Fullmaktshantering hos myndigheter och andra aktörer

Transkript

1 PM59100 PM Bilaga 3 Fullmaktshantering hos myndigheter och andra aktörer Sammanställning av nuläge, framtida behov och nyttor av elektronisk fullmaktshantering

2 Innehåll INTRODUKTION... 3 ARBETSFÖRMEDLINGEN... 5 BOLAGSVERKET... 8 FÖRSÄKRINGSKASSAN JORDBRUKSVERKET LANTMÄTERIET MIGRATIONSVERKET PATENT OCH REGISTRERINGSVERKET (PRV) POSTEN SKATTEVERKET TRANSPORTSTYRELSEN (40)

3 INTRODUKTION Följande bilaga är en sammanställning av de svar som inkommit på en enkät om organisationers fullmaktshantering, framtida behov och eventuell nytta av elektronisk fullmaktshantering. Inledningsvis redogörs för de frågeområden och frågor som enkäten innefattar. Enkäten har skickats ut till utsedda företrädare i de myndigheter inom E-delegationen som har visat intresse av att delta i förstudien om fullmakter. På rekommendation har den även skickats ut till vissa komplementära myndigheter och bolag. I vissa fall har de svarande varit jurister och i vissa fall har de företrätt ett verksamhetsperspektiv i organisationen. De tillfrågade organisationerna har svarat på enkätens frågor där tillämpligt och i den utsträckning som har varit möjligt för respektive organisation. En myndighet, Domstolsverket, har kontaktats och har uttryckt sig positiva till förstudien, men inte haft praktisk möjlighet att delta. Fullmakter och användning av ombud bör kunna förekomma i viss utsträckning i domstolsärenden. NULÄGE Förekomst av fullmakter Hur, och för vilket syfte, används fullmakter i organisationen idag? För vilka typer av ärenden (tjänster, förmåner etc.)? Vilka fullmaktstyper används i organisationen? Definiera eventuellt förekommande fullmaktsbegrepp. Finns det lagar eller andra föreskrifter som påbjuder användning av fullmakt inom organisationens verksamhetsområde? Finns krav på att fullmakten ska vara skriftlig eller utfärdas på papper? Vilka är huvudmän (fullmaktsgivare) respektive ombud (fullmaktstagare)? Vem eller vilka är tredje part eller mottagare av fullmakterna, om annan än organisationen själv? Har organisationen en egen mall för fullmakter? Används/mottas annan organisations mall? Bifoga ev. kopia på aktuella/vanligt använda fullmaktsformulär. Agerar organisationen själv ombud i något fall? Administrativ hantering Var i organisationen tar man emot och hanterar fullmakter? Förekomst/andel pappers- respektive elektroniska fullmakter? Definiera, om aktuellt, vad som avses med elektroniska fullmakter. Använder organisationen ett särskilt system för fullmakter? Matas fullmaktsinformation in i ärende-/verksamhetssystem? Tar organisationen hjälp av extern aktör för administrativ hantering av fullmakter? Hur och var arkiveras fullmakterna? Hur länge arkiveras de? Finns det några kända problem med dagens fullmaktshantering, utöver eventuell kostnad? Volymer och resursåtgång Vilka volymer av fullmakter har organisationen (inflöde respektive stock) för respektive verksamhetsområde eller fullmaktstyp? 3 (40)

4 Hur stor är tidsåtgång för hantering av fullmakter hos er och vad består tidsåtgången av? (Ex. ta emot, stansa/scanna in, granska etc. dock ej inberäknat att expediera i det ärende som fullmakten gäller). Begränsningar och återkallande av fullmakter Är fullmakterna tidsbegränsade eller på annat sätt möjliga att begränsa? Om fullmakterna gäller tills vidare, hur ändras respektive återkallas de? FRAMTIDA TJÄNST Beskriv vilka nyttor en elektronisk fullmaktstjänst skulle kunna ha för organisationen, för dess kunder/medborgare eller för andra parter. Uppskatta eventuell rationaliseringspotential för organisationen i en övergång till elektronisk fullmaktshantering (tid och/eller kronor) Kan ni se några nya områden som ni skulle kunna använda er av fullmakter, om fullmakter kan göras tillgängliga elektroniskt? Kan ni se några hinder inom ert område mot att gå över till elektroniska fullmakter? (Skilj på tekniska, juridiska eller andra hinder av verksamhetskaraktär.) Vilka funktionella och andra krav ser organisationen att man skulle ha för att helt kunna ersätta dagens fullmaktsregister med ett elektroniskt? 4 (40)

5 ARBETSFÖRMEDLINGEN NULÄGE Förekomst av fullmakter Arbetsförmedlingen använder fullmakter för att styrka behörighet att teckna avtal i samband med offentlig upphandling samt rätt att lämna anbud. Det finns inga lagar eller föreskrifter som hindrar eller påbjuder användandet av fullmakter. Inte heller finns några krav på att fullmakten ska vara skriftlig. Huvudmännen i Arbetsförmedlingens fullmaktshantering är i aktiebolag, stiftelser, ideella föreningar eller kommuner. Ombuden kan vara allt från ekonomichefer, förvaltningschefer etc. (Det är alltså inte de arbetssökande som är fullmaktsgivare). Arbetsförmedlingen agerar själva ombud i samband med anskaffning av arbetsplatshjälpmedel, se nedanstående mall. Arbetsförmedlingen saknar i övrigt egna mallar för fullmakter och använder heller inte någon annan organisations mall för sådana fall som nämns ovan. Administrativ hantering Arbetsförmedlingen tar emot och hanterar fullmakter på avdelningen för kompletterande arbetsförmedlingstjänster och på ekonomiavdelningens sektion för upphandling. Fullmakterna som kommer in är dock aldrig i elektroniskt format. Myndigheten har inte något system för att behandla fullmakter och fullmaktsinformationen matas inte in i verksamhetssystem. Hos Arbetsförmedlingen arkiveras fullmakter tillsammans med de avtal som de avser. Ett problem med dagens hantering av fullmakter är enligt Arbetsförmedlingen framförallt att det är osystematiskt. Det finns också en risk att fullmakter som redan finns hos myndigheten begärs in på nytt. Det kan vidare finnas en osäkerhet kring om fullmakter fortfarande är gällande eller om de har återkallats. Volymer och resursåtgång Arbetsförmedlingen kan inte uppskatta aktuella fullmaktsvolymer inom avdelningen kompletterande arbetsförmedlingstjänster. Fullmakter förekommer för stiftelser, ideella föreningar etc., vilka utgör ungefär 10 % av avdelningens leverantörer. Ekonomiavdelningens upphandlingssektion har c:a 200 fullmakter per år. Arbetsförmedlingen beräknar att endast fem timmar i månaden läggs på fullmakter på avdelningen för kompletterande arbetsförmedlingstjänster. Det som framförallt tar tid är att begära in fullmakter och att granska så att fullmakten i fråga har givits rätt att vidta den åtgärd som den berörde personen har åtagit. Detta medför långa ledtider där avtal inte kan tecknas. Ledtiden varierar beroende på hur lång tid leverantören tar på sig att inkomma med begärda handlingar men kan vara upp till ett par veckor. Begränsningar och återkallande av fullmakter Om fullmakten är tidsbegränsad beror på utställaren och påverkas inte av Arbetsförmedlingen. Myndigheten konstaterar att fullmakter sannolikt återkallas men att det finns en avsaknad av information om återkallanden av fullmakter. 5 (40)

