delegeringsordning med arbetsinstruktion och ansvar för fördelning av arbetsmiljöuppgifter

Transkript

1 SID 1(43) Barn- och utbildningsnämndens delegeringsordning med arbetsinstruktion och ansvar för fördelning av arbetsmiljöuppgifter Kontaktcenter Postadress Helsingborg Växel

2 SID 2(43) Innehållsförteckning 1 Principer för beslut med stöd av delegeringsbestämmelser Innebörd Anmälan Vidaredelegering Förbud mot delegering Begränsningar i övrigt Handläggningen Gränsdragning mellan beslut och verkställighet Verkställighet Barn- och utbildningsnämndens arbetsinstruktion Attestreglementet Delegeringsbestämmelser för barn- och utbildningsnämnden Personalärenden, Ekonomiärenden, Avgifter och återbetalning av avgifter, Övriga administrativa ärenden, Personuppgiftslagen (PuL), Förskola, Förskoleklass, Fritidshem, Annan pedagogisk verksamhet, Grundskola, Grundsärskola, Gymnasieskolaskola, Gymnasieskolaskola, Gymnasieskolaskola, Gymnasiesärskolaskola, Gymnasiesärskolaskola, Gymnasiesärskolaskola, Gymnasiesärskolaskola,

3 SID 3(43) 3 Barn- och utbildningsnämndens arbetsinstruktion, Instruktion för barn- och utbildningsnämndens ordförande Instruktion för utbildningsdirektören och i dennes frånvaro biträdande utbildningsdirektören Instruktion för avdelningschefer Instruktion för biträdande utbildningsdirektör, tillika chefen för administration och juridik Instruktion för ekonomichefen Instruktion för chefen för elevhälsan Instruktion för biträdande chefen för elevhälsan elevhälsans medicinska del Instruktion för verksamhetschefer Instruktion för rektorer och förskolechefer Instruktion för biträdande rektor/biträdande förskolechef, köksområdeschef och administrativ chef på förskola/skola Instruktion för förvaltningskontorets avdelningars teamchefer Instruktion för projektansvariga Instruktion för stadsjurist Instruktion för nämndsekreterare Instruktion för antagningschef Särskilt dokument, Ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter Arbetsmiljöuppgifter: Vem har ansvar för vilka uppgifter?...40 Beslutat av: Barn- och utbildningsnämnden Datum: 8 januari Reviderad: 9 april , 27 augusti , 25 augusti Dokumentet gäller för: Barn- och utbildningsnämnden

4 SID 4(43) 1 Principer för beslut med stöd av delegeringsbestämmelser, Innebörd Att fatta beslut med stöd av delegeringsbestämmelser innebär att besluta på nämndens eller styrelsens vägnar. Ärendet är därmed avgjort och kan endast ändras av högre instans efter överklagande i lagstadgad ordning. Överordnad eller nämnd kan alltså inte ändra delegerat beslut som fattats av delegat. Rätten för viss befattning att fatta beslut med stöd av delegeringsbestämmelser omfattar även förordnad vikarie. Har vikarie inte förordnats och kan beslutet inte utan olägenheter avvaktas har närmast överordnad rätt att fatta beslutet i stället för ordinarie delegat. 1.2 Anmälan Enligt kommunallagen skall beslut som fattas med stöd av uppdrag anmälas till den nämnd eller styrelse som delegerat beslutanderätten. Anmälan har registrerings-, informations- och kontrollsyfte. Genom anmälan i nämndens eller styrelsens protokoll kan tidsfristen för överklagande med kommunalbesvär börja löpa. Utgångspunkt är dagen då bevis om protokollets justering anslogs på kommunens officiella anslagstavla. Anmälan kan göras på följande sätt: Särskilt protokoll Beslutsförteckning Skrivelse Utskrift från dator Prestations/kostnadsrapport 1.3 Vidaredelegering Nämndens eller styrelsens uppdrag till utbildningsdirektör att fatta beslut kan kompletteras med en rätt för utbildningsdirektören att i sin tur överlåta uppdraget till annan anställd. Beslut efter vidaredelegering skall anmälas till utbildningsdirektören. Nämnden eller styrelsen bestämmer själv om utbildningsdirektören skall vidareanmäla besluten till nämnden. Observera att rätt att besluta om vidaredelegering endast kan ges till anställd med utbildningsdirektörs ställning, normalt endast till en person inom nämndens eller styrelsens verksamhetsområde.

5 SID 5(43) 1.4 Förbud mot delegering I principiella ärenden får beslutanderätten inte delegeras, nämligen: 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, och 4. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. 1.5 Begränsningar i övrigt Om kommunfullmäktige, nämnden eller styrelsen fattat beslut om riktlinjer för verksamheten ska dessa iakttas. Delegaten ska förvissa sig om att nödvändiga anslag finns för de kostnader som kan föranledas av beslutet. Vid beslut som innebär myndighetsutövning mot enskild gäller regler enligt lagar och förordningar 1.6 Handläggningen Delegat ska bevaka att ett allsidigt beslutsunderlag tas fram. Vid behov ska samråd ske med verksamhetsansvarig. Delegaten får varken handlägga eller besluta i ärende där han/hon är jävig. Ärendet ska behandlas i ett sammanhang; det vill säga en uppdelning i delbeslut av ett ärende till exempel i syfte att kringgå gällande bestämmelser får inte förekomma. 1.7 Gränsdragning mellan beslut och verkställighet Nämnd eller styrelse avgör ärenden genom att fatta beslut. Fattade beslut verkställs av tjänstemän inom nämndens eller styrelsens förvaltning. Verkställandet kan innefatta olika moment. Mellan de anställda råder viss arbetsfördelning. I ärenden där nämnden eller styrelsen delegerat beslutanderätten kan det vara samma tjänsteman som fattar beslutet och verkställer det. Gränsdragningen mellan beslut och verkställighet är svår att göra och det går inte att med stöd av kommunallagen dra någon exakt gräns. Kännetecknande för ett beslut är att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden och bedömningar samt att enskild kan ha intresse av att överklaga beslutet till högre instans.

