Protokoll från Lajvsällskapet Romantiska Sagors årsmöte 2011

Transkript

1 Protokoll från Lajvsällskapet Romantiska Sagors årsmöte 2011 Möteslokal: Ettusentvåhundra kvadrat Mötestid: 23/ klockan 10:50 Ordförande: Malin Thorsson Sekreterare: Stefan Kilbo Justerare: Gabriel Rizopulos Teresa Eriksson Bilagor: 1 Fullständig kallelse 2 Verksamhetsberättelse 3 Ekonomiska berättelser 4 Ekonomiska berättelser(korrigerad) 5 Revisionsberättelse 6 Motioner 7 Antagna motioner 8 Styrelsens verksamhetsplan 9 Mattias Kilbos verksamhetsplan 10 Ändringsförslag i verksamhetsplanen 11 Modifierad verksamhetsplan 12 Budget 13 Ändringsförslag till budgeten 14 Modifierad budget Dagordning: 1. Mötets öppnande 2. Mötets behörighet 3. Justering av dagordning och röstlängd 4. Val av mötets funktionärer 5. Verksamhetsberättelse för Ekonomiska berättelser för Revisorns berättelse för Ansvarsfrihet för 2010 års styrelse 9. Motioner 9.1. Motion om sovpaket 9.2. Motion angående aktiviteter inom LRS 9.3. Motion om primär informationsplattform 9.4. Motion om inköp av lajvvapen 9.5. Motion om policy för framtidssäkra dokumentformat 9.6. Motion om öppenhet och transparens 10. Fastställande av årets verksamhetsplan 11. Fastställande av årets medlemsavgift 12. Fastställande av årets budget 13. Stadgemässiga val 14. Övriga frågor 15. Mötets avslutande

2 Punkt1: Mötets öppnande Mötet öppnas 10:50 Punkt2: Mötets behörighet Möteshandlingarna skickades ut på mailinglistan den 9/1 dvs två veckor innan mötesdatum. Beslut: Mötet finner att mötet är behörigt. Punkt3: Justering av dagordning och röstlängd Dagordningen justeras så att punkterna 14.1 och 14.2 flyttas från övriga frågor till motioner och blir 9.5 respektive 9.6 Röstlängd: Röstberättigade är de som är medlemmar år 2010 och 2011 Mattias Kilbo Adrian Bergström Niklas Ström Frida Aronsson Stefan Kilbo Malin Thorsson Gabriel Rizopulos Malin Andersson Teresa Eriksson Anna Karlsson Senare anländer: Martina Jansson Vidar Henning Johan Falk Beslut: Dagordningen och röstlängden fastställs. Punkt4: Val av mötets funktionärer Till ordförande föreslås Malin Thorsson Till Sekreterare Stefan Kilbo Till Justerare Gabriel Rizopulos och Teresa Eriksson Beslut: Ovanstående väljs till mötets funktionärer.

3 Punkt5: Verksamhetsberättelse för 2010 Frida Aronsson föredrar verksamhetsberättelsen Verksamhetsberättelsen återfinns i bilaga2 Vidar Henning, Martina Jansson och Johan Falk anländer till mötet Beslut: Verksamhetsberättelsen läggs till möteshandlingarna Punkt6: Ekonomiska berättelser för 2010 Niklas Ström föredrar de ekonomiska berättelserna. De ekonomiska berättelserna återfinns i bilaga3. Ändringsförslag: Räknefel i Tillgångar korrigeras. De korrigerade ekonomiska berättelserna återfinns i bilaga4. Beslut: Ändringsförslaget godtas. Beslut: De korrigerade ekonomiska berättelserna läggs till möteshandlingarna. Punkt7: Revisorns berättelse för 2010 Martina Jansson föredrar revisorns berättelse. Revisorns berättelse återfinns i bilaga5 Beslut: Revisionsberättelsen läggs till handlingarna Punkt8: Ansvarsfrihet för 2010 års styrelse Beslut: Årsmötet beslutar att ge 2010 års styrelse ansvarsfrihet

4 Punkt9: Motioner Motionerna i sin helhet återfinns i bilaga6. Motionerna i den form de antogs återfinns i bilaga7 9.1 Motion om sovpaket Vi föreslår: Att1: LRS köper in två sovpaket för utlåning till medlemmar Att2: Nybörjare får första tjing på dessa inför lajv Att3: Sovpaketen består av filtar, fällar och en påse för transport och förvaring Att4: Sovpaketen består av filtar Att5: Sovpaketen består av fällar Att6: Sovpaketen består av en påse för transport och förvaring Att7: Det avsätts 2500 kr för inköp Beslut: Mötet beslutar att ta ställning till att1, att2, att3 och att7 och avslå att4, att5 och att6. Beslut: Mötet bifaller den modifierade motionen. 9.2 Motion angående aktiviteter inom LRS Jag föreslår: Att1: Styrelsen skall utse en aktivitetsansvarig Att2: Den aktivitetsansvariges uppgift är att anordna, hjälpa till och uppmuntra till aktiviteter för LRS:are Att3: LRS ska ha som ambition att ha minst en aktivitet i månaden under ickelajvsäsong Förslagsställaren drar tillbaka motionen Beslut: Motionen behandlas inte. 9.3 Motion om primär informationsplattform Jag föreslår: Att 1: all föreningsinformation och alla föreningsdokument i första hand skall publiceras på föreningens hemsida. Att 2: I den mån föreningsinformation läggs ut på andra webbsidor än LRS hemsida skall det tydligt framgå att det är hemsidan som är den informationskanal som hålls uppdaterad. Beslut: Motionen godtas

5 9.4 Motion om inköp av lajvvapen Jag yrkar: att1: LRS ska köpa in minst 4 lajvvapen att2: Några av vapnen bör vara dolkar, yxor, svärd att3: En budgetpost på 1600kr avsätts för detta. att 4: Medlemmar, nybörjare och andra som åker i en LRS-grupp ska kunna låna vapnen för lajvrelaterade aktiviteter Ändringsyrkande: Att1 ändras till LRS skall köpa in lajvvapen. Förslagsställaren drar tillbaka att3 och att4 Beslut: Ändringsyrkandet godtas Beslut: Det ändrade att1 godtas, att2 avslås. Beslut: Den modifierade motionen godtas 9.5 Motion om policy för framtidssäkra dokumentformat Jag föreslår Att föreningens policy uppdateras med följande: Framtidssäkra dokumentformat skall användas till alla LRS dokument där det är praktisk genomförbart. För dokument som av någon anledning både behöver vara stilistiskt avancerade och ändringsbara skall OpenDocument användas (odt), för enklare texter skall Rich text format (RTF) eller plaintext(txt) användas, för lagring av dagordningar, protokoll och liknande dokument skall portable document format (pdf) användas. För bilder skall portable network graphics (PNG) användas. Ändringsyrkande: Jag föreslår Att föreningens policy uppdateras med följande: Framtidssäkra dokumentformat skall användas till alla LRS dokument där det är praktisk genomförbart. För dokument som av någon anledning både behöver vara stilistiskt avancerade och ändringsbara kan OpenDocument användas (odt), för enklare texter kan Rich text format (RTF) eller plaintext(txt) användas, för lagring av dagordningar, protokoll och liknande dokument kan portable document format (pdf) användas. För bilder kan portable network graphics (PNG) användas. Beslut: Motionen med den ändrade lydelsen godtas

