Slutrapport Mobilt NPÖ

Transkript

1 1.00 Utgåva (1)15 Dokumenttyp: Projektdokument Dokumentbeskrivning: Projekt: Projektnummer (enligt esamordnare) Slutrapport e-hälsaprojekt Mobilt NPÖ i Åmåls kommun Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Annika Brodén 15 jan 2015 Styrgrupp ehälsa i Åmåls kommun 15/1-15 Slutrapport Mobilt NPÖ

2 1.00 Utkast/Utgåva (2)15 Sammanfattning av resultat Mobil Patientöversikt (MPÖ) är en app som gör det möjligt för vårdpersonal att på en mobiltelefon eller surfplatta se journalanteckningar för patienter som har gett sitt samtycke till detta. Förutsättningen är att det finns en vårdrelation. MPÖ hämtar sin patientinformation via Nationell Patientöversikt (NPÖ). I projektet Mobilt NPÖ har Åmåls kommun haft två delprojekt. Båda delprojekten handlar om att personal inom vård- och omsorg ska kunna arbeta mobilt. I delprojekt 1 har kommunen nått målsättningen att kunna logga in i vårt verksamhetssystem Procapita utanför den fasta arbetsplatsen. Två sjuksköterskor har sedan hösten 2014 nu som rutin att dokumentera direkt i Procapita. De behöver inte som tidigare först anteckna för hand och sedan skriva in i Procapita efter att ha kommit in på kontoret. För sjuksköterskorna som har börjat arbeta mobilt upplevs förändringen enbart som positivt och kommenterar det så här: Vi har sett stor nytta att kunna ta med datorerna hem till patienter och ibland dokumentera i hemmet eller emellan två besök. Dokumentationsarbetet är därför mindre på eftermiddagen när man kommer in till lokalen då detta har kunnat utföras på plats hos patienten. Är bra att ha tillgång till Procapita för att snabbt få upp information angående patienter man kanske får åka akut till. Även kontaktuppgifter till anhöriga är bra att ha tillgång till när man är ute och kör. I delprojekt 2 har kommunen nått målet att prova appen MPÖ. Åmåls kommun har sedan tidigare NPÖ och slutsatsen är att designen på MPÖ gör att informationen framstår tydligare i MPÖ än den information som NPÖ ger på en dator. Appen MPÖ är lätt att hantera för användaren. Framgångsfaktorer för projektet är en väl sammansatt styrgrupp och god kommunikation med IT-avdelningen.

3 1.00 Utkast/Utgåva (3)15 Innehållsförteckning SAMMANFATTNING AV RESULTAT UTFALL Måluppfyllelse Aktiviteter Ekonomisk redovisning SPRIDNING AV RESULTAT OCH INFORMATIONSAKTIVITETER Lokal information, delaktighet och förankring Regional information, delaktighet och förankring Leverans AVSLUT Erfarenheter från projektet Överlämning/Förvaltning Förslag till fortsatt arbete/utveckling av resultat... 12

4 1.00 Utkast/Utgåva (4)15 1 Utfall 1.1 Måluppfyllelse Hur väl uppfyller arbetet och de aktiviteter som genomförts uppsatt mål i direktivet? Delprojekt 1 Mål: Att ha provat och infört rutiner för att kunna logga in i Procapita utanför den fasta arbetsplatsen. Vårt verksamhetssystem Procapita testades trådlöst den 22 oktober Procapita fungerar bra på dator, trådlöst uppkopplat via mobiltelefon. Sedan detta datum har två sjuksköterskor i hemsjukvården haft som rutin att dokumentera direkt i Procapita ute på fält, istället för att som tidigare föra anteckningar för hand och sedan skriva in i Procapita efter att ha kommit in på kontoret. Sjuksköterskorna har också kunnat ta del av övrig journaltext för att skaffa sig information ute hos patienten. Detta innebär ökad patientsäkerhet. Delprojekt 2 - Att ha provat appen MPÖ. Den 12 januari 2015 lyckades MAS i Åmåls kommun koppla upp sig mot MPÖ. Hon kunde då se samma saker som vårdpersonalen kan se i NPÖ. I rapporten säger hon att designen gör att informationen framstår tydligare i en smartphone via MPÖ än den infrormation som NPÖ ger på en dator. 1.2 Aktiviteter Hela projektet: Ansökan av projektmedel. Regelbunda möten med den interna styrgruppen. Förstärkt styrgruppen med en systemförvaltare/support. Skapat en tydlig rollfördelning för ansvarsområde support NPÖ/MPÖ, utvecklingsfrågor, kontakt med leverantör efter projektet när projektledare inte längre finns med, handledare för användare och ansvarig för loggning. Omvärldsbevakning. Kommunikation med Inera och Tieto. Regelbunden uppföljning av NPÖ, hur mycket det används och hinder för att använda NPÖ. Kontakt med projektansvarig för NPÖ inom Västkom.

