Användarmanual E-besten Beställning och fakturahantering

Transkript

1 Användarmanual E-besten Beställning och fakturahantering Från behov till faktura Leverantör Leverantörsportal 4. Läs Order 5. Skapa orderbekräftelse (valfritt) 7. Skapa faktura Konstfack 1. Skapa beställning 2. Godkänn beställning (kan utföras från mail) 3. Order skapas 6. Leveranskvittens 8. Matchning Varför E-beställning? > Attestering och kontering är klar i förväg > Förhandlade avtal med rabatter följs ute i verksamheten > Leverantörer som gett rabatter ser att avtal efterlevs och är nöjda > Skall användas av alla myndigheter med fler än 50 anställda. Sida 1 av 17

2 Innehåll 1.Inloggning Startsida Flikar Att hantera Systemmeddelanden Delegeringar Nya leverantörsavtal Genvägar Egna inställningar Favoriter Delegera Grundinställningar Genvägar Lösenord Skapa beställning Välj produkt Sök på produkt Sök på leverantör Sök via avtalskategori Avancerad Sökning Fritextformulär (saknas i denna version) Punch out Skicka vidare varukorg för godkännande Kontering och leveransinformation Kontering Leveransinformation Slutföra beställning Skicka beställningen Spara beställning Spara som mall Attestera en beställning Påminnelse via e-post Leveranskvittering Sida 2 av 17

3 5.1 Påminnelse via e-post Fakturahantering Granskare Granskning faktura Radgranskning Attestantens egna kostnader Attestant Ange en annan granskare Parkering av faktura Dela upp faktura mellan flera konton Kreditfakturor Makulering av faktura Påminnelse via e-post Logga ut Inloggning Du loggar in i Visma Proceedo via länken Du kommer till en inloggningsruta där du ska skriva din e-postadress som användarnamn och ditt lösenord. Är det första gången du loggar in, tvingas du byta till ett nytt lösenord direkt. Lösenordet är vid första inloggning.. 2. Startsida När du loggat in kommer du till startsidan. Sida 3 av 17

4 2.1 Flikar Högst upp på startsidan finns det flikar. Vilka flikar du ser beror på vilken behörighet du har i systemet. Hem startsida.inköp skapa beställning, godkänn beställning, tidigare beställningar, leveranskvittens. Avtal hantera Konstfacks avtal. Faktura hantera faktura, skapa faktura, fakturaöversikt Rapporter standardrapporter, rapportgenerator för skapande av egna rapporter Administration administration av leverantörer, användare, adresser mm. 2.2 Att hantera I den blå rutan ser du vad du har att hantera. Genom att klicka på respektive rubrik kommer du direkt till de olika funktionerna. I exemplet ovan har användaren bland annaten sparad beställning. 2.3 Systemmeddelanden Systemmeddelandet är till för att snabbt och tydligt meddela användaren vad som sker i Proceedo. Dessa meddelanden kan endast skrivas av systemadministratör. 2.4 Delegeringar Här visas de delegeringar som finns gällande användaren. Delegeringar sätts upp centralt. Sida 4 av 17

5 2.5 Nya leverantörsavtal Nya avtal visas från den dagen de börjar gälla och 30 dagar framåt. 2.6 Genvägar Här visas användarens egna valda genvägar samt genvägar som har valts av systemadministratören till alla användare. Genvägen till statliga ramavtal är en sådan. 3. Egna inställningar Det är bra att börja med att göra några personliga inställningar. Det gör man genom att klicka på inställningar i övre högra hörnet. Du får då upp en lista med ett antal val: Favoriter Meddelanden Delegera (görs av systemadministratör) Abonnemang (ej tillämpligt i denna versionen) Grundinställningar Genvägar Lösenord 3.1 Favoriter Här kan du skapa egna favoriter bland dina konteringsvärden. I exemplet nedan har ett antal konton valts som favorit. Ett konto har markerats som favorit, konto När användaren ska kontera en faktura syns de favoritmarkerade kontona överst/först vid sökning. Det värde som markerats som förvalt kommer upp som förslag. Det är möjligt att göra på motsvarande sätt för värden i alla dimensioner i konteringssträngen, konton orgenhet och verksamhet. För att göra förval av faktura- och/eller leveransadress välj flik Adresser. Du kan när som helst ändra dina inställningar. Glöm inte att klicka på verkställ Sida 5 av 17

