Vårdval Västernorrland IT, bilaga Primärvård Rev

Transkript

1 Vårdval Västernorrland IT, bilaga Primärvård Rev

2 Innehållsförteckning 1. Förutsättningar Nationell IT-strategi för vård och omsorg Informationssäkerhet Medicinsk service Riktlinjer Informationsstruktur, termer och begrepp Utbildning Support Systemförvaltning Generell beskrivning av anslutning Infrastruktur Datakommunikation Begrepp Beskrivning av tjänsten Vårdgivarens ansvar Landstingets ansvar Kostnader Anslutning VDI V irtuella arbetsplatser Begrepp Beskrivning av tjänsten Vårdgivarens ansvar Landstingets ansvar Kostnader Anslutning Verksamhetskatalogen Oktav och HSA Begrepp Beskrivning av tjänsten Vårdgivarens ansvar Landstingets ansvar Kostnader Anslutning SITHS-kort

3 3.4.1 Begrepp Beskrivning av tjänsten Vårdgivarens ansvar Landstingets ansvar Anslutning IT-tjänster Vårddokumentation/Patientjournal Begrepp Beskrivning av tjänsten Vårdgivarens ansvar Landstingets ansvar Kostnader Anslutning Landstingets intranät Landstingets Externwebb Medicinteknisk utrustning och inventarier EKG Beskrivning av tjänsten Vårdgivarens ansvar Landstingets ansvar Kostnader Anslutning Spirometri Beskrivning av tjänsten Vårdgivarens ansvar Landstingets ansvar Kostnader Anslutning Övriga tjänster Inskanning av restjournal i KoVIS Beskrivning av tjänsten Kostnader Beställning Specialrapporter Kostnader

4 6.2.2 Beställning Anslutningsförfarande Arbetsformer vid anslutning Initieringsfas Aktivitetsplan T idsaspekter vid anslutning Relevanta dokument vid anslutning Övriga villkor Avtal IT-tjänster Landstinget har avtal med samtliga leverantörer av IT-tjänster (kapitel 4) Förbehåll från tredje man Avtal LOV Prislista

5 1. Förutsättningar Denna bilaga gäller för vårdgivare vilka inte ingår inom landstingets egen regi. Vårdgivaren förbinder sig att samarbeta med Landstinget Västernorrland och skapa förutsättningar för sammanhållen journalföring. Vårdinformation, avseende enskild patient, ska vara kvalitetssäkrad och följa en gemensam informationsstruktur. Avtal ska tecknas mellan parterna landstinget och privat vårdgivare. 1.1 Nationell IT-strategi för vård och omsorg Vårdgivaren ska på eget ansvar ansluta sig till och följa den nationella IT-strategin för vård och omsorg. Det innebär att ansluta sig till de lösningar som utvecklas nationellt i takt med att de färdigställs samt att införa dessa i samma takt som de tas i bruk inom landstinget. Exempel på nationellt utvecklade lösningar som vårdgivaren ska ansluta sig till är e- tjänstelegitimationen SITHS, den nationella katalogtjänsten HSA, 1177 Vårdguidens e- tjänster. Landstinget kan ställa krav på anslutning till fler nationellt utvecklade lösningar allt eftersom de färdigställs och tas i bruk inom landstinget. 1.2 Informationssäkerhet Vårdgivaren ska följa gällande lagstiftning samt Landstinget Västernorrlands regler kring informationssäkerhet. Landstinget förbehåller sig att genomföra riskanalyser när så bedöms lämpligt, exempelvis vid en vårdgivares anslutning till IT-funktion inom landstingets nät. 1.3 Medicinsk service Vårdgivare som nyttjar service från landstingets laboratoriemedicin, radiologi och klinisk fysiologi ska följa samma rutiner som gäller inom landstinget. Inom medicinsk service måste även landstingets metoder och materiel användas för att resultat ska kunna publiceras med referensvärden på en gemensam laboratorielista. I det fall den privata vårdgivaren använder andra system/leverantörer för medicinsk service än vad som ingår i landstingets paket, t ex röntgen och lab, ska svar från sådana undersökningar registreras i journalsystemet för att uppnå målet med sammanhållen journalföring. 1.4 Riktlinjer De policys och riktlinjer som gäller för intern användning av IT systemen gäller även för privat vårdgivare som ansluts till Landstinget Västernorrlands infrastruktur, IT-tjänster samt medicinsk utrustning. 1.5 Informationsstruktur, termer och begrepp Vårdgivaren ska följa den informationsstruktur och riktlinjer som landstinget anger beträffande koder, begrepp och termer, sökord, mallar och kataloginformation. 5