6 9.6 Motion om öppenhet och transparens Jag föreslår: Att föreningens policy uppdateras med följande: Föreningen skall sträva efter öppenhet och transparens i alla lägen där det är möjligt. Styrelsen skall göra sina dokument tillgängliga till medlemmarna om det inte föreligger särskilda skäl för att inte göra det. Sådana skäl kan vara att det skadar enskild medlem eller sätter föreningen i en ogynnsam situation. Dagordningar, protokoll och dylika dokument skall vara tillgängliga för medlemmarna liksom motioner som inkommer till styrelsemöten och årsmöten. Beslut: Motionen avslås Mötet tar 15 minuters rast klockan 13:37 Punkt10: Fastställande av årets verksamhetsplan Det finns två kompletta förslag till verksamhetsplan. Dessa återfinns i bilaga8 resp bilaga9. Det finns också en rad ändrings och tilläggs -förslag, dessa återfinns i bilaga10 Beslutsordning: Styrelsens verksamhetsplan anses utgöra grunden och alla ändringsförslag behandlas var för sig. De avsnitt där den andra verksamhetsplanen skiljer sig från styrelsens anses vara ändringsförslag och behandlas som sådana. Det färdiga förslaget ställs mot avslag. Ändringsförslag: Att tredje punkten Föreningen skall uppdatera de firmatecknare... stryks Beslut: Avslås Att meningen: Eftersom vi inte köpte in några 50öringar... och punkten arbeta vidare med inköp av mynt stryks. Beslut: Avslås Att sista punkten i sammanfattningen delas upp i två punkter: *Styrelsen bör göra föreningens policys lättillgänglig. *Styrelsen bör informera alla medlemmar om vad som gäller för t.ex. rekvisitainköp. Beslut: Godtas Tilläggsförslag: Att punkten Styrelsen skall göra en översyn av stadgar o policys. läggs till. Beslut: Godtas Att avsnittet: Jag yrkar på att det läggs till verksamhetsplanen att styrelsen ska utse en aktivitetsansvarig. och att LSR bör ha som ambition att arrangera minst 1 aktivitet i månaden under icke lajv säsong. läggs till. Beslut: Godtas

7 Tilläggsförslag från den andra verksamhetsplanen: Att avsnittet: Det som saknas mest för att utveckla lajvhobbyn i västsverige är ett område att arrangera lajv på. Därför bör föreningen bidra till att ett nytt område hittas och börjar bebyggas. I huvudsak handlar det om att låna ut rekvisita, kontakter och kunskap. läggs till. Beslut: Godtas Att avsnittet: Styrelsen bör uppmuntra skapandet av nya lajvgrupper och eventuella arrangörer som vill arrangera i föreningens namn. läggs till Beslut:Godtas Den modifierade verksamhetsplanen (bilaga10) ställs mot avslag Beslut: Godtas Punkt11: Fastställande av årets medlemsavgift Två förslag inkommer 150 kronor och 200 kronor. Beslut: Mötet finner att medlemsavgiften är 150 kronor. Mötet tar rast klockan 15:00 i 10 minuter Punkt12: Fastställande av årets budget Styrelsens budgetförslag återfinns i bilaga12. Det finns flera ändrings och tilläggs -förslag, dessa återfinns i bilaga13. Beslutsordning: Alla ändringsförslag gås igenom var för sig eller ställs mot varandra om de rör samma post. Det färdiga förslaget ställs sedan mot avslag. Ändringsförslag: Namnet på posten Filtar ändras till Sovpaket Beslut: Godtas Posten Släp ändras från 700 till 2500 Beslut: Godtas Posten Gemensam grupp stryks Beslut: Godtas Posten Övrigt ändras från 2000 till 200 Beslut: Godtas Posten Övningsvapen skapas och tilldelas 1400 Beslut: Godtas

8 Posten Lajvvapen skapas och tilldelas 2500 Beslut: Godtas Den modifierade budgeten återfinns i bilaga14 Den modifierade budgeten ställs mot avslag Beslut: Den modifierade budgeten godtas Punkt13 Stadgemässiga val Valberedningen har ett inkomplett förslag som lyder Ordförande: Gustav Andersson vice Ordförande: Teresa Eriksson Kassör: Niklas Ström Sekreterare: Johan Falk Ledmot: Vidar Henning Revisor: Malin Thorsson Valberedning: - Webansvarig: Mattias Kilbo Sagostundsredaktörer: Gabriel Rizopulos och Stefan Kilbo Förslaget kompletteras med Martina Jansson som valberedning Beslut: Mötet väljer den föreslagna styrelsen och övriga poster. Punkt14 Övriga frågor Det finns inga övriga frågor att behandla Punkt15 Mötets avslutande Mötet avslutas 16:26

9 Bilaga1 Fullständig kallelse Möteshandlingar till Lajvsällskapet Romantiska Sagors årsmöte Mötets öppnande Mötet öppnas av föreningens ordförande 2. Mötets behörighet Mötet är behörigt om kallelsen och möteshandlingar gått ut till medlemmarna senast två(2) veckor innan mötet. 3. Justering av dagordning och röstlängd Dagordningen ser ut som följande 1.Mötets öppnande 2.Mötets behörighet 3.Justering av dagordning och röstlängd 4.Val av mötets funktionärer 5.Verksamhetsberättelse för Ekonomiska berättelser för Revisorns berättelse för Ansvarsfrihet för 2010 års styrelse 9.Motioner 9.1.Motion om sovpaket 9.2.Motion angående aktiviteter inom LRS 9.3.Motion om primär informationsplattform 9.4.Motion om inköp av lajvvapen 10.Fastställande av årets verksamhetsplan 11.Fastställande av årets medlemsavgift 12.Fastställande av årets budget 13.Stadgemässiga val 14.Övriga frågor 14.1.Motion om policy för framtidssäkra dokumentformat 14.2.Motion om öppenhet och transparens 15.Mötets avslutande 4. Val av mötets funktionärer Val av mötets ordförande, sekreterare och två justerare 5. Verksamhetsberättelse för års styrelse bestod av Gustav Andersson Frida Aronsson Adrian Bergström Mattias Kilbo Niklas Ström Året som har gått har varit ett framgångsrikt sådant. Föreningen har växt från ett femtontal betalande medlemmar till att bli närmare 30 st. Framförallt har flera nybörjarlajvare runt 16 år kommit till oss. Många nybörjare har besökt mötena och varit med på lajv. Mötena har över lag varit välbesökta och ett flertal aktiviteter har anordnats under året. Exempel på aktiviteter är stagefighting, dramaövningar, intrigspel, tältsömnad, nålbindning, seminarie och sångkväll. Eftersom vi inte längre kunnat vara kvar på Meeths så har vi sökt nya lokaler, vi har provat

