Styrning och uppföljning av avtal

Transkript

1 Revisionsrapport Joanna Hägg Sofia Nylund Styrning och uppföljning av avtal Sollentuna kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund Avtalsuppföljning enligt kommunallagen och god redovisningssed Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål Metod och avgränsning Dokumentation, organisation och ansvarsfördelning Upphandlingsorganisationen Ansvarsfördelning Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Nämnderna Den centrala upphandlingsfunktionen Styrande dokument Vår bedömning Beslutsnivåer för tecknande av avtal Beslutsnivåer enligt delegationsordning Granskningsresultat Vår bedömning Styrning av avtal Utformning av avtal Granskningsresultat Vår bedömning Uppföljning av ingångna avtal Rutiner och riktlinjer för avtalsuppföljning Granskningsresultat Tele Coaching i Örebro AB TellusTalk/Multimedia Messaging AB Marko Kaj Moving AB Stjärna Fyrkant Com Sy stem AB Tele Attendo LSS AB Enigma Omsorg AB Aleris Omsorg AB Svanen Hemtjänst Aktiebolag KMK Omsorg...20 Sollentuna kommun

3 6.3. Vår bedömning Bilagor Bilaga 2: Avtalsgenomgång Sollentuna kommun

4 1. Sammanfattande bedömning På uppdrag av de förtroendevalada revisorerna i har PwC granskat styrning och uppföljning av avtal i kommunen. Den övergripande revisionsfråga som har besv a- ras är om den interna kontrollen kring styrning och uppföljning av ingångna avtal är tillräcklig. Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att den interna kontrollen kring styrning och uppföljning av ingångna avtal inte är helt tillräcklig men att det finns förbättringspotential. Nedan utvecklas vår bedömning som grundar sig på uppföljning av revisionskriterierna, som nedan redovisas i punktform. Styrande dokument i kommunen som säkerställer innehållsmässiga krav på avtal och uppföljning av dessa (avtalsmallar m.m.) Vi bedömer att ansvar och organisation i huvudsak tydliggörs i relevanta styrdokument. Nämndernas ansvar för uppföljning framgår av kommunens upphandlingspolicy. Beslutsnivåer för tecknande av avtal (firmateckning, delegationsordningar m.m.) Vi bedömer att avtalen inom vård- och omsorgsnämnden har undertecknats korrekt och att det framgår av vid tillfället rådande delegationsordning vem som kan fatta beslut samt teckna avtal. Vi bedömer att avtalen inom kommunstyrelsen har undertecknats korrekt, men att befogenheten att teckna avtal inte framgår med önskvärd tydlighet av delegationsordningen. Detta har tydliggjorts i en skrivelse daterad , 28. Standarden på avtal utifrån de innehållsmässiga krav som kan ställas ur styrnings- och uppföljningssynpunkt Vi kan notera att avtalens innehåll skiljer sig åt mellan de granskade avtalen. Detta kan till del förklaras av att avtalen utformas utefter de specifika krav som ställs på upphandlingen. Faktisk och dokumenterad uppföljning och utvärdering av ingångna avtal Granskningen visar att avtalsuppföljning sker i varierande utsträckning. Uppföljningen görs i flera fall inte enligt vad som regleras i avtalet. Vi bedömer således att avtalsuppföljningen idag inte sker på ett effektivt och strukturerat vis. Sollentuna kommun 1 av 27

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Utifrån genomförd väsentlighets- och riskanalys har en granskning prioriterats inom området. Området är viktigt utifrån styrelsens och respektive nämnds verksamhetsansvar. System för styrning, uppföljning och kontroll av verksamhet är grundläggande för att kunna säkerställa en tillräcklig intern kontroll. Kraven på styrelsen och nämnderna skiljer sig inte beroende på, i vilken regi, verksamheten utförs. Formerna får dock anpassas till om det är egen regiverksamhet eller extern utförare. I de fall extern utförare utför verksamheten syftar den interna kontrollen till att säkerställa att verksamheten utförs enligt avtal och att, i möjligaste mån, onödiga merkostnader och kvalitetsförluster undviks om en anlitad leverantör eller entreprenör inte fullgör sina åtaganden. I kommunallagen finns krav kring kontroll, styrning och uppföljning när verksamhet läggs ut på externa utförare Avtalsuppföljning enligt kommunallagen och god redovisningssed Enligt kommunallagen 19 a ska en kommun, som sluter avtal med någon annan än som avses i 17 och 18, samma lag, om att denne ska utföra en kommunal angelägenhet, beakta intresse av att genom avtalet tillförsäkra sig information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn i hur angelägenheten utförs. Avtal mellan kommunen och utföraren bör enligt god revisionssed reglera i vilken utsträckning kommunens revisorer får gå in i utförarens organisation och hämta eller ta del av uppgifter, ställer frågor etc. Avsikten är att kunna bedöma om nämndens interna kontroll är tillräcklig Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål Följande revisionsfråga ska besvaras: Är den interna kontrollen tillräcklig kring styrning och uppföljning av ingångna avtal? Följande revisionskriterier ska följas upp: Styrande dokument i kommunen som säkerställer innehållsmässiga krav på avtal och uppföljning av dessa (avtalsmallar m m) Beslutsnivåer för tecknande av avtal (firmateckning, delegationsordningar m m) samt diarieföring av dessa Sollentuna kommun 2 av 27

6 Standarden på avtal utifrån de innehållsmässiga krav som kan ställas ur styrnings- och uppföljningssynpunkt Faktisk och dokumenterad uppföljning och utvärdering av ingångna avtal 2.4. Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till ett antal avtal inom kommunstyrelsen och vård och omsorgsnämndens ansvarsområde. Dessa nämnder utgör granskningsobjekt. Dokumentstudier (styrande och stödjande dokument), intervjuer med olika verksamhetsföreträdare samt avtalsgenomgång. Sollentuna kommun 3 av 27