6 SID 6(43) 1.8 Verkställighet Verkställighet innebär tillämpning/genomförande av ett tidigare fattat beslut. Det finns inte någon enskild person som har intresse av att överklaga. Särskilt vid målstyrning råder stor frihet för tjänstemännen att avgöra hur beslutet ska verkställas. Åtgärder av vardaglig karaktär som behövs för att verksamheten ska kunna bedrivas är verkställighet. Arbetsfördelning mellan tjänstemännen styrs av organisation och tjänsteställning. Till viss befattning är ofta knutet budgetansvar för viss verksamhet. Exempel på verkställighet är: avrop av varor/tjänster enligt ramavtal direkttupphandling av varor/tjänster för mindre belopp avgiftsdebitering enligt taxa tilldelning av barnomsorgsplats enligt klar turordningsprincip beviljande av normal semesterledighet deltagande i enstaka kurser och konferenser Verkställighet ska inte anmälas. Vad som kan hänföras till beslut framgår av följande delegeringsordning. Observera att beslut som fattas med stöd av dessa delegeringsbestämmelser ska omgående anmälas till barn- och utbildningsnämnden. 1.9 Barn- och utbildningsnämndens arbetsinstruktion I barn- och utbildningsnämndens arbetsinstruktion finns instruktioner för befattningshavare inom barn- och utbildningsnämnden och dess förvaltning. Instruktionerna som är ett komplement till delegeringsordningen, redogör för vilka ansvarsområden som åligger olika befattningshavare samt i viss mån även omfattningen av ansvaret Attestreglementet Beslutanderätt på delegation ska inte förväxlas med attesträtt. Attest innebär kontroll av ekonomiska transaktioner och attesträtt är en behörighet att belasta viss verksamhet med kostnader eller utgifter. Regler om attesträtt finns i attestreglementet för Helsingborgs stad. I attestreglementet anges hur attestering ska gå till. Vem som har attesträtt bestäms utifrån den attestberättigades arbetsuppgifter och organisatoriska tillhörighet.

7 SID 7(43) 2 Delegeringsbestämmelser för barn- och utbildningsnämnden 2.1 Personalärenden, 04 Med SL avses Skollagen 2010:800 med ändringar Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Beslut om avsked eller uppsägning av annan anställd än utbildningsdirektör samt överenskommelse i samband därmed 2. Beslut om överenskommelse om avgångsvederlag, som ej avser utbildningsdirektör eller dennes ställföreträdare 3. Beslut om deltagande i internationella konferenser, möten samt beslut om utrikes resor för nämndsledamöter (ej Danmark) 4. Beslut om deltagande i nationella kurser och konferenser för nämndsledamöter 5. Användande av obehörig lärare för undervisning i mer än 6 månader 6. Beslut om att förvaltningschef ska benämnas utbildningsdirektör 7. Beslut om att lärare ska benämnas lektor SL 2 kap. 19 SL 2 kap. 24 Utbildningsdirektör Utbildningsdirektör Se kommunstyrelsens delegeringsordning Ordföranden Vice ordföranden för ordföranden Ordföranden Utbildningsdirektör

8 SID 8(43) 2.2 Ekonomiärenden, 05 Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Beslut om att för varje kalenderår utse beslutsattestanter och ersättare för dessa för vart och ett av de av nämnden använda kontona och att beslutsattestant ansvarar för att de kontroller som anges i 2 i kommunens attest/utanordningsreglemente utföres 2. Beslut vårdnadsbidrag Lag (2008:307) om kommunalt vårdnadsbidrag Utbildningsdirektör Biträdande utbildningsdirektör

9 SID 9(43) 2.3 Avgifter och återbetalning av avgifter, 06 Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Beslut om nedsättning eller befrielse från barnomsorgsavgift 2. Beslut om återbetalning av felaktigt debiterade avgifter inom ramområdet förskola/fritidshem eller annan pedagogisk verksamhet Chef för elevhälsan Avgiftshandläggare (högst 5000 kronor) Ekonomichef (belopp över kronor)

10 SID 10(43) 2.4 Övriga administrativa ärenden, 07 Med GyF avses Gymnasieförordning 1992:394 med ändringar Med SL avses Skollagen 2010:800 med ändringar Med GysF avses Gymnasiesärskoleförordningen SFS 1994:741 med ändringar Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Beslut om att utfärda fullmakt att företräda nämnden och föra dess talan vid domstol och andra myndigheter eller vid förrättningar av olika slag 2. Beslut om framställning till statliga och kommunala myndigheter, dock ej framställning till kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen 3. Beslut om att avslå utlämnande av allmän handling när myndighetens beslut krävs inom förskola/förskoleklass, grundskola, gymnasieskola övriga ärenden; på förvaltnings/nämndnivå 4. Beslut om att överklaga Förvaltningsrättens och Kammarrättens beslut samt begäran om inhibition 5. Yttrande till Förvaltningsrätten och Kammarrätten vid överklagande av delegeringsbeslut Tryckfrihetsförordningen 2 kap. 14 Offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400) 23 kap 1-3 Utbildningsdirektör Utbildningsdirektör * Förskolechef* Nämndsekreterare** 1. Ordföranden 2. Vice ordföranden Beslutsfattaren 6. Beslut om rutiner för klagomål SL 4 kap. 8 Utbildningsdirektör * Vid förfall tas beslut av verksamhetschef ** Vid förfall tas beslut av utbildningsdirektör eller biträdande utbildningsdirektör 7. Beslut på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens beslut inte kan avvaktas. Sådana beslut skall anmälas vid nämndens nästa sammanträde Kommunallagen 6 kap. 36 GyF 6 kap , SL 5 kap.17, 19-21, GysF 6 kap Ordföranden 2. Vice ordföranden

11 SID 11(43) 8. Tecknande av samverkansavtal med andra kommuner 9. Beslut om föreläggande, anmärkning eller avstående från ingripande i ärende om tillsyn av enskild förskola och fritidshem som kommunen godkänt eller pedagogisk omsorg vars huvudman kommunen har förklarat ha rätt till bidrag SL 8 kap. 13 förskola, 9 kap. 13 förskoleklass, 10 kap. 24 grundskola, 11 kap. 24 grundsärskola, 15 kap. 30 gymnasieskola, 19 kap. 12 gymnasiesärskola SL 26 kap. 4 (för tillsyn över förskola och fritidshem vars huvudman kommunen har godkänt enligt SL 2 kap. 7 andra stycket samt pedagogisk omsorg vars huvudman kommunen har förklarat ha rätt till bidrag enligt SL 25 kap. 10 Ordföranden Chef för resultat-och verksamhetsuppföljning

12 SID 12(43) 2.5 Personuppgiftslagen (PuL), 08 Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Beslut om att ej lämna ut information till den registrerade Personuppgiftslagen 27 (1988:204) Utbildningsdirektör Vidaredelegering ej tillåten