10 att vara på Pedagogen och 1200 m2 samt varit hemma hos medlemmar ett antal möten. Tills vidare har vi möjlighet att vara på 1200 m² och det ser ut som att vi kan ha ett bra samarbete med dem. Men eftersom de flesta medlemmar vill ha en centralare möteslokal behöver vi söka vidare efter en bra lokal. Föreningen och dess medlemmar har varit på bl.a. Sikanda, Domen över Hjorvard, Kastaria, Ashika (som vi även hyrde ut tält till), KiR, Krigshjärta, Död Mans Hand Bankrånet samt Svarta Nyckeln. En medlem har varit på lajvkonventet Prolog. Under våren och sommaren anordnades också ett flertal bofferträningar. Föreningen har haft lyckade samarbeten med DMF och Allas Lajvförening på deras respektive äventyrsstigar. Vi har också själva anordnat ett minilajv på Meeths under Spelveckan. Där deltog fem utomstående personer och ett flertal medlemmar. Föreningen har köpt en paviljong som redan har varit med på ett flertal lajv, medlemmarna verkar mycket nöjda med detta inköp. Vi har även fortsatt sömnaden på andra tält, detta arbete är dock ej klart. Rekvisitan i Mickes bod har flyttats. För förvaringen av rekvisitan på Torp har ett nytt avtal skrivits och vi kan ha rekvisitan där tills vidare för en kostnad på 500 kr per år. Två nummer av Sagostund har utgivits, förhoppningsvis kommer ytterligare ett nummer under vintern. Styrelsen har bland annat arbetat med att samla ihop dokument och lagt upp protokoll på hemsidan. Hemsidan har också fått en del förbättringar. Enkätundersökning och intervjuer har genomförts för att undersöka mötesklimatet och jämställdheten i föreningen. Svaren har genomgåtts men ingen sammanställning har gjorts ännu. Föreningen hade representanter på Sverok Västs årsmöte och extra årsmöte samt hade två ombud på Sveroks riksmöte. 6. Ekonomiska berättelse för 2010 Av Niklas Ström År 2010 blev troligen ett rekordår när det gäller att gå back i ekonomin. Föreningen har vid årets slut ett resultat på -9603,85 kr, detta bör jämföras med det budgeterade underskottet på kr. Vid årets början hade föreningen totalt ,9 kr i tillgångar, skulder avdraget, och vid årets slut hade föreningen totalt ,05 kr i tillgångar. Den deposition på 5000 kr som vi lagt för området vid Lilla Edet har vi fått tillbaka då vi inte längre arrenderar området. På postgirot har vi nu ,55 kr och i handkassan finns 1 106,50 kr. Den i särklass största utgiften har så klart varit inköpet av paviljongen. Denna fick en budget på kr men den totala kostnaden blev ,12 kr eftersom föreningen beslutade att köpa in ett lite dyrare tält. Detta var också den enda budgetposten som överskreds. Tältet hyrdes också ut till lajvet Ashika - Pärlsjön vilket föreningen fick 200 kr för. Det finns ett flertal budgetposter som inte utnyttjats alls, dessa är framförallt "Lajvmynt", "Stöd till grupper" och "Stöd till lajvarrangemang", dessa uppgår till 9000 kr tillsammans. Utöver det har många budgetposter inte utnyttjats fullt ut, t.ex. är har posterna för Aktiviteter och Rekvisita en hel del utrymme kvar. Föreningen har fått ,00 kr i inkomst under året vilket är betydligt mer än de 6000 kr som budgeterades. Detta beror framförallt på att inkomsten på medlemsavgifterna blev 4150 kr istället för de 2000 kr som budgeterades vilket i sin tur beror på att föreningen fått många nya medlemmar. Medlemsantalet för 2010 är 28 medlemmar. Dessutom fick vi 1300 kr mer av Sverok än vad som budgeterats. LRS konto har framgångsrikt använts som buffert vid Domen över Hjorvard och Död Mans Hand. Ekonomisk rapport i siffror för 2010

11 7. Revisorns berättelse för 2010 Ej inkommit ännu. 8. Ansvarsfrihet för 2010 års styrelse Vi beslutar om att bevilja ansvarsfrihet till 2010 års styrelse. 9. Motioner Motionerna är ordnade efter inkommandedatum. För att anta en motion krävs det enkel majoritet (mer än hälften av rösterna). För att anta en stadgeändrande motion krävs 2/3 majoritet. 9.1 Motion om sovpaket av Styrelsen Vanligtvis så brukar nybörjare inte ha egen sovutrustning till sitt första lajv, detta eftersom det kan vara rätt dyrt att köpa ett komplett paket. Eftersom LRS strävar efter att få bort off element i lajvvälden så brukar medlemmar låna ut till nybörjarna så att de slipper att använda offiga sovsäckar. Det senast året har det varit en del strul med utlåningen med filtar som försvunnit etc., då filtarna ibland lånats ut i klump så har det varit svårt att veta vems ansvar de är. Om LRS skaffar sovpaket att låna ut så kan han har en standardiserad ersättningsprislista ifall saker försvinner och det kan vara lättare att driva in skulder till föreningen än till en person. Därför föreslår vi: Att1: LRS köper in två sovpaket för utlåning till medlemmar Att2: Nybörjare får första tjing på dessa inför lajv Att3: Sovpaketen består av filtar, fällar och en påse för transport och förvaring Att4: Sovpaketen består av filtar Att5: Sovpaketen består av fällar Att6: Sovpaketen består av en påse för transport och förvaring Att7: Det avsätts 2500 kr för inköp 9.2 Motion angående aktiviteter inom LRS av Adrian Bergström Under det senaste året har jag i form av självutnämnd aktivitetsansvarige anordnat och uppmuntrat till aktiviteter på LRS:s torsdagsmöten, initiativet har jag uppfattat vara välkommet och folk verkar vilja att det fortsätter. Därför kan det vara en idé att befästa positionen "Aktivitetsansvarige" genom att göra den till en officiell post i LRS Därför föreslår jag: Att1: Styrelsen skall utse en aktivitetsansvarig Att2: Den aktivitetsansvariges uppgift är att anordna, hjälpa till och uppmuntra till aktiviteter för LRS:are Att3: LRS ska ha som ambition att ha minst en aktivitet i månaden under icke-lajvsäsong 9.3 Motion om primär informationsplattform av Mattias Kilbo Information inom föreningen splittras för närvarande upp på två plattformar; hemsidan och e-postlistan. I och med införandet av Facebook, och andra sociala hemsidor, riskerar vi att informationen splittras upp på minst tre plattformar. Bättre vore om informationen fanns på en plats. E-postlistan hade fördelen att den nådde alla snabbare än hemsidan. Så behöver det inte vara längre eftersom hemsidan numera har e-post. Alltså kan hemsidan ta över e- postlistans funktion som informationsspridare.

