Fråga 1: Vilka delar av organisation, enhet eller grupp av människor, omfattas av egendeklarationen och om avgränsning skett varför har det skett?

Transkript

1 Fråga 1: Vilka delar av organisation, enhet eller grupp av människor, omfattas av egendeklarationen och om avgränsning skett varför har det skett? Svar: Egendeklarationen omfattar HSB Göteborg ekonomisk förening. Alla dotterbolag med innehav större än eller lika med 50 % ingår. Flertalet av dessa bolag är helägda av HSB Göteborg och äger hyresfastigheter. Utöver dessa bolag finns några projektutvecklingsbolag samt ett leasingbolag. Förvaltningen av dessa bolag sköts av medarbetare från HSB Göteborg. Under 2013 har behov av eventuell genomlysning av dessa bolag diskuterats för att se över möjlig påverkan, med resultat att endast ett dotterbolag är av den karaktären att en genomlysning kan behöva göras. Då den andra delägaren i detta bolag ev. kommer att göra en genomlysning enligt ISO avvaktar vi med att genomlysa detta hälftenägda dotterbolag. Bolag med innehav som understiger 50 % behandlas som en viktig intressant med särskild möjlighet till påverkan. I denna grupp ingår också till hälften ägda bolag med markinnehav, men utan verksamhet. Se bilaga Koncernbild (1), PM om dotterbolagsanalys. Fråga 2: Vilka leverantörer, entreprenörer, agenter etc. anser ni att ni kan styra respektive påverka med ert sociala ansvarstagande? Svar: Vi har en möjlighet att påverka hela vår omvärld genom vårt agerande. Detta faktum är en utgångspunkt för vårt arbete med ansvarsfrågor. I synnerhet kan vi påverka de fem huvudgrupperingar som vi identifierat som våra viktigaste intressenter och som vi för en löpande dialog med. Påverkan och inflytande sker: 1. indirekt genom vanliga affärsrelationer, samt specifikt 2. genom avgränsade diskussioner med partners och leverantörer om generella hållbarhets- och ansvarsfrågor samt 3. specifika intressentorienterade problem och möjligheter. Vi för diskussioner med leverantörer och partners i syfte att kunna spåra varor och tjänster i värdekedjan och påverka i den mån vi kan. Kontroll sker initialt via större leverantörer och partners. HSB Göteborg initierade under 2014 i samarbete med byggbolaget PEAB arbete med att hållbarhetssäkra inköp och process för entreprenadupphandling. Den systematiska genomgången av större (som vi anser att vi kan påverka på ett direkt sätt) leverantörer visade på en stor vilja att förbättra sitt arbete med hållbarhetsfrågor. Som en del av detta arbete har vi tillsammans med SP också gjort en studie för att överföra krav och riktlinjer i ISO till AF (allmänna föreskrifter) för entreprenadupphandling. HSB Göteborg har inget eget system för att fånga intressentförväntningar som ställs i första hand till våra underleverantörer. Ett exempel på påverkan är i vår relation till entreprenören Peab där vi i pågående nyproduktionsprojekt (Umbra) integrerat hållbarhetsfrågorna på ett sätt som tidigare aldrig gjorts. Se bilaga ISO i Umbra Partneringprojekt med Peab.(12) Peab var en av arrangörerna under 2013 av, den av HSB Göteborg startade, Ansvarsstafetten. Se bilaga Ansvarsstafetten, socialt ansvarstagande i praktiken.(12) Ett exempel på leverantör som vi har inlett samarbete med och där ansvarsfrågorna varit i fokus är Podab. Tillsammans har vi tittat på leveranslogistik, certifieringar, andra relevanta dokument mm i syfte att få ett hållbart samarbetsavtal. 1

2 Fråga 3: Hur och var beskriver organisationen sitt övergripande ställningstagande för socialt ansvarstagande i förhållande till vision/policy, affärsidé/verksamhetsidé, strategier, mål och organisationskultur (etik, värderingar) i syfte att maximera bidraget till hållbar utveckling? Svar: HSB Göteborgs allomfattande ställningstagande kring hållbarhets- och ansvarsfrågor görs specifikt i den övergripande Ansvarspolicyn som är del av verksamhetsstyrningen samt i Uppförandekoden som ligger till grund för bl. a leverantörskontakter. Viljeyttring kring hållbarhets- och ansvarsfrågor görs också konkret i vår Vision, Uppdrag samt i vår HSB-gemensamma värderingsgrund ETHOS, där H:et står för Hållbarhet som skall genomsyra vårt beteende. Se även Uttalande längst bak i egendeklarationen. Se bilagor HSB Göteborgs verksamhetsplan (i denna framgår vision, uppdrag, värderingar, ansvarspolicy, miljöpolicy, inköpspolicy, medarbetarpolicy mm), se även Uppförandekod (Code of Conduct) för partner och leverantör (2). Samtliga dessa dokument finns även på vårt intranät. Fråga 4: När och på vilken nivå i organisationen är detta ställningstagande fastställd? Svar: Beslut om att arbeta med samhällsfrågor ur ett ansvars- och hållbarhetsperspektiv utifrån ISO har tagits av såväl styrelsen som ledningen under Ansvarspolicyn samt perspektivet Samhällsansvar lades vid samma tillfälle till i verksamhetsplanen. Fråga 5: Hur har de sju principerna för socialt ansvarstagande (ansvarighet, transparens, etiskt uppförande, respekt för intressenternas intressen, respekt för rättsstatens principer, respekt för internationella uppförandenormer, samt respekt för de mänskliga rättigheterna) integrerats i organisationens styrdokument? Svar: För att säkerställa att dessa frågor finns med har en övergripande Ansvarspolicy fastställts där principerna tagits i beaktande och några dessutom används. Perspektivet Samhällsansvar har lagts till i de balanserade styrkorten Strategiska mål finns och beslutas och revideras årligen. Miljö-, inköpsoch mångfaldspolicy innehåller riktlinjer för samhällsansvar som stödjer arbetet. Vid den årliga verksamhetsplaneringen involveras såväl medarbetare, ledning och styrelse. Fråga 6: Hur säkerställs det att nödvändiga resurser är tillgängliga (t.ex. avseende ansvar, budget, tidsplan)? Svar: I samband med den strategiska planeringen sätts mål för Samhällsansvar. Dessa mål bryts sedan ner till operativa mål, handlingsplaner och aktiviteter där ansvar framgår. Bland annat kommer inputen från vår årliga medarbetarkonferens. De strategiska målen fastställs av styrelsen vid den årliga strategikonferensen och dokumenteras i verksamhetsplanen. Vid det årliga budgetarbetet säkerställs resurserna för att uppnå målen. Uppföljning av målen sker löpande på samma sätt som för andra strategiskt viktiga frågor. Vid större aktiviteter/utvecklingsprojekt som är mer resurskrävande tillämpas vår Arbetsmodell för projektverksamhet för att säkerställa resurser och tidplan. Verksamhetscontrollern är övergripande ansvarig för hållbarhetsfrågorna och bevakar vid den årliga verksamhetsplaneringen att resurser finns tillgängliga. Se bilaga Årscykel HSB Göteborg (10) Fråga 7: Hur har ansvar och befogenheter delegerats och kommunicerats inom organisationen? Svar: Verksamhetscontrollern har övergripande ansvar för ISO Informationschefen har kommunikations- och informationsansvaret. För inköpsfrågorna ansvarar inköpschefen. För miljöfrågor ansvarar miljöchefen. Inom respektive affärsområde finns en ansvarig person som ingår i HSB Göteborgs hållbarhetsgrupp. Information om vårt arbete med samhällsansvar kommuniceras bl. a via vårt intranät till alla medarbetare. Tydligt ansvar finns för styrande dokument (policyer och riktlinjer), strategiska mål, affärsområden mm. I samband med ledningens årliga tvådagars strategimöte fastställs ansvar för processer, projekt mm för kommande verksamhetsperiod. 2

