Avtalsvillkor. Hemtjänst (18)

Transkript

1 Avtalsvillkor Hemtjänst (18)

2 Avtalets innehåll 1.0 Definitioner Avtalsparter Meddelanden Partavsikt och avtalets omfattning Bakgrund Syfte Avtalets omfattning Avtalstid Avtalshandlingar/tolkningsregler Ansvarsfördelning Kommunens ansvar Huvudmannaskap och myndighetsutövning Uppdraget Insatser Anställning av anhörig eller närstående Objektanställning Förvaltare, god man eller annat uppdrag Tilläggstjänster Ickevalsalternativ Uppdragets utförande Uppdragets omfattning Överrapportering Ändring av omfattning Geografiskt område Ändring av geografiskt område Kapacitetstak Ändring av kapacitetstak Skyldighet att ta emot beställning Byte av Verksamhetsansvarig Underleverantörer Byte av leverantör Allvarliga kriser eller extraordinära händelser Identifikation Ersättning Ekonomisk ersättning Justering av ersättning Ersättning för besvarande av larm som enda insats Ny ersättningsmodell från Fakturering Rapportering Rapportering av avvikelser som berör avgiften till den enskilde Elektroniska rutiner för fakturering Betalningsvillkor Administrativa avgifter Dröjsmålsräntor Kravrutiner Räntefaktura Felaktiga fakturor Reklamation Fakturaunderlag Referens som ska anges på varje faktura Momsredovisningsnummer Faktureringsadress E- faktura. elektronisk fakturering Betalningsmottagare/Factoringbolag Samråd och uppföljning Insyn Påföljder och avtalets upphörande Kvalitetsbrister (18)

3 12.2 Hävning Missad utryckning vid larm Upphörande av valfrihetssystem Avtalets upphörande från Leverantörens sida Befrielsegrunder (force majeure) Dokumentation Förvaring av dokumentation Överlämnande av dokumentation vid byte av Leverantör Överlämnande av dokumentation efter avslutad insats Avveckling och överlämning Ansvar/Försäkringar Informationsskyldighet vid förändring av den enskildes behov Information och marknadsföring Tystnadsplikt och sekretess Disciplinära åtgärder Yttrandefrihet/meddelarfrihet Arbetsgivaransvar och arbetsmiljöansvar Hot och våld Statistik Ändringar och tillägg Tillägg och ändringar av uppdraget Överlåtelse av avtal Ändrade ägarförhållanden Tvistelösning (18)

4 Kommentar: Detta avtalsförslag utgör tillsammans med förfrågningsunderlag samt övriga i upphandlingen ingående handlingar underlaget för det slutliga avtalet mellan Huddinge kommunen och Leverantören. Då ett anbud har antagits kommer avtalsförslaget att färdigställas. Detta färdigställda avtal Originalavtalet kommer i allt väsentligt att ha samma innehåll som avtalsförslaget, men kompletteras med uppgifter om Leverantören och uppgifter från anbudet. Detta avtal (nedan kallad Avtal ) har träffats mellan Huddinge kommun(nedan kallad Kommunen ) och [Ange],( nedan kallad Leverantören ) 1.0 DEFINITIONER De begrepp och förklaringar som ingår i definitioner tillämpas i detta avtal. Definition Avtalsvillkor Beskrivning Avtalsvillkor anger de villkor för Avtalet som gäller mellan Kommunen och Leverantören. Avtal Part Leverantör Med Avtal avses detta avtal (Avtal inklusive bilagor) som ingåtts mellan Kommunen och Leverantör. Med Parter avses i detta avtal Kommunen och Leverantören. Leverantör som efter upphandling enligt lagen om valfrihetssystem (LOV) erhållit avtal och därigenom blivit Part i avtalet. Utförare Skriftligen Underleverantör Den enskilde Uppdraget Allmänt begrepp på avtalad leverantör och andra leverantörer som kan eller kommer att kunna utföra uppdrag. Med skriftlig avses även meddelande i elektronisk form. Tredje part som bistår Leverantör med att fullgöra villkor enligt Avtalet. Den som, av Huddinge kommun, beviljats insatser som omfattas av detta avtal. De insatser och tjänster som omfattas av detta avtal. Huddinge kommun Beställare SoL LSS LOV Kommunen Den förvaltning inom Huddinge kommun som ansvarar för det avtalade uppdraget. Socialtjänstlagen (2001:453), SoL. Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, (1993:387), LSS. Lagen om valfrihetssystem, lag (2008:962), LOV 3(18)

5 2.0 AVTALSPARTER Kommun Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge Leverantör Organisationsnummer Kontaktperson för Social- och äldreomsorgsförvaltningen Henrik Ifflander Organisationsnummer Kontaktperson för Leverantör Telefonnummer: Epostadress: Adress: HUDDINGE KOMMUN Huddinge Social- och äldreomsorgsförvaltningen Kvalitetsenheten Kontaktperson för avtal Jenny Svensson Telefonnummer: Epostadress: Adress: HUDDINGE KOMMUN Huddinge Kommunstyrelsens förvaltning Upphandlingsenheten Beställare Social- och äldreomsorgsförvaltningen 2.1 MEDDELANDEN Samtliga meddelanden mellan parterna gällande detta Avtal ska ske skriftligen. 3.0 PARTAVSIKT OCH AVTALETS OMFATTNING 3.1 BAKGRUND Kommunfullmäktige i kommunen har beslutat att kundval ska gälla för dem som beviljats hemtjänstinsatser, ledsagning och avslösning i hemmet enligt SoL och LSS samt boendestöd för funktionsnedsatta enligt SoL. Kundval innebär att den enskilde kan välja någon av de leverantörer som kommunen godkänt och tecknat avtal med enlig lag (2008:962) om valfrihetssystem, LOV. Detta avtal har upphandlats enligt LOV och innebär bland annat att den ekonomiska ersättningen och kravnivåer för uppdraget kan komma att förändras över tiden enligt kommunala beslut. 4(18)

