagande på plats. Strategi och struktur för att kunna arbeta med socialt ansvarstagande börjar nu komma på plats och ytterligare handlingsplaner och mål kommer att föras in via den vanliga verksamhetsplaneringen. Se bilaga Ansvarsloggen (6), samt Genomlysning HSB Göteborg (5) Se även bilaga Relevansförteckning med aktiviteter (5). I detta dokument framgår vilka aktiviteter som haft koppling till delområdena. Flera av aktiviteterna handlar om inköp, entreprenader, utbildning i mänskliga rättigheter och intressentdialoger. Dessa har stor påverkan på samhället och miljön. Inom området mänskliga rättigheter tyckte vi att vi hade för låg kunskap för att kunna föra bra dialog med leverantörer och andra intressenter. Därför genomfördes utbildning av alla medarbetare. Svar: Perspektivet Samhällsansvar finns numer i styrkort med strategiska mål. Vi gör en nedbrytning till handlingsplaner och aktiviteter med ansvariga och relevanta tidplaner. Uppföljning sker löpande i olika forum, exempelvis med energieffektiviseringens flytt/komplettering från miljö till ekonomi i styrkortet. Initialt har parallella processer delvis pågått med strategisk planering och genomlysning enligt ISO En integration har successivt ägt rum. En kortfattad beskrivning av processen följer nedan: 1. Utifrån den första genomlysningen sattes en initial handlingsplan upp för att hantera direkta och konkreta risker och möjligheter. Denna handlingsplan innehöll aktiviteter som ledningen kunde ta beslut om och som inte i alla fall hade en direkt koppling och plats i då liggande befintlig strategisk affärsplan. 2. Den första därefter följande verksamhetsplaneringen hanterade dock genomlysningen och fick till följd att ett nytt perspektiv, Samhällsansvar, lades till inom ramen för de Strategiska målen. 3. Organisationens affärsområden och enheter jobbar nu med att utveckla operativa mål och dessa kommer under 2013 års verksamhetsplanering att anpassas till, och integreras i, den övergripande affärsplanen. 13

14 Svar: Ansvarsfördelning inom socialt ansvarstagande följer den ordinarie strukturen för ansvarsfördelning. Se bilagorna HSB Göteborgs verksamhetsplan samt Ansvarslogg (6) Svar: Resursmässigt finns ett antal funktioner och kompetenser i verksamheten som har ansvarsarbetet enligt den här egendeklarationen på sin dagliga agenda. Dessa är: verksamhetscontroller, informationschef, intern Hållbarhetsgrupp, riksgemensam Hållbarhetsgrupp. Dessutom finns extra monetära resurser för externa resurser (stöd, seminarier, utbildning mm). Budget finns inom respektive enhet för måluppfyllnad. Svar: Pressreleaser, artiklar, debattartiklar, seminarier, konferenser, case (nationellt och internationellt), examensarbeten för studenter, träff med skolor och företag. Se bilagor tematidning Fokus bostadsrättsförening, nyhetsbrev HSB nyheter, program Social Responsibility Day 2012, bild från Rio-konferens 2011, agenda från ISO-möte i Genève 2012, pressmeddelande HSB Göteborg först ut med ISO 26000, debattartikel i GP Ny standard kan sudda ut stadens mutstämpel, debattartikel i GP Lär av 70-talets misstag, studentuppsats A study of how HSB is working with ISO 26000, artikel HSB - det goda boendet (19). Svar: Uppföljning av mål och handlingsplaner sker löpande vid ledningsmöten samt vid enheternas möten där övrig uppföljning av operativa och strategiska mål görs. Klimatavtalet/energifrågorna följs upp via systemet Svante (Respect; Initialt har hållbarhetsaktiviteterna också följts upp i ledningsgruppen via Ansvarsloggen och 30- listan (6). Utöver de nyckeltal som redan finns så har beslut tagits om att göra en tydligare GRI-koppling där relevanta indikatorer finns att tillgå. Detta arbete påbörjades under 2012 och kommer att fortsätta under Svar: Utvärderingen görs genom årlig revidering av strategiska mål i samband med verksamhetsplaneringen. Löpande utvärdering görs av verksamhetscontroller. Där behov finns så kontrolleras systemberäkningar mot interna manuella beräkningar för att säkerställa systemkvaliteten (exempelvis energi). 14.

