Välkommen till Skövde kommuns upphandlingsfunktion

Transkript

1 Välkommen till Skövde kommuns upphandlingsfunktion Du glömmer väl inte att registrera dina kontaktuppgifter. Detta för att vi ska kunna meddela dig om det sker någon förändring. Hälsningar Upphandlingsfunktionen

2 Förfrågningsunderlag gällande konsultarbete i skede 1 samt verksamhetsentreprenad i skede 2 av Arena Skövde åt Skövde kommun Kommunstyrelsen dnr

3 1 Allmän information Bakgrund Mål och syfte med upphandlingen Definitioner Köpare Beställare skede Beställarens ombud under anbudstiden Uppdraget Nuvarande Verksamhetsentreprenör Anbud från egen regi Lokal som tillhandahålls för uppdraget Fastighetsrättsliga uppgifter Upplåtelse av lokal Förfrågningsunderlag Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förteckning över förfrågningsunderlag Komplettering av förfrågningsunderlag Upphandlingsföreskrifter Upphandlingens form Helt eller delat anbud Antal verksamhetsentreprenörer Anbudstidens utgång Anbudets märkning och adressering Anbudets giltighetstid Tilldelningsbeslut Avtal Anbudsgivning Anbudets form Anbudets innehåll Anbudspris Huvudanbud Sidoanbud Prövning av anbud Utslutningsfas, steg Utvärderingsfas, steg Krav på verksamhetsentreprenören Registreringar m.m Ekonomiska krav Referenser Lokal och allmänna hjälpmedel Upplåtelse av lokal/anläggning Undersökningsplikt Syn/besiktning före, under och efter uppdragsperioden Visning av lokal Teknisk försörjning, t.ex. el, vatten, fjärrvärme och telefon Inventarier Inventarieförteckning Övrigt Planerade underhålls- och investeringsåtgärder Ändringar och ombyggnader inom lokalen Kravspecifikation Uppdragets utförande Fakta statistik för nuvarande drift

4 5.3 Kvalitetsangivelser Personalfrågor Arbetsledning Kontroll Tillstånd från myndigheter Samordning och möten mm Implementering Annan verksamhet på platsen Prognos för tre år framåt Avtalsvillkor Avtalets ingående Tider Avtalstid Option, förlängning Ekonomi Ersättning för skede Ersättning för rese- och traktamentskostnader Ersättning för ändring i det allmänna kostnadsläget Slutavräkning Betalningsvillkor Förskott Fakturans innehåll Dröjsmålsränta Verksamhetsentreprenörens ombud Datakommunikation Hemsida Telefon Meddelarfrihet Allmänhetens rätt till insyn i verksamheten Åtgärder mot diskriminering Ansvar mot beställaren Ansvar mot tredje man Vite Försäkringar Anmälningar Säkerhet till beställaren Uppföljning/utvärdering Avtalshandlingar Ändring och tillägg i avtalet under uppdragstiden Hävning/omförhandling Överlåtelse av avtal Tvist Inför att avtalet löper ut och ny upphandling

5 1 Allmän information Skövde kommun inbjuder intresserade verksamhetsentreprenörer att lämna anbud på konsultarbete med inriktning på utveckling av Arena Skövde samt option på övertagande av verksamhetsentreprenad avseende bad-, idrotts- och evenemangsverksamhet vid Arena Skövde. Förfrågningsunderlaget innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för entreprenaden. 1.1 Bakgrund Kommunfullmäktige i Skövde kommun fattade , följande beslut: Kommunfullmäktige beslutar att upphandling av alternativa driftsformer för Arena Skövde skall ske genom entreprenad eller partnerskap. Kommunstyrelsen får i uppdrag att genomföra upphandlingen och besluta om antagande av anbud eller avbrytande av upphandlingen med utgångspunkt från arbetsgruppens utredning. Kommundirektören ansvarar för genomförandet. Arena Skövde är en multiarena för bad - idrott - evenemang. Den invigdes i januari Anläggningen består av två delar, en nybyggd sporthall sammanlänkad med en äldre halloch badanläggning. Halldelen omfattar tre träningsplaner varav två kan ställas om till en matcharena med plats för 2400 åskådare samt en äldre baddel, invigd 1971, med inne- och utebad. Arena Skövde har mycket snabbt blivit ett starkt varumärke! Elithandboll med två av Sveriges bästa lag på dam- respektive herrsidan har tillsammans med ett stort utbud av konserter, mässor och andra evenemang gjort anläggningen känd över stora delar av landet. Årligt återkommande Europacupspel i handboll har även bidragit till ett gott internationellt rykte! Arena Skövde är dock inte enbart en anläggning med spektakulära inslag på programmet. Bad och gym för motionshungrande skövdebor likväl som tränings- och tävlingsresurser för breddidrotten i Skövde är minst lika viktiga verksamheter. Årligen besöks anläggningen av ca personer varav bad och gym lockar ca Det finns ett stort och ständigt växande publikt intresse för Arena Skövde. Detta vill nu Skövde kommun möta genom en förnyelse och utveckling av badet likväl som ytterligare utveckling av halldelen. Vi är övertygade om att nyckeln till framgång ligger i en väl genomarbetad lösning som bygger på OPP (offentligt privat partnerskap). Parallellt med denna förfrågan pågår en annan upphandling av Skövde Kommun. Den upphandlingen avser att upphandla en samarbetspartner för att åstadkomma en utbyggnad av bef. Arena Skövde via en OPP-lösning (Offentligt Privat Partnerskap). Skede 1 Fr.o.m. maj månad 2006 kommer Skövde kommun tillsammans med denne samarbetspartner undersöka möjligheten att med privat finansiering bygga ut Arena Skövde med primärt följande delar: Renovering av bef. 25-metersbassäng inkl. reningsutrustning. Tillskapande av ytterligare en 25-metersbassäng med 4 banor samt utökning av omkl. rum och duschar. 4