6 3.2 SYFTE Syftet med detta avtal är att reglera de villkor som gäller mellan kommunen och godkänd Leverantör enligt LOV utifrån ett långsiktigt åtagande av kvalitativa tjänster. 3.3 AVTALETS OMFATTNING Leverantören ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med villkoren i detta avtal och med den skicklighet och omsorg som Kommunen har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag i branschen. Leverantören åtar sig att i enlighet med beställning från Kommunen tillhandahålla tjänster enligt detta avtal för personer oavsett ålder i den omfattning som framgår av kommunen upprättade biståndsbeslut enligt socialtjänstlagen och delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser enligt hälso- och sjukvårdslagen, enligt villkor i detta avtal. 3.4 AVTALSTID Avtalet gäller från och med dagen då avtalet har undertecknats av båda parter och som längst fram till och med 14 april Vid avtalsperiodens utgång upphör Avtalet att gälla utan föregående uppsägning. Kommunen har möjlighet att förlänga avtalet med oförändrade villkor med högst tolv (12) månader. Avtalet kan därmed gälla som längst t o m 14 april Kommunen ska skriftligen meddela begäran om förlängning senast tre månader före utgången av avtalstiden. I annat fall upphör avtalet automatiskt att gälla vid avtalstidens utgång utan föregående uppsägning. Om Leverantören ej fått några uppdrag under tolv (12) månader från det att avtal tecknats upphör avtalet och Leverantören måste ansöka på nytt. 3.5 AVTALSHANDLINGAR/TOLKNINGSREGLER Avtalet består av nedanstående handlingar som kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande bestämmelser i handlingarna gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2. Detta avtal med bilagor 3. Förtydligande till förfrågningsunderlaget 4. Förfrågningsunderlag med bilagor 5. Kompletteringar till ansökan 6. Ansökan med bilagor I övrigt gäller Personuppgiftslagen (1998:204) gällande Information om behandling av personuppgifter i tillämpliga delar och tilläggsavtal åtkomst till verksamhetssystem om detta har ingåtts mellan parterna. 4.0 ANSVARSFÖRDELNING 4.1 KOMMUNENS ANSVAR Kommunernas ansvarar för omsorg och övriga stödinsatser som regleras i socialtjänstlagen samt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Kommunallagen (1991:100) ger kommunen rätt att lämna över vården av en kommunal angelägenhet, som inte reglerats i särskild ordning, till ett aktiebolag, ett handelsbolag, en ekonomisk förening, en ideell förening eller en enskild individ. Kommunen är skyldig att kontrollera och följa upp verksamheten. Kommunen måste också garantera att medborgarna får insyn i den verksamhet som överlämnats genom att i avtal med Leverantören säkerställa att medborgare kan få information om verksamheten. För att den enskilde ska kunna välja i valfrihetssystemet behövs jämförbar information om Leverantörerna - en information som kommunerna är skyldiga att förse dem med och som bland annat måste begäras in i den löpande uppföljningen och kontrollen av verksamheten. 5(18)

7 4.2 HUVUDMANNASKAP OCH MYNDIGHETSUTÖVNING Socialnämnden och äldreomsorgsnämnden i Kommunen är i egenskap av beställare huvudmän för de tjänster som omfattas av detta avtal. Socialnämnden och äldreomsorgsnämnden är ytterst ansvariga för verksamheten oavsett vem som utför den. Social- och äldreomsorgsförvaltning vid Kommunen ansvarar enligt delegation från socialnämnden och äldreomsorgsnämnden för myndighetsutövning gällande beslut om den enskildes bistånd samt för uppföljning av beställda insatser. Leverantören ska bedriva verksamhet enligt de mål och syften som följer av socialtjänstlagen (2001:453) (SoL) och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387) (LSS), detta avtal och övrigt inom området tillämpliga lagar, förordningar och föreskrifter, samt Kommunens kvalitetsdeklaration för hemtjänst. Leverantören har en skyldighet att ta del av och förvissa sig om vilka regelverk som gäller vid utförande av de insatser som ingår i detta avtal. Verksamhetsansvarig hos Leverantören är skyldig att tillse att all personal hos Leverantören har kännedom om och är insatt i tillämpliga regelverk för utövande av samtliga insatser. Leverantören ska i övrigt följa gällande lagar, förordningar och föreskrifter som gäller för bedrivande av näringsverksamhet. Vid fullgörande av uppdrag ska Leverantören iaktta allas likhet inför lagen, saklighet och opartiskhet och rätt till god omsorg. 5.0 UPPDRAGET 5.1 INSATSER Leverantören ska kunna utföra samtliga insatser enligt nedan. Leverantören ska bedriva insatser enligt SoL i ordinärt boende som innefattar serviceinsatser personlig omvårdnad boendestöd ledsagarservice avlösning i hemmet trygghetslarm 5.2 ANSTÄLLNING AV ANHÖRIG ELLER NÄRSTÅENDE Den som utför insatser åt en enskild person får inte vara anhörig eller närstående till den enskilde. Begreppen anhörig och närstående ska tolkas i vid bemärkelse. Som anhörig räknas make, maka, sambo, barn, syskon, föräldrar, barnbarn, deras sambor eller barn samt före detta make, maka, sambo, före detta svärson eller svärdotter. Som närstående räknas övriga personer som står den enskilde nära såsom släktingar utöver den närmaste familjen och vänner. Om den enskilde är mellan 0-20 år kan anhörig eller närstående anställas. 5.3 OBJEKTANSTÄLLNING Kommunen tillåter inte objektanställningar, dvs. att en person anställs för att utföra hemtjänstinsatser hos enbart en person. 5.4 FÖRVALTARE, GOD MAN ELLER ANNAT UPPDRAG Leverantörens personal får inte ha uppdrag som förvaltare, god man eller annat uppdrag för personer som får insatser enligt detta förfrågningsunderlag. 5.5 TILLÄGGSTJÄNSTER Leverantör får erbjuda de enskilda tilläggstjänster utöver biståndsbeslutade insatser. Den enskilde ska få information om kostnad, omfattning och ångerrätt innan tilläggstjänsterna utförs. Informationen ska vara förenlig med gällande lagstiftning. Av informationen ska framgå att tilläggstjänsten omfattas av konsumenttjänstlagen och inte Leverantörens offentliga uppdrag. Leverantören har möjlighet att erbjuda tilläggstjänster om följande förutsättningar är uppfyllda: 6(18)