6 FRAMTIDA TJÄNST Arbetsförmedlingen beskriver nyttan av en elektronisk fullmaktstjänst som en tidsbesparing, både för Arbetsförmedlingen själv men också för leverantörer. Det skulle också kunna öka säkerheten i handläggningen i och med att det skulle vara enklare att avgöra om en fullmakt är gällande eller inte. Den stora andelen av leverantörerna utgörs av enskilda firmor, men enligt Arbetsförmedlingen så använder de sig inte av fullmakter. Den uppskattade rationaliseringspotentialen för Arbetsförmedlingen är liten, endast några timmars tidsbesparing per månad. Kortade ledtider kan medföra att vissa avtal skulle kunna tecknas snabbare, vilket i sin tur innebär det att de arbetssökande kan ges tillgång till tjänster snabbare. Denna tidsvinst skulle enligt Arbetsförmedlingen kunna vara allt från några dagar upp till ett par veckor. Arbetsförmedlingen kan inte utan en mer grundläggande analys svara på om de kan se några nya områden där myndigheten skulle kunna använda sig av fullmakter om fullmaktshanteringen blev elektronisk. Myndigheten kan dock inte se några hinder för införandet av nya elektroniska fullmaktstjänster. Då Arbetsförmedlingen inte har något fullmaktsregister idag så har de svårt att svara på vilka krav som myndigheten skulle ha för att ersätta dagens hantering med ett elektroniskt register. Ett exempel på fullmaktsmall som Arbetsförmedlingen använder sig av som ombud visas nedan: 6 (40)

7 7 (40)

8 BOLAGSVERKET NULÄGE Förekomst av fullmakter Bolagsverket tar emot fullmakter i registreringsärenden, ansökningar om t.ex. tillstånd eller eftergifter av påförd förseningsavgift. En anmälan eller ansökan ska vara undertecknad av behörig företrädare för företaget, vanligen styrelseledamot, VD eller bolagsman. Ibland skriver någon annan under ansökan/anmälan efter att ha erhållit fullmakt från ledamot eller bolaget självt. Bolagsverket accepterar både generalfullmakter och fullmakter för särskilt ärende. När det gäller lagar eller föreskrifter som påbjuder användning av fullmakter så rättar sig Bolagsverket efter avtalslagens regler om fullmaktshantering. Det finns inga myndighetsspecifika föreskrifter om fullmakt. Enligt Bolagsverket praxis ska fullmakt ges in som original eller bestyrkt kopia, alternativt som avskrift i e-tjänsten företagsärenden för ombud. Hanteringen i Bolagsverkets e-tjänst är helt elektronisk men hanteringen hos företaget är pappersbaserad. Det innebär att företaget har utfärdat en pappersfullmakt. Innehållet anges därefter i Bolagsverkets e-tjänst ( Huvudmän i fullmaktsärenden hos Bolagsverket är företag eller den som ska anmäla något till Bolagsverket. Ombud kan vem som helst vara, dock aldrig myndigheten själva. Mottagare av fullmakterna är Bolagsverket. Bolagsverket har på sin hemsida en mall för fullmakt att företräda ett aktiebolag som kan fyllas i på myndighetens webbsida (se nedan). Administrativ hantering Bolagsverket tar emot fullmakter vid diarieföring och i ärendehandläggningen, dvs. registrering av företagsuppgifter. Bolagsverket mottar dock endast pappersfullmakter och har heller inget särskilt system för hanteringen av fullmakter. Fullmakterna som kommer in matas inte in i något verksamhetssystem. Ingen extern aktör används för administrativ hantering. Fullmakterna som kommer in skannas och arkiveras i ett elektroniskt system och papperskopiorna tätpackas. För de fall då de ges in i avskrift i e-tjänsten sparas de i det elektroniska arkivet. Bolagsverket kostnad för hantering av fullmakter är liten eftersom antalet fullmakter som kommer in är relativt litet. Ett problem Bolagsverket har sett är att det kan uppkomma svårigheter att avgöra om en fullmakt är gällande eller om den har återkallats. En fullmakt som inte är tidsbestämd eller gäller för viss åtgärd återkallas på samma sätt som den utfärdas. En fullmakt som har utfärdats på papper återkallas således genom att fullmakten rivs eller genom att kunden utfärdar en ny fullmakt som ersätter den gamla, vilket innebär att man återkallar den gamla. Volymer och resursåtgång Bolagsverket har mycket små volymer av fullmakter, upp till några tusen fullmakter per år. Samtidigt registrerar myndigheten c:a bolagsärenden per år. Den direkta tidsåtgången är mycket liten. 8 (40)

9 Begränsningar och återkallande av fullmakter Bolagsverket godtar både generalfullmakter som gäller tillsvidare och fullmakter som har begränsats i tid eller omfattning. Exempelvis kan fullmakten gälla endast vid anmälan av ett särskilt ärende. När det kommer till återkallande av fullmakter så följer Bolagsverket avtalslagens regler. FRAMTIDA TJÄNST Primärnyttan av en elektronisk fullmaktstjänst vore för Bolagsverket inte att minska tidsåtgången för själva fullmaktens hantering, utan att åstadkomma en förenkling för företagen att genom ombud anmäla ändringar till Bolagsverket och även lämna in årsredovisning elektroniskt. Bolagsverkets e-tjänst skulle kunna kopplas till en kontroll mot fullmaktstjänsten att behörighet finns. Bolagsverket har svårt att uppskatta en eventuell rationaliseringspotential eftersom den största vinsten för Bolagsverket är att den elektroniska ingivningen av bolagsärenden skulle kunna öka. I dagsläget upplever dock många företagare att det är besvärligt att använda e-legitimation och för vissa företag med utländska företrädare är det inte möjligt att möta kravet på e-legitimation. Det skulle underlätta för många företag om de kunde anlita ombud för att inge ärenden och på ett enkelt och tydligt sätt befullmäktiga dem att skriva under anmälan. Bolagsverket kan inte se några nya områden som är aktuella för fullmaktshantering om hanteringen blev elektronisk. De ser heller inga hinder till att övergå till en elektronisk hantering. Angående funktionella krav på e-fullmakter så nämner Bolagsverket att det är viktigt med en tydlighet kring hur fullmakter återkallas. Tjänsten måste även vara enkel att använda. Myndigheten betonar vikten av att tillgodose användarnas behov och krav på funktion. 9 (40)

10 10 (40)

11 FÖRSÄKRINGSKASSAN NULÄGE Förekomst av fullmakter Hos Försäkringskassan används fullmakter i ärenden om samtliga förmånsslag. Det vanligast förekommande är i ärenden avseende handikapp och sjukförmåner samt fullmakter mellan makar i ärenden om familjeförmåner. Inom området funktionhinder (assistansersättning, handikappersättning och vårdbidrag) används fullmakter hos Försäkringskassan främst i ansökningsärenden där den försäkrade själv inte kan föra sin egen talan. Dessa fullmakter kan ha olika omfattning. En make kan vilja att makan ska föra fram muntliga uppgifter till Försäkringskassan i ett enskilt ärende samtidigt som den försäkrade själv vill ha all skriftlig information och beslut. Det kan också handla om en person som vill att någon annan ska företräda denne full ut, dvs. att både muntlig och skriftlig information i alla ärenden hos Försäkringskassan ska gå genom ombudet. I ärenden rörande assistansersättning är det vanligt med fullmakter där anordnaren vill ta del av all skriftlig kommunikation med den försäkrade. Assistansanordnare sköter den administrativa hanteringen gentemot myndigheten utifrån en fullmakt, exempelvis räkning avseende antalet utförda timmar med personlig assistans eller tidrapporter för varje enskild assistent. Detta kan enligt Försäkringskassan också se olika ut beroende på rutinerna som finns hos respektive anordnare. I vissa fall för anordnaren sina kunders talan gentemot Försäkringskassan. Försäkringskassan mottar också fullmakter som innebär att försäkringbolag eller advokater ges möjlighet att ta del av de handlingar som Försäkringskassan besitter för en viss person. Försäkringsbolag kan behöva ta del av beslut om vårdbidrag för att avgöra en familjs rätt till ersättning vid ett barns skada eller sjukdom. Advokater behöver ta del av handlingar om de ska företräda den försäkrade i tvister eller överklaganden. Försäkringskassans begreppskatalog definierar fullmakt som...en muntlig eller skriftlig förklaring från fullmaktsgivaren (huvudmannen) till någon annan (fullmaktstagaren eller ombudet) att handla på fullmaktsgivarens vägnar. Fullmakten medför möjlighet att vidta rättsliga åtgärder för fullmaktsgivarens räkning. Försäkringskassan poängterar att det är viktigt att inte blanda ihop begreppen fullmakt och samtycke. Begreppet samtyckte bör i regel användas i den mening att en person har gett sitt tillstånd att uppgifter som är sekretessbelagda enligt offentlighets och sekretesslagen då kan lämnas ut till någon annan. En fullmakt, enligt definitionen ovan, inkluderar även samtycke enligt offentlighets och sekretesslagen. Både skriftliga och muntliga fullmakter förekommer hos Försäkringskassan. Det är inte alltid så att fullmakten inkommer på ett separat papper, utan kan komma fram som en framställan i en ansökan eller bilaga till ansökan. Det kan också förekomma att uppgift om fullmakt hämtas in per telefon, om garantier finns för att det är rätt person som avses. Huvudmän är främst personer som ansöker om, eller är berättigade till, förmåner. Ombuden är många gånger släktingar men kan även vara en advokat eller andra utomstående. Försäkringskassan själv är endast ombud i vissa specifika fall. 11 (40)