3 Implementeringsarbetet för övergripande hållbarhets- och ansvarsfrågor drivs via en dedikerad arbetsgrupp med representanter för alla affärsområden och viktiga enheter. Arbetsgruppen genomförde ett initialt arbete under Under 2015 kommer gruppen att få en annan sammansättning men med i princip samma uppdrag. En ny mindre operativ grupp med verksamhetscontroller, miljö- samt informationschef kommer att agera som styrgrupp fr o m Gruppen ska stödja organisationen för att optimera vårt bidrag till hållbar utveckling och stärka vår position på marknaden, utifrån de övergripande strategiska (hållbarhets)målen. Gruppens arbete ska också säkerställa att mål, handlingsplaner och aktiviteter genomförs och följs upp. Se bilagor med exempel från arbetsmaterial i samband med framtagning av viktigaste ansvarssituationerna inom förvaltning, inköp och information.(15) Fråga 8: Vilka processer och rutiner används för att säkerställa att organisationen uppnår avsedda resultat? Svar: Processer och rutiner som används är: verksamhetsledningssystemet, balanserat styrkort med perspektivet Samhällsansvar, årscykeln för verksamhetsplanering, processer och årscykel för intressentdialoger, måluppföljning såväl på ledningsnivå som på operativ nivå, ansvarslogg för samhällsansvarsfrågor, löpande screening av leverantörer utifrån ett hållbarhets- och ansvarsperspektiv samt, på sikt, leverantörskontrollbesök. Dessutom används intervjuer och intressentdialog. Se även svar på fråga 5. Fråga 9: Vilken metodik har använts för att identifiera behovet av kompetensutveckling för socialt ansvarstagande inom organisationen t.ex. utifrån existerande värderingar, kultur och intressentdialog eller för att nå de mål som har fastställts? Svar: Vi har genomfört en gap - analys med avstämning mot ISO som tydliggjorde behovet av kompetenshöjning avseende de mänskliga rättigheterna. Under den årliga tvådagarskonferensen (2011) för alla medarbetare, ägnades merparten av tiden till ISO och de mänskliga rättigheterna. Uppföljning gjordes vid konferensen 2012, 2013 och Med denna utbildning gavs initialt en gemensam grund för alla medarbetare. I syfte att höja kompetensen specifikt hos vissa utvalda medarbetare men även allmänt hos samtliga medarbetare har en hållbarhetsgrupp bildats. I gruppen ingår bl. a inköpschef och informationschef samt representanter för affärsområdena. Gruppen utbildas med hjälp av extern konsult med hemläxor mellan utbildningstillfällena och har i uppdrag att informera/utbilda enheternas medarbetare och säkerställa att hållbarhetsaktiviteter tas fram och genomförs i hela organisationen. För att ytterligare höja kompetensen har såväl VD som flera affärsområdeschefer genomgått en sexdagarsutbildning i mångfald. En affärsområdeschef har gått en universitetsutbildning i CSR. Miljöansvarig och hållbarhetsansvarig har medverkat vid återkommande hållbarhetsträffar inom ramen för CSR Västsverige (där HSB Göteborg är medlemmar). En enhetsspecifik kompetensgenomgång är gjord under 2013 av hållbarhetsgruppen med stöd av HRenheten. I samband med denna har kompetensbehov för strategiska medarbetare kartlagts ytterligare. Den har våren 2015 också integrerats i företagets övergripande kompetensförsörjningsplan Se bilaga "PM kompetensinventering" (25). Fråga 10: Hur registreras behovet av kompetensutveckling och införskaffad kunskap och medvetenhet för medarbetarna inom organisationen? Svar: Kompetensutvecklingsbehov och genomförd utbildning hanteras i HR-systemet ProCompetence i vilket en tydlig utbildningsplan med verktyg och innehåll skall finnas. Systemet kommer att utvecklas i samband med kompetensutvecklingen (se fråga 9). Specifik kunskap som rör hållbarhet hanteras inom ramarna för den vanliga kompetenshanteringen. Exempel på hållbarhetsrelaterade kompetensfrågor som löpande finns med i behovssituationen är värderingar, korruptionsfrågan, frågor kring miljömedvetenhet, mänskliga rättigheter samt mångfald. Rutinerna för utvecklingssamtal ska tydliggöras så att kompetensbehov kring hållbarhetsfrågan alltid finns med vid samtalen/planeringen. Se även svar på fråga 9 3

4 Fråga 11: På vilken nivå i organisationen har identifiering av intressenter genomförts? Svar: Diskussionen kring intressenter och analys samt identifieringen av dessa har förts på högsta beslutsnivå inom HSB-federationen. Beslut har tagits av förbundsstämman (där alla HSB-föreningarna är representerade). HSB Göteborg använder sig av denna HSB-gemensamma intressentmodell. HSB Göteborgs ledning har också genomfört intressentanalys för att ytterligare definiera och prioritera intressenter. Fråga 12: Hur har identifieringsprocessen sett ut som har lett fram till de utvalda intressenterna? Svar: Identifieringen av intressenterna föregicks av en analys där en mängd olika intressentgrupper diskuterades. Dessa presenterades i ett beslutsunderlag inför förbundsstämman I samband med detta arbete fastställde förbundsstyrelsen dokument och process avseende HSB Ansvar (4). Detta styrdokument har successivt utvecklats till de nationella styrdokument som finns idag. HSB Göteborgs ledning har sedan, med den nationella intressentrosen (4) som bas, arbetet fram en mer specifik intressentdefinition för vår verksamhet där vi kategoriserat intressenterna utifrån påverkan. Uppdatering av intressentidentifieringen ligger i årscykeln för verksamhetsplaneringen. HSBs intressentros återfinns dels som bilaga (4) till egendeklarationen dels i HSBs Hållbarhetsredovisning och HSB Göteborgs årsredovisning vilka återfinns dels som bilaga dels på HSB Ansvar, HSB Göteborgs prioritering av intressenter och årscykel för intressentdialog finns som bilaga till egendeklarationen.(4) Fråga 13: Vilka intressenter har identifierats för organisationen? Svar: Nationellt har HSB definierat de viktigaste intressenterna som: Medlemmar, Medarbetare, Kunder, Leverantörer och partners samt Samhälle (lokalt och globalt). En utvecklad intressentanalys hos HSB Göteborg har dessutom identifierat mer specifika intressenter inom huvudgrupperna samt kategoriserat dessa som primära och sekundära. Se bilaga Intressenter och Prioritering av intressenter (4) Fråga 14: Vilka specifika intressen, som relaterar till organisationens inflytandesfär, hos de olika intressenterna har legat till grund för att de har identifierats? Svar: Intressenterna utgörs av dem som påverkas av och/eller påverkar vår verksamhet. HSB är en medlemsägd kooperation vilket gör medlemmarna till en grundläggande intressent. Nationell intressentdefinition härrör från 2003 och ny analys är gjord Övriga intressentgrupper är: kunder, medarbetare, samhället samt leverantörer och partners. Vid intressentanalysen har dessa indelats i primära intressenter (prio/ej prio) samt sekundära intressenter (prio/ej prio) Se bilaga Intressenter och Prioritering av intressenter (4) Medlemmar: Främja medlemmarnas intresse och Skapa det goda boendet (Verksamhetsidé/uppdrag:) Medarbetare: En attraktiv arbetsplats Kunder: Nyttiga produkter och tjänster som främjar det goda boendet Partners & Leverantörer: Trygg och stabil samarbetspartner/kund Samhälle lokalt och globalt: 4

5 Lokalt: Fungerande bostadsmarknad, tillgång till bostäder Globalt: Minimera miljöpåverkan, stöd i olika bostadsprojekt genom We Effect, främjandet av mänskliga rättigheter i värdekedjan. Den viktigaste potentiella påverkan på samhället är energiförbrukning. Beslut om Klimatavtal finns därför sedan Målet är att halvera CO2-utsläppen till år HSB Göteborg har också insett att den direkta/indirekta påverkan genom upphandling av entreprenörer i stora byggen är av stor vikt, där vi som ansvarig byggherre har stor möjlighet att påverkan. Därför är Leverantörer & Partners en viktig intressent. Värt att notera är också att den indirekta påverkan genom påverkan på HSB:s Riksorganisation och representanter för ytterligare medlemmar är viktig. HSB arbetar mycket med bildning vilket också medför att påverkan på fysiska medlemmar/individer blir en viktig påverkansväg. Löpande identifieras intressen från NKI, NMI och intressentdialog som på sikt kan ändra intressentbilden. Fråga 15: Vilken hänsyn har tagits/tas till intressentgrupper som kan ha svårt att göra sig hörda och därför kan kräva särskilt beaktande? Svar: Dessa intressentgrupper försöker vi identifiera i varje specifikt fall och därefter involveras dessa om möjlighet finns. Exempel på detta finns bl. a. i nybyggnadsprojektet Nya Hovås där även barnen varit med i dialogarbetet inför framtagandet av detaljplanen. Tillsammans med en konsult har de fått gestalta vad de önskade med sitt boende och sitt bostadsområde. Ytterligare ett exempel är att Fritidsfiskarföreningen inbjudits till flera möten för att diskutera påverkan på fisket i den bäck som rinner genom området Nya Hovås. Ett annat exempel är personer som har svårt att förstå informationsmaterial. Svårigheten är att bestämma vilka språk man bör översätta till. Viktigt att det blir rätt så inte någon grupp känner sig utelämnad. Därför finns de viktigaste broschyrerna i digital form idag. Google translate finns med som förslag som medlemmarna kan använda. Det man beslutat på riksnivå är att ta fram broschyrer på enkel svenska. Okomplicerad svenska som är lättare att läsa och förstå. Det tror vi når fler och som komplement finns de digitala som kan översättas enkelt på nätet. Vi har tecknat ett avtal med Tolkförmedling Väst som kan användas av såväl bostadsrättföreningarna som internt. Viktigt att människor som inte behärskar svenska får möjlighet att göra sig förstådda och att de förstår information från föreningarna etc. Bostadssökande unga försöker vi bl. a. involvera genom att föra dialog med jagvillhabostad.nu Genom att genomföra en studenttävling om hållbarhetslösningar för boende i bostadsrättsföreningar (Sustainergies Cup) har vi involverat studenter/ungdomar i dialogen kring hållbarhet i boendet. I den due diligence för mänskliga rättigheter som påbörjats under 2014, så kommer det identifieras på vilka ställen i värdekedjan som det finns risk för att det finns intressentgrupper som har svårt att göra sig hörda. Se även bilagan Nya Hovås dialogmodell och folder Nya Hovås för beskrivning av arbetet med bl. a barninvolvering.(4) Mer information om Sustainergies Cup (20) samt jagvillhabostad.nu (4) återfinns i bilaga med samma namn. Fråga 16: Vilka intressentgrupper representerar samhället och miljön? 5