5 1.00 Utkast/Utgåva (5)15 Delprojekt 1 - logga in i Procapita utanför den fasta arbetsplatsen. Genomförda aktiviteter: 1. Systemförvaltare och IT-personal provar att koppla upp sig trådlöst. 2. Utse två referenssjuksköterskor för pilotprojektet. 3. Förse dessa två sjuksköterskor med smartphones och bärbara datorer. 4. Utbildning på plats i samband med att vi testar utrustningen. Utbildningen innebar att IT-personal visar praktisk användning för att kunna koppla upp sig och att projektledare gav information om vilken feed-back som behövdes för projektet. 5. Uppföljning 6. Uppföljning av nyttan 7. Intern och extern information. Delprojekt 2 - Att ha provat appen MPÖ: Genomförda aktiviteter: Anslutningsavtal samt rutiner och riktlinjer kring sammanhållen journalföring gjordes i samband med start av NPÖ och behövdes inte göras igen. Beställning av MPÖ hos Tieto. Licensavtal och betalning, engångskostnad plus månadskostnad. Registrering av varje användare i MPÖ:s bakomliggande identifieringstjänst. Inköp av smartphones Inköp av Tactivo mini for Android (kortläsare). Installation av två appar (MPÖ och Tactivo Manager). Test Uppföljning Uppföljning av nyttan Intern och extern information.

6 1.00 Utkast/Utgåva (6) Ekonomisk redovisning Har budget kunnat hållas? Den enskilda budgeten för MPÖ har överskridits. Om inte varför? Kommunen har varit generös med att ta med mycket personal till Trollhättan på Samverkande sjukvård i samband med att Åmål var med och informerade om projekten NPÖ och MPÖ. En annan orsak är att vi i inte kände till hur stor licenskostnaden för MPÖ var när budgeten gjordes. Mer personal har försetts med den nya tekniken än vad vi från början hade beräknat.

7 1.00 Utkast/Utgåva (7)15 2 Spridning av resultat och informationsaktiviteter 2.1 Lokal information, delaktighet och förankring Information har gets i föreläsningsform. Mindre arbetsgrupper. Deltagande på möte, intresseföreningar. Informationspunkt på politiska sammanträden. Fokus/diskussionsgrupp tjänstemän, anhöriga och politiker. Hur har enskilda utförare givits möjlighet till delaktighet Arbetsgruppen och personal Projektet har organiserats av förvaltningens verksamhetsutvecklare som har haft rollen som projektledare. En styrgrupp bestående av projektledare, förvaltningschef, MAS, enhetschef för kommunens hemsjukvård, systemansvarig sjuksköterska och en systemförvaltare, har haft regelbundna möten en gång per månad. Styrgruppens sammansättning av roller har varit viktig för att kunna förankra beslut, kunna driva projektet framåt och följa upp. Systemansvarig sjuksköterska, MAS och enhetschef har varit en naturlig länk till kommunens sjuksköterskor och rehabpersonal. Den personal som har visat intresse för utveckling av mobilitet har utsetts till pilotprojektet och har fått testa den nya tekniken. Information till övrig personal har skett på ordinarie personalmöten. Alla sjuksköterskor och all rehabpersonal har sedan tidigare tillgång till NPÖ. Åtta sjuksköterskor, tre chefer, MAS och förvaltningschef deltog i konfersen Samverkande sjukvårds inspirationsdag i Trollhättan den 16 maj där verksamhetsutvecklare och systemansvarig sjuksköterska höll föreläsning och berättade om arbetet med NPÖ och MPÖ. I november fick 10 sjuksköterskor ytterligare 30 minuters utbildning i att gå in i nationell patientöversikt. Den mobila versionen införs för närvarande stegvis med en handfull personal åt gången. MAS visar hur hon loggar in och hur informationen syns i smågrupper. Systemförvaltaren installerar några telefoner i taget tillsammans med IT-tekniker och berörd personal får tillgång till MPÖ. Information om MPÖ har delats med andra tjänstemän på ledningsgruppsmöten för vård- och omsorgsförvaltningen och på ledningsgruppsmöten för kommunstyrelsenförvaltningen.

