PRODUKTIVITET JANUARI 2018

Transkript

1 WORKBOOK PRODUKTIVITET JANUARI 2018

2 PRODUKTIVITET - det går att bemästra Det pratas mycket om effektivitet och produktivitet idag. Alla ska vara det mest hela tiden men jag frågar mig ofta om det verkligen är det som är viktigast här i livet. Att få gjort det man ska är ju bra men behöver vi verkligen "tävla" om vem som är mest produktiv. Hur man blir produktiv är både enkelt och svårt samtidigt för det beror så mycket på vilka rutiner du har redan idag. Vi ska börja med att reda ut begreppen produktivitet, effektivitet och fokus för att sedan gå över till att skapa en bra morgon- och kvällsrutin. Vi reder ut begreppen Effektivitet När det pratas effektivitet lägger väldigt många in hastighet i begreppet. Att jobba effektiv innebär att vara snabb. Det är FEL. Att vara effektiv betyder att man gör rätt sak, alltså det du verkligen ska göra, och att du nyttjar dina resurser på rätt sätt. Resurser kan vara flera saker som bland annat din energi och dina tillgångar. Produktivitet Produktivitet innebär att du gör det som ska göras på rätt sätt. Du följer de rutiner och beskrivningar som finns för uppgiften. Här handlar det om att producera i

3 antal enheter varken det är fysiska saker eller dokument. Fokus Du har valt att utföra din uppgift och du är förberedd för att genomföra den. Du är helt koncentrerad på enbart den uppgiften och låter dig inte distraheras av annat. Detta tillsammans utgör en enhet kan man säga. Det ena leder till det andra. Personlig effektivitet är att: skapa förutsättningar för att på ett bra och enkelt sätt ta hand om den tid du har och se till att du gör rätt saker under den tid du har till förfogande. Då är du effektiv. Effektiv är INTE att du arbetar så snabbt som möjligt för att få så mycket som möjligt gjort. Det handlar INTE om stress. Det handlar om fokusera på din uppgift och inte låta andra saker störa dig. Rutiner För att dessa tre ska kunna arbeta i den samklang som du kan skapa så är det klokt att se över sina rutiner. De rutiner som är dagliga och återkommande. De rutiner som gör att du mår bra och trivs med din tillvaro. Det inbegriper att du kan behöva ta bort saker du gör för att de inte ger dig det du önskar eller behöver.

4 En rutin är något du gör av vana. Något du gör utan att du behöver tänka före. Det finns där. Sitter i ryggmärgen som man ju brukar säga för att förklara något som är självklart för oss. Det jag vill att du börjar med är att skapa eller justera och förbättra din morgon- och kvällsrutin. Dessa är enligt mig två av de viktigaste för att klara av att vara produktiv. Innehållet i dessa avgör hur du agerar och om du genomför. Rutiner kring när du ska äta och att du tränar är självklart superviktiga men de faller på något sätt på plats om morgon och kväll fungerar. Dina rutiner ska följa dig själv. De ska vara bekväma men samtidigt leda till att du hamnar i den känsla och framåtanda som du behöver för att genomföra din dagliga agenda. Med andra ord, det ska inte bara vara mysigt. Morgonrutin Om du känner mig så vet du att jag älskar tidiga morgnar och jag inte rubbar på min morgonrutin. Det jag kallar för fokustimme. Min första bok handlar om just detta. Fokustimmen är din stund. En stund på morgonen, den tid du väljer att gå upp, då du fokuserar på dig själv. Det blir som en egentid kan man säga. Har du små barn så förstår jag att detta kan bli svårt men då skapar du en rutin som på ett bra sätt innefattar barnen. Allt har sin tid.

5 När sonen var riktigt liten började jag gå upp klockan 05:00 för att jag skulle få en stund för mig själv innan han vaknade. Den timmen, som det oftast blev, har varit ett av mina bästa beslut någonsin. Den har inte bara givit mig den egentid jag så mycket behövde då utan den har även gjort att jag kommit närmare mig själv och den har gjort att jag är väl förberedd för min dag. Både i det praktiska och det mentala. Väldigt bra tycker jag. Idag är jag inte lika noga med att min morgon måste börja klockan 05:00 men jag följer fortfarande samma rutin varje morgon. Min rutin ger mig en bra start på dagen och jag känner mig samlad och redo för action. Hur gör man? Du vill ordna din morgon på ett sådant sätt att du får ut den nytta du önskar. Du avgör alltså själv hur mycket tid du vill lägga och vad som ska ingå. Det finns inget direkt rätt eller fel. Det jag rekommenderar är att en del av din morgonstund består av en planeringsdel. Då ser du över vad du har för innehåll i din dag och hur dessa aktiviteter/områden ska placeras ut över din dag. Morgonstunden är tänkt att vara en skön stund där du får möjlighet att komma igång med dagen på ett sådant sätt att det ger dig lugn och fokus för det som kommer. Du ska kunna känna att planeringsmomentet inte tar över dina tankar under hela dagen utan att ditt sinne är fokuserat på uppgiften.

