Lathund fö r registrering i Kungsbackas Alvis

Transkript

1 Sida 1 av 38 Lathund fö r registrering i Kungsbackas Alvis Innehåll Grundläggande och gymnasiala kurser, registrera grupp... 3 Trainee (GY), registrera grupp... 4 Validering, registrera grupp... 5 Validering del av kurs, studerandeadministration... 5 Prövning efter validering, registrera grupp... 7 Prövning efter validering, studerandeadministration... 7 Prövning, registrera grupp... 9 Prövning, studerandeadministration... 9 Registrera kurspaket Registrera kurspaket Trainee Grupprelationer koppla grupper till kurspaket Kursplacering Kursplacering fristående kurs Kursplacering kurspaket Registrera grupper på kurspaket kursdel 1:X Registrera grupper på kurspaket kursdel 2:3, 3: Koppla nya grupper till kurspaket Kursplacera elev till samma kurs flera gånger Sjukfrånvaro, registrera grupp GY och GRN Sjukfrånvaro, registrera grupp SFI Sjukanmälan och friskanmälan från elev Notering sjukanmälan... 20

2 Sida 2 av 38 Brev om sjukanmälan GY och GRN Friskanmälan från elev GY och GRN Friskanmälan från elev SFI Studieuppehåll, registrera grupp GY och GRN Studieuppehåll, registrera grupp SFI Studieuppehåll, studerandeadministrationen Ändra studietakt GY och GRN Statusregistrering Ej påbörjat Prövning Återbud Prövning Slutförd Avbrott och avbrottsorsaker Studieförsäkran Studieomfattning för yngre studerande Läs- och skrivinlärning (sfi) Betygsättning och betygskatalog Betygsregistrering Betygskatalog Nationella prov, registrering Studerande-id E-postmallar Folkbokföringsuppslag Ekonomi Priskontroll inför frysning (GRN, GY) Klarmarkera närvarotimmar Sfi och registrera praktiktimmar Återbetalning avslutande kursdel (GRN, GY) Betalningsunderlag... 38

3 Sida 3 av 38 Grundläggande och gymnasiala kurser, registrera grupp Börja med att skriva in kurskoden och klicka på sök. Skolverkets beskrivning kommer då in automatiskt, vilket i sin tur betyder att kursen syns vid betygsutskrift. 2. Välj period, t ex H14 3. Fyll i gruppnamn = Kurskod + Lärmetod (DI/FX) 4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Max antal elever 30, Tidpunkt Distans eller Annat (GY) resp Annat (GRN), Skolform 5. Fyll i timmar (70% av kurspoängen) 6. Välj Gruppmärke Distanskurs/Flexibel kurs (GY), Flexibel (GRN) 7. Bocka i Rapporteras till CSN och SCB 8. Välj Bransch och Lärmetod 9. Spara

4 Trainee (GY), registrera grupp Sida 4 av Börja med att skriva in kurskoden och klicka på sök. Skolverkets beskrivning kommer då in automatiskt, vilket i sin tur betyder att kursen syns vid betygsutskrift. 2. Välj period, t ex V16 3. Fyll i gruppnamn = TR + Kurskod + Lärmetod (DI/FX) 4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Max antal elever 30, Tidpunkt Distans, Annat, Skolform 5. Fyll i timmar (70% av kurspoängen) 6. Välj Gruppmärke (Distanskurs/Flexibel kurs) och Typ (Trainee) 7. Bocka i Rapporteras till CSN och SCB 8. Välj Bransch och Lärmetod 9. Spara