12 Hemsidan har ett antal fördelar framför e-postlistan och sociala hemsidor. Informationen och hela plattformen på hemsidan ägs av föreningen, inte av en enskild medlem eller ett företag. Informationen sparas och är strukturerad. Det är enkelt att registrera sig och enkelt att vara med. Jag föreslår därför Att 1: all föreningsinformation och alla föreningsdokument i första hand skall publiceras på föreningens hemsida. Att 2: I den mån föreningsinformation läggs ut på andra webbsidor än LRS hemsida skall det tydligt framgå att det är hemsidan som är den informationskanal som hålls uppdaterad. 9.4 Motion om inköp av lajvvapen Av Frida Aronsson Om man vill åka på lajv med en vapenförd roll så finns det främst två sätt att få tag på ett vapen. Det ena alternativet är att köpa/tillverka det vapen man vill ha eller att låna från föreningsmedlemmar. Problemet är framför allt att det finns en del rautvapen som man kan låna till lajv under vissa förutsättningar. Om man inte är medlem i Raut och därmed inte äger ett rautvapen så kan det bli jobbigt att låna ett eftersom man då är beroende av utlånarens goda vilja. Jag vill att det ska finnas en möjlighet för framför allt personer som inte tidigare använt så mycket boffervapen (här ingår givetvis nybörjare) att kunna låna med sig ett vapen till lajv. Det är bättre att låna från en förening än att vara beroende av att få låna vapen från en annan medlem. En medlem kan vilja vara varsam med sitt vapen och ha full kontroll på det. Om det är LRS som är ägare så kan alla som vill låna och om man köper in så är det ingen större arbetsinsats som krävs för att tillverka vapen. Vad det gäller slitage så är det en naturlig del av att använda vapen (och även att vapnet ligger på hyllan) men det känns säkrare att det är ett föreningsvapen än att, säg en privatpersons vapen slits på väldigt. I valet av att medlemmar tillverkar vapen, vi köper boffer, eller vi köper calimacil så lämnar jag den diskussionen öppen. Gällande vilken sorts vapen så kan det vara bra med lite variation. Jag yrkar att 1: LRS ska köpa in minst 4 lajvvapen att 2: Några av vapnen bör vara dolkar, yxor, svärd att 3: En budgetpost på 1600kr avsätts för detta. att 4: Medlemmar, nybörjare och andra som åker i en LRS-grupp ska kunna låna vapnen för lajvrelaterade aktiviteter 10. Fastställande av årets verksamhetsplan Det har inför årsmötet inkommit två verksamhetsplaner, vilka är presenterade nedan. Styrelsens verksamhetsplan för 2011 Under 2010 har vi provat lite olika lokaler samt haft föreningsmöten hemma hos olika medlemmar m2 är det närmsta vi kommit en stabil föreningslokal men många medlemmar tycker att den inte är tillräckligt centralt. Därför behöver styrelsen under 2011 arbeta vidare med att finna en bra och central lokal för föreningsmöten. År 2006 gjordes en undersökning där medlemmarna tillfrågades om bland annat vilken typ av lajv de vill åka på, hur de ser på styrelsens arbete och vad de vill att föreningen skall fokusera på. Eftersom det är många nya medlemmar och resultaten från den undersökningen inte längre är särkilt aktuella så bör en ny undersökning genomföras. Den gamla undersökningen kan användas som mall. Sverok kommer detta år att fokusera på att få in fler unga i verksamheten, LRS kan bidra genom att anordna fler nybörjarlajv. Biblioteket har dessutom hört av sig och vill gärna att vi anordnar lajv hos dom. Detta kan då kombineras med nybörjarlajv men det är inte ett måste.

13 Under 2010 användes LRS som ekonomisk buffert för grupper vid två tillfällen. För att processen skall gå så smidigt som möjligt och framförallt för att underlätta arbetet för framtida kassörer skall en text skrivas som tydligt beskriver hur det hela skall gå till. Denna text skall då också finnas tillgänglig för alla som kommer använda sig av bufferten. Sverok har ett samarbete med Nordea där man kan öppna ett plusgirokonto med internetbank till ett förmånligare pris än det vi har idag. Om vi byter till Sveroks alternativ blir de praktiska konsekvenserna att vi får ett nytt kontonummer och att vi betalar en eller ett par hundralappar mindre. I detta byte ingår alltså att starta upp ett nytt konto via Sverok, att flytta alla medel från nuvarande konto till det nya och att avsluta nuvarande konto. Dessutom skall kontona uppdateras med aktuella firmatecknare. När det gäller rekvisita så finns det ett par punkter som bör göras. Dels bör tälten sys färdigt, dels bör rekvisitan ses över och samordnas. Det som nu finns lagrat i Torp bör flyttas om det finns möjlighet att förvara eller sätta upp det på en bättre plats. För att inte slita på vanliga boffervapen så bör föreningen tillverka övningsboffervapen som kan användas vid bofferträningarna. Eftersom vi inte köpte in några 50-öringar 2010 och inte heller hittade något bra alternativ så återstår det för styrelsen att leta vidare efter lämpliga mynt som kan användas på lajv. Sammanfattningsvis: Styrelsen skall arbeta vidare med att skaffa en bra lokal för föreningsmöten. Styrelsen skall skriva en text som beskriver hur man bör gå tillväga när LRS används som ekonomisk buffert vid arrangemang. Föreningen skall uppdatera de firmatecknare som är registrerade för nuvarande konto. Föreningen bör byta bankkonto till det Sverok-anslutna konto som erbjuds Styrelsen bör göra en ny omgång av 2006 års undersökning. Styrelsen bör se till så att tälten sys färdigt. Styrelsen bör tillse så att övningsboffervapen tillverkas. Föreningen bör anordna nybörjarlajv. Föreningen bör arrangera någon form av lajv på stadsbiblioteket. Styrelsen bör arbeta vidare med inköp av mynt. Styrelsen bör arbeta vidare med att samordna LRS rekvisita och att flytta rekvisitan från Torp om det finns en bättre plats för den. Styrelsen bör uppmuntra medlemmar att åka på och arrangera lajv och lajvrelaterade aktiviteter. Styrelsen bör göra föreningens policys lättillgängliga och informera alla medlemmar om vad som gäller för t.ex. rekvisitainköp. Mattias Kilbos verksamhetsplan för 2011 Under 2010 har vi provat lite olika lokaler samt haft föreningsmöten hemma hos olika medlemmar kvadrat är det närmsta vi kommit en stabil föreningslokal men många medlemmar tycker att den inte är tillräckligt centralt. Därför behöver styrelsen under 2011 arbeta vidare med att finna en bra och central lokal för föreningsmöten. År 2006 gjordes en undersökning där medlemmarna tillfrågades om bland annat vilken typ av lajv de vill åka på, hur de ser på styrelsens arbete och vad de vill att föreningen skall fokusera på. Eftersom det är många nya medlemmar och resultaten från den undersökningen inte längre är särskilt aktuella så bör en ny undersökning genomföras. Den gamla undersökningen kan användas som mall. Sverok kommer detta år att fokusera på att få in fler unga i verksamheten, LRS kan bidra genom att anordna fler nybörjarlajv. Biblioteket har dessutom hört av sig och vill gärna att vi anordnar lajv hos dem. Detta kan då kombineras med nybörjarlajv men det är inte ett måste. Under 2010 användes LRS som ekonomisk buffert för grupper vid två tillfällen. För att processen skall gå så smidigt som möjligt och framförallt för att underlätta arbetet för