6 ANM - Samhället och miljön är två intressen som har en särställning i SS-ISO och dessa kan representeras av många olika intressenter. Svar: En av våra identifierade intressentgrupper är Samhälle (lokalt och globalt). Det är i första hand denna intressentgrupp som representerar samhället och miljön. Inom intressentgruppen är det flera intressenter som vi identifierat som representerar samhället bl. a. allmänheten, media, opinionen och FoU. Inom intressentgruppen finns även specifikt intressenten miljö som representerar miljön i form av t ex. miljörörelsen och olika miljögrupper. Utöver intressenten miljö har vi även identifierat andra specifika intressenter som, på olika sätt, representerar miljön. Exempel på dessa är kommuner, strategiska partners, kunder m fl. Fråga 17: Hur har arbetet med socialt ansvarstagande påverkat större samarbeten och partnerskap? Svar: Nedanstående är några exempel på dialoger som inletts med tydliga syften om förändring samt exempel på direkt påverkan till följd av sådana dialoger. *Ansvarsstafetten (sjätte och sjunde etappen genomfördes under 2014, bransch och politiker träffas om hållbarhet), se *Nya Hovås boendeinvolvering (tidig intressentinvolvering inför detaljplanearbete, fler än 8000 förslag), se *Brf Alfa (lekplatsen upphandlas/analyseras med ISO som verktyg), se bilaga ISO i nyproduktionsprojekt, Brf Alfa (13) *Brf Amundö (gemensamhetslokal upphandlas/analyseras med ISO som verktyg), se bilaga ISO i nyproduktionsprojekt, Brf Amundö (13) *Offert nyproduktion (ISO partneringprojekt i pågående produktion), se bilaga ISO i Brf Umbra Partneringprojekt med PEAB (12) Fråga 18: Vilka rutiner finns det för att identifiera nya intressenter i en nyuppkommen situation (t.ex. i en kris) eller i ett nytt projekt? Svar: I samband med nyproduktionsprojekt görs marknadsanalyser i såväl tidiga skeden som vid senare tidpunkt där intressenterna och deras behov identifieras. Vi tillämpar samma modell och frågeställningar för specifika påkallade situationer som vi använt för att identifiera intressenter på företagsnivå. Vid en ny situation analyseras alltid vilka som är primära/sekundära intressenter i den uppkomna situationen. I den årliga verksamhetsplaneringen är intressentanalys en återkommande aktivitet. Konsekvensanalyser görs i samband med större förändringar. Via vårt systematiska arbetsmiljöarbete (LSK, CAK mm). Exempelvis vid de återkommande skyddsronderna så identifieras såväl problem som nya intressenter. NABO:s arbete är bra exempel som bidrar till att identifiera nya intressenter. De hjälper svaga att komma till tals och få hjälp i sitt boende. Vi gör deras röst hörd så de får den hjälp de behöver. Alltid på den lilla människans sida. NABO rycker ut vid problemsituationer. Vid krissituation finns rutiner beskrivna i Krishandboken. För HSB:s Krisledning är bl. a följande prioriterat: 6

7 - att samverkan med andra aktörer på central och lokal nivå sker. - att effektiva kontakter etableras med media och information till personal, anhöriga, kunder och allmänhet sker. Kontaktlistor till våra viktigaste intressenter finns upprättade i handboken i syfte att snabbt kunna informera/involvera dessa i den uppkomna situationen. Informations- och kommunikationsplan finns upprättad. Se även bilaga Handbok för krishantering för HSB Göteborg (8) Fråga 19: Hur ser prioriteringen ut mellan olika identifierade intressenter och vad har legat till grund för denna prioritering? Svar: Det finns ingen uttalad prioritering mellan de fem identifierade intressentgrupperna på övergripande nivå i HSB. Då HSB är en medlemsorganisation är intressentgruppen Medlemmar den grundläggande intressenten. Medlemmar kan dessutom vara involverade i flera olika intressentgrupper, t ex Samhälle samt Kund då medlemmarna också tillhör och är ägare av den bostadsrättsförening som man bor i. En djupare intressentanalys inklusive identifiering och prioritering av intressenter genomfördes av HSB Göteborgs ledning under början av Intressentdiskussion genomförd under ledningens junimöte. Ur de traditionellt primära intressentgrupperna Medlemmar, Medarbetare och Kunder har vi definierat enskilda intressenter som primära alternativt sekundära. Prioriteringen har gjorts utifrån hur stor påverkan vi har på intressenten respektive hur stor påverkan intressenten har på oss. Se bilagorna Intressenter och Prioritering av intressenter (4) Vi har även tittat på om/på vilket sätt våra olika intressentundersökningar stödjer oss i vårt hållbarhetsarbete. Se bilaga Undersökningar, omvärldsanalyser, dialogarbete (4) Fråga 20: Hur gör organisationen rent praktiskt för att inhämta förväntningar och synpunkter från intressenterna? Svar: Löpande sker intressentdialog (enkäter, träffar med mera) med våra prioriterade intressenter. Detta sker såväl via riksdialogen som via lokala NKI, NMI, varumärkesundersökning, dialogprocesser med mera. Utöver detta sker riktade nöjd kund -undersökningar (service, ombyggnad, nyproduktion), vi har referensgrupper (kunder), fokusgrupper (ungdomar), utvecklingsträffar med kunder, medarbetardagar mm. Se även bilaga Undersökningar, omvärldsanalyser och dialogarbete.(4) Nedan följer några exempel på genomförda dialogaktiviteter: Medarbetardialoger: NMI - uppföljning i form av gruppdiskussioner i fokusgrupper. Synpunkter från Ansvarsstafetten (idékorten), dialog vid byggnadsprojekt. Boendedialog inom nybyggnation t ex. Nya Hovås Kund/medlemsdialog: Återkoppling/åtgärder för kunder med anledning av NKI samt löpande dialog via HSB Portalen. Den parlamentariska dialogen sker årligen på olika nivåer via stämmor. HSB Göteborg utnyttjar sin påverkansmöjlighet för att få till ett nytt beslut om helhetssystem på riksnivå Under året har vi ett nytt exempel med praktisk intressentdialog kring nytt projekt - Fixfabriken. Vi har också med ett hållbarhetstema samlat in mailadresser till medlemmar för att underlätta dialog och spara miljö och pengar. Tillsammans med Riksförbundet har en medlemsmätning genomförts för att få in ny kunskap om förväntningar på oss som HSB-förening. 7

8 Beskrivning över genomförande av de större återkommande undersökningar finns som processer(4) och i årscykeln för intressentdialog(4) samt verksamhetsplanens årscykel(10). Årligen sker en sammanfattande analys i juni månad inför starten av den strategiska planeringen. NKI och NMI sker vart annat år. Fråga 21: Hur går organisationen till väga för att inhämta synpunkter från intressenter som inte är organiserade eller har extra svårt att artikulera sina intressen? Svar: I riksdialogen frågar vi Allmänheten, som är en av våra identifierade intressentgrupper. Via riktade undersökningar och via fokusgrupper, ungdomspanel, referensgrupper o dyl. fångas rubricerade gruppers synpunkter upp. (Se även svar på fråga 15 där bl. a intressentdialogen Nya Hovås beskrivs.) Grupper som där bjöds in var bl. a grannar, allmänhet och handlare alla som skulle kunna tänkas påverka, eller påverkas av nyproduktionen i Nya Hovås. NABO hjälper svaga att komma till tals och få hjälp i sitt boende. Vi gör deras röst hörd så de får den hjälp de behöver. Alltid på den lilla människans sida. Nabo rycker ut i problemsituationer. Vid de återkommande skyddsronderna så identifieras problem via dialog. Fråga 22: Vid vilka tillfällen inhämtas synpunkter från intressenterna? Svar: De återkommande intressentdialogerna sker efter fastställda intervall. Utöver detta sker exempelvis intressentdialog efter genomförda ny- och ombyggnadsprojekt, inför nyproduktion, efter NMI - undersökningen, via referensgrupper, kundfrågor på HSB Portalen osv. Under 2014 inledde vi ett arbete med att ett system för löpande kommunikation av vårt hållbarhetsarbete - Ansvarsloggen där vi löpande redovisar olika aktiviteter kopplat till hållbarhet och där intressenterna på sikt ska kunna kommentera och ge synpunkter. Projektet är fortfarande i testfas. Se även bilaga Årscykel HSB Göteborg (10) Fråga 23: Vilka förutbestämda tillfällen (och personer) i organisationens löpande styrning och planering finns där intressenternas förväntningar och synpunkter hanteras? Svar: Det finns fastställda processer för NKI, NMI osv. där tidplan och ansvar finns specificerade för hur information skall hanteras och kunskapen tas tillvara. Se bilaga processer NKI respektive NMI (4) Boendedialogen i samband med nyproduktion hanteras enligt nyproduktionsprocessen. Dialogprocessen är särskild dokumenterad och påverkar löpande arbetsprocessen. Projektchefer är slutligt ansvariga. Ledning, genom verksamhetscontroller, är ansvarig för och gör uppföljning löpande av samtliga intressentavstämningar. Detta görs i strategidiskussion i samband med verksamhetsplanering (se bilaga Årscykel för verksamhetsplanering ). (10) Information/diskussion och beslut i styrelse sker löpande - samt årligen genom VD-presentation. På riksnivå hanterar Förbundsstyrelsen dessa frågor två gånger årligen enligt fastställs årscykel. Fråga 24: Hur hanterar organisation balansen mellan samhällets behov av insyn och er organisations behov av integritet? Svar: Vi har att förhålla oss till den lagstiftning som finns och som reglerar den personliga integriteten (PUL) samt till sekretess i vissa frågor. Exempel på detta kan finnas inom områden som lönehantering, medlemsmatrikeln, NABO - tjänsten o dyl. I våra riktlinjer för sociala medier finns beskrivet vad medarbetarna ska vara observanta på i samband med kommunikation. Vår informationspolicy förespråkar största möjliga öppenhet och insyn. HSB är en medlemsorganisation vilket gör att det på ett naturligt sätt är en stor transparens i verksamheten utifrån devisen att Våra kunder är våra ägare. 8