6 1.6 Utbildning Vårdgivaren har rätt att anmäla sig till de utbildningar i de olika tjänsterna/objekten som regelbundet anordnas av respektive systemförvaltningsorganisation. Utbildning vid väsentliga systemförändringar, t ex vid uppgradering till ny större release, ingår som regel. Om systemförvaltningen inte tillhandahåller utbildning eller om vårdgivaren vill anordna en utbildning utöver de regelbundna tillfällena så står vårdgivaren för kostnaden. 1.7 Support Vid behov av support kontaktar vårdgivaren landstingets ServiceDesk via någon av följande tre kanaler: Telefon: Mail: support.it@lvn.se Självservice: Sjalvservice/ Supporten sträcker sig fram till vårdgivarens kopplingspunkt vilket innebär att utrustning så som vårdgivarens PC-arbetsplats, skrivare m.m., inte supporteras. 1.8 Systemförvaltning Landstinget tillämpar systemförvaltningsmodellen pm 3 med syfte att organisera och bedriva systemförvaltningsverksamhet på ett affärsmässigt sätt och ge en god balans mellan kärnverksamhetens krav och IT-systemens möjligheter. Förvaltning i pm 3 innebär att kontinuerligt stödja, vidmakthålla, vidareutveckla och tillgängliggöra förvaltningsprodukter *för att leverera nytta till olika verksamheter. Resultatet blir en ökad verksamhetsnytta genom att samarbetet mellan kärnverksamheten och förvaltningsverksamheten samverkar gränsöverskridande. De privata vårdgivarna bör aktivt delta i de användargrupper som är etablerad kring landstingets förvaltningsobjektet* rörande vårdsystem och invånartjänster i syfte att vara en aktiv part i förvaltningsobjektet. *Förvaltningsprodukt den samlade leveransen från förvaltningsorganisationen dvs. resultatet från förvaltningsverksamheten. Förvaltningsprodukterna består av verksamhetskomponenter och IT-komponenter. Den verksamhetsnära förvaltningen ansvarar för verksamhetskomponenterna. Den IT-nära förvaltningen ansvarar för ITkomponenterna. *Förvaltningsobjekt utgör det som förvaltas, verksamhetskomponenter och IT-komponenter formulerade i förvaltningsprodukter, inom ett visst förvaltningsuppdrag. Förvaltningsobjektet är avgränsningen av förvaltningsorganisationens ansvarsområde och beskrivs i en förvaltningsspecifikation. 6

7 2. Generell beskrivning av anslutning När ny ansökan inkommit från en vårdgivare så kommer anslutning till landstingets IT- tjänster att genomföras i projektform. För att vårdgivare ska kunna ansluta sig till landstingets infrastruktur och därigenom nå de gemensamma IT-tjänster som landstinget erbjuder upprättas en VDI-lösning (Virtual Desktop Infrastructure) via VMware. Denna lösning ger vårdgivaren en anslutningspunkt för åtkomst till virtuella arbetsplatser samt tjänster enligt kapitel 4. Nedan visas en grafisk bild på uppkopplingen mot infrastrukturen. Datahall Servrar med virtuella arbetsplatser Servrar med IT-system LVN-Nät Switch/anslutningspunkt Brandvägg VDI är en teknik där datorn speglar informationen på skrivbordet från en central server. Man kan säga att man arbetar med en Virtuell IT-arbetsplats men användaren märker ingen skillnad gentemot att titta på en fysisk dator då tekniken ger en upplevelse av en fullständig PC-miljö. Via den virtuella IT-arbetsplatsen kommer användaren åt de av landstinget utsedda ITtjänsterna och systemen. När användare arbetar med sin virtuella IT-arbetsplats så använder den sig av landstingets infrastruktur så som nätverk, lagring, servers osv. Vårdgivaren ska själv tillhandahålla brandvägg som ansluts till kopplingspunkten som landstinget avlämnar. Vårdgivaren ska också själv tillhandahålla fysisk PC-arbetsplats med tillhörande kringutrustning så som skrivare, kortläsare osv. Vårdgivaren ska också själv tillhandahålla koppling mot Internet då åtkomst till detta inte finns från den virtuella ITarbetsplatsen. 7

8 3. Infrastruktur Gemensamma infrastrukturella tjänster för Hälso- och sjukvården i Landstinget Västernorrland består av fyra delar, datakommunikation, VDI, Oktav samt SITHS-kort. Varje del beskrivs under separat punkt i detta kapitel. 3.1 Datakommunikation Begrepp VDI LVN-nät Switch Anslutningspunkt till Landstingets kommunikationsnät(lvnnät) Virtual Desktop Infrastructure, virtuella IT-arbetsplatser, innebär att IT-tjänster körs i landstingets servermiljö via en så kallad VDI-klient som installeras i vårdgivarens datorer. Landstingets interna nät Nätverksobjekt som styr datatrafik mellan olika noder i ett nätverk Anslutningspunkten är utrymme i fastigheten där extern kommunikationsförbindelse termineras med gränssnitt mot det lokala fastighetsnätet Beskrivning av tjänsten Tjänsten innefattar kommunikationslösningen för åtkomst och nyttjandet av landstinget tillhandahållna applikationer Vårdgivarens ansvar Vårdgivare ansvarar för att redogöra i en självdeklaration för de delar av infrastrukturen som vårdgivaren har eget ansvar för. Självdeklarationen omfattar en beskrivning av den egna ITinfrastrukturen, säkerhetshantering och säkerhetsregelverk för de delar som vårdgivaren har ansvar för från anslutningspunkten till landstingets kommunikationsnät (Landstinget-Nät). Det är vårdgivaren som bär ansvaret för att lämnade uppgifter i självdeklarationen är korrekta. Förändringar som sker över tiden som påverkar innehållet i självdeklarationen ska godkännas av landstinget i förväg. Vårdgivaren ansvarar för sin interna kommunikationslösning i form av fastighetsnät, aktiv utrusning (switchar) inom den eller de fastigheter där verksamheten bedrivs. Vårdgivaren ansvarar för korskopplingsrum där fastighetsnätet terminerar och tillhandahåller utrymme, el, ventilation och skalskydd för landstingets och 3:e parts IT- kommunikationsutrustning. Om landstingets anslutningspunkt inte är samma som vårdgivarens korskopplingsrum ansvarar vårdgivaren för kablaget mellan dessa utrymmen. Vårdgivare ansvar för att det finns rutiner för att landstinget IT-personal eller av landstinget utsedd personal har åtkomst till korskopplingsrum i de fastigheter där verksamheten bedrivs. 8

