Total Economic Impact av Microsoft Windows 10

Transkript

1 En Forrester Total Economic Impact -studie På uppdrag av Microsoft Projektledare: Sean Owens Juni 2016 Total Economic Impact av Microsoft Windows 10 Kostnadsbesparingar och verksamhetsfördelar med Windows 10

2 Innehåll Sammanfattning för ledningsgrupper... 3 Anmärkningar... 4 TEI Ramverk och metodik... 5 Analys... 6 Ekonomisk sammanfattning Microsoft Windows 10: Översikt Bilaga A: Beskrivning av den sammansatta organisationen Bilaga B: Översikt över Total Economic Impact Bilaga C: Forrester och Kundåldern Bilaga D: Ordlista Bilaga E: Slutnoter OM FORRESTER CONSULTING Forrester Consulting tillhandahåller oberoende och objektiva undersökningsbaserade konsulttjänster till stöd för framgångsrikt ledarskap inom organisationer. Forresters konsulttjänster sträcker sig från korta strategimöten till skräddarsydda projekt och sätter dig i direktkontakt med undersökningsanalytiker som kan tillämpa sin expertkompetens på de unika utmaningarna i din verksamhet. Mer information finns på forrester.com/consulting Forrester Research, Inc. Med ensamrätt. Obehörig reproduktion är strängt förbjuden. Informationen är baserad på bästa tillgängliga resurser. Uttryckta uppfattningar speglar vår bedömning vid den aktuella tidpunkten och kan komma att ändras. Forrester, Technographics, Forrester Wave, RoleView, TechRadar och Total Economic Impact är varumärken som tillhör Forrester Research, Inc. Alla övriga varumärken tillhör respektive företag. För mer information se

3 3 Sammanfattning för ledningsgrupper Microsoft har gett Forrester Consulting i uppdrag att genomföra en Total Economic Impact (TEI)-studie för att undersöka vilka fördelar som företag kan realisera genom att införa Windows 10. Syftet med studien, den första av två, är att ta fram ett ramverk för utvärdering av den ekonomiska effekten av Windows 10. Nya funktioner och hjälpmedel kan förbättra säkerheten, förenkla administrativa uppgifter och förbättra de anställdas rörlighet vilket hjälper företag att vinna, betjäna och behålla kunder. För att få en bättre uppfattning om fördelar, kostnader och risker förenade med att införa Windows 10, har Forrester intervjuat fyra kunder med flera års erfarenhet av Windows, som tidigt började använda Windows 10 och som genomfört utrullningar till nyckelgrupper. Till och med våra [racer]- förare har [plattor] med Windows 10. De går igenom sina data i bilen när de rullar in i depå under träning. Det har stor betydelse för hur snabbt vi kan samla in och analysera data och fatta beslut. Dessa företag drog fördel av de nya verktygen i Windows 10 för att ~ IT-chef, amerikanskt proffsteam inom bilsport distribuera det uppdaterade operativsystemet snabbare och enklare än tidigare, så att de anställda snabbt fick tillgång till den senaste teknikern för att kunna utföra sitt arbete effektivare. Förbättringar (jämfört med tidigare versioner av Windows) som snabbare systemstarttid, smidigare åtkomst till företagsprogram, ökad säkerhet och bättre mobilitetsverktyg bidrar till att IT-avdelning och användare kan öka sin produktivitet och utföra arbetet snabbare och effektivare. IT-chefen för ett amerikanskt proffsteam inom bilsport säger: Till och med våra [racer]-förare har [plattor] med Windows 10. De går igenom sina data i bilen när de rullar in i depå under träning. Det har stor betydelse för hur snabbt vi kan samla in och analysera data och fatta beslut. WINDOWS 10 FRÄMJAR PRODUKTIVITET OCH ÖKAR FÖRETAGENS PRESTATION Intervjuerna med de fyra befintliga kunderna som började använda Windows 10 tidigt och den efterföljande ekonomiska analysen visade att en sammansatt organisation baserad på dessa intervjuade företag fick den riskjusterade ROI och de fördelar och kostnader som visas i figur 1. 1 I Bilaga A finns en beskrivning av den sammansatta organisationen. Den sammansatta organisationen sammanfattade resultaten i en riskjusterad analys över tre år. Nuvärdet (NV) av fördelarna uppskattas till jämfört med nuvärdet av kostnaderna på , vilket ger ett nettonuvärde på (NNV) , eller ett NNV på över 400 per användare. Med Windows 10 ökar IT-avdelningens och de anställdas produktivitet, och kostnaderna för licenser från annan leverantör minskar eller uteblir. Tiden för att åtgärda säkerhetsproblem minskar med en tredjedel. och kundansvariga får i stället 20 minuter extra per dag för möten med fler kunder. Utrullningen går dessutom betydligt snabbare än vid tidigare implementeringar. FIGUR 1 Ekonomisk sammanfattning som visar riskjusterade resultat efter tre år ROI: 188 % NNV över tre år per användare: 474 Återbetalningstid: 13 månader Utrullning: 4 år till 2