5 Validering, registrera grupp Sida 5 av Börja med att skriva in kurskoden och klicka på sök. 2. Lägg till ett bindestreck (-) mellanslag validering i beskrivning 3. Välj period, t ex H15 4. Fyll i gruppnamn = Kurskod + FX eller DI + mellanslag + VAL (för GRN endast FX) 5. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Max antal elever 30, Tidpunkt Distans, Annat (för GRN endast flex), Skolform 6. Fyll i timmar (70% av kurspoängen) 7. Välj Typ Validering 8. Bocka i Rapporteras till SCB (obs inte till CSN) 9. Välj Bransch och Lärmetod flex eller distans (för GRN endast flex) 10. Bocka i Undantag betyg (avslutande kursdel) 11. Spara Validering del av kurs, studerandeadministration Alla elever som ska validera antas och kursplaceras till ordinarie kurs via webbansökan. Efter att eleven gjort en fördjupad kartläggning tillsammans med lärare på skolan, bedömer läraren hur stor del av kursen som kan valideras respektive läsas. Registrering av validering görs så nära kursstart som möjligt under Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering (3) och Koppla ny grupp (4). Den del av kursen som eleven ska läsa registreras in på ordinarie grupp med den studietakt som eleven läser. Den del av kursen som ska valideras registreras på grupp med grupptyp Validering, parallellt med ordinarie grupp som eleven ska läsa. Exempel: En elev är kursplacerad på Vård och omsorgsarbete 1, flex, 100% studietakt, och läraren har bedömt att eleven kan validera 120 poäng och läsa 80 poäng (4 veckor).

6 Sida 6 av Justera poäng, timmar och datum på ordinarie kurs genom att redigera status och klicka på Spara. 2. Lägg till valideringsgruppen samt aktuella poäng och timmar via Studerandeadministration/Studerande/Koppla ny grupp (4) 3. Start- och slutdatum ska vara samma på den ordinarie gruppen och valideringsgruppen. Start- och slutdatum blir de datum som eleven faktiskt läser. 4. Eleven betygssätts som vanligt på den ordinarie gruppen och valideringsgruppen markeras med status slutförd, (Denna funktion finns inte ännu.).

7 Sida 7 av 38 Prövning efter validering, registrera grupp Börja med att skriva in kurskoden och klicka på sök. 2. Välj period, t ex H15 3. Fyll i gruppnamn = PRÖB + mellanslag + Kurskod + FX eller DI + mellanslag + VAL (för GRN endast FX) 4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Max antal elever 10, Tidpunkt Distans, Annat, Skolform 5. Fyll i timmar 5 6. Välj Typ Prövning efter validering 7. Bocka i Rapporteras till SCB (obs inte till CSN) 8. Välj Bransch och Lärmetod prövning 9. Spara Prövning efter validering, studerandeadministration Alla elever som ska validera antas och kursplaceras till ordinarie kurs via webbansökan. Efter att eleven gjort en fördjupad kartläggning tillsammans med lärare på skolan, kan läraren bedöma att kunskaper finns för att validera hela kursen. Då registreras en prövning efter validering. Den ordinarie gruppen som eleven kursplacerats på från början, registreras med status Ej påbörjat. 1. Koppla grupp Prövning efter validering under Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering (3) och Koppla ny grupp (4). Välj grupp som är skapad med grupptyp Prövning efter validering. Individuellt start- och slutdatum ska vara samma och alltid en fredag.

8 Sida 8 av Registrera status Ej påbörjat på den ordinarie gruppen som eleven kursplacerats på från början. Ändra datum till startdatum och klicka på spara. Nu är datum, startdatum och slutdatum samma på ordinarie grupp på flik Grupphantering (3)

9 Sida 9 av 38 Prövning, registrera grupp Registrering av grupp för prövning görs av UBA endast i de fall en elev flyttat fram sitt prövningsdatum så att detta hamnar efterföljande period Börja med att skriva in kurskoden och klicka på sök. 2. Välj period, t ex V16 3. Fyll i gruppnamn = PRÖB + mellanslag + Kurskod 4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Max antal elever 10, Tidpunkt Annat, Skolform 5. Fyll i timmar 5 6. Välj Typ Prövning 7. Bocka i Rapporteras till SCB (obs inte till CSN) 8. Välj Bransch och Lärmetod prövning 9. Spara Prövning, studerandeadministration Registrering av grupp för prövning görs av UBA endast i de fall en elev flyttat fram sitt prövningsdatum så att detta hamnar efterföljande period. Det första prövningstillfället registreras med status Återbud.