6 Vad vill du känna på morgonen? Vad vill du få gjort? Vad känns viktigt att ha klart innan den faktiska dagen sätter igång? Vill du göra din planering på morgonen? Vill du meditera, yoga eller göra ett kortare träningspass? Vill du läsa? Vill du skriva dagboksanteckningar? Vad känner du ska ingå i din morgonrutin för att din start på dagen ska kännas lugn men samtidigt göra dig klar för det dagen kommer bjuda på? Tanken är att du ska slippa springa ut genom dörren med kaffekoppen i handen. Du väljer själv om du vill ha en färdig struktur där du skriver ner dina moment och vad de ska innehålla eller om du vill göra olika varje morgon. Jag gillar att det är ganska så samma. Det ger mig en känsla av balans. Jag startar med att trycka igång mitt te, sträcker på sträcker på mig så att alla leder vaknar (eller försöker vakna) och sedan sätter jag mig vid mitt arbetsbord i vardagsrummet. De moment som ingår i min morgonrutin är:

7 planering av dagen skiss av ett kommande blogginlägg och inlägg för sociala medier jag läser en artikel eller annat intressant som jag sparat för senareläsning. Det ger mig inspiration om min timme inte är slut så påbörjar jag skrivandet av blogginlägget jag skissade på. om det är fint väder så händer det att jag går ut på altanen och njuter av morgonluften. Kvällsrutin För mig gäller samma sak på kvällen som på morgonen. Jag vill känna lugn. Tanken är att sova gott. Innehållet handlar mer om att utvärdera, känna tacksamhet och se över det som ska hända nästa dag. Det kan vara moment som inbegriper att göra ordning hemma för att vakna till ett städat hem. Det kan handla om att läsa en bok uppkurad i en fåtölj med lugn musik i bakgrunden. Det viktiga är att det gör dig redo för sängen och att du uppfattar aktiviteten som ett avslut på din dag. Du ska alltså undvika att göra sådant som triggar din tankeverksamhet och snarare sätter igång idéverskstan'. Det gäller att undvika det. Undvika att sömntåget åker iväg och du sitter och är superkreativ och skapar helt fantastiska saker men sedan är trött på morgonen.

8 Självklart är det härligt med kreativiteten men frågan är om den passar sig sent på kvällen. Jag har lyckats att förlägga min kvällskreativitet till morgonen. Jag har till och med lärt min hjärna att starta igång där den slutade på kvällen. Om jag vill. Jag har alltid varit en inbiten kvällsperson. Jag tycker fortfarande om att nattsudda men då vet jag att jag inte kommer få min härliga morgonstund så det gäller att välja. Hur gör man? Det är samma här som med morgonrutinen. Du vill skapa en kvällsrutin som ger dig den nytta du önskar. Vad vill du känna på kvällen? Vad vill du få gjort? Vad känns viktigt att ha klart innan du går och lägger dig? Vill du göra din planering på kvällen? Vill du meditera eller utöva yoga? Vill du läsa? Vill du skriva dagboksanteckningar? När det kommer till planering så är det helt upp till dig när du gör den men jag rekommenderar att du har ett moment på morgonen där du ser över den. Att du tittar igenom din planering på morgonen hjälper dig att känna dig redo. Dessutom kan det vara så att förutsättningarna kan ha ändrats under natten.