4 4 Fördelar. Den sammansatta organisationen hade följande riskjusterade fördelar som motsvarar de som erhölls av de intervjuade företagen: Kostnadsbesparingar för IT-hantering. För Windows 10 krävs kortare IT-administrationstid för att installera, hantera och ge support, med lättanvända funktioner och fler självbetjäningsfunktioner. IT-administratörer uppskattar 15 procents förbättring värdefull tid som kan användas för andra IT-områden vilket motsvarar en besparing på till per år. Smidig programdistribution, vilket leder till produktivitetsförbättringar på till per år. Med Windows 10 och System Center Configuration Manager (SCCM) kan företaget förse de anställda med självbetjäningsverktyg med vilka de utifrån behov själva kan hitta och installera ett program. Minskade kostnader på till per år tack vare färre eller uteblivna programlicenser. Med nya och förbättrade Windows 10 har organisationen minskat behovet av program från andra leverantörer. Lägre kostnader för att åtgärda säkerhetsproblem och färre säkerhetsrisker, vilket motsvarar till per år. Med nya funktioner som Credential Guard och Device Guard samt befintliga funktioner som har förbättrats eller möjliggjorts tack vare nya program och ny hårdvara (till exempel BitLocker) har säkerhetsincidenterna som kräver IT-åtgärder minskat eller helt uteblivit. Förbättrade personalverktyg och resurser som effektiviserar kundkontakterna. Tack vare ökad mobilitet och de kortare väcknings- och starttiderna i Windows 10 kan servicepersonal träffa fler kunder. Datorn startar på mindre än 5 minuter, jämfört med 20 minuter för att starta datorn och logga in på de viktigaste systemen. Bättre användarproduktivitet, vilket motsvarar till 3,12 miljoner per år. Anställda, särskilt mobila medarbetare, uppskattar att de får 25 procent mer tid över för arbete, så att de får mer gjort snabbare, oavsett var de befinner sig. Snabbare och enklare utrullningar jämfört med tidigare uppgraderingar. Ett stort företag genomförde nyligen en fyrårig uppgradering till Windows 7 och förväntar sig att distribuera Windows 10 på halva tiden. Kostnader. Den sammansatta organisationen hade följande riskjusterade kostnader: Initiala planerings- och implementeringskostnader. Organisationens startkostnader på omfattar resurstid för planering, utbildning, programtestning, pilotkörning och andra implementeringsuppgifter, samt vissa inköpskostnader för nya enheter. Implementeringskostnader för senare utrullning. Efter den initiala planeringen och utrullningen kommer fler klientenheter att uppdateras (eller bytas ut) under påföljande år, vilket beräknas motsvara till per år. Övriga löpande kostnader på till per år. Windows 10 innehåller en del nya funktioner som, även om de innebär betydande tidsbesparingar för IT-hantering, också medför mer administrationstid. Anmärkningar Vi vill göra läsaren uppmärksam på följande: Studien genomfördes av Forrester Consulting på uppdrag av Microsoft. Den ska inte ses som en konkurrensanalys. Forrester förmodar inget beträffande potentiell ROI som andra organisationer kan få. Forrester rekommenderar starkt att läsare använder sina egna uppskattningar i den referensram som rapporten tillhandahåller för att därigenom bedöma lämpligheten av att investera i Windows 10. Microsoft har granskat materialet och kommit med synpunkter till Forrester, men Forrester har den redaktionella kontrollen över studien och dess resultat, och godtar inte några ändringar i studien som strider mot Forresters rön eller som gör innebörden av studien mindre tydlig. Microsoft har tillhandahållit kundnamnen för intervjuerna men inte deltagit i dem.

5 5 TEI Ramverk och metodik INLEDNING Forrester har utifrån den information som lämnats i intervjuerna skapat ett TEI-ramverk (Total Economic Impact) för organisationer som funderar på att införa Windows 10. Avsikten med ramverket är att identifiera kostnads-, fördels-, flexibilitets- och riskfaktorer som påverkar investeringsbeslutet och att hjälpa organisationer att se hur de kan tillvarata specifika fördelar, sänka kostnader och främja företagets övergripande mål att vinna, betjäna och behålla kunder. TILLVÄGAGÅNGSSÄTT OCH METODIK Forrester använde ett tillvägagångssätt med flera steg för att utvärdera den inverkan Windows 10 kan ha på en organisation (se figur 2). Forrester gjorde närmare bestämt följande: Intervjuade Microsofts marknadsförings- och försäljningspersonal och/eller konsulter tillsammans med Forresters analytiker för att inhämta uppgifter om Windows 10 och marknaden för Windows 10. Intervjuade fyra organisationer som för närvarande använder Windows 10 för att inhämta uppgifter om kostnader, fördelar och risker. Skapade en sammansatt organisation utifrån egenskaper som kännetecknar de intervjuade organisationerna (se Bilaga A). Konstruera en ekonomisk modell som är representativ för intervjuerna med hjälp av TEI-metodik. Den ekonomiska modellen fylls med uppgifter om kostnader och fördelar som har samlats in under intervjuerna och tillämpats på den sammansatta organisationen. Riskjusterade den ekonomiska modellen enligt angelägenheter och farhågor som de intervjuade organisationerna tog upp. Riskjustering är en viktig del av TEI-metodiken. De intervjuade organisationerna tillhandahöll uppskattningarna av kostnader och fördelar, men vissa kategorier omfattade en rad olika svar eller externa faktorer som kan ha påverkat resultatet. Av den anledningen har vissa totalbelopp för kostnader och fördelar riskjusterats, och dessa specificeras i varje relevant avsnitt. Forrester använde sig av fyra grundläggande TEI-element när man skapade en modell för Windows 10: fördelar, kostnader, flexibilitet och risker. Med tanke på den alltmer sofistikerade bild som företag har av ROI-analyser avseende IT-investeringar avser Forresters TEI-metodik att ge en total bild över den ekonomiska inverkan av inköpsbeslut. Bilaga B innehåller ytterligare information om TEI-metodiken. FIGUR 2 TEI:s tillvägagångssätt Genomföra företagsbesiktning Genomföra kundintervjuer Utforma sammansatt organisation Konstruera en ekonomisk modell med hjälp av ett TEI-ramverk Skriva fallstudie

6 6 Analys SAMMANSATT ORGANISATION I den här studien genomförde Forrester fyra intervjuer med representanter för följande företag, som började använda Windows 10 tidigt: ett nationell hälsomyndighet, en multinationell livsmedels- och dryckeskoncern, ett globalt ITkonsultföretag och ett amerikanskt proffsteam inom bilsport. Utifrån intervjuerna konstruerade Forrester ett TEI-ramverk och en åtföljande ROI-analys som illustrerar de områden som berörs ekonomiskt. Den sammansatta organisationen som Forrester syntetiskt skapade av dessa resultat representerar en organisation med följande egenskaper. (I Bilaga B finns mer information och förutsättningar för den sammansatta organisationen.) En USA-baserad organisation med global närvaro och ett stort antal mobila medarbetare. Har anställda och Windows-klientenheter (plattor, bärbara datorer och stationära datorer). Föregående operativsystem var Windows 7. Vissa enheter, främst plattor och bärbara datorer, hade Windows 8.1. Implementeringen inleddes sent 2015 och klienter hade distribuerats tidigt Utrullningen beräknas vara genomförd i slutet av SAMMANDRAG AV INTERVJUERNA Fyra organisationer som började använda Windows 10 tidigt har intervjuats för den här studien. Dessa organisationer, sammanfattade till en sammansatt organisation, identifierade följande möjligheter och fördelar. Situation Utifrån enskilda intervjusvar såg beslutsfattare i den sammansatta organisationen följande problem, drivkrafter och möjligheter som ledde fram till dess beslut att införa Windows 10: Distribuera klientenheter snabbare än tidigare. Mindre tid åt IT-administration. Mindre eller helt uteblivna onödiga kostnader. Möjligt för användarna att leverera större värde. Ökad säkerhet. Ökad produktivitet. Resultat Intervjuerna visade att: IT-kostnaderna minskade med Windows 10. Tiden för administration, säkerhetshantering och klientsupport minskade. En del Windows 10-funktioner innebär också att programlösningar från andra leverantörer inte längre behövs. Slutanvändarnas produktivitet ökade. De anställda kan få mer arbete utfört med Windows 10. Slutanvändarna kan själva hantera enkla IT-uppgifter (som att installera program och återställa lösenord) och de kan också dra fördel av att Windows 10 har touch-gränssnitt samt dra nytta av de senaste enheterna och formfaktorerna för att få mer gjort i mobila miljöer. Windows 10 var enklare och snabbare att distribuera jämfört med tidigare operativsystemuppgraderingar. Uppgifter i utrullningen kan utföras av fler slutanvändare genom självbetjäning, eller via obevakade automatiserade IT-processer. Även övervakade installationer går mycket snabbare, med färre klick.

