1. Upphandlingsformalia

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Järfälla kommun Upphandling Insatser för barn och ungdomar Kerstin Svensson Son 2015/55 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Upphandlingsformalia 1.1 Upphandlingsformalia Upphandlade myndigheter Upphandlingen genomförs som en gemensam upphandling mellan kommunerna Järfälla, Sigtuna, Upplands-Bro och Upplands-Väsby. Mer information om respektive kommun finns under rubriken "Information om deltagande kommuner". Upphandlingen handläggs av Järfälla kommun Information om deltagande kommuner Järfälla Järfälla Kommun, org.nr , är en kommun som ligger vid Mälaren två mil nordväst om Stockholm. Järfälla är en expansiv och modern kommun med mycket goda kommunikationer. Kommunen har idag ca invånare men beräknas växa med invånare fram till år Nya vägar och spår knyter Järfälla närmare hela Storstockholm samtidigt ska en regional stadskärna utvecklas där kobsberg, Barkarby, Barkarbystaden och Veddesta ingår. Här ska bostäder, arbetsplatser och två tunnelbanestationer byggas de närmaste 15 åren. Nya bostäder, högre utbildning och arbetsplatser inom spännande branscher bidrar inte bara till Järfällas utveckling utan stärker också Stockholmsregionens utveckling och konkurrenskraft. Mer information om Järfälla kommun, dess nämnder och förvaltningar finns på kommunens webbplats Sigtuna Sigtuna kommun är en framtids- och tillväxtkommun med närmare invånare boende i någon av våra tätorter Märsta, Rosersberg, Sigtuna stad eller på vår levande landsbygd. Nästan arbetstillfällen finns i kommunen varav på Arlanda flygplats. Innovation och hållbara logistiklösningar för framtiden har blivit kännetecknande för Rosersbergs industriområde och i Norra Sigtuna stad bygger vi hållbart för framtiden. Sigtuna kommuns värdegrund står för "invånaren först, allas lika värde, kvalitet i fokus". Vår gemensamma värdegrund utgör grunden för hur vi vill uppfattas såväl av våra invånare, externa aktörer som av varandra inom organisationen. Värdegrunden är kommunens Utskrivet: :08 Sida 1 av 8

2 signum som ska känneteckna vårt förhållningssätt och agerande i det dagliga arbetet. Mer information om Sigtuna kommun, dess nämnder och förvaltningar finns på kommunens hemsida Upplands-Bro Upplands-Bro är en expansiv del i Mälarregionen och har drygt invånare. Med våra 13 mil stränder mot Mälaren och stora områden med orörd natur, finns möjligheter till ett boende av hög kvalité. Upplands-Bro kommuns organisationsfilosofi bygger på de tre ledorden helhetssyn, engagemang och professionalitet. De ska vara vägledande i det dagliga arbetet, oavsett var i organisationen man arbetar. Det är ett gemensamt förhållningssätt i våra kontakter med medborgare, brukare och kunder men även i kontakterna med varandra, inom kommunen. Organisationsfilosofin är kommunens signum som ska känneteckna vårt förhållningssätt och agerande i det dagliga arbetet. Mer information om Upplands-Bro kommun, dess nämnder och förvaltningar finns på kommunens webbplats Upplands-Väsby Upplands-Väsby kommun ligger strategiskt vid E4:an mellan Stockholm och Uppsala, med 7 minuter till Arlanda. Kommunen har idag över invånare och genomgår sedan några år tillbaka en omfattande utveckling med kraftfulla satsningar på nya bostäder, kommunalt finansierad service och på att skapa goda förutsättningar för näringslivet. Idag sker en stark inflyttning och Upplands Väsby växte 2011 mer än man gjort på 25 år. Hela kommunen är certifierad enligt ISO och utsågs 2011 till Sveriges IT-kommun och 2013 till Sveriges miljöbästa kommun. Mer information om Upplands-Väsby kommun, dess nämnder och förvaltningar finns på kommunens webbplats Orientering om uppdraget Syftet med upphandlingen är att deltagande kommuner, som en komplettering till egen-regi verksamhet, ska kunna avropa insatser till individer där det föreligger behov av behandling, stöd eller utredningsinsatser. Målgruppen för upphandlingen är barn och ungdomar 0-20 år, ibland tillsammans med deras familjer. Alla insatser som kan komma ifråga för avrop ska föregås av utredning enligt SoL och beslut enligt SoL eller LVU. Detta ansvarar alltid beställaren för. De utförare som avropas åtar sig att arbeta för att de mål och delmål som framgår i beställarens individuppdrag uppfylls. Beställarens avrop utifrån ramavtalet kommer att variera över tid och avropet kommer alltid utgå från den enskildes behov. Någon garanterad volym kan inte garanteras. Målsättning med upphandlingen är att inom varje delområde få flera olika utförare och ett varierat utbud av behandlingsinnehåll. Den totala volymen för samtliga kommunen uppgick 2014 till ca 237 miljoner kronor Anbudsområden Anbudsgivaren kan lämna anbud på en eller flera delområden som ingår i denna upphandling. Varje delområde kommer att utvärderas var för sig och beslut fattas per delområde. För varje verksamhet som anbudet avser ska anbudsgivaren fylla i den bifogade verksamhetsbeskrivningen. En verksamhetsbeskrivning per verksamhet. Ange vilket eller vilka delområden anbud lämnas på. (Fritextsvar) Utskrivet: :08 Sida 2 av 8