10 Registrera kurspaket Sida 10 av Börja med att skriva in kurskod kurspaket och klicka på sök. 2. Välj period, t ex H14 för GY 3. Fyll i gruppnamn = Anmälningskod_Lärmetod (DI/FX), t ex EKASSHER_DI 4. I fältet beskrivning anges endast namnet på kurspaketet från kurskatalogen. Ta bort texten kurspaket som kommer fram automatiskt på denna rad. 5. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Max antal elever 30, Tidpunkt Distans eller Annat och Skolform 6. Ett kurspaket har inga poäng eller timmar 7. Välj Typ Kurspaket 8. Kurspaket rapporteras inte till CSN och SCB 9. Välj Lärmetod 10. Spara

11 Registrera kurspaket Trainee Sida 11 av Börja med att skriva in kurskod kurspaket och klicka på sök. 2. Välj period, t ex V16 för GY 3. Fyll i gruppnamn = TRAINEE_Anmälningskod_Lärmetod (DI/FX), t ex TRAINEE_OP_FX 4. I fältet beskrivning anges endast namnet på kurspaketet från kurskatalogen. Ta bort texten kurspaket som kommer fram automatiskt på denna rad. 5. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Max antal elever 30, Tidpunkt Distans eller Annat och Skolform 6. Ett kurspaket har inga poäng eller timmar 7. Välj Typ Kurspaket 8. Kurspaket rapporteras inte till CSN och SCB 9. Välj Lärmetod 10. Spara

12 Sida 12 av 38 Grupprelationer koppla grupper till kurspaket För att koppla grupper till kurspaket, börjar du med att skapa grupperna och därefter kurspaketet. När det är klart kopplar du grupperna till kurspaketet via Studerandeadministration/Grupp/Grupprelationer Hämta kurspaketet under grupp 2. Välj Grupprelationer och klicka på den blå pilen Kontrollera att det kurspaket du vill koppla grupper till står som rubrik, välj sedan aktuell period och skola 4. För att koppla grupp till kurspaket bockar du i rutan till höger om aktuell kurskod. Klicka sedan på pilarna som pekar åt höger. 5. Det högra fältet visar de grupper som du har kopplat till kurspaketet samt det totala antalet poäng. 6. Om du vill ta bort en grupp, bockar du i den du vill ta bort och klicka sedan på pilarna som pekar åt vänster. 7. När du är klar kan du se på gruppbilden för kurspaketet att det nu finns underliggande grupper kopplade till kurspaketet, se exempel på bilden under Registrera kurspaket ovan.

13 Sida 13 av 38 Kursplacering Kungsbacka tillämpar fasta startdatum för nya elever och kontinuerliga starter för elever som önskar förlänga pågående studieplan. På startsidan i Alvis finns information om det finns fördelade ansökningar som väntar på kursplacering. Ansökan/Kursplacering/Sök(1) Här kan du göra olika urval, t ex sortera per skolform om din skola är leverantör inom flera skolformer i Kungsbacka. Skolan ska inte kursplacera elever på kurser de inte är antagna till. Kontrollera att eleven inte har några kurser exkluderade från ansökan/antagning. Detta är särskilt viktigt vid kursplacering av kurspaket som sträcker sig över flera perioder. Om eleven har exkluderade kurser från ansökan/antagning syns detta under Ansökan/Ansökningar/Arbeta(3). Tips! Vid kursplacering flyttas eleven från kursplacering till studerandeadministration. Innan du börjar kursplacera dina elever kan du skriva ut en excellista från Filgeneratorn för att på så sätt ha koll på vilka elever du har kursplacerat med tanke på kallelse till introduktion. I excellistan framgår om eleven är antagen som nystartselev eller om eleven antagits till kontinuerlig kursstart och därmed ska förlänga sin pågående studieplan. Excellistan hittar du här: Statistik/Aktuellt/Ansökan/Ansökanstatistik&kursstarter, klicka på filen Fördelad till kursplacering, bocka i rutorna Aktivera sortering och filtrering av resultat samt Exportera direkt till Excel(skv). Därefter klicka på knappen Kör fil.

