Välkommen som förtroendevald!

Transkript

1 Välkommen som förtroendevald! Fastighetsägarna Göteborg Första Regionen

2 Välkommen som förtroendevald! Fastighetsägarna Göteborg Första Regionen har sedan regionsammanslagningen arbetat för att etablera sig som en aktiv medlemsorganisation med tyngdpunkt på opinionsbildning i hela vår region. För tjänstemännen i den näringspolitiska delen av verksamheten har förändringen inneburit ett skifte från att vara mötesordnare till att bli professionella opinionsbildare. Idag är tjänstemannarollen starkt mål- och resultatinriktad. Skiftet har inneburit bättre resultat och en tydligare verksamhetsuppföljning. Ytterligare ett steg i denna organisationsutveckling är förändringen på förtroendemannasidan, som gäller från och med verksamhetsåret Med den projektorientering av verksamheten som följer i organisationens alla led hoppas vi nå ännu bättre lokala resultat, utan att tappa den stödjande rollen för kollegial samvaro mellan medlemmar. Som förtroendevald har du ansvar gentemot de medlemmar och den organisation du representerar. Du måste verka som en god förebild för branschen och fungera som informationsbärare mellan medlemmar och tjänstemän. Ditt engagemang är den grund på vilken föreningens framgång vilar. Vi hoppas därför att denna handledning kan hjälpa dig i ditt mycket viktiga uppdrag. Lennart Alexandersson, VD, Fastighetsägarna Göteborg Första Regionen 2

3 Medlemmar i 43 distrikt 9 kretsar Fullmäktige 49 ledamöter Högsta beslutande organ Styrelse för förening och servicebolag VD Distriktsarbetet utgör grunden för föreningens näringspolitiska arbete. Ordförande i varje distrikt är även fullmäktigeledamot och ingår därmed i föreningens högsta beslutande organ. 3

4 Distriktsorganisation Idag finns 43 distrikt i föreningen. I praktiken bedrivs i det närmaste all näringspolitisk verksamhet i regionen på kommunal nivå, vilket i många fall är detsamma som distriktsnivå. Det förekommer dock att distrikt omfattar såväl flera kommuner som delar av en kommun. Riktlinjerna för distrikten ses därför som översiktliga och lokal anpassning är alltid möjlig i samråd med den lokalt näringspolitiskt ansvarige tjänstemannen på föreningen. Distrikten utgör genom sin lokala förankring och de aktiviteter som de genomför inom sitt område grunden för hur privat fastighetsföretagande uppfattas. Tillsammans med den lokalt näringspolitiskt ansvarige tjänstemannen skapar med andra ord distrikten fundamentet i föreningens näringspolitiska verksamhet. I stadgarna ( 16) står det att: Distrikt och områdesgrupper skall inom ramen för föreningens övergripande syfte verka för fördjupat engagemang, opinionsbildning och utåt eftersträva förståelse för fastighetsägandets villkor samt bevaka lokala frågor, främja erfarenhetsutbyte mellan fastighetsägare och tillgodose det lokala informations- och utbildningsbehovet bland medlemmarna. Detta arbete bör konkretiseras i ett lokalt handlingsprogram som innehåller de projekt som distriktet önskar driva för medlemmarnas gemensamma intressen under verksamhetsåret. Det lokala handlingsprogrammet I den nya organisationen orienteras distriktsverksamheten mot lokala projekt. Det kan handla om centrumutvecklingsprojekt 4

5 i form av exempelvis stadskärneutveckling, lokala partnerskap för att öka tryggheten i ett bostadsområde eller projekt i syfte att förändra den kommunala taxesättningen. Men det kan också handla om utvecklandet av förslag till samordning av villkor i lokalhyreskontrakt eller motverkande av diskriminering. Mer om vilka möjligheter som finns till finansiellt stöd för att komma igång med projektverksamheten finner du under Ansökan om projektmedel på sidan 10. Möten i distriktens regi Det finns inga formella krav på hur distriktens löpande möten ska genomföras utan varje distrikt är fritt att pröva olika mötesformer. Oavsett mötesform bör distriktsmötena vara fokuserade mot de projekt som genomförs lokalt. 5

