Lönebildning Lön Lönepolicy

Transkript

1

2 Lönebildning Lön Lönepolicy Sammanfattning Inledning Under en period av år har vi upplevt en kraftig samhällsförändring. Industrisamhällets strukturella ordning har delvis ersatts och delvis kompletterats med krav på verksamhetsmässiga och individuella särdrag och situationsanpassade lösningar. Organisationer decentraliserar stora beslutsområden samtidigt som en tydlig centralisering sker i frågor som handlar om gemensamma normer, förhållningssätt och ramar för ledning och styrning. Dessa uttrycks ofta i policydokument. De löneavtal som Svenska kommunförbundet tecknat med de fackliga organisationerna har varit följsamma till de nya förhållandena och ger de avtalsmässiga ramarna för den kommunvisa lönepolitiken. Gemensamt inom samtliga avtalsområden idag är att lönen kan vara individuell och differentierad. En förutsättning för en utvecklad form av individuell och differentierad lön, är att det i kommunen finns en lönepolicy och utvecklade och kända grunder för vad som belönas. Policyns principiella inriktning Lönepolicyn är Skövde kommuns styrdokument inom lönepolitikens område. Lönebildning och lönesättning är inte enbart en förhandlingsfråga, utan ett viktigt styrmedel för att stimulera, engagera och attrahera medarbetare. Lönepolicyn förklarar lönepolitiken och anger varför och hur frågor hanteras i Skövde kommun. I denna sammanfattning redovisas i första hand de principiella ställningstagandena inom lönepolitikens område. För en utförlig förklaring och redovisning av sammanhang hänvisas till huvuddokumentet. Lönepolicyn ska inte ses som en beskrivning av ett faktiskt läge, utan som en beskrivning av den inriktning och de tillstånd vi vill uppnå. Lönepolicyn är ett centralt arbetsgivardokument, det är därför särskilt viktigt att chefer med ansvar för lönesättning är förtrogna med lönepolicyn. Den ska vara ett stöd till chefer i ansvaret att hantera lönefrågor. Individens lön bestäms utifrån lönepolitiken, arbetsvärderingen och marknadskrafter. Policyn belyser samtliga faktorer. Den ger utrymme för situationsanpassade och verksamhetsanpassade lösningar men anger också begränsningar. Lönestrukturer ska kunna förklaras utifrån lönepolitiken, arbetsvärdering och marknadskrafter.

3 Löneökningsutrymme Löneökningsutrymmet avgörs av vad som framgår av centrala löneavtal och inom ramen för dessa av: - Kommunens ekonomi - Finansiella läget i landet - Produktivitets- och effektivitetsförbättringar - Marknadssituationen (konkurrensen om arbetskraften) Personalpolitiskt förhållningssätt Lönepolitiken är en del av den ekonomiska politiken. Inom ramen för ekonomiska resurser ska lönepolitiken vara ett styrmedel för att rekrytera och behålla kompetent personal. I en decentraliserad organisation förskjuts ansvar och befogenheter allt mer ut i organisationen. Personalarbetet utvecklas i den miljö där frågan uppstår. Det gäller även frågor om lönebildning. Det är därför viktigt att det finns harmoni i ansvarsfördelningen mellan olika nivåer och att närmsta chef har avgörande inflytande på lönerelationer inom sin verksamhet. Lönen uppfattas av de flesta som en viktig hörnsten i personalpolitiken. Lönesättning förutsätter därför en dialog mellan chef, medarbetare och i vissa fall arbetslag. Lönesättningen ska utgå från de kommungemensamma lönekriterierna. Därefter kan med fördel förvaltningsvisa anpassningar göras. Oavsett var i kommunen man är anställd, ska man känna igen de principer som styr lönesättningen. I Skövde kommun ska samma lönesättningsprinciper gälla för samtliga medarbetare oberoende av kön, ålder, etnisk eller kulturell bakgrund, sexuell läggning, funktionshinder, anställningsform eller annan osaklig grund. Löneskillnader ska kunna förklaras utifrån lönepolitiken och arbetsvärdering. En individuell och differentierad lönesättning som vilar på en tydlig lönepolitik bör leda till en god lönespännvidd inom och mellan yrkeskategorier. Nuvarande lönespännvidd bör därför på sikt bibehållas eller ökas. Lönespännvidden ska kunna motiveras utifrån lönepolitiken och arbetsvärderingen. I takt med att centrala löneavtalen inte längre sätter exakta gränser för löneökningarna, har de enskilda kommunerna, och därmed Skövde kommun, ett ansvar i att hålla lokala löneavtal och löneglidningar inom samhällsekonomiskt försvarbara ramar Ekonomiskt utrymme som frigörs via effektivitets- och produktivitetsförbättringar kan ge möjlighet till löneökningsutrymme. Om avsikten inte är att utvidga verksamheten ska därför åtgärder vidtas för att hämta hem effektivitetsvinsten. Ansvarsnivåer Lönesättande chef ansvarar för lönesättning på individnivå. Lönesättningen ska ligga inom ramen för de intentioner som framgår av lönekollektivavtalen och Skövde kommuns lönepolicy. Detta förutsätter dels kunskap om de spelregler som gäller, dels att det finns en fungerande dialog mellan chef och medarbetare i utvecklings- och lönefrågor. Förvaltningschef har det yttersta ansvaret för lönesättningsarbetet inom förvaltningen. I ansvaret ligger att se till att arbetet fungerar och genomförs med beaktande av lönepolitiken och löneavtalen. För detta krävs bl.a. en klar och tydlig delegation i lönesättningsfrågor. I