12 Försäkringskassan använder inte någon särskild mall eller blankett för fullmakter. Anledningen till detta är att fullmakterna som hanteras kan ha så olika innehåll och är så pass individuella. Om försäkringskassan mottar en annan myndighets mall/blankett så godtas den, så länge den innehåller alla de uppgifter som behövs. Individens önskemål kommer i första hand. Administrativ hantering Fullmakter tas emot och hanteras överallt i Försäkringskassans organisation där ärendehantering sker, dels på Servicekontoren (i pappersform) och på lokala försäkringscenter, dvs. kontor som tar emot besök. Hantering av fullmakter sker inom all förmånshandläggning. De flesta förmånsslag handläggs i elektroniska akter, varför fullmakter som kommer in per post skannas för att sedan kunna visas i elektronisk ärendeakt. De fullmakter som kommer in via telefon till myndigheten kommer till Kundcenter eller direkt till förmånshandläggare. Den del av organisationen som handlägger återkrav och statliga fordringar tros också få fullmakter. Fullmakterna matas in i verksamhetssystem. Myndigheten tar hjälp av en extern aktör för inskanning av ärendedokument. Fullmakterna arkiveras i aktuellt ärende och följer samma arkiveringskod som gäller för det ärendet, dvs. de sparas tillsammans med det ärende där de först har kommit in. Ett problem med dagens hantering är att en fullmakt kan avse flera ärenden, vilket leder till att det blir svårt för handläggare att få en bra överblick och att se aktuell handling. Volymer och resursåtgång Försäkringskassan har svårt att uppskatta aggregerade volymer för fullmaktshantering då det saknas kännedom centralt. I och med detta så har Försäkringskassan också svårt att beräkna dagens tidsåtgång för fullmaktshanteringen. Begränsningar och återkallande av fullmakter Det finns ingen föreskriven tidsgräns för fullmakters giltighet hos Försäkringskassan. Återkallande av fullmakten sker på samma sätt som den har utfärdats, skriftligt eller muntligt. FRAMTIDA TJÄNST Nyttorna med en elektronisk fullmaktstjänst menar Försäkringskassan framförallt vore att alla vet var de ska söka en fullmakt. I och med att fullmakterna ser så pass olika ut så måste handläggaren förvissa sig om vad som står där, vilket nästan alltid innebär en kontakt med den försäkrade. Med dagens hantering ligger ett stort ansvar hos den som kontaktar Försäkringskassan. Han/hon måste själv hålla reda på och meddela om det finns en aktuell fullmakt hos Försäkringskassan och bör kunna meddela när och i vilket ärendeslag den har skickats in. Försäkringskassan har svårt att se några nya områden som skulle beröras om fullmaktshanteringen blir elektronisk. Myndigheten har svårt att uppskatta eventuell rationaliseringspotential vid övergång till elektronisk fullmaktshantering. 12 (40)

13 Försäkringskassan betonar att man måste vara beredd på att en fullmakt kan vara skriven på t.ex. en servett, dvs. både format och papperskvalitet kan vara väldigt varierande. Det måste vara möjligt att hantera olika format i en skanningstjänst. Försäkringskassan skiljer mellan fullmakter och förordnanden som god man och förvaltare. Myndigheten har att kontrollera vad alla förordnanden eller ombudsmannaskap innebär för hanteringen av varje enskilt ärende hos en försäkrad. På så sätt är det ingen skillnad mellan ombud och ställföreträdare, men tekniskt sett hanteras de idag olika. Myndigheten kan idag få en avisering (pappershandling) om att god man eller förvaltare utsetts. Uppgiften registreras i ett gemensamt register och originalet förvaras i det ärende som var aktuellt när handlingen kom in. Det gemensamma registret underhålls inte löpande. Om det inte inkommer meddelande om att ett förordnande har ändrats eller upphört så finns det risk för fel i förfarandet, en brist som blivit synbar i ärendehandläggningen och som Justitieombudsmannen har påpekat för Försäkringskassan. 13 (40)

14 JORDBRUKSVERKET NULÄGE Förekomst av fullmakter Fullmakter förekommer inom olika delar av Jordbruksverkets verksamhet. Myndigheten redovisar två aktuella områden där fullmakter används: 1. Fullmakt för att använda e-tjänster Denna fullmakt skickas in till Jordbruksverket som en ifylld blankett (finns myndighetens hemsida) eller genom att använda en e-tjänst som kunden når genom att logga in på Jordbruksverkets Mina Sidor. Många av de e-tjänster som idag tillhandahålls av Jordbruksverket kräver e- legitimation. Är personnumret på e-legitimationen detsamma som identifierar kunden hos Jordbruksverket ges direkt tillträde. I alla andra fall behöver Jordbruksverket först få in och registrera en fullmakt för att kundens ombudsman ska kunna använda sig av e-tjänsten för fullmaktsgivarens räkning. Vanliga situationer är en nära anhörig som hjälper den enskilde lantbrukaren med administrationen en konsult som hjälper lantbrukaren med rapportering och ansökan om stöd en fysisk person som företräder en juridisk person Jordbruksverket har i det sistnämnda fallet lämnat vissa exempel, t.ex. behövs fullmakt vid ansökan om skolmjölksstöd där användaren kan få olika behörigheter utifrån roll. Personal i skolmatsbespisning kan vara behörig att rapportera in hur mycket mjölkprodukter som gått åt i syfte att få stöd, medan en handläggare inom den aktuella kommunen kan ha behörigheten att upprätta själva ansökan om stöd. Båda stegen hanteras i samma e-tjänst men kräver alltså olika behörigheter (bygger på olika fullmakter). Nedan finns ett exempel på fullmaktsblankett (papper) som används vid hantering av Jordbruksverkets e-tjänster för en huvudmans räkning: 14 (40)

15 För användning av e-tjänst finns tre olika fullmaktstyper. För två av dessa, fullmakt för ansökningar om skolmjölkstöd samt fullmakt för import/exportlicenser utfärdas fullmakten alltid via blankett. Den tredje fullmaktstypen vänder sig till lantbrukare. Detta är den blankett som finns med som exempel ovan. Där finns en alternativ motsvarighet erbjuden som e-tjänst på Jordbruksverkets Mina sidor. Samma fullmaktstyp innehållande samma information, ser då ut såhär i webbgränssnittet: 15 (40)

16 Det är i ärenden för lantbrukare, för vilka e-fullmakt erbjuds, som fullmaktsvolymerna är som störst. 2. Fullmakt vid ansökan om stöd De som söker någon form av stöd får lämna fullmakt till någon som exempelvis har skrivit under en ansökan eller kompletteringar. Det kan t.ex. vara en organisation som lämnar fullmakt till en projektledare. Fullmakt används i de fall firmatecknaren inte har skrivit under ansökan. I dessa fallen registreras inte fullmakten i något gemensamt system. Fullmakten läggs kopplat till ärendet. Administrativ hantering Eftersom fullmakter för att använda e-tjänst alltid kontrolleras vid inloggning i själva e-tjänsten måste Jordbruksverket registrera in fullmakterna i ett system och hantera dem på ett strukturerat sätt. Den ifyllda blanketten skickas in per post, alternativt kan motsvarande uppgifter fyllas i via e-tjänst. Vill kunden ändra i fullmakten kan hon/han endera skicka in en ny blankett eller ändra via e-tjänsten. En blankett registreras så att den visas på Mina sidor oavsett om kunden initialt har skickat in den via e-tjänst eller post. När kunden skickar in en fullmaktsblankett till Jordbruksverket registreras den av handläggare i Söderhamn. Handläggaren registrerar in den i ett verktyg som heter IDM.( Jordbruksverket skannar alltså inte fullmakter.) Fullmakten synkas per automatik till ett egenutvecklat system som heter CERT där Jordbruksverket samlar olika typer av behörigheter. Fullmakterna synkas också till ett e-directory. Synkning sker med automatik till alla miljöer där myndighetens system behöver tillgång till 16 (40)