6 3.2 Delegera Delegering kan endast göras av Systemansvariga på Ekonomienheten. Aktuella delegeringar som har lagts in i systemet är synliga på startsidan i rutan Delegeringar. 3.3 Grundinställningar Dina kontaktuppgifter visas under Grundinställningar/Allmänt Här kan du också göra ändringar i gränssnittet. Om så önskas välj Ändra. Här kan du göra personliga inställningar bland annat välja hur fakturabilden ska visas. Standard/förvalt är att fakturabilden visas till höger i bild och att bilden öppnas automatiskt. 3.4 Genvägar Här kan du enkelt skapa dina egna genvägar. I exemplet nedan har användaren skapat en genväg till Leveranskvittens. Den andra genvägen, statliga ramavtal, skapas av administratör för alla. Genvägen hittar du sedan på startsidan i nedre högra hörnet. 3.5 Lösenord Vid byte av lösenord fyll i ditt gamla lösenord följt av ditt önskade nya lösenord två gånger. Lösenordet måste uppfylla följande krav: - Minst 8 tecken - Ej vara samma som de senaste fem lösenorden. 4. Skapa beställning Skapa beställning utförs när man vill beställa en eller flera varor/tjänster. Gå in under Inköp Skapa beställning Sida 6 av 17

7 4.1 Välj produkt Här har du olika möjligheter att söka reda på den produkt som du vill beställa. Du kan söka på produkt, leverantör eller avtal Sök på produkt Sök den produkt du letar efter i fältet Produkter. Under rubriken Favoriter ligger dina senaste 50 beställda produkter (mitt på sidan). Du får nu upp alla produkter som har sökordet i sitt artikelnamn. Produkterna visas med leverantör, artikelnummer, enhetspris och avtalskategori. De produkter som är rekommenderade, efter överenskommelse med leverantör, är markerade med tummen upp symbol. För att lägga produkten i din varukorg, klicka på det blå krysset bakom den produkt du vill beställa. Produkten hamnar nu i varukorgen. Du har möjlighet ändra antalet genom att klicka på minus eller plustecken i kolumnen Ändra eller genom att skriva önskat antal direkt i kolumnen Antal. Det är också möjligt att ta bort produkten genom att klicka på det röda krysset. Vid varje produkt finns det en informationsknapp om du vill veta mer om produkten. Klicka på i-symbolen. Här får du upp mer information om produkten. Omfattningen på produktinformationen bestäms utav leverantören och kan därför skilja sig mellan olika produkter. Det kan också finnas produktblad kopplade till Sida 7 av 17

8 produkten där du kan få mer information om den produkt du är intresserad av. Klicka på knappen produktblad. Du har även möjlighet att beställa produkten i detta läge genom att använda Beställ -knappen Sök på leverantör Du kan också söka på en specifik leverantör. Skriv in en del av eller hela leverantörens namn i rutan vid avtal. Klicka på Sök. Obs, se om rätt är ikryssat (Sök bland alla eller Sök i valda avtalskategorier), längst till höger. Leverantörens namn dyker upp, om du klickar på namnet får du upp alla produkter som leverantören tillhandhåller. Produkter med tummen upp -symboler kommer först Sök via avtalskategori För att söka via avtalskategori. Välj aktuell kategori i avtalskategoriträdet och alla till avtalet knutna leverantörer kommer att visas. Klicka på namnet och alla leverantörens produkter redovisas. För att begränsa sökningen kan du under avtalskategori välja ett underliggande avtalsområde. Sida 8 av 17

