Eskilstuna United organisation

Transkript

1 Eskilstuna United organisation Ungdom Elit Kansli Styrelse Ekonomi Utveckling Marknad Arrangemang Beslut om denna organisation togs vid extra årsmöte i MunktellArenan. Denna organisations utredning är gjord av Bengt Gustafsson som ett projekt som startade 1/ Projekt kunde genomföras tack vare Idrottslyfts pengar från Södermanlands Fotbollsförbund och Sörmlands Idrotten. Utifrån intervjuer och samtal med Eskilstuna Uniteds nuvarande spelare, tränare, styrelse, rådmedlemmar och fd. medlemmar har vi tillsammans kommit fram till den organisation som vi nu ska jobba utifrån. Organisationen ska vara en förberedelse för att bli en förening som är förberedda för allsvenskan både på fotbollsplanen och som organisationen inom 3 år. Ett viktigt fundament för att nå detta mål är att vi har en bred och väl utbildad ungdomsverksamhet som står på en sund och god ekonomi. Utvecklandet av organisationsförslaget ska ske under perioden mars 2011-febr Vid behov kan revideringar behöva göras i organisationen under 2012 allt för att få en organisation som klarar de mål som föreningen har satt upp. Mottot och målet är Få fler att göra mindre och bli en förening som är elitmässig på alla plan och nivåer inom 3 år.

2 Styrelsen Eskilstuna United - styrelsen Är Eskilstuna Uniteds högsta beslutande organ. De som sitter i styrelsen bör finnas med och styra de råd/grupp som finns så att det blir en levande förening. Styrelsen har också en viktig roll i att driva de visioner och kunna mäta och genomföra de mål som föreningen har satt upp. Ansvarsområden *Ekonomi budget *Arbetsgivare (arbetsbeskrivningar - så det blir tydligt) *Ansökningar (LOKAK, bidrag, stipendier och projekt) *Övergripande ansvar *Policy frågor *Allt som kräver firmatecknare *Strategiska beslut *Skapa belönings system vårda de som engagerar sig *Ansvara för vision, mål och organisation *Sammankallande, rapport och attest/ekonomi ansvariga för de råd de sitter med i *Göra klart i organisationen när elit börjar samt vad som gäller upp till elit och under elit *För att det blir 1-2 st utvecklingsträffar för styrelse, ledare, funktionärer och råd medlemmar för att få en vi känsla i United. Under 2011 är det utvecklingsrådet ansvar att arrangera detta. *Tillsammans med utvecklingsrådet se över så föreningen har en trygghets- och krishanteringsgrupp. Detta behöver styrelsen: *Kompetens: Arbetsgivare, specialkompetens (ansvariga för respektive råd), ekonomi (revisionsbyrå) och organisation/struktur. *Utbildning: Arbetsrätt mm, Verksamhetsplanering, Föreningsplanering och lämpligt för uppgifterna för de ansvariga för respektive råd. Om utbildning/kunskap ej finns kan SISU hjälpa till att få denna. Antal personer: 7 st : ordförande, kassör, sekreterare, elit, arrangemang, ungdom och marknad. Samt att utveckling och kansli bör/kan vara adjungerande. Utveckling kan också representeras av ordförande se förslag under utvecklingsrådet. Vem gör vad i styrelsen Ordförande:. (sammankallande i utvecklingsrådet) Sekreterare:..(informationsansvarig/post/protokoll) Kassör: (sammankallande i ekonomi rådet) Elitansvarig:.(sammankallande i elit rådet) Ungdomsansvarig:.. (sammankallande i ungdomsrådet) Marknadsansvarig:..(sammankallande i marknadsrådet) Arrangemangsansvarig:...(sammankallande i arrangemangsrådet)