8 Tilläggstjänsterna får inte vara en del av biståndsbeslutet. Tilläggstjänster får inte vara obligatoriska för den enskilde för att denne ska kunna välja en Leverantör. Tilläggstjänster faktureras av leverantören direkt till den enskilde. AVTAL Leverantören ska ha ansvarsförsäkring även för de tilläggstjänster som erbjuds. Leverantören ska informera Kommunen och den enskilde om vilka tilläggstjänster som erbjuds och om priset för dessa tjänster. Leverantören ska, om Kommunen begär det, kunna redovisa vilka tilläggstjänster de utfört. 5.6 ICKEVALSALTERNATIV Ickevalsalternativet enligt LOV 9:2 är kommunens hemtjänst i egen regi. 5.7 UPPDRAGETS UTFÖRANDE Leverantören åtar sig att tillhandahålla och leverera uppdrag enligt kraven uppställda i förfrågningsunderlaget samt enligt Leverantörens ansökan samt specifikation i efterföljande uppdrag. De av kommunens rutiner som ska tillämpas av externa leverantörer finns förtecknade på Kommunens webbsida, Dessa rutiner kan över tid komma att ändras, tas bort eller läggas till nya. Detta kan bero på ny eller ändrad lagstiftning, nya föreskrifter från t.ex. socialstyrelsen eller annan myndighet, eller kommunala beslut. Dessa upprättade rutiner ska följas av Leverantören, även vid ändrade eller nytillkomna rutiner. Kommunen ansvarar för att informera Leverantör vid ändring av rutin. Om en extern Leverantör inte vill följa nya eller ändrade rutiner ska avtal sägas upp med iakttagande av föreskriven uppsägningstid. 5.8 UPPDRAGETS OMFATTNING Leverantören ska utföra insatserna enligt alternativ: Alternativ 1 Leverantören ska utföra insatser, utryckning på och åtgärder med anledning av larm mellan kl och under årets alla dagar. Alternativ 2 Leverantören ska utföra insatser och ansvara för utryckning och åtgärder med anledning av larm dygnet runt under årets alla dagar. Alternativ 1, kl Alternativ 2, dygnet runt 5.9 ÖVERRAPPORTERING I de fall Leverantör valt att inte utföra insatser mellan kl. 22:00-07:00 är det Kommunens egen regi som ansvarar för utförandet av insatser samt besvarandet av larm. Informationsöverföring mellan Leverantören och den egna regin ska genomföras enligt gällande rutin ÄNDRING AV OMFATTNING Ändring av omfattningen ska godkännas av kommunen och kan maximalt ske en gång per år. Anmälan om förändrad omfattning ska vara skriftlig och skickas till upphandlingsenheten@huddinge.se. På anmälan ska det framgå namn på Leverantören och en kort redogörelse över skälet till att omfattningen ändras. Vid skriftlig anmälan om minskning av omfattningen träder den nya omfattningen i kraft efter det att kommunen har mottagit anmälan och godkänner denna samt efter att förändringen är publicerad på hemsidan. Ändring av omfattningen kan aldrig innebära att enskilda personer som redan har valt utförare tvingas att välja en annan utförare GEOGRAFISKT OMRÅDE 7(18)

9 Kommunen är i dagsläget indelad i fem (5) geografiska områden. Indelningen är enligt nedan och enligt detta avtal ska Leverantören utföra hemtjänstinsatser i: Område 1: Sjödalen, Fullersta, Flemingsberg och Visättra Område 2: Stuvsta och Snättringe Område 3: Segeltorp Område 4: Trångsund och Skogås Område 5: Vårby I de områden där Leverantören valt att vara verksam genom detta avtal måste av kommunen beställda uppdrag utföras ÄNDRING AV GEOGRAFISKT OMRÅDE Ändring av geografiskt område ska godkännas av Kommunen och kan maximalt ske en gång per år. Anmälan om förändrat geografiskt område ska vara skriftlig och ska skickas till upphandlingsenheten@huddinge.se. På anmälan ska det framgå namn på Leverantören, nuvarande geografiskt område, nytt geografiskt område samt en kort redogörelse över skälet till att det geografiska området ändras. En minskning av det geografiska området kan aldrig innebära att enskilda personer som redan har valt utförare tvingas att välja en annan utförare, Leverantören ska fortsättningsvis utföra insatser åt redan befintliga brukare KAPACITETSTAK Leverantören har angett kapacitetstak för maximalt antal timmar per månad som denna åtar sig att utföra beställda uppdrag/verksamheten kan åta sig. Inget kapacitetstak önskas Kapacitetstak önskas timmar per månad Så länge kapacitetstaket inte är uppnått får inga uppdrag avvisas. Leverantören ska alltid för att upprätthålla kontinuiteten genomföra insatser åt redan befintliga brukare även om insatsbehovet förändras över tiden och att det innebär att Leverantören utför insatser utöver angivet kapacitetstak. Leverantören ska kontinuerligt informera kommunens kontaktperson när kapacitetstaket är uppnått respektive när det finns utrymme kvar inom kapacitetstaket och hur stort detta utrymme är. Kommunen kan dock bevilja Leverantören uppskov att ta emot enskilda vid kapacitetsbrist. Detta förutsätter dock en skriftlig anmälan från Leverantören och att kapacitetsbristen medför risk för den enskildes säkerhet eller allvarliga arbetsmiljöproblem ÄNDRING AV KAPACITETSTAK Ändring av kapaciteten ska godkännas av Kommunen. Ändring av kapaciteten kan maximalt ske fyra (4) gånger per år. Anmälan om förändrad kapacitet ska vara skriftlig och ska skickas till upphandlingsenheten@huddinge.se. På anmälan ska framgå namn på Leverantören, nuvarande kapacitetstak, nytt kapacitetstak samt en kort redogörelse över skälet till att kapacitetstaket ändras. Den nya kapaciteten träder i kraft efter det att kommunen har mottagit och godkänt anmälan. En minskning av kapaciteten kan aldrig innebära att enskilda personer som redan har valt utförare tvingas att välja en annan utförare SKYLDIGHET ATT TA EMOT BESTÄLLNING 8(18)