3 1.1.5 Avtalstid Avtalstiden är från och med till och med Kommunen har rätt att förlänga avtalet med 2 perioder om 12 månader till och med Förlängningen träder ikraft först efter skriftligt meddelande från kommunen. Eventuell förlängning meddelas senast 6 månader före avtalstidens utgång, dvs senast Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett förenklat förfarande enligt 15 kap. Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling, LOU. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Det är därför viktigt att anbudsgivare lämnar sitt bästa anbud från början Förutsättningar för upphandlingens genomförande Kommunen kan komma att avbryta upphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska beslut Kontaktperson under upphandlingen Järfälla kommun Upphandlingsenheten Kerstin Svensson kerstin.m.svensson@jarfalla.se Anbudets form * Anbudet ska vara skriftligt och på svenska. * Anbudet ska lämnas in elektroniskt via TendSign. * Priset anges i kronor, SEK, exklusive mervärdesskatt. * Anbud utformas enligt anvisningarna i förfrågningsunderlaget. Reservationer (så kallade sidoanbud) accepteras inte. * För alla frågor som efterfrågar en beskrivning eller kommentar förväntas ett skriftligt svar i kommentarsfältet. * En verksamhetsbeskrivning ska fyllas i och bifogas varje anbud som lämnas. Anbudsgivaren ska besvara fritextsvar direkt i förfrågningsunderlaget, hänvisning till bilagor där så ej särskilt efterfrågas godtages inte och svar som enbart finns i bilagor kan medföra att anbudet kan komma att förkastas. Övriga dokument och handlingar som efterfrågas ska laddas upp i digital form. Filer som elektroniskt bifogas anbudet ska vara i ett format vars läsbarhet är allmänt tillgängligt (ex. vis format PDF, Word, Excel). Hänvisningar till företagets webbplats på Internet beträffande efterfrågade uppgifter accepteras ej. Om anbudets form och/eller innehåll inte överensstämmer med ovanstående kan anbudet komma att förkastas. Anbudet ska vara undertecknat av behörig firmatecknare för företaget, se Anbudsformulär, bilaga 1. I det fall anbudet undertecknats av annan person än behörig firmatecknare ska fullmakt bifogas som styrker rätten att underteckna avtalet Att upprätta och lämna in anbud Information för underlättande av anbudslämnande: * För att effektivisera inköpen av varor och tjänster använder Järfälla kommun sig av ett Utskrivet: :08 Sida 3 av 8