6 Lokalt näringspolitiskt ansvarig tjänsteman närvarar enbart vid distriktsmöten vid särskilt behov. Medlemsmöten öppna för alla medlemmar i distriktet Distrikten ska anordna två ordinarie medlemsmöten per år, dit samtliga medlemmar inom distriktet inbjuds. Vid ett av dessa ska distriktets ordförande väljas. Distriktets ordförande är per automatik tillika dess representant i föreningens fullmäktige och ledamot i den krets i vilken distriktet ingår. Även ersättare i fullmäktige väljs vid medlemsmötet. Varje Göteborgsdistrikt har två mandat till fullmäktige, varav det ena innehas av distriktsordförande. 6

7 Medlemsmötena i distrikten ska vara genomförda i god tid inför föreningens årsstämma respektive höstfullmäktige. Distriktsordförande ansvarar tillsammans med den näringspolitiskt distriktsansvarige tjänstemannen för att bereda och genomföra medlemsmöten två gånger per år. Det innebär att vårmötet bör genomföras före april månads utgång. Höstmötet, med val av förtroendevalda för nästa verksamhetsår, bör hållas före november månads utgång. Samordna gärna medlemsmöten med andra distrikt inom er krets. Medlemsmöten ska som huvudregel hållas i föreningens egna lokaler. Medlemsmöten planeras och genomförs tillsammans med den lokalt näringspolitiskt ansvarige tjänstemannen. Protokoll sänds till kansliet för arkivering och läggs upp på föreningens hemsida där de är åtkomliga för alla med medlemslösenord. Kretsarna Den grundläggande tanken med att samla distriktens ordföranden runt våra nio kontorsorter i kretsar är att skapa en tydligare kontakt mellan distrikten och föreningsstyrelsen. Kretsarnas huvudsakliga inriktning är att samordna distriktsöverskridande frågor. Kretsarna består av ordförandena i samtliga distrikt kring en kontorsort. Kretsordförande väljs en gång om året inom gruppen av distriktsordföranden. 7

8 Kretsmöten Kretsens ordförande ansvarar tillsammans med den näringspolitiskt distriktsansvarige tjänstemannen för att bereda kretssammanträdena som genomförs fyra gånger per år. Kretsarna tar emot och behandlar samtliga projektansökningar som inkommit inom dess geografiska område. Kretsarnas uppgift är att prioritera ansökningar, säkerställa att underlag för ansökan finns med samt att formellt till föreningsstyrelsen ansöka om medel för projektets räkning. På samma sätt som med distriktsprotokollen arkiveras kretsprotokollen hos kansliet samt läggs upp på föreningens hemsida och är åtkomliga för alla med medlemslösenord. 8

9 Så syns vi utåt - namnpraxis När vi som organisation tar en allt mera framträdande roll i debatten kring våra kärnfrågor är det mycket viktigt att vi syns på ett tydligt och samordnat sätt. I de fall distrikt eller krets gör offentliga uttalanden ska därför följande namnpraxis användas. Distrikt Distriktens namn utgörs av Fastighetsägarna följt av distriktsindelning. Följande namnpraxis används: Fastighetsägarna distrikt [Distriktsindelning] Exempel: Fastighetsägarna distrikt Norra Bohuslän Kretsar Kretsens namn utgörs av Fastighetsägarna följt av den kontorsort till vilken kretsen hör. Följande namnpraxis används: Fastighetsägarna [Namn på kontorsort]kretsen Exempel: Fastighetsägarna Uddevallakretsen 9