9 Jag vill att du funderar på hur du vill ha din morgon och din kväll. Skapa dig rutiner och testa på hur det känns. Det är inte säkert att det du tänker först är det som kommer bli bra. Här är några blogginlägg och youtubefilmer du kan kika på inom ämnet: v=rtw4ehvfplg&t=364s v=www6tn4ixsu&t=11s

10 Arbetsmiljö/Inspiration/Motivation Den arbetsmiljö du jobbar i påverkar din motivation som i sin tur påverkar din kreativitet och som i sin tur styr om du hamnar i flow. De påverkar och styrs av varandra. Därför är det viktigt att se över dessa aspekter för att skapa den produktivitet du önskar. Börja med att lyssna till tillhörande livesändning. Där får du den information du behöver för att kunna arbeta med uppgifterna. Arbetsmiljö 1. Hur ser in arbetsmiljö ut idag? 2. Hur vill du känna dig när du arbetar? 3. Vad är din optimala miljö att arbeta i? Hur kan du göra för att skapa den miljön/känslan på din befintliga arbetsplats? 4. Vad distraherar dig? Hur kan du göra för att minska ner eller eliminera dessa distraktioner? Inspiration/Motivation 1. Vad inspirerar dig? Skriv en lista över saker som inspirerar dig? 2. Vad får dig redo att sätta igång? 3. Vilken signal/trigger behöver du för att den inspiration du får/känner ska leda till att du sätter igång?

11 Annat 1. Vad avbryter dig i din process när du väl kommit gång? Det är en form av distraktion men förtydliga för dig själv om det är inre eller yttre distraktion. Här är några blogginlägg och youtubefilmer du kan kika på inom ämnet:

12 Fokus - en sak i taget Du har nu lagt grunden för att kunna vara fokuserad. Du har sett över dina rutiner, din arbetsmiljö och loggat dina distraktioner. Nu kan du fortsätta med att hitta ditt sätt för bästa fokus. Som du vet så är nyckeln till fokus att du gör EN SAK I TAGET. Det finns verkligen inget annat sätt att behålla fokus. Med hjälp av bra rutiner, den rätta arbetsmiljön och distraktionerna långt borta så har du stora möjligheter att finna ditt sätt. Jag har gett några tips och förslag på sätt att få fokus i tillhörande livesändning. Tre frågor Först vill jag att du svarar på tre frågor: 1. Vad ger dig fokus? 2. När arbetar du som bäst? 3. Hur är allt omkring dig och i dig när du arbetar som bäst? Svaren är din grund tillsammans med rutinerna, arbetsmiljön och distraktionsloggen. Skilj på måsten och vill I tillhörande livesändning pratar jag om skillnaden mellan måste och vill och hur dessa påverkar dina prioriteringar och din attityd till det som står på att göralistan.

13 Kolla din kalender Jag vill att du öppnar din kalender och tränar på att se måsten och vill. 1. Vad har en gång varit ett vill men som idag känns som ett måste? 2. Hur kan du ändra din inställning till det som idag känns som måsten? 3. Hur kan du bibehålla vill-känslan för de aktiviteter/upgifter som är nya så de inte blir måsten framöver? Olika fokusövningar/listor 1. Pomodorometoden Pomodorometoden är en känd metod för fokus. Den går ut på att du ställer klockan på 25 minuter och jobbar på en bestämd uppgift under den tiden. När 25 minuter har gått så tar du fem minuters paus. Du gör så här i tre till fyra omgångar och tar sedan en längre paus. Se separat pdf listan Jag tror jag sa fel ordning i livesändningen. Ibland är även jag lite snurrig.

14 Du delar upp din lista i: En stor uppgift Tre mellanstora uppgifter Fem mindre uppgifter. Läs mitt blogginlägg om denna metod: listan Även detta en listmetod. Den delar upp i tre kategorier där den första är tre saker du ska göra idag, den andra tre saker du ska göra under den kommande veckan och den tredje tre saker du ska göra den kommande månaden. 4. Ive Lee-metoden Detta är också en listmetod. Den går ut på att du skapar en lista med enbart sex saker som du plockar från din masterlista. Varje dag innan du avslutar din arbetsdag skriver du ner de sex saker du ska göra när du kommer till jobbet nästa dag. När du är klart med de sex sakerna lägger du till sex nya. När dagen är slut gör du en ny lista för nästa dag. Om någon uppgift är kvar från dagens lista läggs dessa överst och så bygger du på.

