Din manual HP LASERJET 4345MFP

Transkript

1 Du kan läsa rekommendationerna i instruktionsboken, den tekniska specifikationen eller installationsanvisningarna för HP LASERJET 4345MFP. Du hittar svar på alla dina frågor i instruktionsbok (information, specifikationer, säkerhetsanvisningar, tillbehör etc). Detaljerade användarinstruktioner finns i bruksanvisningen Instruktionsbok Manual Bruksanvisning Användarguide Bruksanvisningar

2 Utdrag ur manual: HP ansvarar inte för tekniska eller redaktionella fel eller utelämnanden i denna information. Användaren av den Hewlett-Packard-skrivare som avses i den här användarhandboken har rätt att: a) skriva ut användarhandboken för PERSONLIG, INTERN eller FÖRETAGSMÄSSIG användning men inte sälja, sälja vidare eller på annat sätt distribuera papperskopior; och b) placera en elektronisk kopia av den här användarhandboken på en nätverksserver under förutsättning att åtkomsten till den elektroniska kopian är begränsad till PERSONLIGA och INTERNA användare av den Hewlett-Packard-skrivaren hör till den här användarhandboken. Edition 5, 12/2007 MEDDELANDE TILL ANVÄNDARE INOM MYNDIGHETER I USA: I USA: BEGRÄNSADE RÄTTIGHETER BETRÄFFANDE DATORPROGRAMVARA: Användning, duplicering eller offentliggörande av myndigheter i USA begränsas enligt klausulen om tekniska data, underparagraf (c)(1)(ii) i DFARS Material som skannats av denna produkt kan vara skyddat av lagar och förordningar, t.ex. Lagen om upphovsrätt. Användaren är därför ensam ansvarig för att gällande lagar och förordningar efterföljs. Varumärken Adobe och Acrobat är varumärken som tillhör Adobe Systems Funktioner och alternativ Konfigurera Strukturöversikt Support av äldre modeller.. 13 HP Address Book Manager Äldre MFP-modeller Miljöer och protokoll...

3 Nätverksoperativsystem Novell NetWaresupport. 14 Typer av destinationer 15 E-post Fax. 16 Verifiering 16 Verifieringsmetoder Adresseringsfunktioner.

4 Verifiering och åtkomst till adressbok Personliga adressböcker Spara lokala adressböcker på MFP-enheten HP DSS v. 4 licensiering Stödverktyg och procedurer Stödverktyg Använda Windows-tjänsten för att starta och stoppa Använda HP MFP DSS Configuration Utility Använda aktivitetsloggen Använda händelseloggen i Windows Använda HP Address Book Manager (ABM)..

5 Felsökning Inledning Källor till information om problem Vanliga fel vid digital sändning Meddelanden i Loggboken i Windows Meddelanden på kontrollpanelen.. 35 HP MFP DSS Configuration Utility-meddelanden Felkoder för DSMP (Distributed Session Management 41 Hewlett-Packards deklaration avseende begränsad garanti HP programlicensavtal...

6 .. 42 Del Sakregister SVWW Innehåll iii iv SVWW 1 HP:s MFP Digital Sending Software, v. 4 Funktioner och alternativ HP MFP Digital Sending Software v. 4 (HP DSS v. 4 är ett program som gör det möjligt för flerfunktionsenheter (MFP-enheter) från HP att skicka skannade dokument direkt till olika typer av destinationer. q E-post Skicka dokumentet som en bilaga till en eller flera e-postadresser. Mottagarna kan skriva ut, spara och vidarebefordra dokument som de får på det här sättet. De kan också öppna dokumenten i olika program och redigera dem efter sina särskilda behov. Fax Skicka dokumentet till en eller flera faxmaskiner. Mottagarna tar emot de här dokumenten på samma sätt som andra faxmeddelanden. Tre sorters faxmaskiner stöds: LAN-fax, Microsoft Windows eller XP-fax och Internet-fax. Mapp Skicka dokumentet till en eller flera utdelade nätverkskataloger. Användare kan välja från en lista med fördefinierade mappar. Med rätt behörighet kan de också ange destinationer från kontrollpanelen. Som mappdestinationer stöds operativsystemen Windows 98/2000/XP/2003 samt Novell. q q SVWW Funktioner och alternativ 1 q Sekundär e-post Funktionen för sekundär e-post har utformats för lösningar med höga krav på datasäkerhet. Tillsammans med ett tredjepartsprogram bidrar den här funktionen till en komplett lösning. Vad som skiljer funktionen för sekundär e-post från den vanliga e-postfunktionen är att data mellan MFP-enheten och HP DSS-servern krypteras. Ett rfc822-kompatibelt e-postmeddelande med den skannade informationen som bifogad fil skapas i mappen "\hp 2" i DSS-programkatalogen. Tredjepartsprogrammet, som övervakar denna mapp, bearbetar e-postmeddelandet och skickar tillbaka det på ett säkert sätt. Namnet på kontrollpanelsknappen på MFP-enheten anges av HP DSS-administratören. Funktionen är identisk med e-post och använder samma fält och adressböcker. q Arbetsflöde Med arbetsflöden kan MFP-användare skicka ytterligare information tillsammans med det skannade dokumentet till en angiven nätverksplats. Meddelanden på MFP-enhetens kontrollpanel uppmanar användaren att ange specifik information. Tredjepartsprogrammen som övervakar nätverksmappen kan sedan hämta och dechiffrera informationen och utföra begärd åtgärd på den skannade bilden. Skicka till skrivare, skicka till FTP-server Med arbetsflödesfunktionen kan du skicka dokument till nätverksansanslutna skrivare och FTP-serverdestinationer som kan nås från nätverket.