7 3. Dokumentation, organisation och ansvarsfördelning 3.1. Upphandlingsorganisationen Upphandlingsenheten ligger under kommunledningsförvaltningen. På enheten fanns i augusti 2014 fem anställda, varav en på timbasis. Två nya medarbetare tillkommer under hösten. En av dessa är en ersättningsrekrytering och en är en ny tjänst. Enheten ansvarar för kommunens samtliga ramavtal samt avtal över 28 procent av tröskelvärdet. Se vidare nedan om ansvarsfördelning Ansvarsfördelning Enligt Sollentuna kommuns regler för upphandling ser organisation och befogenheter ut som följer Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ska se till att kommunen har en kommungemensam central upphandlingsfunktion för att ge stöd till kommunstyrelsen i dess uppdrag att samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet, vad gäller upphandlingsverksamheten initiera och utarbeta förslag till uppdatering av denna policy med tillhörande regler och tillämpningsanvisningar initiera och teckna ramavtal för kommunens räkning samt bedöma när avvikelser från ramavtal kan godkännas handlägga samtliga upphandlingsärenden med ett upphandlingsvärde överstigande 28 procent av tröskelvärdet. Byggentreprenader är undantagna och handläggs av kommunstyrelsen eller trafik- och fastighetsnämnden Kommunfullmäktige Fullmäktige fastställer upphandlingspolicy Nämnderna Nämnderna ansvarar för förvaltningsspecifik upphandling (varor, tjänster och entreprenader) och är dessutom skyldiga att i god tid inrapportera de upphandlingar som planeras under året till den centrala upphandlingsfunktionen. Nämnderna ska alltid kontakta den centrala upphandlingsfunktionen inför samtliga upphandlingar där kontraktsvärdet överstiger 28 procent av tröskelvärdet. Undantag är byggentreprenader som handläggs av kommunstyrelsen eller trafik- och fas- Sollentuna kommun 4 av 27

8 tighetsnämnden. Nämnderna ansvarar för att upphandlingar understigande 28 procent av tröskelvärdet hanteras i enlighet med kommunens tillämpningsanvisningar. Inom vård- och omsorgsförvaltningen har en omorganisation nyligen gjorts och en enhet för avtal och uppföljning har skapats. Inom enheten finns kvalitetsansvariga för LSS, SoL särskilt boende och SoL hemtjänst, dagverksamhet och öppen verksamhet samt kvalitetsansvarig MAS/HSL. Därtill finns tre utredare (varav en vakant), en förvaltningscontroller och en controller, en lokalsamordnare, en kostekonom samt en avdelningschef. Kvalitetsansvarig tillsammans med utredare är ansvarig för att tar fram förfrågningsunderlag och avtal samt att följa upp dessa Den centrala upphandlingsfunktionen Den centrala upphandlingsfunktionen ska bland annat: Verka för att lagen om offentlig upphandling följs. Verka för att kommunens upphandlingspolicy, regler och tillämpningsanvisningar följs samt löpande uppdatera dem. Handlägga samtliga upphandlings/inköpsärenden med ett upphandlingsvärde överstigande 28 procent av tröskelvärdet för varor och tjänster utom för byggentreprenader som handläggs av kommunstyrelsen eller trafik- och fastighetsnämnden. I erforderlig utsträckning samverka med/biträda nämnder och resultatenheter vid upphandlingar understigande 28 procent av tröskelvärdet i upphandlingsvärde avseende varor och tjänster. I början av varje verksamhetsår kalla förvaltningschef eller motsvarande till ett planeringsmöte för rapportering av kommande upphandlingar under året Upphandla ramavtal i samråd med användarna Ge råd och stöd i upphandlings/inköpsfrågor Verka för att höja upphandlingskompetensen i kommunen. Kontrollera leverantörers ekonomiska förhållande Svara på överprövningar (undantag byggentreprenader) med bistånd av verksamheterna när det gäller sakkunskap Styrande dokument Upphandlingen i Sollentuna kommuns regleras i följande styrdokument: Upphandlingspolicy för Sollentuna kommun, fastställd av fullmäktige , 51 Sollentuna kommun 5 av 27

9 Tillämpningsanvisningar för upphandlingspolicy för Sollentuna kommun, reviderad Regler för upphandling i Sollentuna kommun, antagna av kommunstyrelsen , 60, reviderade av kommunstyrelsen , 202 att gälla från , reviderade av fullmäktige , 99 samt , 144. Den senaste revideringen genomfördes med anledning av nya regler för direktupphandlingar Vår bedömning Vi bedömer att ansvar och organisation i huvudsak tydliggörs i relevanta styrdokument. Nämndernas ansvar för uppföljning framgår av kommunens upphandlingspolicy (se vidare avsnitt 6.1). Sollentuna kommun 6 av 27

10 4. Beslutsnivåer för tecknande av avtal 4.1. Beslutsnivåer enligt delegationsordning Kommunstyrelsens delegationsordning antogs av kommunstyrelsen , 224 och har därefter reviderats vid tre tillfällen, senast , 19. Vård- och omsorgsnämndens delegationsordning för samhällsuppdraget antogs , 54 och reviderades Upphandlingsenheten uppfattar att delegationsordningen är tydlig. Däremot förs det fram att det kan finnas osäkerhet inom vissa förvaltningar. Inom vårdoch omsorgsförvaltningen uppges att kännedomen om delegationsordningen överlag är hög, då många beslut fattas på delegation i det ordinarie arbetet Granskningsresultat Granskningsresultatet av tecknade avtal presenteras i tabellen nedan. Tabell 1. Undertecknande av avtal Avtalsleverantör Avtalsvärde 1 Undertecknat av Datum för undertecknande (av kom munen) TellusTalk/Multimedia Messaging AB Framgår ej av av tal CIO, upphandlingschef som andra avtalstecknare Stjärna Fy rkant Com Sy stem AB Framgår ej av avtal Kommundirektör Tele 2 Framgår ej av avtal Kommundirektör Marko Kaj Moving AB Tele Coaching i Örebro AB Uppskattningsvis kr kr + ev. timavrop Upphandlingschef Tf. chef KOS KMK Omsorg Avtal enligt LOV Tf. avdelningschef för funktionshinder Attendo LSS AB Framgår ej av avtal Avdelningschef funktionshinder Svanen Hemtjänst AB Avtal enligt LOV Avdelningschef äldreomsorg Enigma Omsorg AB Avtal enligt LOV Tf. avdelningschef Det förs fram att kommunen i flera fall har valt att inte skriva in ett avtalsvärde i avtalet. Det uppfattas vara svårt att uppskatta kommande värden i tjänster som varierar i volym och värde mellan år. Sollentuna kommun 7 av 27