10 Leverantören ska ta emot de beställningar som ges av beställaren inom ramen för eventuellt kapacitetstak, omfattning och geografiskt område. Leverantören kan inte tacka nej till utökning av antal timmar till en enskild person där Leverantören redan utför hemtjänstinsatser. Detta gäller även om kapacitetstaket har uppnåtts. Om en befintlig brukare flyttar utanför en utförares geografiska område upphör Leverantörens skyldighet att ta uppdraget. Leverantören kan inte avsäga sig ett pågående uppdrag BYTE AV VERKSAMHETSANSVARIG Om Leverantör byter verksamhetsansvarig ska detta omgående anmälas skriftligen till kommunen för godkännande. Inget godkännande krävs för tillsättande av annan verksamhetsansvarig under normal semester eller för kortare sjukskrivningar. Tillförordnad verksamhetsansvarig, under till exempel rekryteringsperiod, ska godkännas av Kommunen. Ny verksamhetsansvarig kommer att kallas på obligatoriskt informationsmöte hos Kommunen, där avtalets förutsättningar och villkor gås igenom. Ny verksamhetsansvarig ska uppfylla de krav som ställs i förfrågningsunderlaget. Anmälan sker via särskild blankett "Byte av verksamhetsansvarig" UNDERLEVERANTÖRER Leverantören äger endast rätt att anlita underleverantör efter kommunens skriftliga godkännande. Leverantören ska ge kommunen tydlig information om vilka delar av uppdraget som ska utföras av en underleverantör och ska svara för samt tillhandahålla den information som kommunen efterfrågar. Kommunen har rätt att erhålla information om underleverantören motsvarande den information och krav som efterfrågades avseende leverantören i förfrågningsunderlaget. Leverantören ansvarar också för att informera alla berörda, inklusive den enskilde. Leverantören svarar för underleverantörens prestation såsom för eget arbete. Leverantör som avser anlita underleverantör ska anmäla önskemålet via blanketten åberopande annat företags kapacitet samt bifoga Samarbetsavtal. Samarbetsavtalet ska vara undertecknad av behöriga företrädare för både Leverantören och underleverantören BYTE AV LEVERANTÖR Den enskilde har rätt att byta leverantör utan att behöva ange orsak till bytet. Byte sker enligt gällande rutin, se Rutin för byte av utförare ALLVARLIGA KRISER ELLER EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER Leverantören har skyldighet att delta i Kommunens förberedande krishantering i form av överläggningar och övningar. Syftet är att den sökande ska kunna bedriva verksamhet även vid allvarliga kriser eller vid extraordinära händelser. Omfattningen av detta samarbete beräknas i ett normalläge omfatta cirka en dag per år. Ersättning för detta utgår inte. Vid en extraordinär händelse kan Kommunen beordra den sökande att delta i arbetet. Ersättning för dessa tjänster utgår enligt särskild överenskommelse. För mer information se bilaga "Handlingsplan vid kris Stöd i ordinärt boende". 6.0 IDENTIFIKATION Leverantören ansvarar för att anställda och eventuella underleverantörer alltid bär identifikation på ett sådant sätt att den är synlig för den enskilde. Identifikationen ska innehålla foto och namn på den anställde, uppgift om vilken Leverantör personen är anställd av samt telefonnummer till Leverantören. 7.0 ERSÄTTNING 7.1 EKONOMISK ERSÄTTNING 9(18)