9 4.1.4 Avancerad Sökning Avancerad sökning används när du inte lyckats hitta produkten du vill ha genom ordinarie produktsök eller om du vill utföra mer detaljerade sökningar. Använd funktionen Avancerad sökning, precis bredvid Sök-knappen i Produktsöksfältet här går att filtrera på ett antal parametrar. Med hjälp av de olika filtreringsalternativen kan du sedan välja att begränsa din sökning. Om så önskas är det möjligt att jämföra produkter genom att klicka i boxarna för de produkter du vill jämföra och därefter trycka på knappen Jämför. Sökresultaten visas sedan i rutan Fritextformulär (saknas i denna version) För varor/tjänster som inte kan specificeras i produktkatalogen eller vid tillfällen du inte hittar produkten du söker kan istället fritextformulär användas. Avtal som kan vara lämpliga för fritextbeställning är olika typer av tjänster såsom utbildning och konsulttjänster. För att beställa en formulärsprodukt sök på fritext under produkter. Tillgängliga fritextformulär kopplade till leverantör visas. Klicka på plustecknet vid önskat formulär. Ett fritextfönster öppnas där du fyller i information om den produkt som ska beställas. Därefter klickar du OK för att lägga till produkten i varukorgen alternativt Lägg till om du vill göra en ytterligare fritextbeställning till varukorgen. Sida 9 av 17

10 4.1.6 Punch out För vissa leverantörer kan en punch out-katalog användas. Detta innebär att du automatiskt kommer till leverantörens egna webshop där du kan göra dina inköp. När du valt de produkter som ska beställas kommer du automatiskt tillbaka in i Proceedo där dina varor nu finns i varukorgen. Det är möjligt att skapa en beställning som innehåller både punch out-produkter, formulär och katalogprodukter. 4.2 Skicka vidare varukorg för godkännande Fortsätt lägga till varor i varukorgen tills beställningen är komplett klicka därefter Fortsätt i nedre högra hörnet. Du har även en flik där du kan använda en sparad beställningsmall. Du ser nu hur din varukorg ser ut, vilka produkter den innehåller. Du kan öka eller minska eller radera produkterna du har lagt i varukorgen. Du ser hos vilka leverantörer som du gör beställningarna samt totalbeloppet på din beställning. Nästa steg är att du ska kontera din beställning, ange din leveransadress och eventuellt skriva en kommentar till din attestant. 4.3 Kontering och leveransinformation Kontering Kontering utförs för att en beställning ska redovisas på rätt sätt och utförs efter det att användaren lagt till produkter till sin beställning. Alla produkter från den tidigare skapade beställningen visas nu högst upp på sidan. Här kan man fortfarande ändra sin beställning, öka/minska antal eller radera produkter som redan ligger i varukorgen. För att lägga till ytterligare produkter välj Tillbaka för att gå tillbaka ett steg. Klicka på knappen Kontering för att öppna konteringsfönstret. Här fyller du i den kontering som ska gälla. Du kan skriva dit värdet i dimensionen eller klicka på konteringshjälpen, inringat i rött nedan, för att få upp en lista över tillgängliga värden. Det/de värden som du har använt senast ligger som favoriter. Markera och klicka på OK eller dubbelklicka på raden. Vill du ha olika konteringar på dina produkter klicka på varje rad och välj aktuellt värde. Alternativt, om alla produkter ska konteras mot samma värde, kryssa i rutan vid Sätt valt konteringsställe på alla rader. Nästa steg är att fylla i övriga obligatoriska dimensioner på liknande sätt. Har någon produktrad inte ett konto angivet på kontoraden använd sökfunktion för att hitta rätt konto (på samma sätt som övriga dimensioner). Här ligger också de senaste använda kontona upplagt som favoriter Tryck OK när alla produkter redovisats Nästa steg är att välja vart din beställning ska levereras Leveransinformation Kontrollera att rätt leveransadress är vald under Leveransadress. Om den förvalda leveransadressen inte stämmer, välj rätt adress i rullistan eller sök fram den genom sökrutan som öppnas om du trycker på ikonen Sida 10 av 17

