Lathund fö r registrering i Kungsbackas Alvis

Transkript

1 Sida av 5 Lathund fö r registrering i Kungsbackas Alvis Innehåll Registrera grupp... Lärling, registrera grupp... 4 Lärling orienteringskurs... 4 Validering, registrera grupp... 5 Validering del av kurs, studerandeadministration... 5 Prövning efter validering, registrera grupp... 7 Prövning efter validering, studerandeadministration... 8 Prövning, registrera grupp... 8 Prövning, studerandeadministration... 9 Registrera kurspaket... 0 Registrera kurspaket lärling... Grupprelationer koppla grupper till kurspaket... Kursplacering kurspaket individuella kursdelar... Registrera grupper på kurspaket kursdel :X... Registrera grupper på kurspaket kursdel :, :... 4 Koppla nya grupper till kurspaket... 5 Sjukfrånvaro, registrera grupp GY och SASG... 5 Sjukfrånvaro, registrera grupp SFI... 6 Sjukanmälan och friskanmälan från elev... 6 Notering sjukanmälan... 6 Brev om sjukanmälan GY och SASG... 7 Friskanmälan från elev GY och SASG... 7

2 Sida av 5 Friskanmälan från elev SFI... 7 Studieuppehåll, registrera grupp GY och SASG... 8 Studieuppehåll, registrera grupp SFI... 9 Studieuppehåll, studerandeadministrationen... 9 Ändra studietakt GY och SASG... 0 Statusregistrering (fd avbrottslistan)... Ej påbörjat... Återbud... Slutförd... Avbrott och avbrottsorsaker... Studieomfattning för yngre studerande... Läs- och skrivinlärning (sfi)... E-postmallar... 4 Folkbokföringsuppslag... 5

3 Sida av 5 Registrera grupp Börja med att skriva in kurskoden och klicka på sök. Skolverkets beskrivning kommer då in automatiskt, vilket i sin tur betyder att kursen syns vid betygsutskrift.. Välj period, t ex H4 för GY, SASG och H4SFI för SFI. Fyll i gruppnamn = Kurskod + Lärmetod (DI/FX) 4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel :, Max antal elever 0, Tidpunkt Distans, Annat, Dag eller Kväll (endast SFI), Skolform 5. Fyll i timmar (70% av kurspoängen) 6. Välj Gruppmärke Distanskurs/Flexibel kurs 7. Bocka i Rapporteras till CSN och SCB 8. Välj Bransch och Lärmetod 9. Spara

4 Lärling, registrera grupp Sida 4 av Börja med att skriva in kurskoden och klicka på sök. Skolverkets beskrivning kommer då in automatiskt, vilket i sin tur betyder att kursen syns vid betygsutskrift.. Välj period, t ex H4 för GY. Fyll i gruppnamn = LÄRL + Kurskod + Lärmetod (DI/FX) 4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel :, Max antal elever 0, Tidpunkt Annat, Skolform 5. Fyll i timmar (70% av kurspoängen) 6. Välj Typ - Lärlingsutbildning 7. Bocka i Rapporteras till CSN och SCB 8. Välj Bransch och Lärmetod 9. Spara Lärling orienteringskurs Registrering orienteringskurs till lärlingsutbildning som ovan, men ingen Typ (punkt 6 ovan) samt bocka i Undantag betyg (avslutande kursdel).

5 Validering, registrera grupp Sida 5 av 5. Börja med att skriva in kurskoden och klicka på sök.. Lägg till ett bindestreck (-) mellanslag validering i beskrivning. Välj period, t ex H5 4. Fyll i gruppnamn = Kurskod + FX eller DI + mellanslag + VAL 5. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel :, Max antal elever 0, Tidpunkt Annat, Skolform 6. Fyll i timmar (70% av kurspoängen) 7. Välj Typ Validering 8. Bocka i Rapporteras till SCB (obs inte till CSN) 9. Välj Bransch och Lärmetod flex eller distans 0. Bocka i Undantag betyg (avslutande kursdel). Spara Validering del av kurs, studerandeadministration Alla elever som ska validera antas och kursplaceras till ordinarie kurs via webbansökan. Efter att eleven gjort en fördjupad kartläggning tillsammans med lärare på skolan, bedömer läraren hur stor del av kursen som kan valideras respektive läsas. Registrering av validering görs så nära kursstart som möjligt under Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering () och Koppla ny grupp (4). Registrera hur stor del av kursen som ska valideras på grupp med grupptyp Validering. Den del av kursen som eleven ska läsa registreras in på ordinarie grupp. Exempel: En elev är kursplacerad på Vård och omsorgsarbete, flex, 00% studietakt, och läraren har bedömt att eleven kan validera 0 poäng och läsa 80 poäng.