11 Kommunen fastställer årligen ersättningen till utförarna i samband med beslut om budget i nästkommande års verksamhetsplan. Ersättningen till utförarna baseras på en framräknad timkostnad och utgår för utförd tid. I fastställd timersättning ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande. 7.2 JUSTERING AV ERSÄTTNING Normalt fattar nämnden beslut i november varje år om ersättningen för kommande kalenderår. I särskilda fall kan ersättningen justeras under löpande kalenderår, till exempel på grund av politiska beslut. 7.3 ERSÄTTNING FÖR BESVARANDE AV LARM SOM ENDA INSATS Om trygghetslarm är den enda biståndsbedömda insats som den enskilde har utgår ersättning för utryckning och åtgärd av larm enligt angivna priser utifrån vilken tid på dygnet och vilken veckodag utryckningen sker. Ersättning utgår för minst 30 minuter. Om insatsen tar längre tid utgår därutöver ersättning för varje påbörjad 15 minutersperiod. 7.4 NY ERSÄTTNINGSMODELL FRÅN 2017 Från och med den 1 januari 2017 kommer ersättning för insatserna inom kundvalet att utgå för registrerad utförd tid i Phoniro care. Information om ny ersättningsmodell samt instruktioner och rutiner kommer att skickas ut till alla godkända leverantörer så snart beslut om ny ersättningsmodell är fattat. 8.0 FAKTURERING 8.1 RAPPORTERING Leverantören ska lämna in ett fakturaunderlag utifrån de utförda insatserna. Fakturaunderlaget ska på särskilda blanketter och enligt kommunens instruktion och rutin vara Kommunen tillhanda senast första vardagen i varje kalendermånad. Ersättningen betalas ut till Leverantören om utförda insatser överensstämmer med beställningen. Leverantören ska i fakturaunderlaget och vid fakturering justera ersättningen för avvikelser från beställda uppdrag. Avvikelser ska rapporteras när den enskilde inte fått en eller flera planerade insatser. Exempel på avvikelser: den enskilde vistas tillfälligt på korttidsplats, ingen ersättning utgår till Leverantören. Vid oplanerad längre frånvaro, exempelvis om den enskilde blir inlagd på sjukhus, utgår ingen ersättning till Leverantören. Ersättning utgår när den enskilde har återkommit till hemmet. Avvikelserna ska framgå i fakturaunderlaget och godkännas av Kommunen. 8.2 RAPPORTERING AV AVVIKELSER SOM BERÖR AVGIFTEN TILL DEN ENSKILDE Avgifter till enskilda för de insatser som ingår i biståndsbeslutet och som omfattas av detta avtal följer kommunfullmäktiges fastställda taxa och tas ut av kommunen. Leverantören får inte ta ut avgift för de insatser som ingår i biståndsbeslutet och som omfattas av detta avtal. Eftersom avgiften som den enskilde betalar till kommunen i vissa fall påverkas vid avvikelser ska Leverantören rapportera in avvikelser såsom frånvaro eller avstående av hemtjänst, enstaka insatser, utförda timmar för ledsagning eller avlösning i hemmet och antal matlådor som levererats under månaden. Leverantören ska på särskilda blanketter och enligt kommunens instruktion och rutin rapportera avvikelser från beställningen senast första vardagen i varje kalendermånad till social- och äldreomsorgsförvaltningens avgiftshandläggare. Se bilaga Tilläggsrapportering. 8.3 ELEKTRONISKA RUTINER FÖR FAKTURERING Leverantören ska medverka i och rapportera in uppgifter i den av kommunen anvisade tekniska lösningen och på de tider som anges av kommunen. 9.0 BETALNINGSVILLKOR 10(18)

12 Fakturor betalas 30 dagar efter det att Kommunen har mottagit fakturan (ankomstdatum) och godkänt uppdrag. Betalning sker då på första tillgängliga bankdag. 9.1 ADMINISTRATIVA AVGIFTER Kommunen accepterar ej att order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter påförs kommunen om dessa ej är avtalade. De kommer att frånräknas före utbetalningen. 9.2 DRÖJSMÅLSRÄNTOR Kommunen grundläggande princip är att betala fakturor i rätt tid. Vid försenad betalning orsakad av Kommunen accepterar kommunen dröjsmålsränta enligt räntelagen det vill säga referensränta +8%. 9.3 KRAVRUTINER Påminnelser och krav sändes av Leverantören direkt till respektive faktureringsadress med bifogad obetald fakturakopia. 9.4 RÄNTEFAKTURA Räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp, datum (från och med) då räntan beräknats samt antalet räntedagar. Räntefaktura kan avse flera fakturor på samma förvaltning. Räntefaktura som avser flera förvaltningar returneras utan åtgärd. Räntefaktura understigande 200 kronor betalas ej. 9.5 FELAKTIGA FAKTUROR Vid ofullständigt eller felaktigt lämnade uppgifter äger beställaren rätt att hålla inne den ersättning som är kopplad till dessa uppgifter i avvaktan på att fullständiga eller riktiga uppgifter lämnas. 9.6 REKLAMATION Betalning av faktura innebär inte att Kommunen avstått från rätten till reklamation. 9.7 FAKTURAUNDERLAG All inrapportering och redovisning ska ske elektroniskt. Leverantören ska den första vardagen i varje månad redovisa uppdrag som bedrivits föregående månad genom att insända en redovisning samt redovisa insatserna elektroniskt enligt särskilda anvisningar från kommunen. 9.8 REFERENS SOM SKA ANGES PÅ VARJE FAKTURA Alla fakturor ska märkas med skanningsreferens som Leverantören delges vid avtalstecknande. Fakturor som saknar denna skanningsreferens kommer att returneras obehandlade och obetalda till Leverantören. Fakturan betraktas som icke ankommen och betalning kommer att kunna ske först efter det att en ny korrekt faktura ankommit. Påminnelseavgift eller dröjsmålsränta med anledning av ovanstående hantering kommer inte att betalas. 9.9 MOMSREDOVISNINGSNUMMER Leverantörens momsredovisningsnummer ska anges på fakturor FAKTURERINGSADRESS Fakturor sändes till följande adress: (Observera att denna adress endast avser fakturor). Huddinge kommun Faktura SÄF Box HUDDINGE 11(18)