9 Se Riktlinjer för sociala medier (2). Informationspolicyn återfinnas i HSB Göteborgs Verksamhetsplan Fråga 25: Hur hanterar organisationen synpunkter och förväntningar från intressenter igenom hela värdekedjan? Svar: Påbörjat arbetet genom dialog med leverantörer och partners. Kontroll sker initialt via större leverantörer och partners. HSB Göteborg har inget eget system för att fånga intressentförväntningar som ställs i första hand till våra underleverantörer. Initialt arbetar vi med leverantörer och partners för att lära oss mer om hur vi tillsammans med dem kan kontrollera och påverka värdekedjan bakåt så bra som möjligt. Vidare så kommer värdekedjan belysas i det pågående arbetet. Ansvarsfull leverantörsstyrning och genomgång av inköpsfunktionen (ställa krav på entreprenörer/leverantörer) pågår. Framåt i värdekedjan ser vi inga behov av att göra några avgränsningar eftersom medlemmen är vår slutkund. Vårt inflytande över bostadsrättsföreningarna är att jämföra med påverkan man kan ha på en kund. Fråga 26: Hur hanterar organisationen eventuella intressekonflikter mellan olika intressentgrupper? Svar: Ledningsfråga/styrelsefråga när de dyker upp. Exempel på detta kan vara när boende medlemmar inte är överens med styrelsen i bostadsrättsföreningen (t.ex. juridiska tvister mellan fysisk och juridisk medlem). Normalt hanteras detta via våra föreningsombud alternativt via juristen, men det har förekommit att vi har agerat genom att medverka på bostadsrättföreningens stämma o dyl. NABO hjälper svaga att komma till tals och få hjälp i sitt boende. Vi gör deras röst hörd så de får den hjälp de behöver. Alltid på den lilla människans sida. NABO rycker ut vid intressekonflikter. Fråga 27: På vilket sätt har organisationen utnyttjat intressentdialogen i syfte att stärka kommunikationen/redovisningen av ansvarsarbetet? Svar: Hållbarhetsredovisningen bygger på intressentdialogen (se bilaga så här är redovisningen uppbyggd (4)). Årlig återkoppling till intressenterna sker via Hållbarhetsredovisningen. Ansvarsarbetet finns också med på agendan vid olika typer av intressentträffar (medarbetarkonferenser, utvecklingsträffar med kunder, temaseminarier mm). Dialog sker också via intranät och extranät. Vid det återkommande arrangemanget Ansvarsstafetten har vi också möjlighet att informera och sprida kunskap kring ansvarsarbetet. Fråga 28: Vilken typ av verksamhet bedriver organisationen, omfattning, storlek och uppbyggnad? Svar: Nedan följer en genomgång av viktigaste verksamhetsinriktningar samt identifierade hållbarhetsoch ansvarsfrågor inom respektive område. Samtliga frågor beaktas löpande under året inom ramarna för ansvarig för respektive affärsområde eller enhet. Byggnation Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: kemikalier, energifrågor, säkerhet, arbetsvillkor, stadsplanering och integration. Förvaltning Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: energieffektivitet och andra energitjänsterna. Medlemsverksamhet Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: bildning, inflytande, demokrati, dialog, transparens och styrning. 9

10 Opinionsbildning Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: politikerpåverkan, samhällsengagemang, boendepolitik och stadsplanering. Marknadsföring/information Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: transparens, tydlighet och mångfald i bilder. Juridik Viktiga identifierade ansvarsfrågor inom området är t.ex.: skattelagar, krav på inlåning och integritetsfrågor. För mer detaljerad beskrivning av verksamheten hänvisas till bilagorna Årsredovisning och Hållbarhetsredovisning som återfinns på samt till HSB Göteborgs företagspresentation (1) som finns i vårt intranät. Fråga 29: I vilka länder/platser/områden är organisationen verksam? Svar: I Sverige finns 100 % av kärnverksamheten. Vi har ingen marknad utanför Sveriges gränser. Vi deltar dock i internationella samarbeten i nätverksorganisationer kring kooperativa frågor. Mycket av material till våra byggen har dock sitt ursprung utanför Sveriges gränser. Vi för diskussioner med leverantörer och partners i syfte att kunna spåra varor och tjänster i värdekedjan och påverka i den mån vi kan. Fråga 30: Vad har organisationen gjort tidigare och vad gör den idag inom social ansvarstagande? Svar: HSB som kooperation har en djup och bred historik inom socialt ansvarstagande. Verksamhetsidén bygger på ett historiskt samhällsbehov av det goda boendet, som fortfarande idag utgör HSBs självdefinierade uppdrag. HSB har satt standard inom boende sedan 1923 och fortsätter att göra det idag. Bl. a. har just HSB Göteborg ett stort initiativ i HSB Living Lab som är ett samarbetsprojekt inom ramen för Johanneberg Science Park. Projektet fokuserar på att utveckla framtidens boende. Nedan följer ytterligare exempel på konkreta aktiviteter som på olika sätt ramar in vårt sociala ansvarstagande: Ansvarsstafetten genomfördes 20 maj och 22 november, Chalmersseminarium om HSB Living Lab den 6 december, Fair Trade-julklappar till medarbetarna med möjlighet att välja bidrag till We Effect, "HSBs hållbarhetsarbete skapar bättre lönsamhet" - artikel i Fjärrvärmetidningen, "Standarden blev ett kvitto på att HSB gjorde rätt" - SIS tidning Perspektiv, Föreläsare på CSR-utbildning arrangerad av CSR Västsverige, Investering i medmänsklighet vid medarbetarkonferensen - klädinsamling Stadsmissionen, Inköp av el-bil till förvaltningen, "ISO 26000, en standard för socialt ansvarstagande" - examensarbete vid Umeå universitet, "HSBs arbete med miljö och socialt ansvarstagande enligt ISO 26000" - Lunds universitet, "Fyndhörnan" - visningsmöbler säljs och intäkten skänks till We Effect, Miljöutbildning av medarbetare genomförd 13 och 18 juni, HSB Norra Stor Stockholm medlem i Fair Trade - första boendeorganisationen, Klädbytardag, HSB Göteborg miljödiplomerade på nytt, Debattartikel kring bostadsbyggande, HSB stöttar orkanens offer på Filippinerna - totalt 1 mkr varav Göteborg 50 kkr till We Effect, Inyett - nytt system för bättre kontroll av leverantörer, Julkort tillsammans med We Effect, NABO-stöd till brf i Biskopsgården m a a skjutningarna, Medarbetardag den 19 september med tema mångfald och förändring, Stöd till Umeå vatten och avfall AB vid deras start av ISO arbete, Medverkan i pilotgrupp hos CSR Västsverige vid framtagande av "The Good Society", HSB brf Verona har blivit certifierat i enlighet med Miljöbyggnad miljöklass silver, Sponsring av BRIS, Noll tolerans mobbing, Missing People, Våga börja prata, KRIS m fl., Konferens hos Stadsmissionen - hyran går till deras verksamhet, Dialogarbete Nya Hovås och Fix, Praktik för ett 40-tal sommarjobbare i brf på norra Hisingen för att få ut ungdomar i praktik, Meddelandekort med tavlorna från VANN - för att sprida budskapet om MR, Dialog med "Mitt Liv", We Effect - månadsbidrag och insamlingar. 10