15 Svar: Uppföljning av utvalda parametrar görs genom att HSB Göteborg utvärderar sin verksamhet via HSB Riksförbunds årliga Hållbarhetsredovisning. Denna redovisning kommer dock att anpassas och utvecklas specifikt för att passa HSB Göteborg med indikatorer och mål som framkommit i arbetet med ISO kopplat till GRI-nyckeltal. Detta arbeta kommer genomföras under I riksdialogen har också initiala tester gjorts för att transparent redovisa och följa upp intressentförväntningar enligt idén vision-avstämning-förväntan-respons. Även detta arbetssätt skall utvärderas under 2013 för att se hur HSB Göteborg kan ta detta arbete vidare. Se bilaga HSBs Hållbarhetsredovisning. Svar: Hittills har det i huvudsak varit via Hållbarhetsredovisningen med intressentdialoger samt via kommunikation på hemsidan. Vi ser över möjligheten att utveckla redovisningen för HSB Göteborg. Internt har även detaljerade NKI-rapport, NMI - rapport med mera tagits fram och kommunicerats. Svar: Sedan 2004 följer/redovisar HSB resultatet av intressentdialogen samt en del övriga indikatorer i HSBs Hållbarhetsredovisning. Sedan 2006 följer vi utvecklingen inom jämställdhetsområdet med hjälp av Nyckeltalsinstitutets analysverktyg Jämix. Här följer vi ca 25 mätindikatorer. Se bilagda exempel i dokumentet Jämix (17) Sedan 2008 har HSB följt upp och redovisat sin klimatpåverkan. I HSBs Klimatavtal åtar vi oss att minska utsläppen med 50 % fram till Utfallet redovisas såväl i Årsredovisning som i Hållbarhetsredovisning. Sedan 2005 följer vi nöjd medarbetarindex (NMI). I undersökningen finns bl. a ett avsnitt som behandlar Jämställdhet, mångfald, diskriminering och trakasserier. Se bilagda exempel i dokumentet NMI (17) Sedan början av 2000-talet har nöjd kundindex (NKI) följts via regelbundna mätningar. Utöver ovanstående finns mätindikatorer i andra av våra intressentdialoger/undersökningar. Flera av dessa finns i bilagd förteckning Undersökningar, omvärldsanalyser, dialogarbete (4). Även i vår Årsredovisning redovisar vi ett urval av mättal. Beslut är taget av ledningen att göra koppling till relevanta GRI-indikatorer utifrån ISO Arbetet med sammanställning/uppgiftsinsamling pågår. Se bilagan GRI-indikatorer för HSB Göteborg (urval gjort utifrån relevansanalys enligt ISO 26000).(7) Svar: Arbetet med att utveckla HSB Göteborgs hållbarhetsredovisning pågår. ISO arbetet har lett fram till ett antal möjliga och relevanta indikatorer i GRI som kommer att utvärderas under Se bilaga GRI-indikatorer för HSB Göteborg (urval gjort utifrån relevansanalys enligt ISO 26000).(7) 15

16 Svar: Miljödiplomering, hälsodiplomering, kvalitetsdiplomering, ISO 26000, ISO och snart även ISO Svar: Uppföljning av mål, handlingsplaner och aktiviteter samt ledningsdiskussioner/workshops. Årligen via den strategiska planeringen. Exempel på andra konkreta forum som bidrar till utvärdering/uppföljning av arbetet med socialt ansvarstagande är nationell hållbarhetsgrupp, regional hållbarhetsgrupp och medarbetarkonferens. Svar: Informationschefen är ansvarig för kommunikationen. Underlag tas fram tillsammans med hållbarhetsansvarig utifrån status, aktiviteter, syfte, forum osv. Underlag tas fram från relevansanalysen och i första hand kommuniceras det som är mest relevant. Se även modell för intressentavstämning i Hållbarhetsredovisningen. Avstämningar och diskussioner med externa experter sker även löpande. Svar: Via intranätet, i partnermöten, leverantörskontakter, artiklar och debattinlägg, seminarier, kundträffar, medlemsträffar, medarbetardagar, Hållbarhetsredovisning samt Årsredovisning. Svar: Full transparens har gällt vid genomlysningen och kommunikationen. Svar: Egendeklarationen och/eller uttalandet mm kommer att kommuniceras via intranätet, Ansvarsstafetten, artiklar, seminarier, Årsredovisningen och SIS hemsida. Svar: Dessa har kommunicerats ut via olika kanaler som medarbetarkonferenser (exempelvis utbildningen i mänskliga rättigheter), utbildningar/information (exempelvis riktlinjerna mot mutor och bestickning), via verksamhetsplanen (Ansvarspolicy, strategiska mål för Samhällsansvar mm), via intranätet (samtliga policyer och riktlinjer, samt särskild sida för Hållbarhet), med hjälp av vår Hållbarhetsgrupp, i samband med enhetsmöten osv. Diskussion pågår om hur vi på bästa sätt säkerställer att medarbetarna löpande får information om policyer och riktlinjer. Detta kan/bör ske i samband med nyanställning och i samband med den årliga revideringen av dessa dokument. Svar: Vi har hittills inte prioriterat resurser för intern granskning och intern revision. Men vi utesluter inte att det kan komma att bli viktigt framöver. Vi har sådan granskning inom andra delar av verksamheten, exempelvis inom energideklarationsarbetet, där vi är ackrediterade. I samband med ledningens årliga strategikonferens görs en total genomgång av resultatet för samtliga satta strategiska mål. Strategiska och operativa mål följs även löpande av såväl ledning som affärsområdesansvariga och måluppfyllnad redovisas. En stående punkt på Affärsledningens 16.