11 för funktionshinder Aleris Omsorg Framgår ej av avtal Avdelningschef äldreomsorg Delegationsordningen för vård- och omsorgsnämnden antogs av vård- och omsorgsnämnden , 54 och reviderades Revideringen medförde förändrad delegation i upphandlingsärenden. Från och med 2014 har beslut om upphandling, beslut om avbrytande av upphandling, beslut om tilldelning vad gäller upphandling till ett bedömt värde mindre än 5 mnkr per år och med en avtalstid om högst fyra år delegerats till förvaltningschef. Beslut om att godkänna eller avslå ansökan samt beslut att godkänna eller avslå underleverantör till godkänd leverantör inom LOV är också delegerad till förvaltningschef. I den tidigare delegationsordningen medgavs att beslut om upphandling, beslut om avbrytande av upphandling, beslut om tilldelning och tecknande av avtal vad gäller upphandling med ett bedömt värde mindre än 3 mnkr per år och med en avtalstid om högst fyra år var delegerat till respektive avdelningschef för funktionshinder, för stöd och utveckling och för äldreomsorg. I den tidigare versionen av delegationsordningen redogörs även för förvaltningsövergripande befogenheter (uppgifter som inte utgör egentlig delegation men som klargör vissa viktigare befogenheter). Av denna framgår att avtal, ansökningar och andra rättshandlingar som ryms inom respektive ekonomisk ram kan undertecknas av respektive avdelningschef. Avtalen omfattas av den tidigare versionen av delegationsordningen, det vill säga att avtalen undertecknades innan revideringen De fem avtalen har undertecknats av avdelningschef för respektive verksamhetsområde. Delegationsordningen för kommunstyrelsen antogs av kommunstyrelsen , 224 och har därefter reviderats vid tre tillfällen: , 86, , 206 samt , 19. Enligt den senast reviderade delegationsordningen får kommundirektör och upphandlingschef, tillika enhetschef, besluta om direktupphandling av varor och tjänster samt utse vinnande anbud, till ett belopp över 15 procent av tröskelvärdet enligt LOU. I denna delegationsordning finns ingen beskrivning över vem som kan underteckna avtalen. Detta tydliggörs till del i skrivelsen Behörighet att underteckna handlingar för kommunstyrelsens räkning som antogs av kommunstyrelsen , 28. Tre av avtalen är undertecknade innan revideringen De övriga två avtalen är undertecknade innan revideringen I kommunstyrelsen delegationsordning framgår att kommundirektör och upphandlingschef har rätt besluta om direktupphandling samt utse ett vinnande anbud till ett belopp över 7 procent och upp till 15 procent av tröskelvärdet enligt LOU. De tre avtal som omfattas av denna delegationsordning är undertecknade av kommundirektör respektive upphandlingschef. Revideringen innebar en förändrad delegation för regler för bidrag ur kommunstyrelsens särskilda medel för arbetsregler och har således ingen påverkan Sollentuna kommun 8 av 27

12 på de utvalda avtalen. De två återstående avtal är undertecknade av CIO (med upphandlingschef som andra avtalstecknare) samt avdelningschef KOS. I delegationsordningen från 2011 framgår att avdelningschef har rätt att besluta om upphandling samt utse vinnande anbud avseende varor och tjänster som rör den löpande förvaltningen eller uppgår till 500 tkr per upphandlingstillfälle. Avtalet som är undertecknat av avdelningschefen har ett uppskattat avtalsvärde om 292,5 tkr. Något avtalsvärde framgår inte av avtalet med TellusTalk/MultimediaMessaging. Avtalet är dock undertecknat av upphandlingschefen utöver CIO Vår bedömning Vi bedömer att avtalen inom vård- och omsorgsnämnden har undertecknats korrekt och att det framgår av vid tillfället rådande delegationsordning vem som kan fatta beslut samt teckna avtal. Vi bedömer att avtalen inom kommunstyrelsen har undertecknats korrekt, men att befogenheten att teckna avtal inte framgår med önskvärd tydlighet av delegationsordningen. Detta har tydliggjorts i en skrivelse daterad , 28. Delegationsordningarna tydliggör vem som kan fatta beslut på ett tydligt vis. Vi kan inte uttala oss om huruvida beslut om avtal har fattats av korrekt delegat då det utav avtalen inte framgår vem som har fattat beslutet. Sollentuna kommun 9 av 27

13 5. Styrning av avtal Följande står att läsa om att teckna avtal i kommunens tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicyn. Vid objektsupphandlingar tecknar upphandlingsenheten avtal tillsammans med ansvarig handläggare på aktuell förvaltning. Vid ramavtal tecknar upphandlingsenheten avtal för kommunen som helhet eller i förekommande fall tecknas ramavtal tillsammans med ansvarig förvaltning Utformning av avtal Kommunen använder sedan 2011 upphandlingsverktyget TendSign 2. Majoriteten av kommunens avtal finns numer i TendSign. Ett antal avtal med långa löptider (till exempel längre driftentreprenader) har dock ännu inte lagts in utan gör så när ny upphandling blir aktuell. Avtal liksom förfrågningsunderlag skapas i TendSign. Beställaren (det vill säga den beställande förvaltningen/representanten) väljer ur verktyget vilka skrivelser och rubriker som ska finnas med, vilket medför att avtalen idag i stor utsträckning har samma struktur och utseende. Det finns ett antal övergripande mallar i TendSign, utefter avtalstyp (till exempel för direktupphandling och selektiv upphandling). Därtill finns det i TendSign ett antal mallar för olika typer av varor och tjänster (till exempel konsulttjänster och städtjänster). Endast upphandlarna har åtkomst till dessa mallar. Upphandlingsenheten för fram att det inte är lämpligt att ha mallar i för stor utsträckning eftersom avtalen bör anpassas efter de specifika krav som ställs i upphandlingen, bland annat måste de effekter skallkraven för med sig för leverantörer beaktas. 3 Text och innehåll tas därefter fram i dialog mellan upphandlingsenhet och beställare. Tidigare avtal samt andra kommuners avtal ses över till hjälp. Förvaltningarna själva ansvarar för kvalitetskrav och beskrivningar medan upphandlingsenheten främst bidrar med de formella och kommersiella kraven, enligt intervjuerna. Sammantaget uppges att beställaren har sista ordet i utformningen av avtalen. Såväl upphandlingsenheten som vård- och omsorgsförvaltningen uppger att samarbetet fungerar bra. Det uppfattas vara enkelt att använda TendSign och det ses som en stor fördel att förfrågningsunderlag och avtal idag ser mer lika ut än tidigare avseende struktur och innehåll. På grund av en vakans på upphandlingsenheten har samarbetet under den senaste tiden försvårats något. En rekrytering är dock gjord och vakansen tillsätts under hösten I intervjuerna framkommer att kommunen vid ett antal tillfällen har använt de verktyg för styrning som beskrivs i avtalen. 2 Beslut om att köpa in det fattades Exempelvis skadestånds- och vitesklausuler kan förhindra mindre företag att lämna anbud. Sollentuna kommun 10 av 27