8 1.00 Utkast/Utgåva (8)15 Bild 1 Medicinskt ansvarig sjuksköterska i Åmål visar hur MPÖ fungerar i en liten arbetsgrupp. På bilden från vänster Marika Jansson, Anna-Karin Lindblom, Yvonne Arén. Foto: Annika Brodén Politiker och kommuninvånare Politiker informeras på ordinarie möten för vård- och omsorgsnämnden. Även politiker deltog i konferensen Samverkande sjukvårds inspirationsdag i Trollhättan den 16 maj. Kommunens kommunikatör kommer att skriva om MPÖ i kommunens tidning Åmålsmagasinet och på hemsidan.

9 1.00 Utkast/Utgåva (9) Regional information, delaktighet och förankring 2.3 Leverans Fortlöpande inlämnande av statusrapporter till projektledare för ehemtjänst. Deltagande i styrgruppsmöte. Hur har enskilda utförare givits möjlighet till delaktighet Styrgruppens möten har i tid legat straxt före det att varje statusrapport ska ha lämnats in. Styrgruppsmötet har därför legat till grund för varje statusrapport. Två sjuksköterskor som visat särskilt intresse har fått prova tekniken och rapporterat nytta och fungerat som referens. Ytterligare tre sjuksköterskor har bjudits in till styrgruppen för ökad delaktighet. Hur ska övriga kommuner inom Västra Götaland få största möjliga nytta av ert arbete, vad levererar ni i form av t.ex: Checklistor/vägledning Förslag på avtal/kravspecifikation/upphandlingsunderlag Projektredovisning o Lämplig tids- och aktivitetslista Rutiner Utbildningsunderlag, utbildningsförslag Nödvändiga förutsättningar och beslut Ange typ av dokumentation och stöd, underlag ska bifogas. NPÖ är grunden för MPÖ. Det innebär att det är lämpligt att följa Västkoms vägledning för införande av NPÖ både vid införande av NPÖ och MPÖ. Om en kommun tidigare har haft NPÖ behöver arbetet som gjordes inför införandet av NPÖ inte göras om vid införande av MPÖ. Se stycke 1.2 Aktiviteter. Länkar: Vägledning vid införande av NPÖ för kommuner i Västra Götaland /V%C3%A4gledning+vid+inf%C3%B6rande+av+NP%C3%96.pdf Tietos information om MPÖ -

10 1.00 Utkast/Utgåva (10)15 Bilagor: Bilaga 1 MPÖ (Information från Tieto)

11 1.00 Utkast/Utgåva (11)15 3 Avslut 3.1 Erfarenheter från projektet Synpunkter och observationer Reflexioner från våra sjuksköterskor som numera har som rutin att koppla upp sin bärbara dator via mobiltelefonen och arbetar mobilt med att dokumentera i Procapita: Vi har sett stor nytta att kunna ta med datorerna hem till patienter och ibland dokumentera i hemmet eller emellan två besök. Dokumentationsarbetet är därför mindre på eftermiddagen när man kommer in till lokalen då detta har kunnat utföras på plats hos patienten. Är bra att ha tillgång till Procapita för att snabbt få upp information angående patienter man kanske får åka akut till. Även kontaktuppgifter till anhöriga är bra att ha tillgång till när man är ute och kör. Exempel om nyttan angående NPÖ: Sjuksköterskan blev uppringd av sjukvårdsupplysningen. Hon blev ombedd att åka och sätta en urinkateter på en för kommunens hemsjukvård okänd patient. Sjuksköterskan gick in i NPÖ för att kontrollera uppdraget och skaffa sig mer information. Genom att läsa journalanteckningarna från Närhälsan såg hon att patienten varit på vårdcentralen tidigare under dagen och att man hade försökt sätta urinkateter men misslyckats. Denna information gjorde att sjuksköterskan kunde ta ställning till hur hon skulle hantera uppdraget. Vad har fungerat bra alternativt mindre bra? Av okänd anledning kan har vi inte åtkomst till information ifrån NUsjukvården. Däremot går det att se anteckningar från Närhälsan och sjukvårdsrådgivning och även anteckningar från Akutmedicinska, NÄL samt specialistmottagningen i Säffle Landstinget i Värmland. Vad kunde ha gjorts bättre eller på annat sätt? Samarbetet mellan Västkom och NU-sjukvården har inte fungerat tillfredsställande då vi inte kan ta del av all text trots att de är producenter. Vilka framgångsfaktorer såg ni? Framgångsfaktorer för projektet är en väl sammansatt styrgrupp och god kommunikation med IT-avdelningen. Av vikt är även regelbunden uppföljning för att fånga upp problem och räta upp processen efter hand.