17 dagordning är måluppföljning. Detta sker enligt fastställda rutiner och årscykel. Avvikelser leder till åtgärder på olika sätt. Uppföljning av prioriterade aktiviteter följs via aktivitetsförteckningar av den hållbarhetsansvarige. Svar: En total genomlysning av verksamheten har gjorts och en GAP-analys (risk- och möjlighetsanalys) har tagits fram i enlighet med riktlinjerna i ISO Denna genomlysning har genomförts av tredje part (Allies AB). Tredje part (SP) har gjort en genomlysning av ett specifikt nyproduktionsprojekt med stöd av den systematiska egendeklarationen som vid det tillfället fortfarande var under utveckling. En tredjepartverifiering (SP) av HSB Göteborgs verksamhet med hjälp av Systematisk egendeklaration genomförs under april 2013 där detta dokument utgör del av underlaget. HSB Göteborg är ackrediterad och diplomerad inom flera olika områden såsom energideklarationer (SWEDAC, ISO 17020), Miljödiplomering (Göteborgs kommun), Hälsodiplomering, Kvalitetsdiplomering (SIQ). Arbete pågår med målet att ISO 9001-certifiera förvaltningsverksamheten under närmsta året. Svar: Alla ärenden tas emot av Medlemscenter och registreras i ett digitalt system ( E-journal ). Via detta system sker fördelning av ärendet till rätt person, bevakning, påminnelser mm. Se bifogad processbeskrivning Ärendehantering (18) Felanmälningar registreras och administreras via felanmälningssystemet. Se bifogad processbeskrivning Felanmälan (18) Klagomål i betaltjänstverksamheten hanteras på särskilt sätt i enlighet med betaltjänstlagen. I samband med inflyttning i nyproducerade lägenheter finns en förstärkt felanmälanrutin och en särskild inflyttningsprocess i syfte att skapa en trygg och lustfylld boendeentré (se bilaga En trygg och lustfylld boendeentré ).(11) Svar: Merparten av intressenterna hanteras enlig svaret på fråga 64. Medarbetarsynpunkter hanteras via NMI, fokusgrupper, medarbetarsamtal, chef, personalchef och Synpunkten (ett förbättringsverktyg) Synpunkter från Partners och Leverantörer hanteras inom ramen för ingångna avtal och överenskommelser. Samhälle/allmänhet hanteras i huvudsak på samma sätt som konsumenter ovan och/eller via informationschefen. Svar: Detta sker i samband med den årliga strategiska planeringen (verksamhetsplaneringen) enligt fastställd årscykel. I samband med dialoger med intressent sker en uppföljning enligt fastställda processer (exempel NKI, NMI osv.) 17

18 HSB Göteborg ingår i federationen HSB vars Förbundsstyrelse behandlar hållbarhetsfrågorna och dess mål, som är beslutade på riksnivå, två ggr/år enligt fastslagen årscykel för styrelsens arbete. Svar: Kortsiktigt satta mål har redan uppnåtts. De mer långsiktiga målen är avstämda och arbete fortgår enligt plan. Till en början, efter resultatet från genomlysningen enligt ISO 26000, har vi främst arbetat med handlingsplaner/aktiviteter som sedan följts upp. Framöver kommer vi att koppla fler indikatorer och andra mätetal till aktiviteterna för att på så sätt följa arbetet. (Se även tidigare svar kring uppföljning, t ex fråga 53). Se bilaga Ansvarslogg.(6) Svar: Ja, målen och aktiviteterna/handlingsplanerna arbetades fram via en gemensam prioritering med ISO genomlysningen som grund varför de är förankrade i verksamheten. Svar: Såväl vision, kärnvärderingar (ETHOS), de kooperativa principerna som huvudmålen är beslutade av styrelsen och stämmer väl med satta mål inom hållbarhetsområdet. Vd:s uttalande i samband med att vi beslutade oss för att använda ISO i verksamheten visar också på en tydlig koppling/viljeinriktning: Vi vill ju vara den bäst ansedda aktören i boendebranschen. Detta är ett konkret förbättringsarbete som tar oss närmare den visionen. (Se även Organisationens