3 Eskilstuna United - arrangemangsrådet Arrangemangs rådet Vara med och arrangera föreningens tre stora arrangemang (a-lagsmatcher, Girls Cup och United dagen) som är viktiga för föreningens ekonomi och klubbkänsla. Ansvarsområden/uppdrag *Vara med och se till att ovanstående arrangemang bemannas och fungerar på ett bra sätt *Fördela pengarna som kommer in på Girls cup mellan ungdom och ev. de olika lagkonton som finns. *Marknadsföra Girls cup och United dagen både internt och externt i samråd med marknadsrådet *Få United dagen till ett viktigt forum för alla United lag att träffas och möta varandra på fotbollsplanen (cup med blandade lag?) och efteråt på kvällen. *Kontakt med press tillsammans med marknad *Göra en inbjudan som skickas ut via mejl i god tid till berörda parter *Ha löpande information på hemsidan om de olika arrangemangen (kansliet) *Göra en års plan (verksamhetsplan) för alla arrangemangen *Vid a-lagsarrangemang se till att vi följer evenemangsmanualen som EFD tagit fram, detta ska göras i samråd med elitrådet. Detta behöver arrangemangs rådet: Kompetens: Personer med kontaktnät för att driva de arrangemang man har. Special kompetens som man troligen måste köpa in är: husmödrar i skolmatsalar och busschaufförer om man behöver stora bussar. Utbildning: Cirklar hos SISU hur man gör en cup, arrangerar mm Material: Eskilstuna Uniteds röda tråd och fotbollförbundets modellträningar Vem gör vad i arrangemangs rådet Styrelse repr.:...(sammankallande och attest) Konsulent:...(Se arbetsbeskrivning) A-lagsarrangemang Kiosken..(bemanning och inköp) Lotterier.(bemanning, inköp och vinster*) Försäljning.. (bemanning, inköp av fotbollsprylar) Boll lisor. (Konsulent ansvarar för schema) Entré.. (bemanning och redovisning av publiksiffra) Aktivitet före match och i halvtid....(bemanning och program i samråd med marknad) VIP rummet (bemanning, inköp och service) Ekonomi.. (styrelse eller delegeras vid resp. match)

4 *) ordnas i samråd med marknadsrådet Girls Cup Försäljning.. (bemanning och inköp) Sponsring..(marknadsrådet) Funktionärer. (domare, speaker mm kansliet ansv.) Mat.. (inköp och beställning) Logi.. (bemanning och fördelning av rum)* Transporter..(bemanning och logistik) * Event (bemanning och program)* F 95 repr:...(förälder) F 96/97 repr:.. (Förälder) F 98 repr:...(förälder) F 99 repr:...(förälder) F 00/01 repr:...(förälder- laget fanns ej 2010) F 02/03 repr:...(förälder) *Gäller endast när cupen blir lite större och är över flera dagar samt på flera platser Lagrepresentanternas uppdrag är att finnas med och hjälpa till att fylla de uppgifter som behövs vid Girls cup. Kan också vara ansvariga för något av uppdragen se ovan. Uppdragen ska detaljeras mer. United dagen Kiosk..(bemanning och inköp) Aktivitetsansvarig/a (program och personal) Aktivitetsansvarig bör vara flera personer. Kansliet bör vara med och ordna informationen och stöd till de som är med och arrangerar.

5 Eskilstuna United - ekonomirådet Ekonomi rådet Tillsammans med KPMG vara elitmässiga i det ekonomiska arbetet. Följa Svenska fotbollsförbundets krav på en elit förening när det gäller rapporter och bokföring samt skatteredovisning. Bygga upp ett eget kapital för att vara redo för allsvenskan inom 3 år. Ansvarsområden/Uppdrag *Bokföring, bokslut, avstämningar och revision sköts av KPMG *Kostnads- och intäktskontroll *Rapportering till styrelse *Bemanna och fördela uppdrag och ekonomi som föreningen får in ex. inventeringar *Ta fram en fördelningsmall så att alla känner sig motiverade att hjälpa till och göra uppdrag för föreningen. Detta behöver ekonomi rådet: Kompetens: revisionsbyrå och ekonomiskt utbildade personer, Kreativa personer som har nya idéer om inkomster Utbildning: Det som krävs för uppdragen. SISU kan erbjuda cirklar för ex nya inkomster Övrigt Kontakt med andra föreningar från i första hand andra kommuner för att få tips och idéer om ny intäkter. Vem gör vad i ekonomi rådet Styrelse repr.:...(sammankallande och attest) KPMG repr:..(via sponsor avtal) Nya intäkter:. (Bevaka och hitta ny inkomster) Lotterier/Bingo.. (Bevaka och redovisa) Inkomster via sponsorjobb..(bemanning och bevakning) Revisor:...(Årsmötet utser)

