1. Upphandlingsformalia

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Järfälla kommun Upphandling Växthusvägens förlängning Hans Löthman Ten 2012/628 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Upphandlingsformalia 1.1. Upphandlingsformalia Upphandlande myndighet Järfälla kommun Org.nr: Ytterligare information om Järfälla kommun finns på kommunens webbsida Orientering om uppdraget Järfälla Kommun ska anlägga en väg om 1550 meter Växthusvägens förlängning och erforderliga kompletterande arbeten i form av vägbelysning, VA, byggnadsverk m.m. Utrymmet utgörs idag av en skog. Projektet ska utföras med genomförandeformen partneringen. Järfälla kommuns strategi är att upphandla med funktionskrav, som ger entreprenörerna möjlighet att använda sin egna utvecklade tekniska lösningar. Projektet är uppdelat i två skeden 1 och 2. Efter skede 1 har Järfälla Kommun ensidig beslutsrätt för genomförande av skede 2 eller möjlighet att avsluta projektet. För mer detaljerad information var vänlig se bifogad AF Avtalstid Avtalstiden är från och med avtalets undertecknande till och med godkänd slutbesiktning Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt 4 kap. Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling, LOU. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Det är därför viktigt att anbudsgivare lämnar sitt bästa anbud från början Förutsättningar för upphandlingens genomförande Kommunen kan komma att avbryta upphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska beslut Kontaktperson under upphandlingen Utskrivet: :19 Sida 1 av 11

2 Järfälla kommun Upphandlingsenheten Hans Löthman Anbudets form * Anbudet ska vara skriftligt och på svenska. * Anbudet ska lämnas in elektroniskt via TendSign. * Korrekt i fyllt anbudsformulär * Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare, se anbudsformulär * Priset anges i kronor, SEK, exklusive mervärdesskatt. * Anbud utformas enligt anvisningarna i förfrågningsunderlaget. Reservationer (så kallade sidoanbud) accepteras inte. * För alla frågor som efterfrågar en beskrivning eller kommentar förväntas ett skriftligt svar i kommentarsfältet. Anbudsgivaren skall besvara fritextsvar direkt i förfrågningsunderlaget, hänvisning till bilagor där så ej särskilt efterfrågas godtages inte och svar som enbart finns i bilagor medför att anbudet förkastas. Övriga dokument och handlingar som efterfrågas ska laddas upp i digital form. Kommunen accepterar inte anbud i pappersform. Filer som elektroniskt bifogas anbudet ska vara i ett format vars läsbarhet är allmänt tillgängligt (ex. vis format PDF, Word, Excel). Hänvisningar till företaget webbplats på internet beträffande efterfrågade uppgifter accepteras ej. Om anbudets form och/eller innehåll inte överensstämmer med ovanstående kan anbudet komma att förkastas. Följande uppgifter som inte ska bifogas anbudet kan komma att begäras under utvärdering av anbud: Fastställda årsredovisningar, bankgaranti etc. som styrker anbudsgivarens ekonomiska ställning Ytterligare bevis på ekonomisk ställning i enlighet med 11 kap. LOU ska på begäran kunna tillhandahållas. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Att upprätta och lämna in anbud Information för underlättande av anbudslämnande * För att effektivisera inköpen av varor och tjänster använder Kommunen sig av ett elektroniskt anbudsförfarande, upphandlingsverktyget TendSign. Aktuella förfrågningsunderlag kan hämtas direkt via * Registrera dig som ny leverantör och följ därefter anvisningarna som TendSign tillhandahåller. Denna tjäns är kostnadsfri för leverantörer. Vid problem vid registrering eller anbudsgivning kontakta TendSign support, tfn eller skicka e-post till tendsignsupport@opic.com * Börja med att granska och läsa igenom hela förfrågningsunderlaget. Vilka krav är det som ställs för kvalificering av dig som anbudsgivare och vilka obligatoriska krav ställs på Utskrivet: :19 Sida 2 av 11