6 Tillskapande av äventyrsinriktad baddel för familjebad. Dessutom skall gruppen undersöka möjligheten att till anläggningen knyta ytterligare faciliteter som hotell, kongressanläggning, restaurang samt en utbyggd halldel. Den verksamhetsentreprenör som blir upphandlad i denna förfrågan skall delta i detta arbete och i denna projektgrupp med att utforma framförallt baddelarna. Detta arbete kommer att sträcka sig fr.o.m. upphandling tills projektgruppen slutfört sitt arbete vilket beräknas ske i januari Vi ser med fördel att den antagna verksamhetsentreprenören även kan delta i projektet via egna investeringar i dessa baddelar samt ev. andra delar som verksamhetsentreprenören anser ekonomiskt gångbara. Detta kan vara Spa-anläggning, utökad gym-anläggning, hälsocentra etc. Skede 2 Om projektgruppen under skede 1 kommit fram till att det finns underlag för byggnation av t.ex. ett äventyrsbad mm. kommer med stor sannolikhet ett projektbolag att överta fastigheten från Skövde kommun. Skövde kommun kommer därvid att teckna kontrakt med detta projektbolag där det bl.a. säkerställs att bad- och arenaverksamhet skall bedrivas i lokalerna med villkor som Skövde kommun anger. Därvid kommer projektbolaget att teckna kontrakt med verksamhetsbolaget för att säkerställa att de krav Skövde kommun ställer på projektbolaget överförs i kontrakt mellan projektbolag och verksamhetsentreprenören. Skövde kommuns villkor i detta kontrakt framgår av detta förfrågningsunderlag. Driftentreprenaden Den anbudsgivare som antas att som konsult delta i projekteringen av en utbyggnad av Arena Skövde har endast option på verksamhetsdrift av Arena Skövde under Skede 2. Förhandling kommer att ske mellan projektbolag och verksamhetsentreprenör enligt villkor som framgår av detta förfrågningsunderlag. Avtal skall ha tecknats senast 6 månader efter det att Skövde kommun och projektbolaget tecknat avtal. Om detta ej sker förfaller optionsrätten och verksamhetsentreprenören har ej rätt att begära skadeståndsersättning eller annan ersättning. 1.2 Mål och syfte med upphandlingen Syfte Syftet med en alternativ drift av Arena Skövde är att ur en folkhälsoaspekt utveckla verksamheten genom extern finansiering, minska kommunbidraget och på sikt minska den egna organisationen. Syftet med upphandlingen är dessutom sluta avtal med verksamhetsentreprenör, som förutom att sköta driften av anläggningen, skall delta i arbetet med att utveckla anläggningen tillsammans med kommunens övriga samarbetspartners. Antagen verksamhetsentreprenör har option på drift av Arena Skövde. Mål Ökad effektivitet och därmed lägre kostnader. Minska det kommunala risktagandet Verksamhets- och kvalitetsutveckling 5

7 1.3 Definitioner De begrepp som används i denna anbudsförfrågan har följande betydelse: Verksamhetsentreprenör: Den som efter genomförd upphandling skall svara för att upphandlat uppdrag genomförs. Beställare Skede 1: Kommunstyrelsen eller enhet inom den upphandlande enheten Skövde kommun, som hanterar och verkställer upphandlingen. Se organisationsskiss bilaga 5A Beställare skede 2: Projektbolag som bildats för att genomföra skede 2. Se organisationsskiss bilaga 5B Avtalshandling: Avtal jämte de handlingar som avtalet hänvisar till. Avtalstid: I avtalet angiven tid under vilket uppdraget skall utföras. Fel: När uppdraget ej utförts enlighet med vad som avtalats Basbelopp: Avser prisbasbelopp som fastställs genom lag (1962:381) om allmän försäkring vid varje tidpunkt då reglering med användande av basbelopp blir aktuellt. 1.4 Köpare Beställare skede 1 Skövde kommun Kommunstyrelsen Skövde Beställarens ombud under anbudstiden Upphandlingschef Hans Dahlén Telefon: Telefax: E-post: hans.dahlen@skovde.se Adress: Skövde kommun Upphandlingsfunktionen Skövde Projektledare Ingemar Linusson Telefon: Mobil: Telefax: E-post: ingemar.linusson@skovde.se Adress: Skövde kommun Tekniska kontoret Skövde 1.5 Uppdraget Nuvarande verksamhetsentreprenör Uppdraget utförs i egen regi Anbud från egen regi Anbud kommer inte att lämnas från kommunens egna enheter. 6