7 7 FÖRDELAR Utifrån intervjuerna med gruppen tidiga användare, upplevde den sammansatta organisationen ett antal kvantifierade fördelar. IT-produktivitet och kostnadsbesparingar. Tidsbesparingar vid programleverans. Lägre kostnader för programlicenser från andra leverantörer. Färre säkerhetsproblem. Bättre klienthanteringsprocesser. Produktivitet hos mobila medarbetare. Kostnadsbesparingar och produktivitetsfördelar för IT-hantering Windows 10 hjälper IT-administratörer att minska tid och kostnad för hantering av stationära datorer. Windows 10 har ett välkänt användargränssnitt, så det krävs lite användarutbildning eller extra support. TABELL 1 Kostnadsbesparingar och produktivitetsfördelar för IT-hantering Ref. Mätobjekt Beräkning Initialt År 1 År 2 År 3 A1 Antal anställda % 100 % 100 % A2 Distribuerade Windows 10-enheter A3 * 1, A1 [initialt] * A1 A3 Anställda med Windows 10-enheter [år 1 år 3] A4 Antal IT-medarbetare A5 A6 Antal IT-medarbetare med ansvar för klientenheter Antal IT-medarbetare med ansvar för Windows 10-enheter A7 Timmar per vecka före (per anställd) 20 A8 Förbättring med Windows % A9 Tidsbesparing (timmar) per vecka med Windows 10 (per IT-medarbetare med klientansvar) A7 * A8 3 A10 Genomsnittlig timtaxa för IT A1 * A A11 At Tidsbesparing som används för arbetsuppgifter Kostnadsbesparingar A6 * A9 * A10 * A11 * % Riskjustering 10 % Atr Kostnadsbesparingar (riskjusterade)

8 8 Mina slutanvändare rapporterar färre supportsamtal allteftersom antalet Windows 7-datorer minskar och Windows 10 ökar. Med Windows 10 får vi inga samtal, säger IT-chefen för ett globalt IT-konsultföretag. Med funktioner som Fjärrhjälp får vi färre samtal, tillägger ITchefen för en nationell hälsomyndighet. Med funktioner som Fjärrhjälp får vi färre [support]samtal. ~ IT-chef hos en nationell hälsomyndighet Windows 10 minskar också tiden för IT-hantering, med nya och förbättrade funktioner som bättre säkerhet och ökad integrering med System Center Configuration Manager och Microsoft Intune, samt övriga lösningar för stationära datorer och mobil hantering. Dessa funktioner för hantering av mobila enheter är nu inbyggda i Windows 10 för datorer och plattor, inte bara telefoner, så organisationen kan hantera alla typer av Windows-enheter på samma sätt. Den sammansatta organisationen har ett team med 30 personer som ägnar ungefär halva tiden åt klienthantering (under det första året, då bara en tredjedel av enheterna migrerades till Windows 10 och bara nio från detta team påverkades). Organisationen uppskattar att man jämfört med tidigare Windows-versioner har minskat tiden för hantering av stationära datorer med 15 procent för enheter som har uppgraderats till Windows 10. (Under det andra och tredje året motsvarar det en besparing på mellan fyra och fem personer vilket innebär att några eller alla från teamet som hanterar stationära datorer kan ägna sig åt viktigare uppgifter på IT-avdelningen.) Så som framgår av tabell 1 uppskattar organisationen produktivitetsförbättringar på under år 1 och under år 2 och 3, vid en genomsnittlig timtaxa för alla teammedlemmar. En riskjusterad faktor har tillämpats för att återspegla möjligheten att tiden för IT-hantering eller fördelarna har överskattats. De riskjusterade summorna visas i tabell 1: under år 1 och under år 2 och 3. I avsnittet Risker finns mer information om hur Forrester arbetar med riskjustering. Förenklad programleverans och tidsbesparingar Windows 10 kan integreras med verktyg och tjänster som System Center Configuration Manager, Microsoft Intune, Windows App Store och nya Windows Store for Business. Med nya Windows Update for Business, som ser till att de senaste snabbkorrigeringarna och uppdateringarna tillämpas i företaget, kan slutanvändarna själva söka efter och installera många program när de behöver dem. Allt handlar om programmet, säger en ansvarig för användarteknik hos en global livsmedels- och dryckeskoncern. Med Windows 10 kan användarna få tillgång till rätt program från App Store eller andra kataloger, och med Active Directory och SCCM-integrering säkerställs det att de installerar rätt version av rätt program utifrån deras roll, team och avdelning. Med självbetjäningsverktygen uppskattar organisationen att den sparar mycket tid för medarbetarna. Slutanvändarna behöver inte vänta på IT-avdelningen, och det uppstår färre problem med att till exempel ladda ned fel version. Organisationen uppskattar att varje anställd laddar ned och installerar program från företagskatalogen i genomsnitt ungefär två gånger per år. Med Windows 10 uppskattas denna tid för slutanvändarna minska från 150 minuter till bara 15 minuter, beräknat utifrån tiden det tar att få hjälp från IT-avdelningen och gå igenom en mindre automatiserad installationsprocess. Det motsvarar produktivitetsbesparingar på under år 1 och under år 2 och 3, vilket visas i tabell 2. Eftersom dessa fördelar gäller för en bredare grupp slutanvändare med varierande kunskaper och behov, har en högre riskjusteringsfaktor tillämpats då programbehoven och fördelarna kan överskattas. De riskjusterade summorna visas i tabell 2: under år 1 och under år 2 och 3. I avsnittet Risker finns mer information om hur Forrester arbetar med riskjustering.

