Beslutande Direktör TK

Transkript

1 1 (5) Författare Urban Ledin Beslutande Direktör TK 1. Syfte Trafikkontoret ställer ett antal krav vid upphandlingar och på sin egen verksamhet. Syftet med denna rutin är att fastställa hur uppföljning av kraven sker. Syftet är även att visa hur organisationens miljöarbete följs upp, dvs. om miljömålen uppnås och om miljöledningssystemet är ändamålsenligt och fungerande. Syftet är även att säkerställa att uppföljningar som utförs inom Trafikkontoret ska planeras, förberedas, genomföras och rapporteras på ett enhetligt sätt. 2. Ansvar Direktören för Trafikkontoret ansvarar för uppdatering och implementering av detta dokument. Trafikkontorets miljörevisionsledare är ansvarig för att projektvisa och kontorsövergripande revisioner planeras, behöriga revisionslag utses, revisionsprogram fastställs och att revisionerna genomförs samt rapporteras till ledningen i samband med ledningens genomgång. Direktören för Trafikkontoret är ansvarig för att ledningssystemet revideras årligen. Varje avdelningschef ansvarar för att den egna avdelningen avsätter tid för en årlig revision. 1(5)

2 2 (5) Vid samtliga upphandlingar ska projektörens och entreprenörens ansvar klargöras så att uppföljande revisioner kan genomföras från beställaren. 3. Omfattning Rutinen berör hela trafikkontorets verksamhet alltifrån planeringsbeslut till projektering och entreprenadskede. 4. Utförande Trafikkontoret genomför ledningens genomgång en gång per år. Samtliga avdelningar tar detta i beaktande vid samtliga beslut. Det innebär t.ex. att vid upphandling så ställs miljökrav som sedan följs upp, vid strategisk planering så beaktas detta vid beslut av vilka spårvagnar som ska finnas i staden och för trafikplanering så beaktas bl.a. bullerkonsekvenser. Trafikkontoret deltar vid samtliga startmöten för att informera om miljökraven. Uppföljning av kraven på projektörerna och entreprenörerna följs upp vid miljörevisioner/miljöronder då miljöplanerna kontrolleras. Slutredovisning av projekten ska innehålla en redovisning av kemikaliehantering och drivmedelsförbrukning. Granskning sker av samtliga miljökonsekvensbeskrivningar. Uppföljning av miljökraven som ställs sker även genom närvaro vid samtliga utvärderingar av anbud och genom leverantörsbesök. Uppföljning av trafikkontorets egen verksamhet sker genom en intern revisionsverksamhet som fastslås årligen vid ledningens genomgång. 5. Tillämpning 1. Upprättande av revisionsprogram Verksamhetssystemet ska revideras årligen av alla avdelningar. Trafikkontorets revisionsprogram inbegriper samtliga avdelningar på kontoret. Revisionerna ska genomföras av behöriga revisionsledare och revisorer. Göteborgs Stad Trafikkontoret, rutin 2(5)

3 3 (5) I Trafikkontorets övergripande revisionsprogram ingår intern revision av hela eller delar av Trafikkontorets verksamhet och av fleråriga byggprojekt. Revisioner ska utföras för entreprenörer, projektörer, leverantörer och producenter där uppdragen kan befaras medföra betydande miljöpåverkan. Revisionerna genomförs årligen, för att följa upp och förbättra kontorets och avdelningarnas miljöarbete. Revisionerna ska i största möjliga utsträckning samordnas med andra fackområden som kvalitet, arbetsmiljö och säkerhet. Revisionsprogrammet ska planeras i samband med revisionsårets sista kalibreringsmöte och fastställas vid ledningens genomgång. 2. Kompetens Trafikkontoret ska ha minst en utbildad miljörevisionsledare. Denne ska finnas registrerad i Trafikkontorets utbildningsregister. Krav på miljörevisorer : a) Revisorn ska ha en formell utbildning och/eller arbetslivserfarenhet inom några eller samtliga av följande områden : - miljövetenskap och miljöteknik - tekniska aspekter och miljöaspekter på drift av verksamheter - relevanta krav i miljölagstiftning och tillhörande dokument - miljöledningssystem och standarder som kan ligga till grund för revision - rutiner, tillvägagångssätt och teknik för att genomföra revision b) Revisorn ska med godkänt resultat ha fullgjort en utbildning på 40 timmar för miljörevisionsledare. Utbildningen ska uppfylla EARA:s kriterier. Alternativt ska revisorn ha fått revisionsutbildning inom ett annat fackområde (kvalitet, arbetsmiljö, säkerhet ) och genomfört en kompletteringsutbildning på 24 timmar. c) Revisorn ska ha deltagit vid minst ett av Trafikkontorets två årliga kalibreringstillfällen som anordnas av ansvarig revisionsledare samt Göteborgs Stad Trafikkontoret, rutin 3(5)

4 4 (5) d) Revisorn ska ha medverkat vid fyra miljörevisioner ur Trafikkontorets revisionsprogram därefter årligen delta i minst två miljörevisioner ur Trafikkontorets revisionsprogram Krav på miljörevisionsledare : a d enligt ovan Revisionsledare ska ha medverkat vid ytterligare tre revisioner ur Trafikkontorets revisionsprogram. Revisionslaget ska alltid åtföljas av en representant för den reviderade avdelningen. Avdelningschefen ska alltid delta vid öppningsmötet, intervju och avslutningsmöte. 3. Förberedelse Den ansvarige revisionsledaren vid Trafikkontoret utser revisionsledare och medrevisorer vid det kalibreringsmöte då förslaget till revisionsprogram arbetas fram. Revisionsledaren anmäler revisionen till den som ansvarar för den del av verksamheten som ska revideras och kommer överens om ett lämpligt datum och om vilka som bör delta eller vara tillgängliga vid revisionen. Revisionsledaren begär in det nödvändiga underlaget för revisionen såsom verksamhetshandbok, projektplan, miljöplan, rutiner och instruktioner. 4. Planering Revisionsledaren gör en revisionsplanering och studerar de begärda handlingarna. Revisionsledaren går igenom revisionsplaneringen och handlingarna med revisionslaget. 5. Genomförande Revisionen ska genomföras i ett stimulerande, rådgivande och utbildande syfte, för att skapa en konstruktiv dialog som leder till att man hittar förbättringsåtgärder. Göteborgs Stad Trafikkontoret, rutin 4(5)

5 5 (5) De mallar för genomförande som revisorsnätverket arbetar fram och fastställer vid revisionsårets sista kalibreringsmöte ska användas under nästkommande revisionsår. 6. Revisionsrapport Revisionsledaren gör en skriftlig revisionsrapport som ska delges chefen för den reviderade avdelningen/projektet el. dyl. samt direktören för Trafikkontoret. Den ansvarige för det reviderade området ska följa upp rapporten genom att ta fram förslag till korrigeringar senast sex veckor efter revisionstillfället. De korrigerande åtgärderna ska vara genomförda senast sex månader efter revisionstillfället. Att de korrigerande åtgärderna fått avsedd effekt ska delges revisionsledaren. Rapporten ska arkiveras i enlighet med Trafikkontorets arkiveringsregler. Göteborgs Stad Trafikkontoret, rutin 5(5)