4 ansvaret ingår också att bevaka att chefer har nödvändiga kunskaper och förutsättningar att klara uppdraget. På kommuncentral nivå ligger ansvaret för att det finns en genomarbetad lönepolitik och spelregler för hur lönebildning och löneförhandlingar organiseras. Här finns också ett ansvar för att bevaka att lönesättningen i kommunen följer de lönepolitiska intentionerna som uttrycks i lönepolicyn. Som ett stöd i det arbetet ska en kommungemensam lönestatistik tas fram en gång per år. På kommuncentral nivå finns också ansvar att bistå med utbildning och information, samt att utifrån ett konsultativt arbetssätt stödja förvaltningarna i lönesättningsarbetet. Kommunstyrelsen ansvarar ytterst för lönebildningen, kommunens lönenivåer och att löneförhandlingarna genomförs enligt löneavtalen. Arbetet bedrivs i KSAU och i Förhandlingsdelegationen. Personalstrategiska enheten och personalenheten har att företräda dessa i förhandlings- och i det lönepolitiska arbetet. De fackliga organisationerna har ett stort ansvar i att tillsammans med arbetsgivaren utveckla formerna för lönesättningsarbetet. Det sker i första hand inom ramen för Skövde kommuns samverkanssystem. En del i detta är att följa upp lönesättningen och ge underlag för diskussioner om lönestrukturer, lönespännvidder och osakliga löneskillnader inför löneöversynsförhandlingarna. Nyanställning Vid nyanställning sätts lön av lönesättande chef. Lön ska sättas med stöd av lönepolicyn och aktuellt löneläge för befattningen. Som stöd finns den kommungemensamma lönestatistiken. Hänsyn får också tas till marknadsläget och avvägas mot den lönebild som råder. I den mån lönelatituder eller motsvarande finns, så ska de vara så breda att reellt utrymme finns för individuella bedömningar. Alternativt ska de avvecklas. Lönen ska sättas med hänsyn till de faktorer som redovisas nedan och landa på en lönepolitisk försvarbar nivå. För höga ingångslöner utan tydliga objektiva skäl får en oönskad lönedrivande effekt. För låga ingångslöner skapar problem i kommande löneöversyner när medarbetaren ska komma ikapp. Lönen ska sättas utifrån den faktiska bedömning som görs. För hög eller för låg ingångslön kan skada förtroendet för Skövde kommuns lönepolitik bland de redan anställda. En decentraliserad lönesättning kräver tydliga chefer som vågar sätta lön. Det bör observeras att det i dessa sammanhang inte är fråga om förhandling, utan om en överenskommelse om innehållet i ett anställningsavtal, som görs mellan chef och arbetssökande. Ingen ska anställas utan att lönen är överenskommen innan anställningen börjar. Är det fråga om befattning där övertidsersättning ingår i överenskommen lön, ska detta framgå av anställningsavtalet. Sådana avtal bör tecknas med chefer och för vissa specialistfunktioner som ligger i ett högre löneläge och där arbetets förläggning inte är starkt schemabundet eller på annat sätt bundet till tydligt avgränsade tidsperioder. För övriga bör möjligheten användas restriktivt. Det är bl.a. av arbetsmiljöskäl viktigt att tydligt sära på normal arbetstid och övertid. Dels så att inte ett överutnyttjande sker, dels för att medarbetarna ska känna trygghet i normalarbetstiden. Samråd kan ske med personalchef eller personalsekreteraren på Kommunstyrelsens personalenhet. Övergång mellan olika anställningsformer såsom visstidsanställning och tillsvidareanställning föranleder normalt inte lönejustering.