7 q Den digitala sändningsprocessen omvandlar pappersbaserad information till digitala bilder. Dokumenten skannas först på MFP-enheten och överförs sedan till en nätverksansluten dator där HP DSS v. 4 är installerat. HP DSS v. 4 kan också ställas in så att användarna måste verifieras, vilket garanterar att endast behöriga personer kan använda de digitala sändningsfunktionerna på MFP-enheten. På MFP-enhetens kontrollpanel väljer användarna önskat alternativ. Funktionerna i det stadiet beror på alternativet. Sändningsalternativ E-post Funktioner q q q Ange Till:/Från:/CC:BCC:/Ämne: informationen manuellt Välj e-postdestinationer ur en adressbok Kontrollera dubbelsidig skanning och andra skannerinställningar (som t.ex. filformat) från kontrollpanelen Skriv in faxnummmer manuellt Välj från en lista över kortnummer Kontrollera dubbelsidig skanning från kontrollpanelen Välj mappdestinationer från en fördefinierad lista Ange en mappsökväg (med rätt behörighet) Gör filinställningar som Filtyp, Upplösning, Filstorlek, Färg eller S/V och Filnamn Ange Till:/Från:/CC:BCC:/Ämne: informationen manuellt Välj e-postdestinationer ur en adressbok Kontrollera dubbelsidig skanning och andra skannerinställningar (som t.ex. filformat) från kontrollpanelen Ange en arbetsflödesdestination från menyn Ange information i fälten genom att skriva eller välja ett alternativ från listrutorna. Data som anges kan vara datum/tid och numeriska data eller strängar (data med alfanumeriska tecken) Faxa q q q Mapp q q q Sekundär e-post q q q Arbetsflöde q q 2 Kapitel 1 - HP:s MFP Digital Sending Software, v. 4 SVWW HP DSS v. 4 gör följande: q Verifierar användarens inloggningsuppgifter på MFP-enheten, om programmet har ställts in för det Hanterar simultansändning av skannade bilder från varje MFP i nätverket till någon av destinationstyperna Lägger till adressinformation Kodar meddelandet Kommunicerar med den server som administratören har konfigurerat för digital sändning (t.ex. en SMTP-server för e-post eller en LAN-faxserver för fax) Uppdaterar adressböcker Synkroniserar adressböcker med en LDAP-server, om programmet har ställts in för det q q q q q q Konfigurera Konfiguration av HP DSS v. 4 görs centralt i HP MFP Configuration Utility varifrån alla alternativ konfigureras och installeras på en administratörsdator. Du använder HP MFP DSS Configuration Utility till att konfigurera alla digitala sändningsalternativ och övervaka aktiviteter. Använda HP MFP Digital Sending Software Configuration Utirvrar om du vill hitta alla SMTP-servrar på nätverket. En lista över SMTP-servrar visas. Välj en eller fler servrar och klicka på OK. De valda servrarna läggs till i SMTP-gatewayserver-listan. Obs! Om sökprocessen inte hittar någon SMTP-server kan du använda knappen Lägg till på fliken E-post om du vill lägga till en SMTP-server manuellt genom att ange SMTP-serverns värdnamn eller IP-adress Markera varje server och klicka på knappen Redigera... Dialogrutan Redigera SMTPgateway visas. Om den angivna SMTP-gatewayen har en maximal formation om den valda servern visas. Klicka på OK om du godkänner den markerade servern. Serverinformationen fylls i på fliken Verifiering. SVWW Funktioner och alternativ 5 4 Klicka på knappen Test på fliken Verifiering om du vill testa inställningarna. I dialogrutan Testa användarverifiering anger du användaruppgifter för inloggning på nätverket för att prova om LDAP kan hämta en e-postadress. Obs! Om processen för att hitta servrar inte hittar någon LDAP-server kan du ange LDAP-serverns värdnamn eller IP-adress direkt i textrutan LDAP-server och sedan använda knappen Hitta inställningar för att hitta serverns inställningar. Om du inte kan kommunicera med LDAP-servern bör du kontakta nätverksadministratören och få hjälp med felsökning. Använda fliken Fax Med alternativen på fliken Fax styr du alla faxinställningar för HP DSS. Om du vill konfigurera faxalternativet markerar du först en faxtyp i listrutan Faxmetod. Följande alternativ är tillgängliga: q q q q Ingen LAN-fax Internetfax MS Windows 2000 Fax Beroende på vilken metod som är vald visas tillhörande inställningar på fliken Fax. Konfigurera en LAN-faxtjänst Följ dessa instruktioner om du vill ställa in faxning med hjälp av nätverkets LAN-faxtjänst Välj LANFax i rullistan på fliken Fax. Markera ditt programvarunamn för LANfax i listrutan Produktnamn. Klicka på knappen Avancerat och ange indata- och utdatainställningar för din LANfaxprodukt. Använd knappen Bläddra och välj nätverksmappen som ditt faxprogram använder. Fyll i avsnittet Uppgifter för mappåtkomst om så krävs. Använd knappen Kontrollera mappåtkomst om du vill testa behörighetsuppgifterna och kontrollera att du har åtkomst till mappen. Klicka på Använd om du vill spara LANfaxinställningarna. 6 Konfigurera en internet-faxtjänst Med en internet-faxtjänst skickas fax med hjälp av e-post. Med HP DSS kan användaren ange ett faxnummer precis som vanligt och sedan skapas och skickas e-postmeddelandet bakom kulisserna. 1 2 Välj Internetfax i rullistan på fliken Fax. Ange domännamnet till din internetfax-leverantör i textrutan Domän för faxleverantör. HP DSS tar telefonnumret som är angivet i enheten och använder sedan det här domännamnet till att skapa e-postmeddelandet. Exempelvis, [telefonnummer]@efax. com. Ange en giltig e-postadress i textrutan Standard-e-postadress för faxkonto. Det är e-postadressen som används till internetfax som returneras eller misslyckas. Markera kryssrutan om du vill att HP DSS ska använda användarens e-postadress som retur-e-postadress. Klicka på Använd om du vill spara internetfaxinställningarna Kapitel 1 - HP:s MFP Digital Sending Software, v. 4 SVWW Konfigurera en Windows 2000-faxtjänst Om du vill använda Windows 2000-faxtjänsten måste du ha ett faxmodem installerat på HP DSS-servern Välj MS Windows 2000 Fax i rullistan på fliken Fax. Klicka på knappen Egenskaper.