8 1.6 Lokal som tillhandahålls för uppdraget Fastighetsrättsliga uppgifter Fastighetsbeteckning: Flamman 4 Skövde 4:305 Gatuadress: Egnellsväg 1 Fastighetsägare: Skövde kommun Tekniska kontoret Fastighetsförvaltare: Fazel Osolian, Tomas Johansson Lokalarea: m Upplåtelse av lokal Se uppdragsbeskrivning K2,121 Verksamhet/nyttjande/anläggning 1.7 Förfrågningsunderlag Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förteckning över förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Skede 1 och 2 1. Förfrågningsunderlag (denna handling), daterad Uppdragsbeskrivning, bilaga 1,daterad Anbudsformulär, bilaga 2 Skede 2, option på verksamhetsdrift 4. Ekonomiska villkor (Priser och avgifter), bilaga 3, daterad Faktauppgifter, bilaga 4, daterad Organisationsskiss 5A och 5B 7. Inventarieförteckning, bilaga 6, daterad Krav inom områdena arbetsgivaransvar och personalfrågor i samband med upphandling av alternativ driftsform, daterad , bilaga 7 9. Personalpolitiska konsekvenser av verksamhetsövergång, daterad , bilaga Ritningar enligt förteckning, bilaga Komplettering av förfrågningsunderlag Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor till den upphandlande enheten eller av någon annan anledning, lämnas skriftlig komplettering till samtliga anbudsgivare som begärt att få förfrågningsunderlaget. Begäran om komplettering eller förtydligande av förfrågningsunderlaget från anbudsgivare skall vara skriftlig. Av tidsskäl kan sådan begäran sändas som fax eller e-post. Eventuell begäran om förtydligande eller komplettering av förfrågningsunderlaget bör ske så tidigt som möjligt under anbudstiden, dock senast 10 dagar före anbudstidens utgång (se 2.4 nedan). Endast skriftligen kompletterande uppgifter lämnade i PM av beställarens ombud är bindande både för beställare och anbudsgivare. 7

9 2 Upphandlingsföreskrifter 2.1 Upphandlingens form Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling enligt lagen om offentlig upphandling, LOU Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 2.2 Helt eller delat anbud Anbud kan endast lämnas på hela det uppdrag som beskrivs i kravspecifikationen. 2.3 Antal verksamhetsentreprenörer Beställaren avser att teckna avtal med en verksamhetsentreprenör. 2.4 Anbudstidens utgång Anbud skall vara beställaren tillhanda senast Anbudets märkning och adressering Anbud märkes ANBUD KONSULTTJÄNST OCH DRIFT AV ARENA SKÖVDE Anbud sänds i tillslutet kuvert eller omslag och undertecknat av behörig till: Skövde kommun Upphandlingsfunktionen Skövde Anbud som avges genom e-post, telegram eller telefax accepteras inte eftersom sekretessen inte kan säkerställas. 2.6 Anbudets giltighetstid Anbudsgivare skall vara bunden av sitt anbud i 120 dagar, räknat från anbudstidens utgång. 2.7 Tilldelningsbeslut Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut om vilken anbudsgivare som lämnat det anbud som är mest fördelaktigt enligt utvärderingskriterierna. Meddelande om detta s.k. tilldelningsbesked, skickas till samtliga anbudsgivare. Avtal tecknas tidigast 10 dagar därefter. 2.8 Avtal Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan Beställaren och Verksamhetsentreprenören undertecknat särskilt upprättat kontrakt. 2.9 Anbudsgivning Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal s.k. skall-krav. Skall-krav som är markerade med fet stil avser dels sådana uppgifter som anbudsgivaren måste lämna när anbudet inges och dels sådana faktiska förhållanden anbudsgivaren skall 8