13 SID 13(43) 2.6 Förskola, 09 Med SL avses Skollagen 2010:800 med ändringar Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Mottagande av anmälan om kränkande behandling från rektor och förskolechef 2. Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas 3. Beslut om erbjudande av plats till barn som av fysiska, psykiska eller av andra skäl har behov av särskilt stöd i sin utveckling i form av förskola 4. Beslut om utökad vistelsetid med hänsyn till barnets stödbehov eller familjens situation i övrigt när barnet eller eleven befinner sig i verksamheten 5. Beslut om erbjudande om plats till barn som har ett eget behov på grund av familjens situation i övrigt 6. Yttrande angående mottagande av barn i annan kommun 7. Beslut om mottagande av barn från annan kommun - Mottagande med hänsyn till personliga förhållanden - Mottagande efter önskemål från vårdnadshavare SL 6 Kap. 10 SL 6 Kap. 10 SL 8 kap. 7 och 14 SL 8 kap. 5 (familjens situation i övrigt) och 8 kap. 7 (stöd), tillika förskolechef, Förskolechef tillika rektor Chef för elevhälsan Förskolechef Gäller erbjudande av förskola inom såväl kommunal som extern verksamhet SL 8 kap. 5 Chef för elevhälsan Gäller erbjudande av förskola inom såväl kommunal som extern verksamhet SL 8 kap. 13 Handläggare interkommunal ersättning Avser utbildning i annan kommun än hemkommunen SL 8 kap. 13 Förskolechef Avser utbildning av barn från annan kommun

14 SID 14(43) 8. Beslut om tilläggsbelopp för barn i förskola med annan huvudman SL 8 kap. 17 resp. 23 Chef för elevhälsan Avser barn i annan kommun resp. i fristående förskola

15 SID 15(43) 2.7 Förskoleklass, 10 Med SL avses Skollagen 2010:800 med ändringar Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Mottagande av anmälan om kränkande behandling från rektor 2. Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas 3. Yttrande angående mottagande av barn i annan kommun 4. Beslut om mottagande av barn från annan kommun Mottagande med hänsyn till personliga förhållanden Mottagande efter önskemål från vårdnadshavare 5. Beslut om placering vid en skolenhet - enligt vårdnadshavares önskemål enligt närhetsprincipen på grund av att annan elevs berättigade krav på placering vid en skolenhet nära hemmet åsidosätts 6. Beslut om att frångå vårdnadshavares önskemål om placering vid en skolenhet på grund av organisatoriska eller ekonomiska svårigheter 7. Beslut om tilläggsbelopp för barn i förskoleklass med annan huvudman SL 6 Kap. 10 SL 6 Kap. 10 SL 9 kap. 13, tillika förskolechef, Förskolechef tillika rektor Handläggare interkommunal ersättning Avser utbildning i annan kommun än hemkommunen SL 9 kap.13 Avser utbildning av barn från annan kommun SL 9 kap. 15 första stycket SL 9 kap. 15 andra stycket SL 9 kap. 16 resp. 21 Chef för elevhälsan Avser barn i annan kommun resp. i fristående förskole-klass

16 SID 16(43) 2.8 Fritidshem, 11 Med SL avses Skollagen 2010:800 med ändringar Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Mottagande av anmälan om kränkande behandling från rektor och förskolechef 2. Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas 3. Beslut om erbjudande av plats till barn som av fysiska, psykiska eller av andra skäl har behov av särskilt stöd i sin utveckling i form av utbildning i fritidshem 4. Beslut om erbjudande av plats till barn som har ett eget behov på grund av familjens situation i övrigt 5. Beslut om utökad vistelsetid med hänsyn till barnets stödbehov eller familjens situation i övrigt när barnet eller eleven befinner sig i verksamheten 6. Beslut om mottagande av barn från annan kommun 7. Beslut om tilläggsbelopp för barn i fritidshem med annan huvudman SL 6 Kap. 10 SL 6 Kap. 10, tillika förskolechef, Förskolechef tillika rektor SL 14 kap.6 Chef för elevhälsan Gäller erbjudande av utbildning i fritidshem inom såväl kommunal som extern verksamhet SL 14 kap. 5 Chef för elevhälsan Gäller erbjudande av utbildning i fritidshem inom såväl kommunal som extern SL 14 kap. 5 (familjens situation i övrigt) och 14 kap. 6 (stöd) SL 14 kap. 14 SL 14 kap. 14 resp. 17 Förskolechef/ Chef för elevhälsan verksamhet Avser utbildning hos annan huvudman Avser barn i annan kommun resp. fritidshem med enskild huvudman

17 SID 17(43) 2.9 Annan pedagogisk verksamhet, 12 Med SL avses Skollagen 2010:800 med ändringar Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Mottagande av anmälan om kränkande behandling från rektor 2. Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas 3. Yttrande angående mottagande av barn i annan kommun 4. Beslut om mottagande av barn från annan kommun - Mottagande med hänsyn till personliga förhållanden - Mottagande efter önskemål från vårdnadshavare 5. Beslut om tilläggsbelopp för barn i pedagogisk omsorg med annan huvudman SL 6 Kap. 10 SL 6 Kap. 10 SL 25 kap. 13, tillika förskolechef, Förskolechef tillika rektor Handläggare interkommunal ersättning Förskolechef/ Chef för elevhälsan Avser utbildning hos annan huvudman Avser utbildning hos annan huvudman

18 SID 18(43) 2.10 Grundskola, 13 Med SL avses Skollagen 2010:800 med ändringar Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Mottagande av anmälan om kränkande behandling från rektor och förskolechef 2. Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas 3. Undervisningstid utöver den garanterade 4. Fördelning av undervisningstiden mellan årskurserna SL 6 Kap. 10 SL 6 Kap. 10 Skolförordning (2011:185) 9 kap. 3 Skolförordning (2011:185) 9 kap Språkval Skolförordning (2011:185) 9 kap Elevens val urval av ämnen Skolförordning (2011:185) 9 kap Beslut att barnet ska börja fullgöra sin skolplikt först höstterminen det kalenderår då barnet fyller åtta år 8. Beslut att en elev ska beredas tillfälle att fullfölja utbildningen efter det att skolplikten upphört 9. Tidigare upphörande av skolplikten om elev uppnått kunskapskraven 10. Rätt att slutföra skolgången även om skolplikten dessförinnan upphört SL 7 kap. 10 SL 7 kap. 13 SL 7 kap. 14 SL 7 kap , tillika förskolechef, Förskolechef tillika rektor Chef för elevhälsan Kommunal verksamhet: Fristående skolor: Samordnare externa verksamheter Kommunal verksamhet: Fristående skolor: Samordnare externa verksamheter Kommunal verksamhet: Fristående skolor: Samordnare externa verksamheter