8 Dialogrutan för Windows fax-konfiguration visas. Ange den information som krävs. Klicka på Använd om du vill spara Windows 2000-faxinställningarna. Använda fliken Mappar Du använder fliken Mappar när du vill konfigurera funktionen Skicka till mapp. Du aktiverar alternativet genom att markera kryssrutan Aktivera Skicka till mapp Klicka på Lägg till... om du vill lägga till en ny mapp. Dialogrutan Lägg till fördefinierad mapp visas. Ange ett namn för mappen i textrutan Alias-namn. Det här namnet visas i gränssnittet på enhetens kontrollpanel. Klicka på Bläddra... om du vill bläddra till en mapplats och klicka sedan på OK när du vill godkänna det. Obs! Operativsystem som stöds för mapplatser är Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 och Novell. 4 Välj vilka åtkomstuppgifter du vill använda för att få åtkomst till mappen från listrutan Åtkomstuppgifter. Om du väljer Allmän använder programmet Åtkomstuppgifter för allmänna mappar på fliken Mappar. Om du väljer MFP-användare använder programmet de åtkomstuppgifter som användaren loggade in till enheten med. Klicka på OK om du vill spara inställningarna. En ny mapp läggs till i listan. Upprepa steg 1 till 5 om du vill lägga till fler mappar. Ange de allmänna åtkomstuppgifterna för att få åtkomst till mappar under Åtkomstuppgifter för allmänna mappar i fliken Mappar. Den här informationen krävs innan du kan spara mapplistan. Klicka på Använd om du vill spara de nya mapparna Använda fliken Arbetsflöden Med arbetsflöden kan användare skanna ett dokument och skicka det till en anpassad arbetsflödesdestination. Med arbetsflödesfunktionen kan du skicka extra information i form av en fil som sparas med det skannade dokumentet på en angiven nätverks- eller FTP-plats. Ledtexter på kontrollpanelen används till att samla in specifik information. Ett tredjepartsprogram som övervakar nätverksmappen eller FTP-platsen kan sedan hämta och dechiffrera informationen och utföra specifik åtgärd på den skannade bilden. Du kan också ange en skrivare som en arbetsflödesdestination, så att användare kan skanna ett dokument och sedan skicka det direkt till en annan nätverksskrivare och skriva ut det. Använd fliken Arbetsflöden om du vill konfigurera arbetsflöden som ska användas med tredjepartsprogram. Du aktiverar funktionen genom att först markera kryssrutan Aktivera arbetsflöden, längst upp på fliken. Att skapa en arbetsflödesprocess består av tre delar: q q q arbetsflödesgruppen arbetsflödesmenyer arbetsflödesformuläret SVWW Funktioner och alternativ 7 Så här skapar du en arbetsflödesgrupp 1 2 Obs! Klicka på knappen Lägg till grupp... Dialogrutan Arbetsflödesgrupp visas. Ange namnet på den nya gruppen. Namnet måste vara unikt. Du kan inte ändra namnet "Gemensam MFP-grupp". 3 Klicka på OK om du vill spara den nya gruppen. Så här skapar du en arbetsflödesmeny I arbetsflödesträdet markerar du gruppen du just skapade. Klicka på knappen Lägg till meny... Dialogrutan Arbetsflödesmeny visas. Ange namnet på den nya menyn. Namnet måste vara unikt i arbetsflödesgruppen. Välj stil på arbetsflödesmenyn. Stilen bestämmer vilka alternativ som är tillgängliga för arbetsflödesformulär från denna arbetsflödesmeny. Det enda tillgängliga alternativet är Förbättrad. Klicka på OK om du vill spara den nya menyn. 5 Så här skapar du ett arbetsflödesformulär för att skicka till mapp Markera menyn du just skapade. Klicka på knappen Lägg till formulär.... Dialogrutan Arbetsflödesformulär visas. Ange ett namn för formuläret i textrutan Formulärnamn. Välj destinationstyp från listrutan Destinationstyp. Alternativen är Mapp, FTP-plats och Skrivare. Obs! Beroende på vilket alternativ du väljer ändras alternativen i dialogrutan Arbetsflödesformulär. Resten av den här proceduren gäller alternativet Mapp. Se följande procedurer om du vill veta hur du skapar ett arbetsflödesformulär för en FTP-plats eller en skrivare. 5 6 Ange sökvägen till destinationsmappen i textrutan Sökväg för mapp eller använd knappen Bläddra och gå till en sökväg. Välj åtkomstmetod för mappen från listrutan Åtkomstuppgifter. Alternativen är Allmän och MFP-användare. Om du väljer MFP-användare kommer uppgifterna för den som är inloggad på enheten att användas i HP DSS. Om du väljer Allmän kommer Åtkomstuppgifter för allmänna mappar som är angivna på fliken Arbetsflöden att användas i HP DSS. Under Bildfilsinställningar väljer du inställningar för den skannade filen. Det ska vara inställningarna som krävs av tredjepartsprogrammet som behandlar filen. Välj filtyp för metadatafilen från listrutan Filformat. Alternativen är Inget,.HPS och.xml. Det här är filen som innehåller datan som samlades in av arbetsflödesledtexterna. Om du inte skapar några ledtexter kan du välja Inget. Markera kryssrutan Generera OCR-fil under OCR-inställningar om det bearbetande programmet behöver en OCR-fil (optisk teckeninläsning). Klicka på knappen Inställningar om du vill ange OCR-inställningarna för språk och utdatafilformat Kapitel 1 - HP:s MFP Digital Sending Software, v. 4 SVWW 10 Under Ledtexter kan du ange ledtexter och förväntade svar för användaren av arbetsflödesformuläret. Ledtexterna visas på enhetens kontrollpanel. Svaren på ledtexterna sparas i metadatafilen, som lagras med dokumentbilden och används av tredjepartsarbetsflödesprogrammet. Så här lägger till ledtexter: a Du lägger till ledtext genom att klicka på knappen Lägg till.... b I dialogrutan Lägg till ledtexter klickar du på knappen Ny om du vill skapa en ny ledtext. Då öppnas dialogrutan Ledtext för arbetsflöde. c Under Inställningar för ledtext i dialogrutan Ledtext för arbetsflöde anger du Namnet på ledtexten, själva Ledtexten, och eventuell Hjälptext för ledtexten.