3 varan/tjänsten eller anbudsgivaren. * Det är viktigt att du som anbudsgivare följer utformningen av anbudet och enbart utgår ifrån den uppställning som finns i förfrågningsunderlaget. * Möjligheter att komplettera eller förtydliga anbudet är ytterst begränsade. Därför är det viktigt att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter/bilagor redan vid anbudstillfället. * Anbudsgivaren ansvarar själv för att kontrollera om nya uppgifter meddelats (via frågor och svar) innan tiden för sista anbudsdag går ut. Ersättning för nedlagt arbete som har samband med anbudsgivningen utgår inte Frågor och svar Frågor ska skriftligen ställas via TendSign. Ansvarig handläggare skickar enbart svar via TendSign. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av kommunen under anbudstiden är bindande för både kommunen och anbudsgivaren. Frågor tas emot fram till för att kommunen ska kunna garantera ett svar. Svar på inkomna frågor lämnas snarast möjligen. De anbudssökande som valt att hämta ut underlaget på annat sätt än via TendSign måste själva bevaka frågor och svar i upphandlingen. Frågor som kommunicerats på annat sätt än via TendSign kommer ej att beaktas Synpunkter på förfrågningsunderlaget Anbudsgivaren ska granska förfrågningsunderlaget och vid eventuella sakfel, motstridigheter och/eller liknande som påverkar anbudsinlämningen och/eller utvärderingen, ska anbudsgivaren omedelbart kontakta upphandlingsenheten via frågor och svar funktionen på Tendsign. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Offentlighetsprincipen Som offentlig organisation omfattas Järfälla kommun av offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att innehållet i allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av den. Uppgifter som rör anbud är sekretessbelagda (absolut sekretess) tills dess att anbuden offentliggörs, tilldelningsbeslut har fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Uppgifter i anbud kan därefter sekretessbeläggas om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs eller om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifter om affärs eller driftförhållanden röjs. Anbudsgivare som begär att delar av anbudet ska omfattas av sekretess, anmodas ange vilka delar som avses samt skälen till varför sekretess ska gälla för de delarna. Kommunen gör sedan en självständig sekretessprövning utifrån 19 kap. 3 och 31 kap offentlighets- och sekretesslagen och kan inte garantera att anbudsgivarens angivna delar blir sekretessbelagda uppgifter. Begär anbudsgivare inte sekretess kan anbudshandlingar lämnas ut i sin helhet. Utskrivet: :19 Sida 3 av 11

4 Kommunen kommer att ta ställning i sekretessfrågan först vid en eventuell begäran om utlämnande av allmän handling. Något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas lämnas inte. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. Beslut om sekretess kan komma att upphävas av domstol. Vid begäran om sekretess anges här omfattning, skäl till begäran, skaderekvisit samt aktuellt lagrum: (Fritextsvar) Definition av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är den upphandlande myndighetens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och det uppdrag som efterfrågas. I förfrågningsunderlaget anges de kvantitativa och kvalitativa krav som kommunen ställer på anbudsgivaren samt tjänsten/varan. Anbudsgivare som erhåller uppdraget åtar sig att utföra uppdraget i enlighet med vad som framgår i det samlade förfrågningsunderlaget och i de kompletteringar som eventuellt tillkommit under upphandlingen. Förfrågningsunderlaget består av handlingarna förtecknade i AF:en under kod AFB.22 samt av kraven i TendSign. Korrekt underlag finns i TendSign Sista anbudsdag Anbudet ska vara inläst i TendSign senast Anbud som inkommit för sent eller på annat sätt, än vad som har föreskrivits i detta dokument, kommer inte att tas upp för prövning Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud i nittio (90) dagar efter anbudstidens utgång. Om upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs anbudens giltighet fram till dess att avtal kan tecknas, dock längst i fyra månader efter angiven giltighet. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Anbudsöppning Anbudsöppningen sker som sluten anbudsöppning där endast kommunens representanter får närvara. Om anbudsgivare så begär får dock även handelskammarrepresentanter närvara, förutsatt att anbudsgivaren svarar för kostnaderna för sådana representanter Anbudsprövning Se AF:en under kod AFB Tilldelningsmeddelande Tilldelningsbeslut kommer att lämnas skriftligt i upphandlingssystemet TendSign. Tilldelningsmeddelandet skickas elektroniskt till den e-postadress som anbudsgivaren har uppgett i samband med registreringen i TendSign. Antagande av anbud är bindande om och när talan inte förts mot tilldelningsbeslutet inom tidsfristen eller beslut om sådan talan avvisats av Förvaltningsrätten. I det fall Utskrivet: :19 Sida 4 av 11

5 Förvaltningsrätten beslutar att upphandlingen ska göras om eller att rättelse ska ske är kommunens beslut om tilldelning inte bindande. Utskrivet: :19 Sida 5 av 11

