Uppdragsbeskrivning School Manager

Transkript

1 Uppdragsbeskrivning School Manager Gothia Cup är världens största ungdomsturnering i fotboll. Samtidigt är det en unik mötesplats för tiotusentals människor, avsett kön, social bakgrund, ålder, kultur, nationalitet och religion. Vi på Gothia Cup är väldigt stolta över att vara Sveriges största årliga återkommande evenemang, men det hade aldrig fungerat utan engagerande och lojala funktionärer. Varje år deltar cirka lag från hela världen i Gothia Cup. De flesta väljer att bo på en skolförläggning. Varje skola har mellan lag och snittet ligger runt 25 lag per skola. Under en vecka blir dessa skolor som ett hem för ungefär människor. Det är School Managerns uppgift att skapa en avslappnad miljö där spelare och ledare kan känna sig hemma. Där det alltid finns någon som bryr sig. Gör vi det vi sagt att vi ska göra? Skapa dialog Uppmärksamma prata! välkomna! var tillgänglig läs av signaler Visa intresse Trovärdiga svar vilka behov & önskemål finns Trevligt avslut ge förslag & tillgodose behov agera trovärdigt & proffsigt medvetna & omedvetna behov skapa en bra känsla Nöjd gäst! Uppgifter före cupen Bygg förtroende och relationer med skolans ordinarie personal och ledning. Det är alltid lättare att låna ut sin skola till någon man träffat och fått lära känna. Berätta om dig själv och hur Gothia Cup fungerar.

2 Prata och presentera dig Ring, maila eller åkt direkt till skolan och ta kontakt med rektor eller verksamhetschef, husmor, vaktmästare och städledare. Kanske finns det någon av skolans ordinarie städare, eller matsalpersonal som vill vara med och jobba under Gothia Cup? Salinventering Lär känna din skola. Var ligger toaletterna, omklädningsrum, sovsalar och matsal? Om du förbereder dig på bästa sätt före turneringen blir resan som School Manager betydligt lättare. Informationen blir extra viktig när du och dina skolvärdar ska placera ut lagen i salarna. Första genomgången tillsammans med vaktmästaren Under ditt första möte med vaktmästaren är det en del frågor som ska ställas. Här listar vi den viktigaste informationen som du behöver hämta in. Vilka salar kan vi använda och sova i och stämmer det med tidigare år? Vad finns i de salar som Gothia Cup inte får använda? Kontrollera och uppdatera Gothia Cups inventeringslista över salarna Ta reda på vilka branddörrar, salar som hänger ihop Ta reda på var Gothia Cups expedition skulle kunna vara Kan vi låna skolans dator? Finns det internetuppkoppling och var är den? Fasta telefoner kan vi kan använda dem i expeditionen? Finns det sopcontainer eller kärl? Rekrytera dina egna skolvärdar Du får väldigt gärna själv vara med och rekrytera funktionärer till din skola. På så sätt kan du få ihop ett team som du känner redan innan Gothia Cup drar igång. Finns inte den möjligheten hjälper kontoret till med att placera ut funktionärer på din skola. När detta är gjort är det din uppgift att ta kontakt med skolvärdar, städare och serveringsansvariga, och kockar.

3 Utbildning Skolan består av många olika delar. För att du och dina skolvärdar ska få bäst förutsättningar krävs en gedigen utbildning. Den genomförs och leds av erfarna områdeschefer och externa specialister som exempelvis Räddningstjänsten. Under våren kommer samtliga skolvärdar att kallas till 2 3 utbildningar. Gothia Cup stöttar och hjälper dig både före och under turneringen. Skolvärdsutbildning med områdeschef (14/5 och 13/6 juni) Träff med SM och din skola Räddningstjänstutbildning (2/5 samt 19/6) Utlämningsmöte material, sista info (11/7) SISU-cirklar, förs vid varje träff och möte Lagen på din skola För många av lagen blir Gothia Cup deras livs resa. Några av spelarna har rest runt halva jorden för att komma till Göteborg vilket är ett väldigt stort äventyr. De är nyfikna på sitt boende och hur det kommer att fungera. Skicka gärna ett mail till lagen som ska bo på din skola. Kontoret hjälper dig med adresserna. Kanske skickar du med ett kort på dig och övriga funktionärer som ska jobba. Det är alltid uppskattat. Utplacering av lag i skolan Planera och placera ut lagen på skolan Finns det salar över? Är det för många lag? Återkoppla till områdeschefen direkt efter det att du är klar. Sista dagen för återkoppling med din OC är den 10/6.