9 3.1.4 Landstingets ansvar Landstinget ansvarar för datakommunikationslösningen fram till en angiven anslutningspunkt. Anslutningspunkten är den lokal i Västernorrland där vårdgivaren ansökt om att bedriver sin verksamhet. Landstinget tillhandahåller en anslutningspunkt till vårdgivaren. Driver vårdgivaren verksamhet från flera lokaler ansvarar vårdgivaren själv för denna kommunikationslösning. Landstinget ansvarar för en kvalitets- och säkerhetsmässig lösning som är likvärdig med den för landstingets verksamhet. Landstinget ska följa vårdgivarens rutiner för tillträde till deras lokaler. Landstinget ansvarar för att tillhandahålla support på ingående objekt i denna tjänst. Med support menas telefonsupport och på platsen support för kommunikationstjänsten som landstinget ansvarar för Kostnader Vid anslutning av vårdgivare till landstingets nät står landstinget för eventuella anslutningskostnader. Ansvaret sträcker sig fram till den av landstinget angivna anslutningspunkten hos vårdgivare. Felsökningskostnader som beror på fel i vårdgivarens egen utrustning kan landstinget debitera. När vårdgivare är ansluten utgår en avgift för infrastrukturen enligt gällande prislista 1. Kostnaden debiteras gemensamt med VDI-kostnaden Anslutning Det är av stor vikt att punkt 1.1 i blankett A (självdeklarationen) skickas in i ett tidigt skede. Detta för att landstinget ska ha möjlighet att planera upprättandet av kommunikationslösningen i god tid. Förseningar i vårdgivarens anslutning till gemensamma IT-tjänster som är hänförliga till felaktigt lämnade uppgifter i självdeklarationen ansvarar landstinget inte för. Ansökningsblanketter Vårdgivaren beställer anslutning genom att fylla i en självdeklaration 22. Tidsaspekter och relationer Innan driftstart måste självdeklarationen godkännas av landstinget. För att landstinget skall hinna granska och godkänna självdeklarationen skall den vara inskickad senast 2 veckor innan driftstart. För ytterligare tidsaspekter se punkt Landstingets prislista för LOV-anslutning 2 Blankett A Självdeklaration 9

10 3.2 VDI V irtuella arbetsplatser Begrepp VDI SITHS Virtual Desktop Infrastructure, virtuella IT-arbetsplatser, innebär att IT-tjänster körs i landstingets servermiljö via en så kallad VDI-klient som installeras i vårdgivarens datorer. En nationell säkerhetslösning baserad på tjänstekort med elektroniska certifikat Beskrivning av tjänsten Landstinget tillhandahåller en lösning för virtuella arbetsplatser för att nå övriga tjänster som erbjuds av landstinget Vårdgivarens ansvar Vårdgivaren ansvarar själv för att skaffa PC-arbetsplatser som kan anslutas till Landstingets IT- tjänster. Dessa PC-arbetsplatser ska uppfylla följande krav för anslutning till landstingets infrastruktur: Operativsystemet ska vara ett av landstinget godkänt operativsystem. PC-arbetsplatserna ska ha virusskydd och uppdateringar av operativsystemet installeras kontinuerligt enligt Microsofts rekommendationer Vårdgivaren ansvarar för att själv installera den av landstinget tillhandahållna mjukvaran på vårdgivarens PC-arbetsplatser för åtkomst till virtuell klient. Vidare har vårdgivaren ansvar att: Följa den kravspecifikation som finns för virtuella arbetsplatser 3 Upprätthålla funktionalitet enligt den självdeklaration som godkänts för nätåtkomst 4 Uppgradera mjukvaran för åtkomst till virtuell klient när landstinget påtalat detta Landstingets ansvar Landstinget tillhandahåller information om vilket operativsystem som verifierats och används i landstingets egen miljö. Landstinget tillhandahåller media och instruktioner för installation i den tekniska miljö som landstinget verifierat och använder. Landstinget tillhandahåller en lathund för åtkomst till och enklare handhavande av virtuell arbetsplats 5. Landstinget tillhandahåller även ett produktblad som övergripande beskriver VDI lösningen och kontaktvägar för frågor och hjälp 6. 3 Kravspecifikation extern åtkomst VDI.pdf 4 Blankett A Självdeklaration 5 Lathund för VDI.pdf 6 Produktblad VDI - Målgrupp LOV.pdf 10

11 3.2.5 Kostnader När vårdgivare är ansluten utgår en avgift för VDI-lösningen enligt gällande prislista 7. Kostnaden debiteras gemensamt med kostnaden för infrastruktur, Anslutning Vårdgivaren förbereder anslutning genom att: Genomföra den självdeklaration som krävs för åtkomst till landstingets nätverk Tillhandahålla åtkomst till lokaler för inkoppling av nödvändig kommunikationsutrustning och brandväggar Etablera egen IT-teknisk miljö Installera klientprogramvara för VDI på de datorer som ska användas för uppkoppling mot landstingets IT-tjänster. Landstinget äger rätt att vid en slutverifiering inför driftstarten granska lokaler samt i övrigt inhämta information från leverantör för att säkerställa att de kontraktsenliga åtagandena kan uppfyllas. Ansökningsblanketter När Vårdgivaren har verkställt alla ovanstående krav så kan åtkomst till miljön beställas via blanketten D Beställning av åtkomst VDI. Beställningen är per person som skall ha åtkomst. Detta gäller också bara under det tekniska införandet. När införandet är klart och Vårdgivaren är i produktion så skall åtkomst och avbeställning skötas via normala rutiner, d.v.s. via landstingets servicedesk Tidsaspekter och relationer För åtkomst till landstinget och VDI-lösningen krävs SITHS-kort. Tjänsten datakommunikation är en förutsättning för åtkomst till VDI-miljön. För ytterligare tidsaspekter se punkt Verksamhetskatalogen Oktav och HSA Begrepp HSA Oktav HA FA LA En nationell elektronisk katalogtjänst som används för att lagra och hitta aktuella adress- och kontaktinformation om personer, enheter och funktioner över organisationsgränser. All personal måste vara registrerad i HSA för att kunna få SITHS-certifikat Landstingets verksamhetskatalog Huvudadminstratör i Oktav Förvaltningsadministratör i Oktav Lokal administratör i Oktav Beskrivning av tjänsten Vårdgivaren ska medverka i landstingets lokala verksamhetskatalog Oktav. Medverkan i 7 Landstingets prislista för LOV-anslutning 11