6 Sida 6 av 5. Justera poäng, timmar och datum på ordinarie kurs genom att redigera status och klicka på Spara.. Lägg till valideringsgruppen samt aktuella poäng och timmar via Studerandeadministration/Studerande/Koppla ny grupp (4)

7 Sida 7 av 5. Start- och slutdatum ska vara samma på den ordinarie gruppen och valideringsgruppen. Start- och slutdatum blir de datum som eleven faktiskt läser. 4. Eleven betygssätts som vanligt på den ordinarie gruppen och valideringsgruppen markeras med status slutförd, (Denna funktion finns inte ännu.). Prövning efter validering, registrera grupp Börja med att skriva in kurskoden och klicka på sök.. Välj period, t ex H5. Fyll i gruppnamn = PRÖB + mellanslag + Kurskod + FX eller DI + mellanslag + VAL 4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel :, Max antal elever 0, Tidpunkt Annat, Skolform 5. Fyll i timmar 5 6. Välj Typ Prövning efter validering 7. Bocka i Rapporteras till SCB (obs inte till CSN) 8. Välj Bransch och Lärmetod prövning 9. Spara

8 Sida 8 av 5 Prövning efter validering, studerandeadministration Alla elever som ska validera antas och kursplaceras till ordinarie kurs via webbansökan. Efter att eleven gjort en fördjupad kartläggning tillsammans med lärare på skolan, kan läraren bedöma att kunskaper finns för att validera hela kursen. Då registreras en prövning efter validering. Den ordinarie gruppen som eleven kursplacerats på från början, registreras med status Ej påbörjat.. Koppla grupp Prövning efter validering under Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering () och Koppla ny grupp (4). Välj grupp som är skapad med grupptyp Prövning efter validering. Individuellt start- och slutdatum ska vara samma och alltid en fredag.. Registrera status Ej påbörjat på den ordinarie gruppen som eleven kursplacerats på från början. Ändra datum till startdatum och klicka på spara. Nu är datum, startdatum och slutdatum samma på ordinarie grupp på flik Grupphantering () Prövning, registrera grupp Registrering av grupp för prövning görs av UBA endast i de fall en elev flyttat fram sitt prövningsdatum så att detta hamnar efterföljande period.

9 Sida 9 av Börja med att skriva in kurskoden och klicka på sök.. Välj period, t ex V6. Fyll i gruppnamn = PRÖB + mellanslag + Kurskod 4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel :, Max antal elever 0, Tidpunkt Annat, Skolform 5. Fyll i timmar 5 6. Välj Typ Prövning 7. Bocka i Rapporteras till SCB (obs inte till CSN) 8. Välj Bransch och Lärmetod prövning 9. Spara Prövning, studerandeadministration Registrering av grupp för prövning görs av UBA endast i de fall en elev flyttat fram sitt prövningsdatum så att detta hamnar efterföljande period. Det första prövningstillfället registreras med status Återbud.

10 Sida 0 av 5 Registrera kurspaket Börja med att skriva in kurskod kurspaket och klicka på sök.. Välj period, t ex H4 för GY. Fyll i gruppnamn = Anmälningskod_Lärmetod (DI/FX), t ex EKASSHER_DI 4. I fältet beskrivning anges endast namnet på kurspaketet från kurskatalogen. Ta bort texten kurspaket som kommer fram automatiskt på denna rad. 5. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel :, Max antal elever 0, Tidpunkt Distans eller Annat och Skolform 6. Ett kurspaket har inga poäng eller timmar 7. Välj Typ Kurspaket 8. Kurspaket rapporteras inte till CSN och SCB 9. Välj Lärmetod 0. Spara

11 Registrera kurspaket lärling Sida av Börja med att skriva in kurskod kurspaket och klicka på sök.. Välj period, t ex H4 för GY. Fyll i gruppnamn = Anmälningskod - LÄRL 4. I fältet beskrivning anges endast namnet på kurspaketet från kurskatalogen. Ta bort texten kurspaket som kommer fram automatiskt på denna rad. 5. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel :, Max antal elever 0, Tidpunkt Annat och Skolform 6. Ett kurspaket har inga poäng eller timmar 7. Välj Typ Kurspaket 8. Kurspaket rapporteras inte till CSN och SCB 9. Spara