14 5.2. Granskningsresultat För de granskade avtalen har en kontroll gjorts om följande åtta styr- och sanktionsmöjligheter finns: godkännande av underleverantör, insyn i leverantörens företag, förlängning av avtal, vitesklausul, definition av avtalsbrott/grund för hävning, skadestånd, uppsägningsklausul samt åtgärder för tvist. Resultaten presenteras i nedanstående tabell. Tabell 2. Genomgång av avtal Kategori Finns Finns ej Godkännande av underleverantör 10 0 Insyn i leverantörens företag 3 7 Förlängning av avtal 10 0 Vitesklausul 6 4 Definition av avtalsbrott/grund för hävning av avtal 10 0 Skadestånd 9 1 Uppsägningsklausul 7 3 Åtgärder vid tvist Vår bedömning Vi kan notera att avtalens innehåll skiljer sig åt mellan de granskade avtalen. Detta kan till del förklaras av att avtalen utformas utefter de specifika krav som ställs på upphandlingen. Beställaren kan ta stöd av upphandlingsverktyget TendSign där mallar för ett antal olika upphandlingstyper/varor och tjänster finns. Det finns inte mallar för alla typer av upphandlingar eller varor/tjänster. Vi har noterat följande: Samtliga avtal innehåller uppgifter om att avtal går att förlänga. Hur förlängning går till beskrivs dock inte i flera av avtalen. Vitesklausuler saknas i flera fall. Även i de avtal där vite omnämns saknas en separat vitesklausul hos fyra avtal, istället beskrivs vite under exempelvis påföljder vid försening av leverans. Samtliga avtal innehåller godkännande av underleverantör, definition av avtalsbrott (om än i olika former) samt åtgärder vid tvist. Endast tre avtal innehåller en klausul om insyn i leverantörens verksamhet. En insynsklausul ger möjlighet till att få ta del av information som är viktig för att kunna följa upp kvalitet och avtalsefterlevnad hos leverantören. Denna klausul är inte tillämplig för alla avtalstyper men vi noterar att det saknas en sådan klausul i två av vård- och omsorgsförvaltningens avtal (av- Sollentuna kommun 11 av 27

15 seende äldreboende och LSS-boende Aleris Omsorg AB och Attendo LSS AB). Det bör konstateras att kommunens verksamhet är differentierad. En differentierad verksamhet ställer olika innehållsmässiga krav på avtalen, således är det inte säkert att alla avtal måste innehålla alla de styrinstrument som nämns ovan. Inför varje upphandling görs en bedömning av vad som bör ingå i förfrågningsunderlaget. Vi uppfattar att det är en levande process i vilken kvalitetskrav liksom formella krav diskuteras och prioriteras. Sollentuna kommun 12 av 27

16 6. Uppföljning av ingångna avtal 6.1. Rutiner och riktlinjer för avtalsuppföljning I kommunens upphandlingspolicy tydliggörs följande avseende intern kontroll och uppföljning: Upphandlingar och upphandlingskontrakt(avtal) ska aktivt följas upp avseende avtalstrohet (efterlevnad av avtal) samt gällande de krav som ställts på varan/tjänsten/entreprenaden och leverantören. Detta kan ske genom årliga uppföljningar av upphandlingsenheten/förvaltningarna och eller genom internkontrollplanen som årligen fastställs av kommunstyrelsen och nämnderna. Upphandlingsenheten träffar inför varje år samtliga förvaltningschefer för en genomgång av vilka avtal som är på gång samt för avstämning av pågående avtal. Inför detta granskar upphandlingsenheten avtalstider, inköpsmönster och tar ställning till förlängning. I övrigt ansvarar förvaltningarna själva för sina avtal och tillhörande avtalsuppföljning. Det finns inga särskilda mallar för uppföljning, utan uppföljning utgår från avtalet. Avseende ramavtal ansvar upphandlingsenheten för uppdatering av förändrade priser, avtalsvillkor och annat. Informationen delges kommunens övriga medarbetare via intranätet. Det är beställaren som ska säkerställa att rätt vara eller tjänst levereras till avtalade priser. Det görs inga regelbundna stickprov eller kontroller på annat sätt under året, utöver vad som framgår av årets internkontrollplan. Upphandlingsenheten uppger dock att viss årlig uppföljning av volymer och priser görs för kommunen totalt samt per förvaltning, per ramavtal. Dock uppges att det har saknats bra systemstöd och att uppföljningen har krävt en del handpåläggning, vilket gör att uppföljning är begränsad. Upphandlingsenheten ansvarar också för löpande kontroll av samtliga leverantörers kreditstatus, via CreditSafe. Enheten meddelas per automatik om en leverantörs situation förändras. Vård- och omsorgsförvaltningen gör vid sidan av de årliga avtalsuppföljningarna också ett stort antal andra uppföljningar och kontroller av leverantörerna och de tjänster brukarna får. Bland annat görs månatliga avstämningar av rapporter från tidmätningssystemet inom hemtjänsten, särskilda kvalitets- och patientsäkerhetsberättelser samt ekonomiska uppföljningar på regelbunden basis. Förvaltningen uppger därtill att de vid misstankar eller oro gör särskilda kontroller och uppföljningar. Upphandlingsenheten gör ingen sammanställning av eventuella åtgärder, antal avtal som förlängs eller annan statistik på övergripande nivå då detta inte efterfrågas från kommunstyrelsen eller nämnderna Granskningsresultat För att kontrollera uppföljning av ingångna avtal har följande kontrollerats: Sollentuna kommun 13 av 27