9 Hjälptexten visas när användaren trycker på knappen HJÄLP på MFP-enhetens kontrollpanel medan ledtexten visas. d Under Svarsinställningar markerar du Svarsformat och Svarstyp. Alternativen för svarsformat är sträng, numerisk, datum, tid eller sekretess. Svarstypen är antingen kan redigeras av användaren eller vallista. Om du väljer kan redigeras av användaren kan du markera kryssrutan Användare måste ge ett svar om du vill kräva ett svar. Obs! Sekretess-svarsformatet använder asterisker (*) för att dölja vad användaren skriver i kontrollpanelen. Den här svarstypen kan användas till privat information till exempel lösenord eller anställningsnummer. e Du kan ange ett standardsvar, om tillämpligt, i textrutan Standardsvar. Programmet använder standardsvaret om användaren inte anger ett svar till ledtexten. f Klicka på OK om du vill spara inställningarna för ledtexterna. Den nya ledtexten läggs till i Ledtextlistan i dialogrutan Lägg till ledtexter. g Upprepa steg b till f om du vill skapa fler ledtexter. h När du har skapat alla ledtexter som krävs använder du knapparna Flytta längst ner på listan om du vill justera ordningen på ledtexterna. i Klicka på OK om du vill godkänna de nya ledtexterna. De nya ledtexterna visas under Ledtexter i dialogrutan Arbetsflödesformulär. 11 Klicka på OK om du vill godkänna alla inställningar i dialogrutan Arbetsflödesformulär. Det nya formuläret visas i arbetsflödeslistan på fliken Arbetsflöden. Obs! Du kan när som helst redigera ett arbetsflödesformulär genom att markera det och klicka på knappen Egenskaper. 12 Ange de allmänna åtkomstuppgifterna för att få åtkomst till arbetsflödesmappar under Åtkomstuppgifter för allmänna mappar i fliken Arbetsflöden. Den här informationen krävs innan du kan spara arbetsflödesinställningarna. 13 Klicka på Använd om du vill spara de nya arbetsflödesinställningarna. Så här skapar du ett arbetsflödesformulär för en FTP-plats I dialogrutan Arbetsflödesformulär väljer du FTP-plats i listrutan Destinationstyp. Ange FTP-serverns värdnamn eller IP-adress i textrutan FTP Server. Klicka på knappen Åtkomstuppgifter och ange sedan det användarnamn och lösenord som krävs för FTP-servern. Klicka på OK om du vill spara åtkomstuppgifterna. I textrutan FTP-sökväg anger du sökvägen till den katalogen på FTP-servern som du vill använda för de skannade dokumenten. Följ steg 7 till 11 i den föregående proceduren om du vill slutföra resten av inställningarna till arbetsflödesformulär och lägg till ledtexter. Funktioner och alternativ 9 SVWW Så här skapar du ett arbetsflöde för en skrivare Du kan använda ett arbetsflödesformulär till att skicka ett skannat dokument till en nätverksskrivare för utskrift I dialogrutan Arbetsflödesformulär väljer du Skrivare i listrutan Destinationstyp. Välj en skrivare i listrutan Välj skrivare. Där listas alla tillgängliga nätverksskrivare. Välj en av alternativknapparna till att välja standard- eller egna skrivarinställningar. Om du väljer standardskrivarinställningar klickar du på knappen Inställningar så du kan ställa in dem. Klicka på OK om du vill spara arbetflödesformuläret. Klicka på Använd om du vill spara inställningarna på fliken Arbetsflöde. 4 5 Använda fliken Adressering Du använder fliken Adressering för att konfigurera HP DSS så att centraliserade adressböcker blir tillgängliga för MFP-användare. Med Digital Sending Software kan användarna få åtkomst till adresser i en central adressbok som finns på en LDAP-server. För att prestandan ska bli bättre vid åtkomst till adresserna hämtas dock en lokal kopia av adressboken från LDAP-servern och kopieras. Så här konfigurerar du automatisk kopiering av LDAP-servern: Klicka på knappen Inställningar... Dialogrutan Kopierar LDAP-adressbok visas. Markera kryssrutan Aktivera LDAP-katalogreplikering. På fliken LDAP-inställningar konfigurerar du parametrar för åtkomst till LDAP-servern och för sökning i LDAP-databasen. I "Använda LDAP-konfiguration" på sidan 5 finns mer information. På fliken Kopiering väljer du schema för kopiering av LDAP-databasen. Om du väljer Dagligen, Varje vecka eller Varje månad kan du ange en specifik tid och veckodag för kopieringen. 4 Personliga adressböcker Markera kryssrutan Aktivera personliga adressböcker om du vill låta användare använda sina personliga adressböcker när de adresserar e-postmeddelanden i MFP-enheten. Stöd för personlig adressbok finns endast tillgängligt om verifiering är aktiverad och verifieringsmetoden är inställd på Microsoft Windows (se "Använda fliken Verifiering" på sidan 5). MAPI (Microsoft Messaging API) krävs för att en användarna ska kunna få åtkomst till sina personliga adressböcker. Kontrollera att Windows Messaging Component är installerad. Om du har ett MAPI-klientprogram installerat (t.ex. Microsoft Outlook) finns den här komponenten redan. DSS-adressböcker HP DSS använder adressböcker till att lagra e-postadresser som anges manuellt av en användare vid enheten. Om användarverifiering är aktiverat på enheten lagras adresserna i en användares personliga HP DSS-adressbok. Annars lagras adresserna i en allmän HP DSSadressbok. HP DSSadressböcker är tillgängliga på varje MFP som HP DSS stöder. Om adresserna som finns i de här adressböckerna inte längre behövs kan du radera vilken adressbok du vill genom att trycka på knappen Radera i avsnittet DSS-adressböcker. En lista över befintliga adressböcker visas och du kan radera en eller flera. Använda fliken Inställningar På fliken Inställningar kan du ange sökväg för de tillfälliga filerna i HP DSS. Eftersom dessa filer kan vara mycket stora bör du välja en plats med mycket diskutrymme. Välj en plats genom att klicka på Bläddra Kapitel 1 - HP:s MFP Digital Sending Software, v. 4 SVWW Använda fliken MFP-konfigurering Fliken MFP-konfiguration anger vilka MFPenheter som använder HP DSS-tjänsten och ger också ett gränssnitt för att anpassa HP DSS-funktionerna för specifika digital sending-enheter.

10 Så här lägger du till en ny MFP 1 2 Klicka på knappen Lägg till..., längst ned på fliken. Dialogrutan Lägg till MFP-enheter visas. Klicka på knappen Sök MFP-enheter om du vill hitta alla MFP-enheter på nätverket. Välj enheten som du vill lägga till i listan som visas. Obs! Om du känner till enhetens värdnamn eller IP-adress, kan du ange det i textrutan Värdnamn eller IPadress under Ange manuellt en MFP-enhets nätverksnamn i stället för att använda knappen Sök MFP-enheter. 3 Om du vill att enheten som du lägger till ska ha samma inställningar som en tidigare konfigurerad enhet väljer du den tidigare konfigurerade enheten från rullistan När du lägger till nya MFP-enheter kopierar du inställningen från listrutan. Klicka på knappen Lägg till--> om du vill lägga till enheten i MFP-listan. 4 Obs! Du kan bara lägga till så många MFP-enheter som du har "platser" i din HP DSS-licens. Nästan högst upp på dialogrutan Lägg till MFP-enheter kan du se hur många platser som är tillgängliga. 5 Klicka på Stäng när du vill stänga fönstret Lägg till MFP-enheter. Så här konfigurerar du en enskild MFP 1 2 Markera MFP-enheten i listan på fliken MFP-konfigurering. Klicka på knappen Konfigurera MFP.... Dialogrutan som visas liknar gränssnittet på huvudkonfigureringsprogrammet. Använd det här gränssnittet när du vill anpassa inställningarna för digitalsend speciellt för den här enheten. Inställningar som anges på de här flikarna åsidosätter inställningarna som gjordes på de allmänna programflikarna för HP MFP DSS-konfigurering. Obs! Du måste använda det här gränssnittet om du vill aktivera digital sending-funktionerna för de enskilda enheterna. Även om en funktion är aktiverad på DSS-konfigurationsfliken är den inte aktiverad på enheten förrän den har blivit aktiverad i gränssnittet Konfigurera MFP-enheter. 3 På fliken Verifiering markerar du kryssrutan Aktivera verifiering om du vill aktivera verifiering för den angivna enheten. Markera kryssrutan bredvid funktionen som du aktiverar. Användaren måste logga in innan den funktionen kan användas. Välj nätverksdomän i listrutan Standarddomän. På fliken Skicka till e-post markerar du kryssrutan Aktivera skicka till e-post och väljer med hjälp av Digital Sending-tjänsten i listrutan Skicka e-postmeddelanden. Om du vill att användare ska kunna lägga till ett eget e-postmeddelande när de skickar e-post (om det stöds av MFP-enheten) klickar du på knappen Avancerat och markerar kryssrutan Redigerbar av användaren. På fliken Adressering markerar du kryssrutan Tillåt direkt åtkomst till en LDAPadressbok för MFP-enheten. Välj den tidigare konfigurerade LDAP-servern i LDAP-serverlistrutan. På fliken Skicka till e-post (2) markerar du kryssrutan Aktivera Skicka till sekundär e-post om du använder den sekundära e-postfunktionen. Välj visningsnamnet för den sekundära e-posttjänsten i listrutan Visa namn på startfönster SVWW Funktioner och alternativ 11 8 På fliken Skicka till fax markerar du kryssrutan Aktivera Skicka till fax om du använder faxfunktionen. Kontrollera att med hjälp av Digital Sending-tjänsten är markerad i listrutan Skicka fax. På fliken Skicka till mapp markerar du kryssrutan Aktivera Skicka till mapp om du använder den här funktionen På fliken Skicka till arbetsflöden markerar du kryssrutan Aktivera Skicka till arbetsflöden om du använder arbetsflöden. I listrutan Arbetsflödesgrupp väljer du gruppen som innehåller arbetsflödesmenyn och -formuläret som du har skapat. 11 Klicka på OK om du vill spara alla ändringarna. 12 Klicka på Använd om du MFPkonfigurationsinställningarna. Obs! Inställningarna börjar inte användas på MFP-enheten förrän knappen Använd klickats. Använda fliken Logg Fliken Logg ger åtkomst till aktivitetsloggen i HP DSS. Informationen som visas i listan för varje loggpost innefattar: q q q Allvarlighetsgrad Händelse Tid När du klickar på knappen Information öppnas dialogrutan Information som innehåller ytterligare information om den valda logghändelsen. Använda fliken Om Fliken Om visar versionsinformation för HP DSS. Avinstallera programvaran Du avinstallerar programmet HP DSS genom att följa anvisningarna nedan. Så här avinstallerar du all programvara med hjälp av avinstallationsprogrammet Obs! För att kunna avinstallera programmet från Windows 2000 eller XP måste du logga in med administratörsbehörighet Stäng alla öppna program. På Start-menyn pekar du på Program, på Hewlett-Packard, på HP MFP Digital Sending Software och klickar sedan på Avinstallera. I dialogrutan Bekräfta avinstallation klickar du på OK. Med avinstallationsprocessen tar bort programmet från datorn. Efter processen kanske du måste starta om din dator. Avinstallera programvaran med hjälp av Lägg till eller ta bort program Du kan också avinstallera Digital Sending Software med hjälp av Windows Lägg till eller ta bort program Klicka på Start, peka på Inställningar och klicka på Kontrollpanelen. Klicka på Lägg till eller ta bort program. Bläddra igenom listan över program och klicka på HP MFP Digital Sending Software. Klicka på Ta bort. SVWW 12 Kapitel 1 - HP:s MFP Digital Sending Software, v. 4 Strukturöversikt Nedanstående bild visar ett nätverk som använder HP DSS v. 4 Administratörsdator i Windows Fjärrskrivare TCP/IP-nätverk Webbläsare SMTPgateway LANfaxserver LDAPserver FTPserver Nätverksmappar Komponenter för digital sändning i ett nätverk Komponent Windows 2000-, Windows XP Professional- eller Windows 2003serverdator Beskrivning Administratörsdatorn innehåller följande: q HP DSS v. 4 q HP MFP DSS Configuration Utility--används för att konfigurera och övervaka digitala sändningfunktioner när programvaran har installerats q Windows-faxtjänst krävs endast när Windows faxtjänst används för att skicka fax. Ett faxmodem behövs också HP DSS v.