uttalande sist i denna Egendeklaration). Svar: Inga större förändringar. Fokus fanns på lärande projekt tillsammans med en större leverantör som hänvisade till ISO i sin uppförandekod. Detta projekt har inte genomförts då vi under samtal och dialog med leverantören kunde konstatera att denne inte riktigt svarade upp mot vad man lovat i sin uppförandekod. Istället har andra leverantörssamarbeten inletts. En handlingsplan som inte fanns med från början är också att minska antalet leverantörer för att på så sätt lättare kunna genomföra leverantörsdialogen. Svar: Arbetet med leverantörskontakter tar mer tid i anspråk än planerat. Etablering av och påvisat positivt resultat av energitjänsterna har försenats. Implementeringen i nyproduktionsprocessen är mycket komplex och kommer att ta längre tid än vi inledningsvis räknat med. Sammantaget har detta inneburit att vissa aktiviteter inte har klarat den tidplan som sattes upp initialt. Ytterligare aktiviteter tillsammans med medarbetare och kunder hade varit önskvärt. Svar: Generellt sker en bevakning av lagar såväl av jurister på riksnivå som av HSB Göteborgs egen jurist. Detta görs bl. a via prenumerationer på SFS och FI samt regelbunden bevakning av Infotorg, Blendow group, kommitté- och utredningsförslag och litteratur. För specifika områden som den ackrediterade (SWEDAC) energideklarationsverksamheten och betaltjänstverksamheten (Finansinspektionen) sker dessutom ytterligare bevakning av ansvariga inom respektive verksamhet i enlighet med regelverket. Exempel på några specifika områden där bevakning sker är: 18.

19 Miljöområdet där bevakning görs på såväl riks- som lokal nivå via miljöansvariga. Stående punkt gällande lagförändringar finns vid träffar med nationella miljönätverket. Lokalt sker kontroll kvartalsvis via Notisum. Arbetsmiljöfrågorna bevakas av personalenheten samt via HR-nätverk. Vårt digitala system uppdateras med automatik av leverantören vid lagändringar. Löpande erhålls nyhetsbrev från FASTIGO (arbetsgivarorganisationen) och Draftit (stödverktyg för HR och lön). Controllern bevakar området kring sociala hållbarhetsfrågor. Svar: Det finns flera sätt som denna utvärdering/bevakning sker. Exempelvis via externa revisioner, interna revisioner, ackrediteringskontroller och compliancefunktionen. Såväl miljödiplomeringen som ackrediteringen enligt ISO ställer krav på och följer upp lagbevakningsrutinerna. Vi följer utveckling och tillämpar praxis för att på så sätt säkerställa korrekt handläggning. Genom såväl intern rådgivning som vår externa utbildnings- och rådgivningsverksamhet bevakas och säkerställs kompetensen hos berörda. Budskapet är att vi bör göra mer än att bara följa lagen. Dessutom sker uppföljning via olika nätverksträffar och andra konstellationer mellan Riksförbund och lokalt i Göteborg, samt mellan olika regionala HSB-föreningar. Chef för Personalservice ansvarar för bevakningen av arbetsmiljölagstiftningen och miljöansvarig ansvarar för bevakningen inom miljölagstiftningen. Svar: Inga påpekanden eller utslag finns under den senaste 5-10 års perioden utöver nedanstående. Ett påpekande har erhållits från Datainspektionen angående vår hantering av PUL i samband med lanseringen av en webbtjänst. Detta åtgärdades omgående. Idag finns inte denna tjänst. Detta är drygt 5 år sedan. För några år sedan erhölls en förfrågan från Konsumentverket i samband med värdesäkringserbjudande i lägenhetsförsäljningsinformation. Informationen upplevdes otydlig. Efter att vi förtydligat kommunikationen släpptes ärendet. Svar: HSB Göteborgs modell bygger på SIQ:s modell för kundorienterad verksamhetsutveckling. Vi är diplomerade av SIQ sedan 2009 (se bifogat SIQ - Diplom (16).). I vårt