12 Oktav krävs för åtkomst till landstingets infrastruktur och IT-tjänster. Oktav är ansluten till den nationella verksamhetskatalogen HSA och förser HSA med information. Genom att finnas med som vårdgivare i Oktav och därigenom i HSA kommer information om vårdgivaren att presenteras i de plattformar som ligger till grund för de nationella e- hälsotjänsterna Vårdgivarens ansvar Vårdgivaren ansluter sig till HSA genom att teckna anslutningsavtal med landstinget samt följer de anvisningar som finns under rubriken anslutning (3.3.6 nedan). Utöver villkoren i avtalet så åtar Vårdgivaren sig: att till FA på Vårdvalsenheten lämna de uppgifter som efterfrågas för registrering av vårdgivarens organisation och vårdgivarens LA i Oktav att hålla LA-rollen bemannad samt att svara för att den person som innehar LA-rollen: o erhåller erforderlig utbildning o har erforderlig tid avsatt för underhåll av vårdgivarens uppgifter i Oktav o att registrera och underhålla uppgifter i Oktav i enlighet med landstingets anvisningar så att vårdgivarens uppgifter i Oktav alltid håller hög kvalitet avseende korrekthet och aktualitet att informera sin personal om att de registreras i Oktav och om hur informationen i Oktav används att vårdgivarens behandling av personuppgifter i Oktav följer personuppgiftslagen (PuL) att vid begäran från landstinget medverka vid granskning av vårdgivarens information i Oktav samt av vårdgivarens rutiner för underhåll av informationen i Oktav att säkerställa att vårdgivaren finns registrerad i IVO`s vårdgivarregister samt att avtalet är undertecknat av denne vårdgivare Landstingets ansvar Landstinget ansvarar för drift och underhåll av Oktav och för att via landstingets ServiceDesk tillhandhålla support för vårdgivarens LA. Landstinget tillhandahåller manual samt aktuella anvisningar Kostnader Ingen kostnad tillkommer förutom personella resurser Anslutning Avtal om anslutning till säkerhetstjänsterna SITHS/HSA tecknas mellan vårdgivaren och landstinget. Beställning av registrering för organisatorisk enhet: 12

13 HA registrerar vårdgivarens organisatoriska enhet i Oktav. HA registrerar endast det namn på vårdcentralen som HA och vårdgivaren kommer överens om. Registrering av vårdgivarens LA: Vårdgivaren meddelar personnummer och namn på den person som ska vara LA. HA registrerar angiven person i Oktav och tilldelar denne LA-behörighet. Ansökningsblanketter Beställning görs på separat blankett: B Beställning, registrering av organisation. Enheten i Oktav. Beställning görs på separat blankett: C Beställning av registrering personal i Oktav. Tidsaspekter och relationer För anslutning mot Oktav måste beställning göras via Blankett B. För att kunna registrera personal i Oktav måste beställning göras via Blankett C och beställningen via Blankett B vara genomförd och godkänd. För tidsaspekter se punkt SITHS-kort Begrepp SITHS RA-organisationen Anslutningen till RAorganisationen NI RA En nationell säkerhetslösning baserad på tjänstekort med elektroniska certifikat Landstingets organisation för utgivning av SITHS-kort Vårdgivarens anslutning till landstingets organisation för utgivning av SITHS-kort Registration Authority, ansvarig för RAorganisationen Nyckelinnehavare, dvs innehavare av SITHS-kort Beskrivning av tjänsten SITHS är en nationell säkerhetslösning som används för att säkerställa att endast behöriga personer får tillgång till patientinformation Vårdgivarens ansvar Vårdgivaren ansluter sig till SITHS genom att teckna anslutningsavtal om säkerhetstjänsterna SITHS/HSA med landstinget samt följer de anvisningar som finns under rubriken anslutning nedan. Personer hos vårdgivaren som ska erhålla SITHS-kort måste först registreras i landstingets verksamhetskatalog Oktav. Vårdgivaren ska installera kortläsare och programvaran NetID på de PC-arbetsplatser som ska användas för uppkoppling mot landstingets system. Landstinget tillhandahåller information om vilket operativsystem och vilken klient som verifierats och används i landstingets egen miljö. Landstinget tillhandahåller media och instruktioner för installation av klienten. Utöver villkoren i avtalet om anslutning till SITHS/HSA åtar sig Vårdgivaren: 13