17 fullmakterna för att tillhandahålla åtkomst till e-tjänster. När en person loggar in på en e-tjänst kontrollerar Jordbruksverkets system mot e-directory för att hämta de behörigheter som kunden har. Väljer kunden istället att registrera en fullmakt i Mina sidor så hamnar fullmakten direkt i CERT (efter signering). Därifrån synkas den på samma sätt ut till e-directory och IDM. Jordbruksverket har ingen fast rutin för hur länge pappersfullmakter sparas då den hanteringen är relativt ny. De elektroniska fullmakterna långtidsarkiveras, vilket innebär att de sparas i minst 10 år. En utmaning med hanteringen för Jordbruksverkets del är att myndigheten måste balansera huvudmannens krav på att påverka mot behovet av att det inte blir för krångligt för dem som agerar ombud. Fullmakten är detaljerad och omfattas som bilderna visar många olika områden för e-tjänster. Då en ändring görs i Jordbruksverkets utbud av e-tjänster så måste nya fullmakter tas in för att hantera fullmaktsgivning för det nya informationsområdet, vilket kan leda till arga användare, vilket nedanstående citat visar: Jag har redan fullmakt för att arbeta med Mina sidor och SAM Internet till mina 100 kunder. Måste jag verkligen gå en runda till med dem för att få fullmakt för överföring av stödrätter? Det blir 3:e gången som jag måste uppdatera fullmakterna sen det infördes. (Not: Motsvarande problematik bör kunna bli synlig hos fler organisationer i takt med att fler fullmakter för e-tjänsteanvändning skapas och används av personer som företräder många, ofta.) Volymer och resursåtgång Jordbruksverket hanterade fullmakter i inflöde 2010 och fullmaktsblanketter under perioden januari till oktober Myndigheten förväntar sig en ökning av fullmakter framöver. Statistiken avser pappersfullmakter. Myndigheten har ännu ingen statistik på hur många fullmakter som skapas via e- tjänsten. Det finns ingen uppskattad tidsåtgång för hanteringen av fullmakter, men tidsåtgången beräknas vara liten. Begränsningar och återkallande av fullmakter Jordbruksverkets fullmakter av typ 1 är alltid tidsbegränsade. Använder man sig av e- tjänsten kan man enkelt återkalla eller ändra i fullmakten. Vid ändringar i övrigt måste man ta kontakt med verksamheten som hanterar fullmakten. Jordbruksverket gör ingen skillnad på vilket sätt kunden har förmedlat fullmakten från början, så fullmakten kan därför återkallas både via papper och elektroniskt. FRAMTIDA TJÄNST Idag använder Jordbruksverket fullmakter för att de inte direkt kan kontrollera en firmateckning. Löser man problemet mellan en juridisk person och firmatecknare på ett sätt så att myndigheten kan hämta uppgiften till en rimlig kostnad varje gång en person vill använda e-tjänsterna eller ansöka om stöd skulle det enligt Jordbruksverket 17 (40)

18 innebära en förbättring, både för kunderna och för myndigheten själv. Jordbruksverket menar att fullmakten inte är en lösning i firmateckningsfallet. Angående nytta med fullmaktstjänster menar Jordbruksverket att de framförallt kan tjäna som möjliggörare när man skapar e-tjänster, så att t.ex. konsulter och ombud kan använda dem för kunds räkning. Detta har dock Jordbruksverket redan löst med sin tjänst och menar därför att nyttan för myndigheten är liten. Däremot påpekar de att fördelen skulle vara större för kunden genom att processen förenklas. Att kunden till en konsult på ett ställe t.ex. kan ge en fullmakt som innehåller rätten att använda SAM-internet (en e-tjänst på Jordbruksverket), att komma in på Jordbruksverkets Mina sidor, att göra deklarationer på Skatteverket och något annat hos Bolagsverket skulle underlätta. En annan fördel som nämns är att myndigheten skulle kunna söka bland fullmakter istället för att kontakta den personen som skrivit under t.ex. en ansökan av stöd. Det kräver dock att det är en frekvent använd tjänst och att fullmakterna faktiskt finns där. Kontentan är dock att nyttorna för Jordbruksverket som för egen del redan har e- fullmakt i bruk är små och svårvärderade. För att Jordbruksverket ska kunna använda en gemensam fullmaktstjänst krävs att det finns möjligheter för myndigheter att göra kontroller per automatik. Det bör också finnas funktionalitet som stöder att handläggare kan söka bland fullmakterna fritt. Jordbruksverket betonar också att det tydligt måste gå att utläsa av fullmakten exakt vad man t.ex. får göra på jordbruksverkets webbplats. För att detta ska fungera så krävs struktur. Strukturen måste också underhållas eftersom tjänsteutbudet förändras hela tiden. På frågan om Jordbruksverket är intresserade av att ansluta sitt register (sina register) till en visningstjänst för företag och individer uttrycker myndigheten tveksamhet till hur stort mervärde det ger eftersom de fullmakter som finns i Jordbruksverket register pekar väldigt specifikt mot en användning som endast täcker Jordbruksverkets e- tjänster. 18 (40)

19 LANTMÄTERIET NULÄGE Förekomst av fullmakter Fullmakter som syftar till att befullmäktiga ombud att kunna rättshandla för sin huvudman (de sakägande) är vanligt förekommande hos Lantmäteriet. Många olika typer av fullmakter förekommer. De som framförallt agerar ombud vid fastighetsbildning, inskrivning och andra ärenden hos Lantmäteriet är jurister, fastighetsmäklare och bankpersonal. För fastighetsbildningsärenden finns en fullmakt framtagen som skickas ut till alla sakägare. Lantmäteriet accepterar dock alla typer av fullmakter och ofta har ombuden egna blanketter eller mallar. Lantmäteriets egen mall används dock vid lantmäteriförrättningar. En sådan mall biläggs nedan. Lantmäteriet själva agerar inte ombud i något fall. Administrativ hantering Hos Lantmäteriet hanteras fullmakterna på en lokal nivå, ute på respektive lantmäterioch inskrivningskontor. Lantmäteriet saknar ett särskilt system för hantering av fullmakter. Förutom namnet på ombudet matas ingen fullmaktsinformation in i något verksamhetssystem. Myndigheten använder inte heller någon extern aktör i hanteringen av fullmakter. Ingen inskanning sker. Fullmakten följer den fysiska akten. Fullmakterna gallras när ärendet arkiveras. Detta innebär att de slängs efter en anteckning har gjorts om dess innehåll. Lantmäteriet har eftergett kravet på uppvisande av fullmakt i vissa fall. Bland annat så avkrävs inte längre banker på fullmakter då de agerar i sina kunders räkning. Enligt Lantmäteriet är det ett internt ställningstagande att presumera att fullmakt faktiskt finns. Myndigheten ser inget problem i att fullmakterna hanteras på olika kontor. Större kunder hos Lantmäteriet har dock önskemål om en samordnad hantering av fullmakter. De önskar att en fullmakt bara ska behövas lämnas in till myndigheten vid ett tillfälle och inte som idag då en ny fullmakt ska upprättas i varje enskilt ärende. Volymer och resursåtgång Lantmäteriet har svårt att uppskatta vilka volymer av fullmakter som myndigheten hanterar och hur stor tidsåtgången är för hanteringen av fullmakter. De påpekar dock att fullmakter eller andra fullmaktsliknande handlingar ofta orsakar problem och nämner t.ex. kontroller av: föreningars- och bolags stadgar, stämmobeslut och eller styrelsebeslut stiftelsers urkunder och styrelsens beslut delegationsordningar hos kommuner Saknas formell behörighet i det aktuella ärendet avhjälps det genom ratihabition, vilket innebär ett godkännande från huvudmannen i efterhand. 19 (40)