förbättringsarbete använder vi oss av Kvalitetsboxen (en metod för att identifiera, analysera, och genomföra förbättringar, se bifogat dokument HSB Göteborgs kvalitetsbox (16)). Vi har definierat och kartlagt våra processer (ca 70 st.) för att tydligare kunna identifiera förbättringsbehov. Förbättringsförslag kan också lämnas via Synpunkten som är en digital förslagslåda på vårt intranät (se bilagd print av intranätets förstasida (16)). Större eller mer komplexa förbättringsförslag hanterar vi via vår projektutvecklingsmodell och i den fastställda processen för utvecklingsprojekt. I dessa fall tas beslut av Utvecklingsledningen. I samband med måluppföljningen på Affärsledningsmöten finns förbättringar med som en stående punkt. Vid periodiskt återkommande möten med samtliga ledare finns förbättringsarbetet med på agendan. Samtliga ska ha med förbättringsarbete på dagordningen vid möten med sina enheter. Se även svar på fråga

20 Svar: HSB-gemensamt utvecklingsbolag har skapats främst för digital utveckling av tjänster som våra kunder och medlemmar efterfrågar. Delägande i Johanneberg Science Park, framtagande av HSB Living Lab samt beslut om flytt av huvudkontoret till Chalmersområdet där ett kluster för samhällsbyggnad håller på att skapas är åtgärder för att möta kommande behov från våra intressenter. Genom olika åtgärder, bl. a bättre dialogarbete, har ett förbättrat serviceindex för hyresfastigheterna uppnåtts. Skapat separat enhet för energifrågor för ökat fokus/höjd kompetens inom energieffektivisering mm. HSB är utsedda till Årets framtidsföretag 2013 av EFF, Energieffektiviseringsföretagen (se bilaga med samma namn(21)) Som en följd av GAP-analysen har en ny inflyttningsprocess med förstärkt felamnälanrutin skapats (se bilaga Trygg och lustfylld boendeentré(11)) Framtagning av relevanta GRI-indikatorer utifrån gjord relevansanalys av områden/delområden i ISO har gjorts och kommer att kommuniceras framöver. Vårt styrkort för strategiska mål har kompletterats med perspektivet Samhällsansvar. Dessutom har flera strategiska mål tagits fram under perspektivet Samhällansvar. Detta ingår som en del av HSB Göteborgs verksamhetsplan. Med hjälp av de öppna frågorna i kundundersökningen har vi fångat upp klagomål och synpunkter och gjort kundbesök omgående. När det gäller de långsiktiga frågorna är det proaktivitet och återkoppling som är det stora. Därför har vi startat upp projektet kring ISO 9001 för att se över förvaltningsprocesser mm. Det kommande fastighetssystemet kommer också att ge bättre stöd för återkoppling. Utifrån resultatet från senaste medarbetarundersökningen (NMI) skapades flera fokusgrupper för att ytterligare analysera några delområden där förbättringspotential finns. Vårt prioriterade arbete med mångfald, jämställdhet, klimat mm har gett positiv a resultat. Se Jämix (17), Åresredovisning och Hållbarhetsredovisning. Det finns också ett antal genomförda idéer som lämnats in av medarbetarna via vår digitala förslagslåda Synpunkten eller som gjorts genom processförbättringar. Svar: Exempel på förbättrade mättal är: CO2-utsläppen har minskat med 30 % mot referensår i Klimatavtalet (2008) Resultatet för NKI 2012 är 76 % vilket är det bästa resultat sedan undersökningarna startade i nuvarande form (referensår 2004 = 63 %). Resultatet för NMI på fortsatt hög nivå 3,6 (referensår 2005=3,5) och delområde för bl a jämställdhet har utvecklats mycket positivt. Resultatet för Jämix är 126 jämfört med median 117 (referensår 2006=98), delindex jämställdhetsarbete 19 (av 20) (referensår 2006=9) Serviceindex för hyresrätter klart förbättrad vid senaste mätningen 72,8 % 2012 (70,3 % 2010). delindex Rent & snyggt 60,4 % 2012 (57,3 % 2010) 20.