6 2. Krav på leverantör 2.1. Krav på leverantör Företagsupplysning Anbudsgivaren ska visa att de har dels en ägarstruktur och organisation, dels en affärsidé och verksamhetsprofil samt att de besitter resurser för att kunna genomföra upphandlingen. Anbudsgivaren ska kunna visa att de har tillräcklig kunskap, erfarenhet och förmåga att genomföra uppdraget. Fyll i de efterfrågade uppgifterna/beskrivningarna: Företagets huvudsakliga arbetsområde/verksamhetens innehåll: (Fritextsvar) Företagets ägarstruktur och organisation: (Fritextsvar) Företagets affärsidé och verksamhetsprofil: (Fritextsvar) LOU 10 kap. Upphandlande myndighet är skyldig att utesluta anbudsgivaren från deltagande i upphandlingen i enlighet med det som föreskrivs i 10 kap. 1 LOU. Kommunen kan komma att utesluta anbudsgivare enligt LOU 10 kap. 2 om de: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och Järfälla kommun kan visa detta. 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandligen sker 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. Är anbudsgivare en juridisk person, får anbudsgivaren uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i första stycket 4. Uppfylls kraven enligt 10 kap 1-2, Lagen om Offentlig Upphandling? (/ svar) Skattekontroll Kommunen kommer att kontrollera att anbudsgivaren betalar föreskrivna skatter och avgifter genom att begära in blanketten SKV4820 från Skatteverket. Genom SKV4820 kontrolleras att föreskrivna skatter och sociala avgifter är erlagda. Då blankett SKV 4820 endast är tillämplig i Sverige skall utländska anbudsgivare bifoga motsvarande dokumentation som intygar att denne fullgjort sina åliggande i det egna landet vad gäller registrering, skatter, avgifter etc. Intyget får vara högst en månad gammal räknat från anbudstidens utgång. Accepteras och uppfylls ovanstående krav? (/ svar) Utskrivet: :19 Sida 6 av 11

7 Registreringsskyldighet Anbudsgivaren ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende registreringsskyldighet och inneha giltit registerbevis från Skatteverket som styrker F-skattsedel, vilket ska bifogas anbudet. Anbudsgivare som inte bedriver verksamhet i Sverige ska bifoga lagenligt registrerbevis från det land där anbudsgivaren bedriver verksamhet. Uppfylls kravet? (/ svar) Har giltigt registrerbevis bifogats? (/ svar) Ekonomisk ställning Kommun kommer att göra en bedömning av anbudsgivarens ekonomiska ställning, detta genom att begära in uppgifter från UC. I de fall anbudsgivaren uppfyller ställda krav på lägsta kreditvärdighetsnivå 3 eller högre kommer kravet avseende ekonomisk stabilitet anses uppfyllt. I de fall anbudsgivarens ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag eller annan finansiell säkerhet i form av exempelvis bankgaranti, ska intyg om detta bifogas anbudet och vara undertecknad av behörig företrädare för det moderbolaget eller den som har garanterat den finansiella säkerheten. Om ett företag är nystartat ska den ekonomiska förmågan styrkas genom exempelvis vidimerad balans- och resultaträkning för de senaste tre (3) månaderna, intyg från revior, moderbolagsgaranti eller annat som visar att företaget har en stabil ekonomisk bas. Om anbud lämnas av grupp anbudsgivare ska redovisning ske av på vilket sätt man kommer att uppfylla krav på ekonomisk stabilitet. Anbudsgivare som har annan företagsform som exempelvis stiftelser, ideell/ekonomisk förening osv., ska visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att tillhandahålla balans- och resultaträkning för de tre (3) senaste månaderna eller på begäran tillhandahålla referens till bank eller annan finansiär, då den typen av företagsform inte kan erhålla rating vid en ekonomisk kontroll. Kommunen har tolkningsföreträde vid bedömning av ekonomisk ställning om kravet på lägsta kreditvärdighetsnivå ej uppfylls. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Uppfyller anbudsgivaren god kreditvärdighet eller motsvarande enligt ovan? (/ svar) Utskrivet: :19 Sida 7 av 11

