Regler för hantering av kopiatorer och skrivare

Transkript

1 Oktober 2008 Regler för hantering av kopiatorer och skrivare En analys av hela vårt innehav och vår användning av skrivare och kopiatorer har visat att vi i många fall inte har utrustning som är anpassad för våra behov och att vi ofta använder utrustningen på ett oekonomiskt sätt. Stora belopp kan sparas genom att skapa en enhetlig maskinpark och ett mera ändamålsenligt utnyttjande av de resurser vi har. För att uppnå detta har nya regler införts vilket i korthet innebär: att finansiering ska ske i enlighet med finans- och leasingpolicyn. Avsteg från denna ska godkännas av kontors- och ekonomichef att en styrning av utskrifter sker så att utskrift sker på lämpligaste maskin att större beställningar och efterarbeten ska beställas från Post&Repro att företaget Erland Hedberg Koneo AB har fått i uppdrag att bevaka när löpande avtal går ut och ska föreslå lämplig ersättningsmaskin efter en bedömning av arbetsställets behov att alla beställningar ska godkännas av IT-enheten Jan Heimdahl Kommunchef Inger Eriksson Bitr. kommunchef Nedan finns de dokument som gäller: 1. Regler för utskrifter och kopiering 2. Leveransavtal mellan Strängnäs kommun och Koneo Erland Hedberg AB 3. Tillägg till Leveransavtal mellan Strängnäs kommun och Koneo Eskilstuna (uppdrag till Koneo)

2 1. Regler för utskrifter och kopiering Nyligen har vi gjort en inventering av alla våra skrivare och kopiatorer och en analys av användning och kostnader. Resultatet visar att vi har för höga kostnader. Vi har för många lokala skrivare som är dyra i drift, vi skriver ut för stora upplagor på små dyra maskiner, vi använder inte Post&Repro i tillräckligt hög grad och vi tecknar för många ofördelaktiga hyres-/leasingavtal mm. Genom olika åtgärder skulle de sammanlagda kostnaderna för hyra/leasing/köp och service/ utskrifter kunna sänkas med c:a 2.8 Mkr på en 3-årsperiod. För att detta ska kunna uppnås krävs gemensamma regler för hur maskinparken ska anskaffas och användas. Begränsat antal modeller Allteftersom gällande avtal löper ut ska skrivare och kopiatorer bytas till i första hand MFPskrivare (Multifunktionsskrivare). Varje arbetsställes behov analyseras och en lämplig modell som täcker de normala utskriftsbehoven tilldelas. Urval av vilka modeller som ska ingå i sortimentet och klassningen av respektive arbetsställe avgörs av IT-chefen i samråd med leverantören. Finansiering Vid nyanskaffning beslutar kontorschef i samråd med ekonomichefen om vilken finansieringsform som är lämplig. Avtal undertecknas av kontorschef i samråd med ekonomichefen. Beställning görs genom IT-enheten. Styrning av utskrifter Utskrifterna styrs till mest lämpad skrivare för att undvika oekonomiska utskrifter. Följande regler gäller: Max fem utskrifter får göras på svart/vit laserskrivare. (Ex.: Ett dokument på fem sidor räknas som en utskrift) Max en utskrift får göras på lokal färgskrivare Utskriftsbeställningar utöver ovanstående sänds automatiskt till närmaste större skrivare (oftast en MFP). Detta sker genom en centralt installerad programvara. Enligt tidigare beslut ska utskrifter överstigande 100 sidor alltid sändas till Post&Repro. Det samma gäller alla former av efterarbeten som finns i utbudet på Post&Repro. Inköp av laserskrivare Inköp av laserskrivare är inte tillåtet i de fall verksamheten har möjlighet till utskrift på MFPskrivare.. Leverantör Val av leverantör görs inom ramen för våra ramavtal. Jan Heimdahl Kommunchef Inger Eriksson Bitr. kommunchef

3 2. Leveransavtal mellan STRÄNGNÄS KOMMUN och KONEO ERLAND HEDBERG AB

4 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. AVTALSPARTER KUND LEVERANTÖR AVTALETS OMFATTNING AVTALSTID AVTALSHANDLINGAR ORGANISATION LEVERANTÖR Kontaktpersoner Försäljnings- och serviceställen KUND Kontaktpersoner Avropande enheter BESTÄLLNING LEVERANS PRISER FINANSIELL LEASING PRISJUSTERINGAR VOLYMRABATT BETALNINGSVILLKOR OCH FAKTURERING SERVICE/UNDERHÅLL INSTALLATION/UTBILDNING AVTALS- OCH PRODUKTINFORMATION PÅ WEBBEN GARANTI / REKLAMATIONER UPPDATERINGAR ÖVERLÅTELSE... 8 BILAGOR BILAGA 1 BILAGA 2 BILAGA 3 KONTAKTPERSONER HOS KONEO SAMT FÖRSÄLJNINGS OCH SERVICEORTER KONTAKTPERSONER/UPPGIFTER HOS STRÄNGNÄS KOMMUN SPECIFIKATION PRODUKTER & TJÄNSTER SAMT PRISER.