20 Begränsningar och återkallande av fullmakter Lantmäteriet uppger att fullmakterna i vissa fall är tidsbegränsade. Myndigheten ser det som en fördel att den möjligheten ges. På så sätt riskerar inte huvudmannen att det lever kvar fullmakter onödigt lång tid som huvudmannen inte har kontroll över. FRAMTIDA TJÄNST Vid beskrivning av nyttorna nämner Lantmäteriet att en elektronisk fullmaktstjänst främst skulle vara till hjälp vid masshanteringsärenden av enkel karaktär där ombud ofta förekommer, som t.ex. vid inteckning av pantbrev, där ett och samma ombud driver ärenden vid flera kontor samtidigt eller ofta företräder samma part i liknande ärenden. Huvudmannen behöver då inte upprätta och/eller återkalla ett flertal fullmakter för ombudet. Lantmäteriet har svårt att uppskatta rationaliseringspotentialen vid eventuell övergång till elektroniska fullmakter och kan heller inte se några nya områden där fullmakter skulle bli aktuella vid elektronisk hantering. De kan dock inte se några direkta hinder som skulle hindra en övergång till elektroniska fullmakter. I ärenden om fastighetsbildning där lagstiftningen hänvisar till rättegångsbalkens regler, sam i de fall då fullmakts innefattar rätt att sluta avtal om köpt, byte eller gåva av fast egendom (27 AvtL) krävs dock ändrad lagstiftning innan elektroniska fullmakter kan tas i bruk. Lantmäteriet påpekar att det är viktigt att en fullmakt kan ges, ändras och återkallas även under ett pågående sammanträde, även då det äger rum utomhus. (Not: talar för att tjänsten behöver vara tillgänglig som applikation för telefon, läsplatta och motsvarande.) Då det ofta förekommer att sakägare har motstående intressen så menar de på att det också är viktigt att inte bara myndigheten utan även övriga sakägare ska kunna ta del av fullmakterna, granska dess innehåll och undersöka att de upprättas i behörig ordning. Idag saknar Lantmäteriet ett fullmaktsregister. Myndigheten är osäker på om det är önskvärt eller lämpligt att ersätta den fysiska hanteringen till fullo med ett digitalt system. De påpekar att de båda systemen borde kunna existera parallellt, liksom att man idag kan göra sin inkomstdeklaration både digitalt och analogt. Nedan exemplifieras en fullmakt inom Lantmäteriets verksamhetsområde: 20 (40)

21 21 (40)

22 MIGRATIONSVERKET NULÄGE Förekomst av fullmakter Migrationsverket använder fullmakter i de flesta av myndighetens ärendekategorier, men behovet uppstår endast i ett fåtal ärenden i varje kategori. Syftet med fullmakterna är att säkerställa att den sökande godkänt att en tredje part tar del av information rörande den enskilde. Rutinerna kring fullmakter varierar beroende på ärendeslag: 1. Ansökan om uppehållstillstånd Främst hanteras fullmakter i anknytningsärenden, dvs. familjeåterföreningar och nyetablerade förhållanden. Detta är troligen det största området idag och fullmakter förekommer i de flesta av dessa ärenden. Det kan även förekomma andra ombud eller offentliga biträden. Vanligast är att referenspersonen (den anhörige) i Sverige tilldelas en fullmakt för att kunna företräda den sökande, ta del av information och även underrättas om beslutet. Den sökande befinner sig i sitt hemland. Fullmakten undertecknas och lämnas in i närvaro av ambassadpersonal i samband med att den sökande besöker en utlandsmyndighet för att genomgå en intervju eller styrka sin identitet. Innan detta steg kan referenspersonen inte företräda den sökande. När det gäller asylärenden är det framförallt offentliga biträden som tilldelas fullmakter. Ett offentligt biträde förordnas av myndigheten enligt gällande bestämmelser i utlänningslagen. Där framgår också när offentligt biträde ska förordnas i utlänningsärenden. Enligt Migrationsverkets mening är det dock inte nödvändigt att det offentliga biträdet ger in en fullmakt då det formellt inte föreligger något sådant krav. Så länge biträdesförordnandet gäller får biträdet, inom sitt uppdrag, anses ha rätt att företräda sökanden gentemot verket så länge sökanden inte gett uttryck för annat. Så snart ett lagakraftvunnet avgörande föreligger upphör förordnandet som offentligt biträde. En formell fullmakt krävs därefter för att det tidigare biträdet som ombud skall få fortsatt insyn i den sökandes ärende. Ett ombud kan vara vem som helst, som av fullmaktsgivaren ges rätt att ta del av och/eller företräda den enskilde gentemot annan part. Ombud äger dock inte rätt till ekonomisk ersättning av myndigheten. Emellanåt förekommer s.k. transportfullmakter i asylärenden. Transportfullmakten ger andra än det förordnade biträdet (t ex. kollegor på samma advokatbyrå) rätt att företräda klienten. Det förekommer också att den asylsökande ger nära släktingar eller frivilligorganisationer fullmakt till insyn i ett ärende. Det finns även ett behov av fullmaktshantering för t.ex. ombud. Detta behövs för att kunna kontrollera fullmaktens giltighet gällande både tid och omfattning. Migrationsverket har ställt en fråga till Datainspektionen om det utifrån Datainspektionens perspektiv är lämpligt att den sökande i de fall fullmakt inte krävs vid biträdesförordnande får lämna sitt samtycke till att Migrationsverket kommunicerar handlingar med ett förordnat biträde. 22 (40)

23 Migrationsverket hanterar fullmakter för de ensamkommande barn som saknar legal vårdnadshavare i Sverige. Dessa förordnas ett offentligt biträde men företräds även av en god man. I samband med överklagande av ett avslag lämnas fullmakt från offentligt biträde in i original tillsammans med överklagan, då detta är ett krav från domstolsverket. Migrationsverket hanterar inte dessa fullmakter utan vidarebefordrar dem tillsammans med överklagandet till domstol då ärendet överlämnas. 2. Ansökan om tillfälligt uppehållstillstånd och visum För enstaka ärenden förekommer fullmakter i t.ex. besöks- eller visumärenden där det t.ex. kan handla om släkt eller vänner. Fullmakt lämnas då in antingen på en utlandsmyndighet eller direkt till Migrationsverket. En annan typ av ärenden där fullmakt förekommer är studerandeärenden där universitet eller högskolor kan inneha en fullmakt. Även i ärenden om arbetstillstånd kan det förekomma att arbetsgivare (kan vara antingen fysisk person eller juridisk person) tilldelas en fullmakt. (Detta är dock vanligtvis inte nödvändigt då den kommunikation som Migrationsverket oftast har med arbetsgivare är just i dennes roll som arbetsgivare och inte som företrädare för den sökande.) 3. Ansökan om medborgarskap Det är ovanligt med fullmakter i samband med ansökan om svenskt medborgarskap. I de fall de förekommer (endast ett fåtal per år) gäller det ombud som sköter och bevakar ansökan. Migrationsverket använder sig av flera olika typer av fullmakter, men skriftliga fullmakter är vanligast (anknytningsärenden, anhörigärenden, asylärenden etc.). Muntliga fullmakter förekommer framförallt i samband med utredningar då den sökande kan ge fullmakt åt någon att delta i samtalet eller ta del av en handling. Detta antecknas då i ett utredningsprotokoll eller som en tjänsteanteckning och betraktas som en tillfällig fullmakt som endast gäller vid aktuellt tillfälle. Migrationsverket använder sig också av något som kallas Transportfullmakter. En transportfullmakt innebär att t.ex. att om det offentliga biträdet får förhinder av kortvarig natur har biträdet enligt (26 sista stycket) rättshjälpslagen möjlighet att sätta advokat eller biträdande jurist på advokatbyrå i sitt ställe (substitution). Substitution har också godtagits inom samma advokatbyrå vid hög arbetsbelastning. När det är fråga om mera långvariga eller permanenta förhinder ska biträdesbyte ske. Substitution kräver inte godkännande från Migrationsverket på samma sätt som ett biträdesbyte gör. Migrationsverket menar att syftet med dessa fullmakter kan ifrågasättas. Ett annat problem är att den sökande ofta kan sakna insikt om vad detta innebär. Ställningsfullmakter förekommer i t.ex. adoptionsfall. När adoptionen förmedlats genom en svensk adoptionsförmedling får adoptivföräldrarna (även blivande) anses vara befullmäktigade att föra barnets talan i de fall där ett barnhem eller institution medverkat vid adoptionen. Migrationsverket får i dessa fall utgå från att barnhemmet/institutionen har givit adoptivföräldrarna ställningsfullmakt. Verkets inställning i denna fråga ska dokumenteras, t.ex. i en tjänsteanteckning. 23 (40)