9 9 TABELL 2 Förenklad programleverans (för företagsprogram) och tidsbesparingar Ref. Mätobjekt Beräkning Initialt År 1 År 2 År 3 B1 Anställda med Windows B2 B3 Applikationsinstallationer per anställd och år Tid för applikationsinstallationer före Windows 10 (min) 2,0 1,0 1,0 150 B4 Tid för applikationsinstallationer med Windows 10 (min) 15 B5 Genomsnittlig timtaxa för informationsarbetare 50 B6 Tidsbesparing som används för arbetsuppgifter 50 % Bt Programleverans B1 * B2 * (B3 - B4) / 60 * B5 * B Riskjustering 20 % Btr Programleverans (riskjusterat) Minskade eller uteblivna kostnader för licenser från andra leverantörer Windows 10 omfattar nya och förbättrade funktioner som kan ersätta program som tidigare köpts från andra leverantörer. Vi använder numera Windows Defender, säger IT-chefen för en livsmedels- och dryckeskoncern. Både enhetskryptering och antivirusverktyg identifierades av flera intervjuade företag, utöver andra program. Den årliga licenskostnaden för dessa program uppskattas till cirka 30 per klientenhet, vilket kan undvikas om klienten uppgraderas till Windows 10. I tabell 3 illustreras dessa besparingar: under år 1 och under år 2 och 3. TABELL 3 Minskade eller uteblivna kostnader för licenser från andra leverantörer Ref. Mätobjekt Beräkning Initialt År 1 År 2 År 3 C1 Distribuerade enheter C2 Kostnadsbesparingar för licenser från andra leverantörer (årligen, per enhet) Ct Kostnadsbesparingar för licenser från andra leverantörer C1 * C Riskjustering 10 % Ctr Kostnadsbesparingar för licenser från andra leverantörer (riskjusterat)

10 10 En riskjusterande faktor har tillämpats eftersom besparingen på licenskostnader inte är betydande. De riskjusterade summorna visas också i tabell 3: under år 1 och under år 2 och 3. I avsnittet Risker finns mer information om hur Forrester arbetar med riskjustering. Färre säkerhetsproblem och lägre kostnader för åtgärder Windows 10 omfattar ett antal nya och förbättrade säkerhetsfunktioner, bland annat BitLocker, Windows Defender, Windows Hello, Credential Guard och möjligheten att genom virtualisering förbättra säkerhet och kryptering än mer. Organisationen har upplevt att Windows 10-utrullningen, tillsammans med bättre säkerhetspolicyer, har medfört färre säkerhetsproblem som kräver åtgärder (vanligtvis problem med skadlig programvara eller spionprogram, men emellanåt mer allvarliga problem som borttappade bärbara datorer eller USB-enheter). Säkerhetsförbättringarna i Windows 10 säkra autentiseringsuppgifter, UEFI-funktioner och annat gör att vi bättre kan skydda konfidentiella uppgifter, säger IT-chefen för en livsmedels- och dryckeskoncern. IT-chefen för amerikanskt racingteam tillägger: En del helt nyckelfärdiga funktioner som Credential Guard och den virtualiseringsbaserade säkerheten, gör Windows 10 till den förmodligen säkraste färdiga Windows-plattformen. TABELL 4 Färre säkerhetsproblem och lägre kostnader för åtgärder Ref. Mätobjekt Beräkning Initialt År 1 År 2 År 3 D1 Totalt antal Windows-klienter D2 Antal Windows 10-klienter D3 D4 D5 D6 Antal säkerhetsproblem som berör Windows-klientenheter per månad, före Windows 10 Tid det tar att åtgärda varje problem, i timmar Totalt antal timmar för hantering av säkerhetsproblem, per månad Minskad tid för problem och åtgärder med Windows D3 * D % 33 % 33 % D7 Genomsnittlig timtaxa för IT Dt Säkerhetsförbättringar D5 * D6 * D7 * Riskjustering 20 % Dtr Säkerhetsförbättringar (riskjusterat) IT-chefen för racingteamet fortsatte med att beskriva hur god säkerhet är en eftersträvansvärd fördel för organisationen (inte bara en betungande process): När jag började här tog det ett halvår upp till ett år innan jag kunde gå in i verkstaden utan att personalen täckte över komponenter och reservdelar. De kände inte mig och de ville vara säkra på att jag hade där att göra. De här killarna jobbar hårt för att teamet ska lyckas. De vill inte att information ska försvinna ut genom dörren.