5 1. AVTALSPARTER 1.1. KUND Strängnäs Kommun, , med adress Nygatan Strängnäs, Tel. vx , nedan kallat Strängnäs Kommun 1.2. LEVERANTÖR ErlandHedberg AB, med adress Gillbergavägen 4, Eskilstuna, tel. vx , nedan kallat Koneo. 2. AVTALETS OMFATTNING Leveransavtalet omfattar avrop från Ramavtal tecknat mellan VERVA och Konica Minolta. De multifunktionella system och tjänster som omfattas av detta avtal framgår av Bilaga 3, och AVTALSTID Avtalet gäller fr.o.m t o m , med möjlighet till förlängning upp till 12 månader. 4. AVTALSHANDLINGAR Leveransavtalet regleras av: 1. Bilaga 1a Statskontorets tillägg till avtal Bilaga 1b Avtal 90 (endast tillgänglig i pappersformat) 3. Bilaga 1c Allmänna villkor konsulttjänster uppdrag 4. Bilaga 1d Underhållsspecifikation 5. Bilaga 1e Statskontorets tillägg till IT-underhåll 6. Bilaga 1f Allmänna bestämmelser IT-underhåll (endast tillgänglig i pappersformat) 7. Bilaga 1g-1 Avtal 03 - Allmänna villkor Hyra & Leasing (gäller endast om tjänsten ingår i ramavtalet) 8. Bilaga 1g-2 Avropsblankett Avtal 03 (gäller endast om tjänsten ingår i ramavtalet) 9. Bilaga 8 Förmedlingsavtal (gäller endast om tjänsten ingår i ramavtalet) Dessa bilagor finns tillgängliga på: aspx Vid bristande överensstämmelse mellan texterna gäller de i ovanstående ordningsföljd om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat.

6 5. ORGANISATION 5.1 LEVERANTÖR Kontaktpersoner Kontaktpersoner hos Koneo framgår av Bilaga Försäljnings- och serviceställen Koneo försäljnings- och servicekontor, framgår av Bilaga KUND Kontaktpersoner Kontaktpersoner hos Strängnäs Kommun framgår av Bilaga Avropande enheter Alla enheter tillhörande Strängnäs Kommun äger rätt att avropa på detta leveransavtal. 6. BESTÄLLNING Beställning skall inkomma till Koneo skriftligen via brev, fax eller från Strängnäs kommuns IT-enhet. Koneo medger accept av order enligt villkoren i detta avtal. Detta leveransavtal anger villkoren för samtliga ordrar från avropande enhet under avtalstiden oavsett om avtalet refereras till eller ej. 7. LEVERANS Normal leveranstid är 10 arbetsdagar efter mottagen order om inget annat överenskommits. Leveranser sker fritt till avtalad leveransadress. Koneo erbjuder utbildning enligt Bilaga PRISER Samtliga priser finns angivna i prislistan, Bilaga 3.

7 9. FINANSIELL LEASING Finansiell leasing erbjuds med följande villkor: - I enlighet med Avtal 03 Allmänna villkor hyra & leasing (bilaga 1g i ramavtalet) - Rörlig ränteparameter är Stibor 3 månader, den dagen leasingavtalet tecknas (basdagen) - En högsta räntemarginal på 0,45% får tillföras ovan angiven ränteparameter. - Leasingavtal får bara tecknas mellan berörd kund och i detta ramavtal överenskomna finansbolag: De Lage Landen Finans AB, Finans AB Barck, SG Finans AS Norge, filial Sverige - Den effektiva räntan i ett tecknat leasingavtal är summan av aktuell ränteparameter och räntemarginalen. - Restvärde och övriga uppgifter i Avtal 03 skall framgå av leasingavtalet. 10. PRISJUSTERINGAR Prishöjningar av produkter och tjänster får ske tidigast tre månader efter Ramavtalets ikraftträdande. Prishöjningar skall endast vara förorsakade av (1) väsentliga valutakursförändringar eller (2) tillverkningskostnadsförändringar. Prishöjning regleras genom uppdatering av Bilaga 3. Om Ramavtalsleverantören sänker priserna för de produkter och tjänster som omfattas av Ramavtalet, skall dessa sänkningar omgående tillämpas vid avrop och göras kända och tillgängliga för alla. 11. VOLYMRABATT Vid ett sammanlagt ordervärde vid beställning på mellan kronor lämnas 1% extra rabatt på hela ordersumman. Om ordervärdet överstiger kronor lämnas totalt 2% extra rabatt på hela ordersumman. 12. BETALNINGSVILLKOR OCH FAKTURERING Faktura sänds till angiven fakturaadress. Fakturan skall innehålla av kunden begärd information rörande beställare, beställningsnummer etc. Koneo har system för e-faktura. Betalningsvillkor är 30 dagar netto. Från förfallodag debiteras referensränta enligt gällande räntelag. Faktureringsavgift eller andra administrativa kostnader debiteras ej. Koneo innehar F-skattebevis. Samtliga priser i avtalet anges i SEK exklusive mervärdesskatt.