10 uppfylla när anbudet inges. Övriga skall-krav avser de krav som skall gälla under anbudstiden. Dessa krav är obligatoriska så till vida att det av anbudet skall framgå att anbudsgivaren accepterar angivna krav vilka utgör verksamhetsentreprenörens åtagande i ett avtal. Krav i anbudet som inte kommenteras kommer att värderas som accepterade. Beställare förbehåller sig rätten att inte pröva anbud som är ofullständiga eller som inte accepterar samtliga skall-krav. Reservationer mot Skall-krav i anbudet medför att anbudet betraktas som ett ofullständigt anbud Anbudets form Anbud samt till anbudet tillhörande bilagor skall vara avfattade på svenska och vara undertecknade av firmatecknare eller av person som genom fullmakt har rätt att underteckna anbudet. Anbud skall lämnas i ett original och en kopia Anbudets innehåll Anbud kan endast lämnas på både Skede 1 och Skede 2. Anbud skall anges enligt handling benämnd Anbudsformulär (1.7.2). Samtliga begärda handlingar skall bifogas anbudet för att det skall anses komplett Anbudspris Pris skall anges i svenska kronor exklusive mervärdesskatt. Anbudspris Skede 1, konsultarbete: Pris (timpris) önskas för det konsultarbete som verksamhetsentreprenören lägger ned tillsammans med kommunens samarbetspartner i projektgrupp för att utforma framförallt baddelen i ovan gjorda beskrivning. Pris lämnas också för resor och traktamenten som kommer att debiteras. Avtalspris skede 2, option på verksamhetsdrift Arena Skövde: Storleken på ersättningen för att sköta verksamhetsdriften vid Arena Skövde förhandlas fram med projektbolaget under skede 1. Pris anges inte i denna upphandling. Villkor framgår av detta förfrågningsunderlag Huvudanbud Med huvudanbud avses anbud baserat helt enligt förfrågningsunderlaget. Anbudet skall innehålla alla de uppgifter och redovisningar som framgår av förfrågningsunderlaget Sidoanbud Anbud som innehåller ett alternativt utförande får avges. Sidoanbud skall baseras på de krav som framgår av förfrågningsunderlaget. Angivna minimikrav skall vara uppfyllda. Det alternativa anbudet skall redovisas så att jämförelse kan ske med huvudanbudet. För att ett anbud innehållande ett alternativt utförande skall tas upp till prövning måste huvudanbud avges. 9

11 2.10 Prövning av anbud Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid. Prövning av anbud kommer att göras i två steg. Först skall konstateras att anbudsgivaren som företag uppfyller kvalifikationskraven. De anbudsgivare som kvalificerat sig får sedan sina anbud värderade under utvärderingsfasen. Vid utvärderingen kommer samtliga nedan angivna omständigheter och förhållanden att prövas. Anbud som är det mest förmånliga med hänsyn till samtliga angivna omständigheter att antas Kvalifikationsfas (Uteslutningsfas), steg 1 Verksamhetsentreprenör utesluts som inte uppfyller villkoren i 1 kap LOU och att samtliga handlingar som begärts in bifogats till anbudet. Beställaren kommer att kontrollera mot Skattekontoret att Verksamhetsentreprenören fullgjort sina åligganden gällande socialförsäkringsavgifter och skatter samt att Verksamhetsentreprenören är registrerad i vederbörlig ordning. (Dessa uppgifter inhämtades tidigare via blankett RSV 4820). Verksamhetsentreprenören skall dessutom kunna påvisa förmåga att utveckla och driva en anläggning motsvarande Arena Skövde. Verksamhetsentreprenören skall dessutom kunna styrka finansiell förmåga att kunna slutföra uppdraget. Endast verksamhetsentreprenör som klarar kvalifikationsfasen (uteslutningsfasen) går vidare till steg Utvärderingsfas, steg 2 Bland de anbud som kvarstår kommer det anbud att antas som är ekonomiskt mest fördelaktigt för beställaren utifrån de kriterier som anges nedan att antas. Utvärderingskriterier 1. Prioritet 1 50% - affärsidé och utvecklingsidéer inkl bemanning och kundattityd (20 %) - anbudsgivarens finansiella styrka och överlevnadsförmåga (20 %) - referenser och dokumenterad kompetens (10 %) 2. Prioritet 2 25 % - verksamhetsutbud och egenfinansierade attraktioner utöver krav samt egenutbud (utöver vad som fastställs av beställaren). 3. Prioritet 3 15 % - i anbudet redovisat system för att kvalitetssäkra avtalat uppdrag (15 %) - i anbudet redovisade miljöhänsyn/miljöarbete (10 %) 4. Prioritet 4 10 % För Skede 1 angivet timpris för konsultarbete enligt förfrågningsunderlag samt resor och traktamenten. 10