11 11 Organisationen uppskattar att den upplevt i genomsnitt 320 säkerhetsproblem per månad med klientenheter. (Under år 1 är antalet lägre eftersom det bara utgår från den andel av problemen som skulle ha påverkat enbart Windows 10-enheter.) Med Windows 10 uppskattar organisationen en 33 procents minskning av problem och åtgärdstid. Det motsvarar besparingar på under år 1 och under år 2 och 3, vilket visas i tabell 4. Liksom vid programleverans har en högre riskjusteringsfaktor tillämpats för att justera en stor variation i kunskaper hos slutanvändarna och möjligheten att fördelens inverkan överskattas (det vill säga anställa med mer utbildning kan lättare identifiera nätfiske och skadlig programvara, och undvika incidenter). De riskjusterade summorna visas också i tabell 4: under år 1 och under år 2 och 3. I avsnittet Risker finns mer information om hur Forrester arbetar med riskjustering. Bättre klienthanteringsprocesser Den sammansatta organisationen identifierade en specifik process som Windows 10 omedelbart påverkade. Anställda som arbetar direkt med kunder i callcenters eller på kontor för personliga möten var tvungna att vänta i 10 till 15 minuter eller mer medan deras datorer startade och de kunde logga in på de resurser de behövde. Kundtjänstpersonal ägnade 15 minuter eller mer på morgonen bara för att starta sina system och logga in så att de kunde göra sig klara att ta emot samtal eller kunder. Vi har kortat den tiden till mindre än 2 minuter [med Windows 10], säger IT-chefen för en nationell hälsomyndighet. Ny hårdvara och tjänster för enkel inloggning har också förbättrat klienthanteringen, men Windows 10 har varit avgörande för att enheterna ska starta snabbare och personalen kan börja ta emot samtal och kunder. Organisationen uppskattar en förbättring på 75 procent, eftersom dessa timanställda medarbetare inte behövt komma in tidigare och stanna kvar senare. I tabell 5 visas att den här förbättringen motsvarar en årlig fördel på Dessa resultat har riskjusterats då den positiva effekten av systemstarttiden kan överskattas. De riskjusterade summorna visas också: per år. I avsnittet Risker finns mer information om hur Forrester arbetar med riskjustering. TABELL 5 Bättre klienthanteringsprocesser Ref. Mätobjekt Beräkning Initialt År 1 År 2 År 3 E1 Anställda vid kundtjänst E2 Väntetid varje dag medan systemet startar och startar om (minuter) före 20 Windows 10 E3 Väntetid varje dag medan systemet startar och startar om (minuter) efter Windows E4 Genomsnittlig timtaxa för kundtjänst 40 E5 Et Tidsbesparing som används för arbetsuppgifter Verksamhetsfördelar E1 * (E2-E3) / 60 * E4 * 260 * E % Riskjustering 10 % Etr Verksamhetsfördelar (riskjusterade)

12 12 Produktivitet hos mobila medarbetare Förutom förbättringar av den specifika affärsprocessen som beskrevs i avsnittet ovan, upplevde organisationen också en generell förbättring av de anställdas produktivitet. I Windows 10 kombineras de senaste mobila funktionerna pekskärm, penna och andra användarfunktioner med de senaste säkerhetsverktygen, bland annat BitLocker, VPN och mobilhantering för stora företag. Det innebär att de mobila medarbetarna kan använda sina enheter på fler sätt och oftare, och samtidigt uppfylla säkerhetskraven när de vill ha tillgång till företagets resurser. TABELL 6 Produktivitet hos mobila medarbetare Ref. Mätobjekt Beräkning Initialt År 1 År 2 År 3 F1 Windows 10-användare F2 F3 F4 F5 F6 F7 Ft Procent Windows 10-användare som ofta är mobila (till exempel vägens riddare ) Mobila Windows 10-användare Procent av den mobila användarens tid som ägnas åt enhetsintensiva uppgifter som påverkas av Windows 10 Produktivitetsförbättring med Windows 10 Genomsnittlig timlön för informationsarbetare Procent av tiden som i stället kan användas för arbetsrelaterade uppgifter Produktivitet hos mobila medarbetare 10 % 10 % 10 % F1 * F2 (avrundat) F3 * F4 * F5 * F6 * % 15 % 15 % 25 % 25 % 25 % % 50 % 50 % Riskjustering 20 % Ftr Produktivitet hos mobila medarbetare (riskjusterat) Organisationen uppskattar att 10 procent av dess anställa är intensiva mobila användare. Dessa användare ägnar 15 procent av sin tid i situationer där de måste utföra en uppgift eller få åtkomst till en resurs men misslyckats. (Detta kunde handla om ett omedelbart behov att utföra en uppgift, som att delta i ett samtal, granska ett dokument eller utföra en annan uppgift som var tvunget att vänta tills de kommit till en bättre plats, exempelvis kontoret. Det kunde också handla om att de behövde ägna mer tid åt att lösa ett problem eller en försening, till exempel att skicka en offert för en produkt som inte längre fanns i lager.)

13 13 Det globala IT-konsultföretaget betonade en annan viktig fördel för de anställda: Deras konsulter arbetar med projekt ute hos kund, och när projektet är färdigt går de vidare till ett nytt projekt hos en ny kund. IT-chefen för det globala IT-konsultföretaget sammanfattar uppgifterna för sitt team: Teamet ägnar mycket tid och kraft åt att ta bort de data som skapades av en anställd under det första projektet. När konsulten går vidare till nästa projekt måste vi återskapa en ny miljö från början. Det innebär också att distribuera och konfigurera olika uppsättningar med program på datorn. Med Windows 10 kan organisationen dra nytta av virtualiseringen för dessa anställda så att de snabbare kan komma i gång med och avsluta projekten. Innan var de tvungna att radera hårddisken och installera om ett nytt operativsystem, installera rätt program, ansluta till rätt domän och slutföra andra initieringsuppgifter. Med Windows 10 och den senaste enhetstekniken kan organisationen snabbt etablera enheter som är rena, säkra, krypterade samt separera data, för att uppfylla klientkraven utan att enhetens prestanda påverkas. Anställda som arbetar ute hos en kund kan på ett säkert sätt ansluta till sitt företags nätverk. Det globala IT-konsultföretaget uppskattar att bara den här uppgiften tog tre dagar att utföra (det vill säga att konsulten inte kunde arbeta på ett projekt under den tiden), men att den nu bar tar ett par timmar, i huvudsak att upprätta och bekräfta policyer för dataförstöring till kundens belåtenhet. Med Windows 10 uppskattar organisationen att den har förbättrat de mobila medarbetarnas produktivitet med 25 procent, vilket motsvarar under år 1 och 3,9 miljoner under år 2 och 3, vilket visas i tabell 6. Mobila medarbetare är en bred kategori som omfattar många roller, bland annat roller som inte påverkar försäljning och intäkter i lika hög grad som säljare. En riskjusterad faktor har tillämpats för att återspegla möjligheten att fördelen för dessa användare har överskattats. De riskjusterade summorna visas också i tabell 6: under 1 och 3,12 miljoner under år 2 och 3. I avsnittet Risker finns mer information om hur Forrester arbetar med riskjustering. Utrullningsseffekt Utrullningen av operativsystemet Windows var inte någon besparing som påverkade avkastningen på investerat kapital (ROI), men investeringskostnaden för planering inför och utrullningen av Windows 10 var mycket lägre än förväntat och lägre jämfört med tidigare utrullningar av operativsystem. Migreringen till Windows 10 var mycket enklare än till Windows 7 och 8, säger IT-chefen för ett globalt IT-konsultföretag. FIGUR 3 Förbättringar av Windows 10-utrullningen jämfört med tidigare utrullningar av operativsystem Heltidsanställda som krävs för utrullning Installationstid för IT (min) Före Before Före 15 Before Före 60 Windows 10 5 Windows 10 5 Först och främst uppskattar organisationen att tidigare utrullningar tog fyra år, medan Windows 10 kommer att ta mindre än två. Detta sänker IT-kostnaderna avsevärt och medför att fördelarna uppstår snabbare. Båda faktorerna återspeglas i beräkningarna nedan. IT-chefen för en nationell hälsomyndighet sammanfattar hur snabbt organisationen kunde distribuera Windows 10 (som inleddes i början av november 2015): I slutet av november hade redan över tusen anställda uppgraderat med självbetjäningsfunktionen. I december hade vi flyttat vi över 25 procent sedan vi inlett nattliga, obevakade uppgraderingar. Det ger en uppfattning om hur snabbt vi kan distribuera.