5 Följande faktorer ska beaktas vid lönesättning av nyanställd. - Befattningens krav på ansvarstagande arbetsinsats/komplexitet/ansträngning arbetsmiljö kompetens - Utbildningsbakgrund. erforderlig utbildning annan adekvat utbildning - Den nyanställdes erfarenhet i yrket i yrkeslivet andra erfarenheter av betydelse - Aktuellt löneläge för motsvarande eller likvärdig befattningen i Skövde kommun. - Bedömning av personlig lämplighet. - Marknadsläget. Enskild överenskommelse Enligt löneavtalen kan överenskommelse om lön träffas med enskild arbetstagare vid andra tillfällen än vid nyanställning. För Kommunals avtalsområde, HÖK, gäller som förutsättning att Skövde kommun och Kommunal enas om principerna. Sådan överenskommelse kan endast träffas mellan kommuncentrala parter. Skövde kommuns principiella inställning i frågan är att denna möjlighet kan användas då arbetsuppgifterna förändrats avsevärt och stadigvarande. Förändringar av arbetsinnehåll och ansvarstagande är en naturlig utveckling i många befattningar. Likaså utvecklas medarbetare i takt med erfarenhet och personlig utveckling. I normalfallet ska sådant vägas in i löneöversynsförhandlingarna. För att en lönejustering ska ske mellan dessa förhandlingar ska det vara uppenbart att arbetets innehåll förändrats på ett sätt som ligger utanför en naturlig utveckling, utan att man för den skull hanterar frågan som om medarbetaren fått en ny befattning. Frågan ligger i gränslandet mellan löneöversyn och lönesättning vid ny befattning. Möjligheten till enskild överenskommelse om ny lön ska normalt inte användas då medarbetare fått erbjudande om arbete i annan förvaltning eller hos annan arbetsgivare. Enskild överenskommelse om ny lön är inte en förhandlingsfråga. Lönesättning bör dock i så stor utsträckning som möjligt ske i samstämmighet mellan parterna. Vid enskild överenskommelse om ny lön bör därför förvaltningen informera berörd facklig organisation om beslut om ny lön för medarbetare. Vid enskild överenskommelse om ny lön ska gällande lönekriterier och lönestruktur vägas in. Ansvaret för helhetsbedömningen ligger på lönesättande chef. Om så anses nödvändigt bör samråd ske med personalchef eller personalsekreteraren på Kommunstyrelsens personalenhet. När part så begär Enligt löneavtalen kan förhandling om lön tas upp när part så begär. Löneavtalen anger inget om under vilka förutsättningar sådana förhandlingar kan vara aktuella. Det är således upp till lokala parter att hantera frågan.