4 elektroniskt anbudsförfarande, upphandlingsverktyget TendSign. Aktuella förfrågningsunderlag kan hämtas direkt via * Registrera dig som ny leverantör och följ därefter anvisningarna som TendSign tillhandahåller. Observera att denna registrering är kostnadsfri för dig som leverantör. Vid problem vid registrering eller anbudsgivning kontakta TendSign support, tfn eller skicka e-post till tendsignsupport@visma.com. * Börja med att granska och läsa igenom hela förfrågningsunderlaget. Vilka krav är det som ställs för kvalificering av dig som leverantör och vilka obligatoriska krav ställs på varan/tjänsten eller leverantören. * Det är viktigt att du som anbudsgivare följer utformningen av anbudet och enbart utgår ifrån den uppställning som finns i förfrågningsunderlaget. * Möjligheter att komplettera eller förtydliga anbudet är ytterst begränsade. Därför är det viktigt att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter/bilagor redan vid anbudstillfället. * Anbudsgivaren ansvarar själv för att kontrollera om nya uppgifter meddelats (via Frågor och svar-funktionen i TendSign) innan tiden för sista anbudsdag går ut. Ersättning för nedlagt arbete som har samband med anbudsgivningen utgår inte Beskrivningar Beskrivningar ska skrivas in i TendSign under respektive del om inget annat anges under delens eventuella underpunkter. Bilaga får endast bifogas där sådan efterfrågas. Vid utvärderingen kan kommunen komma att bortse från bilagor som ej efterfrågats i förfrågningsunderlaget Frågor och svar Frågor ska skriftligen ställas via TendSign. Ansvarig handläggare skickar enbart svar via TendSign. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av kommunen under anbudstiden är bindande för både kommunen och anbudsgivaren. Frågor tas emot fram till för att kommunen ska kunna garantera ett svar. Svar på inkomna frågor lämnas snarast möjligen, dock senast De anbudssökande som valt att hämta ut underlaget på annat sätt än via TendSign måste själva bevaka frågor och svar i upphandlingen. Frågor inkomna på annat sätt än via "Frågor och svar"-funktionen i TendSign kommer inte att beaktas Synpunkter på förfrågningsunderlaget Anbudsgivaren ska granska förfrågningsunderlaget och vid eventuella sakfel, motstridigheter och/eller liknande som påverkar anbudsinlämningen och/eller utvärderingen, ska anbudsgivaren omedelbart kontakta upphandlingsenheten via "Frågor och svar"-funktionen i Utskrivet: :08 Sida 4 av 8

5 TendSign Offentlighetsprincipen Som offentlig organisation omfattas Järfälla kommun av offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att innehållet i allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av den. Uppgifter som rör anbud är sekretessbelagda (absolut sekretess) tills dess att anbuden offentliggörs, tilldelningsbeslut har fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Uppgifter i anbud kan därefter sekretessbeläggas enligt Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs eller om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifter omaffärs- eller driftförhållanden röjs. Anbudsgivare som begär att delar av anbudet ska omfattas av sekretess, anmodas ange vilka delar som avses samt skälen till varför sekretess ska gälla för de delarna. Kommunen gör sedan en självständig sekretessprövning utifrån 19 kap. 3 och 31 kap offentlighets- och sekretesslagen och kan inte garantera att anbudsgivarens angivna delar blir sekretessbelagda uppgifter. Begär anbudsgivare inte sekretess kan anbudshandlingar lämnas ut i sin helhet. Kommunen kommer att ta ställning i sekretessfrågan först vid en eventuell begäran om utlämnande av allmän handling. Något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas lämnas inte. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. Beslut om sekretess kan komma att upphävas av domstol. Vid begäran om sekretess anges här omfattning, skäl till begäran, skaderekvisit samt aktuellt lagrum: (Fritextsvar) Definition av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är den upphandlande myndighetens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och det uppdrag som efterfrågas. I förfrågningsunderlaget anges de kvantitativa och kvalitativa krav som kommunen ställer på leverantören samt tjänsten/varan. Anbudsgivare som erhåller uppdraget åtar sig att utföra uppdraget i enlighet med vad som framgår i det samlade förfrågningsunderlaget, detta dokument samt eventuella bilagor, och i de kompletteringar som eventuellt tillkommit under upphandlingen. Bilagor: 1. Anbudsformulär 2. Verksamhetsbeskrivning - Öppenvård 3. Verksamhetsbeskrivning - HVB 4. Verksamhetsbeskrivning - Stödboende 5. Verksamhetsbeskrivning - Konsulentstött jour- och familjehem Korrekt underlag finns i TendSign Sista anbudsdag Utskrivet: :08 Sida 5 av 8

