Kommunstyrelsens arbetsutskott Plats och tid Kommunhuset Henån, s-rum :15-15:45

Transkript

1 1 Plats och tid Kommunhuset Henån, s-rum :15-15:45 Beslutande Kristina Svensson Hans Stevander Veronica Almroth Claes Nordevik Lars Åke Gustavsson Bengt Johansson Övriga deltagande Se sidan 2 Utses att justera Justeringens plats och tid Hans Stevander Kommunstyrelseförvaltningen, Henån, tisdagen den 2 april 2013 kl.16:00 Sekreterare.. Paragraf Olof Borgmalm Ordförande Justerare.. Lars-Åke Gustavsson.. Hans Stevander BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats För protokollet Datum för anslags nedtagande Kommunstyrelseförvaltningen, Henån. Olof Borgmalm

2 2 Övriga deltagare: Roland Kindslätt, kommunchef Olof Borgmalm, nämndsekreterare Anders Fröjdö, ordförande i ekonomikommittén Sofia Hygrell, vice ordförande i ekonomikommittén Börje Olsson, kanslichef 35, Elisabet Persson, ekonom Alice Österman, ekonom Lars Amlin, upphandlingschef 33 Håkan Olsson, revisorerna Pwc 35 Bror Simonsson, revisor 35 Marie Decker, revisor 35 Horst Sauer, revisor 35 Daniel Peterson, revisor 35 Anders Arnell, revisor 35 Ann-Katrin Otinder tf. personalchef 36, 44 Christina Olsson, förhandlingssekreterare 36 Anna Sandberg, samordnare våld i nära relationer 44 Christer Hellekant, tf. förvaltningsområdeschef samhällsutveckling 48 Lotta Husberg, adjungerad Els-Marie Ragnar, ej tjänstgörande ersättare Kerstin Gadde, ej tjänstgörande ersättare Claes Nordevik, ej tjänstgörande ersättare Anders Hygrell, ej tjänstgörande ersättare Sven Olsson, ej tjänstgörande ersättare

3 3 Ekonomikommittén KS/2013: Rapport från ekonomikommittén Kommunstyrelsen beslutade att inrätta rubricerad kommitté. Kommunstyrelsen beslutade samtidigt att kommittén månadsvis skulle återrapportera till arbetsutskottet. Ordförande och vice ordförande i ekonomikommittén rapporterar från sitt senaste möte där bland annat nyckeltal var i fokus. Även en presentation av ny version av ärendehanteringssystemet Lex ägde rum. Arbetsutskottet beslutar att godkänna rapporten.

4 4 Kommunstyrelsen Kommunchef Bevakning KS/2013: Prognos per februari och redovisning av genomförda besparingsåtgärder, nya besparingsförslag och månadsvis uppföljning gentemot budget 2013 Kommunfullmäktige beslutade bl.a. att uppdra till kommunstyrelsen att via kommunstyrelsens arbetsutskott åstadkomma en månadsvis redovisning från samtliga verksamheter vad avser genomförda besparingsåtgärder, nya besparingsförslag och månadsvis uppföljning gentemot budget Som underlag finns arbetsmaterial rubricerat Sammanställning samtliga förvaltningsområden, daterat och Prognos per februari (Prognos 1). Ekonomienheten presenterar materialet på sammanträdet. Bengt Johansson föreslår arbetsutskottet besluta att ge kommunchef i uppdrag att fakturera NCC för hittills uppkomna merkostnader för Henåns skola, och kommunstyrelsen besluta att utifrån redovisningen ge nämnd och utskott i uppdrag att redovisa åtgärder till arbetsutskottet och kommunstyrelsen för att få budget i balans 2013, samt kommunfullmäktige besluta att godkänna Prognos per februari och redovisning av genomförda besparingsåtgärder, nya besparingsförslag och månadsvis uppföljning gentemot budget Arbetsutskottet beslutar att ge kommunchef i uppdrag att fakturera NCC för hittills uppkomna merkostnader för Henåns skola. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att utifrån redovisningen ge nämnd och utskott i uppdrag att redovisa åtgärder till arbetsutskottet och kommunstyrelsen för att få budget i balans Kommunfullmäktige beslutar att godkänna Prognos per februari och redovisning av genomförda besparingsåtgärder, nya besparingsförslag och månadsvis uppföljning gentemot budget 2013.

5 5 KS/2013: Investeringsbudget 2014 med plan Som underlag finns ett arbetsmaterial rubricerat som Förslag till investeringsbudget 2014 med plan daterat Ekonomienheten informerar om förslaget på sammanträdet. Informationen läggs till handlingarna.