6 Skövde kommuns inställning i frågan är att sådan förhandling kan vara aktuell i samband med omfattande omorganisationer inom en förvaltning där arbetsinnehåll och befattningskrav kraftigt förändras, eller då ett flertal medarbetare av andra skäl, på motsvarande sätt fått avsevärda och stadigvarande förändringar i sina uppdrag. Sådan förhandling sker på förvaltningsnivå. Inför förhandlingarna ska samråd ske med personalchef eller personalsekreteraren på Kommunstyrelsens personalenhet. Om förhandlingarna leder till förändring av lön, ska en bedömning göras mot kommunens totala lönestruktur. Uppstår oenighet i förhandlingarna gäller arbetsgivarens uppfattning. Tvist med anledning av lönerevisionen kan endast föras som lokal förhandling på förvaltningsnivå. Central förhandling, på förbundsnivå, kan dock påkallas om oenighet uppstår vid lönerevision med anledning av omfattande ändring av förvaltningsorganisation. Med detta avses sammanslagning/delning av förvaltning eller liknande omfattande förändring, samt att beslut fattats i behörigt organ. I Skövde kommun gäller att sådant beslut ska fattas av Kommunfullmäktige, för att regeln ska vara tillämplig. Ytterligare förutsättningar för detta är enligt löneavtalen, att medarbetarnas arbetsuppgifter avsevärt och stadigvarande förändras Löneöversyner I samband med de årliga löneöversynerna ska huvuddelen av lönejusteringarna ske. Bedömningar och prioriteringar på individ och befattningsnivå ska ske. Som grund finns dels löneavtalen, dels lönepolicyn och lönekriterierna. Inom ramen för förhandlingsutrymmet ska också eventuella snedsitsar och osakliga löneskillnader hanteras. Extra utrymme, vid sidan av förhandlingsutrymmet, ska inte förekomma. Vad gäller den individuella delen av lönejusteringen ska en helhetsbedömning göras utifrån gällande lönekriterier. Det är den sammanvägda bedömningen som ligger till grund för lönejusteringen. Betygsättning av enskilda faktorer eller kriterier ska inte lönesättas. Det är lönesättande chef som ansvarar för bedömningen. Utöver den individuella bedömningen ska också hänsyn tas till lönestrukturen i kommunen, den interna lönebilden och marknaden. Osakliga löneskillnader och lönediskriminering Lön och löneutveckling ska vara sakligt grundade. Osaklighet föreligger om löneskillnader låter sig förklaras av t.ex. - kön - ålder - etnisk eller kulturell bakgrund - funktionshinder - sexuell läggning - anställningsform - tjänstgöringsgrad - facklig anslutning - facklig tillhörighet - karaktärologi och fysionomik Osakliga löneskillnader eller lönediskriminering föreligger inte om olikheterna kan förklaras utifrån arbetsvärdering och lönepolitiken. Arbetstagare som är tjänstlediga ska inte lönediskrimineras. Löneutvecklingen kan däremot variera eller t.o.m. vara obefintlig med hänsyn till tjänstledighetens orsak, syfte, innehåll, omfattning och längd. Tjänstledigheter p.g.a. sjukskrivning, föräldraledighet och värnplikt ska i normalfallet inte innebära en försämrad löneutveckling.

7 Löneanalys Varje år ska en kommungemensam lönestatistik tas fram. Denna utgör Skövde kommuns lönekartläggning och ligger till grund för löneanalyser. Analysarbetet utgörs av jämförelser mot löneavtal, lagkrav och uppsatta mål eller viljeinriktningar avseende lönestrukturer och lönerelationer. Löneanalys ska ske dels inom respektive förvaltning, dels kommunövergripande. Det kan ske i enskilda och/eller partsgemensamma diskussioner och reflexioner. Resultaten av analyserna kan vara såväl skriftliga som muntliga. Respektive förvaltning kan om man så finner nödvändigt för det egna analysarbetet, komplettera eller fördjupa det statistiska materialet. Med lönekartläggningen som grund är det viktigt att utifrån lönepolitiska ställningstaganden och rådande lönekriterier diskutera värderingar och principer för den lönestruktur man vill uppnå. Löneskillnader ska kunna förklaras utifrån kriterier som styr lönesättning och är hämtade ur löneavtal eller Skövde kommuns lönepolicy, samt kriterier som är kopplade till ansvar, arbetsinsats, arbetsmiljö och kompetens. Jämför diskussionen under avsnittet Arbetsvärdering. I en sådan analys ska också en bedömning ske om det föreligger osakliga löneskillnader. Finns sådana ska målsättningen vara att de arbetas bort inom de närmaste tre åren. Arbetsvärdering Bedömningen av om två arbeten är att betrakta som likvärdiga kan göras på olika sätt. Det finns inte några formella krav på att arbetsgivaren ska utarbeta en särskild metod eller modell för sin värdering av olika arbeten. Av Diskrimineringslagen framgår däremot de omständigheter som är av särskild betydelse för en sådan bedömning. Dessa är: - Kompetens. Befattningens krav på kunskaper och färdigheter som ska ha förvärvats genom utbildning och/eller erfarenheter. - Ansvar. Det ansvar som är förenat med visst arbete. Det kan t. ex. handla om graden av självständigt beslutsfattande, personalansvar, ekonomiansvar, ansvar för stora materiella värden eller ansvar för andra människors liv, hälsa eller välbefinnande. - Ansträngning. Den psykiska anspänning och fysiska ansträngning som är förenat med ett visst arbete. Här kan det t. ex. handla om krav på koncentrationsförmåga och stresstålighet, utsatthet eller tunga fysiska insatser, ensidig belastning och obekväma arbetsställningar. - Arbetsförhållanden. Här avses främst de arbetsmiljömässiga förhållanden som arbetet utför i. Exempelvis buller, vibrationer, lukter, kyla, höjder. Vid alla former av arbetsvärdering är det just bedömningen av arbetsuppgifternas svårighetsgrad som är i fokus. Hänsyn tas inte till individuella prestationer eller påverkan från marknaden. Samtliga löneavtal och Skövde kommuns lönepolicy lyfter fram den individuella bedömningen vid lönesättning. En allt för stor fokusering på bedömning av befattning riskerar att ske på bekostnad av den individuella bedömningen. Arbetsvärderingen i Skövde kommun följer nedanstående mall och jämförelser och analyser sker utifrån vad som sägs under rubrikerna Osakliga löneskillnader och lönediskriminering och Löneanalys. Denna modell för arbetsvärderingen kräver också särskilda arbetsinsatser. Skövde kommun ska under hand utveckla modellen och följa utvecklingen inom området.