14 framtida kassörer skall en text skrivas som tydligt beskriver hur det hela skall gå till. Denna text skall då också finnas tillgänglig för alla som kommer använda sig av bufferten. Sverok har ett samarbete med Nordea där man kan öppna ett plusgirokonto med internetbank till ett förmånligare pris än det vi har idag. Om vi byter till Sveroks alternativ blir de praktiska konsekvenserna att vi får ett nytt kontonummer och att vi betalar en eller ett par hundralappar mindre. I detta byte ingår alltså att starta upp ett nytt konto via Sverok, att flytta alla medel från nuvarande konto till det nya och att avsluta nuvarande konto. Dessutom skall kontona uppdateras med aktuella firmatecknare. När det gäller rekvisita så finns det ett par punkter som bör göras. Dels bör tälten sys färdigt även detta år, dels bör rekvisitan tittas över och samordnas. Det som nu finns lagrat i Torp bör flyttas om det finns möjlighet att förvara eller sätta upp det på en bättre plats. För att inte slita på vanliga boffervapen så bör föreningen tillverka övningsboffervapen som kan användas vid bofferträningarna. Det som saknas mest för att utveckla lajvhobbyn i västsverige är ett område att arrangera lajv på. Därför bör föreningen bidra till att ett nytt område hittas och börjar bebyggas. I huvudsak handlar det om att låna ut rekvisita, kontakter och kunskap. Styrelsen bör uppmuntra skapandet av nya lajvgrupper och eventuella arrangörer som vill arrangera i föreningens namn. Sammanfattningsvis: Styrelsen skall arbeta vidare med att skaffa en bra lokal för föreningsmöten. Styrelsen skall skriva en text som beskriver hur man bör gå tillväga när LRS används som ekonomisk buffert vid arrangemang. Föreningen skall uppdatera de firmatecknare som är registrerade för nuvarande konto. Föreningen bör byta bankkonto till det Sverok-anslutna konto som erbjuds Styrelsen bör göra en ny omgång av 2006 års undersökning. Styrelsen bör se till så att tälten sys färdigt. Styrelsen bör tillse så att övningsboffervapen tillverkas. Styrelsen bör uppmuntra medlemmar att arrangera lajv. Föreningen bör arrangera någon form av lajv på stadsbiblioteket. Styrelsen bör arbeta vidare med att samordna LRS rekvisita och att flytta rekvisitan från Torp om det finns en bättre plats för den. Hemsideansvarig bör göra föreningens policys lättillgängliga och informera alla medlemmar om vad som gäller för t.ex. rekvisitainköp. 11. Fastställande av årets medlemsavgift Beslut om hur mycket årets medlemsavgift ska vara på. 12. Fastställande av årets budget Budgeten är beräknad på 30 bidragsberättigade medlemmar vilket kräver att medlemsantalet ökar ytterligare något under Posten för övningsboffervapnen är inkluderad i Rekvisita. Notera att de pengar vi söker från Sverok inte erhålls förrän början av Stadgemässiga val Val av ordförande Val av vice ordförande Val av sekreterare Val av kassör Val av styrelseledamot Val av suppleant Val av revisor Val av valberedning

15 Val av redaktör till Sagostund Val av webbansvarig Valberedningens förslag: Valberedningen har inkommit med ett preliminärt förslag på styrelse. Med i detta är Emelie Folkesson, Hugo Byvald, Niklas Ström (föreslagen kassör), Johan Falk, Adrian Bergström och Gustav Andersson. Gustav och Adrian är tänkta att dela på en post under varsin termin. Postfördelning är inte klar. 14. Övriga frågor Övriga frågor är motioner som inkommit efter motionsstopp eller andra frågor som man vill ta upp. Dessa frågor kräver 2/3 majoritet för att gå igenom 14.1 Motion om policy för framtidssäkra dokumentformat av Mattias Kilbo För att undvika en framtid där våra nuvarande dokument inte går att läsa borde vi övergå till att använda framtidssäkra dokumentformat alla våra texter (t.ex. dagordningar, protokoll, Sagostund m.#.). Som det är nu ligger förvisso alla våra protokoll utskrivna hos sekreteraren, men risken är alltid stor att de pappren inte lämnas över till näste sekreterare. Vi saknar en del gamla årsmötesprotokoll på detta sätt. För att försäkra oss om att liknande inte sker igen borde vi dels se till så att alla dokument sparas så alla kommer åt dem. Det #nns funktioner för detta på hemsidan, och det tas backup på hemsidan med jämna mellanrum. Men vi är fortfarande inte säkra på att vi kommer åt dokumenten, även om de ligger på vår hemsida, så länge vi använder format som inte är framtidssäkra. Bästa sättet att framtidssäkra våra dokumentent vore att använda öppna format*. Det skulle dessutom ge demokratiska poänger eftersom programmen som behövs fören del slutna format så som words, ".doc", och Windows media players, ".wma", ofta kostar pengar att använda. Vår medlemsavgift är 150kr, men för att kunna läsa våra protokoll behövs programvara för flera 1000kr. Slutligen har rätt många myndigheter börjat med öppna format, så det kan vara en god ide att lära sig hur det fungerar, snart kommer det vara nödvändigt. Jag föreslår Att föreningens policy uppdateras med följande: Framtidssäkra dokumentformat skall användas till alla LRS dokument där det är praktisk genomförbart. För dokument som av någon anledning både behöver vara stilistiskt avancerade och ändringsbara skall OpenDocument användas (odt), för enklare texter skall Rich text format (RTF) eller plaintext(txt) användas, för lagring av dagordningar, protokoll och liknande dokument skall portable document format (pdf) användas. För bilder skall portable network graphics (PNG) användas Motion om öppenhet och transparens Av Mattias Kilbo LRS har i min mening, så länge jag varit med, strävat efter öppenhet och transparent. För att medlemmarna skall kunna påverka beslut även under pågående verksamhetsår och för att det inte plötsligt skall uppstå information eller kontroversiella beslut. Detta är en uppdatering av policyn för att skriva ner vad som redan är praxis. LRS är inget spel, hemlighetsmakeri för dess egen skulle tjänar ingen på. Jag föreslår Att föreningens policy uppdateras med följande: Föreningen skall sträva efter öppenhet och transparens i alla lägen där det är möjligt. Styrelsen skall göra sina dokument tillgängliga till medlemmarna om det inte föreligger särskilda skäl för att inte göra det. Sådana skäl kan vara att det skadar enskild medlem