14 att följa RA-organisationens rutiner att underrätta RA-organisationen då person med av RA-organisationen utfärdat SITHS-kort avslutar sin tjänstgöring hos vårdgivaren. Vårdgivaren är då även ansvarig för att kortet återlämnas till RA-organisationen att underrätta RA-organisationen när skäl för spärrning av SITHS-kort föreligger, det vill säga när: o förhållanden som påverkar certifikatsinnehållet har ändrats o någon uppgift i certifikatsinnehållet är eller misstänks vara felaktig o NI har tappat kontrollen över kortet eller koderna o NI:s e-legitimation har blivit spärrad o NI:s e-legitimation inte är tillgängligt för NI (kortförlust) o den privata nyckeln har röjts o SITHS-/reservkortet återlämnas att medverka vid kontroll av vårdgivarens följsamhet till gällande bestämmelser och rutiner att informera sin personal om gällande bestämmelser och rutiner för hanteringen av SITHS-kort samt att informera om registrering av uppgifter om certifikat i driftleverantörens databas Vårdgivaren ska hantera utgivning av reservkort: Vårdgivaren ska bedöma behovet av reservkortshantering i sin egen verksamhet och säkerställa förutsättningar att ge ut reservkort när sådant behov föreligger Vårdgivaren ska utse personer som har rätt att lämna ut reservkort och säkerställa att dessa personer har god kännedom om landstingets rutiner för utlämnande av reservkort. Vårdgivaren ska till landstingets RA-organisation lämna en förteckning över angivna personer med rätt att lämna ut reservkort samt löpande meddela eventuella förändringar i denna förteckning så att RA-organisation alltid har en aktuell förteckning Vårdgivaren ska förvara reservkort och tillhörande pinkoder i låst utrymme. Endast kortutlämnarna få ha tillgång till det låsta utrymmet. Vårdgivaren ska förvara reservkort i låst utrymme. Vårdgivaren ska säkerställa att utrustning finns tillgänglig för utgivning av reservkort. För utgivning av reservkort erfordras Internetansluten PC. Utlämnande av reservkort ska följa de rutiner för reservkorthantering som beskrivs på landstingets intranät Landstingets ansvar Landstinget åtar sig: att ge ut SITHS-kort till personal verksam hos vårdgivaren i den omfattning och på det sätt som regleras i detta dokument och enligt RA-organisationens rutiner att via landstingets servicedesk tillhandahålla support för handhavande av SITHS-kort att tillhandahålla stöd för utlämnande av reservkort enligt de rutiner som beskrivs på landstingets intranät. 14

15 Avgränsningar Landstinget ger ut SITHS-kort endast till personal som behöver SITHS-certifikat för sitt arbete. Landstinget förbehåller sig rätten att ensidigt avgöra när sådant behov föreligger. Landstinget tillhandahåller ej: utbildning för beställning eller handhavande av SITHS-kort användardokumentation för handhavande av SITHS-kort Anslutning Avtal om anslutning till säkerhetstjänsterna SITHS/HSA tecknas mellan vårdgivaren och landstinget. Ansökningsblanketter Vårdgivaren beställer SITHS-kort på separat blankett: E Beställning av SITHS-kort Tidsaspekter och relationer För att landstinget ska kunna ge ut SITHS-kort måste beställning göras via Blankett E. För att kunna ge ut kort så måste också beställning via Blankett B och blankett C vara genomförda och godkända. För tidsaspekter se punkt IT-tjänster Gemensamma IT-tjänster för hälso- och sjukvården i landstinget består av de tjänster som är kopplade mot de gemensamma IT-systemen på nationell och lokal nivå. 4.1 Vårddokumentation/Patientjournal Begrepp LSA Lokal systemadministratör Beskrivning av tjänsten Tjänsten är ett helhetsåtagande gentemot vårdgivaren vad gäller licenskostnad (se under respektive IT-stöd om eventuell kostnad för vårdgivaren) och licenshantering, installation på virtuell IT-arbetsplats, underhåll samt drift och support. Nedan beskrivs ingående tjänster kopplade till valbarhet och en explicit kostnad finns kopplad. Samtliga tjänster beställs via de angivna supportvägarna enligt punkt 1.7 i denna bilaga. IT-stöd för journalinformation LVN Vårdportal - system för vårddokumentation, vårdadministration och läkemedelshantering. Vårdgivaren ska dokumentera all vård i LVN Vårdportal och till LVN Vårdportal relaterade system. Avsikten är att landstinget som företrädare för befolkningen ska kunna garantera patienterna en gemensam patientjournal även över tiden vid byte av utförare (kontinuitet). Vårdgivaren förvaltar sin del av journalinformationen under avtalsperioden. 15

16 Följande Vårdportal- moduler ska användas: - Registrera vård (de funktioner som avser öppenvård) - Journal - Läkemedel - Lab - Vårdbegäran (vårdåtagande) och konsultation - Tidbok/Resursplanering - Bevakning - Översikter - Externa applikationer Moduler som tillkommer under avtalsperioden och som landstinget anser är nödvändiga för en hög patientsäkerhet och effektiva vårdkedjor, ska införas och användas hos de privata vårdgivarna. Denna tjänst är inte valbar utan ska nyttjas av vårdgivaren. IT-stöd för tillväxtkurva Tillväxtkurva, systemstöd för att följa barns utveckling. Kommer att ersättas av nytt barnhälsovårdssystem. Denna tjänst är inte valbar utan ska nyttjas av vårdgivaren. IT-stöd för att hantera patienter med dosdispenserade läkemedel Denna tjänst är inte valbar utan ska nyttjas av vårdgivaren. IT-stöd för att få tillgång till röntgenbilder Röntgenbilderna som produceras inom landstingets röntgenverksamhet lagras i det gemensamma PACS-arkivet och kan nås direkt via PACS-webb. Denna tjänst är inte valbar utan ska nyttjas av vårdgivaren. IT-stöd för mödrahälsovård Gemensamt IT-stöd för länets mödrahälsovård. IT-stöd för antikoagulantia dosering Ger i läsläge möjlighet att ta del av patientens dosering av antikoagulatia. IT-stödet kan även anpassas för ordination vilket är kopplat till särskild kostnad per ordination och ebrev. Denna tjänst är valbar för vårdgivaren. IT-stöd för digital diktering Hårdvara så som hörlurar och mikrofoner ingår ej. Denna tjänst är valbar för vårdgivaren. IT-stöd för samordnad vårdplanering Gemensamt system med kommunerna Denna tjänst är inte valbar utan ska nyttjas av vårdgivaren. 16