13 9.11 E- FAKTURA. ELEKTRONISK FAKTURERING Rutiner för fakturering kan komma att förändras under avtalsperioden. Leverantören ska ha beredskap för att införliva dessa. Kommunen kommer att informera Leverantören om förändrade rutiner senast tre månader innan den nya rutinen träder ikraft BETALNINGSMOTTAGARE/FACTORINGBOLAG Fakturering enligt detta avtal får inte överlåtas på annan betalningsmottagare eller factoringbolag utan skriftligt medgivande från kommunens upphandlingsavdelning. Information om sådan betalningsmottagare ska finnas i avtalet eller som ett senare skriftligt tillägg till avtalet SAMRÅD OCH UPPFÖLJNING Parterna är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förhållanden som är av betydelse för uppdragets genomförande. Parterna förbinder sig att samråda i den omfattning som erfordras för genomförandet av uppdraget. Leverantören ska kostnadsfritt delta i möten som kommunen kallar. Leverantören ska medverka i och vara kommunens företrädare behjälpliga i uppföljningar av uppdraget och verksamheten. Leverantören ska bära sina egna kostnader i samband med uppföljning. Företrädare för kommunen som ansvarar för uppföljning har rätt att göra oanmälda och anmälda besök. Vid besöken kommer Kommunen kontrollera att samtliga villkor enligt detta avtal följs. Kommunens företrädare har också rätt att ta del av den dokumentation och de underlag som krävs för att kunna följa upp att uppdraget efterlevs och att de enskilda får den hjälp de har beviljats. Vid föranmälda uppföljningsbesök ska Leverantörens verksamhetschef eller dess ersättare finnas på plats för att svara på frågor. Kommunen kommer löpande under avtalstiden kontrollera att den kravställning som ställts i förfrågningsunderlaget efterlevs INSYN Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål överlämna sådan information som avses i kommunallagen, efter det att Kommunen har framställt begäran härom till Leverantören. Sådan begäran ska i normalfallet vara skriftlig. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur uppdraget utförs. Informationen ska om inte annat särskilt avtalats lämnas i skriftlig form. Det åligger Kommunen att i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. Den enskilde har alltid rätt till insyn i handlingar rörande sig själv, som inkommit eller upprättats hos Leverantören och som regleras i förfrågningsunderlaget PÅFÖLJDER OCH AVTALETS UPPHÖRANDE 12.1 KVALITETSBRISTER Med kvalitetsbrister i utförandet av tjänsten avses enstaka avvikelser som inte får, eller kan komma att få, allvarliga konsekvenser eller som inte är av väsentlig betydelse för den enskilde eller Kommunen. Leverantören ska utan dröjsmål skriftligen meddela kommunen om det föreligger risk för avvikelse samt vilka åtgärder som Leverantören avser att vidta för att eliminera uppkommen risk och minimera konsekvenserna av detta. Upprepade mindre avvikelser som inte avhjälps ska anses utgöra väsentlig avvikelse och utgör grund för att häva avtalet. Vid mindre brister kan varning utdelas. Vid varning ska en handlingsplan upprättas av Leverantören inom sju (7) arbetsdagar. Handlingsplanen ska godkännas av Kommunen. Handlingsplan som inte godkänns av Kommunen ska rättas. Om leverantören inte inom tid som anges i handlingsplanen har åtgärdat de i handlingsplanen angivna bristerna utgör detta grund för att häva avtalet. 12(18)

14 Vid brister i uppdraget kan kommunen vidta följande åtgärder: 1. Varning och upprättande av handlingsplan. 2. En andra Varning och upprättande av handlingsplan. 3. Hävning av avtal. En handlingsplan som inte godkänns av Kommunen betraktas som en icke besvarad varning, enlig steg 1 ovan. Leverantören ska då inkomma skyndsamt med en ny handlingsplan. Kommunen har rätt att häva avtalet om även denna underkänns av Kommunen, enligt steg 3 ovan HÄVNING Part har rätt att häva avtalet omedelbart helt eller delvis om motpart efter avtalets ingående: Gör sig skyldig till väsentligt avtalsbrott genom att brista i sina åtaganden enligt detta avtal eller i åtaganden uppställda i andra handlingar eller överenskommelser som utgör en del av avtalet mellan parterna. Kommunen har rätt att häva avtalet omedelbart helt eller delvis om leverantören efter avtalets ingående: Kvalitetsbrister i uppdraget där Leverantören inte vidtar rättelse enligt punkt 11.1 ovan Leverantören bryter mot villkor i avtalet och avtalsbrottet är av väsentlig betydelse som får eller kan komma att få allvarliga konsekvenser för den enskilde eller Kommunen. Leverantören vid upprepade tillfällen bryter mot villkor i avtalet och avtalsbrotten är av väsentlig betydelse för kommunen eller den enskilde. Sådan omständighet inträffar eller föreligger som skulle ha kunnat medföra uteslutning av ansökan enligt 7 kap 1 LOV. Om Leverantören tar ut avgift utöver den ersättning som har fastställts av kommunen för uppdraget ifråga. Underlåter att informera kommunen om allvarliga missförhållanden och risker för allvarliga missförhållanden (lex Sarah). Leverantören är skyldig att snarast informera kommunen om någon av ovanstående omständigheter inträffar. Om hemtjänstinsatser som omfattas av detta avtal under avtalstiden blir tillståndspliktiga och leverantören inte erhåller sökt tillstånd för uppdraget utgör detta grund för hävning. Om kommunen häver avtalet medför detta även att Leverantörens godkännande dras tillbaka. Hävning ska ske skriftligen MISSAD UTRYCKNING VID LARM När ansvarig Leverantör inte besvarar larm, ringer larmcentralen till den Kommunala utföraren. Leverantör som inte har besvarat larm kommer att debiteras den kostnad som uppstått på grund av utryckningen UPPHÖRANDE AV VALFRIHETSSYSTEM Kommunen har rätt att säga upp detta avtal med en uppsägningstid om sex (6) månaders om kommunen beslutar att ändra eller avbryta beslutet om att tillämpa valfrihetssystem enligt LOV AVTALETS UPPHÖRANDE FRÅN LEVERANTÖRENS SIDA Leverantören har möjlighet att i förtid säga upp avtalet under förutsättning att det föreligger särskilda skäl som hindrar Leverantören att fortsätta uppdraget. Begäran ska skriftligen lämnas till kommunen senast sex (6) månader innan uppdraget upphör. Om Leverantören inte fått några uppdrag under tolv (12) månader från det att avtalet har tecknats upphör avtalet att gälla. 13(18)