8 Skillnaden mellan arbetsvärdering och lönepolitiken kan beskrivas på följande sätt: LÖNEPOLITIK Bedömning av individ och organisation Lönekriterier Lönestrukturer Medarbetarens resultat Marknadskrafter ARBETSVÄRDERING Värdering av arbetsuppgifter och befattningens krav på - kompetens - ansvarstagande - arbetsinsats, ansträngning - arbetsmiljö Lönekriterier Lönesättningen för grupper och individer vilar på ett flertal grunder som beskrivs närmare på andra håll i policyn. Lönen bestäms med hänsyn till 1. Löneavtalens innehåll 2. Bedömning av arbetets innehåll och svårighetsgrad; arbetsvärderingen 3. Bedömning av lönestrukturer; lönepolitiken 4. Bedömning av individens resultat; lönepolitiken 5. Marknadssituationen; lönepolitiken Skövde kommuns principiella inställning Den individuella bedömningen ska vila på gemensamma grunder inom Skövde kommun. Oavsett var i organisationen man arbetar, ska man känna igen de principer som styr lönesättningen. I Skövde kommun finns lönekriterier på två nivåer; antingen de kommungemensamma eller, utifrån de kommungemensamma anpassade och utvecklade förvaltningsgemensamma. Utifrån kriterierna ska en individuell bedömning göras. Det hindrar inte att hela arbetslag, då så anses lämpligast, kan bedömas och prioriteras som grupp utifrån dessa kriterier. Enbart bedömning av arbetslag ska inte förekomma. En helhetsbedömning ska göras utifrån gällande lönekriterier. Lönetillägg eller extra ersättning ska normalt inte förekomma. Befattning, individ och marknad vägs in i en helhetsbedömning och lön sätts med hänsyn till det. Individer som tar på sig extra uppdrag, utökar ansvarsområdet, medverkar till att lösa svåra situationer, tar initiativ till förbättringar och utveckling och liknande, ska istället ersättas genom att hänsyn tas till det i den årliga löneöversynen och tillåtas påverka ordinarie ny lön. Lönetillägg kan förekomma då det är ett tydligt avgränsat uppdrag som utförs under en klart tidsbegränsad period. Därefter ska tillägget tas bort. Ersättning för vikariat utges inte. Om vikariat på befattning med högre krav, se komponenterna i arbetsvärderig på föregående sida, är aktuellt för en längre tid än två månader, kan istället ny lönesättning göras för hela perioden.