17 IT-stöd för EKG registreringar och lagring Ger tillgång till senast tagna EKG där det behövs i vårdkedjan. Används av vårdgivare som utför EKG, samt vårdgivare som behöver tillgång till sparade EKG-undersökningar. Systemet ställer krav på EKG utrustning enligt avsnitt 5.1. samt en av Landstinget Västernorrland konfigurerad bas- arbetsplats dator. Denna tjänst är inte valbar utan ska nyttjas av vårdgivaren. IT-stöd för restjournal Åtkomst via integration från Vårdportal som visar bl.a restjournal, ev äldre skannade pappersjournaler samt kamerabilder och andra media arkiverade genom Mediaindexeraren. Avser åtkomst till vårdgivarens egna restjournaler samt landstingets restjournaler och andra uppgifter som gjorts tillgängliga genom sammanhållen journalföring. Denna tjänst är inte valbar utan ska nyttjas av vårdgivaren. IT-stöd för lagring av kamerabilder Modulen Mediaindexeraren för nedladdning, indexering och arkivering av mediafiler tillhörande patientjournal. Används inledningsvis för digitala kamerabilder, men användningsområdet kan komma att utökas. Denna tjänst är valbar för vårdgivaren. IT-stöd för intyg och blanketter System för att skicka intyg t ex sjukintyg mellan Försäkringskassan och vårdgivaren. Denna tjänst är inte valbar utan ska nyttjas av vårdgivaren. IT-stöd för SMS-påminnelse SMS-påminnelse om bokad tid till patienter som har gett sitt samtycke till påminnelsen. Tjänsten beställs via servicedesk (självservice eller ). Denna tjänst är valbar för vårdgivaren. IT-stöd för registrering och lagring av spirometriundersökningar Används av vårdgivare som utför spirometriundersökningar och vårdgivare som följer gjorda undersökningar. Systemet ställer krav på spirometriutrustning enligt avsnitt 5.2 samt en av Landstinget Västernorrland konfigurerad basarbetsplats dator. Denna tjänst är valbar för vårdgivaren. Statistik/Utdata Standardrapporter för statistik från Vårdportal journalsystem finns att tillgå. Denna tjänst är valbar för vårdgivaren. IT-stöd för att mäta och följa upp levnadsvanor Webbaserat IT-stöd för att mäta och följa upp levnadsvanor kopplade till vissa på förhand bestämda diagnoser. Denna tjänst är inte valbar utan ska nyttjas av vårdgivaren. 17

18 IT-stöd för befolkningsregister FOLKE är landstingets system som hanterar personuppgifter från skatteverkets befolkningsregister. Landstinget använder den listningsfunktion som finns i befolkningsregistret FOLKE. RUNE är landstingets gemensamma system för hantering av reservnummer. Vårdgivaren ska använda landstingets reservnummersystem RUNE för all reservnummerhantering för att säkra personidentifiering av bl a okända personer. Denna tjänst är inte valbar utan ska nyttjas av vårdgivaren. IT-stöd för sammanhållen journalföring Vårdgivaren erbjuds med avtal indirekt anslutning till NPÖ via Landstinget Västernorrland. Denna tjänst är inte valbar utan ska nyttjas av vårdgivaren. IT-stöd för mammografi Verktyget som används av remittenter för att skriva remisser och läsa svar från mammografienheten efter utförd undersökning. Finns via uthopp i SysteamCross Vårdgivarens ansvar Vårdgivaren ansvarar för att den anställda personalen har fått adekvat utbildning som säkerställer en god hantering av ingående objekt i denna tjänst. I händelse av förändrad användning och/eller komplettering, vidareutveckling, avveckling, ersättning eller utbyte av objekt som listas ovan ska vårdgivaren vara följsam mot landstingets val av applikationer och tillämpningar Landstingets ansvar Landstinget ansvarar för systemförvaltning av ingående objekt i denna tjänst. I detta ingår att ha rutiner för inrapportering av systemförvaltningsärenden, återkoppling till vårdgivare, information om planerade förändringar, uppgraderingar etc. Landstingets systemförvaltare kommunicerar ärenden via de representanter som de privata vårdgivarna utsett för systemförvaltning enligt punkt 1.8, eller i förkommande fall med den Lokala System Administratören (LSA). Landstinget ansvarar för att tillhandahålla support på ingående objekt i denna tjänst. Med support menas: Tillgång till landstingets produktspecialister för konsultation och stöd avseende vårdsystemens funktionalitet Tillgång till ServiceDesk för felrapportering och åtgärd vid driftstörningar 18

19 4.1.5 Kostnader När vårdgivare är ansluten utgår en avgift för tjänst enligt gällande prislista 8. Priset är oberoende av hur många objekt som nyttjas. Eventuell förändring av tjänsteutbudet under pågående avtal sker i samverkan med vårdgivaren Anslutning För att ansluta till tjänsten skickas under anslutningsprojektet en undertecknad beställning till landstingets utsedda projektledare. Beställningen initierar ett nära samarbete mellan vårdgivaren och landstingets systemförvaltning av ovan nämnda system. Samarbetet syftar till att förbereda anslutningen och bland annat genomföra anpassningar av vårdsystempaketet till vårdgivarens verksamhet. Arbetet förutsätter att vårdgivaren har gjort vissa förberedelser: utse kontaktperson för nyttjande av tjänsten utse LSA utse övriga resurser som behövs i förberedelserna inför anslutning ta ställning till vilka applikationer som ska användas ta fram lokala rutiner genomgå utbildning beställa behörigheter till respektive system registrera användare och deras behörighetsrätt till applikationer Arbetet är omfattande och ska beaktas i planeringen för anslutning. Ansökningsblanketter Vårdgivaren beställer anslutning till tjänsten genom att beställning görs på separata blanketter: F1 Beställning av åtkomst till vårdsystem 9 Via Intranätet: Tidsaspekter och relationer För att landstinget ska kunna ge åtkomst till vårddokumentation/patientjournal så måste beställning via Blankett B, Blankett C och Blankett F1 vara genomförd och godkänd. För ytterligare tidsaspekter se punkt 7.4. Övriga relaterade dokument Dokumentation avseende vårdsystem, driftinformation, riktlinjer och användardokumentation finns tillgängligt på landstingets intranät. Dokumenten kan om så önskas tillhandahållas innan anslutning är färdig. 8 Landstingets prislista för LOV-anslutning 9 Blankett F1 Beställning av åtkomst till vårdsystem 19

