ENKLARE VARDAG. IDÉERNA SOM FÖRENKLAR DIN VARDAG 2012 Årgång 2

Transkript

1 NUMMER 8/2012 ENKLARE VARDAG. IDÉERNA SOM FÖRENKLAR DIN VARDAG 2012 Årgång 2 UR DETTA NUMMER: GÅ PÅ "INFO-DETOX" NÅ DINA MÅL MED HJÄLP AV EN VISIONBOARD HANTERA DIN ORO AUTOMATISERA DIN MEJLSORTERING EN DEL AV INSPIRATIONSBOXEN InsightLab

2 Den här tidningen hamnar lätt på hög. Kanske finner du en viss ironi i att tipset du behövde läsa för att hålla dig undan meterhöga pappershögar drunknade i högar av... papper? Precis som när jag sent på kvällen, parkerad i soffan med en Redbull i handen avslutar en artikel om hälsosam arbetsmiljö. Det är svårt att leva som man lär. Vi på redaktionen vill att du ska slippa pappershögar och det där dåliga samvetet som olästa tidningar för med sig. Om tre generationers Dagens Industri nu blivit en del av kontorsinredningen så bör du ta en titt på din nya tilläggstjänst som ingår i den här prenumerationen. På kan du söka bland alla artiklar som publicerats sedan starten. Samtliga på temat förenkling. Hittar du ett smart tips kan du enkelt skicka det vidare till en vän eller kollega. Och hinner du inte läsa just nu kan du spara intressanta artiklar i ditt eget förenklingsbibliotek. Allt detta utan att behöva bända loss högar av bortglömda prenumerationer och vända upp och ner på skrivbordsinredningen. I det här numret får du bland annat veta varför störande ljud kan ge dig bättre idéer och hur du enklast attraherar den framtid som du eftersträvar. Vi har dessutom listat några riktigt bra appar som förenklar din vardag; bland annat genom att skräddarsy inlärningsprogram efter din hjärna och omvandla dina nyhetskällor och sociala mediekanaler till ett och samma blädderbara nyhetsflöde. Har du annat för dig än att avregistrera dig från nyhetsbrev? Lösningen finns på sidan 15. Vi har sagt det förut: Att förenkla vardagen ska inte vara svårt. Du ska få mer tid över till sådant som är roligt och utvecklande. Trevlig läsning! Gabriella Morath Redaktionen E-post: info@insightlab.se Ansvarig utgivare: Håkan Rilegård Redaktör: Gabriella Morath Redaktion: Thomas Nyberg, Cristoffer Harlos, Jeanette Fagerhall, Annika Lagerhorn och Mats Frick Beställningar: InsightLab AB, Kungsgatan 71, Stockholm. Enklare vardag utkommer med 8 nummer per år. Innehållet i tidningen får ej dupliceras, distribueras eller säljas utan skriftligt tillstånd från InsightLab AB. Om InsightLab Insightlab förser sedan 1995 chefer och personalansvariga med uppdateringar och effektiva verktyg inom ledarskap och human resource. I detta nummer EFFEKTIVA EGNA VANOR Förenkla ditt beslutstagande lista dina värderingar...3 Hitta grundproblemet med hjälp av ett träddiagram...5 Nå dina mål VÅRA BÄSTA TIPS Gunilla Norrlid, Per Bjuringer & Åsa Bellander...6, 7, 8 KOMMUNIKATION Tolka omgivningen med tankeläsarens metoder...9 TEAMARBETE Bli bättre på att ge feedback...10 Lär dig känna igen typiska försvarsmekanismer...10 MÖTEN Sluta slösa tid på improduktiva möten...11 KREATVITET & INNOVATION Tre irritationsmoment som gör dig mer kreativ...12 LEDARSKAP Förbättra dialogen...13 Delegera utan huvudvärk...13 INFORMATIONSÖVERFLÖD Minska informationsöverflödets skadliga effekter...14 Gå på "info-detox"...14 E-POST Funktioner som sorterar en kaotisk inkorg...15 Automatisera med OtherInbox...15 TEKNIKTIPS & APPAR Samla all resinfo med TripIt...16 Hantera röstmeddelanden med YouMail...17 KOMPETENS & LÄRANDE Appen som skräddarsyr kurser utifrån din hjärna...18 MOTIVATION & ENERGI Hantera din oro...19 PERSONLIGT Gå från dröm till verklighet med en visionboard InsightLab AB ,