6 6 Kommunstyrelsen KS/2013: Mindre investering PDF-modul till LEX ärendehanteringssystem Förslag till investering: Inköp PDF-modul till ärendehanteringssystemet LEX 95 tkr Verksamhet 812xx (verksamheten för IT) Förslag föreligger till reinvestering, som inte finns med i beslutad investeringsram Som underlag i ärendet finns tjänsteskrivelse daterad samt investeringsblankett med bilagor daterad Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att bevilja den föreslagna investeringen, medel till ändamålet anvisas ur kommunstyrelsens medel till förfogande.

7 7 Kommunchef KS/2012: Införande av läsplattor för de förtroendevalda Arbetsutskottet beslutade att uppdra till förvaltningen att planera för ett införande av läsplattor för de förtroendevalda med start för kommunstyrelsens arbetsutskott som försökspilot. Mats André, IT-stöd, serviceförvaltningen i Botkyrka kommun informerade och svarade på frågor kring deras införande av läsplattor till de förtroendevalda på arbetsutskottet Arbetsutskottet beslutade att ge kommunchef i uppdrag att till arbetsutskottet arbeta fram ett kostnadsförslag på införande av läsplattor i arbetsutskottet utifrån beslut , och att ge kommunchef i uppdrag att till arbetsutskottet ta fram ett ekonomiskt underlag för införande av läsplattor i hela den politiska organisationen. Chefen för medborgarservice/t.f. IT-chef och upphandlare informerar på arbetsutskottet om det pågående arbetet utifrån tidigare beslut i arbetsutskottet. Kommunchefens upplägg som presenteras är att införandet av läsplattor ska genomföras genom en upphandling av en funktion i form av köp av tjänst istället för en investering. Arbetsutskottet betonar att funktionen är det viktiga och inte vilken typ av produkt som levereras. Arbetsutskottet beslutar att ge kommunchef i uppdrag att fortsätta arbetet med att förbereda en upphandling av en funktion i form av köp av tjänst och presentera ett underlag på arbetsutskottet utifrån arbetsutskottets beslut , och att kommunchef i underlaget även inkluderar de modifieringar av ärendehanteringssystemet LEX som behövs för införandet av läsplattor, samt att implementeringen av läsplattorna ska genomföras successivt. Upphandlingschef informerar om anbudsinbjudan avseende ramavtalsupphandling av läs-/surfplattor. Arbetsutskottet beslutar att lägga informationen till handlingarna.

8 8 Kommunstyrelsen KS/2013: Antagande av reglemente för framtidsgruppen samt ändring i kommunfullmäktiges arbetsordning Kommunfullmäktige beslutade att uppdra till kommunstyrelsen att bereda frågan om visionsgrupp, som en enda beredning för kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige beslutade att ersätta de tre nuvarande beredningarna för kommunfullmäktige med en framtidsgrupp bestående av 9 ledamöter och 5 ersättare, och att framtidsgruppen börjar gälla fr.o.m , och att kommunchef får i uppdrag att utarbeta ett reglemente som skall presenteras vid kommunfullmäktigesammanträde före , på kommunfullmäktige utses också ledamöter och ersättare, och att arvodesberedningen får i uppdrag att se över de fastställda arvodena för de förtroendevalda utifrån vad detta beslut föranleder, samt att de nuvarande beredningarnas uppdrag avslutas Som underlag finns ett förslag från kommunstyrelseförvaltningen till rubricerat reglemente, daterat samt förslag till ändrad skrivelse av 38 i kommunfullmäktiges arbetsordning daterat Ändringen är föranledd av att de fasta beredningarna inte längre finns och att framtidsgruppens regelverk regleras i det egna reglementet. Kvar i paragrafen är regler kring tillfälliga beredningar. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar att anta reglemente för framtidsgruppen daterat , samt att ändra 38 i kommunfullmäktiges arbetsordning enligt förslag daterat Veronica Almroth avstår från att delta i beslutet.

9 9 KS/2013: Överläggning med kommunens revisorer Revisorerna önskar överläggning med arbetsutskottet enligt inkommen skrivelse med frågor daterad Arbetsutskottet besvarar revisorernas frågor, dels muntligen dels med hänvisning till skrivelse från kanslichef daterad samt skrivelse från kommunchef daterad Arbetsutskottet slog fast - Kommunens uppfattning är att NCC är ansvarig för de brister i byggnaden som framkommit. - Kommunens representanter har parallellt med de undersökande åtgärder som vidtagits, förhandlat med och till NCC framfört hur kommunen ser på ansvarsfrågan. Ärendet föranleder i övrigt diskussion men inget beslut.

10 10 Personalenheten KS/2013: Löneöversyn 2013 Kommunstyrelseförvaltningens personalenhet presenterar bland annat lönestatistik, uppföljning av löneutfallet 2012, åldersstatistik och sysselsättningsgrad i dokument kallat Omvärldsanalys inför löneöversyn Arbetsutskottet beslutar att uppdra till förvaltningen att fullfölja den inriktning som diskuterades på sammanträdet.