17 Vad som framgår om uppföljning i avtalen Hur den faktiska uppföljningen har gjorts och dokumenterats Tele Coaching i Örebro AB Om avtalet Avtalet avser utbildning i kundservice. Avtalstiden inleds när avtalet sluts och pågår till att den första insatsen är genomförd och godkänd av kommunen. Intentionen är därefter att fortsätta samarbetet via timavrop. Som längst kommer avtalet att kunna löpa fyra år, med förlängning om ett år i taget. Uppföljning enligt avtal Uppdragstagaren åtar sig att bedriva uppdraget enligt angivna riktlinjer och föru t- sättningar. Om uppföljningen skulle visa på verifierbara kvalitetsbrister ska uppdragstagaren vidta åtgärder för att korrigera bristerna. Beställaren förbehåller sig rätten att värdera insatsens kvalitet och utfall (efter den första insatsen har genomförts) inför en eventuell förlängning. Även budgethänsyn kan komma att tas. Genomförd uppföljning Avtalet har nyligen förlängts med ytterligare ett år, med utgång och möjlighet till ytterligare ett års förlängning. Avtalet har enligt uppgift från ansvarig IT-enhet utvärderats och följts upp genom samtal med berörd personal i medarbetarsamtal och andra utvärderingar. Ingen skriftlig dokumentation finns. Tjänsten förlängs med muntlig förklaring om att beställaren är mycket nöjd med företaget och dess konsulter, att det har gett positiv effekt i personalgruppen samt att kommunen har nått bättre resultat i SM i telefoni vilket till del beror på den avtalade utbildningen. Vår bedömning Vi bedömer att det är en brist att det saknas dokumenterad uppföljning av avtalet. Vi kan inte verifiera huruvida den muntliga bedömningen är tillräcklig TellusTalk/Multimedia Messaging AB Om avtalet Avtalet omfattar tjänster och produkter för intelligent användning av SMS och MMS utöver transmission av dessa. Avtalstid är från avtalsundertecknande och ett år, med möjlighet till förlängning om ett plus ett år. Uppföljning enligt avtal Enligt avtalet ska leverantören kvartalsvis skriftligen rapportera kvalitetsuppföljning till beställaren i enlighet med separat överenskommelse. Leverantören ska tillämpa ett kvalitetsledningssystem och löpande genomföra egenkontroller. Sollentuna kommun 14 av 27

18 Beställaren äger rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om inte leverantören uppfyller de ska-krav som finns i förfrågningsunderlaget och bristen inte är oväsentlig. Genomförd uppföljning Vi har inte tillhandhållits dokumentation avseende leverantörens kvartalsuppföljningar eller egenkontroller. Avtalet har förlängts till och med Upphandlingschefen uppger att avtalet har skickats ut för påskrift men inte återkommit till kommunen än (upphandlingsenheten blandas in vid avtalsförlängning). En viss prisjustering har gjorts efter en förhandling och priset har därmed sänkts. IT-enheten uppger att de är mycket nöjda med tjänsten och har använt den i större utsträckning än planerat. Vår bedömning Vi bedömer att uppföljning inte sker fullt ut enligt avtal Marko Kaj Moving AB Om avtalet Avtalet avser ett ramavtal för flyttjänster, för successivt avrop under avtalsperioden. Avtalstiden löper från och med till och med med möjlighet om förlängning ett plus ett år. Uppföljning enligt avtal I avtalet framgår att avtalet ska följas upp vid behov, dock minst en gång per år. Uppföljning kan innehålla samtliga avtalskrav, överenskommelser och genomgång av från leverantören inlämnad statistik samt eventuell underleverantörs åtagande, erfarenheter och synpunkter. Leverantören ska kunna presentera underlag som styrker att avtalade villkor uppfylls. Genomförd uppföljning Uppföljning har gjorts tillsammans med leverantören. Det framgår av minnesanteckningar från mötet att upphandlingsenheten har tillfrågat verksamheterna om deras synpunkter på leverantören och endast fått positiv respons. Även leverantören är nöjd med avtalet. Ett antal förbättrings- och förändringsområden diskuteras under mötet, bland annat att leverantören ska undersöka varför en del information saknas på fakturorna. Det framgår att underleverantör endast finns för vitvaror. Uppföljning har också gjorts inför beslut om förlängning av avtal, på samma vis som uppföljningen Uppföljningsmötet med leverantören har dokumenterats i form av minnesanteckningar som i stort överensstämmande med minnesanteckningarna Det framgår att underleverantör endast finns för vitvaror. Iakttagelsen om att information saknas på fakturorna kvarstår. Avtalet har förlängts till och med och är underskrivet av kommunens upphandlingschef. Sollentuna kommun 15 av 27