24 Angående lagar som påverkar användandet av fullmakter så menar Migrationsverket att det vid en initial genomgång av frågeställningen inte finns reglerat i någon författning som avser myndighetens område. Det finns däremot krav på fullmakt som anges i bl.a. interna dokument, t.ex. handboktexter. Mallar för fullmakter finns i vissa fall. I anknytningsärenden har utlandsmyndigheterna en särskild fullmaktsmall. När det gäller fullmakter för t.ex. offentliga biträden finns dock ingen mall utan varje advokat eller jurisbyrå använder sina egna dokument. I vissa fall fungerar Migrationsverket också som ombud. Detta förekommer när någon annan myndighet begär uppgifter från Migrationsverket för att t.ex. avgöra en ansökan om en förmån. Myndigheten kan då behöva inhämta fullmakt från den tillståndssökande. Vanligast är dock att uppgifter och handlingar tillsänds den sökande själv som i sin tur sen kan överlämna handlingarna till annan myndighet. Administrativ hantering Migrationsverket hanterar inga elektroniska fullmakter och har heller inget särskilt system för fullmakter. När det gäller inmatningen av fullmakten i ärende/verksamhetssystem så registreras fullmakten som inkommen handling i ärendet, samt noteras i dagboksblad/aktbilaga. Om fullmakten är muntlig så antecknas det i ett utredningsprotokoll eller i en tjänsteanteckning. En stor del av fullmakterna upprättas, tas emot och registreras på utlandsmyndigheterna. Dessa skickas sedan tillsammans med andra handlingar till Migrationsverket som förvarar och arkiverar. Andra fullmakter lämnas direkt till ansvarig handläggare eller via Migrationsverkets expeditioner, men kan även inkomma via post eller ombud. Migrationsverket tar inte hjälp av någon extern aktör för att hantera fullmakterna men frågan om extern postöppning är dock under utredning. Fullmakten förvaras i individakten och arkiveras tillsammans med alla individens handlingar efter ett avslutat ärende. I princip arkiverar Migrationsverket alla individhandlingar för all framtid. Migrationsverket har identifierat vissa problem gällande dagens hantering av fullmakter. När det gäller anknytningsärenden kan fullmakter inte hanteras vid ansökan som idag oftast sker skriftligt eller elektroniskt, då Migrationsverket inte kan verifiera den sökandes identitet annat än vid ett personligt besök på ambassaden. Detta innebär att fullmaktsinnehavaren inte kan företräda den sökande förrän en bit in i handläggningen. Det är också problematiskt för den sökande att dra tillbaka eller ändra fullmakten. Utöver detta så är det också svårt att i vissa ärenden säkerställa att den sökande har tillräckligt kunskap om fullmaktens innehåll och betydelse. Transportfullmakter lämnas ofta in slentrianmässigt av stora advokatbyråer. Frågan om transportfullmakter ska dock ses över. Migrationsverkets e-förvaltningsprogram har ett särskilt projekt, e- asyl, som ser över rutiner för hur förordnade av offentliga biträden fungerar. Det är dock oklart om transportfullmakt/substitution kommer att innefattas av denna översyn. 24 (40)

25 Ett annat problem är att det i dagens ärendehanteringssystem inte på ett enkelt och överskådligt sätt går att se om en person har lämnat in en fullmakt. Det går heller inte att se begränsningar såsom giltighetstid annat än på den aktuella fysiska handlingen. Volymer och resursåtgång för fullmaktshantering Migrationsverket estimerar följande fullmaktsvolymer: Anknytningsärenden: ca fullmakter/år Asylärenden: ca offentliga biträden förordnas varje år. Många av dessa skickar in fullmakt i samband med bilaga även om det inte är nödvändigt. Arbetstillstånd, EES-registreringar, Medborgarskap, Visumärenden och Studerande: vardera endast ett fåtal fullmakter/år Migrationsverket har svårt att göra en uppskattning av tidsåtgången för hantering av fullmakter. Tid och resurser krävs för av att ta emot handling, registrera, skicka till ansvarig handläggare, granska, placera i akt och arkivera. Då uppgifterna ska lämnas ut måste fullmakten letas fram och granskas på nytt. Fullmakter som tas emot på en ambassad måste upprättas, skrivas ut, informeras och registrera där. Begränsningar och återkallande av fullmakter Hos Migrationsverket upphör fullmakterna generellt att gälla vid laga kraftvunnet beslut. Ingen särskild åtgärd utförs. Då fullmakter gäller tills vidare och ska återkallas så skrivs en tjänsteanteckning om detta, dessutom markeras det i handlingen. Det förekommer endast i ytterst få fall. FRAMTIDA TJÄNST När det gäller nyttor med en elektronisk fullmaktstjänst menar Migrationsverket att denna tjänst är högaktuell i och med att myndigheten arbetar med att ta fram ett nytt ärendehanteringssystem och fortsätter att utveckla e-tjänster. Elektronisk fullmaktshantering skulle ha möjligheten att medföra fördelar när det gäller hanteringen av fullmakter. Migrationsverket menar att det skulle göra det lättare att hålla reda på om fullmakt finns, eventuella begränsningar i fullmakten, när en fullmakt ska återkallas osv. Ett byte från en manuell tidskrävande hantering till en elektronisk hantering medför effektivitetsvinster men framförallt säkerhetsmässiga fördelar för myndigheten. Migrationsverket menar att en övergång från pappersbaserade till elektroniska fullmakter är helt nödvändigt i någon form då handläggningen av ärendena blir elektronisk. Detta innebär att relevanta handlingar i ett ärende måste kunna hanteras på ett elektroniskt sätt. Det finns annars en risk för att fullmakter hamnar i ett särskilt arkiv utanför det aktuella ärendet och detta skulle enligt Migrationsverket kunna medföra stora problem för flödet när en handläggare ska kontrollera vem som har fullmakt att företräda en sökande i ett ärende. En inloggning med stark autentisering skulle ge individen ökad kontroll och skulle ge den enskilde goda möjligheter att själv styra sin personliga hantering av fullmakter. Migrationsverket påpekar också att det också skulle kunna medföra att personer som befinner sig i sitt hemland får större kontroll över sina fullmakter. Samarbetspartners, t.ex. arbetsgivare mm. skulle också få fördelar med en säker och enhetlig hantering. 25 (40)