11 11 Kommunstyrelsen KS/2013: Mindre investering Lekredskap utomhusmiljö Inköp av lekredskap utomhusmiljö som t.ex. gungor och klätterställningar 875 tkr Verksamhet Förskola Förslag föreligger till reinvestering, som finns med i beslutad investeringsram Som underlag i ärendet finns tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen daterad Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att bevilja den föreslagna investeringen inom den av Kommunfullmäktige fastställda upplåningsramen 214, , samt att samtliga kostnader sammanhängande med investeringen bekostas av det förslagsställande förvaltningsområdet.

12 12 Kommunstyrelsen KS/2013: Mindre investering Inventarier till nytt gruppboende Kaprifolvägen Svanesund Inköp inventarier till nytt gruppboende Kaprifolvägen Svanesund 525 tkr. Verksamhet Gruppboende Kaprifolvägen Svanesund. Förslag föreligger till nyinvestering, som ligger inom beslutad investeringsram Som underlag i ärendet finns tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen daterad Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att bevilja den föreslagna investeringen inom den av Kommunfullmäktige fastställda upplåningsramen 214, , samt att Förvaltningsområde omsorg kompenseras för tillkommande kapitalkostnader.

13 13 Kommunstyrelsen KS/2013: Mindre investering Inventarier i ljuddämpande syfte till förskolans inomhusmiljö Förslag till investering: Inköp av inventarier som bord, stolar i ljuddämpande syfte till förskolans inomhusmiljö 650 tkr Verksamhet Förskola Förslag föreligger till nyinvestering, som finns med i beslutad investeringsram Som underlag i ärendet finns tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen daterad Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att bevilja den föreslagna investeringen inom den av Kommunfullmäktige fastställda upplåningsramen 214, , samt att Förvaltningsområde lärande kompenseras för tillkommande kapitalkostnader.

14 14 Kommunstyrelsen KS/2013: Mindre investering Cyklar till förskolan Förslag till investering: Inköp av cyklar till förskolan 400 tkr Verksamhet Förskola Förslag föreligger till reinvestering, som finns med i beslutad investeringsram Som underlag i ärendet finns tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen daterad Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att bevilja den föreslagna investeringen inom den av Kommunfullmäktige fastställda upplåningsramen 214, , samt att samtliga kostnader sammanhängande med investeringen bekostas av det förslagsställande förvaltningsområdet.

15 15 Kommunstyrelsen KS/2013: Mindre investering projektorer till skolan Förslag till investering: Inköp av 33 st projektorer till skolan 110 tkr Verksamhet Undervisning Förslag föreligger till nyinvestering, som finns med i beslutad investeringsram Som underlag i ärendet finns tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen daterad samt investeringsblankett med bilagor daterad Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att bevilja den föreslagna investeringen inom den av Kommunfullmäktige fastställda upplåningsramen 214, , samt att Förvaltningsområde lärande kompenseras för tillkommande kapitalkostnader.

16 16 Kommunstyrelsen KS/2013: Mindre investering Surfplattor till förskolan Förslag till investering: Inköp av 30 st surfplattor (ipads) till förskolan (en till varje avdelning) 110 tkr Verksamhet Förskola Förslag föreligger till nyinvestering, som finns med i beslutad investeringsram Som underlag i ärendet finns tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen daterad samt investeringsblankett med bilagor daterad Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att bevilja den föreslagna investeringen inom den av Kommunfullmäktige fastställda upplåningsramen 214, , samt att Förvaltningsområde lärande kompenseras för tillkommande kapitalkostnader.

17 17 Kommunstyrelsen KS/2013: Mindre investering Brandvägg (IT) Förslag till investering: Inköp av brandvägg (IT) som skydd mot nya och förändrade hotbilder avseende olika verksamhetssystem 209 tkr Verksamhet 812xx (verksamheten för IT) Förslag föreligger till reinvestering, som inte finns med i beslutad investeringsram Som underlag i ärendet finns tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen daterad samt investeringsblankett med bilagor daterad Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar att bevilja den föreslagna investeringen, medel till ändamålet anvisas genom långsiktig upplåning, samt att kommunstyrelseförvaltningens IT-enhet kompenseras för tillkommande kapitalkostnader.