12 Förklaringar Bedömning av Prioritet 1 För att erhålla högsta poäng krävs: - att affärsidén är bärkraftig och väl överensstämmer med kommunens mål för anläggningen - en genomarbetad beskrivning av hur verksamheten över tiden skall bedrivas och utvecklas - att kunna påvisa trovärdiga lösningar till kostnadseffektivisering (ökade intäkter/minskade kostnader) över tid. - att kunna påvisa att anbudsgivarens finansiella styrka är bra och möjliggör en överlevnad över avtalstiden. - att kunna visa på dokumenterad erfarenhet från drift av liknande anläggningar samt referenser från liknande uppdrag. För prioritet 1 gäller att den anbudsgivare som värderas högst i respektive delprioritet erhåller högsta delpoäng. Övriga anbudsgivare erhåller poäng i relation till detta. Poängen för respektive delprioritet summeras och ger poängen för prioritet 1. Bedömning av Prioritet 2 För att erhålla högsta poäng krävs: - ett egenutbud som utan att vara kostnadsdrivande väl stimulerar till kommunens mål för anläggningen - att redovisad idé för bemanning och service mot kund väl uppfyller i förfrågningsunderlaget ställda krav Den anbudsgivare som värderas högst i bedömning av prioritet 2 erhåller högsta poäng. Övriga anbudsgivare erhåller poäng i relation till detta. Bedömning av Prioritet 3 För att erhålla högsta poäng krävs: - att företaget är kvalitetscertifierat eller på annat sätt kan påvisa ett systematiskt arbete inom företaget för att kvalitetssäkra uppdrag - att stor hänsyn kommer att tas till miljön genom användande av metoder, maskiner och förbrukningsmateriel som ger låg miljöpåverkan - att företaget är miljöcertifierat eller på annat sätt kan påvisa ett systematiskt miljöarbete inom företaget För prioritet 3 gäller att den anbudsgivare som värderas högst i respektive delprioritet erhåller högsta delpoäng. Övriga anbudsgivare erhåller poäng i relation till detta. Poängen för respektive delprioritet summeras och ger poängen för prioritet 3. Bedömning av Prioritet 4 För att erhålla högsta poäng krävs. - den anbudsgivare som erbjuder lägsta kostnadsersättning (timkostnad, reseersättningar och traktamenten) under skede 1 erhåller högsta poäng. Övriga anbudsgivare erhåller poäng i relation till detta. 11

13 3 Krav på verksamhetsentreprenören 3.1 Registreringar m.m. Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren skall som bevis på att kravet uppfylls till anbudet bifoga följande handlingar: - kopia av ett högst tre månader gammalt registreringsbevis för företaget, utfärdat av officiell behörig myndighet (för svenska företag Patent- och registreringsverket), - aktuellt F-skattebevis Utländsk anbudsgivare skall ge in motsvarande dokumentation som intygar att denne fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar. Anbud kan även lämnas av företag under bildande. Av anbudet skall framgå dels förutsättningar och tidplan för att företaget skall kunna etablera sig med erforderlig ekonomisk och finansiell styrka respektive teknisk förmåga och kapacitet. Med teknisk förmåga avses vad som framgår av detta förfrågningsunderlag samt trovärdigheten vid tillvägagångssättet vid rekrytering av personal med erforderlig kompetens. Om t.ex. ansökan om registrering av företaget sänts till Patent- och registreringsverket, skall kopia bifogas anbudet. Beställaren kan utesluta en verksamhetsentreprenör för deltagande i upphandlingen om denne - är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, - är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, varvid även avses brott mot miljölagstiftningen, eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen - inte har fullgjort sina åligganden avseende skatter och sociala avgifter. I de fall verksamhetsentreprenören avser använda underverksamhetsentreprenörer för att utföra uppgifter som ingår i anbudet skall även detta företag uppfylla dessa krav. Ett anbud som inte innehåller samtliga efterfrågade handlingar anses vara ofullständigt och kommer inte att antas. 3.2 Ekonomiska krav Verksamhetsentreprenören skall visa att denne har ekonomisk förmåga att fullfölja uppdraget, t.ex. genom uppvisande av årsredovisning för de senaste två åren. Referens från bank-, kredit-, eller finansieringsinstitut skall bifogas anbudet. 3.3 Referenser Anbudet skall innehålla en kortfattad beskrivning av ett referensuppdrag som utförs av verksamhetsentreprenören med jämförbar målgrupp, likartad inriktning och omfattning som förevarande uppdrag samt namn på uppdragsgivare, kontaktperson och telefonnummer. För nystartade företag skall i stället referens lämnas för företagets företrädare. 12