16 eller sätter föreningen i en ogynnsam situation. Dagordningar, protokoll och dylika dokument skall vara tillgängliga för medlemmarna liksom motioner som inkommer till styrelsemöten och årsmöten. 15. Mötets avslutande Mötet avslutas Bilaga2 Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelse för års styrelse bestod av Gustav Andersson Frida Aronsson Adrian Bergström Mattias Kilbo Niklas Ström Året som har gått har varit ett framgångsrikt sådant. Föreningen har växt från ett femtontal betalande medlemmar till att bli närmare 30 st. Framförallt har flera nybörjarlajvare runt 16 år kommit till oss. Många nybörjare har besökt mötena och varit med på lajv. Mötena har över lag varit välbesökta och ett flertal aktiviteter har anordnats under året. Exempel på aktiviteter är stagefighting, dramaövningar, intrigspel, tältsömnad, nålbindning, seminarie och sångkväll. Eftersom vi inte längre kunnat vara kvar på Meeths så har vi sökt nya lokaler, vi har provat att vara på Pedagogen och 1200 m2 samt varit hemma hos medlemmar ett antal möten. Tills vidare har vi möjlighet att vara på 1200 m² och det ser ut som att vi kan ha ett bra samarbete med dem. Men eftersom de flesta medlemmar vill ha en centralare möteslokal behöver vi söka vidare efter en bra lokal. Föreningen och dess medlemmar har varit på bl.a. Sikanda, Domen över Hjorvard, Kastaria, Ashika (som vi även hyrde ut tält till), KiR, Krigshjärta, Död Mans Hand Bankrånet samt Svarta Nyckeln. En medlem har varit på lajvkonventet Prolog. Under våren och sommaren anordnades också ett flertal bofferträningar. Föreningen har haft lyckade samarbeten med DMF och Allas Lajvförening på deras respektive äventyrsstigar. Vi har också själva anordnat ett minilajv på Meeths under Spelveckan. Där deltog fem utomstående personer och ett flertal medlemmar. Föreningen har köpt en paviljong som redan har varit med på ett flertal lajv, medlemmarna verkar mycket nöjda med detta inköp. Vi har även fortsatt sömnaden på andra tält, detta arbete är dock ej klart. Rekvisitan i Mickes bod har flyttats. För förvaringen av rekvisitan på Torp har ett nytt avtal skrivits och vi kan ha rekvisitan där tills vidare för en kostnad på 500 kr per år. Två nummer av Sagostund har utgivits, förhoppningsvis kommer ytterligare ett nummer under vintern. Styrelsen har bland annat arbetat med att samla ihop dokument och lagt upp protokoll på hemsidan. Hemsidan har också fått en del förbättringar. Enkätundersökning och intervjuer har genomförts för att undersöka mötesklimatet och jämställdheten i föreningen. Svaren har genomgåtts men ingen sammanställning har gjorts ännu. Föreningen hade representanter på Sverok Västs årsmöte och extra årsmöte samt hade två ombud på Sveroks riksmöte.

17 Bilaga3 Ekonomiska berättelser Ekonomiska berättelse för 2010 Av Niklas Ström År 2010 blev troligen ett rekordår när det gäller att gå back i ekonomin. Föreningen har vid årets slut ett resultat på -9603,85 kr, detta bör jämföras med det budgeterade underskottet på kr. Vid årets början hade föreningen totalt ,9 kr i tillgångar, skulder avdraget, och vid årets slut hade föreningen totalt ,05 kr i tillgångar. Den deposition på 5000 kr som vi lagt för området vid Lilla Edet har vi fått tillbaka då vi inte längre arrenderar området. På postgirot har vi nu ,55 kr och i handkassan finns 1 106,50 kr. Den i särklass största utgiften har så klart varit inköpet av paviljongen. Denna fick en budget på kr men den totala kostnaden blev ,12 kr eftersom föreningen beslutade att köpa in ett lite dyrare tält. Detta var också den enda budgetposten som överskreds. Tältet hyrdes också ut till lajvet Ashika - Pärlsjön vilket föreningen fick 200 kr för. Det finns ett flertal budgetposter som inte utnyttjats alls, dessa är framförallt "Lajvmynt", "Stöd till grupper" och "Stöd till lajvarrangemang", dessa uppgår till 9000 kr tillsammans. Utöver det har många budgetposter inte utnyttjats fullt ut, t.ex. är har posterna för Aktiviteter och Rekvisita en hel del utrymme kvar. Föreningen har fått ,00 kr i inkomst under året vilket är betydligt mer än de 6000 kr som budgeterades. Detta beror framförallt på att inkomsten på medlemsavgifterna blev 4150 kr istället för de 2000 kr som budgeterades vilket i sin tur beror på att föreningen fått många nya medlemmar. Medlemsantalet för 2010 är 28 medlemmar. Dessutom fick vi 1300 kr mer av Sverok än vad som budgeterats. LRS konto har framgångsrikt använts som buffert vid Domen över Hjorvard och Död Mans Hand. Ekonomisk rapport i siffror för 2010

18 Bilaga3 Ekonomiska berättelser tabell Tillgångar In 2010 balans Ut 2010 Kommentar Handkassa 1 145,50-39, ,50 Postgiro Depositioner , , , , ,55 - Området och Meeths Övriga fodringar 600,00-600,00 - Obetalda medlemsavgifter Totalt tillgångar , , ,05 Skulder In 2010 balans Ut 2010 Medlemsavgifter(i förtid) 250,00-250,00 - Övriga skulder 853,00-853,00 - Totalt skulder 1 103, ,00 - Totalt 26385,9-9406, ,05 Inkomster Budget 2010 Utfall 2010 Kommentar Medlemsavgifter Sverokbidrag LRS , ,00 Spelveckan ,00 Övrig inkomst 0 212,50 Tältuthyrning Totalt 6 000, ,00 Utgifter Budget 2010 Utfall 2010 Administration ,00 Aktiviteter ,50 Avgifter ,50 Lajvmynt Området ,00 Rekvisita ,00 Sagostund ,50 Släpet ,00 Spelveckan ,00 Stöd till grupper Stöd till lajvarr Tält ,12 Årsmötet ,00 Lajvbuffert 0 496,23 Totalt , ,85 Resultat , ,85