3 EFFEKTIVA EGNA VANOR Förenkla ditt beslutsfattande gör en lista över dina värderingar Komplexa beslut blir enklare att hantera när du utkristalliserat dina grundläggande personliga värderingar. Genom att i förväg lista dina viktigaste värderingar blir det lättare att ta rätt beslut i situationer då du tvingas kompromissa med dig själv. Börja med att skriva ner det du uppfattar som dina grundläggande värderingar. Gå sedan igenom listan och fråga dig i hur hög utsträckning du faktiskt agerar och lever efter dessa. Du kommer kanske att upptäcka att vissa punkter på listan faktiskt inte betyder någonting för dig personligen. Kanske märker du att vissa av värderingarna snarare symboliserar ett slags idealtillstånd som du strävar efter men ännu inte uppnått. Försök sedan att prioritera bland dina värderingar. Vad är viktigast? Om du blir osäker på hur du ställer dig till en specifik situation, pröva ditt ställningstagande genom att ställa dig själv en hypotetisk fråga, till exempel skulle jag avboka ett avgörande kundmöte för att gå på mitt barns första skolkonsert?. När du färdigställt din prioriterings- och värderingslista blir det enklare att snabbt ta beslut i komplexa situationer; rätt typ av beslut som på riktigt ligger i linje med vad du tycker. Källa: The Twenty One Skills of Spiritual Intelligence, Cindy Wigglesworth Sov smart på dagen Många framgångsrika personer har genom tiderna använt sig av powernaps för att förbli effektiva under dagens lopp. Powernaps ökar din uthållighet, och forskning visar även att en kort tupplur gör dig mer kreativ och mindre mottaglig för hjärtsjukdomar. Nyckeln bakom en lyckad powernap ligger i att hitta ett lagom sovintervall där du stiger upp innan du hunnit nå det djupare sömnstadiet. Förbättra dina powernaps med hjälp av följande tre steg: Håll dig till ett bestämt sömnschema. När dina powernaps väl har blivit en vana och går på rutin blir det enklare att somna och vakna vid rätt tillfällen. Sov under samma tider varje dag. Försök om möjligt att stänga ute dagsljuset. När du stiger upp tänder du sedan alla lampor för att snabbt återgå till vaket tillstånd. Sov inte längre än 30 minuter i sträck. Efter en halvtimme går du in i en djupare form av sömn, och det blir betydligt svårare att snabbt återgå till vaket tillstånd. Källa: 5 Reasons Why You Should Take a Nap Every Day, , InsightLab 3

4 EFFEKTIVA EGNA VANOR Möt 2013 väl förberedd Lägg grunden till ett välorganiserat 2013 redan nu. Använd de sista veckorna av 2012 till att förbereda det kommande året. Fyll i din kalender. När du satt upp dina mål för 2013 och dessutom listat vilka handlingar som krävs för att ta dig dit du vill nå, avsätt vissa tider och datum då du aktivt arbetar för att nå dina mål. Genom att i god tid planera in tid för att arbeta på dina mål säkerställer du att de inte glöms bort när vardagen väl börjar rulla på, och januari fylls av möten och rutinuppgifter. Se även till att i förväg fylla i aktiviteter i stil med konferenser och möten. Avsätt tid till både förberedelser och återkoppling i samband med dessa aktiviteter. Håll koll på dina framsteg. Hitta ett system som löpande visar hur långt du kommit i arbetet med att nå dina mål. Rensa bort Gå igenom din dator och arkivera eller släng dokument som inte längre är aktuella. Överför aktuella dokument till nya projektmappar för Skapa dessutom ett filsystem där du snabbt kan överblicka alla foldrar utan att behöva scrolla. Klas Hallbergs bästa tips för en enklare vardag Förenkla din vardag genom att sätta gränser både för dig själv och för andra. Välj aktivt hur du konsumerar din egen tid, och våga tacka nej till saker du redan i förhand kan avfärda som onödiga. Klas Hallberg föreläser om en enklare vardag och hans välbeprövade förenklingstips gynnar både dig och dina kollegor. Tänk på följande: Inför varje möte: Ta reda på vad slutresultatet av mötet är tänkt att vara. Känner du redan på förhand att du inte behöver vara med, tacka nej och motivera varför. Avböj om möjligt möten utan tydligt syfte, eller be om kompletterande information om vad du förväntas bidra med. När du skickar mejl: Föreställ dig att du skulle svara via vanlig post. Hade du fortfarande sett det som nödvändigt att