14 Verksamhetsentreprenör som tidigare utfört liknande tjänster och då visat bristande förmåga att fullgöra sina åtaganden kan få sitt anbud förkastat. Nedanstående punkter gäller vid skede 2, drift av verksamhet Arena Skövde 4 Lokal och allmänna hjälpmedel 4.1 Upplåtelse av lokal/anläggning 4.2 Undersökningsplikt Syn/besiktning före, under och efter uppdragsperioden Syn av lokal skall ske vid följande tidpunkter: - en vecka före uppdragsperioden påbörjande - årligen under april-maj - i samband med uppdragsperioden avslutas Respektive part bär sina egna kostnader i samband med syn. Part äger rätt att påkalla att syn skall utföras av opartisk besiktningsman som båda parter godkänner. Den part som påkallar detta bär kostnaden för besiktningen Visning av lokal För visning av lokal kan tid överenskommas med beställarens ombud enligt Teknisk försörjning, t.ex. el, vatten, fjärrvärme och telefon Projektbolaget ansvarar för och sköter den tekniska driften av den befintliga anläggningen. 4.4 Inventarier Inventarieförteckning De inventarier som ingår i lokalen, redovisas i handling Inventarieförteckning, bilaga Övrigt Verksamhetsentreprenören skall anskaffa och bekosta erforderlig utrustning, fordon, maskiner, säkerhetsutrustning, kontrollutrustning, inventarier, förbrukningsmateriel och övriga hjälpmedel samt eventuella ytterligare lokaler som erfordras för uppdragets genomförande. Beställaren har vid avtalstidens slut förköpsrätt till lösa inventarier och utrustningar som bekostats och använts av verksamhetsentreprenören för uppdragets genomförande, till ett pris som fastställs av en av parterna gemensamt utsedd opartisk värderingsman. 13

15 4.5 Planerade underhålls- och investeringsåtgärder Periodiskt underhåll kan komma att pågå under avtalstiden Verksamhetsentreprenören av verksamhetsdriften skall utan krav på ersättning, tåla de olägenheter i form av hinder och störningar som kan uppstå till följd av föranmälda och överenskomna underhållsarbeten. 4.6 Ändringar och ombyggnader inom lokalen Verksamhetsentreprenören av verksamhetsdriften äger ej rätt att företa ändringar eller ombyggnader inom lokalen utan fastighetsägarens skriftliga medgivande. Verksamhetsentreprenören av verksamhetsdriften bekostar själv sådana arbeten och av fastighetsägarens eventuella påkallande återställande. I annat fall skall särskilt avtalas. 5 Kravspecifikation 5.1 Uppdragets utförande Uppdraget i detalj samt de krav anbudsgivaren skall uppfylla framgår av Uppdragsbeskrivning och övriga handlingar upptagna under Uppdraget skall genomföras i enlighet med god yrkessed. Verksamhetsentreprenören skall tillhandahålla all personal som är nödvändig för att bedriva verksamheten enligt förfrågningsunderlaget. All personal skall inneha eller genomgå för uppdraget relevant utbildning samt i förekommande fall ha den behörighet som erfordras för uppdraget. 5.2 Fakta statistik för nuvarande drift Faktauppgifter avseende nuvarande bemanning, förbrukningsvolymer, besöksstatistik mm. redovisas i handling Faktauppgifter. 5.3 Kvalitetsangivelser Verksamhetsentreprenören har ingen rätt att byta ut eller ändra fabrikat, bemanningsmodell, tider etc. som kommer att framgå av kommande avtal, utan beställarens skriftliga medgivande. 5.4 Personalfrågor Verksamhetsentreprenören uppmärksammas på de krav lagstiftningen ställer för övertagande av personal i samband med överlåtelse av verksamhet. 5.5 Arbetsledning Verksamhetsentreprenören skall hålla den arbetsledning som krävs med hänsyn till både uppdragets karaktär och de riskfaktorer som är förknippade med uppdraget. Verksamhetsentreprenören skall säkerställa att han har den arbetsledning som krävs för att fullgöra sitt ansvar för arbetsmiljön på ett betryggande sätt. Verksamhetsentreprenören övertar således allt arbetsmiljöansvar inom lokalen som kan anses åvila kommunen, förutom de arbeten som beställaren eller fastighetsägaren beställer separat enligt punkt

16 5.6 Kontroll Beställaren har rätt att företa kontroll av att uppdraget genomförs i enlighet med avtalet så som denne anser befogat. Beställaren skall vid kontroll som anmäls minst tre dagar i förväg ha möjlighet att tillträda samtliga lokaler inom fastigheten och ta del av samtlig dokumentation/journaler etc. som följer av uppdraget. 5.7 Tillstånd från myndigheter Verksamhetsentreprenören skall införskaffa och inneha samtliga tillstånd som och den behörighet som krävs för lokalen, uppdragets genomförande och för den verksamhet och de aktiviteter som utförs av verksamhetsentreprenören. Verksamhetsentreprenören ansvarar även för att av verksamhetsentreprenören anlitad utförare/underentreprenör innehar erforderliga tillstånd samt eventuell behörighet. 5.8 Samordning och möten mm. Beställaren avser att hålla möten med verksamhetsentreprenören två gånger per år eller när så är påkallat, för att diskutera och gå igenom frågor som berör uppdraget. 5.9 Implementering Verksamhetsentreprenören skall ha en organisation som startar implementeringen av uppdraget minst två månader före en eventuell avtalsstart i skede 2. Beställaren avser att hålla 2-4 möten med verksamhetsentreprenören under implementeringstiden Annan verksamhet på platsen Inom tider i anläggningen som bokas av skola och föreningsliv kommer deras verksamhet att bedrivas i lokalerna. Medic Operating AB och Coffee Room i Smögen AB bedriver verksamhet i lokalerna (Nautilus gym samt Café Arenan). Skövde HP 90 Handboll samt Skövde Simsällskap har en gemensam kanslilokal i anläggningen Prognos för tre år framåt Skolan och föreningslivet kommer att bedriva verksamhet i anläggningen under den aktuella perioden. Avtalet med Medic Operating AB går ut Avtalet innehåller klausul där Medic Operating AB accepterat att ingå i direkta förhandlingar med ett eventuellt projektbolag alternativt en eventuell verksamhetsentreprenör med avseende på övertagande av ingånget hyresavtal alternativt förtida lösen av ingånget avtal. Se bifogat avtal. Avtalet med Coffee Room i Smögen AB går ut och är inte förenat med några ytterligare åtaganden. Avtalet innehåller en ömsesidig uppsägningstid om 1 månad (30 kalenderdagar) Se bifogat avtal Skövde HP 90 Handboll samt Skövde Simsällskap kommer att bedriva gemensam kansliverksamhet i anläggningen under den aktuella perioden. Något avtal föreligger ej. 15