11 bredvid rullgardinen. Vald leveransadress ligger sedan som favorit nästa gång du går in i systemet tillsammans med adresser du valt som favorit under inställningar och de adresser du använt mycket på sistone. Kontrollera att rätt faktureringsadress är vald under Fakturaadress på samma sätt som Leveransadress. Vanligtvis behöver denna inte ändras. Om den önskade leverans- eller fakturaadressen inte hittas i listan, kontakta Ekonomienheten, invoice@konstfack.se. Om du vill lämna kommentar till leverantören tryck på blocket till höger i rutan Information till leverantör 4.4 Slutföra beställning Innan du skickar din beställning kan du namnge den genom att fylla i beställningens namn. Detta för att lättare kunna identifiera beställningen vid sökningar och leveranskvittering. För att förtydliga beställningen för din attestant finns möjligt under rutan Beställningens syfte. Dessa två, skickas inte vidare till leverantör. Du har nu tre val - skicka beställningen, spara beställningen eller skapa en mall av beställningen Skicka beställningen När du skrivit in alla nödvändiga uppgifter om beställningen är den färdig att skickas. Klicka på knappen Skicka så skickas beställningen. Beställningen går nu vidare på attest innan den skickas till leverantör. Ett bekräftelsemeddelande visas på skärmen. När du klickar på knappen Stäng kommer du till Tidigare beställningar, där du ser den nyss skickade beställningen. Du kan se status på beställningen och även var beställningen ligger i flödet Spara beställning Om du inte vill skicka beställningen utan spara den och använda den vid ett senare tillfälle, klickar du på knappen Spara. Detta kan vara bra om du vill avsluta beställningen vid ett senare tillfälle. För att öppna din sparade beställning vid senare beställningsarbeten, gå till Tidigare beställningar. Sida 11 av 17

12 4.4.3 Spara som mall Om du inte vill skicka beställningen utan skapa en mall utifrån den för att använda den vid upprepade likartade beställningar, klickar du på knappen Spara. Du kan välja mellan att spara som egen eller delad mall vilket innebär att alla inom organisationen har tillgång till och kan använda sig av mallen. Att använda mallar är ett smidigt och snabbt sätt att beställa de produkter du återkommande är i behov av. Alla mallar som du har skapat finner du under fliken Beställningsmallar under Ny Beställning. 4.5 Attestera en beställning Attestanter som ska godkänna beställningar får en anvisning (i den blå rutan) på startsidan samt en anvisning via e-post. Klicka på Beställningar att godkänna för att gå vidare. Nu visas en lista över alla beställningar som ligger för godkännande. Under rubriken Flöde ser hur beställningen går i flödet. För man musen över någon av figurerna, så står det i klartext varför beställningen är där. Om du vill se hela beställningen, tex vilka produkter, leverantörer eller kommentarer, välj Visa best.. Sida 12 av 17

13 Genom att klicka på Kontering så ser du hur beställningen har konterats. Som attestant har du möjlighet att godkänna beställningen, neka beställning samt ändra antalet neråt på beställningen. Tryck på Godkänn. Då först blir beställningen en order och ett ordernummer genereras. Du får upp en bekräftelse på att ordern har skapats. Flödesbilden visar att ordern är skickad till leverantör. Beställningen går nu iväg till de leverantörer som finns med på beställningen. Nästa steg i flödet är att leveranskvittera varorna när de har kommit. 4.6 Påminnelse via e-post Två dagar efter beställningsdatum går det ut en påminnelse via e-post till attestanten om beställningen inte är godkänd. En andra påminnelse går ut efter 5 dagar. 5. Leveranskvittering Beställare är ansvarig för att mottagna varor och tjänster registreras som levererade i inköpssystemet. Detta krävs för att inkommande fakturor ska kunna matchas med automatik. Gå via fliken Inköp på huvudmenyn och välj Leveranskvittens eller klicka på Leveranser och Order i blå rutan på startsidan. Markera den order du vill leveranskvittera och klicka på knappen Ny Kvittens i nedre högra hörnet. Du får då upp vilka produkter ordern innehåller. Fyll i leveransdag i fältet Ankomstdatum. (Default är dagens datum). Ange sedan antalet varor/tjänster du önskar leveranskvittera i respektive rad under Kvittera antal (som förval ligger att allt kvarvarande kvitteras.) Systemet ger på förslag vilket antal du ska kvittera inom parantes. Om detta stämmer med mottaget antal är det bara att klicka på knappen OK. Avviker antalet, fyll i rätt antal och klicka sedan på OK. Du kan få delkvittera din order om varorna kommer vid olika tidpunkter. Om något vid leveransen behöver dokumenteras, exempelvis sen leverans eller skadat emballage görs denna notering genom att klicka på knappen Kommentarer. Din order byter nu status och matchas mot fakturan som blir konterad och attesterad med automatik. Fakturan med betalningsinformation flyttas sedan över till myndighetens ekonomisystem och är därmed tillgänglig i de ekonomiska rapporterna. Sida 13 av 17