6 Eskilstuna United - elitrådet Elitrådet Huvudsakliga uppdrag är att se till att föreningen har ett a- lag som är på elitnivå ( minst div 1) och bedriver en elitmässig verksamhet. Det övergripande målet för verksamheten är att komma till allsvenskan och se till att laget är förberett för detta och har en organisation som är förberedd för den utmaningen. Föreningen behöver för bra återväxt till A-laget att Slagsta United spelar i div 2 samt spela i flickallsvenskan (F17 Svenska Spel). Ansvarsområde/Uppdrag *Se sportchefs ansvarsområden (detta kan delegeras på flera personer) *Personal vård av spelare och tränare *Fördela och ansvara för de ekonomiska medel som finns för elit *Bevaka utbildningar för tränare, ledare och spelare *Hjälpa till och ordna jobb och lägenhet åt spelare/tränare vid behov *Få organisationen att bli elitmässig och vara förberedd för allsvenskan inom 3 år *Se till att det är bra relationer till andra damfotbolls föreningar i Eskilstuna. *Kontrakten för spelarna utformas så att de blir delaktiga i ungdomsverksamheten gm besök hos ungdomslagen samt som funktionärer på Girls cup (Sportchefen). *Ordna faddrar från a-laget till ungdomslagen *Vid a-lagsarrangemang se till att vi följer evenemangsmanualen som EFD tagit fram, detta ska göras i samråd med arrangemangsrådet. Detta behöver elitrådet: Kompetens: Elit rådet tar fram detta själva enligt tidigare dokument Utbildning: Elit rådet tar fram detta själva enligt tidigare dokument Material: Elit rådet tar fram detta själva enligt tidigare dokument Övrigt *Skapa konto för sommarproffs och cup Köpenhamn och Gothia, ge spelare möjlighet att jobba på inventeringar och del av dessa pengar läggs i sommarproffs och/eller Cup samt andra uppdrag för att motivera spelare och ledare så de vet vart pengarna går. Samtidigt som föreningen får lättare att ta uppdrag från sponsorer som ger föreningen och lagen pengar. Vem gör vad i elit rådet Styrelse repr.:..(sammankallande och attest) Sportchef:..(Se arbetsbeskrivning nedan) Huvudtränare:. (kontraktsanställning) Jobb fixare.. (Företagarna) Arrangemang. (se arrangemang) Scouting (koll på nyförvärv)

7 Konsulent (Bokningar, hemsida - adjungerad) Fotbolls klasser.. (koordinator) Sjukgymnast: Kring lagen som är elit (A-laget, Slagsta och flickallsvenska laget) bör det finnas följande personer: Huvudtränare, assisterande tränare (antal som behövs),målvaktstränare, lagledare (1 st/lag), materialförvaltare som sköter tvätt mm på dagtid, sjukgymnast och på sikt läkare. Sportchef ansvarsområden (en del av det kan delegeras till andra inom elitrådet): *Kontrakt för spelare och tränare *Sätta upp en kravbild för tränare *Kostnadskontroll på ekonomin för elit *Bokning av träningstider (kan delegeras till kansli) *Bokning av matcher (serie och träning) (kan delegeras till kansli) *Bokning av läger, resor, hotell och aktiviteter (kan delegeras till kansli) *Kontakten med press och media *Deltaga på möten som Svenska Fotbollsförbundet kallar till *Tillsammans med styrelse representant hålla löpande kontakt med spelare och tränare *Tillsammans med huvudtränare och scout ansvarig ha framförhållning i värvningar *Se till att föreningens riktlinjer följs De uppgifter som delegeras från sportchefen är fortfarande sportchefens ansvar och skall följas upp.