11 Se Hållbarhetsredovisning, Årsredovisning, HSBs kod för föreningsstyrning, HSB Kompassen, Verksamhetsplan för HSB Göteborg och bilagor till egendeklarationen.(24 m fl) Exempel på initiativ som säkrar vårt långsiktiga ansvarstagande och finns med i vårt ledningssystem så att säga bygger in ansvarstagandet i HSB Göteborgs DNA är: Ansvarspolicy, miljöpolicy, inköpspolicy, uppförandekod, Samhällsutveckling som strategiskt perspektiv i verksamhetsstyrningens styrkort, strategiska mål om mångfald, ansvar mm. Se Verksamhetsplan för HSB Göteborg Arbetet med ISO har lett till ett antal ytterligare initiativ som: Ansvarsstafetten, artiklar och seminarier om ansvar, intressentdialog nya Hovås, medarbetarutbildning i mänskliga rättigheter, leverantörssamverkan för att öka bidraget till hållbar utveckling gemensamt osv. Se bilagor till egendeklarationen. Se även vår aktivitetslogg på hsb.se (extern åtkomst) samt i systemet Worldfavor (intern åtkomst). I denna logg kommer vi framöver att löpande redovisa våra aktiviteter. Fråga 31: Vilka policydokument, värderingar, principer och uppförandekoder etc. har organisationen som är kopplade till socialt ansvarstagande? Svar: De kooperativa principerna, silverklassning av nyproduktion, miljödiplomerade, hälsodiplomerade, hållbarhetsredovisningen, ETHOS (värderingarna Engagemang, Trygghet, Hållbarhet, Omtanke, Samverkan), kod för föreningsstyrning, intressentdialog, jämställdhets- och mångfaldspolicy, ansvarspolicy, miljöpolicy, inköpspolicy, uppförandekod, etiska riktlinjer, Hållbar verksamhet i styrkorten, strategiska mål om mångfald, ansvar mm Se hänvisningar i fråga 30 ovan. Fråga 32: Vilken inflytandesfär har organisationen i sin omvärld? Svar: HSB Göteborgs möjligheter till inflytande i samhället är stort. Exempel på aktiviteter där vi påverkar i vår inflytandesfär är: bostadspolitiken, samhällsplaneringen, hållbarhet i värdekedjan, nyproduktion av bostäder mm. Vårt praktiska arbete med att definiera vår inflytandesfär i värdekedjan tangerar arbetet med hur vi identifierat våra intressenter (se svar i avsnitt 4.4.2). I båda dessa arbeten utgick vi från frågeställningen om Vilka HSB Göteborg påverkar och vilka som påverkar oss. Resultatet finns i bilaga Intressenter.(4) Fråga 33: Vilka beslut och aktiviteter hos organisationerna inom den identifierade inflytandesfären kan påverka organisationens sociala ansvarstagande? Svar: Exempel på detta kan vara ändrade lagar och regler eller förändringar i det allmänna opinionsläget i samhället, stämmobeslut eller påtryckningar från medlemmar, krav på ytterligare ansvarstagande eller aktiviteter hos enskilda eller grupperingar av kunder. Intressentgruppen medarbetare har löpande ett inflytande som kan påverka organisationens sätt att arbeta. Slutligen kan också vår femte valda intressent partners och leverantörer oavsett storlek ta beslut inom ramarna för sin verksamhet som direkt påverkar HSB Göteborgs möjlighet att ta vårt ansvar för hela värdekedjan både på ett positivt och negativt sätt. Fråga 34: Vilka huvudområden och delområden under avsnitt 6 i SS-ISO har bedömts vara relevanta för organisationen och varför? Vilken metod har används för att genomföra bedömningen? Svar: Tredje part har genomlyst verksamheten. Gap-analys har genomförts av verksamheten gentemot ISO för att fastställa vilka huvudområden som är relevanta samt därefter har en relevansanalys gjorts för att identifiera de prioriterade delområdena. Metod och resultat av detta arbete framgår av bilagorna Genomlysning av HSB Göteborg, Risk- och möjlighetsplottning samt Relevansanalysen.(5) Ett område som i genomlysningen fick hög relevans och vikt var Miljö. Det är ett område som vi arbetar mycket med sedan länge. I genomlysning slog dock andra områden igenom mer (Mänskliga Rättigheter samt Goda verksamhetsmetoder). Den första periodens arbete, som en direkt konsekvens av arbetet med ISO 26000, har inte handlat om ytterligare miljöinsatser förutom fokus på energieffektivisering som 11

12 nämns på andra ställen i denna egendeklaration. Med stor sannolikhet kommer Miljö som ansvarsområde få nytt fokus i syfte att maximera HSB Göteborgs bidrag till hållbar utveckling. De två huvudområden som prioriterats initialt för verksamheten för att maximera bidraget till hållbar utveckling är: mänskliga rättigheter (delområden Due diligence, Undvika medskyldighet, Medborgerliga och politiska rättigheter, samt Diskriminering av sårbara grupper) och goda verksamhetsmetoder (delområden "Främja socialt ansvarstagande i värdekedjan, Konkurrens på lika villkor och Antikorruption) (se bilaga Relevansanalysen ). Rangordning av samtliga delområden är gjord. Den initiala genomlysningen genomfördes utifrån ISO i sin helhet och därmed detaljbedömning av SAMTLIGA bör -satser inom SAMTLIGA delområden. Således valdes aldrig något delområde bort. Fullständig konsekvensanalys (enligt frågorna 36, 37, 41 och 42) för samtliga delområden har således inte genomförts (se bilaga Relevansförteckning med aktiviteter (5)) då vi funnit det mer relevant att arbeta med denna analys på en mer övergripande nivå samt att fokusera på att genomföra aktiviteter kopplat till bör -satser. Detta utesluter inte att vi kommer att göra denna mer detaljerade delområdesanalys vid ett senare tillfälle. Eventuellt skulle dock denna analys kunna ersättas av utvärdering av enskilda aktiviteter (t ex. ekonomiska konsekvenser och intressentförväntningar) som i många fall är kopplade direkt till bör -satser i ISO Vi tror att vårt utvärderingssätt för specifika aktiviteter blir mycket mer verksamhetsnära för ett direkt lärande. Under 2015 skall en utveckling av hållbarhetsstrategin initieras. Arbetet skall utmana den tidigare prioriteringen av ansvarsområden i syfte att aktualisera hur HSB Göteborg kan maximera sitt bidrag till hållbar utveckling. Fråga 35: Hur har intressenterna involverats i syfte att hjälpa organisationen att förstå relevans och betydelse av olika områden? Svar: Riksdialog med medlemmar, kunder, medarbetare, leverantörer och partners samt samhälle har legat till grund för HSB Göteborgs initiala Gap-analys enligt ISO och som sedan validerats vid ledningsgruppsdiskussioner och intressentavstämning. Exempelvis så prioriterar intressentgruppen Allmänheten vikten av goda verksamhetsmetoder vilket framgår av genomförd analys. Sedermera har vi utökat diskussionen med andra intressentdialogaktiviteter som hjälpt oss att förstå relevans och betydelse. Exempel på det är: ansvarsstafetten, medarbetardagarna, intressentinvolvering nya Hovås, intressentdialoger mm Metodbeskrivning och resultat av riksdialogerna framgår av HSB:s årliga Hållbarhetsredovisning som finns på Fråga 36: Vilken påverkan och effekt har de relevanta delområdena på intressenter och på hållbar utveckling? Svar: I samband med relevansanalysen har en systematisk bedömning gjorts av de viktigaste delområdenas påverkan på intressenter och hållbar utveckling. Se bilaga Relevansförteckning med aktiviteter (5) Fråga 37: Vilka är intressenternas behov och önskemål rörande de relevanta delområdena och hur har detta påverkat prioriteringen? Svar: I samband med relevansanalysen har också en systematisk bedömning gjorts av intressenternas syn på delområden. Inga direkta frågor kring delområden har ställts eller diskuterats, utan bedömningarna har, i de fall de gått att uttala sig, gjorts utifrån tidigare genomförda avstämningar och dialoger. 12