12 Sida av 5 Grupprelationer koppla grupper till kurspaket För att koppla grupper till kurspaket, börjar du med att skapa grupperna och därefter kurspaketet. När det är klart kopplar du grupperna till kurspaketet via Studerandeadministration/Grupp/Grupprelationer. Undantag ingående grupper till elever som läser kurspaket Lärling kopplas inte till kurspaketet. Detta på grund av att vi i förväg inte vet exakt vilka grupper som kommer ingå i lärlingselevens utbildning.. Hämta kurspaketet under grupp. Välj Grupprelationer och klicka på den blå pilen Kontrollera att det kurspaket du vill koppla grupper till står som rubrik, välj sedan aktuell period och skola 4. För att koppla grupp till kurspaket bockar du i rutan till höger om aktuell kurskod. Klicka sedan på pilarna som pekar åt höger. 5. Det högra fältet visar de grupper som du har kopplat till kurspaketet samt det totala antalet poäng. 6. Om du vill ta bort en grupp, bockar du i den du vill ta bort och klicka sedan på pilarna som pekar åt vänster. 7. När du är klar kan du se på gruppbilden för kurspaketet att det nu finns underliggande grupper kopplade till kurspaketet, se exempel på bilden under Registrera kurspaket ovan.

13 Sida av 5 Kursplacering kurspaket individuella kursdelar När eleven kursplaceras på sitt kurspaket, trillar grupperna in automatiskt på eleven, på den första perioden under studerandeadministration/studerande/grupphantering (). Om ett kurspaket sträcker sig över flera perioder, registreras grupperna för första perioden från kursplaceringen. Efterföljande grupper på kommande perioder registreras från studerandeadministration/studerande/koppla ny grupp (4) Registrera grupper på kurspaket kursdel :X Om du redan vid kursplaceringen vet vilka kurser som blir aktuella för eleven att starta med den första perioden, kan du välja att exkludera övriga kurser och koppla dessa till kurspaketet via studerandeadministrationen istället. Om du inte vet vilka kurser eleven ska starta med eller om kurspaketet ryms inom en period, kursplacerar du utan att exkludera några kurser. Exkludera kurser vid kursplacering. Klicka Exkl.grupp. Bocka i de kurser som startar kommande perioder (:X, :X osv). Klicka Exkludera

14 Registrera grupper på kurspaket kursdel :, : Sida 4 av 5. Välj period, skola, skolform och klicka på hämta. Välj kurspaket. Bocka ur de kurser du INTE vill koppla till eleven 4. Klicka på Koppla paket 5. Klicka på flik Grupphantering () och registrera start- och slutdatum på grupperna 6. Obs! Registrera också individuell kursdel på kurspaketet; :, : osv

15 Sida 5 av 5 Koppla nya grupper till kurspaket Om en grupp ska läggas till och kopplas till ett kurspaket efter att du har kursplacerat elever, behöver detta ske i rätt ordning.. Skapa den nya gruppen. Koppla den till kurspaketet genom Grupprelationer. För att koppla en elev till den nya gruppen tillhörande ett kurspaket kan du göra enligt punkt -6 under rubrik Registrera grupper på kurspaket kursdel :, : Sjukfrånvaro, registrera grupp GY och SASG Börja med att skriva in kurskoden KGYORISJ för GY och GRNORISJ för SASG och klicka på sök. Gruppen Sjukfrånvaro CSN-rapportering visas då. Välj period, t ex H5 för GY och SASG. Fyll i gruppnamn t ex KGYORISJ SJUK. Om en elev anmäler sjukfrånvaro flera gånger under samma period registreras sjuk-kurs med gruppnamn KGYORISJ SJUK osv. 4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel :, Max antal elever 0, Tidpunkt Annat, Skolform 5. Bocka i Rapporteras till CSN. (OBS viktigt! Ingen bock till SCB) 6. Bocka i Undantag betyg (avslutande kursdel) 7. Spara