14 14 Organisationen kan också spara installationstid för ny maskinvara med volymlicensprogrammet som omfattar Software Assurance har organisationen standardiserat utifrån Windows 10 Enterprise-utgåvan. Organisationen kan, med rätt auktoriserings- och licensnycklar använda bitmanipulering för att aktivera Enterprise-utgåvan på nya stationära datorer, bärbara datorer och plattor utan att behöva avbilda om enheter från maskinvaruleverantörer. I bild 3 visas en sammanfattning av insatserna vid Windows 10-distributionen jämfört med tidigare utrullningar av operativsystem. Organisationen uppskattar också att de IT-insatser som krävs för utrullningen av operativsystemet har minskat från nästan en timme till bara fem minuter i genomsnitt per klientenhet. Detta beror på fler självbetjäningsinstallationer, obevakade installationer och integreringen med System Center Configuration Manager, som gör att IT- teamet kan automatisera I slutet av november hade redan över tusen anställda uppgraderat med självbetjäningsfunktionen. I december hade vi flyttat vi över 25 procent sedan vi inlett nattliga, obevakade uppgraderingar. ~ IT-chef hos en nationell hälsomyndighet utrullningen genom att väcka klientenheterna under natten och starta installationen. För Windows 7 hade vi under årens lopp vid olika tillfällen hundratals personer som arbetade med detta, säger IT-chefen för den nationella hälsomyndigheten. [Med Windows 10] har uppgraderingen gått mycket smidigt, och vi har uppnått detta med en kärntrupp på fem personer. Utrullningen förväntas ta två år eller mindre. Tidigare utrullningar tog längre tid att genomföra, inte bara på grund av den större arbetsinsatsen utan också för att organisationen distribuerade både program- och maskinvaruuppdateringar samtidigt. Antalet heltidsanställda som behövs under utrullningen är också mycket lägre (även hos den intervjuade organisation som hävdade att utrullningsteamet bestod av hundratals personer ). Tiden det tar att hantera en Windows 10-installation (per enhet) är mycket kortare, tack vare förbättrade installationsprocesser, ökad integrering med SCCM, aktivering av Enterprise-utgåvan via OEM-tillverkaren och fler självbetjäningsinstallationer.

15 15 Totala fördelar I tabell 7 visas summan av alla fördelar från områdena som anges ovan samt nuvärden (NV) diskonterade med 10 %. Över tre år förväntar sig den sammansatta organisationen riskjusterade totala fördelar med ett NV på , som motsvarar ett NV på 618 i fördelar per anställd. TABELL 7 Totala fördelar (riskjusterade) Ref. Fördelskategori Initialt År 1 År 2 År 3 Totalt Nuvärde Atr Kostnadsbesparingar Btr Programleverans 0 Ctr Kostnadsbesparingar för licenser från andra leverantörer 0 Dtr Säkerhetsförbättringar 0 Etr Verksamhetsfördelar 0 Ftr Produktivitet hos mobila medarbetare Totala fördelar (riskjusterade) KOSTNADER Den sammansatta organisationen hade vissa kostnader i samband med Windows 10-lösningen: Initiala planerings- och implementeringskostnader. Organisationen ägnade tid åt att: Planera hela utrullningsprocessen. Få utbildning på nya funktioner och verktyg. Testa program. Utvärdera aktuellt maskinvarubehov. Köpa ny hårdvara där så behövdes. Årliga kostnader för fortlöpande utrullning. Detta omfattar ytterligare inköp av hårdvara, samt arbetet med att distribuera Windows 10 till nya och befintliga enheter. Andra kostnader, inklusive den lilla tid det tar att hantera administration och support av nya Windows 10-funktioner. Dessa utgör den sammansatta organisationens olika interna och externa kostnader för initial planering, implementering och fortlöpande hantering.

16 16 Initiala planerings- och implementeringskostnader Under månaderna innan Windows 10 började distribueras ägnade organisationen tid åt att planera hela utrullningsprocessen, få utbildning på nya funktioner och verktyg, testa program, utvärdera det aktuella behovet av hårdvara och köpa ny hårdvara där så behövdes. TABELL 8 Initiala planerings- och implementeringskostnader Ref. Mätobjekt Beräkning Initialt År 1 År 2 År 3 G1 Inköp av nya stationära datorer, bärbara datorer eller Windows-plattor 940 G2 Genomsnittlig kostnad per ny enhet G3 Heltidsanställda för planering och implementering Planerings- och implementeringstid (i timmar, totalt) 5 G G5 Timtaxa för heltidsanställda för planering och implementering 70 Gt Initiala planerings- och implementeringskostnader G1 * G2 + G4 * G Riskjustering 5 % Initiala planerings- och implementeringskostnader (riskjusterade) Gtr Observera att hårdvarukostnader bara ingår för enheter som behöver ersättas (till exempel enheter för gamla för Windows 10) och var inköp som inte redan planerats inom organisationens ordinarie uppgraderingscykel för hårdvara. Organisationen uppskattar att 940 enheter måste bytas ut utanför den ordinarie uppdateringsplanen, och kostnaderna för detta är i genomsnitt per enhet. Observera också att licenskostnaderna för Windows 10 inte ingår här. Den sammansatta organisationens (och alla intervjuade organisationers) licenser från Microsoft ingår i en volymlicensplan med Software Assurance, som ger tillgång till nya versioner. Så som framgår ovan var utrullningen av Windows 10 mycket enklare än uppgraderingar av tidigare operativsystem. Organisationen uppskattar att det krävdes mycket mindre IT-tid bara 5 minuter för att sätta i gång uppgraderingen på varje enhet. Hela installationsprocessen tog längre tid men var mer automatiserad, så IT-medarbetaren eller slutanvändaren behövde inte sitta och vänta efter att processen inletts. Jämfört med tidigare uppgraderingar satte många fler användare också i gång installationen på egen hand. Utrullningen genomfördes under kvällar och nätter (med hjälp av Wake On LAN och System Center Configuration Manager samt IT-resurser på plats som arbetade sent under ett par kvällar), vilket innebar minimal påverkan på slutanvändarens arbetstid. Inköpen av ny maskinvara och tidsåtgången sammanfattas i tabell 8, inklusive en riskjustering som återspeglar att tid eller kostnader underskattats. De riskjusterade planerings- och implementeringskostnaderna uppgår till