17 6 Avtalsvillkor De kommersiella villkoren gäller som skall-krav. 6.1 Avtalets ingående Avtal är ingånget först sedan ett skriftligt avtal om beställning och fullgörande av uppdrag undertecknats av båda parter. 6.2 Tider Avtalstid för verksamhetsdrift, skede 2 Avtal skall gälla minimum fem (5) år från avtalstecknandet Option, förlängning Om parterna är överens om förlängning av avtalstiden kan detta ske med minimum två (2) år. 6.3 Ekonomi Ersättning för skede 2 I avtalad ersättning ingår allt som har med uppdraget att göra inklusive kringkostnader, sociala avgifter, förbrukningsartiklar, material, varor, förbrukningskostnader för lokalerna, ersättning till underverksamhetsentreprenörer, myndighetstillstånd m.m. och vad som i övrigt har samband med detta. Belopp motsvarande samtliga till beställaren influtna intäkter från uppdraget avseende del som bokas enligt av kommunen fastställda priser och avgifter utgör grunden för den del av ersättningen som är rörlig. Den rörliga ersättningen kommer att utgå med motsvarande 100 % av till beställaren influtna intäkter enligt ovan. Övriga intäkter tillfaller verksamhetsentreprenören. Ersättning utbetalas månadsvis efter fullgjord prestation: - fast del med 1/12 av avtalad årsersättning per månad jämte 1/12 av aviserad nettolokaltaxa. Index tillkommer som anges enligt punkt nedan Ersättning för rese- och traktamentskostnader Ersättning inkluderar alla rese- och traktamentskostnader Ersättning för ändring i det allmänna kostnadsläget Avtalad fast ersättning för uppdraget kommer att indexregleras enligt konsumentprisindex (KPI total). Första prisjusteringen sker med november 2006 som basmånad. Prisjustering räknas fram enligt indexförändringen november november. Det tillägg som utgörs av index ersätts halvårsvis i efterskott baserat på avtalad insättning jämte aviserad nettolokaltaxa. 16

18 6.3.4 Slutavräkning Verksamhetsentreprenören skall inom tre månader efter det att uppdraget slutförts till beställaren översända faktura som upptar återstående fordringar avseende uppdraget. Senare framställt krav medför inte rätt till ersättning, om inte verksamhetsentreprenören inom nämnda tid anmält att till belopp då okänd fordran kan föranleda ytterligare krav eller kan visa att kravet grundats på fordran, som då var för honom okänd Betalningsvillkor Betalning sker endast mot faktura månadsvis efter fullgjord prestation. Faktura är förfallen 30 dagar efter ankomstregistrering. Faktureringsavgifter/expeditionskostnader och liknande godtas inte Förskott Förskott betalas ej Fakturans innehåll På fakturan skall tydligt anges: - Fakturareferens: YYXXXXXX - Verksamhetsentreprenörens namn och organisationsnummer. Av fakturan skall tydligt framgå följande: - Vilken beställning som åberopas (uppdragsnamn och avtalshänvisning) - Vilken tidsperiod fakturan avser - Pris exkl. mervärdesskatt fast del - Pris rörlig del baserad på fritidsnämndens bokningsunderlag - Pris som utgörs av indexerat belopp - Mervärdesskatt Fakturor som saknar ovanstående uppgifter anses inte utgöra underlag för yrkande om ersättning, utan kan komma att returneras till verksamhetsentreprenören. Fakturor skall skickas under adress: Skövde kommun Box Skövde Slutfaktura (dvs. för sista avtalsmånaden får ej översändas till beställaren innan lokalen och samtliga inventarier överlämnats till beställaren alternativt ny verksamhetsentreprenör Dröjsmålsränta Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt 6 räntelagen (1975:635) från fordrans förfallodag till dess full betalning sker. Räntan beräknas för år enligt räntefot som motsvarar det av Riskgäldskontoret fastställda, vid varje tid gällande, referensränta med tillägg av åtta (8) procentenheter. 6.4 Verksamhetsentreprenörens ombud Verksamhetsentreprenören skall för uppdraget tillsätta ett ombud/platsansvarig som skall vara beställarens kontaktperson 17