26 Migrationsverket finner det svårt att uppskatta eventuell rationaliseringspotential i ren tid- och kostnadsbesparing. De menar att de stora vinsterna för myndigheten och deras sökande framförallt ligger i en förenklad och därmed snabbare ärendehantering, vilket i sin tur leder till att sökande får ett snabbare beslut. Verifiering av en användare av t.ex. en e-tjänst kan idag ske först när den sökande beger sig till en ambassad (ibland till och med i ett grannland). Detta ambassadbesök menar Migrationsverket inte borde vara nödvändigt i alla ärenden utan sker ofta p.g.a. behovet att styrka sin identitet. Migrationsverket har dock svårt att i detta läge bedöma eventuell effektiviseringseffekt. I vissa enklare typer av ärenden kan det räcka att styrka sin identitet i samband med uthämtandet av tillståndet. Ärendet är då avgjort och en fullmakt är i det läget därför redan obehövlig. Framtida möjligheter till upptagning av biometriska data på andra platser än ambassaderna skulle också kunna innebära att ambassadbesök blir obehövliga. Elektroniska fullmakter skulle då kunna vara användbart för att tidigare i ärendet kunna kommunicera med part i Sverige. När det gäller frågan att använda fullmakter inom nya områden så är Migrationsverket framförallt intresserade att utveckla befintliga områden där fullmakter används idag. Avseende hinder för att övergå till elektroniska fullmakter så menar Migrationsverket att några av de svårigheter som uppstår är förknippade med kommunikationsproblem såsom tekniska svårigheter, då många av de sökande ansöker från sitt hemland. Det kan handla om teknisk infrastruktur, säkerhet, kompetens, men framförallt att de inte vet vem som söker. Det är svårt för utomeuropeiska användare, då det saknas internationella elektroniska identitetsintyg. Migrationsverket har ett starkt behov av att utveckla ett säkert och flexibelt system för att hantera fullmakter elektroniskt, både inom och utanför Sveriges gränser. Myndigheten nämner också att dessa bör kunna hanteras i ett integrerat elektroniskt ärendehanteringssystem, där användargränssnittet inte begränsas till fullmaktsgivare utan anpassas in till myndighetens ärendehantering och kan kopplas till ex. e-tjänster och elektroniska rättigheter för förlitad part. Migrationsverket menar också att det måste ställas krav på att den elektroniska fullmakten har ett äkthets-/förvanskningsskydd så att den inte går att ändra under resans gång. Myndigheten betonar att det är nödvändigt att pröva upplägget utifrån ett personuppgiftsperspektiv och att det finns tydliga rutiner för hanteringen av fullmakter via ett elektroniskt fullmaktsnav. Migrationsverket har svårt att estimera möjligheterna till tidsbesparing med en elektronisk fullmaktshantering och vid frågan om eventuell påverkan av handläggningstiderna. Begränsningar i hur fullmakterna kan användas och när det är möjligt att få in dem har troligen större påverkan än om det faktiska arbetet är elektroniskt eller manuellt påpekar Migrationsverket. Säkerhet och tillgänglighet till informationen kopplat till ärendehanteringssystemet menar myndigheten är faktorer som också har stor betydelse. Nedan visas en fullmaktsmall som används av utlandsmyndigheterna i ärenden som avser ansökan om uppehållstillstånd: 26 (40)

27 27 (40)

28 PATENT OCH REGISTRERINGSVERKET (PRV) NULÄGE Förekomst av fullmakter PRV kräver fullmakter av ombud i ansökningsärenden för patent och i ärenden gällande meddelade patent, såsom registerärenden, tilläggsskyddsärenden, begäran enligt 72 PL, patentbegränsningsärenden, avstående från patent enligt 54 PL, ärenden om bättre rätt och pantärenden dvs. i alla fall som någon söker ett patent eller ska göra en ändring i patenträtten. PRV kräver också fullmakt med avseende på rättigheten att för innehavares räkning motta delgivning samt att företräda en part inför PRV i tvistiga ärenden, främst invändningar. Undantaget från kravet på att lämna in fullmakt gäller i dag bara för att ge in en översättning av europeiska patent för att få dessa giltiga i Sverige. De fullmakter som används hos PRV är s.k. enkla fullmakter, generalfullmakter och transportfullmakter. PRV tillhandahåller en blankett för generalfullmakt. PRV godtar fullmakter också enligt andra mallar. Huvudmän är sökande i patentansökningsärenden, patenthavare, invändare, panthavare och tredje man vilken hävdar bättre rätt till patentansökan. Ombud är patentbyråer, advokatbyråer och enskilda personer. PRV skickar också vidare fullmakter i internationella ansökningar till WIPO. Fullmakter förekommer även i ansökningsärenden för varumärken och mönster (design) samt i ärenden gällande meddelandet av sådana rättigheter, vilka hanteras inom Design- och varumärkesavdelningen (DVA). De kan gälla registerärenden, ärenden om bättre rätt och patentärenden, dvs. i alla fall där någon söker registrering av varumärke eller design eller ändring/begränsning i rättigheten. Huvudmännen i fullmaktsärendena hos DVA är sökande och innehavare av registrerade rättigheter samt motparter i tvistiga ärenden. Det handlar om såväl fysiska som juridiska personer och personer med hemvist i Sverige, inom EU eller utanför EUs gränser. Ombud är patentbyråer, advokatbyråer och enskilda personer. Det finns flera förordningar som reglerar fullmakter inom PRV:s verksamhetsområde: Av 2 patentkungörelsen (PK) framgår att om sökanden i patentansökningsärenden företräds av ombud ska särskild fullmakt biläggas vid patentansökan om ombudet inte befullmäktigats i ansökningshandlingen. Av 34 PK framgår att fullmakt ska ges in om invändare företräds av ombud. 7 varumärkesförordningen (2011:594): Om en fullmakt för ett ombud som rör en internationell varumärkesregistrering [enligt Madridprotokollet] eller en ansökan om en sådan registrering ges in till PRV, ska verket genast sända fullmakten till Internationella byrån [i WIPO (Världsorganisationen för den intellektuella äganderätten)]. 28 (40)

29 2 tredje stycket av mönsterskyddsförordningen (1970:486): Om den som söker registrering av mönster företräds av ombud ska fullmakt fogas som en bilaga till ansökningshandlingen. 28 c mönsterskyddsförordningen: En invändare som företräds av ombud ska ge in fullmakt. Regelverket förutsätter skriftliga fullmakter. Det finns dock inget uttryckligt krav på att fullmakterna ska vara utfärdade på papper. Administrativ hantering På Patentavdelningen hanteras fullmakterna av Patentadministrativa enheten, vilken främst ansvarar för formaliagranskning av patentansökningar och registerärenden i meddelade patent. På DVA hanteras fullmakter i ansökningsärenden och invändningar av den handläggare som har hand om ärendet. I ärenden gällande registrerade rättigheter sker hanteringen av särskilt utsedda handläggare i den s.k. RAD-funktionen. På DVA hanteras fullmakter för närvarande endast på papper och ett särskilt system för fullmakter saknas. Namnet på företrädaren skannas in i ett verksamhetssystem och själva fullmakten förvaras i akten. Arkiveringen av fullmakter ser olika ut för de olika ärendena. Fullmakter i ansökningsärenden hos DVA arkiveras med ansökningsärendet medan generalfullmakter och fullmakter i registrerade ärenden arkiveras i PRV:s allmänna arkiv. På Patentavdelningen består elektroniska fullmakter främst av inskannade fullmakter som skickas in samtidigt med en elektronisk patentansökan. För att skicka en elektronisk ansökan enligt det sanktionerade systemet behöver ombudet ha en e- legitimation. Den elektroniska fullmakten som skickas in samtidigt räknas därmed som om den kommit in i original. PRV har inget särskilt system för hantering av fullmakter och tar inte hjälp av någon extern aktör för administrativ hantering. Namn på fullmaktsgivare som matas in i ärende/verksamhetssystemet, fullmakten som sådan arkiveras i akten. Generalfullmakter och fullmakter i meddelande patent arkiveras i PRV:s allmänna arkiv. På patentsidan ser PRV inte några problem med dagens fullmaktshantering. DVA upplever det som ett problem att trots att fullmakter skulle kunna hanteras i nuvarande ärendehanteringssystem så sker hanteringen manuellt på papper vid sidan om det övriga flödet. Volymer och resursåtgång PRV fick in 400 elektroniska patentansökningar vari fullmakt givits in. I sannolikt färre än hälften av ärendena dvs. färre än 200 fullmakter gavs fullmakten in elektroniskt. I de internationella patentansökningarna (PCT) förekommer fullmakter som är elektroniskt undertecknade och som inte finns som pappershandling alls. Dessa förekommer dock enbart i ett litet antal hos PRV. PRV bedömer att hundratals generalfullmakter och tusentals fullmakter i enskilda ärenden ges in till DVS varje år. Stocken generalfullmakter uppskattas grovt av DVA till några tusental och giltiga fullmakter i enskilda ärenden till tiotusentalstals. 29 (40)