vidarebefordra ditt svar till ytterligare sju medarbetare som kanske också kunde ha nytta av informationen? Svara bara berörda parter, bli inte en bidragande faktor till informationsöverflöd och överfulla inkorgar. Måste du som chef parera dödstristessen till följd av en plågsam PowerPoint-redovisning? Lägger företaget ut orimligt stora summor på inhyrda komiker efter varje årsredovisning? Betrakta situationen med nykter blick: Distans till ledningen, håglöshet och trötthet är alla tydliga indikationer på att ni har för tråkigt. Liva upp, förenkla och avdatorisera själva genomgången i den mån det är möjligt. Våga säga vad du tycker. Det är mycket vanligt att information underifrån undgår företagsledningen. Rädsla för att få sparken gör att vi inte vågar säga till, värdefull information går till spillo och ineffektiva system fortsätter att gälla utan att chefen är medveten om vad som inte fungerar. Våga vara den som gör skillnad och förbättrar era arbetsrutiner. Stanna då och då upp och fråga dig vart du är på väg. Kom ihåg att riktig framgång uppnås först när vi är genuint intresserade av det egentliga resultatet inte när vi slentrianmässigt springer runt och "gör det vi tror att vi förväntas göra". Källa: InsightLabs seminarium Arbeta mindre och få mer gjort med Klas Hallberg Källa: The Organized Executive InsightLab AB ,

5 Hitta grundproblemet med hjälp av ett träddiagram Har du svårt att sålla bland problem och möjliga lösningar? En vanlig lista kan kännas otydlig och oinspirerande, och i vissa fall göra det svårt att få en ordentlig översikt kring orsak och verkan. Använd dig istället av ett träddiagram; identifiera grundproblemet och upptäck snabbt vilka lösningar du bör prioritera för tillfället. Det kan verka krångligt till en början, men är enklare än du tror när du väl kommit igång. Börja med att lista dina problem eller utmaningar; ett problem per post it-lapp. Fäst alla lappar på en tavla. Hitta möjliga samband mellan de olika problemen och dra linjer som kopplar dem till varandra. Identifiera och stryk sedan under de viktigaste och mest avgörande problemen och utmaningarna. Till varje prioriterat problem kan du sedan lägga till en separat post it-lapp där du listar ett antal grundläggande orsaker till problemet, och vad som föranlett dessa. Fortsätt med detta och lägg till nya lappar tills du lyckats identifiera den verkliga grunden till problemet. När du sedan identifierat ett antal grundorsaker till dina problem kan du bestämma vilken av grundorsakerna som har störst påverkan på din nuvarande situation. De grundorsaker som har störst påverkan blir sedan dina topp-prioriteringar. Utgå ifrån dessa och försök att hitta möjliga lösningar. Bestäm vilken av lösningarna som skulle ha störst positiv påverkan på din situation. Skriv även ner möjliga hinder som kan komma att stå i vägen för dessa lösningar. När du identifierat de största hindren; lista på nytt vilka handlingar du kan ta till för att få bort dessa hinder. Återigen listar du nu på nya lappar vilka av handlingarna som får störst positiv verkan. Nu har du en konkret lista på problem och lösningar och kan bocka av en lapp i taget efter viktighetsgrad. Nå dina mål under 2013 Ligger 2012 års nyårslöften fortfarande och skvalpar? Motivationscoachen Shannon Cassidy tipsar om hur 2013 blir året då du uppfyller dina nyårslöften: Berätta för så många som möjligt om dina ambitioner. Genom att låta andra veta vad du är ute efter ökar du chansen att de kommer att tänka på dig vid tillfällen när en position blir ledig eller något annat händer som ligger i linje med vad du är ute efter. Hitta ett tydligt syfte bakom dina mål. Varför vill du uppnå detta mål? De mest meningsfulla målen är ofta knutna till ett specifikt syfte. Ett meningsfullt mål känns i hjärtat; du blir glad bara av tanken på att uppnå målet. Om något av målen på din lista innehåller ordet borde ; stryk eller omformulera dem för att öka chansen att de blir uppfyllda. Källa: Shannon Cassidy, Organized Executive Källa: How to Solve Your Problems Visually Using a Solution Map, Matt Tanguay, , InsightLab 5