8 Besvaras endast av anbudsgivare vars ekonomiska stabilitet uppfylls på annat sätt: Den ekonomiska stabiliteten garanteras av moderbolag eller annan finansiell säkerhet i form av exempelvis bankgaranti. Intyg om detta har bifogats anbudet och är undertecknat av behörig företrädare för det moderbolaget eller den som har garanterat den finansiella säkerheten. (Fritextsvar) Besvaras endast av anbudsgivare vars ekonomiska stabilitetuppfylls på annat sätt: Vårt företag är nystartat, är underbildande eller kommer inte att uppnå ställda krav enligt ovan.vår ekonomiska förmåga styrks genom att vi till anbudetbifogar antingen vidimerad balans- och resultaträkning för desenaste tre (3) månaderna inklusive intyg från revisoralternativt moderbolagsgaranti eller annat som visar attföretaget har en stabil ekonomisk bas. (Fritextsvar) Besvaras endast av anbudsgivare vars ekonomiska stabilitet uppfylls på annat sätt: Vår företagsform är stiftelse / ideell förening eller annat, och kommer att visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att tillhandahålla resultaträkning och balansräkning som bifogas anbudet. (Fritextsvar) Arbetsgivaransvar Anbudsgivaren är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om anbudsgivaren inte tecknat svenskt kollektivavtal skall ändå motsvarande villkor gälla för anbudsgivarens anställda. Detsamma skall gälla för eventuella underleverantörer som anbudsgivaren anlitat för att fullgöra avtalet. På begäran av uppdragsgivaren skall anbudsgivaren lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan skall kunna kontrolleras. Skulle anbudsgivaren brista i fullgörandet av detta åtagande äger uppdragsgivaren häva avtalet om bristen är väsentlig. Har anbudsgivaren tecknade kollektivavtal? (/ svar) Finns kollektivavtal, ange vilka kollektivavtal som finns: (Fritextsvar) Om det ej finns kollektivavtal tecknat ska leverantören utförligt beskriva vilka åtgärder denne vidtar så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. (Fritextsvar) Tidigare erfarenheter/referenser Anbudsgivaren skall ange 2 st referensuppdrag från det senaste 5 åren, motsvarande denna upphandling, med tillhörande kontaktuppgifter. Minst ett av uppdragen skall vara utfört som partneringentreprenad enl ABT 06. Kontaktuppgifterna bör innehålla årtal för utfört referensuppdrag, beskrivning av Anbudsgivarens arbete och värde i uppdraget, referenspersoner med namn, telefonnummer samt e-post. Referenserna skall kunna styrka: att Anbudsgivaren uppfyllt ställda tid- och kostnadskrav att Anbudsgivaren uppfyllt ställda miljö- och kvalitetskrav Utskrivet: :19 Sida 8 av 11

9 Kommunen äger rätt att tillfråga andra referenser än de som anbudsgivaren anger i sitt anbud. Kommunen äger också rätt att nyttja egna uppgifter om anbudsgivaren som dokumenterats i samband med leverantörsuppföljning efter tidigare utförda uppdrag. Referensobjekt 1: Ange omfattning (Fritextsvar) Referensobjekt 1: Ange tidpunkt (Fritextsvar) Referensobjekt 1: Ange beställare och kontaktperson inkl. kontaktuppgifter (Fritextsvar) Referensobjekt 1: Är referensobjektet vidtalat? (/ svar) Referensobjekt 2: Ange omfattning (Fritextsvar) Referensobjekt 2: Ange tidpunkt (Fritextsvar) Referensobjekt 2: Ange beställar och kontaktperson inkl. kontaktuppgifter (Fritextsvar) Referensobjekt 2: Är referensobjektet vidtalat? (/ svar) Övriga referenser: (Fritextsvar) Underleverantörer Anbudsgivare äger inte rätt, att utan kommunens skriftliga godkännande anlita underleverantör för del av, eller hela uppdraget. Anbudsgivaren ansvarar för underleverantören såsom för sig själv. Om antagen anbudsgivare avser att anlita underleverantörer för hela eller delar av det offererade, ska det framgå redan vid anbudstillfället. Det ska framgå vilken leverantör som avses samt vilken del/vilka delar av arbetet som samarbetet avser. Kommunen kommer att kontrollera underleverantören på samma sätt som anbudsgivaren. Underleverantören ska även uppfylla samma kreditvärde, dvs (3). Kommunen kommer även att begära in en SKV4820 från Skatteverket för underleverantör som ska anlitas för uppdraget. Underleverantören ska inneha aktuell F-skattsedel vilken ska bifogas. Anbudsgivaren ska i anbudet bifoga ett, av en behörig person, signerat intyg från underleverantören, med garanti om att anbudsgivaren förfogar över underleverantörens resurser när avtalet ska fullgöras. Kommunen hänvisar till LOU 11 kap. 12. Kommer underleverantörer att anlitas? (/ svar) Om svaret är JA, ange i så fall namn på underleverantören/underleverantörerna och organisationsnummer, samt vilka delar av uppdraget som samarbetet avser. Bifoga även undertecknat intyg från underleverantören. (Fritextsvar) Om svaret är enligt ovan, har giltig F-skattsedel bifogats? (/ svar) Anbudsgivaren bekräftar att eventuella underleverantörer uppfyller ställda krav? (/ svar) Utskrivet: :19 Sida 9 av 11