4 Material ekonomi Veckan före cupen sammanställer kontoret allt material. Denna information skickas sedan ut till samtliga School Managers. Det är mycket material som ska sorteras till varje skola. För att du ska få bästa tänkbara kontroll är det väldigt viktigt att du kommer ut och hämtar och checkar av ditt material. Torsdag 11/7 sker den stora utlämningen av material från vårt lager Fredag 12/7 får du en ekonomisk utlämning från kontoret Uppgifter under cupen Första dagen som School Manager är kanske den mest stressiga. Lagen anländer, du och dina skolvärdar för chans att både träffa och prata med varandra. Innan samtliga lag fått sina respektive salar och allt annat praktiskt kommer en del kniviga situationer att uppstå. Men ta det lugn, stressa inte. Det löser sig alltid. Tillsammans bygger ni turneringens bästa skola Under cupveckan är det många olika grupper som jobbar på skolan. En av dina viktigaste uppgifter de första dagarna är att bygga en teamkänsla mellan både städare, skolvärdar, bamba och kök. Du är länken som inspirerar, stöttar, ställer krav och tar beslut både lätta och svåra. Efter det att samtliga funktionärer anlänt till skolan söker du upp respektive grupp som bamba och städ. Presentera dig, berätta om dig själv och dina skolvärdar Inspirera och bygg vi-känsla för just er skola Nytt inför sommarens turnering zonansvarig Städ Inför 2013 gör vi vissa förändringar inom städ. Anledningen är att vi vill bli ännu bättre, att ni städare ska få stöttning under veckan, att beställt städmaterial kommer till respektive skola i tid och att förutsättningarna för ett rent och snyggt resultat höjs. Under våren (mars-april) tillsätter vi zonansvariga/gruppledare för samtliga skolor. Det innebär att samtliga SM kommer ha en person som ni kan återkoppla till. Mer information kommer under våren.

5 Gothia Cup tror på dig Inför sommarens turnering vill vi sätta vi-känslan och skolan i centrum. Som School Manager har du alltid Gothia Cup i ryggen. Vi tror på dig. Din områdeschef finns till för dig, stöttar, kommer med råd och leder dig åt rätt håll. Ledaren Inspirera skapa vi-känsla Kontroll och uppföljning av uppgifter som ska utföras för samtliga grupper Flöden Logistik kring lagen, ankomst och information Logistik i matsal, fungerar matlinjer, köer och städ Logistik städtider, duschar/wc Logistik mat till sena fotbollslag Material Sängar, sängkläder Anslagstavlor, flaggor, utsmyckning Skador Containertömningar Brandsläckare Ekonomi Besiktningar Utlämning av kort till lagen Kontantredovisning Skolbesiktningar Ersättningsuppgifter (städ, bamba osv) Säkerhet Ronderingar Information till ledare Ungdomsledare Samarbete med SDN-fältarbetare Mjuka värden Ledarinformation Socialt engagemang Ledarrum Tidningar Lekar och tävlingar Intresse för ledare, vad tycker de om..?

6 När lagen åker lämnar skolan och åker hem På den avslutande besiktningen, tillsammans med skolans vaktmästare, är det viktigt att vara noggrann. Även om du börjar bli trött är det viktigt att notera eventuella skador som du inte upptäckt tidigare under veckan. Ord står mot ord och det brukar ofta medföra bekymmer. Känn ansvar för besiktningen av matsal och städ. Allt material som skickats ut ska tillbaka. Det är på ditt ansvar att det placeras snyggt och ordentligt. Besiktningsprotokoll Materialåterlämning Efter cupen Närmast efter turneringen sker slutredovisning till din områdeschef. Ekonomi, enkäter, besiktningsprotokoll och annat ska redovisas. Förhoppningsvis har du haft kontroll på detta under veckan då blir avslutningen ganska smidig. Detta sker söndag 21/7 eller måndag 22/7. Ekonomisk redovisning Enkäter Besiktningsprotokoll, tjänstgöringsrapporter SISU-cirklar Återlämna material Håll gärna kontakten med sina skolvärdar även efter Gothia Cup. De kanske vill ha ett intyg eller bara träffas och snacka Håll kontakten, mejla Avslutningsfest Hard Rock Café som Gothia Cup arrangerar Eventuella intyg och betyg Utvärdering med Gothia Cup LYCKA TILL!

7 Tidsplanering deadlines Mars Ansvarig 19 Uppstartsmöte School Manager (SM) Gothia Rekrytering SV och andra funktionärer Kontakta skolans ord. personal, boka besök Nyrekryterade funktionärer meddelas Gothia SM/Gothia/OC SM/Gothia/OC April Besök skolan, salinventering mm Rekrytering skolvärdar ev. andra funktionärer SM/Gothia/OC 30 Nyrekryterande funktionärer meddelas Gothia Maj 2 Brandutbildning hos Räddningstjänsten /Gothia Rekrytering skolvärdar ev. andra funktionärer SM/Gothia/OC Hålla kontakten med den skol representanten ha koll på om det sker förändringar 14 Skolvärdsutbildning OC 31 Nyrekryterande funktionärer meddelas Gothia

8 Juni 5 Laginformation skickar till Gothia 13 Skolvärdsutbildning OC 19 Brandutbildning hos Räddningstjänsten SV/SM/Gothia 30 Information om material/matleveranser till skolor Gothia Hålla kontakten med skolrepresentanten ha koll på om det sker förändringar Juli Slutplanering salsföredelning inför cupstart Förbered salsfördelning inför cupstart Boka tid med skolans representant 12 Utlämning ekonomi från Gothia Gothia Gothia Cup 25 (?) Funktionärsfest Hard Rock Café Gothia 30 Tackbrev eller mejl till ditt skolgäng (alla)