19 SID 19(43) 11. Ansvar för att skolplikten fullgörs För skolpliktig elev inskriven vid en av kommunens skolor eller för skolpliktig där uppgift om vilken skola barnet är inskrivet vid saknas För skolpliktig elev som är inskriven vid fristående skola 12. Skolpliktens fullgörande på annat sätt SL 7 kap. 22 SL 24 kap för resp. närområde Chefen för elevhälsan Utbildningsdirektör Om en elev från annan kommun slutar sin skolgång i Helsingborgs stad, ska detta anmälas till hemkommunen 13. Beslut om placering vid en skolenhet - enligt vårdnadshavares önskemål enligt närhetsprincipen på grund av att annan elevs berättigade krav på placering vid en skolenhet nära hemmet åsidosätts 14. Beslut om att frångå vårdnadshavares önskemål om placering vid en skolenhet på grund av organisatoriska eller ekonomiska svårigheter 15. Beslut om tilläggsbelopp för barn i grundskola med annan huvudman SL 10 kap.30 första stycket SL 10 kap. 30 andra stycket punkt 1 SL 10 kap. 34 resp. 39 Chef för elevhälsan Avser barn i annan kommuns grundskola resp. i fristående grundskola 16. Yttrande angående mottagande av elev i annan kommun 17. Beslut om mottagande av elev från annan kommun - Mottagande med hänsyn till personliga förhållanden - Mottagande efter önskemål från vårdnadshavare 18. Mottagande på försök i annan skolform 19. Integrering av elev i annan skolform SL 10 kap. 25 Handläggare interkommunal ersättning Avser utbildning av elev i annan kommun än hemkommunen SL 10 kap. 25 Avser utbildning av elev från annan kommun SL 7 kap. 8 SL 7 kap. 9 för resp. skolform för resp. skolform

20 SID 20(43) 2.11 Grundsärskola, 14 Med SL avses Skollagen 2010:800 med ändringar Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Mottagande av anmälan om kränkande behandling från rektor och förskolechef 2. Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas 3. Undervisningstid utöver den garanterade 4. Fördelning av undervisningstiden mellan årskurserna SL 6 Kap. 10 SL 6 Kap. 10 Skolförordning (2011:185) 10 kap. 2 Skolförordning (2011:185) 10 kap Elevens val urval av ämnen Skolförordning (2011:185) 10 kap Prövning och beslut avseende mottagande i grundsärskolan 7. Beslut om elev i grundsärskolan ska läsa ämnen eller ämnesområden 8. Beslut om placering vid en skolenhet - enligt vårdnadshavares önskemål enligt närhetsprincipen på grund av att annan elevs berättigade krav på placering vid en skolenhet nära hemmet åsidosätts 9. Beslut om att frångå vårdnadshavares önskemål om placering vid en skolenhet på grund av organisatoriska eller ekonomiska svårigheter 10. Beslut om tilläggsbelopp för barn i grundsärskola med annan huvudman SL 7 kap. 5 SL 11 kap. 8 SL 11 kap. 29 SL11 kap. 29 andra stycket punkt 1 SL 11 kap. 33 resp. 38, tillika förskolechef, Förskolechef tillika rektor Chef för elevhälsan Chef för elevhälsan Chef för elevhälsan Avser barn i annan kommuns grundsärskol a resp. i fristående grundsärskola

21 SID 21(43) 11. Yttrande angående mottagande av elev i annan kommun 12. Beslut om mottagande av elev från annan kommun - Mottagande med hänsyn till personliga förhållanden - Mottagande efter önskemål från vårdnadshavare 13. Mottagande på försök i annan skolform 14. Integrering av elev i annan skolform 15. Beslut att barnet ska börja fullgöra sin skolplikt först höstterminen det kalenderår då barnet fyller åtta år 16. Beslut att en elev ska beredas tillfälle att fullfölja utbildningen efter det att skolplikten upphört 17. Tidigare upphörande av skolplikten om elev uppnått kunskapskraven 18. Rätt att slutföra skolgången även om skolplikten dessförinnan upphört 19. Ansvar för att skolplikten fullgörs För skolpliktig elev inskriven vid en av kommunens skolor eller för skolpliktig där uppgift om vilken skola barnet är inskrivet vid saknas. För skolpliktig elev som är inskriven vid fristående skola. SL 11 kap SL 11 kap SL 7 kap. 8 SL 7 kap. 9 SL 7 kap. 10 SL 7 kap. 13 SL 7 kap. 14 SL 7 kap SL 7 kap. 22 Chef för elevhälsan för resp. skolform för resp. skolform Chef för elevhälsan Kommunal verksamhet: Fristående skolor: Samordnare särskola Kommunal verksamhet: Fristående skolor: Samordnare särskola Kommunal verksamhet: Fristående skolor: Samordnare särskola Avser utbildning av elev i annan kommun än hemkommunen Avser utbildning av elev från annan kommun för resp. närområde Chefen för elevhälsan Om en elev från annan kommun slutar sin skolgång i Helsingborgs stad, ska detta anmälas till hemkommunen

22 SID 22(43) 20. Elevens val urval av ämnen Skolförordning (2011:185) 10 kap. 5

23 SID 23(43) 2.12 Gymnasieskolaskola, 15 Avser utbildningar med start efter 1 juli 2011 Med SL avses Skollagen SFS 2010:800 med ändringar Med GyF avses Gymnasieförordningen SFS 2010:2039 med ändringar Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 01. Organisation 1. Information om de nationella programmen och om möjligheterna att få utbildning på introduktionsprogram 2. Ansvar för att alla behöriga ungdomar i kommunen erbjuds utbildning på nationella program 3. Ansvar för att alla behöriga ungdomar i hemkommunen erbjuds preparandutbildning, yrkesintroduktion, individuellt alternativ och språkintroduktion SL 15 kap. 8 SL 16 kap. 42 SL 17 kap. 16 Antagningschef Antagningschef Antagningschef 4. Fastställande av antal undervisningstimmar för varje kurs, för gymnasiearbetet samt fördelning av undervisningstiden över läsåren GyF 4 kap. 22 Redovisning av hur varje elev erbjudits sin garanterade undervisningstid ska kunna göras 5. Beslut om vilka kurser som ska erbjudas som programfördjupning 6. Beslut om vilka kurser som ska erbjudas som individuellt val 7. Arbetsplatsförlagt lärande, anskaffning av platser m m GyF 4 kap. 6 GyF 4 kap. 7 GyF 4 kap