8 Eskilstuna United - marknadsrådet Marknads rådet Huvudsakliga uppgiften är att marknadsföra föreningen. Samt att genom sponsorer dra in pengar till verksamheten. Och genom sponsorvård få sponsorerna att känna sig betydelsefulla så de vill stödja föreningen under många år. Ansvarsområden *Sponsor försäljning *Hålla kontakten med sponsorerna *Hemsidan (marknads sidan) *Ta fram matchprogram, matchaffisch, annonser och banderoller *Tillsammans med kansliet se till att dräktreklam trycks i god tid *Informera och utbilda spelare och ledare om vilka som stödjer United och hur de kan hjälpa till med att ge bra PR åt United och visa hur viktig sponsringen är *PR info tidningar och övrig media *Marknadsföra föreningens arrangemang: Girls Cup, United dagen och a-lagsmatcher. *Dörröppnare - förmedlare *Förmedla kontakter till elitrådet för jobb till spelare/ledare *Ordna nätverksträffar för sponsorer (dag eller kvällstid) *Eskilstuna United grupp på facebook för marknad *Hitta nya intäkter Detta behöver marknadsrådet: Kompetens: Web admin, PR/media ansvarig, säljare, personer med brett kontaktnät Utbildning: media, lay-out, grafik, säljare och IT Vem gör vad i marknads rådet Styrelse repr.:..(sammankallande och attest) Marknadsansvarig:. (Säljare, ansvarig för sponsorvård och framtagning av mtrl) Lay out:... (original för m-prg,m-affisch mm) Dörröppnare/Bollplank:.(Bra kontaktnät) Dörröppnare/Bollplank :.. (Bra kontaktnät) Dörröppnare/Bollplank:.. (Bra kontaktnät) Dörröppnare/Bollplank: (Bra kontaktnät) Kan finnas fler säljare. Men allt ska i så fall gå igenom marknadsansvarige för att få en linje med kontakten med företagen. Dörröppnar/Bollplank kan vara fler

9 Eskilstuna United - ungdomsrådet Ungdomsrådet Huvudsakliga uppgift är att stödja ungdomslagen och deras tränare så att föreningen har en bra fungerande ungdomsverksamhet. Målet för ungdomsrådet är att föreningens ska ha minst ett lag i varje åldersgrupp. För Bollcirkusen är målet att ha tre stycken (Skogsängen, Slagsta och Årby) Ansvarsområden/Uppdrag *Stötta och hjälpa ungdomstränarna *Se till att ungdomslagen följer de riktlinjer som föreningen tagit fram definiera vad som gäller för typ av träning som ska bedrivas gm röd tråd eller liknande *Se till att det finns lag i alla åldersgrupper *Ordna ledarsamlingar och avslutning *Ordna ungdomsavslutning *Se över och revidera de material som tidigare tagits fram *Fördela och ansvara för de ekonomiska medel som finns för ungdom *Bevaka utbildningar för ledare och föräldrar *Ordna så det finns mötesplatser för ledare och spelare på Årby IP som är öppna när lagen tränar och spelar matcher. *Arbeta för att få in fler invandrare som spelare och ledare Detta behöver ungdomsrådet: Kompetens: Tränare med fotbollskunskaper. Föräldrar som har stort engagemang och brinner för fotboll och ungdomsidrott. Kansli som kan hjälpa till med administrativa uppgifter som måste utföras på dagtid. Personer som kan och vill få till mötesplatser så att United känslan ökar. Utbildning: fotbollens steg, SISU:s olika ledarutbildningar Material: Uniteds röda tråd och fotbollförbundets modellträningar Övrigt Vara tydliga med fördelningen av pengar för olika uppdrag för att motivera ledare, föräldrar och spelare att ställa upp på inventeringar, bingo och som funktionärer på a-lagsmatcher, United dagen och Girls Cup. Vem gör vad i ungdoms rådet Styrelse repr:...(sammankallande och attest) Konsulent:..(Se arbetsbeskrivning) Tränaransvarig: (Hjälpa tränarna med övningar och hur de ska genomföras)*) Ledarsamlingar. (konsulent?) Avslutningar.. (?)