15 5. Gör det nu regeln Om du kommer på något som behöver göras och det tar max fem minuter så ska den göras direkt. Om du sitter mitt uppe i en annan uppgift så gör du såklart klart den först och tar sedan den uppgift du kom på så fort du har en lucka. Men om det är att du sitter i soffan och kommer på att du borde vattna blommorna så är det en typisk sak du ska göra med en gång. Det tar inte många minuter att vattna blommorna och du kan säkert resa dig upp och fixa det. 6. Femminutersmetoden Det här är en bra fokusmetod. Du tar tag i en uppgift som du tycker känns jobbig eller obehaglig genom att ställa klockan på fem minuter. När fem minuter är över avslutar du och tar tag i nästa sak du har på din lista. På så sätt gör du lite i taget och behöver inte känna oro. 7. Spotifylistan Musik är perfekt för fokus. Vi påverkas av musik. Viss musik får oss engagerade, peppade eller lugna. Annan musik gör oss glada eller rentav ledsna. Musiken är perfekt för att trigga igång fokus. Fundera på vilken musik som passar för vilka uppgifter och skapa listor som du tar till.

16 8. Promenad Fysisk aktivitet fungerar alltid. Om du känner dig trött och ofokuserad så ta en promend och få både lite aktivitet i kroppen och frisk luft. Du kommer tillbaka lugnare och mer benägen till fokus. 9. Tekoppen För mig är tekoppen en trigger. Te får mig alltid fokuserad och jag har olika koppar för olika uppgifter. Den mest använda är min tänkarkopp. Vad är din sak? För dig är det kanske något helt annat än en tekopp. Fundera på vad det kan vara. Flow och belöning Då är det dags att prata lite om flow. Flow är en förlängning på fokus kan man säga och belöning är något vi alla behöver för att kunna prestera bra. Denna veckan ger jag er två uttdrag ur mina böcker. Den ena ur en e-bok om flow somjag skrivit för ett företag så det är en intern bok och det andra utdraget är boken "Jag ska bara" och handlar om belöning. Läs och reflektera När du läser så önskar jag att du funderar på vad det innebär för dig och hur du kan använda kunskapen i din vardag.

17 FLOW - handlar om balans mellan utmaning, förmåga, ängslan och/eller oro. Är dina arbetsuppgifter och aktiviteter i balans? För att du ska avancera inom ett område behöver utmaningen ligga lite högre än vad som är bekvämt till exempel men samtidigt får då din oro och eller ängslan för utmaningen inte ligga för högt. Då blir tröskeln hög och flow uteblir. Ett typexempel är när du sätter upp ett stort mål utan att tänka på nivån på utmaning och din förmåga. Då blir oron hög och du kommer ha svårt att ta steget att komma igång med det som krävs för att du ska uppnå ditt mål. Flow och belöning Då är det dags att prata lite om flow. Flow är en förlängning på fokus kan man säga och belöning är något vi alla behöver för att kunna prestera bra. Här får du två uttdrag ur mina böcker. Den ena ur en e-bok om flow somjag skrivit för ett företag så det är en intern bok och det andra utdraget är boken "Jag ska bara" och handlar om belöning. Läs och reflektera När du läser så önskar jag att du funderar på vad det innebär för dig och hur du kan använda kunskapen i din vardag.

18 FLOW - handlar om balans mellan utmaning, förmåga, ängslan och/eller oro. Är dina arbetsuppgifter och aktiviteter i balans? För att du ska avancera inom ett område behöver utmaningen ligga lite högre än vad som är bekvämt till exempel men samtidigt får då din oro och eller ängslan för utmaningen inte ligga för högt. Då blir tröskeln hög och flow uteblir. Ett typexempel är när du sätter upp ett stort mål utan att tänka på nivån på utmaning och din förmåga. Då blir oron hög och du kommer ha svårt att ta steget att komma igång med det som krävs för att du ska uppnå ditt mål. BELÖNING - vi gör ingenting utan belöning. Ingenting. Vi tänker inte på det men så är det. Vad gillar du för belöning? Räcker det att du kan bocka av uppgiften på din att göralista eller behöver det vara mer? Belöningen behöver vara i relation till uppgiftens storlek och in ansträning. Detta är anledningen till att till exempel långsiktigt sparande är svårt eller en deadline som ligger långt fram - belöningen är för diffus. Diffus belöning gillas inte av hjärnan. Lösningen på det är delmål.

19 Jag heter Dorotea Pettersson. Denna workbook ingår i medlemsprogrammet Be Your Power som jag driver. Om du vill ta del av fler workbooks så är det bara att kika inne på min hemsida så hittar du vägen till medlemsprogrammet.