17 17 Årliga kostnader för fortlöpande utrullning Under år 1 och år 2 distribuerade organisationen Windows 10 till fler användare och köpte även in ytterligare stationära datorer, bärbara datorer och surfplattor utanför ordinarie maskinvarucykel. TABELL 9 Årliga kostnader för fortlöpande utrullning Ref. Mätobjekt Beräkning Initialt År 1 År 2 År 3 H1 Inköp av nya stationära datorer, bärbara datorer eller Windows-plattor H2 Genomsnittlig kostnad per ny enhet H3 Windows 10-uppgraderingar distribuerade till enheter H4 Implementeringstid per enhet (min) 5 5 H5 Total implementeringstid (timmar) H3 * H4 / H6 Ht Htr Timtaxa för heltidsanställda för implementering Framtida implementeringskostnader H1 * H2 + H5 * H6 Riskjustering 5 % Framtida implementeringskostnader (riskjusterade) I tabell 9 sammanfattas de riskjusterade summorna under år 1 och under år 2, en liknande riskjustering som tillämpats i föregående avsnitt. Med Windows 10 förväntar organisationen att kunna slutföra utrullningen för alla anställda i slutet av år 2. Det förutsätts att den nya maskinvaran köps i slutet av föregående år (enhetsinköpen under startperioden ovan används under år 1, inköpen under år 1 används under år 2 och inköpen under år 2 används under år 3). Det förutsätts att ny hårdvara också kommer att köpas under år 3, men dessa ingår inte i analysen av två anledningar: 1) organisationen bör vara tillbaka i sin planerade uppdateringscykel och 2) enheter som köps i slutet av år 3 ska användas under år 4. Eftersom fördelar för år 4 ligger utanför tidsramen för den här analysen, ingår heller inte kostnader som kan medföra fördelar inom den tidsramen. Löpande kostnader för hantering av nya uppgifter i Windows 10 Windows 10 omfattar nya och förbättrade funktioner som organisationen dragit nytta av. Det omfattar också ny eller ökad integrering med andra verktyg och funktioner, till exempel BitLocker. Dessa verktyg fanns i tidigare versioner av Windows, men organisationen hade inte implementerat dem helt och hållet. För dessa krävs en del extra tid för hantering och support (även om den tiden är mycket kortare än tidsbesparingarna som tas upp i avsnittet Fördelar). Utifrån antalet distribuerade Windows 10-enheter som visas i tabell 10, inklusive en riskjusteringsfaktor eftersom hanteringstiden kan underskattas, uppskattar organisationen de årliga riskjusterade kostnaderna till under år 1 och under år 2 och 3.

18 18 TABELL 10 Löpande kostnader för hantering av nya uppgifter i Windows 10 Ref. Mätobjekt Beräkning Initialt År 1 År 2 År 3 I1 Windows 10-licenser I2 Kostnader för Windows 10-licenser 0 I3 I4 I5 It Heltidsanställda för hantering av stationära datorer med Windows 10 Timmar/vecka för hantering av nya IT-klienter Timtaxa för heltidsanställda för hantering av stationära datorer Löpande kostnader ,5 70 I1 * I2 + I3 * I4 * I5 * Riskjustering 5 % Itr Löpande kostnader (riskjusterade) Totalkostnader I tabell 11 visas summan av alla kostnader samt tillhörande nuvärden (NV) diskonterade med 10 %. Över tre år förväntar den sammansatta organisationen att kostnaderna uppgår till ett NV på , som motsvarar ett NV på 215 i kostnader per anställd. TABELL 11 Totalkostnader (riskjusterade) Ref. Kostnadskategori Initialt År 1 År 2 År 3 Summa Nuvärde Initiala planerings- och Gtr implementeringskostnader Framtida Htr implementeringskostnader Itr Löpande kostnader Totalkostnader (riskjusterade)