10 Ansökan om projektmedel Syfte Syftet med möjligheten att söka projektmedel är att underlätta igångsättandet av lokalt näringspolitiskt arbete. Det innebär att projektmedel inte är tänkt att svara för en långsiktig finansiering av verksamhet av löpande karaktär, utan främst som ett startbidrag. Definition Som näringspolitiskt projekt räknas arbete av större omfattning i samverkan mellan flera medlemsföretag och/eller intressenter, som är förenligt med föreningens verksamhetsplan, är begränsat i tid och har betydelse för den lokala fastighetsmarknadens utveckling. Krav på projekt För att medel ska anslås till projekt ska kriterierna i definitionen av ett näringspolitiskt projekt vara uppfyllda. Dessutom ska projekten ha mätbara målsättningar och bör vara av immateriell karaktär. Föreningsstyrelsen kan vidare ställa krav på medfinansiering av projektdeltagarna för beviljande av projektmedel. Ansökningsförfarande Ansökan ställs till kretsordförande men skickas till det lokala föreningskontoret. Kretsarnas uppgift är att prioritera inkomna ansökningar, säkerställa att underlag för ansökan finns med samt att formellt till föreningsstyrelsen ansöka om medel för projektets räkning. 10

11 Ansökan ska innehålla - en sammanfattning av projektets huvudintentioner och den lokala marknadens förutsättningar, - en projektidé med nuläges- och målbeskrivning, - en förteckning över projektdeltagare, - en ekonomisk kalkyl för projektet innehållande projektkostnader och vid behov beräknat antal tjänstemannatimmar samt eventuell fördelningsnyckel mellan intressenterna, - en enklare tidplan för projektets genomförande, - en konsekvensbeskrivning vilken ger en analys av vilka konsekvenser projektet och dess resultat önskas få för den lokala fastighetsmarknaden. 11

12 Beredning Ansökningar bereds inför beslut i styrelsen av föreningens VD och Näringspolitisk chef. Beredningen utmynnar i ett tjänstemannautlåtande av det tilltänkta projektets genomförbarhet samt en rekommendation till styrelsen. Beslut Beslut om projektmedel fattas av föreningsstyrelsen. Styrelsen kan om den så önskar bordlägga ärendet i väntan på komplettering i projektbeskrivning alternativt muntlig föredragning av projektansökande. Beslut kan ej överklagas. Utbetalning av projektmedel och redovisning av ekonomi Alla kostnader som är att hänföra till projekt ska redovisas i särskild projektredovisning som gör det möjligt att göra en ekonomisk slutredovisning av genomförda projekt. Projektmedel utbetalas mot faktura samt genom eventuell interndebitering för egen personal för genomförande. Föreningens ekonomiavdelning sköter all betalning till leverantörer samt betalar eventuella arvoden i vanlig ordning efter attest från attestberättigad tjänsteman på föreningen. All bokföring sköts av föreningens ekonomiavdelning och projektredovisning tillämpas så att det ekonomiska utfallet av projektet kan redovisas. 12

13 Genomförande och utvärdering Varje projekt som beviljats projektmedel ska, med hjälp av den lokalt näringspolitiskt ansvarige tjänstemannen, rapportera och utvärdera projektgången inom ramen för Fastighetsägarnas projektdatabas. Vid avslutat projekt ska projektredogörelse sändas till Föreningsstyrelsen. 13

14 Kontaktuppgifter Distrikt Krets 14

15 Fastighetsägarna Borås Österlånggatan 33 Box 401, Borås Tel: Fax: Fastighetsägarna Karlstad Drottninggatan 21, Box Karlstad Tel: Fax: Fastighetsägarna Göteborg Vasagatan 45, Box Göteborg Tel: Fax: Fastighetsägarna Linköping Ågatan 43, Box Linköping Tel: Fax: Fastighetsägarna Halmstad Karl XI:s väg Halmstad Tel: Fax: Fastighetsägarna Skövde Skolgatan 22, Box Skövde Tel: Fax: Fastighetsägarna Jönköping Skolgatan 4, Box Jönköping Tel: Fax: Fastighetsägarna Uddevalla S. Drottninggatan 4A Box 206, Uddevalla Tel: Fax: Fastighetsägarna Kalmar Fiskaregatan 44 A Kalmar Tel: Fax:

16