14 5.1 Påminnelse via e-post Om fakturan för tillhörande order ankommer utan att ordern är leveranskvitterad går det ut en påminnelse med e-post, till den som ska leveranskvittera. Fakturan kan inte ordermatchas innan detta är utfört. 6. Fakturahantering Användare som får en ny faktura för hantering uppmärksammas på detta via e-post. Information om hur många fakturor som finns att hantera visas på startsidan, se sid 4. Gå till fliken Faktura på huvudmenyn och välj Hantera faktura eller klicka på Fakturor i blå rutan på startsidan. Här kommer du till en lista med alla fakturor som du har för hantering. I övre delen av listan finns olika möjligheter att göra urval. Att filtrera fakturorna efter status kan vara bra om du har många fakturor av olika slag att hantera. 6.1 Granskare Den status som en granskare ska hantera är Granskning ej utförd vilket innebär att kontrollera fakturans innehåll. Vidare ska övriga konteringsfält som efterfrågas fyllas i Granskning faktura Markera den faktura du vill hantera och klicka på knappen Hantera eller dubbelklicka på raden Fakturan öppnas i konteringsfliken och det visas även en scannad bild på fakturan. Som granskare ska du nu: Kontrollera fakturans innehåll och förslagskontering Fylla i efterfrågade dimensioner Sida 14 av 17

15 Bifoga bilagor vid behov Användarmanual beställning och fakturahantering När granskningen är klar finns följande val: Behandla senare (förvalt) = fakturan parkeras hos användaren. Om man samtidigt markerar Under utredning så skickar systemet ingen påminnelse via e-post. Acceptera fakturan = fakturan går vidare för attest. Ange annan granskare = en lista med möjliga granskare att skicka vidare till kommer upp, välj en granskare från listan. Inte min faktura = fakturan går tillbaka till en fakturahandläggare hos Ekonomienheten. Var noga med att tydligt ange i kommentar vad ni förväntar er att fakturahandläggaren ska göra med fakturan t ex fakturan ska makuleras p g a, beloppet är felaktigt tolkat vid skanning ska vara. Under utredning, kan kryssa i, samtidigt som Behandla senare. För att verkställa klicka på OK Radgranskning Dela fakturan på flera rader gör du genom att klicka på Lägg till rad. Klicka på OK så skickas det e-post till nästa granskare samtidigt att de har en faktura att hantera och ange annan granskare Attestantens egna kostnader Om fakturan gäller attestantens egna kostnader så kan du som granskare ange attestanten som annan granskare genom att välja Ange annan granskare. Detta för att förhindra att attestanten attesterar sina egna kostnader. Fakturan kommer då att granskas av attestanten och sedan fortsätta till attestantens överordnad för attest. Alternativt kan du som granskare skicka fakturan till attestanten som vanligt (som attestant) och attestanten i sin tur markerar Acceptera fakturan samt Eget köp och därefter OK vilket resulterar i att aktuell faktura eskaleras till attestantens överordnade för attest. 6.2 Attestant De statusar som ska hanteras av en attestant är Attest ej utförd och Granskning ej utförd. Attest ej utförd - Detta steg i processen inträffar då en faktura har granskats och där användaren förväntas attestera den. Granskning ej utförd - Detta steg i processen inträffar då en attestant ska granska sina egna kostnader. En attestant ska inte attestera sina egna kostnader varför granskaren har valt att skicka fakturan till attestanten för granskning istället för attest. Efter att attestanten har granskat sina egna kostnader kommer fakturan istället gå på attest till överordnad attestant. Markera den faktura du vill hantera och klicka på knappen Hantera Fakturan öppnas i konteringsfliken. Kontrollera konteringsförslaget. Om allt stämmer väljer du Acceptera fakturan och bekräftar detta genom att klicka på OK. Sida 15 av 17