19 Bilaga4 Ekonomiska berättelser(korrigerad) Ekonomiska berättelse för 2010 Av Niklas Ström År 2010 blev troligen ett rekordår när det gäller att gå back i ekonomin. Föreningen har vid årets slut ett resultat på -9603,85 kr, detta bör jämföras med det budgeterade underskottet på kr. Vid årets början hade föreningen totalt ,9 kr i tillgångar, skulder avdraget, och vid årets slut hade föreningen totalt ,05 kr i tillgångar. Den deposition på 5000 kr som vi lagt för området vid Lilla Edet har vi fått tillbaka då vi inte längre arrenderar området. På postgirot har vi nu ,55 kr och i handkassan finns 1 106,50 kr. Den i särklass största utgiften har så klart varit inköpet av paviljongen. Denna fick en budget på kr men den totala kostnaden blev ,12 kr eftersom föreningen beslutade att köpa in ett lite dyrare tält. Detta var också den enda budgetposten som överskreds. Tältet hyrdes också ut till lajvet Ashika - Pärlsjön vilket föreningen fick 200 kr för. Det finns ett flertal budgetposter som inte utnyttjats alls, dessa är framförallt "Lajvmynt", "Stöd till grupper" och "Stöd till lajvarrangemang", dessa uppgår till 9000 kr tillsammans. Utöver det har många budgetposter inte utnyttjats fullt ut, t.ex. är har posterna för Aktiviteter och Rekvisita en hel del utrymme kvar. Föreningen har fått ,00 kr i inkomst under året vilket är betydligt mer än de 6000 kr som budgeterades. Detta beror framförallt på att inkomsten på medlemsavgifterna blev 4150 kr istället för de 2000 kr som budgeterades vilket i sin tur beror på att föreningen fått många nya medlemmar. Medlemsantalet för 2010 är 28 medlemmar. Dessutom fick vi 1300 kr mer av Sverok än vad som budgeterats. LRS konto har framgångsrikt använts som buffert vid Domen över Hjorvard och Död Mans Hand. Ekonomisk rapport i siffror för 2010

20 Bilaga4 Ekonomiska berättelser(korrigerad) tabell Tillgångar In 2010 balans Ut 2010 Kommentar Handkassa 1 145,50-39, ,50 Postgiro Depositioner , , , , ,55 - Området och Meeths Övriga fodringar 600,00-600,00 - Obetalda medlemsavgifter Totalt tillgångar , , ,05 Skulder In 2010 balans Ut 2010 Medlemsavgifter(i förtid) 250,00-250,00 - Övriga skulder 853,00-853,00 - Totalt skulder 1 103, ,00 - Totalt 26385,9-9606, ,05 Inkomster Budget 2010 Utfall 2010 Kommentar Medlemsavgifter Sverokbidrag LRS , ,00 Spelveckan ,00 Övrig inkomst 0 212,50 Tältuthyrning Totalt 6 000, ,00 Utgifter Budget 2010 Utfall 2010 Administration ,00 Aktiviteter ,50 Avgifter ,50 Lajvmynt Området ,00 Rekvisita ,00 Sagostund ,50 Släpet ,00 Spelveckan ,00 Stöd till grupper Stöd till lajvarr Tält ,12 Årsmötet ,00 Lajvbuffert 0 496,23 Totalt , ,85 Resultat , ,85

21 Bilaga5 Revisionsberättelse Revisionsberättelse för Lajvsällskapet Romantiska Sagor 2010 Som revisor för LRS under 2010 har jag granskat föreningens räkenskaper och funnit allt ordnat och korrekt bokfört. Kvitton har presenterats för samtliga utgifter som inte berör kontots roll som buffert för lajvgrupper, och dessa har i sin tur varit välredovisade i bokföringen. Jag finner ingen anledning till kritik mot styrelsens förvaltning av föreningens ekonomi. Jag rekommenderar årsmötet att bevilja den avgående styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret Göteborg Martina Jansson Bilaga6 Motioner 9.1 Motion om sovpaket av Styrelsen Vanligtvis så brukar nybörjare inte ha egen sovutrustning till sitt första lajv, detta eftersom det kan vara rätt dyrt att köpa ett komplett paket. Eftersom LRS strävar efter att få bort off element i lajvvälden så brukar medlemmar låna ut till nybörjarna så att de slipper att använda offiga sovsäckar. Det senast året har det varit en del strul med utlåningen med filtar som försvunnit etc., då filtarna ibland lånats ut i klump så har det varit svårt att veta vems ansvar de är. Om LRS skaffar sovpaket att låna ut så kan han har en standardiserad ersättningsprislista ifall saker försvinner och det kan vara lättare att driva in skulder till föreningen än till en person. Därför föreslår vi: Att1: LRS köper in två sovpaket för utlåning till medlemmar Att2: Nybörjare får första tjing på dessa inför lajv Att3: Sovpaketen består av filtar, fällar och en påse för transport och förvaring Att4: Sovpaketen består av filtar Att5: Sovpaketen består av fällar Att6: Sovpaketen består av en påse för transport och förvaring Att7: Det avsätts 2500 kr för inköp 9.2 Motion angående aktiviteter inom LRS av Adrian Bergström Under det senaste året har jag i form av självutnämnd aktivitetsansvarige anordnat och uppmuntrat till aktiviteter på LRS:s torsdagsmöten, initiativet har jag uppfattat vara välkommet och folk verkar vilja att det fortsätter. Därför kan det vara en idé att befästa positionen "Aktivitetsansvarige" genom att göra den till en officiell post i LRS Därför föreslår jag: Att1: Styrelsen skall utse en aktivitetsansvarig Att2: Den aktivitetsansvariges uppgift är att anordna, hjälpa till och uppmuntra till aktiviteter för LRS:are Att3: LRS ska ha som ambition att ha minst en aktivitet i månaden under icke-lajvsäsong