20 4.2 Landstingets intranät Landstingets interna webb ingår som tjänst och nyttjas som informationskanal för landstinget. Förändring av nuvarande upplägg för tjänst kan komma att ändras. Tjänsten innefattar endast läsfunktion och vårdgivaren kommer inte ha möjlighet att själv publicera information på landstingets intranät. 4.3 Landstingets Externwebb Landstingets externa webb är öppen att användas via VDI-lösningen. Allt som ligger lokalt på landstingets externa webb är läsbart dock fungerar inte delar där man länkar vidare ut på internet då koppling mot internet inte finns med i VDI-lösningen. 5. Medicinteknisk utrustning och inventarier 5.1 EKG Beskrivning av tjänsten Av patientsäkerhetsskäl strävar landstinget att nå en sammanhållen vårdinformation. Detta innebär att vårdgivaren ska använda samma typ (modell) av utrustning och version av program som landstinget när: Utrustningen behöver nätanslutas eller anslutas till en nätansluten dator Programmet ska integreras med NCS Cross eller annan gemensam tjänst Information ska lagras i gemensam databas För att följa EKG lagras data i landstingets gemensamma databas EC Store. Vårdgivare ansluter sig till databas och får med funktionshyra tillgång till erforderlig utrustning för detta. EKG-utrustningen som används är en medicinteknisk dator med Cardiolex EC-Sense, som konfigureras av Medicinsk Teknik Vårdgivarens ansvar Enligt SOSFS 2008:1 ska vårdgivare så långt möjligt samordna sitt ledningssystems rutiner för medicintekniska produkter med motsvarande rutiner i den offentliga vårdgivarens ledningssystem. I dessa ingår landstingets Riktlinjer för medicintekniska produkter Vårdgivaren åtar sig att i sin verksamhet använda sådan utrustning att verksamheten bedrivs med god kvalitet. Utrustningen ska vara avsedd för ändamålet, inneha godkänd CE-märkning. Vårdgivaren ska svara för att all utrustning erhåller fortlöpande service och förebyggande underhåll Landstingets ansvar Erforderlig utbildning till berörd personal ges i samband med installationen eller enligt särskild överenskommelse och ingår i funktionshyresavtalet. Vårdgivaren har möjlighet att framföra synpunkter till systemförvaltningen för EC Store. 20

21 5.1.4 Kostnader Det utgår en funktionshyra för EKG-skrivare. Kostnaden är inklusive anslutning och tillgång till databas EC Store och styrs av gällande prislista Anslutning Ansökningsblanketter Beställning görs på separat blankett: H Beställning EKG 5.2 Spirometri Beskrivning av tjänsten För att följa lungfunktionsundersökningar lagras dessa data i landstingets gemensamma databas Spirare. Vårdgivare kan ansluta sig till databas och med funktionshyra få tillgång till erforderlig utrustning för detta. Anslutning till spirometridatabasen sker ej via VDI i dagsläget. Två alternativ finns: Programmet körs på separat PC levererad av Landstinget Västernorrland, kopplad till ett dedikerat nätverksuttag som konfigureras av landstinget. Vårdgivaren ansvarar för kablaget från spirometridatorn till landstingets avlämningspunkt. Programmet körs på vårdgivarens egna PC, utanför VDI-miljön. Konfiguration av brandväggen krävs Vårdgivarens ansvar Enligt SOSFS 2008:1 ska vårdgivare så långt möjligt samordna sitt ledningssystems rutiner för medicintekniska produkter med motsvarande rutiner i den offentliga vårdgivarens ledningssystem. I dessa ingår landstingets Riktlinjer för medicintekniska produkter Medicinsk teknisk utrustning ska vara avsedd för ändamålet, inneha godkänd CE-märkning. Vårdgivaren ska svara för att all utrustning erhåller fortlöpande service och förebyggande underhåll. Till de anvisade anslutningspunkterna/it uttagen får endast Medicinteknisk utrustning för avsedd användning och godkänd av Landstinget Västernorrland anslutas Landstingets ansvar Erforderlig utbildning till berörd personal ges i samband med installationen eller enligt särskild överenskommelse och ingår i funktionshyresavtalet. Vårdgivaren har möjlighet att framföra synpunkter till systemförvaltningen för Spirare Kostnader Det utgår en funktionshyra för spirometriutrustning. Kostnaden är inklusive anslutning och tillgång till spirometridatabasen, och styrs av gällande prislista 11. De olika anslutningsalternativen har olika kostnader. 21