10 F 95 repr:.(förälder) F 96/97 repr: (Förälder) F 98 repr:.(förälder) F 99 repr:.(förälder) F 00/01 repr:.(förälder- laget fanns ej 2010) F 02/03 repr:.(förälder) Bollcirkus ansvarig..(bemanning av ledare mm) *)Tränaransvarig kan vara flera personer och här bör även konsulenten ha en roll. Lagrepresentanternas uppdrag är att finnas med på möten och föra fram sitt lags synpunkter samt ta med sig information tillbaka till laget och föräldrarna. Konsulents ansvar kan fördelas på olika personer *Administration och stöd till ungdomstränarna *) *Bemanning av tränare för ungdomslagen *Tillsammans med tränaransvariga (konsulenten bör vara en av dom) hjälpa ungdomstränarna med att på fotbollsplanen instruera och hjälpa till att få bättre flickfotbolls spelare och tränare *Hålla interna utbildningar för tränarna i samarbete med SISU. *Interna informationen via hemsidan, mejl och brev till tränare, lagledare och föräldrar *Vara med och arrangera Girls cup och United dagen (se arrangemangs rådet) *)Beroende på vem som har konsulent tjänsten så är det viktigt att om föreningen använder konsulenten som en av tränarna på elitlagen att tid och pengar läggs på andra personer för att ungdomssidan ska få den service och hjälp de har rätt att få. Samt att man ser över hur man får bäst får nytta av konsulenten beroende på konsulentens kompetens som tränare och kanslist.

11 Eskilstuna United utvecklingsrådet Utvecklings rådet Huvudsakliga uppgift är att stödja organisationen och få den att bli mer elitmässig så målet allsvenskan ska bli en verklighet. Samt att få föreningen att bli en förening inte en klubb i klubben. Kort siktigt kommer denna grupp fungera som valberedning inför årsmötet Ansvarsområden/Uppdrag Detta råd ska fungera som projektgrupp under 1 år (2011 feb 2012 feb). Om årsmötet och styrelsen anser att gruppen ska tillsättas bör medel sökas hos Sörmlands idrotten och Södermanlands fotbollsförbund gm idrottslyftet. Målet är att föreningens organisation i februari 2012 ska vara redo så att råden och styrelsen ska vara elitmässiga både på fotbollsplanen och som organisation, samt att utvecklingsrådet då ska avvecklas eller om behovet finns uppstå i annan form. Viktigt att gruppen är fria från den övriga organisationen. *Hjälpa till att få igång den nya organisationen *Hjälpa till och hitta personer till den nya organisationen (valberedning 2011) *Hitta utbildningar som behövs för de personer som går in i organisationen. *Förbereda styrelsen och hela organisationen för allsvenskan om 3 år *Tag kontakt med andra föreningar som är på elit nivå, som goda exempel *Arrangera 1-2 st utvecklingsträffar med styrelse, ledare, funktionärer och råd medlemmar för att få en vi känsla i United Detta behöver utvecklings rådet: Kompetens: Personer med elit och förenings erfarenhet. Personer med stort kontaktnät. Utbildning: SISU och Sörmlands idrotts utbildningar samt genom besök och utbyte med andra elitföreningar Vem gör vad i utvecklingsrådet Styrelse repr.: Ordförande (Sammankallande och attest) Projektanställd:.. (Genom bidrag SISU/SöFF) SISU repr: (Adjungerad) Företagarna/Kreativ Europa: (Kontaktnät hos företagare) Förening/elit:..(erfarenhet från andra damföreningar) Förening/brett kontaktnät: (erfarenhet av föreningsliv)

12 Bollplank / referensgrupp Personer och kunskaper som vi tar in vid behov i gruppen Personer med erfarenhet av idrottsgymnasium).. Personer med erfarenhet av elit.. Personer med stora kontaktnät. Bollplank/referensgruppen kan vara nästan hur många personer som helst.