16 Sjukfrånvaro, registrera grupp SFI Sida 6 av Börja med att skriva in kurskoden SFISJUK och klicka på sök. Gruppen Sjukfrånvaro SFI visas då. Välj period, t ex V6SFI. Fyll i gruppnamn t ex SFI B SJUK. Om en elev anmäler sjukfrånvaro flera gånger under samma period registreras sjuk-kurs med gruppnamn SFI B SJUK osv. 4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel :, Max antal elever 0, Tidpunkt Annat, Skolform 5. Välj Studieväg/kurs 6. OBS viktigt! Ingen bock till CSN och SCB 7. Spara Sjukanmälan och friskanmälan från elev Notering sjukanmälan När en elev anmäler sjukfrånvaro noteras detta i anteckningsrutan under Studerandeadministration/Studerande/Studerande(). Ange datum för sjukanmälan samt din signatur i Alvis.

17 Sida 7 av 5 Brev om sjukanmälan GY och SASG När en elev har gjort en sjukanmälan, skickas ett brev om sjukanmälan enligt Rutiner och riktlinjer till elevens e-post via Alvis. Tips lägg in standardbrev om sjukanmälan under e-postmallar i Mina inställningar i Alvis, se rubrik E-post-mallar. Friskanmälan från elev GY och SASG När en elev gör en friskanmälan om åter i studier, noteras detta i anteckningsrutan i Alvis under Studerandeadministration/Studerande/Studerande(). Ange datum för åter i studier samt om kursslut flyttas fram motsvarade anmäld sjukperiod samt din signatur i Alvis, se ovan. (Kursslut flyttas inte fram för anmäld sjukfrånvaro - kalenderdagar.) Flytta fram slutdatum för pågående kurs motsvarande sjukperioden. Registrera en sjuk-kurs under Studerande/Koppla ny grupp(4), med datum som motsvarar sjukskrivningsperioden. Antal poäng på sjuk-kursen ska motsvara antal veckor eleven har varit frånvarande pga sjukdom och den studietakt eleven är antagen på. I exemplet nedan studerar eleven på 00% och har en veckas anmäld sjukfrånvaro. Om eleven är antagen till ytterligare kurser, flyttas de fram motsvarande sjukperioden. Friskanmälan från elev SFI När en elev gör en friskanmälan om åter i studier, noteras detta i anteckningsrutan i Alvis under Studerandeadministration/Studerande/Studerande(). Ange datum för åter i studier. Registrera en sjuk-kurs under Studerande/Koppla ny grupp(4), med datum som motsvarar sjukskrivningsperioden. Antal timmar ska vara 0.

18 Sida 8 av 5 Studieuppehåll, registrera grupp GY och SASG 5 4. Börja med att skriva in kurskoden KGYORISU för GY och GRNORISU för SASG och klicka på sök. Gruppen Studieuppehåll visas då. Välj period, t ex H5 för GY och SASG. Fyll i gruppnamn STUDIEUPPEHÅLL 4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel :, Tidpunkt Annat, Skolform 5. Obs viktigt! Ska inte rapporteras till CSN och SCB (inga bockar i rutorna där) 6. Bocka i Undantag betyg (avslutande kursdel) 7. Spara 6

19 Studieuppehåll, registrera grupp SFI Sida 9 av Börja med att skriva in kurskoden SFISU och klicka på sök. Gruppen Studieuppehåll SFI visas då. Välj period, t ex V6SF. Fyll i gruppnamn SFI+studieväg+STUDIEUPPEHÅLL 4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel :, Tidpunkt Annat, Skolform 5. Välj Studieväg/kurs 6. Obs viktigt! Ska inte rapporteras till CSN och SCB (inga bockar i rutorna där) 7. Spara Studieuppehåll, studerandeadministrationen När en elev beviljats studieuppehåll enligt Rutiner & riktlinjer (max 4 veckor), noteras detta i anteckningsrutan under Studerandeadministration/Studerande/Studerande(). Ange dokumentationsdatum och vilka veckor eleven får studieuppehåll samt din signatur i Alvis. Informera om att eleven själv ansvarar för att kontrollera hur studieuppehållet påverkar eventuellt studiemedel från CSN.