6 Anbudet ska vara inläst i TendSign senast Anbud som inkommit för sent eller på annat sätt, än vad som har föreskrivits i detta dokument, kommer inte att tas upp för prövning Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med tre månader efter sista anbudsdag, dvs till och med Om upphandlingen blir föremål för överprövning och tiden ovan överskrids ska anbudsgivarens bundenhet gälla tills dom vunnit laga kraft, giltigheten kan inte förlängas med mer än fyra månader Anbudsöppning Anbudsöppning kan ske endast efter det att sista anbudsdag har passerat. Anbudsöppningen sker som sluten anbudsöppning där endast kommunens representanter får närvara. Om anbudsgivare så begär får dock även representanter från Handelskammaren närvara, förutsatt att anbudsgivaren svarar för kostnaderna för sådana representanter Anbudsprövning Anbudsprövning kommer att ske enligt nedan: Kvalificering av krav på leverantör Prövning av att kraven på anbudsgivaren uppfylls. Endast de anbudsgivare som godkänns beträffande krav på leverantör går vidare till kvalificering av krav på produkt/tjänst. Kvalificering av krav på tjänsten Prövning av att kraven på tjänsten uppfylls: I avsnitt 4 anges generella krav för alla tjänster som ingår i upphandlingen. I avsnitt 5-10 anges specifika krav för respektive delområde. Bedöms ett anbud inte klara samtliga av dessa krav går anbudet inte vidare till den slutliga värderingen. Prövningen av om ett anbud inte klarar kraven sker utifrån anbudsgivarens intyganden och beskrivningar. Här ingår även prövning av om avtalsvillkoren accepteras. Endast de anbud som bedöms uppfylla samtliga krav i kravspecificeringen går vidare till Utvärdering. Takpris Inom vissa delområden kommer takpriser användas. Detta innebär att anbudsgivaren ska lämna priser som inte överstiger nedanstående prisnivåer inom angivna delområden. Om priser lämnas som överstiger takpriset kommer anbudet förkastas. HVB 0-12 år: kr/dygn HVB år: kr/dygn HVB ensamkommande år med sociala problem: kr/dygn HVB ensamkommande år utan sociala problem: kr/dygn HVB akut och utredning 0-20 år: kr/dygn Stödboende år dygnet runt personal: kr/dygn Stödboende ensamkommande år dygnet runt personal: kr/dygn Stödboende år regelbundet boendestöd: kr/dygn Utskrivet: :08 Sida 6 av 8

7 Stödboende ensamkommande år regelbundet boendestöd: kr/dygn Konsulentstött jourhem: kr/dygn Konsulentstött familjehem: kr/dygn Konsulentstött familjehem med behandling: kr/dygn Utvärdering Utvärdering av de anbud som godkänts i kvalificeringen och beträffande kravspecificeringen sker utifrån: Förslag på det ekonomiskt mest fördelaktiga. Utvärderingen kommer att ske utifrån den beskrivning som anbudsgivaren har lämnat in för punkten Beskrivningen kommer att poängsättas med 1-5 enligt nedan. Den poäng som anbudsgivaren har erhållit kommer att summeras samman och delas med anbudspriset vilket ger ett utvärderingspris. T.ex. anbudsgivaren har erhållit totalt 15 poäng på beskrivningarna som divideras med priset kronor = 1 500/15 = 100 kronor (utvärderingspris). Rangordning kommer att ske utifrån utvärderingspriset. Lägsta utvärderingspris = rang 1 och så vidare. Betygsättning Anbudsgivarens beskrivningar och lösningsförslag kommer att bedömas utifrån betygsskalan 5 1 enligt nedan: 5 Utmärkt Anbudsgivarens beskrivning är trovärdig, tydlig och överskådlig och visar att det är uppenbart att leverantören har full insikt i vad som krävs. 4 Mycket bra Anbudsgivarens beskrivning är trovärdig och tydlig och visar att leverantören har mycket god insikt i vad som krävs. 3 Bra Anbudsgivarens beskrivning är tydlig och visar att leverantören har god insikt i vad som krävs. 2 Vissa svagheter Anbudsgivarens beskrivning visar att leverantören har insikt i vad som krävs. 1 Svagt Anbudsgivarens beskrivning är otydlig men visar att leverantören sannolikt har viss insikt i vad som krävs. Om det ej går att särskilja en vinnare, då två eller flera anbudsgivare erhåller samma utvärderingspris kommer upphandlingen avgöras genom lottning. Vid lottningen kommer minst två upphandlare och minst en utomstående anställd vid Järfälla kommun att närvara Tilldelningsmeddelande Tilldelningsbeslut kommer att lämnas skriftligt i upphandlingssystemet TendSign. Tilldelningsmeddelandet skickas elektroniskt till den e-postadress som anbudsgivaren har uppgett i samband med registreringen i TendSign. Utskrivet: :08 Sida 7 av 8

8 Respektive kommun kommer att fatta egna tilldelningsbeslut och varje kommun kommer att teckna avtal separat. Antagande av anbud är bindande om och när talan inte förts mot tilldelningsbeslutet inom tidsfristen eller beslut om sådan talan avvisats av Förvaltningsrätten. I det fall Förvaltningsrätten beslutar att upphandlingen ska göras om eller att rättelse ska ske är beställarens beslut om tilldelning inte bindande. Bindande avtal föreligger först då båda parter undertecknat avtalet. Utskrivet: :08 Sida 8 av 8