14 Kursplacering fristående kurs Ansökan/Kursplacering/Kursplacera(2) Sida 14 av Bocka i rutan Välj 2. Kontrollera Period och Skola 3. Välj grupp Om det saknas grupp att välja måste du först skapa gruppen. Klicka på symbolen med det lilla gröna plustecknet för att komma till gruppregistrering. När du har sparat din grupp återvänder du till Kursplaceringen genom att klicka på den blå bollen med vit pil uppe till höger och välj Kursplacering. 4. Justera slutdatum på kursen enligt den studietakt som eleven angivit i sin ansökan. Klicka på Visa hela ansökan som pdf för att se vilken studietakt eleven önskar läsa. Var uppmärksam på om det är en pågående elev, då behöver troligen även startdatum justeras. siffrorna blir svarta. Om slutdatum passerar periodens slut, markeras detta med röda siffror och det går inte att kursplacera eleven. Ändra datum till periodens slut, klicka någonstans utanför datumfältet, så att 5. Klicka på knappen Spara. Elevens ansökan försvinner nu från Kursplaceringen och uppgifterna flyttas över till Studerandeadministrationen. 6. Efter kursplacering justerar du elevens studieplan i Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering(3) genom att räkna om poäng/timmar samt registrera kursdel 1:2. Lägg därefter till kursdel 2:2 via Studerandeadministration/Studerande/Koppla ny grupp(4).

15 Exempel på kursplacering med datum inom samma period: Sida 15 av 38 Exempel på kursplacering med kursdelar, datum som passerar periodens slut: Kursplacering kurspaket Ansökan/Kursplacering/Kursplacera(2) 1. Bocka i rutan Välj 2. Kontrollera Period och Skola 3. Välj grupp 4. Knappen Exkl.grupp: Om du redan vid kursplaceringen vet vilka kurser som blir aktuella för eleven att starta med den första perioden, kan du välja att exkludera övriga kurser och koppla dessa till kurspaketet via studerandeadministrationen istället, se rubrik Registrera grupper på kurspaket kursdel 1:X. Om du inte vet vilka kurser eleven ska starta med eller om kurspaketet ryms inom en period, kursplacerar du utan att exkludera några kurser. 5. Justera slutdatum på kurspaketet enligt den studietakt som eleven angivit i sin ansökan. Klicka på Visa hela ansökan som pdf för att se vilken studietakt eleven önskar läsa. Om slutdatum passerar periodens slut, markeras detta med röda siffror och det går inte att kursplacera eleven. Ändra datum till periodens slut, klicka någonstans utanför datumfältet, så att siffrorna blir svarta. 6. Klicka på knappen Spara. Elevens ansökan försvinner nu från Kursplaceringen och uppgifterna flyttas över till Studerandeadministrationen. 7. Efter kursplacering justerar du elevens studieplan i Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering(3) genom att räkna om poäng/timmar samt registrera kursdel 1:X där detta blir aktuellt. Registrera därefter kurserna på kommande period enligt rubrik Registrera grupper på kurspaket kursdel 2:3, 3:3. Obs -

16 Sida 16 av 38 för att vi ska kunna se att eleven läser kurser inom ramen för ett kurspaket, måste kurserna kopplas via Studerandeadministration/Studerande/Koppla ny grupp (4). Registrera grupper på kurspaket kursdel 1:X Om du redan vid kursplaceringen vet vilka kurser som blir aktuella för eleven att starta med den första perioden, kan du välja att exkludera övriga kurser och koppla dessa till kurspaketet via studerandeadministrationen istället. Om du inte vet vilka kurser eleven ska starta med eller om kurspaketet ryms inom en period, kursplacerar du utan att exkludera några kurser. Exkludera kurser vid kursplacering 1. Klicka Exkl.grupp 2. Bocka i de kurser som startar kommande perioder (2:X, 3:X osv) 3. Klicka Exkludera

17 Sida 17 av 38 Registrera grupper på kurspaket kursdel 2:3, 3:3 1. Välj period, skola, skolform och klicka på hämta 2. Välj kurspaket 3. Bocka ur de kurser du INTE vill koppla till eleven. Var särskilt uppmärksam på om det finns eventuella kurser som exkluderats från ansökan/antagning och som eleven därmed inte får läsa 4. Klicka på Koppla paket 5. Klicka på flik Grupphantering (3) och registrera start- och slutdatum på grupperna 6. Obs! Registrera också individuell kursdel på kurspaketet; 2:3, 3:3 osv Koppla nya grupper till kurspaket Om en grupp ska läggas till och kopplas till ett kurspaket efter att du har kursplacerat elever, behöver detta ske i rätt ordning. 1. Skapa den nya gruppen 2. Koppla den till kurspaketet genom Grupprelationer 3. För att koppla en elev till den nya gruppen tillhörande ett kurspaket kan du göra enligt punkt 1-6 under rubrik Registrera grupper på kurspaket kursdel 2:3, 3:3