11 4 kan hantera upp till 250 HP MFP-enheter på samma server. Varje MFP kan konfigureras individuellt för ett eller flera av alternativen för digital sändning. Kravet på användaridentifikation kan också konfigureras individuellt för varje MFP. Du kan använda en webbläsare på vilken dator som helst i nätverket för att konfigurera och övervaka HP DSS v. 4 med hjälp av ett HP Web Jetadmin-verktyg. Denna gateway används för de digitala sändningsalternativen e-post och Internet-fax. Den här servern används för det digitala sändningsalternativet LAN-fax. HP DSS v. 4 stöder LDAP vilket gör att du kan hitta och använda e- postdestinationer på, katalogservrar som finns någon annanstans i nätverket. Den här servern används för att hämta adresser till MFP-adressboken. MFP-produkter Webbläsare SMTP-gateway LAN-faxserver LDAP-server Support av äldre modeller HP Address Book Manager HP ABM är en äldre programvara som fortfarande stöds av HP DSS v. 4 Du kan använda programmet för att konfigurera den e-post- och de faxböcker som är lagrade på HP DSSservern och är tillgängliga för användare på MFP-enheten, särskilt om ett företag inte har tillgång till information i adressböcker på annat sätt (som t.ex. en LDAP-server). Mer exakt låter ABM dig göra följande: q q Visa, lägga till, ändra och ta bort information i HP DSS-serveradressböcker Importera adresser från andra e-postsystem Den här handboken innehåller kortfattad information om hur du når ABM. Mer detaljerad information finns i ABM-hjälpfilen. SVWW Strukturöversikt 13 Äldre MFP-modeller HP DSS v. 4 stöder följande äldre MFP-modeller: q q HP 4100mfp-serien HP 9000mfp-serien Följande nya digital sending-funktioner stöds dock inte på de här äldre modellerna: q q q Mapp Arbetsflöde Sekundär e- post Miljöer och protokoll Nätverksoperativsystem HP DSS v. 4 är direktanslutet till TCP/IP-nätverk via en Windows-server eller -arbetsstation. Det fungerar självständigt inom de nätverks- och driftsmiljöer som visas nedan: q Operativsystem för servrar krav Windows 2000 Professional, Server eller Advanced Server Windows XP Professional Windows 2003 Standard Server eller Enterprise Server q q q q q q Pentium III-dator eller bättre 256 MB RAM-minne (512 MB om OCR-utdata ska genereras) 200 MB hårddiskutrymme CD-ROM-enhet Fast Ethernet 100Base-TX, Ethernet 10Base-T, eller 10Base-2 (BNC) Microsoft Internet Explorer 4 (eller senare) Novell NetWaresupport Åtkomst till Novell-filservrar gör att HP DSS v. 4 kan skriva filer till nätverksmappar och hantera faxmappar som ligger på Novell-servrar. Innan Novell-specifika attribut kan konfigureras i HP DSS v. 4 måste klientprogrammet Novell vara installerat på nätverket och rätt konfigurerat. För att kunna hantera åtkomst till Novell NetWare-resurser krävs följande av HP DSS v. 4 q Novell NetWare version 3.12, 3.2, 4.11, 4.2, eller 5 installerat på Novell NetWare-servern och q Novell NetWare-klientversion 4.6 (eller senare) installerad på den Windows NT/Windows 2000dator som kör HP DSS v Kapitel 1 - HP:s MFP Digital Sending Software, v. 4 SVWW Typer av destinationer E-post HP DSS v. 4 kan skicka MIME-kompatibla e- postmeddelanden till Internet-adresser. Den använder SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) till att leverera dessa meddelanden. SMTP är oberoende av nätverkets operativsystem som e-postservern körs på. Användaren kan ange e-postdestinationer via kontrollpanelen på två olika sätt: q q Välja e-postadresser från en adressbok Skriva SMTP-kompatibla e-postadresser manuellt Dokumentet som skannats på MFP-enheten blir en bilaga till ett e-postmeddelande. Bilagan kan skickas som en av följande filtyper: q q q q Portabelt dokumentformat (PDF) TIFF MTIFF Joint Photographic Experts Group fil-format (JPEG) PDF är det filformat som oftast används för bilagor och ger mottagarna möjlighet att både visa e-postbilagorna på skärmen och skriva ut dem. Adobe Acrobat Reader krävs. Du kan hämta en kostnadsfri kopia från Adobe Systems webbplats ( com). Om dokumentet innehåller flera sidor och skickas i antingen TIFF- eller JPEG-format, så har e-postmeddelandet en bilaga för varje sida. De här filformaten genererar ensidiga bilagor och kan t.ex. användas för att skanna fakturor för elektronisk lagring. Med filformaten MTIFF och PDF kan du skicka bilder på flera sidor som en bifogad fil. Obs! Att skicka bilder med fotokvalitet i TIFF- eller MTIFF-format kan innebära att bilagorna inte kan läsas i vissa program. TIFF-filer kan visas i Windows-programmet Paint. Programmet finns under menyn Program > Tillbehör. Om din SMTP-storleksgräns har överskridits så skickas e-postmeddelandet som flera e-postmedddelanden. Det här baseras på den gräns som valts i HP MFP DSS Configuration Utility. SVWW Typer av destinationer 15 Fax Tre olika typer av faxtjänster är tillgängliga med HP DSS v. 4 som du ser i tabellen nedan. HP MFP DSS Configuration Utility används för att konfigurera skannerinställningar. Användarna kan ange faxdestinationer på kontrollpanelen genom att skriva faxnumren manuellt. Faxmetoder Metod LAN-fax Tillgängliga filtyper q q q Beskrivning Kräver en LAN-faxprodukt och en delad mapp för faxens arbetsområde. MTIFF Printer Control Language 5 (PCL 5) (okomprimerat) PCL 5 (packbits) MTIFF Windows 2000/XPfax Internetfax q Du kan använda ett faxmodem på datorn där HP DSS v. 4 körs, så att datorn kan fungera som en nyckelfärdig faxgateway. Du kan använda en Internetfaxleverantör för att skicka faxmeddelanden. De här leverantörerna tar emot epostmeddelanden och skickar dem antingen till en traditionell faxapparat eller dirigerar om dem till en persons inkorg i e-posten. q q TIFF MTIFF Mapp Med Skicka-till-mapp kan du skicka ett dokument till en eller fler utdelade mappar. Du kan välja från en lista med fördefinierade mappar. Med rätt behörighet kan du också ange destinationer från kontrollpanelen. Arbetsflöde Med Skicka till arbetsflöde kan skicka ytterligare information tillsammans med det skannade dokumentet till en nätverksplats.