15 13.0 BEFRIELSEGRUNDER (FORCE MAJEURE) Force majeure såsom strejk, bojkott, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, myndighets åtgärd eller annan omständighet, som parterna inte råder över och som förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter befriar sådan part från skyldigheten att fullgöra berörs förpliktelse. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Föreligger ovan nämnda omständigheter har kommunen rätt att så länge de består själv utföra Leverantörens åtaganden. Leverantören ska kunna utföra uppdraget även under höjd beredskap, krig samt i händelse av kris och katastrof. Leverantören ska i sådana lägen följa kommunens direktiv och fortsätta uppdraget under kommunens ledning. Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet, som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. Part som avser att påkalla befrielsegrund enligt ovan ska utan dröjsmål skriftligen meddela den andra parten därom. Part ska vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av befrielsegrund. Part ska återuppta fullgörandet av de förpliktelser som förhindrats eller försenats så snart det praktiskt kan ske. För det fall befrielsegrunden varar mer än två (2) månader har den andra parten rätt att skriftligen säga upp avtalet till omedelbart upphörande. Vid sådan uppsägning har ingen av parterna rätt till ersättning av den andra parten DOKUMENTATION 14.1 FÖRVARING AV DOKUMENTATION All dokumentation som rör enskild ska förvaras och hanteras på ett betryggande sätt. Beträffande utlämnande av handling hänvisas till 7 kap 4 SoL ÖVERLÄMNANDE AV DOKUMENTATION VID BYTE AV LEVERANTÖR Leverantören ska vid överlämnande av dokumentation till annan leverantör inhämta skriftligt medgivande från den enskilde eller dennes legale företrädare ÖVERLÄMNANDE AV DOKUMENTATION EFTER AVSLUTAD INSATS Vid avslutad insats ska dokumentationen överlämnas till Kommunen. Överlämningen ska ske enligt bifogad bilaga "Rutin för överlämnande av dokumentation" AVVECKLING OCH ÖVERLÄMNING Parterna ska när avtalet upphör samverka kring hantering av dokumentation, utrustning, förekommande avtal och allt i övrigt som förutsätter att avvecklingen kan komma till stånd på ett säkert sätt. Leverantören ska inhämta den enskildes medgivande till överföring av information och ansvarar för att dokumentation säkerställs. Vid överlämnandet av uppdrag till kommunen är Leverantören skyldig att medverka. Kommunen har inget ansvar för Leverantörens kostnader för drift och investeringar i uppdraget ANSVAR/FÖRSÄKRINGAR Leverantören ansvar för skada som orsakats kommunen genom fel eller försummelse av Leverantören och av Leverantörens anlitade personer. Leverantören ska även hålla kommunen skadeslös om tredje man riktar skadeståndskrav mot kommunen till följd av skada som orsakats genom fel eller försummelse av Leverantören eller av Leverantören anlitade personer. Kommunen ansvarar för skada som orsakats Leverantören genom fel eller försummelse av kommunen. Kommunen ska även hålla Leverantören skadelös om tredje man riktar skadeståndskrav mot Leverantören till följd av skada som orsakats genom fel eller försummelse av kommunen. 14(18)

16 Skadelidande part är skyldig att vidta rimliga åtgärder för att begränsa sin skada i händelse av att det framförs anspråk mot skadevållande. Part som omfattas av den vållande partens ersättningsskyldighet. Skadelidande part ska utan onödigt dröjsmål underrätta skadevållande part om anspråket. Dessa villkor gäller även efter avtalstidens utgång. Leverantören ska teckna och under hela avtalsperioden vidmakthålla försäkringsskydd för sitt åtagande enligt avtalet som täcker alla de förluster för vilka ersättning kan komma att utkrävas enligt avtalet. Leverantören ska inneha ansvarsförsäkring som säkerhetsställer att kommunen hålls skadeslös för skada och som kan komma att utkrävas enligt avtalet. Kopia på aktuellt försäkringsbrev ska kunna visas upp på kommunens begäran före avtalets ingående och under hela avtalsperioden INFORMATIONSSKYLDIGHET VID FÖRÄNDRING AV DEN ENSKILDES BEHOV Leverantören ska omgående kontakta kommunen om den enskildes behov förändras varaktigt i sådan grad att biståndsbeslutet behöver följas upp. Förändringar av den enskildes behov ska framgå av Leverantörens dokumentation. Leverantören ska omgående meddela Kommunen om den enskilde är inlagd på sjukhus eller om denne har avlidit. Leverantören ska i akuta situationer tillgodose den enskildes behov av hjälp även då biståndsbeslut inte finns samt återkoppla till Kommunen så snart som möjligt dock senast nästkommande vardag INFORMATION OCH MARKNADSFÖRING Kommunen informerar om kundvalssystemet och avtalade Leverantörer. Informationen finns i såväl elektronisk som tryckt form. Det är kommunen som avgör hur informationen ska utformas. Informationen ska underlätta jämförelser och ge en lättläst presentation av varje Leverantör. Leverantören ska under hela avtalets giltighetstid löpande informera Kommunen om uppdateringar så att informationen hålls aktuell. Det står Leverantören fritt att ta fram eget informationsmaterial vid sidan om det som kommunen tar fram. Leverantören har rätt att marknadsföra avtalat uppdrag. Det ska dock vara tydligt att uppdraget sker genom kommunens försorg. Marknadsföringen ska vara förenlig med gällande lagar och direktiv och utformas enligt god marknadsföringssed, vilket bland annat innebär att det inte är tillåtet: att göra upprepade och oönskade personliga besök i den enskildes hem att ta upprepade och oönskade kontakter per telefon, e-post eller annat medium att uttryckligen informera den enskilde om att Leverantörens försörjning står på spel om inte den enskilde väljer Leverantören att erbjuda gåva eller gratis tjänst i utbyte mot att den enskilde väljer Leverantören Leverantören har inte rätt att i något sammanhang använda uppdraget eller uppdragsresultatet som referens eller i egen marknadsföring utan kommunens skriftliga godkännande TYSTNADSPLIKT OCH SEKRETESS Leverantören ansvarar för att all personal i uppdraget är väl förtrogen med och i det dagliga arbetet följer gällande lagstiftning. Leverantören ska se till att all personal omfattas av sekretesskrav motsvarande de som ställs i patientdatalagen (2008:355), offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), personuppgiftslagen (1998:204) samt patientsäkerhetslagen. Detta gäller även icke hälso- och sjukvårdspersonal samt personal anställd hos andra Leverantörer som arbetar på uppdrag av Leverantören. 15(18)