19 Vår bedömning Vi bedömer att uppföljning i stort sett görs enligt avtal Stjärna Fyrkant Com System AB Om avtalet Avtalet avser hårdvara inom telefoni. Avtalstiden är till med möjlighet till ett plus ett års förlängning. Uppföljning enligt avtal Enligt avtalet ska leverantören kvartalsvis skriftligen rapportera kvalitetsuppföljning till beställaren i enlighet med separat överenskommelse. Leverantören ska tillämpa ett kvalitetsledningssystem och löpande genomföra egenkontroller. Beställaren äger rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om inte leverantören uppfyller de ska-krav som finns i förfrågningsunderlaget och bristen inte är oväsentlig. Genomförd uppföljning Utföraren har ej återrapporterat eventuella egenkontroller till beställaren, enligt kommunens ansvariga för avtalet. Den kvartalsvisa uppföljningen som framgår av avtalet har gjorts i form av ett kundmöte. Kommunens telefoniansvarige har vid dessa tillfällen träffat leverantörens kundansvariga för en genomgång av nuläge och eventuella förbättringsbehov. Dessa möten har inte dokumenterats. Förlängning av avtalet har gjorts med oförändrade avtalsvillkor för tiden till Ansvarig för avtalet hänvisar till en undersökning av en extern konsult av möjligheterna till en prisjustering som gjordes inför förlängningen. PwC har tagit del av den. Leverantören svarade med en ny prisbild med i snitt 4 procent lägre priser, dessa gäller från och med Till avtalsförlängningen biläggs en efterfrågad handlingsplan från leverantören för att lösa de utmaningar som finns i samarbetet mellan kommunen och leverantören. Leverantören lämnar där svar på de utmaningar som konsulten identifierade i sin undersökning. Leverantören bedöms visa på god samarbetsvilja och avtalet förlängs därmed. Enligt IT-enheten beslutades efter denna undersökning att de inför kommande upphandling skulle genomföra en ordentlig förstudie för att få bättre kvalitet på kommande upphandling och avtal. I samband med detta beslutades att förlänga befintliga avtal för att kunna göra en upphandling med kvalitet inför årsskiftet 2015/2016. Vår bedömning Vår bedömning är att uppföljning inte sker fullt ut enligt avtal. Samarbetet med leverantören är dock utifrån den rapport som gjordes inför förlängningen positivt. Sollentuna kommun 16 av 27

20 Tele 2 Om avtalet Avtalstiden är till med möjlighet till ett plus ett års förlängning. Uppföljning enligt avtal Enligt avtalet ska leverantören kvartalsvis skriftligen rapportera kvalitetsuppföljning till beställaren i enlighet med separat överenskommelse. Leverantören ska tillämpa ett kvalitetsledningssystem och löpande genomföra egenkontroller. Beställaren äger rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om inte leverantören uppfyller de ska-krav som finns i förfrågningsunderlaget och bristen inte är oväsentlig. Genomförd uppföljning Utföraren har ej återrapporterat eventuella egenkontroller till beställaren, enligt kommunens ansvariga för avtalet. Den kvartalsvisa uppföljningen som framgår av avtalet har gjorts i form av ett kundmöte. Kommunens telefoniansvarige har vid dessa tillfällen träffat leverantörens kundansvariga för en genomgång av nuläge och eventuella förbättringsbehov. Dock har dessa möten inte dokumenterats. Förlängning av avtalet har gjorts med oförändrade avtalsvillkor för tiden till Ansvarig för avtalet hänvisar till en undersökning av en extern konsult av möjligheterna till en prisjustering som gjordes inför förlängningen. PwC har tagit del av den. Konsulten bedömer att det svar som Tele2 lämnat inte kan skrivas på då det förpliktigar till mer än vad kommunen får tillbaka samt att det möjligen kan strida mot förvaltningslagen. Konsulten rekommenderar att Sollentuna kommun påbörjar en ny upphandling snarast för att utmana Tele2 som leverantör. Tele2 bedöms ha uppvisat nonchalans för beställarens önskemål. Vår bedömning Vår bedömning är att uppföljning inte sker enligt avtal. Samarbetet med leverantören uppfattas också enligt den rapport som gjordes i samband med avtalets förlängning som bristfälligt. Ett antal brister med upphandlingen har identifierats och en ny upphandling ska ske Attendo LSS AB Om avtalet Avtalet avser drift av verksamheten på Ekmans väg. I detta ingår också att etablera och upprätthålla god kontakt med brukare, anhöriga och gode män. Avtalstiden är från till med möjlighet till tre plus tre års förlängning. Uppföljning enligt avtal Sollentuna kommun 17 av 27

21 I avtalet framgår inte hur ofta uppföljning ska ske. Enligt intervjuerna ska en årlig avtalsuppföljning göras. Utföraren förbinder sig att omgående ta till sig och korrigera fel och brister i verksamheten utifrån de förslag som beställare eller tillståndsmyndighet givit. Genomförd uppföljning Ingen dokumenterad avtalsuppföljning har kunnat tillhandahållas oss avseende detta avtal. Enligt intervjuer med kvalitetsansvarig LSS har det förekommit uppföljningar tidigare, men eftersom tjänsten är nytillsatt har inte form eller innehåll kunnat bekräftas. Vår bedömning Utifrån att vi inte har kunnat få ta del av eventuell avtalsuppföljning är det svårt att uttala sig om huruvida avtalsuppföljning har gjorts eller ej, samt i vilken omfattning det i så fall har genomförts Enigma Omsorg AB Om avtalet Avtalet avser daglig verksamhet och korttidsvistelse, inom LOV. Insatserna beviljas främst via LSS men också genom SoL. Avtalstiden är från och tillsvidare, med nio månaders ömsesidig uppsägningstid. Uppföljning enligt avtal Avtal redogör för vilka övergripande krav och kvalitetskrav som ställs på verksamheten och utföraren. Utföraren ska ansvara för egenkontroll genom systematisk och regelbunden uppföljning och utvärdering av verksamheten. Beställaren ska delges resultaten årsvis. Utföraren ska regelmässigt rapportera och informera beställaren om verksamheten. Det framgår i avtalet att utföraren ska bistå beställaren vid alla uppföljningar. Genomförd uppföljning Ingen dokumenterad avtalsuppföljning har kunnat tillhandahållas oss avseende detta avtal. Enligt intervjuer med kvalitetsansvarig LSS har det förekommit uppföljningar tidigare, men eftersom tjänsten är nytillsatt har inte form eller innehåll kunnat bekräftas. Vår bedömning Utifrån att vi inte har kunnat få ta del av eventuell avtalsuppföljning är det svårt att uttala sig om huruvida avtalsuppföljning har gjorts eller ej, samt i vilken omfattning det i så fall har genomförts. Sollentuna kommun 18 av 27