9 Bilaga 1 Anvisningar till bilagorna 1a och 1b Lönekriterier Lönekriterierna utgör ett verktyg för att i första hand bedöma individens prestation och utveckling. Det hindrar inte att hela arbetslag, då så anses lämpligast, kan bedömas och prioriteras som grupp med dessa kriterier som utgångspunkt. Under varje kriterie finns att antal förklaringar som ska ses som exempel på vad som menas med aktuellt kriterie. Det är viktigt att framhålla att ett lönekriterie kan väga olika tungt mellan olika yrken och mellan olika individer inom samma yrke, beroende på det uppdrag man har. Detta gäller särskilt för de exempel som finns under varje kriterie. Inför lönesamtal och löneöversyn görs en samlad bedömning utifrån lönekriterierna och bedömningsnivåerna. Avsikten är inte att kryssmarkera och lönesätta de olika kriterierna var för sig. Under arbetet med den samlade bedömningen kan matrisen användas för anteckningar eller markeringar. Bedömningen kommuniceras mellan chef och medarbetare. Bilagorna ska i första hand ses som ett verktyg för lönesättande chef, att fundera över den individuella löneutvecklingen. Medarbetare och chef ska således inte var för sig fylla i och kryssmarkera matrisen för att sedan argumentera och komma överens om en bedömning. Däremot kan chef och medarbetare om man så finner lämpligt, var för sig reflektera över kriterierna och därefter föra ett samtal kring bedömningarna. Chefens bedömning ska göras förståelig så medarbetaren vet vad som ligger till grund för bedömning av den individuella delen av lönen.

10 Bilaga 1a. Kommungemensamma lönekriterier Behöver Tillfreds- Mycket Utmärkt utvecklas ställande bra Kriterier. Samtliga anställda. Engagemang/initiativförmåga/självständighet - Är kritisk/självkritisk och ger förslag till konstruktiva lösningar - Ser möjligheter. - Kreativ och delar med sig av kunskaper, erfarenheter och idéer. - Kan arbeta självständigt Samarbetsförmåga/kommunikativ förmåga/social kompetens - Bidrar till ett gott arbetsklimat och en god arbetsmiljö. - Förmåga att samarbeta med såväl arbetskamrater och ledning. - Förmåga att upprätta goda och förtroendegivande kontakter med medborgarna och servicetagarna. God servicekänsla. - Vilja och förmåga att kommunicera på ett sätt som bidrar till verksamhetsutveckling. - Lyssnar på andra. - Uttrycker sig väl i tal och skrift Ansvarstagande/arbetsresultat - Vilja och förmåga att ta ansvar för eget arbete och för helheten. - Ser till verksamhetens gemensamma resultat. - Arbetar lojalt mot verksamhetens mål och överenskomna arbetssätt. - Bidrar till att förändra och förbättra verksamheten. - Vilja och förmåga att påta sig andra arbetsuppgifter och utökat ansvar Användbarhet/flexibilitet - Yrkesskicklighet. - Vilja och förmåga till egen utveckling. - Medverkar till och bidrar med flexibla lösningar i arbetsuppgifter och arbetstider. - Är kompetent och användbar inom många arbetsområden.

11 Bilaga 1b Chefskriterier. Behöver Tillfreds- Mycket Utmärkt Utöver de lönekriterier som gäller samtliga utvecklas ställande bra Ledarskap - Förmåga att entusiasmera och få med sig medarbetarna. - Tydliggör och utvecklar verksamheten utifrån verksamhetens mål och gällande styrdokument. - Uppmuntrar medarbetarnas initiativförmåga och utveckling. - Sätter rimliga gränser för medarbetarnas arbetsåtaganden. - Skapar trygghet vid förändringar och i det dagliga arbetet. - Förmedlar värderingar, förhållningssätt, visioner och mål. - Arbetar aktivt för att individer och grupper utvecklas och uppmärksammas. - Kunskap om och förmåga att hantera frågor inom personalansvaret. Verksamhetsansvar/måluppfyllelse - Förmåga att anpassa verksamheten till omgivningens krav inom ramen för ekonomiska resurser. - Förmåga att genomföra förändringsarbete. Omvärldsbevakning - Håller sig ajour med utvecklingen inom verksamhets- och - managementområdet. - Aktiv omvärldsbevakning och förmåga att se framtidsfrågor i omvärldsbevakningen. Helhetssyn - Ser till nyttan för den egna förvaltningen. - Tar ansvar för kommunnyttan. - Deltar i arbetet över enhets/förvaltningsgränser. Utsatthet