12 Meddelanden på MFP-enhetens kontrollpanel uppmanar användaren att ange specifik information. Tredjepartsprogrammen som övervakar nätverksmappen kan sedan hämta och dechiffrera informationen och utföra begärd åtgärd på den skannade bilden. Verifiering Med HP DSS v. 4 kan du ställa in MFP-enheter så att en användare måste verifieras innan han/hon kan använda vissa eller alla funktioner i Digital Sending Software. När verifiering är aktiverad måste MFP-användaren uppge giltiga uppgifter (t.ex. användarnamn och lösenord) för att få åtkomst till de digitala sändningsfunktionerna. Verifieringen utförs i två delar som är beroende av varandra. Först kontrollerar MFP-enheten användarens uppgifter med den valda verifieringsmetoden. Sedan görs ett försök att hitta användarens e-postadress i databasen på en LDAP-server med de inställningar som är specifika för LDAP-servern. Om något av stegen misslyckas nekas användaren åtkomst till MFP-enhetens digitala sändningsfunktioner. I dessa två steg används två olika tekniker (en verifieringsserver och en LDAP-server), förutom om du använder LDAP-servermetoden, då båda stegen utförs med endast LDAP-servern. 16 Kapitel 1 - HP:s MFP Digital Sending Software, v. 4 SVWW Verifieringsmetoder Microsoft Windows Den här metoden fungerar tillsammans med Microsoft Windows-domänen. LDAP-server Den här metoden använder en LDAP-server för att både verifiera användaren och hämta användarens e-postadress. Novell-klientprogram Följande metoder är endast tillgängliga om din dator kör Novell-klientprogrammet. q q Novell NDS: Den här metoden är integrerad med Novell Directory Services. Novell Bindery: Den här metoden är integrerad med Novell Bindery. Hämta en e-postadress från en LDAP-databas När MFP-användaren har angett giltiga uppgifter och verifierats, måste HP MFP Digital Sending Software hämta användarens e-postadress med hjälp av en LDAP-server. I det här läget finns flera uppgifter om användaren (t.ex. dennes inloggningsuppgifter). När du vill söka efter användaren i LDAP-serverns databas matchas informationen mot ett attribut i LDAP-databasen. När en matchning har gjorts och användaren har identifierats i databasen hämtas användarens e-postadress med ett annat databasattribut. Fyra viktiga nyckeldetaljer krävs för att LDAP-server ska kunna konfigureras: q q q q LDAP-serverns nätverksadress Metod för anslutning till LDAP-servern Sökrot Attribut som letar efter och hämtar användarens e- postadress En fullständig förklaring av dessa inställningar finns i avsnittet "Hämta en e-postadress från en LDAP-databas" i avsnittet "Verifieringsinställningar" i direkthjälpen. Adresseringsfunktioner En adressbok finns tillgänglig på varje MFP för att påskynda urvalsprocessen för e-postoch faxdestinationer från kontrollpanelen. E-postadresserna och faxnumren i adressboken kommer från flera källor: q q q LDAP-servern i nätverket Destinationer som har angetts av användare på kontrollpanelen E-post- och faxadressböcker som har skapats med HP ABM Du kan använda en av de två metoderna om du vill synkronisera MFPadressböcker med LDAPservern. SVWW Adresseringsfunktioner 17 Metod Använda en kopierad LDAPadressbok Beskrivning HP DSS v. 4 tar en ögonblicksbild av LDAP-serverns databas och förser MFP-adressboken med de adresser som skriver in fler bokstäver tills en matchning har visar en lista på namn från verifierad: Adresserna sparas i stöds sparas i lokala adressböcker. När MFP-enheten ansluts till HP DSS v. 4 importeras den lokala adressboken till en gästadressbok som sparas på HP Kapitel 1 - HP:s MFP Digital Sending Software, Address Book Manager 4 I fältet Användarnamn skriver du licensiering Provlicensperiod När HP Digital Sending Software installeras för första gången fungerar programmet i provläge under en given tidsperiod. I licensavsnittet av HP MFP DSS Configuration Utility finns en post för "Provlicens". Den kvarvarande tiden på provperioden visas i den posten. När provperioden tar slut blir programmet oanvändbart tills en giltig licens installeras. Alla HP MFP DSS Configuration Utility-inställningar bevaras så att konfigureringen som användes under provperioden kan återaktiveras. Licenser För att kunna använda funktionerna i den här versionen av DSS måste du installera åtminstone en Arbetsflöde och dokumenthanteringslicens (licenser kan köpas från din lokala HP-återförsäljare). Dessa licenstyper finns i varianter för 1, 5, 10, 50 och 250 platser. För varje plats kan du aktivera DSS-funktioner på en MFP-enhet. Obs! Du kan installera så många licenser du vill för att få ihop det antal du behöver, men 250 är den rekommenderade övre gränsen. Om det totala antalet platser, när du har tagit bort en licens, är färre än antalet MFP-enheter som du för tillfället har konfigurerat för digitala sändningsfunktioner måste du ta bort MFP-enheter från MFP-listan tills du inte längre har fler konfigurerade MFP-enheter än antalet platser 20 Kapitel 1 - HP:s MFP Digital Sending Software, v. 4 SVWW Låsning av noder Köpta Arbetsflöde och dokumenthanteringslicenser kan endast användas i en specifik DSS 4 server. Den här processen kombinerar licenscertifikatet med ett unikt ID från DSS-servern. Det unika ID:t visas på fliken Om i HP MFP DSS Configuration Utility som MAC-adress. Det här ID:t visas under och efter provlicensperioden. Du aktiverar din licens genom att skriva ner din "MAC-adress" från fliken Om på din DSS-server och gå vidare till com. Licenser från tidigare versioner DSS v. 4 stöder båda licenstyperna Säker åtkomst och Kommunikationer som aktiverar dessa funktioner på tidigare versioner av den här produkten (3.x). Dessa licenstyper konverteras automatiskt till Workflow Process- och Document Management-licenser när v.