13 Se bilaga Relevansförteckning med aktiviteter (5) Fråga 38: Vilken inverkan har de relevanta delområdena på organisationens förmåga uppfylla de lagar, internationella standarder och uppförandenormer som de berörs utav? Svar: Vi har hittills inte, i någon större utsträckning, satt oss in i andra internationella standards eller uppförandenormer än ISO förutom en utbildning om de mänskliga rättigheterna som genomförts för alla medarbetare. Detta är en medveten prioritering då vi i första hand är verksamma i Sverige. Trots en stor direkt påverkan på den globala livsmiljön genom exempelvis energianvändning så sker vår påverkan på intressenter utanför landets gränser i första hand indirekt genom partners och leverantörer. Eventuell fördjupning inom internationella standarders och uppförandenormer (förutom ISO 26000) kommer att behandlas löpande inom ramarna för pågående arbete med skärpning av inköpspolicy och i samverkan och dialog med stora partners och leverantörer. Detta kan ske exempelvis i de fall då en stor leverantör har tillverkning i ett låglöneland. Då har HSB Göteborg ett intresse i att leverantören har kontroll på gällande internationella normer för att stödja påverkan och inflytande på den aktuella marknaden. I detta arbete vill vi gärna bidra i den mån vi kan. Under 2014 har ansvaret för inköp flyttats till miljöchefen. Arbetet med denna persons eventuella behov av kompetensutveckling är påbörjat i samråd med HR och hållbarhetsansvarig. Två områden där vi har en självklar lagbevakning är inom miljö och arbetsmiljö vilket beskrivs i svaret till fråga 72. Fråga 39: Vilken inverkan har de sju principerna (i avsnitt 4 i SS-ISO 26000) för prioriteringen? Svar: Vid prioriteringsarbetet har i första hand de sju områdena och delområdena påverkat arbetet men givetvis har även principerna funnits med i resonemanget. Några exempel på detta är: Principen Respekt för intressenternas intressen har påverkat genom att miljöfrågan kommer högst bland intressenterna på förväntan om ansvarstagande från HSB:s sida. Arbetet med Energieffektivisering är en av de enskilt största påverkanspunkter på hållbar utveckling som HSB Göteborg har. Principen om Transparens finns i och för sig naturligt i en medlemsorganisation som HSB men kravet på transparens som vi i även skrivit in i vår Ansvarpolicy vilket bl. a. bidrog till att vi valde att öppet redovisa resultatet av vår risk- och möjlighetsgenomlysning utifrån ISO 26000:s principer och ansvarsområden. Redovisningen gjordes bland annat i hållbarhetsredovisning både regionalt och på riksnivå. HSB Göteborg har dessutom ställt upp som officiellt svenskt case i internationella ISO sammanhang i Genève, Social Responsibility Day både , samt i den svenska expertgruppen TK478 för utveckling av ISO Principen Ansvarighet har spelat stor roll för det inledningsvis högst prioriterade arbetet i vår organisation nämligen att skapa medvetenhet i ledning och styrelse om organisationens ansvar i samhället. Principen Respekt för mänskliga rättigheter återkommer även som ett prioriterat ansvarsområde. En första genomlysning enligt ISO 26000s riktlinjer för due diligence för mänskliga rättigheter har genomförts. Denna analys pekade på ett antal olika områden som kan stärkas. Föreslagna aktiviteter är dock inte integrerat i verksamhetsplanen än. Mänskliga rättigheter har funnits med när utbildning av alla medarbetare genomfördes samt kommer att finnas med när uppförandekoden kommuniceras till intressenterna. Principen Etiskt uppförande har påverkat vid utbildning av medarbetare samt framtagande/revidering av uppförandekoden. Principerna Respekt för rättsstaten och Respekt för internationella uppförandenormer är två principer som vi uppfyller väl varför dessa inte haft samma påverkan på prioriteringen som övriga principer. 13

14 Fråga 40: Vilka resonemang, t.ex. affärsmässiga, har vägts in i prioriteringen av huvudområden samt delområden i syfte att säkerställa ett långsiktigt hållbart engagemang? Svar: Vår vd har på ett bra sätt sammanfattat vår syn: Vi vill ju vara den bäst ansedda aktören i boendebranschen. Detta är ett konkret förbättringsarbete som tar oss närmare den visionen. Några andra exempel på direkt affärskopplingar som säkerställer långsiktigheten i arbetet. Marknadsfördelar - Nya direktiv finns i Göteborgs kommun avseende marktilldelning. Hållbarhetsfrågorna ska vägas in mycket tydligare än tidigare vilket bör ge HSB Göteborg fördelar i relation till konkurrenterna. Lönsamma tjänster som positionerar oss - Svaret är konfidentiellt, men verifierat av SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut. Hitta de bästa leverantörerna - Störst påverkan ser vi att vi har inom inköp och entreprenader samt via intressentdialoger ( rätt leverantörer). Stärkta kundrelationer - Kunskap om mänskliga rättigheter är en grundläggande förutsättning för att diskutera med intressenter samt för att stärka kundrelationerna. HSB NABO - socialt ansvarstagande som skapar värde för medlemmarna. Fråga 41: Vilka risker finns det förknippade med de relevanta delområdena? Svar: I samband med relevansanalysen har också en systematisk bedömning gjorts av risk i relationen till de viktigaste delområdena. Se bilaga Relevansförteckning med aktiviteter (5) Fråga 42: Vilka ekonomiska konsekvenser kan de relevanta delområdena ge? Svar: I samband med relevansanalysen och genomgång av de viktigaste delområdena har också en systematisk bedömning gjorts av ekonomiska konsekvenser i den mån det är möjligt. Se bilaga Relevansförteckning med aktiviteter (5) Fråga 43: Följs prioriteringarna upp och uppdateras med de intervall som är lämpliga för organisationen? Svar: Ja. Uppföljning av prioriterade ansvarsområden, delområden samt aktiviteter sker löpande under året men med tyngdpunkt vid den årliga strategiska planeringen. Under 2015 är en uppdatering av prioriteringarna planerad. Se bilaga Verksamhetsplaneringens Årscykel för HSB Göteborg (10) Fråga 44: Vilka mål med handlingsplaner valdes ut utifrån prioriterade delområden och varför? Svar: Under året lades hållbarhetsmål till inom klimat och utveckling. Mål och handlingsplan utformades initialt efter den första genomlysningen och då prioriterades aktiviteter som ansågs som viktiga för att ta ett antal första steg och som satte systemet för hållbart ansvarstagande på plats. Strategi och struktur för att kunna arbeta med socialt ansvarstagande börjar nu komma på plats och ytterligare handlingsplaner och mål kommer att föras in via den vanliga verksamhetsplaneringen. Se bilaga Ansvarsloggen (6), samt Genomlysning HSB Göteborg (5) Se även bilaga Relevansförteckning med aktiviteter (5). I detta dokument framgår vilka aktiviteter som haft koppling till delområdena. 14

15 Flera av aktiviteterna handlar om inköp, entreprenader, utbildning i mänskliga rättigheter och intressentdialoger. Dessa har stor påverkan på samhället och miljön. Under 2014 genomfördes också ett stort internt kommunikationsprojekt för att stödja medarbetarna i deras förståelse och arbete med hållbarhet. Projektet Hållbarhetsmånad genomfördes under augusti/september för att stödja flera strategiska mål. Fortsatt information och utbildning kring Mänskliga rättigheter kommer att genomföras i samband med implementering av kompetensförsörjningsplan som beslutades i ledningen under våren Fråga 45: Hur har målen integrerats med organisationens övriga mål? Svar: Perspektivet Samhällsutveckling finns numer i styrkort med strategiska mål. Vi gör en nedbrytning till handlingsplaner och aktiviteter med ansvariga och relevanta tidplaner. Uppföljning sker löpande i olika forum. Initialt har parallella processer delvis pågått med strategisk planering och genomlysning enligt ISO En integration har successivt ägt rum. En kortfattad beskrivning av processen följer nedan: 1. Utifrån den första genomlysningen sattes en initial handlingsplan upp för att hantera direkta och konkreta risker och möjligheter. Denna handlingsplan innehöll aktiviteter som ledningen kunde ta beslut om och som inte i alla fall hade en direkt koppling och plats i då liggande befintlig strategisk affärsplan. 2. Den första därefter följande verksamhetsplaneringen hanterade dock genomlysningen och fick till följd att ett nytt perspektiv, Samhällsansvar, lades till inom ramen för de Strategiska målen. 3. Organisationens affärsområden och enheter utvecklar årligen operativa mål som inom ramarna för verksamhetsplaneringen anpassats till, och integreras i, den övergripande affärsplanen. Fråga 46: Hur ser ansvarsfördelningen för mål, utifrån relevanta funktioner och nivåer inom organisationen, ut? Svar: Ansvarsfördelning inom socialt ansvarstagande följer den ordinarie strukturen för ansvarsfördelning. Se bilagorna HSB Göteborgs verksamhetsplan samt Ansvarslogg (6) Fråga 47: Vilka resurser har avsatts för mål och handlingsplaner? Svar: Resursmässigt finns ett antal funktioner och kompetenser i verksamheten som har ansvarsarbetet enligt den här egendeklarationen på sin dagliga agenda. Dessa är: verksamhetscontroller, kommunikationschef, intern Hållbarhetsgrupp, riksgemensam Hållbarhetsgrupp. Dessutom finns extra monetära resurser för externa resurser (stöd, seminarier, utbildning mm). Budget finns inom respektive enhet för måluppfyllnad. Fråga 48: Vilka aktiviteter, utöver mål och handlingsplaner, genomfördes? Svar: Pressreleaser, artiklar, debattartiklar, seminarier, konferenser, case (nationellt och internationellt), examensarbeten för studenter, träff med skolor och företag mm. Vi har bland annat sett över våra evenemang och konferenser enligt ny internationell standard om "hållbara evenemang". Vi avser dock inte att certifiera oss. Hållbarhetschefen blev nominerad till "Årets hållbarhetschef" i samband med Sustainability Day (se inbjudan), temadag för kvinnliga styrelseledamöter för andra året i rad, stöd till andra aktörer som intresserar sig för ISO (en myndighet, ett energibolag samt kommunalt bolag för va/avlopp/avfall), del i kommunens kampanj "72 timmar", teckentolkning vid medarbetarkonferens, selfiestation för hållbarhet med medarbetarna, boendegeografi fick påverka vilken tjänst man fick i nya organisationen, initiativ med stadsnära odling i våra fastigheter (Tegnergatan, Kryssdäcket), Leverantörsbedömningsverktyg i samverkan med PEAB, hållbarhetskrav på inredningsupphandling för nya kontoret, Loppis till förmån för We Effect ( kr som HSB Gbg dubblade till 32000), därutöver har medarbetarna i julgåva skänkt ytterligare kr, rabatterat kollektivtrafikkort till medarbetare, samarbetsprojekt med Coompanion, "HSB råd vid gräl med grannen" - bosocial tjänst, Hedersomnämnande för mångfaldsarbete i Fastigos tidning. Se även Ansvarslogg. 15