6 VÅRA BÄSTA TIPS Åsa Bellander, förvaltningschef på Örebro kommun: "En sak i taget, vi förlorar fokus när vi arbetar med olika projekt simultant." Vilka vanor har du i vardagen som förenklar för dig och gör det möjligt att spara tid? Jag jobbar utifrån devisen gör det nu, att inte skjuta upp beslut eller sådant som jag ska göra. Det innebär inte alltid att jag utför själva handlingen, men att jag planerar när jag ska göra det. Då behöver jag inte gå runt och fundera, vilket tar mycket mental energi. Att få ned det på papper gör mig effektivare. Något som också ökar effektiviteten är att inte hoppa mellan olika saker samtidigt. Det tar tid, kraft och energi att ställa om och byta fokus från en uppgift till en annan. Vi lurar oss själva när vi tror att vi är effektivare när vi gör många saker simultant. Hur gör du för att hjälpa dina medarbetare att arbeta effektivt och förenkla sin vardag? Struktur är en viktig del i att vara effektiv. Om vi måste leta efter information eller uppfinna hjulet gång på gång så tar det tid. Det gäller alltså att ta fram struktur och rutiner för arbetet. Vi har en årskalender för vår verksamhet med återkommande aktiviteter. Det gör det enklare för mig och medarbetarna att planera vårt arbete så att vi inte planerar in uppgifter då vi vet att vi har en arbetstopp, till exempel vid årsbokslutet i januari. Det är viktigt att fördela arbetet så att det även finns lugnare perioder med tid för återhämtning. Vi har även stödsystem för rutiner och instruktioner, samt verksamhetsplan och budget. Struktur ger tydlighet i förväntningar. Med en tydlig struktur vet du vad du ska göra, vad som förväntas av dig och när. Det blir en röd tråd. Sedan kan det naturligtvis dyka upp saker som du inte kände till och därmed inte har kunnat planera för, men struktur ger en bra bas." InsightLab AB ,

7 Per Bjuringer, interncoach på Södra: "Att vara effektiv handlar till hälften om vanor och verktyg, och till hälften om inställning och en coachande chef." Hur förenklar du din vardag? "Jag tar tag i det viktigaste på morgonen. Man kan använda olika typer av listor eller påminnelser på massa olika sätt; sanningen är att har man något viktigt att göra under veckan men som inte behöver göras just för stunden så faller det lätt mellan stolarna. Därför är det bra att ta tag i just sådana bitar det första man gör på morgonen. Mina övriga tips: Gör listor och påminnelser i Outlook eller använd One Note. Försök att undvika att jobba med papperslappar när det gäller att göralistor. De ligger lätt utspridda på olika ställen och det blir svårt att få en helhetsbild av vad man ska göra, och hela tiden ha med sig och kunna uppdatera informationen. Genom att jobba digitalt synkar du dessutom allt mellan telefon, surfplatta och dator. Arbeta i fokusområden, jobba i block och bryt ner projekt i delmål. Grunden till att vara effektiv i vardagen ligger i att kunna fokusera på en sak åt gången. Ta dig tid att reflektera och återkoppla. Gå med jämna mellanrum igenom saker du gjort och saker du ska göra. Vad gick bra och hur gjorde du? Vad kan du göra bättre? Hur vill du prestera i nästa projekt?" Har du eller din arbetsgrupp några ovanor som stjäl din tid i vardagen? "Det är lätt att sätta upp olika slags påminnelse- eller förenklingssystem och sedan glömma dem efter ett tag och fortsätta att köra på som innan. Det gäller att hitta ett system som är hållbart i längden. Positiv energi är en avgörande faktor den handlar mycket om hur pass motiverad man faktiskt är. Jag tror att grunden i att vara effektiv i vardagen ligger till hälften i egna vanor och verktyg, och till hälften i att dessutom ha en coachande chef som stöttar och peppar när det behövs. Det är svårt att coacha sig själv; en intresserad och peppande chef höjer medarbetarnas prestationer radikalt." , InsightLab 7