24 SID 24(43) 2.13 Gymnasieskolaskola, 15 Avser utbildningar med start efter 1 juli 2011 Med SL avses Skollagen SFS 2010:800 med ändringar Med GyF avses Gymnasieförordningen SFS 2010:2039 med ändringar Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 02. Elevärenden 1. Mottagande av anmälan om kränkande behandling från rektor 2. Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas 3. Förlängning av preparandutbildning till två år om synnerliga skäl föreligger 4. Minskning av introduktionsprograms omfattning från heltidsstudier 5. Bedömning av elevs språkkunskaper inför mottagande till språkintroduktion 6. Beslut om behörighet och mottagande 7. Yttrande från hemkommunen till annan kommun 8. Beslut att ta emot ungdomar till yrkesintroduktion eller individuellt alternativ trots att de är behöriga till yrkesprogram om det finns synnerliga skäl till detta 9. Antagning till de olika utbildningar som anordnas av huvudmannen 10. Antagning till Internationella skolan, International Baccalaureate Diploma Programme SL 6 Kap. 10 SL 6 Kap. 10 SL 17 kap. 5 SL 17 kap. 6 GyF 6 kap. 7 SL 16 kap. 36, 43-44, kap. 14 SL 16 kap. 48 SL 17 kap. 11 SL 15 kap. 12 GyF 7 kap. 2-7 SL 5 kap. 15 GyF 7 kap. 2-7 Antagningschef Antagningschef Antagningschef Antagningschef Antagningschef Antagningschef Antagningschef

25 SID 25(43) 11. Beslut om antagning vid senare tidpunkt än vid början av utbildningen 12. Beslut angående byte av studieväg GyF 7 kap. 8 Antagningschef Avser antagning efter avslutad reservantagning GyF 7 kap. 9 För elev från annan hemkommun ska yttrande inhämtas från elevens hemkommun innan beslut fattas 13. Beslut angående återantagning GyF 7 kap. 10 Antagningschef 14. Information till hemkommunen när en elev börjar eller slutar vid gymnasieskolan 15. Beslut att undervisningen på ett nationellt program får fördelas över längre tid än tre år, om eleven läst ett reducerat program eller om det med hänsyn till elevens förutsättningar i övrigt finns särskilda skäl för det SL 15 kap. 15 GyF 9 kap. 7 För elev från annan hemkommun ska kontakt tas med elevens hemkommun innan beslut fattas

26 SID 26(43) 2.14 Gymnasieskolaskola, 15 Avser utbildningar med start efter 1 juli 2011 Med SL avses Skollagen SFS 2010:800 med ändringar, Med GyF avses Gymnasieförordningen SFS 2010:2039 med ändringar Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 03. Övrigt 1. Beslut beträffande tilläggsbelopp för elever i fristående gymnasieskolor 2. Överenskommelse om bidrag som kommunen ska betala till fristående huvudman för utbildningarna yrkesintroduktion, individuellt alternativ och språkintroduktion 3. Beslut angående stöd till inackordering SL 16 kap. 54, 17 kap. 34 SL 17 kap Beslut angående elevresor Lag om elevresor SFS 1991: Chef för elevhälsan Antagningschef SL 15 kap. 32 Antagningschef Tillägg/ prövning utöver riktlinjer Antagningschef Tillägg/ prövning utöver riktlinjer 5. Beslut om kost- och läromedelsbidrag för elever vid folkhögskolor 6. Beslut angående ersättning vid gymnasiestudier utomlands Riktlinjer beslutade i nämnd Enl. riktlinjer Dnr 342/2003, Principer 1999 Antagningschef Antagningschef Tillägg/ prövning utöver riktlinjer

27 SID 27(43) 2.15 Gymnasiesärskolaskola, 16 Gymnasiesärskola med start efter 1 juli 2011 Med SL avses Skollagen SFS 2010:800 med ändringar Med GyF avses Gymnasieförordningen SFS 2010:2039 med ändringar Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 01. Organisation 1. Fördelning av undervisningstid över läsåren 2. Fastställande av plan för specialutformat program för enskild elev GyF 13 kap Inrättande av lokala kurser GyF 13 kap. 4. Kursplaner för lokala kurser GyF 13 kap Betygskriterier lokala kurser GyF 13 kap Antal timmar som ska gälla för GyF 13 kap. 5 en kurs 7. Beslut om lokalt valbara GyF 13 kap. 12 kurser 8. Beslut om lokala tillägg GyF 13 kap. 14 SL 19 kap. 4 Fastställande av plan för specialutform at program för grupper av elever delegeras ej Ansvar för att arbetsplatsförlagd utbildning uppfyller krav samt anskaffning av platser GyF 13 kap. 15

28 SID 28(43) 2.16 Gymnasiesärskolaskola, 16 Gymnasiesärskola med start efter 1 juli 2011 Med SL avses Skollagen SFS 2010:800 med ändringar Med GyF avses Gymnasieförordningen SFS 2010:2039 med ändringar Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 02. Elevärenden 1. Mottagande av anmälan om kränkande behandling från rektorer 2. Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas 3. Utredning inför beslut om mottagande i gymnasiesärskola avseende elever som inte har gått i grundsärskola 4. Beslut angående mottagande i gymnasiesärskolan 5. Yttrande till annan kommun beträffande mottagande i annan kommuns gymnasiesärskola 6. Antagning av elever som ska tas emot i gymnasiesärskolan SL 6 Kap. 10 SL 6 Kap. 10 SL 18 kap. 8 SL 18 kap. 8 SL 19 kap.13 SL 18 kap. 9 GyF 13 kap. 18 Chef för elevhälsan Antagningschef Antagningschef Antagningschef Efter samråd med eleven och elevens vårdnadshavare avgörs om eleven ska gå på nationellt/ special-utformat eller individuellt program 7. Placering vid skolenhet SL 19 kap. 19 Antagningschef Placering på nationellt eller special- utformat program görs av rektor i samråd med eleven och elevens vårdnads-havare