18 18 Personalenheten Samordnare våld i nära relationer KS/2013: Godkännande av rutiner när en medarbetare är utsatt för våld i nära relationer Orust kommun har sedan år 2005 arbetat med att utveckla stödet till kvinnor och barn som utsatta för våld i nära relation, samt insatser för förövarna. Våld i nära relation är ett omfattande folkhälsoproblem, sker i alla åldrar och i det flesta fall i det dolda. Mörkertalet är stort, enligt BRÅ ca 75-80%. Det krävs ökad kunskap och framtagna rutiner för att kunna identifiera och våga fråga dem som är utsatta. Våld i nära relation medför ohälsa på olika sätt som i sin tur kan påverka arbetsförmågan och trivseln på arbetsplatsen. Arbetsplatsen blir en viktig arena för att kunna identifiera uppmärksamma de som lever med våld i nära relation. De flesta våldsutsatta söker inte hjälp och stöd spontant, därför har vi Orust kommun tagit fram rutiner som skall fungera som stöd för att våga fråga när en medarbetare är utsatt för våld i nära relation. Rutinerna tar upp hur man kan fråga, och vart man kan vända sig om någon är utsatt. Rutinerna är konkreta och framtagna i samarbete med personal inom hemtjänst och särskilt boende på Strandgården och Södra Morlandas hemtjänstgrupper. Rutinerna har behandlats i Central Samverkansgrupp (CSG). Som underlag i ärendet finns tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, daterad samt Våga fråga rutiner när en medarbetare är utsatt för våld i en nära relation, daterade Arbetsutskottet beslutar att godkänna Våga fråga rutiner när en medarbetare är utsatt för våld i en nära relation.

19 19 Kommunstyrelseförvaltningen KS/2012: Motion om Facebook som kommunikationsmedium för Orust kommun Veronica Almroth, Folkpartiet föreslår i motion kommunfullmäktige besluta att införa Facebook som en del av kommunikations- och informationsflödet i Orust kommun, med start senast , samt att uppdra till kommunstyrelsen att skyndsamt ta fram regler och riktlinjer för detta. Motionären menar att finnas på Facebook är ett sätt att öka demokratin och ett viktigt led i dialogen med medborgarna. I Orust kommun finns riktlinjer för sociala medier beslutade av kommunchefen , antagna som tillägg till kommunens riktlinjer för kommunikation. Där framgår bland annat att alla verksamheter skall presentera sin service och sina tjänster på Kommunens officiella webbplats är huvudkanal för extern kommunikation. Sociala medier är ett komplement i vår planerade kommunikation. För tillfället har kommunen tre officiella Facebook-kanaler: 1. Orust bibliotek 2. Orust fritidsgårdarna 3. Orust gymnasieskola Varje förvaltning har ansvar för sin egen kommunikation. Därför har också varje förvaltning beslutanderätten. Som underlag i ärendet finns tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen daterad Hans Stevander föreslår arbetsutskottet besluta att återremittera ärendet till kommunstyrelseförvaltningen för en mer omfattande utredning med förtydligande av bland annat rådande forskningsläge. Arbetsutskottet beslutar att återremittera ärendet till kommunstyrelseförvaltningen för en mer omfattande utredning med förtydligande av bland annat rådande forskningsläge.

20 20 KS/2013: Information om Henåns skola Arbetsutskottet beslutade att ge kommunchef i uppdrag att avkräva NCC på besked om de avser att enligt 7:25 AB92 skyndsamt avhjälpa felet på Henåns skola, samt att regelbundet följa ärendet i arbetsutskottet. Kommunchef informerar på sammanträdet. Informationen läggs till handlingarna.

21 21 Avsändaren KS/2008: Svar på brev angående Hällevik Yachts club, projekt i Hällevikstrand Föreligger brev enligt rubrik inkommet Arbetsutskottet beslutar att tidigare fattade beslut angående exploateringsavtalet gäller, ett eventuellt möte är därför ej befogat. Paragrafen är omedelbart justerad.

22 22 KS/2013: Ordföranden informerar Ordföranden informerar om Tillväxtprogram Tf. chef Förvaltningsområde samhällsutveckling informerar om kommande arbete med införskaffande av hjärtstartare i Orust kommun. Arbetsutskottet beslutar att ge presidiet i uppdrag att fullfölja ärendet Tillväxtprogram , samt att lägga informationen till handlingarna.

23 23 KS/2013: Information om Busslinje 335 Stenungsund Kolhättan Ordföranden informerar. Informationen läggs till handlingarna.

24 24 Anställande chef KS/2013: Prövning av tjänstetillsättningar på tillsvidaretjänster Följande tjänster föreslås tillsättas: 1. Administratör, barnomsorg-skola 100 % - Förvaltningsområde lärande 2. Undersköterska 80 % - Förvaltningsområde omsorg, Strandgården Strandvägen 2 3. Undersköterska 63 % - Förvaltningsområde omsorg, Fyrklövern särskilt boende, Skogsbrynet 4. Undersköterska 76,35 % - Förvaltningsområde omsorg, Södra Morlanda hemtjänst 5. Avgiftshandläggare 80 % - Förvaltningsområde omsorg 6. Fritidsledare Förvaltningsområde samhällsutveckling 7. Förvaltningsområdeschef för samhällsutveckling Förvaltningsområde samhällsutveckling Arbetsutskottet beslutar att bevilja tillsättning av tjänsterna nr. 1-7.