8 VÅRA BÄSTA TIPS Gunilla Norrlid, ortschef på Telefonbanken, Swedbank: "Högst 30 mejl i inkorgen är mitt motto." Hur förenklar du din vardag? "Mejlen är ett av mina viktigaste arbetsredskap. När det kommer till mejlhantering så är struktur oerhört viktigt. Rent praktiskt försöker jag ha så få mejl i inkorgen som möjligt. Mitt mål är att aldrig ha fler än cirka 30 mejl i inkorgen. De mejl jag eventuellt kan behöva senare sparar jag istället ner på hårddisken i olika mappar. Mapparna är märkta efter projekt eller ämne. Jag tror definitivt att det stressar mindre att hålla inkorgen tom och hela tiden slänga eller sortera. Jag brukar tänka att om något är viktigt så hör folk av sig igen. Jag har tagit bort mejlplinget och försöker läsa mejlen löpande och sedan snabbt ta beslut kring vad som ska sorteras in var, och vad som kan slängas eller helt enkelt åtgärdas direkt. Jag har just nu 19 olika mejlmappar på hårddisken som jag går igenom lite då och då för att se vad som ska ligga kvar och vad som ska slängas. När det gäller att göra-listor använder jag mig inte av sådana alls. Istället skriver jag en eller ett par post it-lappar som jag lägger på skrivbordet. Jag har dock aldrig fler än två post it-lappar samtidigt på skrivbordet. Även här försöker jag hålla antalet nere så att jag får en hanterbar att göra-lista." Har du eller din arbetsgrupp några ovanor som stjäl din tid i vardagen? "Det är lätt hänt att man föredrar att skicka mejl istället för att ta en vända och prata med varandra. Problemet är att det lättare blir fel och missförstånd, det är ibland svårt att uttrycka sig i text så att alla förstår och då är det ofta effektivare att ringa eller ta det direkt. Det är väldigt viktigt att komma ihåg vad som var tanken med mejl från början; korta meddelanden och inga uppsatser. Håll det kort, är mitt tips. Och om möjligt, ta det direkt med personen det berör." InsightLab AB ,

9 KOMMUNIKATION Avslöja en halvsanningar och red ut oklara signaler med tankeläsarens metoder Otydlig och bristande kommunikation är en stor tidstjuv. Kanske lindas det verkliga budskapet in i halvlögner och bortförklaringar; det är inte alltid kollegorna är uppriktiga med vad de tycker. Öka precisionen i er kommunikation genom att lära dig känna igen tecken på vita lögner och dolda budskap. Författaren och "tankeläsaren" Henrik Fexeus beskriver hur. När vi försöker undanhålla delar av sanningen sänder vi inte sällan ut en mängd omedvetna signaler så kalllade läckage. Det kan röra sig om nervöst fingrande i ansiktet eller en flackande blick. Viktigt att notera är dock att det även finns de som aldrig läcker ; samtidigt som det finns personer som tycks visa läckor även i situationer då de talar sanning. Nyckeln, enligt Henrik Fexeus, ligger i att upptäcka förändringar i själva beteendemönstret hos en person. Kroppens autonoma nervysystem står till svars för de allra tydligaste och mest uppenbara signalerna; de är mycket svårkontrollerande och ofta avslöjande. Det är till exempel svårt att sluta svettas eller rodna, och inte heller kan vi kontrollera storleken på våra pupiller. Detta system sätts emellertid igång först när starka känslor är inblandade men det finns andra sätt att avslöja en lögnare även i situationer då de yttre signalerna tycks mindre uppenbara. egentligen inte känner; vi kan simulera glädje fast vi är ledsna, neutralisera ilska eller maskera ett uttryck med ett annat för att dölja våra verkliga känslor. Tonläget Vi kontrollerar med lätthet våra ordval, men rösten är svårare att styra. Rösten blir ofta ljusare när vi är arga. Den blir även högre i volym, och vi pratar snabbare. Det motsatta händer när vi blir ledsna. När vi ljuger och känner skuld eller blir stressade över lögnen tenderar det att påverka rösten på samma sätt som när vi är arga; vi