16 Se bilagor tematidning Fokus bostadsrättsförening, nyhetsbrev HSB nyheter, program Social Responsibility Day 2012, bild från Rio-konferens 2011, agenda från ISO-möte i Genève 2012, pressmeddelande HSB Göteborg först ut med ISO 26000, debattartikel i GP Ny standard kan sudda ut stadens mutstämpel, debattartikel i GP Lär av 70-talets misstag, studentuppsats A study of how HSB is working with ISO 26000, artikel HSB - det goda boendet (19). Se även svar på fråga 30 (avseende aktiviteter 2013). Fråga 49: Vilka metoder används för att mäta, indikera, bedöma och följa upp befintliga och föreslagna prioriteringar? Svar: Uppföljning av mål och handlingsplaner sker löpande vid ledningsmöten samt vid enheternas möten där övrig uppföljning av operativa och strategiska mål görs. Klimatavtalet/energifrågorna följs upp via systemet Svante (Respect; Initialt har hållbarhetsaktiviteterna också följts upp i ledningsgruppen via Ansvarsloggen och 30- listan (6). Utöver de nyckeltal som redan finns så har beslut tagits om att göra en tydligare GRI-koppling där relevanta indikatorer finns att tillgå. Arbetet med mål/indikatorer i relation till GRI testades i CSR Västsveriges system under 2014 utan att ett slutligt beslut har tagits om exakt omfattning och form. I mars 2015 genomfördes en intern arbetsdag om GRI-indikatorer i syfte att ta ett nytt steg i utvecklingen. Detta resulterade bland annat i att vi under våren bör ha indikatorerna på plats. Fråga 50: Hur utvärderas mätmetoderna? Svar: Utvärderingen görs genom årlig revidering av strategiska mål i samband med verksamhetsplaneringen. Löpande utvärdering görs av verksamhetscontroller. Där behov finns så kontrolleras systemberäkningar mot interna manuella beräkningar för att säkerställa systemkvaliteten (exempelvis energi). Fråga 51: Vilka metoder används för att spåra resultat över tid? Svar: Uppföljning av utvalda parametrar görs genom att HSB Göteborg utvärderar sin verksamhet via HSB Riksförbunds årliga Hållbarhetsredovisning. Denna redovisning kommer dock att anpassas och utvecklas specifikt för att passa HSB Göteborg med indikatorer och mål som framkommit i arbetet med ISO kopplat till GRI-nyckeltal. Detta arbeta påbörjades under 2013 (se även svar på fråga 49). I riksdialogen har också initiala tester gjorts för att transparent redovisa och följa upp intressentförväntningar enligt idén vision-avstämning-förväntan-respons. Även detta arbetssätt diskuterades under 2013 för att se hur HSB Göteborg kan ta detta arbete vidare (se även svar på fråga 49). Se bilaga HSBs Hållbarhetsredovisning, "Exempel på redovisning av hållbarhetsarbete för HR". Fråga 52: Vilka rapporter tas fram där resultat för socialt ansvarstagande kan jämföras över tid? Svar: Hittills har det i huvudsak varit via Hållbarhetsredovisningen med intressentdialoger samt via kommunikation på hemsidan. Vi har under ett par års tid arbetat med utvecklingen av vårt uppföljningssystem som även omfattat tester av ny teknik. Något slutligt beslut har inte tagits om metod och rapportering. Internt har även detaljerade NKI-rapport, NMI - rapport med mera tagits fram och kommunicerats. 16

17 Fråga 53: Vilka mätindikatorer används som ger kvalitativ och kvantitativ information om resultat och fall kopplade till organisationen och som är jämförbara och visar på förändring över tid? Svar: Sedan 2004 följer/redovisar HSB resultatet av intressentdialogen samt en del övriga indikatorer i HSBs Hållbarhetsredovisning. Sedan 2006 följer vi utvecklingen inom jämställdhetsområdet med hjälp av Nyckeltalsinstitutets analysverktyg Jämix. Här följer vi ca 25 mätindikatorer. Se bilagda exempel i dokumentet Jämix (17) Sedan 2008 har HSB följt upp och redovisat sin klimatpåverkan. I HSBs Klimatavtal åtar vi oss att minska utsläppen med 50 % fram till Utfallet redovisas såväl i Årsredovisning som i Hållbarhetsredovisning. Sedan 2005 följer vi nöjd medarbetarindex (NMI). I undersökningen finns bl. a ett avsnitt som behandlar Jämställdhet, mångfald, diskriminering och trakasserier. Se bilagda exempel i dokumentet NMI (17) Sedan början av 2000-talet har nöjd kundindex (NKI) följts via regelbundna mätningar. Utöver ovanstående finns mätindikatorer i andra av våra intressentdialoger/undersökningar. Flera av dessa finns i bilagd förteckning Undersökningar, omvärldsanalyser, dialogarbete (4). Även i vår Årsredovisning redovisar vi ett urval av mättal. Beslut är taget av ledningen att göra koppling till relevanta GRI-indikatorer (G3.1) utifrån ISO Arbetet med sammanställning/uppgiftsinsamling pågår. Se bilagan GRI-indikatorer för HSB Göteborg (urval gjort utifrån relevansanalys enligt ISO 26000).(7) Fråga 54: Finns det externa riktlinjer för redovisning av socialt ansvarstagande och i så fall vilka och hur använder organisationen den/dessa? Svar: Arbetet med att utveckla HSB Göteborgs hållbarhetsredovisning pågår. ISO arbetet har lett fram till ett antal möjliga och relevanta indikatorer i GRI som har utvärderats under Se även svar på fråga 49. Se bilaga GRI-indikatorer för HSB Göteborg (urval gjort utifrån relevansanalys enligt ISO 26000).(7) Fråga 55: Vilka verifieringsprocesser eller certifieringssystem används, där fakta och uppgifter kan spåras tillbaka till en pålitlig källa för att kontrollera riktigheten i fakta och uppgifter? Svar: Miljödiplomering, hälsodiplomering, kvalitetsdiplomering, ISO 26000, ISO och ISO Fråga 56: Hur utvärderas resultatet av arbetet med socialt ansvarstagande? Svar: Uppföljning av mål, handlingsplaner och aktiviteter samt ledningsdiskussioner/workshops. Årligen via den strategiska planeringen. Exempel på andra konkreta forum som bidrar till utvärdering/uppföljning av arbetet med socialt ansvarstagande är nationell hållbarhetsgrupp, regional hållbarhetsgrupp och medarbetarkonferens. Fråga 57: Hur tas underlag för kommunikation av socialt ansvarstagande fram? Svar: Under 2014 (3 februari) beslutade den strategiska ledningen om kommunikationsstrategi för hållbarhet som skall gå som en röd tråd i all kommunikation både externt och internt. Kommunikationschefen är ansvarig för kommunikationen. Underlag tas fram tillsammans med hållbarhetsansvarig utifrån status, aktiviteter, syfte, forum osv. Underlag tas fram från relevansanalysen och i första hand kommuniceras det som är mest relevant. 17