22 9.3 Motion om primär informationsplattform av Mattias Kilbo Information inom föreningen splittras för närvarande upp på två plattformar; hemsidan och e-postlistan. I och med införandet av Facebook, och andra sociala hemsidor, riskerar vi att informationen splittras upp på minst tre plattformar. Bättre vore om informationen fanns på en plats. E-postlistan hade fördelen att den nådde alla snabbare än hemsidan. Så behöver det inte vara längre eftersom hemsidan numera har e-post. Alltså kan hemsidan ta över e- postlistans funktion som informationsspridare. Hemsidan har ett antal fördelar framför e-postlistan och sociala hemsidor. Informationen och hela plattformen på hemsidan ägs av föreningen, inte av en enskild medlem eller ett företag. Informationen sparas och är strukturerad. Det är enkelt att registrera sig och enkelt att vara med. Jag föreslår därför Att 1: all föreningsinformation och alla föreningsdokument i första hand skall publiceras på föreningens hemsida. Att 2: I den mån föreningsinformation läggs ut på andra webbsidor än LRS hemsida skall det tydligt framgå att det är hemsidan som är den informationskanal som hålls uppdaterad. 9.4 Motion om inköp av lajvvapen Av Frida Aronsson Om man vill åka på lajv med en vapenförd roll så finns det främst två sätt att få tag på ett vapen. Det ena alternativet är att köpa/tillverka det vapen man vill ha eller att låna från föreningsmedlemmar. Problemet är framför allt att det finns en del rautvapen som man kan låna till lajv under vissa förutsättningar. Om man inte är medlem i Raut och därmed inte äger ett rautvapen så kan det bli jobbigt att låna ett eftersom man då är beroende av utlånarens goda vilja. Jag vill att det ska finnas en möjlighet för framför allt personer som inte tidigare använt så mycket boffervapen (här ingår givetvis nybörjare) att kunna låna med sig ett vapen till lajv. Det är bättre att låna från en förening än att vara beroende av att få låna vapen från en annan medlem. En medlem kan vilja vara varsam med sitt vapen och ha full kontroll på det. Om det är LRS som är ägare så kan alla som vill låna och om man köper in så är det ingen större arbetsinsats som krävs för att tillverka vapen. Vad det gäller slitage så är det en naturlig del av att använda vapen (och även att vapnet ligger på hyllan) men det känns säkrare att det är ett föreningsvapen än att, säg en privatpersons vapen slits på väldigt. I valet av att medlemmar tillverkar vapen, vi köper boffer, eller vi köper calimacil så lämnar jag den diskussionen öppen. Gällande vilken sorts vapen så kan det vara bra med lite variation. Jag yrkar att 1: LRS ska köpa in minst 4 lajvvapen att 2: Några av vapnen bör vara dolkar, yxor, svärd att 3: En budgetpost på 1600kr avsätts för detta. att 4: Medlemmar, nybörjare och andra som åker i en LRS-grupp ska kunna låna vapnen för lajvrelaterade aktiviteter

23 9.5 Motion om policy för framtidssäkra dokumentformat av Mattias Kilbo För att undvika en framtid där våra nuvarande dokument inte går att läsa borde vi övergå till att använda framtidssäkra dokumentformat alla våra texter (t.ex. dagordningar, protokoll, Sagostund m.#.). Som det är nu ligger förvisso alla våra protokoll utskrivna hos sekreteraren, men risken är alltid stor att de pappren inte lämnas över till näste sekreterare. Vi saknar en del gamla årsmötesprotokoll på detta sätt. För att försäkra oss om att liknande inte sker igen borde vi dels se till så att alla dokument sparas så alla kommer åt dem. Det #nns funktioner för detta på hemsidan, och det tas backup på hemsidan med jämna mellanrum. Men vi är fortfarande inte säkra på att vi kommer åt dokumenten, även om de ligger på vår hemsida, så länge vi använder format som inte är framtidssäkra. Bästa sättet att framtidssäkra våra dokumentent vore att använda öppna format*. Det skulle dessutom ge demokratiska poänger eftersom programmen som behövs fören del slutna format så som words, ".doc", och Windows media players, ".wma", ofta kostar pengar att använda. Vår medlemsavgift är 150kr, men för att kunna läsa våra protokoll behövs programvara för flera 1000kr. Slutligen har rätt många myndigheter börjat med öppna format, så det kan vara en god ide att lära sig hur det fungerar, snart kommer det vara nödvändigt. Jag föreslår Att föreningens policy uppdateras med följande: Framtidssäkra dokumentformat skall användas till alla LRS dokument där det är praktisk genomförbart. För dokument som av någon anledning både behöver vara stilistiskt avancerade och ändringsbara skall OpenDocument användas (odt), för enklare texter skall Rich text format (RTF) eller plaintext(txt) användas, för lagring av dagordningar, protokoll och liknande dokument skall portable document format (pdf) användas. För bilder skall portable network graphics (PNG) användas. 9.6 Motion om öppenhet och transparens Av Mattias Kilbo LRS har i min mening, så länge jag varit med, strävat efter öppenhet och transparent. För att medlemmarna skall kunna påverka beslut även under pågående verksamhetsår och för att det inte plötsligt skall uppstå information eller kontroversiella beslut. Detta är en uppdatering av policyn för att skriva ner vad som redan är praxis. LRS är inget spel, hemlighetsmakeri för dess egen skulle tjänar ingen på. Jag föreslår Att föreningens policy uppdateras med följande: Föreningen skall sträva efter öppenhet och transparens i alla lägen där det är möjligt. Styrelsen skall göra sina dokument tillgängliga till medlemmarna om det inte föreligger särskilda skäl för att inte göra det. Sådana skäl kan vara att det skadar enskild medlem eller sätter föreningen i en ogynnsam situation. Dagordningar, protokoll och dylika dokument skall vara tillgängliga för medlemmarna liksom motioner som inkommer till styrelsemöten och årsmöten.

24 Bilaga7 Antagna motioner 9.1 Motion om sovpaket av Styrelsen Vanligtvis så brukar nybörjare inte ha egen sovutrustning till sitt första lajv, detta eftersom det kan vara rätt dyrt att köpa ett komplett paket. Eftersom LRS strävar efter att få bort off element i lajvvälden så brukar medlemmar låna ut till nybörjarna så att de slipper att använda offiga sovsäckar. Det senast året har det varit en del strul med utlåningen med filtar som försvunnit etc., då filtarna ibland lånats ut i klump så har det varit svårt att veta vems ansvar de är. Om LRS skaffar sovpaket att låna ut så kan han har en standardiserad ersättningsprislista ifall saker försvinner och det kan vara lättare att driva in skulder till föreningen än till en person. Därför föreslår vi: Att1: LRS köper in två sovpaket för utlåning till medlemmar Att2: Nybörjare får första tjing på dessa inför lajv Att3: Sovpaketen består av filtar, fällar och en påse för transport och förvaring Att7: Det avsätts 2500 kr för inköp 9.3 Motion om primär informationsplattform av Mattias Kilbo Information inom föreningen splittras för närvarande upp på två plattformar; hemsidan och e-postlistan. I och med införandet av Facebook, och andra sociala hemsidor, riskerar vi att informationen splittras upp på minst tre plattformar. Bättre vore om informationen fanns på en plats. E-postlistan hade fördelen att den nådde alla snabbare än hemsidan. Så behöver det inte vara längre eftersom hemsidan numera har e-post. Alltså kan hemsidan ta över e- postlistans funktion som informationsspridare. Hemsidan har ett antal fördelar framför e-postlistan och sociala hemsidor. Informationen och hela plattformen på hemsidan ägs av föreningen, inte av en enskild medlem eller ett företag. Informationen sparas och är strukturerad. Det är enkelt att registrera sig och enkelt att vara med. Jag föreslår därför Att 1: all föreningsinformation och alla föreningsdokument i första hand skall publiceras på föreningens hemsida. Att 2: I den mån föreningsinformation läggs ut på andra webbsidor än LRS hemsida skall det tydligt framgå att det är hemsidan som är den informationskanal som hålls uppdaterad.