22 5.2.5 Anslutning Ansökningsblanketter Beställning görs på separat blankett: I Beställning av Spirometri 6. Övriga tjänster 6.1 Inskanning av restjournal i KoVIS Beskrivning av tjänsten Inskanning av restjournaler, dvs nya analoga journalhandlingar som fortsatt inkommer/upprättas för digital åtkomst. Landstinget ansvarar för att erforderlig utbildning till berörd personal ges i samband med installationen eller enligt särskild överenskommelse. Samtliga restjournalhandlingar ska regelbundet sändas till Landstingetsarkivet i Sundsvall för inskanning dvs. ingen ackumulerad hantering bör förekomma. Ingen lokal skanning, oreglerad avskrift till SYSteam Cross eller lokal arkivering av restjournalhandlingar får förekomma. Fastställda styrdokument ska följas Kostnader Det utgår inte någon kostnad för att nyttja Landstingetsarkivets tjänster inom detta område Beställning Vårdgivaren tar i god tid kontakt med chefen för Landstingetsarkivet innan nyttjandet av denna tjänst. 6.2 Specialrapporter Om Vårdgivaren har ett statistikbehov utöver den standardrapportering som erhålls i Vesta respektive SYSteam Cross statistikdatabas så finns det möjlighet att via landstinget beställa specialrapporter Kostnader Vid beställning offereras vårdgivaren på begäran Beställning Vårdgivaren tar i god tid kontakt via service desk för att beställa denna tjänst. 7. Anslutningsförfarande 7.1 Arbetsformer vid anslutning Anslutning av vårdgivare till landstingets IT-tjänster kommer att genomföras i projektform. 7.2 Initieringsfas I samband med ansökan ska en avstämning ske mellan vårdgivare och landstingets ITavdelning. Efter inkommen ansökan inbjuder IT avdelningen vårdgivaren till uppstarts möte för att underlätta upprättande av en gemensam plan för att säkerställa vårdgivarens anslutning till landstingets IT-stöd enligt regelboken. 22

23 Vårdgivaren bör, så långt det är möjlig, i samband med ansökan leverera informationen enligt följande punkter för att inte fördröja tiden från godkännande till dess handlingsplanen är förverkligad genom leveransgodkännande. Lokal: Adress Fastighetsägare Formalia Kontaktperson vårdgivare Namn på enheten Kontaktperson vårdsystem 7.3 Aktivitetsplan Ansvarig på IT avdelningen tar en första diskussion med vårdgivaren Ansvariga från respektive IT avdelningen och vårdgivaren utarbetar en gemensam aktivitets- och tidsplan för anslutning Operativt arbete med anslutning enligt plan Tester Leveransgodkännande Driftstart IT-avtal tecknas mellan vårdgivare och IT avdelningen Landstinget äger rätt att vid en slutverifiering inför driftstarten granska lokaler samt i övrigt inhämta information från leverantör för att säkerställa att de kontraktsenliga åtagandena kan uppfyllas. I förekommande fall kan landstinget skriftligen delge vårdgivaren dels rekommendationer på åtgärder som bör vidtas, dels besked om sådana som måste vidtas 7.4 T idsaspekter vid anslutning Tidsaspekter och aktiviteter tydliggörs i dokumentet Mall planering LOV som tillhandahålls vid uppstartsmötet för anslutning, av den projektledare som landstinget utsett. 7.5 Relevanta dokument vid anslutning Samtliga blanketter och relevanta dokument finns att tillgå genom att kontakta av landstinget utsedd projektledare för införandet. 8. Övriga villkor 8.1 Avtal IT-tjänster 8.2 Landstinget har avtal med samtliga leverantörer av IT-tjänster (kapitel 4). Landstinget är avtalspart mot leverantörerna av IT- tjänster. Debitering sker genom kostnad definierad i Prislista LOV 23

24 8.3 Förbehåll från tredje man Kostnader för utbildningsinsatser tillkommer som tredje man, dvs den leverantör som tillhandahåller applikationer enligt ovan, förbehåller sig att hålla för nya användare. Tredje man belastar vårdgivaren dessa kostnader och således kan ersättningsanspråk för av tredje man tillförda kostnader ej ställas till landstinget. 9. Avtal Mellan Vårdgivaren och IT-avdelningen för Landstinget Västernorrland tecknas ett avtal som reglerar åtagandet för vardera kontrahenten vad avser anslutning till Landstinget Västernorrlands IT-system. IT-chef kan delegera avtalstecknandet till medarbetare inom Landstinget Västernorrland som då sluter avtalet med stöd i ställningsfullmakt. IT-avdelningen i landstingets kansli utser en person med ansvar att genomföra landstingets åtagande. Landstingets åtagande är uppfyllt i och med att vårdgivaren har försetts med åtkomst/access till IT tjänster i den utsträckning som följer av Regelboken rörande IT, bilaga 2 Vårdgivaren utser en person med ansvar att dels fylla IT-stöden med nödvändig grundinformation, dels utbilda personal i den utsträckning enligt de förutsättningar som följer nedan av punkten 4, Rutiner för anslutning. Inför driftstart ska sedvanligt överlämnande åtföljt av leveransgodkännande äga rum mellan parterna. 24

25 10. LOV Prislista 2017 Vårddokumentation/Patientjournal 1202 kr/månad och användare Vad som ingår finns att läsa under punkt i IT Bilaga Virtuell arbetsplats 194kr/månad och användare, 367kr/månad och användare Vad som ingår finns att läsa under punkt 3 i IT Bilaga Ex. VDI licenser, Windows licensers, VECD licenser, server Infrastruktur 243kr/månad och användare Vad som ingår finns att läsa under punkt 3 i IT Bilaga EKG IT-stöd för antikoagulantia dosering Spirometri Priser gällande nya avtal tecknade from mars 2014: EKG 2058 kr/månad och utrustning Användande av systemet för dosering är belagd med avgift på 1kr/dosering. Användning av ebrev kopplat till dosering är reglerat med avgift på 7kr/brev. Priser gällande nya avtal tecknade from mars 2014: Spirometer inkl. dedikerad dator kr/månad och utrustning Endast spirometer, som körs på vårdgivarens egen dator kr/mån och utrustning Ex. lagring, nätkostnader osv. I samtliga fall ingår förebyggande underhåll, akut felavhjälpning och utbildning av användare. Vad som ingår finns att läsa under punkt 5.1 i IT Bilaga Vad som ingår finns att läsa under punkt i IT Bilaga I samtliga fall ingår förebyggande underhåll, akut felavhjälpning och utbildning av användare. Vad som ingår finns att läsa under punkt 5.2 i IT Bilaga 25