pratar högre, snabbare och ljusare. Skäms vi däremot över lögnen påverkas rösten på samma sätt som när vi är ledsna. Upptäcker du dessa röstförändringar hos någon i ett läge där det inte är troligt att han eller hon plötsligt blivit stressad eller ledsen, kan det vara ett tecken på att personen har någonting att dölja. Hemligheten bakom en vattentät lögn För att övertyga andra måste man först övertyga sig själv. Det menar den amerikanska evolutionspsykologen Robert Trivers. Först när vi själva tror på vår egen lögn kommer våra signaler medvetna som omedvetna att gemensamt signalera ett och samma budskap. Källa: Konsten att läsa tankar, Henrik Fexeus Ansiktet I situationer då vi försöker kontrollera minspel och ansiktsuttryck använder vi oss ofta av kvalificering, modulering eller falsifering. Att kvalificera är att kommentera det ansiktsuttryck vi redan har genom att lägga till ett annat, precis som vi ibland kan lägga till ett leende till ett annars uppgivet uttryck för att visa att vi reder oss. Att modulera innebär att påverka ansiktsuttryckets intensitet genom att förändra antalet inblandade muskler. När vi falsiferar visar vi en känsla vi , InsightLab 9

10 TEAMARBETE Ge bättre feedback En nyckel bakom framgångsrikt teamarbete är förmågan att ge rätt typ av feedback. Teamexperten Annika R Malmberg ger dig följande tips: Var snabb. Vänta inte för länge med att ge feedback och kritik, ta upp saker omedelbart. Tänk på regeln kritik i enrum, beröm i plenum. Den enda gången det är okej att ge någon negativ kritik så att andra hör är om någon bryter mot en given regel. Undvik i det längsta kollisioner. Gå inte i konfrontation. Ge människor rätten att vara olika. Kom ihåg att alla ser på personer och situationer på olika sätt. Förbered dig. Skriv gärna ner det du vill säga. Be andra om råd. Kom ihåg att ge beröm eller visa uppskattning när någon gjort någonting bra. Var en god lyssnare. Källa: InsightLabs seminarium "Energi hela vägen" med Annika R Malmberg Lär dig känna igen typiska försvarsmekanismer Konflikter inom teamet stjäl både tid och energi. Att kunna hantera och förebygga destruktiva sammandrabbningar är därför oerhört viktigt. Genom att bli medveten om våra vanligaste typer av försvarsmekanismer har du kommit en bra bit på väg. Försvarsmekanismer så kallade eliminatorer är någonting de flesta av oss helt omedvetet använder i syfte att skydda oss själva och göra verkligheten mindre plågsam när vi blir ifrågasatta och kritiserade. Att ha koll på eliminatorerna och vad de egentligen betyder är i alla former av samarbeten ett mycket effektivt sätt att snabbare uppnå förståelse och en lösning av konflikten. Förklaring Somliga reagerar med att omedelbart förklara det inträffade: Jag visste faktiskt inte att jag skulle ha den rapporten klar idag, ingen hade talat om det för mig. Attack I ett trängt läge är det vanligt att vi reagerar med att kasta tillbaka anklagelserna. Men du då, är du så mycket bättre själv? Nu får du ge dig, det där har du aldrig sagt!. Rationalisering Att förändra verkligheten med en bortförklaring gör sanningen mindre smärtsam. Kanske har du blivit dumpad och inser att partnern ändå inte var någonting att ha. Fick du inte jobbet du sökt är det möjligt att du någonstans känner att du ändå inte ville ha det det var kanske rentav tur att du inte fick det. Säckstoppning, eller bortträngning av jobbiga känslor Det här är en av de farligaste typerna av eliminatorer. Att stoppa i säcken innebär att man stoppar undan jobbiga känslor i en sådan utsträckning att en akut säcktömning tillslut blir oundviklig. Denna kan utlösas av triviala vardagsmotgångar som smulor på köksbordet eller en dator som krånglar, och står ofta helt ur proportion till det verkliga problemet. Förvärrande Förvärrande är ett beteende som är vanligt hos barn; genom att ta på sig offerkoftan, lägga ifrån sig skulden och ge andra dåligt samvete förvärrar man situationen och framstår själv som den oskyldiga i sammanhanget. Källa: InsightLabs seminarium "Energi hela vägen" med Annika R Malmberg InsightLab AB ,