10 Gemensamt anbud Om flera anbudsgivare väljer att gå samman och lämna anbud ska anbudsgivarna vid avtalstecknandet utgöra en juridisk person. Kommunen kommer att kontrollera att företagen som går samman, betalar föreskrivna skatter och avgifter för de som väljer att gå samman och lämna anbud, genom att begära in blanketten SKV4820 från Skatteverket. Kommer flera leverantörer att gå samman och lämna anbud? (/ svar) Om du har svarat JA, ange i så fall vilka leverantörer det är och deras organisationsnummer. (Fritextsvar) Kvalitetsledningssystem Anbudsgivaren ska lämna en beskrivning som visar hur kvaliten säkras upp under uppdragets genomförande. Kvalitetskontrollen kan bestå i att anbudsgivaren arbetar efter system i form av ISO certifiering eller ett motsvarande system alternativt efter ett eget dokumenterat system. Följande ska framgå av beskrivningen: * Redovisning av rutiner och former för intern uppföljning av verksamheten, dvs hur anbudsgivaren avser att kvalitetssäkra uppdraget i praktiken. * Senaste uppdatering av senaste dokument, dvs av redovisningen ska det framgå att rutinerna är fastlagda och beslutade. Är företaget certifierat, ska aktuellt certifikat bifogas. Observera att för det fall att underleverantör anlitas kommer samma krav ställas på underleverantören. Anbudsgivarens kvalitetsledningssystem ska vara öppet för granskning och vid begäran ska det utan dröjesmål överlämnas till kommunen. Accepteras ovanstående krav (/ svar) Har certifikat bifogats? (ange namn på bilagan) (Fritextsvar) Beskriv kvalitetsledningssystemet utifrån ovan ställda krav. (Fritextsvar) Miljöledningssystem Anbudsgivaren ska lämna en beskrivning som visar hur företaget arbetar för en hållbar resursanvändning samt hur miljöfrågor appliceras i uppdragets genomförande. Anbudsgivaren ska i sitt miljöarbete sträva efter att minimera negativt miljöpåverkande faktorer i verksamheten genom att bland annat göra miljömedvetna inköp där så är möjligt. Miljöledningssystemet kan bestå i att anbudsgivaren arbetar efter system i form av ISO certifiering eller ett motsvarande system alternativt ett eget dokumenterat system. Följande ska framgå av beskrivningen: * Redovisning av rutiner och former för intern uppföljning av miljöledningssystemet, dvs hur anbudsgivaren avser att arbeta för ett hållbart arbete i praktiken * Senaste uppdatering av senaste dokument, dvs av redovisningen ska det framgå att rutinerna är fastlagda och beslutade Utskrivet: :19 Sida 10 av 11

11 * Att anbudsgivaren omhändertar avfall genom till exempel återvinning och källsortering (Vägledning i miljöarbetet kan t.ex. hämtas från den av kommunen fastlagda miljöplanen, Är företaget certifierat, ska certifikatet bifogas. Observera att för det fall att underleverantör anlitas kommer samma krav ställas på underleverantören. Anbudsgivarens miljöledningssystem ska vara öppet för granskning och vid begäran ska det utan dröjsmål överlämnas till kommunen. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Har certifikat bifogats? (ange namn på bilagan) (Fritextsvar) Beskriv miljöledningssystemet utifrån ovan ställda krav: (Fritextsvar) Försäkringar Anbudsgivaren ska teckna, och under hela avtalstiden, inneha ansvarsförsäkring och andra nödvändiga försäkringar som innebär att kommunen hålls skadeslös. Anbudsgivaren förbinder sig att förebygga skador som kan drabba kunder eller personal. Relevanta försäkringar ska på begäran utan dröjsmål överlämnas till kommunen. Accepteras ovanstående krav? (/ svar) Utskrivet: :19 Sida 11 av 11