20 Sida 0 av 5 Eleven läser gymnasial kurs: Registrera en studieuppehållet under Studerande/Koppla ny grupp(4). Studieuppehållet registreras i Alvis mellan två kurser med 0 poäng. Om studieuppehållet infaller under tiden för ny period i Alvis, skapas kursdelar :, : precis som för en ordinarie kurs, se exempel nedan. Eleven läser SASG: Registrera studieuppehållet under Studerande/Koppla ny grupp(4). Studieuppehållet registreras med 0 poäng. Dela upp kursen GRNSVA genom att skapa kursdelar : och :, se exempel nedan. Eleven läser SFI: Registrera studieuppehållet under Studerande/Koppla ny grupp(4). Studieuppehållet registreras med 0 timmar och ligger parallellt med SFI-studierna, se exempel nedan. Beslut om studieuppehåll längre än 4 veckor tas av Vuxnas lärande. För SFI-elever som önskar studieuppehåll längre än 4 veckor hanterar Vuxnas lärande även registreringen av studieuppehållet. Ändra studietakt GY och SASG Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering()

21 . Klicka på symbolen med pennan under kolumn Status Sida av 5. Ändra Datum till datum då eleven ansökt om ändrad studietakt. Ändra Slutdatum motsvarande antal veckor för önskad studietakt 4. Spara Gör en notering i anteckningsrutan om att en ändring av studietakt är gjord och vilken studietakt eleven läser på nu samt din signatur. Meddela eleven när ändringen är genomförd samt det nya slutdatumet för kursen. Informera om att eleven själv ansvarar för att kontrollera hur ändringen påverkar eventuellt studiemedel från CSN. Om kurstiden sträcker sig över periodslut, delas kursen upp i kursdelar, ex : och :. Poängen räknas då om till att motsvara antal veckor på respektive kursdel, se exempel sänkning av studietakt från 00% till 50% nedan: Statusregistrering (fd avbrottslistan) Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering() Klicka på symbolen för redigera status (pennan) och välj aktuellt status: Ej påbörjat Eleven har inte kommit till kursstart utan att meddela förhinder. Registreras med statusdatum samma som datum för individuell kursstart. Registreringen görs senast en vecka efter kursstart. Återbud Elev som lämnat återbud till sin kurs. Registreras före kursstart när eleven meddelat återbud. Statusdatum ska alltid vara ett datum före startdatum.

22 Sida av 5 Slutförd Registreras på alla kurspaketsgrupper när en elev är klar med sin utbildning. Detta ska också göras för alla orienteringskurser. Avbrott och avbrottsorsaker Registreras när eleven påbörjat kursen och sedan avbryter. Avbrott registreras om eleven inte varit aktiv på 7 dagar och avbrottsdatum (statusdatum) ska vara dagen efter att eleven varit aktiv. Avbrott kan registreras innan 75% av kursen är genomförd för elever som läser gymnasiala kurser. För elever som läser kurspaket, avbrottas aktuell kurs samt kurspaketsgruppen och efterföljande kurser registreras med återbud. Eleven läser GY eller SASG: Välj Avbrott i kolumn Avbrott under registrera status och välj aktuell avbrottsorsak. Avbrottsorsak måste alltid anges vid avbrottsregistrering. Eleven läser SFI: Välj bokstaven A i kolumn Avbrott under registrera status och välj aktuell avbrottsorsak. Avbrottsorsak måste alltid anges vid avbrottsregistrering. Avbrottsorsaker Arbete (AR) Andra studier (AS) Bristande aktivitet (BA) Annan orsak (AN)

23 Sida av 5 Studieomfattning för yngre studerande Markera studieomfattning i Alvis för elever med studiehjälp (yngre än 0 år). Studieomfattning anges som heltid (H) eller deltid (D).. Fyll i studieomfattning heltid (H) eller deltid (D). Klicka på spara Läs- och skrivinlärning (sfi). Välj deltagit respektive ej deltagit i läs- och skrivinlärning inom sfi. Klicka på spara

24 Sida 4 av 5 E-postmallar Klicka på den lilla gubben (=Mina inställningar) till höger i bild på startsidan. Välj flik Epost-mallar (). Klicka på knappen Ny 4. Namnge din mall, t ex brev vid sjukanmälan 5. Skriv in texten 6. Klicka på Spara När du klickar på symbolen för e-post på elevens profil kan du välja vilken mall du vill använda och skicka.

25 Sida 5 av 5 Folkbokföringsuppslag Studerandeadministration/Studerande/Studerande(). Senaste folkbokföringsuppslag. Adresslogg visar de adresser som eleven varit folkbokförd på (klicka). Klicka på knappen Navet för att uppdatera folkbokföringskommun, spara