11 MÖTEN Sluta MÖTEN slösa tid håll koll på vilken typ av möten som lönar sig i praktiken Håll effektiva distansmöten med appen GoToMeeting Med GoToMeeting kan du hålla möten online med upp till 25 deltagare. Genom att gå in på funktionen Meet Now och klicka på Invite Others kan du bjuda in deltagare. Lägger ni ner orimligt mycket tid på möten? Hur mycket får du personligen ut av dessa timmar varje vecka? Ibland kan det vara svårt att behålla perspektivet. Några snabba anteckningar kan lösa problemet. För bok över era möten och ta reda på vilka möten som genererar faktisk nytta, och vilka som enbart slösar din och andras tid. Notera följande: Antal möten per vecka. Mötets längd. Antal mötesdeltagare. Ämnen behandlade under mötet. Informationen som presenterades. Faktiska resultat av mötet; beslut och åtgärder. Ha som konstant målsättning att dra ner på improduktiva möten, och justera faktorer som möteslängd, frekvens eller antal deltagare utifrån vad som visar sig ge bäst utfall. Fundera också på om det finns någon typ av möten ni skulle kunna addera; det kan röra sig om möten mellan arbetsgrupper som sällan träffas eller nya kombinationer av kompetenser och befattningar som på oväntade sätt kan komplettera varandra. Experimentera med antalet mötesdeltagare och se med jämna mellanrum över analysen för att finjustera mötesupplägget efter vad som visar sig ge faktiska resultat. Deltagarna kan sedan välja om de vill delta i mötet via headset, mikrofon eller via ett vanligt telefonsamtal. Alla mötesdeltagare kan använda sig av en webbkamera. Funktionen Share your screen gör det möjlligt att bestämma vem eller vilka som ska kunna ta del av din skärm, och det går även att överlämna kontrollen över tangentbord och mus till en eller flera av mötesdeltagarna. Ytterligare funktioner gör det möjligt att öppna bilagor från din mejl direkt i appen, brainstorma på en gemensam whiteboard och koppla appen till Sharefile och Dropbox. Appen är gratis och fungerar på din dator, iphone, ipod touch och ipad. Källa: com/us/app/gotomeeting/ id ?mt=8 Källa: The Top 10 Tips for Agile Meetings, Mike Richardson, In the Driving Seat, , InsightLab 11

12 KREATIVITET & INNOVATION Tre irritationsmoment som ökar din kreativa tankeförmåga Brainstorming och associationslekar; det finns en rad övningar som sägs öka vår kreativitet. Men visste du att något så otippat som sömnbrist och störande bakgrundsljud kan trigga igång din kreativa tankeförmåga? Ny forskning inger ett visst hopp för de som störs av kontorsbuller och sömnlösa nätter. Du tilldelas ett uppdrag som prövar din kreativa förmåga och beväpnar dig omedelbart med framgångskonceptet åtta timmars sömn, en ostörd arbetsmiljö och tydligt sorterade pappershögar. Risken är stor att du i bruset av luftkonditioneringen och under dina förstående kollegors milda blickar lurar dig själv, och i själva verket styr in på ett spår av domnande kreativitet och idéförmåga. För tvärt emot vad du kanske skulle tro har forskning visat att kreativiteten lurar under ett oväntat lager av stressmoment, ljudridåer och kontorssarkasm. Du blir mer kreativ när du är trött I dokumentären Six Days to Air får tittarna följa skapandet av ett avsnitt ur teveserien South Park. Det rör sig om ett koncentrerat dygnet runt-arbete där manusförfattarna hålögda shottar kaffe och med jämna mellanrum tar korta powernaps på kontorsgolvet. Efter sex dagars intensivarbete är manusförfattarna i princip oförmögna att formulera sammanhängande meningar men levererar trots detta ett avsnitt pepprat med underhållningsvärde och träffande oneliners. Sarkastiska kollegor hjälper dig att tänka utanför boxen En undersökning bland 375 ingenjörsstudenter som i olika grupper utsattes antingen för sarkasm eller