30 Hos PRV gavs det 2011 in 741 ärenden om registrering av generalfullmakter var dock inte ett representativt år för PRV då en stor ombudsfirma, med anledning av firmaändring, gav in osedvanligt många fullmakter. Tidsåtgången för fullmaktshantering hos PRV består av att ta emot, skanna, granska, skriva ev. kompletteringsbrev, registrera, skicka bekräftelse (i förekommande fall med GF-nummer). Tidsåtgången uppskattas av PRV till ca 20 minuter/fullmakt + ca 30 minuter om kompletteringsbrev behövs. Begräsningar och återkallande av fullmakter Fullmakterna som lämnas in hos PRV kan vara begränsade till en särskild fråga, men det är sällan förekommande. Fullmakterna ändras genom att en ny fullmakt ges in. Generalfullmakter återkallas sällan, ombuden kan ibland åberopa 20 år gamla generalfullmakter i nyinkomna ärenden (i vilket fall fullmakten kontrolleras). Fullmakter som däremot lämnas in till DVA är vanligtvis inte begränsade tidsmässigt men som regel begränsade till en särskild fråga. Fullmakterna dödas också här genom att en ny fullmakt lämnas in. Precis som hos PRV så återkallas sällan generalfullmakter. FRAMTIDA TJÄNST Inom patentområdet ser PRV att en elektronisk fullmaktstjänst skulle underlätta både för dem själva, men även för kunderna och tredje man om systemet är enkelt och säkert. Patentavdelningen kan se en rationaliseringspotential i skanningen, där man bedömer att man skulle kunna korta handläggningen till ca 13 min/fullmakt (jämfört mot tidigare 20 min/fullmakt) om kompletteringsbrev inte är nödvändigt. PRV kan dock inte se några nya områden som skulle vara aktuella för en elektronisk fullmaktstjänst. De kan däremot se ett problem rent juridiskt att patentansökningar är hemliga i 18 månader. Även benämningen på den patentsökta uppfinningen är hemlig, och på fullmakterna i ansökningsärenden anges ofta benämningen på uppfinningen. PRV:s krav på en övergång till ett elektroniskt fullmaktsregister skulle handla om säkerhet, enkelhet och effektivitet. DVA framhåller att nyttan kan finnas i möjligheten till ett allmänt tillgängligt fullmaktsregister och en möjlighet att slippa pappershantering. För företag skulle ett sådant register dock kunna vara av begränsat värde eller möjligen skadligt. DVA påpekar att de flesta fullmakter är snävt formulerade i fråga om ombudets behörighet/handlingsutrymme. DVA framhåller också att fullmakterna i allmänhet är riktade till en eller ett fåtal fysiska personer och kan innehålla information som är känsligt i ett affärsperspektiv. Kraven från DVA vid eventuell ersättande av dagens fullmaktsregister till ett elektroniskt sådant är detsamma som för övriga PRV. Nedan visas ett exempel på en generalfullmakt för patent- och patentsökningsärenden: 30 (40)

31 31 (40)

32 POSTEN NULÄGE Förekomst av fullmakter Posten använder fullmakter för kontroll av behörig person vid utlämning av vissa typer av försändelser. Detta gäller företag, privatpersoner, föreningar, myndigheter osv. Giltighetstiden på fullmakterna är begränsade till maximalt fem år. Återkallande av fullmakter sker skriftligt från fullmaktsgivare på samma sätt som vid utfärdande. I Postens fall är det vanligtvis företag som är huvudmän och anställda som agerar ombud. Posten har idag ingen elektronisk hantering. De fullmakter som kommer in är i pappersform. Posten har en fullmaktsmall för försändelser som finns att hämta på företagets webbsida. Administrativ hantering Fullmakterna tas emot på Postens företagscenter. Där matas fullmakterna in i systemet. Posten registrerar fullmakterna manuellt och sökning i registret sker på Postens serviceställen. Det finns ingen extern aktör som hjälper till med administrativ hantering. Fullmakterna arkiveras internt hos Posten i två år efter det att giltighetstiden har gått ut. Posten anser att processen kring inlämning av fullmakt, den manuella registreringen och ledtiden är problem med dagens fullmaktshantering. Volymer och resursåtgång Posten har svårt att estimera stocken av fullmakter då de under året har ändrat giltighetstiden. Det finns inga uppgifter på beräknad tidsåtgång för fullmaktshanteringen. FRAMTIDA TJÄNST Posten har svårt att i dagsläget bedöma nyttan av elektronisk fullmatshantering, men kan se en fördel med en självservicetjänst för kunderna. Posten kan idag inte se några nya områdens som skulle vara intressant för en elektronisk fullmaktshantering. Postens krav på en elektronisk fullmaktshantering omfattar höga krav på säkerhet och prestanda, kvalificerade kontroller och möjlighet att söka på alla typer av kunder/fullmaktstagare i ett och samma system; privatkunder, företag och föreningar. Nedan visas Postens fullmaktsmall för hantering av försändelser: 32 (40)

33 33 (40)

34 SKATTEVERKET NULÄGE Förekomst av fullmakter Skatteverket använder fullmakter när någon vill agera ombud för en fysisk person eller ett företag. Skatteverket nämner: läsombud som via internet ska kunna läsa företagets moms -och arbetsgivaruppgifter från skattedeklaration eller beslut (exempel finns sist i dokumentet). läsombud som via internet ska kunna läsa uppgifter från ditt skattekonto (exempel finns sist i dokumentet). Från och med årsskiftet finns även möjlighet att anmäla deklarationsombud som får: lämna elektroniska deklarationer; skattedeklaration, inkomstdeklaration, 1 och 2 samt preliminär inkomstdeklaration läsa uppgifter från skattekontot, läsa uppgifter från lämnade skattedeklarationer och preliminära inkomstdeklarationer samt läsa uppgifter från skattebesked komplettera lämnade uppgifter i deklarationer begära anstånd med att lämna deklaration I Skatteverkets broschyr Företagsregistreringar framgår att man på blanketten Skatte -och avgiftsanmälan kan ange kontaktperson exempelvis vid ansöka om F- skatt. Kontaktpersonen får då fullmakt att företräda sökanden i det aktuella ärendet, befullmäktigandet gäller dock enbart i det specifika ärendet till dess att det avslutas, eller till dess att huvudmannen återkallar fullmakten. Skatteverket har nämnt fyra stycken lagar som påverkar användandet av fullmakter; Fastighetstaxeringslagen (1979:1152), Skattebetalningsförordningen (1997:750), Skattebetalningslagen (1997:483) samt Skatteförfarandelagen. Hos Skatteverket kan både privatpersoner och företag vara både huvudmän och ombud. Mottagare av fullmakterna är handläggare inom Skatteverket, som dock själva aldrig är ombud. Skatteverket använder egen mall för fullmakt, se nedan. Administrativ hantering Skatteverket tar emot fullmakter dels via e-anmälan men också via pappersblanketter som registreras in i myndighetens rollregister, vilket är ett register över vilka roller personer har (t.ex. deklarationsombud som innehar fullmakt att deklarera åt någon annan). Skatteverket har en databas, kallad Bks-ext, där ombudsinformation som kommer in på papper eller som en e-anmälan lagras. Papper skannas in av en extern leverantör, Parajet. 34 (40)

35 Volymer och resursåtgång Fram till november fanns giltiga fullmakter för företag hos Skatteverket. Myndigheten räknar med att denna siffra kan öka men kan inte ge någon prognos för detta. FRAMTIDA TJÄNST Skatteverket ser nyttan med en elektronisk fullmaktstjänst i att kunderna skulle få möjlighet att se vilka fullmakter de har aktiva. Skatteverket skulle å sin sida kunna se om ett försäkringsbolag har fullmakt för att få Skatteverkets information om en person. Skatteverket kan inte se några nya områden för användning av fullmakter vid en elektronisk hantering, men inte heller några hinder mot elektroniska fullmakter eftersom myndigheten redan använder sig av en elektronisk fullmaktshantering. Skatteverket uttrycker viss tveksamhet till mervärdet för individer med en visningstjänst som samlar fullmakter. Skatteverket planerar att utveckla sina egna funktioner så att en person som är ombud ser allt han/hon kan göra hos Skatteverket när han/hon loggar in. 35 (40)

36 36 (40)

37 37 (40)