16 Obs! Markören står på Behandla senare default. Så klickar man bara ok, så blir den liggande hos aktuell granskare. Om konteringen inte är rätt måste du skriva en kommentar om vad som ska rättas på fakturan genom att klicka på Kommentarer varefter du returnerar fakturan till granskaren genom att välja Returnera till granskare och avslutningsvis klicka på OK. Endast granskaren kan justera en kontering. Vid status: Attest ej utförd : Om du inte ska attestera fakturan kan du välja mellan att Returnera till granskare och Ange annan granskare nedre högra hörnet dessa val bekräftas med att klicka på OK. Ange en Kommentar varför du inte vill attestera fakturan, kommentaren är sedan synlig för övriga personer som hanterar fakturan. Du kan även välja att parkera fakturan med Behandla senare. Vid status: Granskning ej utförd : Om du inte vill granska fakturan kan du välja mellan Inte min faktura och Ange annan granskare. I nedre högra hörnet dessa val bekräftas med att klicka på OK. Om du väljer Inte min faktura så krävs det en kommentar av systemet. Skriv varför du inte vill granska fakturan, t.ex. att kostnaderna inte avser dig som attestant. Du kan även välja att parkera fakturan med Behandla senare Ange en annan granskare En attestant använder Ange granskare när fakturan bör granskas av en annan attestant/granskare. Fakturan går sedan vidare på attest enligt angiven kontering. Välj Ange en annan granskare i nedre högra hörnet. Välj en granskare i sökrutan genom att skriva namnet på granskaren eller tryck på Sök för att få upp en lista över möjliga granskare. Klicka på OK så går fakturan vidare till den valda granskaren. Sida 16 av 17

17 6.2.2 Parkering av faktura En faktura kan behöva parkeras i avvaktan på utredning. Kanske avvaktar man en kreditfaktura. För att parkera fakturan, välj Behandla senare och markera Under utredning. Ha för vana att alltid skriva en kommentar varför fakturan är parkerad. Fakturan får en markering i Infokolumnen i listan som säger att den är parkerad med en kommentar. 6.3 Dela upp faktura mellan flera konton Beloppet på en faktura kan delas upp mellan flera konton i konteringsfunktionen. Använd funktionen Lägg till rad för att få upp en ny rad. Lägg till det nya kontot i konteringsfältet samt övriga obligatoriska dimensioner. Fördela beloppet mellan de olika kontona. Kontrollera att totalpriset är det samma och att differensen är fortfarande är noll. 6.4 Kreditfakturor Kreditfakturans belopp skrivs med (-) minustecken och markeras med tillägg kredit i statustexten. Fakturan ska hanteras som en vanlig debetfaktura. Texten kredit hänger med i statustexten genom hela fakturaflödet. Parkera debet till kredit fakturan ankommer. 6.5 Makulering av faktura Makulering av felaktiga fakturor utförs av Ekonomienheten. För att så ska ske måste aktuell faktura returneras till fakturahandläggaren med information om att den ska makuleras och varför. Det är endast möjligt att backa fakturan i flödet ett steg i taget. För dig som attestant innebär det att välja Returnera till granskare. För dig som granskare innebär det att välja Inte min faktura. Viktigt! Kom ihåg att ange varför fakturan ska makuleras. Detta gör du genom att välja Kommentarer. Ett fönster öppnas där du kan skriva en kommentar varför fakturan ska makuleras i rutan Ange kommentar. Kommentaren följer sedan med hela vägen i fakturaflödet under Tidigare kommentarer. 6.6 Påminnelse via e-post 10 dagar innan förfallodatum går det en påminnelse via e-post till den som just då har fakturan för granskning.. När 10 dagar återstår till fakturans förfallodag får fakturan en markering med röd flagga i Info-kolumnen. 7 Logga ut Loggar ut ur systemet gör man längst upp till höger. Sida 17 av 17