22 Aleris Omsorg AB Om avtalet Avtalet avser driften av Norrgårdens äldreboende. Avtalstiden är från och med till med möjlighet till tre plus tre års förlängning. Uppföljning enligt avtal I avtalet framgår inte hur ofta uppföljning ska ske eller vad den ska innehålla. Enligt intervjuerna görs dock uppföljning regelbundet på ett antal områden. Bland annat görs uppföljning efter tre månader efter nytt avtal/ny utförare för att säkerställa att driften är igång enligt avtal. En årlig större avtalsuppföljning av samtliga utförare inom särskilt boende görs också i september/oktober. Utföraren förbinder sig att omgående ta till sig och korrigera fel och brister i verksamheten utifrån de förslag som beställare eller tillståndsmyndighet givit. Om utföraren bryter mot sina förpliktelser i avtalet eller på annat sätt missköter något som beställaren skäligen hade kunnat förvänta sig vid avtalets tecknande äger beställaren rätt att häva avtalet i sin helhet. Genomförd uppföljning Eftersom avtalet tecknades 2013 har ännu inte den årsvisa uppföljningen genomförts. Denna är planerad till september/oktober. Vi har tagit del av de mallar som ska användas i uppföljning. Mallarna är utformade efter de krav som ställs på utföraren i förfrågningsunderlag och avtal. Frågor skickas ut till verksamhetschefer och kompletteras därefter med intervjuer på plats hos utföraren. Under 2014 ska också en granskning av dokumentation göras (samtycke har inhämtats från fem boende per enhet) samt uppföljning av Socialstyrelsens och RKA:s kvalitetsfrågor. Idag görs uppföljning månatligen av verkställda beslut i verksamhetssystemet. Till detta kommer också årliga kundundersökningar, uppföljning av synpunkter och klagomål 2 gånger per år, sammanställning av Lex Sarah-anmälningar, ett antal MAS-uppföljningar samt årliga patientsäkerhets- och kvalitetsberättelser. Uppföljning av användande av och följsamheten till de nationella kvalitetsregistren Senior Alert, Svenska Palliativregistret och BPSD görs också var fjärde månad. Lägesrapporten efter tre månader visade att 21 av de 22 punkterna var uppfyllda, en punkt var delvis uppfylld. Vår bedömning På grund av att avtalet tecknades 2013 har den årliga avtalsuppföljningen inte gjorts. Vi konstaterar dock att uppföljning görs i ett antal andra former och med olika inriktning som komplement. Totalt sett bedömer vi att det finns goda förutsättningar för en korrekt avtalsuppföljning utifrån de mallar och rutiner som har tagits fram samt med komplettering av den uppföljning som redan görs idag. Sollentuna kommun 19 av 27

23 Svanen Hemtjänst Aktiebolag Om avtalet Avtalet avser hemtjänst (serviceinsatser, omvårdnadsinsatser och hemstödsinsatser). Avtalstiden är från och med till med automatiskt årsvis förlängning om inte beställaren beslutar annat. Avtalet är ett avtal enligt LOV. Uppföljning enligt avtal Avtalet redogör för vilka övergripande krav och kvalitetskrav som ställs på verksamheten och utföraren. I avtalet framgår att utföraren ska acceptera de uppföljningar som beställaren eller representanter för denna utför. Utföraren ska vid alla uppföljningar/utvärderingar biträda beställaren. Utföraren ska därtill ansvara för egenkontroll genom systematisk och regelbunden uppföljning av verksamheten. Resultaten ska delges beställaren årligen. En särskild sammanställning över klagomål från kunder samt vidtagna åtgärder, eller förslag till åtgärder, ska årsvis lämnas beställaren. Om utföraren bryter mot sina förpliktelser i avtalet eller på annat sätt missköter något som beställaren skäligen hade kunnat förvänta sig vid avtalets tecknande äger beställaren rätt att häva avtalet i sin helhet. Genomförd uppföljning Ingen avtalsuppföljning är gjord avseende Svanen, enligt uppgift från förvaltningen. Svanen har endast haft en kund fram tills i våren Kvalitetsansvarig uppger att förvaltningen tidigare har begärt in underlag i form av verksamhetsberättelser och annat för att följa upp kvalitet hos utförare. Detta uppfattades dock inte vara ha n- terligt volymmässigt och har därmed inte gjorts under en period. Istället har uppföljning främst styrts av eventuella klagomål från kunder och uppföljning av uppgifter i de nationella undersökningarna som årligen görs. Svanen har under föregående år inte fått några klagomål. Uppföljning av faktisk utförd tid hos samtliga utförare görs månatligen utifrån tidmätningssystemet. Svanen har inga rapporterade avvikelser. Inga klagomål har heller rapporterats. Vår bedömning Avseende avtalsuppföljning är vår bedömning att detta inte görs enligt avtalet. I och med att Svanen har utökat sitt kundantal från en till omkring 20 under våren 2014 kommer behovet av uppföljning att öka. Det förs fram att uppföljning av utförarna ska struktureras och utvecklas framöver, vilket vi bedömer vara nödvändigt. Mallar för uppföljning finns till del men är under utveckling KMK Omsorg Om avtalet Sollentuna kommun 20 av 27