12 1.00 Utkast/Utgåva (12) Överlämning/Förvaltning Förslag/Vägledning på hur resultat ska kunna tas emot av/stödja införande i ordinarie verksamhet Nästa steg är att mer personal ska kunna arbeta mobilt i vårt verksamhetssystem samt med appen MPÖ. Till att börja med har Åmåls kommun köpt in MPÖ-appen, mobiltelefoner och SITHS-kortsläsare. Implementeringen görs succesivt. Vi börjar med de personer som har störst nytta av tekniken och är positiv. På så vis kan de sedan vara ett stöd för de som kommer efter. Vi ser möjlighet för fler personalgrupper att arbeta mobilt. Biståndshandläggare och familjehemsenheten är exempel på sådana. 3.3 Förslag till fortsatt arbete/utveckling av resultat Återstår något? Att NU-sjukvården gör det möjligt för konsumenter av NPÖ och MPÖ att ta del av deras information. Ser ni delar som kan behöva arbetas vidare med/utvecklas i nytt projekt eller verksamhet? Sjuksköterskorna vill även kunna koppla upp sig mobilt mot Pascal. Vi kommer att se över den möjligheten.

13 1.00 Utkast/Utgåva (13)15 Bilaga 1-1 MPÖ (Information från Tieto) Mobil Patientöversikt (MPÖ) är en applikation som hanterar Sammanhållen journalföring. MPÖ hämtar sin patientinformation via Nationell Patientöversikt, som i sin tur hämtar patientinformationen från de källsystem som är anslutna mot Nationell Patientöversikt. Den information som visas i MPÖ är åtkomstkontrollerad, vilket innebär att du endast kan ta del av information som du är behörig till. Åtkomstkontrollen tar hänsyn till behörigheten i det uppdrag du valt samt eventuella spärrar som finns för aktuell patient. MPÖ är certifierad av Inera och därmed en godkänd applikation för Sammanhållen journalföring.

14 1.00 Utkast/Utgåva (14)15 2 Administration 2.1 Mobil enhet MPÖ fungerar på mobila enheter (telefon och surfplatta) som: Kör Android (från version 4.0 och senare). Har micro USB-port. Har USB-stödet On-The-Go (OTG) Installation MPÖ levereras som en app (apk-fil) som installeras av användarens lokala support. Apk-filen tillhandahålls av Tieto. För att apk-filen ska kunna installeras måste Okända källor tillåtas på respektive mobil enhet detta beror på att appen inte laddas ned från Google Play. Det räcker att Okända källor är tillåtet under själva installationen det behöver inte vara tillåtet för att kunna använda MPÖ. För att MPÖ ska kunna använda kortläsaren (för att läsa av SITHS-kortet) måste appen Tactivo Manager vara installerad. Apk-filen för Tactivo Manager installeras av den lokala supporten och tillhandahålls av Tieto Kortläsare MPÖ används med kortläsaren Tactivo mini for Android från Precise Biometrics. Kortläsaren kan inhandlas via Tieto eller direkt från Precise Biometrics. 2.2 Användare De användare som ska använda MPÖ måste ha ett eget SITHS-kort. Kopplat till SITHS-kortet måste respektive användare ha ett så kallat medarbetaruppdrag i Ineras HSA-katalog med syftet Vård och behandling. Det är sedan respektive medarbetaruppdrag som avgör vilken information som är möjlig för visning. Varje MPÖ-användare måste vara registrerad i MPÖ:s bakomliggande identifieringstjänst, vilket görs genom att fylla i ett Excelark som Tieto tillhandahåller. 2.3 Logguppföljning MPÖ loggar enligt de krav som ställs i Patientdatalagen. De loggar som MPÖ genererar lagras i Ineras Nationella loggtjänst (samma som NPÖ använder). Det åligger användarnas verksamhet att göra uppföljning av dessa loggar enligt föreskrifterna i Patientdatalagen.

15 1.00 Utkast/Utgåva (15) Checklista Nedan finns en checklista för den administration som behövs för att komma igång med och köra MPÖ. Aktivitet JA/NEJ Mobila enheter Android 4.0 eller senare Har micro USB-port Har USB-stödet On-The-Go (OTG) Appen MPÖ installerad Appen Tactivo Manager installerad Kompatibel kortläsare finns Enheten har tillgång till Internet. Användare Har SITHS-kort Har medarbetaruppdrag i Ineras HSA-katalogen med syfte Vård och behandling Finns registrerade i Tietos identifieringstjänst (Excelark) Har tillräcklig kunskap om sammanhållen journalföring och Patientdatalagen Tieto Sweden Healthcare & Welfare AB Hjalmar Jacobson IT Architect