17 19.0 DISCIPLINÄRA ÅTGÄRDER Leverantören vidtar omedelbart lämpliga åtgärder mot personal som misstänks för att ha begått brott eller i övrigt upprätt oacceptabelt mot den enskilde YTTRANDEFRIHET/MEDDELARFRIHET Personer som utför uppdrag för Leverantören ska beträffande uppdraget som omfattas av avtalet ha i huvudsak samma meddelarfrihet som råder för motsvarande offentligt anställda personal. Det åligger Leverantören att informera berörd personal om den meddelarfrihet som ska råda i verksamheten. Leverantören förbinder sig därför att inte ingripa mot eller efterforska den som lämnat information till författare, utgivare eller motsvarande för offentliggörande i tryckt skrift eller annan media såsom radio och TV. Denna meddelarfrihet ska dock inte omfatta uppgifter som avser affärsförhållande, eller som allmänt sett kan rubba affärsförhållande för Leverantören. Vidare råder det inte meddelarfrihet för uppgifter om enskildas personliga och privata ekonomiska förhållanden eller som rör säkerhet. I meddelarfriheten innefattas inte heller information som gäller pågående förhandlingar rörande löne- eller andra anställningsvillkor eller som är hemliga enligt lag. Personer i ledande ställning hos Leverantören, eller därmed jämförlig ställning, omfattas inte av den här angivna meddelarfriheten ARBETSGIVARANSVAR OCH ARBETSMILJÖANSVAR Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören är arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till sin personal. Leverantören förbinder sig att gentemot myndigheter och andra fullgöra sina skyldigheter som uppdraget föranleder vid varje tillfälle. Leverantören har ansvaret för arbetsmiljön enligt arbetsmiljölagen. Leverantören ska ha en arbetsmiljöplan och kontinuerligt utveckla metoder för att upprätthålla en god arbetsmiljö. Leverantören ska träffa personuppgiftsbiträdesavtal med kommunen i enlighet med personuppgiftslagen (1998:204) och patientdatalagen (2008:355) HOT OCH VÅLD Leverantören ska ha rutiner för att förebygga och hantera hot och våld eller annan krissituation STATISTIK Leverantören ska fortlöpande föra den statistik som är erforderlig för uppdraget och för att kunna överlämna uppgifter till kommunen utifrån de krav som ställs på kommunen från andra myndigheter och andra organisationer ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg till avtalet ska för sin giltighet vara skriftligen godkända av parterna TILLÄGG OCH ÄNDRINGAR AV UPPDRAGET Kommunen har rätt att under avtalstiden ändra ersättningen, krav på uppdrag och krav på Leverantör. Så snart Kommunen fattat beslut om ändring av villkoren kommer Leverantören att informeras om dessa ändringar skriftligt. Leverantören blir bunden av de ändrade villkoren från och med den dag kommunen har angivit i ändringsmeddelandet, dock tidigast 30 dagar efter det att ändringsmeddelandet är avsänt. Vill inte Leverantören bli bunden av de ändrade villkoren ska Leverantören, inom 30 dagar från den tidpunkt ändringsmeddelandet är avsänt, skriftligen meddela kommunen att de ändrade villkoren inte accepteras. Om de nya villkoren inte accepteras upphör Avtalet att gälla. 16(18)

18 25.0 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Leverantören får inte vare sig helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt avtalet utan kommunens skriftliga godkännande ÄNDRADE ÄGARFÖRHÅLLANDEN Väsentliga förändringar avseende ägarförhållandena hos Leverantören eller eventuella moderbolag ska utan dröjsmål skriftligen anmälas till kommunen. På begäran av kommunen ska Leverantören lämna ytterligare information om de nya ägarförhållandena och om Leverantörens möjligheter att uppfylla avtalet. Kommunens godkännande av den nya ägaren krävs för avtalets fortsatta giltighet TVISTELÖSNING Om parterna inte kan lösa tvist i samförstånd ska tvist angående tillämpning eller tolkning av avtalet och därmed sammanhängande rättsförhållande prövas i svensk allmän domstol i kommunens hemort. Parternas rättigheter och skyldigheter enligt avtalet bestäms i sin helhet av svensk rätt. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, där vardera parten tagit varsitt Kommun Leverantör Datum och ort: Datum och ort:. Anne Lundqvist Social- och äldreomsorgsdirektör Huddinge kommun 17(18)