skäll gav tydliga indikationer; studenterna som utsattes för skäll tänkte omedelbart efter experimentet i högre grad innanför boxen medan de som utsatts för sarkasm agerade mer kreativt. Detta då sarkasm enligt forskarna genererar en viss form av komplex tankeverksamhet samtidigt som den aktiverar en kognitiv förmåga som i sin tur sätter kreativiteten i spinn. Irriterande bakgrundsljud gör dig mer fokuserad Behöver du tystnad för att kunna fokusera? Följande tankeexperiment kan få dig att tänka om: Likna din hjärna vid en Jeep. Bilen rullar obehindrat på ett slätt underlag samtidigt är det självklart svårt att urskilja dess verkliga potential på nylagd asfalt i tio procents lutning. Först när du lämnar vägbanan för ojämnare underlag märker du "varför du lämnade Volvon hemma". På samma sätt är det med vår tankeförmåga. Vårt abstrakta tänkande slungas igång när vi tvingas sortera bort en viss nivå av störande bakgrundsljud. När du tvingas fokusera dina sinnen på detta sätt blir du mer kreativ; din tankeförmåga är så att säga redan uppvärmd till följd av ökad koncentration och skärpa. Källa: Varför sova på kontoret och vem utsätter sig frivilligt för sex dagars mental hinderbana och slutgiltig kollaps? Forskning har visat att vår kreativa förmåga ökar vid en viss nivå av sömnbrist. Kreativiteten får fritt spelrum i de sammanhang då vi saknar förmågan att fokusera fantasin flyter fritt och vår avtacklade analytiska förmåga ger utrymme för de ocensurerade och kreativa tankeprocesserna InsightLab AB ,

13 LEDARSKAP Förbättra dialogen och fånga medarbetarnas idéer Delegera utan huvudvärk Låter du ibland bli att delegera i rädsla över att tappa kontrollen? Kom över delegeringströskeln och få mer tid över med hjälp av följande tre knep: Som bekant ser många bra idéer aldrig dagens ljus risken är stor att medarbetarna låter bli att dela med sig av sina tankar. Anledningarna bakom tystnaden kan vara många men för att komma åt förbättringsidéer och viktiga synpunkter finns det emellertid några effektiva metoder att ta till. Förbättra dialogen på arbetsplatsen. Få medarbetarna att säga vad de verkligen tycker med hjälp av fyra enkla metoder: Ställ många frågor. Förvänta dig inte att medarbetarna oombedda bidrar med nödvändig information. Detta särskilt i fall då det handlar om sammanhang av mindre positiv karaktär. Uppmuntra frågor. Oavsett om du anser frågan i sig vara trivial är det viktigt att du ger medarbetaren din fulla uppmärksamhet. Håll även koll på ditt eget kroppsspråk och din framtoning för att försäkra dig om att eventuell stress eller frustration över andra projekt eller arbetsuppgifter inte spiller över på er konversation. Säg tack. Vill du uppmuntra medarbetarna att öppet diskutera viktiga frågor är det även viktigt att inte undervärdera eller bortse från mindre aktuella frågeställningar som tas upp. Ha för vana att alltid tacka medarbetaren för att denne tog upp ämnet, helt oavsett hur relevant det verkligen är för stunden. Var noga med ordentlig uppföljning. Även i de fall då du delegerar lösningen vidare till en annan ansvarig inom området är det viktigt att du i efterhand dubbelkollar med medarbetaren att frågeställningen är löst eller problemet ur världen. Skriv ner ditt nuvarande delegeringsproblem. Exempel: Jag kan inte delegera kundrapporten och måste nu skriva den under julledigheten. Skriv ner orsaken till varför du inte delegerar uppgiften. Exempel: Ingen gör jobbet lika noggrant som jag eller Jag förlorar kontrollen över projektet om jag delar ut uppgifter till för många medarbetare. Försök att hitta en möjlig lösning. Exempel: Jag kan utbilda en kollega och förklara exakt hur jag vill att rapporten ska se ut. Kollegan kan sedan leverera täta avstämningar så att jag kan följa utvecklingen och hjälpa till om så behövs. Källa: Overworked & Overwhelmed? Try This Cure, Marla Tabaka Källa: Organized Executive , InsightLab 13