8 13. SERVICE/UNDERHÅLL Villkor för serviceavtal framgår av Bilaga 4. Priser framgår av Bilaga INSTALLATION/UTBILDNING Installation och utbildning erbjuds enligt Bilaga 4. Priser framgår av Bilaga AVTALS- OCH PRODUKTINFORMATION PÅ WEBBEN Via Koneos hemsida kan avropsberättigad, dvs de som Strängnäs kommun ger befogenhet, finna ramavtalet med dess bilagor samt produkt- och prisinformation rörande produkter i ramavtalet. Informationen finns tillgänglig via lösenordsskyddad länk. Lösenord erhålles av Koneo via e- post efter att inköpare hos Strängnäs Kommun enheter och bolag fyllt i förfrågningsformulär på Koneos hemsida. 16. GARANTI / REKLAMATIONER Enligt IT-företagens Avtal 90 med Vervas tillägg enligt Ramavtalets Bilaga 1a. 17. UPPDATERINGAR Koneo uppdaterar kontinuerligt produkt- och prislistan när nya modeller lanseras. 18. ÖVERLÅTELSE Ingen av parterna har rätt att överlåta detta avtal utan den andre partens skriftliga medgivande. Detta Leveransavtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt. Eskilstuna Strängnäs Koneo Erland Hedberg AB Strängnäs Kommun Jan Gustafsson Inger Eriksson Biträdande Kommunchef

9 3. Tillägg till Leveransavtal mellan Strängnäs kommun och Koneo Eskilstuna

10 Innehållsförteckning 1. KLASSNING AV ARBETSPLATSER URVAL AV SKRIVARE/KOPIATOR 3. INSTALLATION AV PROGRAMVARA FINANSIERING 5. HANTERINGSORDNING VID BYTE AV MASKIN UPPSÄGNING AV AVTAL INFORMATION OCH LATHUNDAR HYRESPORTFÖLJ... 11

11 Strängnäs kommun och Koneo Eskilstuna överenskommer om följande uppdrag till Koneo. Detta avtal gäller under samma period som leveransavtal tecknat Klassning av arbetsplatser Vid varje nyanskaffning av skrivare/kopiator gör Koneo en bedömning av vilken utrustning varje arbetsplats behöver. Grundkriterierna finns beskrivna i bilaga Urval av skrivare/kopiatorer Koneo gör ett urval av skrivare/kopiator som anpassas för Strängnäs Kommun. 3. Installation av programvara Programvaran Pcounter som styr och begränsar utskriftsmöjlighet installeras hos Strängnäs kommun. Detta ger möjlighet till styrning och övervakning av hur alla utskriftsenheter används i Kommunen. 4. Finansiering Den finansieringsmodell som väljs ska ha sin utgångspunkt i kommunens finans- och leasingpolicy. 5. Hanteringsordning vid byte av maskin Koneo bevakar när avtal går ut eller behov av nyskaffning av maskin uppstår. Koneo föreslår lämplig modell efter en behovsanalys. Beställning hos Koneo får endast göras av IT-enheten. 6. Uppsägning av avtal Koneo sammanställer befintliga leverantörers avtal. Alla avtal skall sägas upp vid ett och samma tillfälle oavsett avtalslängd. Uppsägningen avser respektive avtals slutdatum. Detta skall genomföras senast 1 månad efter att detta avtal har undertecknats. 7. Information och lathundar Koneo utarbetar förslag till informationsmaterial. 8. Hyresportfölj Koneo skall tillhandahålla en portföljöversikt över alla avtal som tecknas inom ramen för avtalet. Eskilstuna Strängnäs Jan Gustafsson Koneo Erland Hedberg AB Inger Eriksson Strängnäs kommun

12