19 19 FLEXIBILITET Flexibilitet, enligt TEI:s definition, betecknar en investering i ytterligare kapacitet eller förmåga som kan omvandlas till en företagsfördel för framtida, ytterligare investeringar. Detta ger en organisation rätten eller möjligheten att ägna sig åt framtida initiativ men ingen skyldighet att göra detta. Det finns många situationer där en kund kanske väljer att implementera Windows 10 och senare lägga till ytterligare användningsområden och affärsmöjligheter. Flexibilitet kan också kvantifieras när den värderas som en del av ett visst projekt (detta beskrivs närmare i Bilaga B). Organisationen planerar att få mer värde från Windows 10 i framtiden, då den i större utsträckning kommer att utnyttja fler funktioner: Device Guard. Organisationen kan spärra ej tillförlitliga program för att undvika IT- och säkerhetsproblem och uppnå fler produktivitetsfördelar. Detta är särskilt användbart för vissa grupper av anställda, till exempel de som delar enheter eller för konsulter som arbetar ute hos kunden där specifika och tillförlitliga säkerhetspolicyer måste upprätthållas. Credential Guard. Organisationen förväntar sig att uppnå större fördelar genom att ytterligare minska säkerhetsproblemen och åtgärdstiden med Autentiseringsskydd som kan göra säkerhetsöverträdelserna mindre allvarliga. IT-chefen för ett amerikanskt racingteam säger: En del helt nyckelfärdiga funktioner som Credential Guard... gör Windows 10 till den förmodligen säkraste färdiga Windows-plattformen. Cortana. Organisationen hoppas i framtiden kunna integrera röstkommandon med Cortana. Mobila medarbetare, chaufförer och andra anställda och partner som handhar maskiner eller annars har händerna fulla, har stor nytta av ett röstgränssnitt när de behöver få åtkomst till navigerings- eller kommunikationsfunktioner medan de till exempel kör. Med ett röstgränssnitt får de också hjälp med andra uppgifter som blir allt viktigare i framtiden. IT-chefen för en nationell hälsomyndighet betonade ett mer uppenbart behov av hjälp: Vi är mycket intresserade av att använda Cortana. Vi tittar på om det går att få ett mer naturligt gränssnitt för uppdragsgivare med funktionshinder som kanske inte har förmågan att använda ett tangentbord. Nya Windows 10-funktioner. En bestående fördel med att utnyttja Windows som en tjänst (den sista punkten i listan) är de nya funktionerna i Windows 10 som organisationen hoppas bidra till större värden inom fler kategorier av fördelar. Integrering med Azure, Intune och andra tjänster. Allteftersom organisationen gör förbättringar inom andra områden av sina IT-investeringar, och Windows 10 förbättras genom tjänsteuppdateringar, uppstår större möjligheter att minska eller undvika IT-kostnader och fördelarna för användarna ökar. Windows som en tjänst. Organisationen ser fram emot Microsofts vision av Windows som en tjänst, som säkerställer att uppdateringar och snabbkorrigeringar installeras och ser till att klientenheterna har den senaste tekniken. IT-chefen för den nationella hälsomyndigheten såg mycket fram emot en framtida Windows-utrullning som en tjänst: En annan sak som gjort det enklare är att vi tagit till oss konceptet där Microsoft planerar Windows som en tjänst. Vi har därför inte försökt anpassa operativsystemet i någon större utsträckning, utan i stället sett till att vi är flexibla med tanke på vad som är på gång då Microsoft utforskar sin nya position som Agile-organisation. RISKER Forrester definierar två typer av risk förenade med denna analys: implementeringsrisk och inverkansrisk. Implementeringsrisk är risken för att en tilltänkt investering i Windows 10 avviker från de ursprungliga eller förväntade behoven, och därmed leder till högre kostnader än förväntat. Inverkansrisk avser risken för att organisationens affärs- eller teknikbehov inte uppfylls av investeringen i Windows 10, och att detta medför lägre totala fördelar sammanlagt. Ju större osäkerheten är, desto mer omfattande blir antalet potentiella resultat av kostnads- och fördelsuppskattningar. Om implementerings- och inverkansrisken identifieras genom att justera de ekonomiska uppskattningarna direkt blir dessa mer betydelsefulla och rättvisande, och det gäller även beräkningen av ROI. Risker påverkar som regel kostnader på så sätt att de ursprungliga uppskattningarna höjs, och följaktligen att fördelarna sänks. De riskjusterade siffrorna ska betraktas som realistiska förväntningar, eftersom de representerar förväntade värden med beaktande av risken.

20 20 Följande inverkansrisker som påverkar fördelarna identifieras genom den här analysen: Besparingarna genom IT-produktivitet har justerats till att återspegla eventuellt överskattade tidsbesparingar. Besparingarna genom programleverans har justerats mer för att återspegla den större och mer varierande populationen anställda som påverkas av den här fördelen. Den genomsnittliga problemlösningen och förbättringarna kan överskattas. Besparingarna genom uteblivna utgifter till andra leverantörer har justerats till att återspegla eventuellt nya licenskostnader. Besparingarna gällande säkerhetsproblem har justerats mer för att på samma sätt som programleveransen återspegla den större och mer varierande populationen anställda som påverkas av den här fördelen. Programinstallationer kan överskattas, och eventuella supportbehov underskattas. Besparingarna som berör klienthantering har justerats till att återspegla eventuellt överskattad systemstarttid och generella tidsbesparingar. De mobila medarbetarnas produktivitet har justerats till att återspegla eventuellt överskattade behov och fördelar för de mobila medarbetarna. TABELL 12 Fördels- och kostnadsriskjusteringar Fördelar IT-produktivitet och kostnadsbesparingar Justering 10 % Tidsbesparingar vid programleverans 20 % Kostnadsbesparingar för licenser från andra leverantörer 10 % Färre säkerhetsproblem 20 % Verksamhetsfördelar 10 % Produktivitet hos mobila medarbetare Kostnader Initiala planerings- och implementeringskostnader för Windows 10 Framtida implementeringskostnader för Windows % Justering 5 % 5 % Löpande hanteringskostnader 5 % Följande implementeringsrisker som påverkar kostnaderna identifieras genom den här analysen: Kostnaderna för initial planering och implementering av Windows 10 och årliga implementeringskostnader har justerats en aning för att återspegla eventuellt underskattade tidsbehov. Nya hanteringsuppgifter i Windows 10 har justerats för att kompensera för underskattade tidsbehov, även om detta har mindre inverkan. I tabell 12 visas de värden som används för att justera risk och osäkerhet i den sammansatta organisationens kostnads- och fördelsuppskattningar. Läsarna uppmanas att tillämpa sina egna riskområden baserade på deras egen grad av förtroende för kostnads- och fördelsuppskattningarna.

21 21 Ekonomisk sammanfattning De finansiella resultat som beräknas i fördels- och kostnadsdelarna kan användas för att fastställa ROI, NNV och återbetalningstid för den sammansatta organisationens investering i Windows 10. I tabell 13 och figur 4 visas riskjusterade värden för ROI och NNV samt payback-period. Dessa värden fastställs genom att tillämpa riskjusteringsvärdena i riskdelen av tabell 12 på de ojusterade resultaten i varje relevant kostnads- och fördelsdel. Det totala NNV på kan också betraktas som ett NNV på mer än 400 per anställd. FIGUR 4 Kassaflödesdiagram (riskjusterat) $ ,0 Kassaflöden (i miljoner ) $9.0 9,0 $6.0 6,0 $3.0 3,0 $0.0 0,0 ( ($3.0) 3,0) Initialt Year År 1 Year År 2 Year År 3 Totalkostnader costs Totala benefits fördelar Cash Kassaflöde Flow TABELL 13 Kassaflöde (riskjusterat) Kostnader Initialt År 1 År 2 År 3 Totalt Nuvärde ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Fördelar Nettofördelar ( ) ROI 188 % Payback-period 13 månader