29 SID 29(43) 8. Beslut om yrkesträning eller verksamhetsträning för elever som ska tas emot på individuellt program 9. Information till hemkommunen när en elev börjar eller slutar vid gymnasiesärskolan SL 19 kap. 6 SL 18 kap. 10 Antagningschef Ansvar för information i samband med an-tagning i åk Beslut om hur anmälningsskyldighet vid sjukdom eller annan orsak ska fullgöras GyF 13 kap. 19 Ansvar för informa-tion efter avslutad an-tagning

30 SID 30(43) 2.17 Gymnasiesärskolaskola, 16 Gymnasiesärskola med start efter 1 juli 2011 Med SL avses Skollagen SFS 2010:800 med ändringar Med GyF avses Gymnasieförordningen SFS 2010:2039 med ändringar Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 03. Övrigt 1. Beslut om tilläggsbelopp som kommunen ska betala till fristående huvudman 2. Överenskommelse om interkommunal ersättning för elev från annan kommun SL 19 kap. 27 SL 19 kap. 22 Antagningschef Antagningschef

31 SID 31(43) 2.18 Gymnasiesärskolaskola, 17 Gymnasiesärskola med start efter 30 juni 2013 Med SL avses Skollagen SFS 2010:800 med ändringar Med GyF avses Gymnasieförordningen SFS 2010:2039 med ändringar Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 01. Organisation 1. Beslut om vilka kurser som ska erbjudas som individuellt val 2. Beslut om antal timmar som ska gälla för en kurs, ämnesområde och gymnasiesärskolearbetet. Fördelning av undervisningstid över läsåren. 3. Anskaffning av platser för arbetsplatsförlagd utbildning samt ansvar för att platserna uppfyller de krav som finns på utbildningen 4. Befrielse från undervisning i en eller flera kurser eller gymnasiesärskolearbetet 02. Elevärenden 1. Mottagande av anmälan om kränkande behandling från rektorer 2. Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas 3. Utredning av om elev tillhör/ej tillhör gymnasiesärskolans målgrupp 4. Bedömning av om sökande till ett individuellt program har förutsättningar att följa undervisning på ett nationellt program 5. Beslut att elev tillhör/inte tillhör gymnasiesärskolans målgrupp 4 kap. 7 GyF 4 kap. 22 GyF 4 kap st. GyF 9 kap. 6 GyF 6 Kap. 10 SL Verksamhets chef 6 Kap. 10 SL 18 kap. 5 och 6 SL 19 kap. 29 tredje stycket SL 18 kap. 5 SL 18 kap. 7 SL Chef för elevhälsan Chef för elevhälsan Chef för elevhälsan Kan överklagas enl. 28 kap SL

32 SID 32(43) 6. Beslut om mottagande 19 kap. 29 SL Antagningschef Mottagande i första hand kan överklagas enl. 28 kap. 13 SL 7. Inhämtande av yttrande innan elev från annan kommun tas emot 19 kap. 41 SL Antagningschef Yttrandet ska innehålla uppgift om huruvida eleven tillhör gymnasiesärskolans målgrupp 8. Beslut om urval 7 kap. Antagningschef GyF 9 Beslut om antagning 18 kap. 12 SL Antagningschef 7 kap. 13 GyF 10. Beslut om antagning vid ett 7 kap. 8 GyF Antagningschef senare tillfälle 11. Beslut om byte av studieväg 7 kap. 9 GyF Antagningschef 12. Beslut om återantagning 7 kap. 10 GyF Antagningschef 13. Information till hemkommunen när en elev börjar eller slutar vid gymnasiesärskolan 18 kap. 15 SL Antagningschef I samband med antagning. Vid avslut av skolgång 14. Stöd till inackordering 18 kap. 32 SL Antagningschef Kan enl. 28 kap. 5 SL överklagas 15. Beslut om skolskjuts för elev i gymnasiesärskola med offentlig huvudman inom hemkommunen 16. Beslut om skolskjuts för elev i gymnasiesärskola med offentlig huvudman i annan kommun än hemkommunen 17. Beslut om skolskjuts för elev i gymnasiesärskola med enskild huvudman 03. Övrigt 18 kap. 30 SL Kan överklagas enl. 28 kap. 5 SL 18 kap. 31 SL Antagnings chef 18 kap. 35 SL Antagnings chef 18. Beslut om tilläggsbelopp till fristående skolhuvudman för elev som har omfattande behov av särskilt stöd 19 kap. 45 och 47 SL 13 kap. 7 GyF Chef för elevhälsan Kan överklagas enl. 28 kap. 5 SL

33 SID 33(43) 3 Barn- och utbildningsnämndens arbetsinstruktion, 18 Antagen av barn och utbildningsnämnden den 16 juni Barn- och utbildningsnämndens arbetsinstruktion är ett komplement till barn- och utbildningsnämndens delegeringsordning och anger vem som har ansvar för olika områden inom barn- och utbildningsnämnden och dess förvaltning. Delegeringsordningen reglerar beslutanderätt medan denna arbetsinstruktion redogör för vilka ansvarsområden som åligger olika befattningshavare samt i viss mån även omfattningen av ansvaret. De åtgärder som vidtas i enlighet med denna instruktion är inga beslut utan betraktas som löpande förvaltningsåtgärder. Således ska åtgärderna inte anmälas. Arbetsinstruktionen är inte uttömmande. För att se till att denna arbetsinstruktion är uppdaterad och stämmer överens med barn- och utbildningsnämndens organisation skall revidering och översyn av detta dokument ske vart fjärde år eller när så erfordras. 3.1 Instruktion för barn- och utbildningsnämndens ordförande Barn- och utbildningsnämndens ordförande ansvarar för följande: 1. Beslut och ansvar för lokal miljö enligt särskild bilaga. 3.2 Instruktion för utbildningsdirektören och i dennes frånvaro biträdande utbildningsdirektören Utbildningsdirektören ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom skol- och fritidsförvaltningen upp till 15 prisbasbelopp. 2. Ingående av hyresavtal inom ramen för skol- och fritidsförvaltningens verksamhet och fastställd budget. 3. Ingående av nya anställningsavtal eller förlängning av tidigare anställningsavtal gällande skol- och fritidsförvaltningens biträdande utbildningsdirektör och förvaltningskontorets avdelningschefer efter hörande av nämndens ordförande och vice ordförande, samt utövande av chefskap över biträdande utbildningsdirektör och förvaltningskontorets avdelningschefer och därmed sammanhängande frågor. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 4. Anställningsbeslut och övriga personalfrågor inom skol- och fritidsförvaltningen som ej ankommer på annan enligt denna instruktion. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden.