19 6.5 Datakommunikation Verksamhetsentreprenören skall ingå i kommunens datasystem, för att förenkla kommunicering mellan beställare och verksamhetsentreprenör. 6.6 Hemsida Verksamhetsentreprenören skall utarbeta och hålla en hemsida som ger god information om anläggningen, utbud, öppethållande och priser. Verksamhetsentreprenören skall finnas på kommunens domän/server. Hemsidan skall kunna länkas till kommunens hemsida. Se även uppdragsbeskrivning punkt K2.121 och K Telefon Verksamhetsentreprenören skall ansluta sina telefoner till kommunens växel. 6.8 Namn Anläggningens namn skall vara Arena Skövde, utan tillägg eller andra ändringar. Varumärket Arena Skövde tillhör Skövde kommun. 6.9 Reklam Huvudprincipen är att föreningslivet som använder anläggningen har rätten till reklam under bokad tid. Ingen fast reklam får förekomma i inomhushallarna. Beställaren har dock rätt att utan kostnad på arenaplats (närmast spelyta och bassäng) i simhall respektive inomhushallarna ha skylt/logotype/golvdekal uppsatt för kommunens räkning Meddelarfrihet Verksamhetsentreprenören förbinder sig att tillämpa meddelarfrihet som om denne var en offentlig myndighet. Undantaget är vad som kan anses som affärshemligheter Allmänhetens rätt till insyn i verksamheten Verksamhetsentreprenören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål efter det att Skövde kommun framställt begäran härom till kommunen lämna sådan information som avses i 3 kap 19a kommunallagen. Informationen skall göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur verksamheten sköts. Sådan begäran skall i normalfallet vara skriftlig. Informationen skall om inte annat avtalas lämnas skriftlig form. Det åligger kommunen att i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. Verksamhetsentreprenören är inte skyldig att lämna information om utlämnandet inte kan ske utan väsentligt praktisk olägenhet för verksamhetsentreprenören eller om utlämnandet strider mot lag eller annan författning exempelvis personuppgiftslagen (1984:204). Kommunen skall inte begära att få del av uppgifter om de inte kommer att omfattas av sekretess hos kommunen. Enligt 8 kap 10 18

20 sekretesslagen (1980:100) gäller sekretess hos kommunen för uppgift om affärs- eller driftsförhållanden för enskild om det kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Information som lämnas av kommunen enligt första stycket skall inte anses utgöra företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter. Denna bestämmelse har ingen verkan på räckvidden av övriga bestämmelser i förfrågningsunderlaget/avtalet Åtgärder mot diskriminering Verksamhetsentreprenören skall vid utförande av den avtalade tjänsten/entreprenaden i Sverige följa lagen (1999:30) om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet Beställaren avser att följa upp efterlevnaden av lag om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet vid de besök beställaren gör hos verksamhetsentreprenören. Verksamhetsentreprenören är under uppdragstiden skyldig att på begäran av beställaren skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna ovan. Redovisning skall lämnas inom två veckor från det att sådan begäran framställts om inte längre tid överenskommits. Redovisningsskyldigheten avser sådana åtgärder verksamhetsentreprenören vidtar för att främja etnisk mångfald vid rekrytering, verksamhetsentreprenörens åtgärder för att förbättra arbetsförhållandena så att de fungerar väl för alla oavsett etnisk och religiös tillhörighet samt verksamhetsentreprenörens arbete för att förebygga etniska trakasserier och verksamhetsentreprenörens handlingsplan för det fall verksamhetsentreprenören behöver ingripa vid etniska trakasserier. Information om lag (1999:130) om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet lämnas av Ombudsmannen mot etnisk diskriminering, tfn Webbplats: och Ansvar mot beställaren Verksamhetsentreprenören ansvarar med de begränsningar som anges nedan, för skada som denne vållat beställaren genom vårdslöshet eller försummelse. Verksamhetsentreprenören ansvara så som för eget arbete för arbete som underverksamhetsentreprenörer eller annan av verksamhetsentreprenören anlitad person utför Ansvar mot tredje man Verksamhetsentreprenören svarar i förhållande till Skövde kommun för skadestånd, som beställaren p.g.a. vållande hos verksamhetsentreprenören eller personal som denne svarar för, kan komma att förpliktigas att utge mot tredje man Vite Beställaren har rätt att påkalla vite om verksamhetsentreprenören påtagligt brister i att fullgöra avtalat uppdrag eller utför uppdraget med påtagliga fel, om det leder till skada för beställaren. 19