13 4 används. Trots att detta ger dig full funktionalitet för alla DSS-funktioner för nuvarande MFP-enhet kommer äldre enheter endast kunna användas med originalfunktionerna aktiverade när de används med DSS v. 4 Du lägger till och tar bort licenser på fliken Allmänt i HP Configuration Utility. Se "Använda fliken Allmänt" på sidan 3. SVWW HP DSS v. 4 licensiering Kapitel 1 - HP:s MFP Digital Sending Software, v. 4 SVWW 2 Stödverktyg och procedurer Stödverktyg I följande tabell hittar du information om de verktyg som fungerar tillsammans med HP DSS v. 4 Stödverktyg Verktyg Windows-tjänster Syfte q Avbryta och starta HP DSS v. 4 Se "Använda Windows-tjänsten för att starta och stoppa" på sidan 24. HP MFP DSS Configuration Utility q Nå konfigureringsalternativ: Aktivera eller inaktivera verifiering och ställa in verifieringsmetod Aktivera eller inaktivera digital sändning för e-post, fax och konfigurera alla alternativ för sändning Ändra mappen som innehåller tillfälliga filer q Hitta versionsnummer för programvara q Ställ in administratörsinformation och varningsmeddelanden för e- post q Ställ in adresseringsalternativ Se "Använda HP MFP DSS Configuration Utility" på sidan 24. Aktivitetslogg q Visa meddelanden för HP DSS Så här startar och stoppar du HP DSS statuskolumnen på HP MFP Digital Sending Software. Om tjänsten är aktiv ska statusen vara satt till till poster lagras i aktivitetsloggen. Nya poster ersätter de äldsta är praktiskt att rensa loggen om du felsöker problem. Efter rensningen avspeglar posterna bara aktuella syns i aktivitetsloggen för att identifiera typ av meddelande: information Ingen åtgärd behövs. varning Indikerar ett fel av något slag som kan behöva åtgärdas. Vanligen kan MFP fortfarande användas för andra funktioner. fel Indikerar ett problem som kräver insats av administratören och möjligen kontakt med en auktoriserad HP-återförsäljare. Händelser som noteras i aktivitetsloggen q q q q q Varje digitalt sändningsjobb (för alla typer av destinationer) En aktivitets framgång eller misslyckande Avstängning och omstart Borttagning av innehållet i adressböcker Systemfel Information lagrad om varje händelse q q q q q Hur pass allvarlig händelsen är (information, varning, fel) Användare Händelsebeskrivning Datum och tid Tilläggsdetaljer (destinationslista, storlek, sidantal, format m.m.) Du kan sortera meddelanden efter typ av information (t. ex. efter hur pass allvarlig händelsen är för att få felmeddelanden listade först). Om du vill göra det klickar du på kolumnen som innehåller den informationen. Så här visar du aktivitetsloggen för HP DSS v. 4 och alla MFP-produkter Starta HP MFP DSS Configuration Utility. Klicka på fliken Logg. Meddelanden för HP DSS v. 4 och alla MFP-produkter visas: Markera kryssrutan Poster. SVWW Använda aktivitetsloggen 25 Om du vill visa aktivitetsloggen för en enskild MFP Starta HP MFP DSS Configuration Utility. Klicka på fliken MFP Konfigurering. Markera den MFP du önskar. Klicka på Konfigurera MFP... Klicka på fliken Logg. Använda händelseloggen i Windows Med händelseloggen, som är tillgänglig via Microsofts Event Viewer, kan du övervaka händelser i Windows som är relaterade till digital sändning. Tjänsten för händelseloggen startar automatiskt när du startar HP DSS-serverdatorn. Så här visar du händelseloggen Från din dator klickar du på Start och pekar sedan på Inställningar. Klicka på Kontrollpanelen och på Administratörsverktyg. Klicka på Loggboken och titta sedan i program- eller systemloggen. Använda HP Address Book Manager (ABM) ABM är ett gammalt program som fortfarande stöds av HP DSS v. 4 Med det kan du konfigurera allmänna e-post- och fax-adressböcker och privata adressböcker för behöriga användare som finns lagrade i DSS-servern. Detaljerad information om att använda ABM hittar du i hjälpfilen för HP Address Book Manager Note ABM måste installeras separat. Så här når du ABM 1 Från din dator klickar du på Start och pekar sedan på Program. Peka på Hewlett-Packard, peka på programgruppen Address Book Manager och klicka sedan på Address Book Manager. Dialogrutan HP Digital Sender Login öppnas. I namnfältet Digital Sender eller i IP-adressfältet skriver du DNS-namnet eller IP-adressen för HP DSS-servern. I fältet Användarnamn skriver du ADMINISTRATOR. I fältet Användarlösenord skriver du ditt lösenord (om ett sådant krävs) och klickar på OK. Huvudfönstret för ABM öppnas Kapitel 2 - Stödverktyg och procedurer SVWW 3 Felsökning Inledning Det här kapitlet kan hjälpa dig att lösa problem som kan uppstå när du använder HP DSS v. 4 eller HP MFP DSS Configuration Utility. Kapitlet är indelat i följande avsnitt: q q q q q "Källor till information om problem" på sidan 28 "Vanliga fel vid digital sändning" på sidan 29 "Meddelanden i Loggboken i Windows" på sidan 33 "Meddelanden på kontrollpanelen" på sidan 35 "HP MFP DSS Configuration Utility-meddelanden" på sidan 38 SVWW Inledning 27 Källor till information om problem Källor till information om problem Källa Hjälpsystemet MFP-online Beskrivning MFP-enheter har ett online-hjälpsystem som ger instruktioner för att lösa vanliga problem. Om du vill få tillgång till Hjälpsystemet, trycker du på? på kontrollpanelen. Aktivitetsloggen registrerar alla digitala sändningsaktiviteter och är troligen ditt bästa verktyg vid felsökning. Den innehåller information, varningar och felmeddelanden som kan hjälpa dig lösa att problem. Se nedan: q "Använda aktivitetsloggen" på sidan 25 om du vill ha information om hur du öppnar och använder aktivitetsloggen q Hjälpfilen för HP MFP DSS Configuration Utility innehåller en lista över meddelanden och rekommenderade åtgärder Händelseloggen registrerar HP DSS v.