34 SID 34(43) 5. Individuell lönesättning med anledning av förändrade eller nya arbetsuppgifter utanför ramen för löneöversynsförhandlingar. 6. Att biträdande förvaltningschef får benämnas biträdande utbildningsdirektör. 7. Vidtagande av disciplinära åtgärder enligt AB. 8. Beviljande av arbetstagares deltagande i internationella kurser, konferenser och möten samt beslut om utrikes resor för samtliga tjänstemän. 9. Skadestånds- och ersättningsärenden upp till fyra prisprisbasbelopp inom ramen för förvaltningens verksamhet. 10. Annonsering och reklam för staden inom förvaltningens verksamhetsområde. 11. Att behandlingar av personuppgifter som genomförs i förvaltningen sker i överensstämmelse med personuppgiftslagen och andra föreskrifter. 12. Att förvaltningens verksamhet följer stadens policys, riktlinjer och regler. 13. Fördelning av disponibel avkastning från vissa fonder som tilldelats av Ks. 14. Utfärdande av betalkort till chefer 15. Övergripande systematiskt arbetsmiljöarbete, enligt särskild bilaga. 3.3 Instruktion för avdelningschefer Avdelningschefer inom skol- och fritidsförvaltningen ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom avdelningen upp till 10 prisbasbelopp. 2. Anställningar och övriga löpande personalfrågor inom avdelningen. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 3. Avdelningens medarbetares deltagande i kurser eller konferenser mm inom Sverige och Danmark inom för avdelningen fastställd budget. 4. Att avdelningens verksamhet följer stadens policys, riktlinjer och regler. 5. Inom avdelningen bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete, enligt särskild bilaga.

35 SID 35(43) 3.4 Instruktion för biträdande utbildningsdirektör, tillika chefen för administration och juridik Utöver det ansvar som åligger biträdande utbildningsdirektör, tillika chefen för administration och juridik i dennes egenskap av avdelningschef, ansvarar chefen för administration och juridik för följande: 1. Tecknande av uppdragsbekräftelser och beställningar till fastighetsförvaltningen angående investeringar inom ramen för skol- och fritidsförvaltningens verksamhet och fastställd budget. 2. Ingående av hyresavtal inom ramen för skol- och fritidsförvaltningens verksamhet och fastställd budget. 3. Lämnande av tillstånd att använda SFF:s eller Helsingborgs stads skolors logotyp utanför vår egens verksamhet. 4. Tillfällig utökning av godkännande för fristående förskola att bedriva verksamhet för enskilt barn över fem år, med grund i det enskilda barnets behov. 3.5 Instruktion för ekonomichefen Utöver det ansvar som åligger ekonomichefen i dennes egenskap av avdelningschef, ansvarar ekonomichefen för följande: 1. Avskrivning/nedskrivning av fordran och antagande av ackord. 2. Ansökan om betalningsföreläggande vid Kronofogdemyndighet avseende obetalda fordringar. 3.6 Instruktion för chefen för elevhälsan Utöver det ansvar som åligger chefen för elevhälsan i dennes egenskap av avdelningschef, ansvarar chefen för elevhälsan för följande: 1. Förvaltningens krisledningsgrupp. 2. enligt hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) för den psykologiska delen av elevhälsan.

36 SID 36(43) 3.7 Instruktion för biträdande chefen för elevhälsan - elevhälsans medicinska del Utöver det ansvar som åligger bitr chefen för elevhälsan- elevhälsans medicinska del i dennes egenskap av bitr avdelningschef, ansvarar bitr chefen för elevhälsan för följande: 1. enligt hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) för den medicinska delen av elevhälsan. 3.8 Instruktion för verksamhetschefer er inom skol- och fritidsförvaltningen ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom verksamhetsområdet upp till 10 prisbasbelopp. 2. Anställningar och övriga löpande personalfrågor för rektorer, förskolechefer och deras ställföreträdare inom verksamhetsområdet. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 3. Att utse ställföreträdare för rektor/förskolechef för period om fler än sju arbetsdagar. 4. ers, förskolechefers och deras ställföreträdare deltagande i kurser och konferenser mm inom Sverige och Danmark, inom för verksamhetsområdet fastställd budget. 5. Att verksamhetsområdets verksamheter följer stadens policys, riktlinjer och regler. 6. Fastställande av tider för olika institutioners öppethållande enligt riktlinjer. 7. Inom verksamhetsområdet bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete, enligt särskild bilaga. 8. Inom verksamhetsområdet se till så att samtliga enheter bedriver ett egenkontrollarbete enligt förordningen (1998:901) om verksamhetsutövarens egenkontroll och Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 852/2004 om livsmedelshygien.

37 SID 37(43) 3.9 Instruktion för rektorer och förskolechefer er och förskolechefer inom skol- och fritidsförvaltningen ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom skolområdet upp till 5 prisbasbelopp. 2. Anställningar och övriga löpande personalfrågor personal inom skolområdet. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 3. Att utse ställföreträdare för rektor/förskolechef för period upp till sju arbetsdagar. 4. Skolområdets personals deltagande i kurser och konferenser mm inom Sverige och Danmark, inom för skolområdet fastställd budet. 5. Att skolområdets verksamhet följer stadens policys, riktlinjer och regler. 6. Åtgärder för att förebygga och förhindra diskriminering och annan kränkande behandling av barn och elever i enlighet med diskrimineringslagen (2008:567) och kap skollagen (2010:800). 7. Inom skolområdet bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete, enligt särskild bilaga. 8. Inom skolområdet bedriva ett egenkontrollarbete och dokumentera detta i enlighet med förordningen (1998:901) om verksamhetsutövarens egenkontroll och Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 852/2004 om livsmedelshygien Instruktion för biträdande rektor/biträdande förskolechef, köksområdeschef och administrativ chef på förskola/skola 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom budgetansvar upp till 2,5 prisbasbelopp. 2. Löpande personalfrågor för personal inom ansvarsområdet Instruktion för förvaltningskontorets avdelningars teamchefer Teamchefer inom skol- och fritidsförvaltningens avdelningar ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom budgetansvar upp till 2,5 prisbasbelopp. 2. Löpande personalfrågor för personal inom teamet.