24 Avtalet avser ledsagarservice, biträde av kontaktperson, avlösarservice i hemmet samt boendestöd inom ramen för Lagen om Valfrihetssystem (LOV). Vårt stickprov avser ledsagarservice. Avtalstiden är rån till med automatisk årsvis förlängning, om inte beställaren meddelar annat. Uppföljning enligt avtal I avtalet framgår att utföraren ska acceptera de uppföljningar som beställaren eller representant för beställaren genomför samt att utföraren ska bisträda beställaren vid alla uppföljningar/utvärderingar. Utföraren ska därtill ansvara för egenkontroll genom systematisk och regelbunden uppföljning av verksamheten. Resultaten ska delges beställaren årligen. En särskild sammanställning över klagomål från kunder samt vidtagna åtgärder, eller förslag till åtgärder, ska årsvis lämnas beställaren. I övrigt framgår av avtalet inte hur ofta uppföljning ska ske. Avtalet redogör för vilka övergripande krav och kvalitetskrav som ställs på verksamheten och utföraren. Om utföraren bryter mot sina förpliktelser i avtalet eller på annat sätt missköter något som beställaren skäligen hade kunnat förvänta sig vid avtalets tecknande äger beställaren rätt att häva avtalet i sin helhet. Genomförd uppföljning Ingen dokumenterad avtalsuppföljning har kunnat tillhandahållas oss avseende detta avtal. Enligt intervjuer med kvalitetsansvarig LSS har det förekommit uppföljningar tidigare, men eftersom tjänsten är nytillsatt har inte form eller innehåll kunnat bekräftas. Vår bedömning Utifrån att vi inte har kunnat få ta del av eventuell avtalsuppföljning är det svårt att uttala sig om huruvida avtalsuppföljning har gjorts eller ej, samt i vilken omfattning det i så fall har genomförts Vår bedömning Granskningen visar att avtalsuppföljning sker i varierande utsträckning. Uppföljningen görs i flera fall inte enligt vad som regleras i avtalet. Vi bedömer således att avtalsuppföljningen idag inte sker på ett effektivt och strukturerat vis. Även i detta fall kan konstateras att kommunens verksamhet är differentierad vilket ställer olika krav på uppföljning. Bristande uppföljning kan dock konstateras också inom likartade områden. Vi bedömer att avtalsuppföljningen inom vård- och omsorgsnämnden kan förbättras. Inom vård- och omsorgsnämnden pågår för tillfället ett arbete med att tydliggöra ansvar samt finna former för uppföljning. Bland annat har särskilda kvalitetsansvariga för respektive verksamhetsområde anställts i samband med en omorganisation. De kommer att ha det framtida ansvaret för uppföljning av nämndens avtal Sollentuna kommun 21 av 27

25 inom respektive område. Vi har tagit del av ett antal i vår bedömning strukturerade exempel på uppföljningsmallar som ska användas i framtida uppföljning. Vi bedömer att avtalsuppföljning inom kommunstyrelsen i huvudsak görs, men att uppföljningen kan förbättras. Sollentuna kommun 22 av 27

26 7. Bilagor 7.1. Bilaga 2: Avtalsgenomgång Avtal: 1 T ellustalk/multimedia Messaging AB (m eddelandetjänster) Kategori Godkännande av underleverantör Insy n i leverantörens företag Förlängning av avtal Finns Finns ej Kommentar Vitesklausul Under påföljder vid leveransförsening Definition av av talsbrott/grund för hävning av avtal Skadestånd Under ansvar för skada Uppsägningsklausul Förtida upphörande Åtgärder vid tvist Avtal: 2 Marko Kaj Moving AB (fly ttjänster, ram avtal) Kategori Godkännande av underleverantör Insy n i leverantörens företag Finns Finns ej Kommentar Förlängning av avtal Att men inte hur Vitesklausul Definition av av talsbrott/grund för hävning av avtal Skadestånd Uppsägningsklausul Åtgärder vid tvist Avtal: 3 Stjärna Fy rkant Com Sy stem AB (telefonväxel etc.) Kategori Godkännande av underleverantör Insy n i leverantörens företag Finns Finns ej Kommentar Sollentuna kommun 23 av 27

27 Förlängning av avtal Vitesklausul Under påföljder vid leveransförsening Definition av av talsbrott/grund för hävning av avtal Skadestånd Under ansvar för skada Uppsägningsklausul Förtida upphörande Åtgärder vid tvist Avtal: 4 Kategori Godkännande av underleverantör Insy n i leverantörens företag Förlängning av avtal Finns Finns ej Kommentar Vitesklausul Under påföljder vid leveransförsening Definition av av talsbrott/grund för hävning av avtal Skadestånd Under ansvar för skada Uppsägningsklausul Förtida upphörande Åtgärder vid tvist Avtal: 5 Tele Coaching i Örebro AB (utbildning i kundservice) Kategori Godkännande av underleverantör Insy n i leverantörens företag Finns Finns ej Kommentar Förlängning av avtal Att men inte hur Vitesklausul Definition av av talsbrott/grund för hävning av avtal Skadestånd Uppsägningsklausul Åtgärder vid tvist Avtal: 6 Enigma omsorg AB (daglig verksamhet och korttidsvistelse, LOV) Sollentuna kommun 24 av 27

28 Kategori Godkännande av underleverantör Insy n i leverantörens företag Förlängning av avtal Vitesklausul Definition av av talsbrott/grund för hävning av avtal Skadestånd Uppsägningsklausul Åtgärder vid tvist Finns Finns ej Kommentar Avtal: 7 Aleris Omsorg AB (Norrgårdens äldreboende) Kategori Godkännande av underleverantör Insy n i leverantörens företag Förlängning av avtal Vitesklausul Finns Finns ej Kommentar Definition av av talsbrott/grund för hävning av avtal Skadestånd Gentemot tredje person Uppsägningsklausul Åtgärder vid tvist Avtal: 8 Attendo LSS AB (gruppbostad Ekmans väg 11) Kategori Godkännande av underleverantör Insy n i leverantörens företag Förlängning av avtal Finns Finns ej Kommentar Vitesklausul Ingen separat klausul men återfinns under åtgärder vid brister i verksamheten. Definition av av talsbrott/grund för hävning av avtal Skadestånd Sollentuna kommun 25 av 27

29 Uppsägningsklausul Åtgärder vid tvist Avtal: 9 KMK Om sorg (ledsagarservice, LOV) Kategori Godkännande av underleverantör Insy n i leverantörens företag Förlängning av avtal Vitesklausul Definition av av talsbrott/grund för hävning av avtal Skadestånd Uppsägningsklausul Åtgärder vid tvist Finns Finns ej Kommentar Avtal: 10 Svanen Hemtjänst Aktiebolag (hemtjänst, LOV) Kategori Godkännande av underleverantör Insy n i leverantörens företag Förlängning av avtal Vitesklausul Definition av av talsbrott/grund för hävning av avtal Skadestånd Uppsägningsklausul Åtgärder vid tvist Finns Finns ej Kommentar Sollentuna kommun 26 av 27

30 Sofia Nylund Anders Haglund Projektledare Uppdragsledare Sollentuna kommun 27 av 27