18 Se även modell för intressentavstämning i Hållbarhetsredovisningen. Avstämningar och diskussioner med externa experter sker även löpande. Fråga 58: Hur kommuniceras organisationens arbete för socialt ansvarstagande? Svar: Under 2014 kommer ett system, "Ansvarsloggen", att utvecklas för löpande kommunikation av socialt ansvarstagande. I övrigt sker kommunikation via intranätet, i partnermöten, leverantörskontakter, artiklar och debattinlägg, seminarier, kundträffar, medlemsträffar, medarbetardagar, Hållbarhetsredovisning samt Årsredovisning. En utvärdering skall göras under 2014 för hållbarhet som röd tråd i all kommunikation, exempelvis i samband med nyproduktion av bostäder. Se även fråga 22 och 44. Fråga 59: Har organisationen valt att utelämna vissa ämnen i sin kommunikation, och i så fall varför? Svar: Full transparens har gällt vid genomlysningen och kommunikationen. Fråga 60: Hur kommuniceras organisationens egendeklaration? Svar: Egendeklarationen och/eller uttalandet mm kommer att kommuniceras via intranätet, innehållet i breda termer på hemsidan "Ansvarsloggen", Ansvarsstafetten, artiklar, seminarier och Årsredovisningen. Fråga 61: Hur har policyer/lagar/normer gjorts kända i organisationen? Svar: Dessa har kommunicerats ut via olika kanaler som medarbetarkonferenser (exempelvis utbildningen i mänskliga rättigheter), utbildningar/information (exempelvis riktlinjerna mot mutor och bestickning), via verksamhetsplanen (Ansvarspolicy, strategiska mål för Samhällsansvar mm), via intranätet (samtliga policyer och riktlinjer, samt särskild sida för Hållbarhet), med hjälp av vår Hållbarhetsgrupp, i samband med enhetsmöten osv. Diskussion har förts om hur vi på bästa sätt säkerställer att medarbetarna löpande får information om policyer och riktlinjer. Detta kan/bör ske i samband med nyanställning och i samband med den årliga revideringen av dessa dokument. Fråga 62: Vilka arbetsmetoder gäller för interna revisioner och interna granskningar och vilka resultat finns från dessa revisioner och granskningar? Svar: Vi har hittills inte prioriterat resurser för intern granskning och intern revision av hållbarhetsarbetet. Men vi utesluter inte att det kan komma att bli viktigt framöver. Vi har sådan granskning inom andra delar av verksamheten, exempelvis inom energideklarationsarbetet, där vi har varit ackrediterade och inom kvalitetsarbetet där vi är ISO9001-certifierade. I samband med ledningens årliga strategikonferens görs en total genomgång av resultatet för samtliga satta strategiska mål. Strategiska och operativa mål följs även löpande av såväl ledning som affärsområdesansvariga och måluppfyllnad redovisas. En stående punkt på Affärsledningens dagordning är måluppföljning. Detta sker enligt fastställda rutiner och årscykel. Avvikelser leder till åtgärder på olika sätt. Uppföljning av prioriterade aktiviteter följs via aktivitetsförteckningar av den hållbarhetsansvarige. Fråga 63: Vilka resultat finns från externa intressenters revisioner och granskningar av verksamheten eller organisationens varor/tjänster? Svar: En total genomlysning av verksamheten har gjorts och en GAP-analys (risk- och möjlighetsanalys) har tagits fram i enlighet med riktlinjerna i ISO Denna genomlysning har genomförts av tredje part (Allies AB). Tredje part (SP) har gjort en genomlysning av ett specifikt nyproduktionsprojekt med stöd av den systematiska egendeklarationen som vid det tillfället fortfarande var under utveckling. 18

19 En tredjepartverifiering (SP) av HSB Göteborgs verksamhet med hjälp av Systematisk egendeklaration genomfördes i april 2013 samt februari 2014 där detta dokument utgör underlag för revision av egendeklarationen. HSB Göteborg är diplomerad inom flera olika områden såsom energideklarationer, Miljödiplomering (Göteborgs kommun), Hälsodiplomering, Kvalitetsdiplomering (SIQ). Vi är också sedan 2014 ISO certifierade inom förvaltnings- och medlemsverksamheten. Fråga 64: Hur hanteras klagomål och reklamationer från konsumenter? Svar: Alla ärenden tas emot av Medlemscenter och registreras i ett digitalt system ( E-journal ). Via detta system sker fördelning av ärendet till rätt person, bevakning, påminnelser mm. Se bifogad processbeskrivning Ärendehantering (18) Felanmälningar registreras och administreras via felanmälningssystemet. Se bifogad processbeskrivning Felanmälan (18) Klagomål i betaltjänstverksamheten hanteras på särskilt sätt i enlighet med betaltjänstlagen. I samband med inflyttning i nyproducerade lägenheter finns en förstärkt felanmälanrutin och en särskild inflyttningsprocess i syfte att skapa en trygg och lustfylld boendeentré (se bilaga En trygg och lustfylld boendeentré ).(11) Fråga 65: Hur hanteras klagomål från övriga intressenter? Svar: Merparten av intressenterna hanteras enlig svaret på fråga 64. Medarbetarsynpunkter hanteras via NMI, fokusgrupper, medarbetarsamtal, chef, personalchef och Synpunkten (ett förbättringsverktyg) Synpunkter från Partners och Leverantörer hanteras inom ramen för ingångna avtal och överenskommelser. Samhälle/allmänhet hanteras i huvudsak på samma sätt som konsumenter ovan och/eller via informationschefen. Fråga 66: Vilka metoder används för utvärdering av mål, uppföljning av handlingsplaner samt aktiviteter och vid vilka intervall genomförs dessa utvärderingar? Svar: Detta sker i samband med den årliga strategiska planeringen (verksamhetsplaneringen) enligt fastställd årscykel. I samband med dialoger med intressent sker en uppföljning enligt fastställda processer (exempel NKI, NMI osv.) HSB Göteborg ingår i federationen HSB vars Förbundsstyrelse behandlar hållbarhetsfrågorna och dess mål, som är beslutade på riksnivå, två ggr/år enligt fastslagen årscykel för styrelsens arbete. Fråga 67: Vilket utfall uppnåddes i förhållande till målen? Svar: Kortsiktigt satta mål har redan uppnåtts. De mer långsiktiga målen är avstämda och arbete fortgår enligt plan. Till en början, efter resultatet från genomlysningen enligt ISO 26000, har vi främst arbetat med handlingsplaner/aktiviteter som sedan följts upp. Framöver kommer vi att koppla fler indikatorer och andra mätetal till aktiviteterna för att på så sätt följa arbetet. (Se även tidigare svar kring uppföljning, t ex fråga 53). Se bilaga Ansvarslogg.(6) 19

20 Fråga 68: Var målen lämpliga och i så fall varför? Svar: Målen var lämpliga och drev arbetet framåt. HSB Göteborg genomför i samband med verksamhetsplaneringen ständigt ändringar. Vid senaste genomgången tillkom hållbarhetsrelaterade mål till inom Klimat och Utveckling. Fråga 69: Vilken koppling finns mellan organisationens övergripande strategier och mål? Svar: Såväl vision, kärnvärderingar (ETHOS), de kooperativa principerna som huvudmålen är beslutade av styrelsen och stämmer väl med satta mål inom hållbarhetsområdet. Vd:s uttalande i samband med att vi beslutade oss för att använda ISO i verksamheten visar också på en tydlig koppling/viljeinriktning: Vi vill ju vara den bäst ansedda aktören i boendebranschen. Detta är ett konkret förbättringsarbete som tar oss närmare den visionen. (Se även Organisationens uttalande sist i denna Egendeklaration). Fråga 70: Vilka förändringar från bestämda handlingsplaner har fastställts under perioden? Svar: Inga större förändringar. Fokus fanns på lärande projekt tillsammans med en större leverantör som hänvisade till ISO i sin uppförandekod. Detta projekt har inte genomförts då vi under samtal och dialog med leverantören kunde konstatera att denne inte riktigt svarade upp mot vad man lovat i sin uppförandekod. Istället har andra leverantörssamarbeten inletts. En handlingsplan som inte fanns med från början är också att minska antalet leverantörer för att på så sätt lättare kunna genomföra leverantörsdialogen. Vidare har Förvaltningen under året lagt till handlingsplaner om Elmaskiner. Förstudie gjordes 2013 och mycket framgångsrikt (för miljö, boende, medarbetare och ekonomi) test genomfördes 2014 (se årsredovisning sid 15). Inom medlemsenheten har "eventgruppen" med hållbarhetsaspekten i sitt arbete (exempel kundjulbord med bra matval, ej engångstallrikar, engångsmuggar etc.). Framöver kommer kursmaterial vid våra utbildningar bara att delas ut via USB-minne (ej papper och pärmar). Fråga 71: Genomfördes bestämda aktiviteter och om inte varför? Svar: Arbetet med leverantörskontakter tar mer tid i anspråk än planerat. Etablering av och påvisat positivt resultat av energitjänsterna har försenats. Implementeringen i nyproduktionsprocessen är mycket komplex och kommer att ta längre tid än vi inledningsvis räknat med. Sammantaget har detta inneburit att vissa aktiviteter inte har klarat den tidplan som sattes upp initialt. Ytterligare aktiviteter tillsammans med medarbetare och kunder hade varit önskvärt. Inom Förvaltningen hade man som operativt mål att ta fram åtta nya tjänster. Detta genomfördes inte då HSB Tjänsteutveckling "tog över" denna utveckling. Fråga 72: Hur håller sig organisationen informerad om alla rättsliga skyldigheter? Svar: Generellt sker en bevakning av lagar såväl av jurister på riksnivå som av HSB Göteborgs egen jurister. Detta görs bl. a via prenumerationer på SFS och FI samt regelbunden bevakning av Infotorg, Blendow group, kommitté- och utredningsförslag och litteratur. För specifika områden som betaltjänstverksamheten (Finansinspektionen) sker dessutom ytterligare bevakning av ansvariga inom respektive verksamhet i enlighet med regelverket. Exempel på några specifika områden där bevakning sker är: Miljöområdet där bevakning görs på såväl riks- som lokal nivå via miljöansvariga. Stående punkt gällande lagförändringar finns vid träffar med nationella miljönätverket. Lokalt sker kontroll kvartalsvis via Notisum. 20