38 SID 38(43) 3.12 Instruktion för projektansvariga Projektansvariga inom skol- och fritidsförvaltningens avdelningar ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom projektets budget upp till 2,5 prisbasbelopp Instruktion för stadsjurist Stadsjurist ansvarar för följande: 1. Mottagande av delgivning på nämndens vägnar Instruktion för nämndsekreterare Nämndsekreterare ansvarar för följande: Öppning av anbud vid upphandling enligt 7 9 kap lagen (2007:1091) om offentlig upphandling Instruktion för antagningschef Antagningssansvarig ansvarar för följande: 1. Information om icke skolpliktiga ungdomar enligt 18 1 kap skollagen (1985:1100) samt 9 29 kap skollagen (2010:800).

39 SID 39(43) 4 Särskilt dokument, 19 Skol- och fritidsförvaltningen, Barn- och utbildningsnämnden, 18 september Ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter Ansvar Huvudregeln är att högsta ledningen, Kommunfullmäktige, har arbetsmiljöansvaret. Kommunfullmäktige ska försäkra sig om att verksamheters arbetsmiljöförhållanden fungerar tillfredställande samt är skyldiga att ingripa om något inte fungerar. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter är en metod för att sprida arbetsmiljöuppgifter i organisationen. Varje person som fått arbetsmiljöuppgifter fördelade till sig har ansvar för att dessa genomförs. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Fördelningen bygger på att chefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens inom det systematiska arbetsmiljöarbetet. Alla måste veta vem som ska göra vad på arbetsplatsen, när det gäller de arbetsuppgifter som finns i hälso- och arbetsmiljöarbetet. Det är en grundförutsättning för framgång när det gäller att skapa en bra hälsa och en sund och säker arbetsmiljö. Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter görs skriftligen uppifrån och ner i stadens organisation, det vill säga från överordnad till underordnad chef. Den närmaste chefen kan även fördela konkreta uppgifter till medarbetare. En skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter kan göras till medarbetare som har speciellt komplex arbetsmiljö; exempelvis kemilärare, idrottslärare och slöjdlärare.

40 SID 40(43) Chefer som får arbetsmiljöuppgifter ska ha: befogenheter att fatta beslut och vidta åtgärder en egen rimlig arbetssituation kunskap och kompetens kring: arbetsmiljölagstiftning, exempelvis systematiskt arbetsmiljöarbete 2001:01 de fysiska, psykiska och sociala förhållanden som finns på arbetsplatsen som kan innebära ohälsa eller olycksfall hur man åtgärdar brister i arbetsmiljön och främjar hälsa samt förebygger ohälsa och olycksfall resurser i form av medarbetare, utrustning/hjälpmedel, lokaler, stöd från personer internt och externt vid behov Chefer och medarbetare med arbetsmiljöuppgifter behöver få feedback i dialog med sin chef kring fördelningen av arbetsmiljöuppgifter. Denna uppföljning kan göras enligt rutin för medarbetarsamtal. Är du osäker på dina kunskaper inom arbetsmiljö kan du göra en självskattning inom arbetsmiljö- och rehabiliteringsområdet. 4.2 Arbetsmiljöuppgifter: Vem har ansvar för vilka uppgifter? Fördelning från nämnd till förvaltningschef innebär att förvaltningschefen ska: A. organisera arbetsmiljöarbetet på förvaltningen vad avser planering, ledning och uppföljning B. i lednings- och samverkansgrupp följa upp arbetsmiljöarbetet på förvaltningen minst en gång per år. Uppföljningen ska avse sammanställning av arbetsskador, sjukfrånvaro, rehabilitering och företagshälsovårdens rapportering C. se till att fördelningen kontinuerligt följs upp och vid behov revideras, att uppgifter är fördelade på tillräckligt många chefer och att de fördelas på personer eller funktioner inte på en grupp D. se till att åtgärda brister i arbetsmiljön där fördelningen inte har skett till annan chef E. skriftligt returnera/återlämna arbetsmiljöuppgifter till nämnd/styrelse när kunskaper, resurser eller befogenheter inte räcker till

41 SID 41(43) Fördelning från överordnad chef till underordnad chef innebär att underordnad chef ska: A. arbeta i enlighet med stadens riktlinjer och förvaltningens rutiner för att skapa en god arbetsmiljö B. informera medarbetare om gällande lagar, förordningar, instruktioner och skyddsutrustningar som gäller på arbetsplatsen C. vidta och dokumentera åtgärder vid arbetsskador och tillbud i LISA D. anmäla allvarliga olyckor och tillbud skyndsamt till Arbetsmiljöverket E. genomföra riskbedömningar av verksamheten kontinuerligt, när ändringar i verksamheten planeras och vid plötsliga situationer F. genomföra åtgärder och upprätta handlingsplaner i samband med riskbedömning G. samverka med berörda medarbetare om arbetsmiljöfrågor H. vidta och dokumentera rehabiliteringsaktiviteter i Adato I. vidta och dokumentera arbetsmiljörond J. fördela arbetsmiljöuppgifter till medarbetare med speciellt komplex arbetsmiljö K. följa upp statistik över arbetsskador, sjukfrånvaro, rehabilitering och företagshälsovårdens rapportering i samverkan L. skriftligt returnera/återlämna uppgifter till närmsta chef när kunskaper och kompetens, resurser eller befogenheter inte räcker till Chefer som fördelas arbetsmiljöuppgifter får behörigheter till följande system: Adato systemstöd för dokumentation av förebyggande insatser och rehabilitering samt LISA systemstöd för uppföljning av arbetsskador och tillbud.

42 SID 42(43) Undertecknande av fördelning av arbetsmiljöuppgifter Fördelning görs av: Namn Förvaltning/Arbetsplats Befattning Underskrift/Datum Fördelning görs till: Namn Personnummer Ansvarig för verksamhet/arbetsplats Telefon Befattning Användar_ID Fr o m T o m/tillsvidare Förtydligande om avsteg från uppgifterna Underskrift/Datum Namn på ersättare (vid sjukdom, semester, ledighet är närmaste chef eller tillförordnad chef) Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter skrivs ut, undertecknas, kopieras och originalet läggs därefter i personalakten. Kopia skickas till HR-funktionen hos respektive förvaltning för uppdatering av förteckning som årligen följs upp i respektive nämnd/styrelse. Sekretess Uppgifter i HR- systemen kan omfattas av sekretess. Man får inte röja eller olovligen utnyttja en sekretessbelagd uppgift.

43 SID 43(43) Returnering/återlämning av arbetsmiljöuppgift som inte kan åtgärdas/hanteras Innan returnering/återlämning görs bör dialog med närmaste chef föras. Uppgift som returneras/återlämnas Returnerande chef Underskrift/Datum Mottagande chef av returnering Underskrift/Datum