14 Powered by TCPDF ( 4 som körs på en Windowsserverdator. Se nedan: q "Använda händelseloggen i Windows" på sidan 26 om du vill ha information om hur du öppnar händelseloggen q "Meddelanden i Loggboken i Windows" på sidan 33 om du vill ha en lista över meddelanden och rekommenderade åtgärder Meddelanden om problem med digital sändning visas på MFP-enhetens kontrollpanel. Se nedan: q "Meddelanden på kontrollpanelen" på sidan 35 om du vill ha en lista över meddelanden och rekommenderade åtgärder Meddelanden i aktivitetsloggen Meddelanden i händelseloggen Meddelanden på kontrollpanelen HP MFP DSS Configuration Meddelanden syns i HP MFP DSS Configuration Utility när problem uppstår. Utility-meddelanden Se nedan: q "HP MFP DSS Configuration Utility-meddelanden" på sidan 38 om du vill ha en lista över meddelanden och rekommenderade åtgärder Varningsmeddelanden Du kan välja att få varningsmeddelanden via e-post när problem med digital sändning uppstår. Se "Använda fliken Allmänt" på sidan 3 28 Kapitel 3 - Felsökning SVWW Vanliga fel vid digital sändning Använd tabellen nedan när du löser vanliga problem med digital sändning. En allmän regel för alla problem är att kontrollera om det finns relevanta meddelanden på kontrollpanelen, i händelseloggen och i aktivitetsloggen. Meddelandena förklaras i följande avsnitt: q q q Meddelanden på kontrollpanelen: "Meddelanden på kontrollpanelen" på sidan 35 Meddelanden i händelseloggen: "Meddelanden i Loggboken i Windows" på sidan 33 Meddelanden i aktivitetsloggen: Hjälpfilen för HP MFP DSS Configuration Utility Vanliga fel vid digital sändning Fel Bildkvaliteten är dålig Beskrivning och åtgärder q Om skannade sidor är tomma, eller vita, eller har upprepade mönster, se till att en sida inte redan ligger på glaset. q Se till att det dokument du försöker skicka är rätt placerat i den automatiska dokumentmataren (ADF) eller på glaset. q Se till att glaset är rent. Om glaset är smutsigt, bör du torka det med en torr, mjuk trasa. q Öka standardupplösningen genom att använda HP MFP DSS Configuration Utility. MFP-enheten skickar jobb q Du kan ha valt en inställning som gör dokumentet till en stor fil som skickas långsamt (t. ex. Finupplösning eller Färgskanning). Du kan öka mycket långsamt hastigheten genom att välja en annan inställning (t.ex. Standardupplösning eller Svartvit skanning). HP DSS v. 4 arbetar väldigt långsamt q För många program kanske är igång på datorn samtidigt. Försök att stänga öppna program som du inte använder. Försök också att starta om datorn. q Du kanske inte har tillräckligt ledigt utrymme på datorns hårddisk. Frigör utrymme på datorn genom att ta bort onödiga filer. q Data på datorns hårddisk kan vara fragmenterad. Kör systemets diskdefragmenterare. Du kan behöva installera ett verktyg för diskdefragmentering på Windows-serverdatorn. Mer information finns i Windows-dokumentationen. q Stäng av MFP-enheten och starta den igen. Efter konfigurationen av MFP-enheten verkar inte digital sändning fungera SVWW Vanliga fel vid digital sändning 29 Vanliga fel vid digital sändning (fortsättning) Fel En e-postöverföring kom inte fram till e-postadressaten Beskrivning och åtgärder q Om du skrev e-postadressen från kontrollpanelen skickar du q q q q q e-postmeddelandet på nytt. Se till att du skriver adressen korrekt och i rätt format (inga och punkt krävs). Skicka e-postmeddelandet igen och försäkra dig om att du använder rätt namnformat i fältet Från:. På så sätt säkerställer du att meddelandet inte avvisas och att du får ett meddelande om e-postöverföringen misslyckas. Se till att e-postservern är igång. Det gör du genom att klicka på knappen Test på fliken E-post i HP MFP DSS Configuration Utility. Kontrollera att e- postkonfigurationen för digital sändning är korrekt genom att skicka ett testmeddelande via e-post till dig själv. Kontrollera meddelandet om "returnerad e- post" (om du fick ett) för att se anledningen till att e-postmeddelandet inte levererades. Använd HP MFP DSS Configuration Utility när du vill justera inställningen för maximal filstorlek i dialogrutan Redigera i SMTP-gatewayen till en mindre storlek, om bilagan var för stor för att kunna överföras eller öka den maximala storleken som e-postservern accepterar (se dokumentationen för servern). igen. Kontrollera att du skriver in faxnumret rätt. En faxöverföring kom inte fram till destinationens faxmaskin q Om du skrev in faxnumret på kontrollpanelen kan du skicka dokumentet q Den mottagande faxmaskinen kanske inte är påslagen eller ett fel kan ha uppstått ( som slut på papper eller toner). Kontakta mottagaren. q Systemet kan vara upptaget med att skicka andra faxmeddelanden eller vänta på återuppringning för andra faxmeddelanden. Systemet kan också ha nått sin maxgräns för antalet väntande faxöverföringar. Vänta och försök igen. q Kontrollera faxrapporter som kan ha returnerats (t.ex. e-postrapporter i din inkorg eller tryckta överföringsrapporter om din faxmaskin har sådana.) q Kontrollera aktivitetsloggen i HP MFP DSS Configuration Utility om du vill ha information om överföringen. q Kontrollera loggar som upprätthålls av den faxtjänst du använder: LAN-faxservice Aktivitetslogg för LAN-faxserver Windows 2000/XP-fax: Windows händelselogg Internetfax: logg som upprätthålls av Internetleverantören för ditt konto 4 har åtkomst (via nätverket) till arbetsmappen (gemensam mapp) som ställts in i HP MFP DSS Configuration Utility. q Kontrollera att du har fått en meddelanderapport på MFP-enheten, om du har valt skrivna meddelanden. q När det gäller LAN-fax måste du se till att HP DSS v. Adressen Från: adressen kan inte specifieras q Verifiering har aktiverats för MFP-enheten. Inaktivera verifieringen så att du kan skriva in en post i fältet Från:.