18 Sida 18 av 38 Kursplacera elev till samma kurs flera gånger En elev kan endast kursplaceras en gång per grupp (unikt gruppnamn) och skola under samma period. Om en elev blir antagen till samma kurs flera gånger under samma period, hos samma UBA, skapar man ett unikt gruppnamn genom att lägga till mellanslag och bokstaven A. Detta gäller för alla typer av grupper Sök fram aktuell grupp via Studerandeadministration/Grupp. Klicka på knappen Ny/Behåll för att kopiera gruppen. 2. Lägg till mellanslag och bokstaven A i gruppnamn

19 Sida 19 av 38 Sjukfrånvaro, registrera grupp GY och GRN Börja med att skriva in kurskoden KGYORI1SJ för GY och GRNORI2SJ för GRN och klicka på sök. Gruppen Sjukfrånvaro CSN-rapportering visas då 2. Välj period, t ex H15 för GY och GRN 3. Fyll i gruppnamn t ex KGYORI1SJ SJUK 1. Om en elev anmäler sjukfrånvaro flera gånger under samma period registreras sjuk-kurs med gruppnamn KGYORI1SJ SJUK 2 osv. 4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Max antal elever 30, Tidpunkt Annat, Skolform 5. Bocka i Rapporteras till CSN. (OBS viktigt! Ingen bock till SCB) 6. Bocka i Undantag betyg (avslutande kursdel) 7. Spara

20 Sjukfrånvaro, registrera grupp SFI Sida 20 av Börja med att skriva in kurskoden SFISJUK och klicka på sök. Gruppen Sjukfrånvaro SFI visas då 2. Välj period, t ex V16SFI 3. Fyll i gruppnamn t ex SFI 1B SJUK 1. Om en elev anmäler sjukfrånvaro flera gånger under samma period registreras sjuk-kurs med gruppnamn SFI 1B SJUK 2 osv. 4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Max antal elever 30, Tidpunkt Annat, Skolform 5. Välj Studieväg/kurs 6. OBS viktigt! Ingen bock till CSN och SCB 7. Spara Sjukanmälan och friskanmälan från elev Notering sjukanmälan När en elev anmäler sjukfrånvaro noteras detta i anteckningsrutan under Studerandeadministration/Studerande/Studerande(2). Ange datum för sjukanmälan samt din signatur i Alvis.

21 Sida 21 av 38 Brev om sjukanmälan GY och GRN När en elev har gjort en sjukanmälan, skickas ett brev om sjukanmälan enligt Rutiner och riktlinjer till elevens e-post via Alvis. Tips lägg in standardbrev om sjukanmälan under e-postmallar i Mina inställningar i Alvis, se rubrik E-post-mallar. Friskanmälan från elev GY och GRN När en elev gör en friskanmälan om åter i studier, noteras detta i anteckningsrutan i Alvis under Studerandeadministration/Studerande/Studerande(2). Ange datum för åter i studier samt om kursslut flyttas fram motsvarade anmäld sjukperiod samt din signatur i Alvis, se ovan. (Kursslut flyttas inte fram för anmäld sjukfrånvaro 1-3 kalenderdagar.) Flytta fram slutdatum för pågående kurs motsvarande sjukperioden. Registrera en sjuk-kurs under Studerande/Koppla ny grupp(4), med datum som motsvarar sjukskrivningsperioden. Antal poäng på sjuk-kursen ska motsvara antal veckor eleven har varit frånvarande pga sjukdom och den studietakt eleven är antagen på. I exemplet nedan studerar eleven på 100% och har en veckas anmäld sjukfrånvaro. Om eleven är antagen till ytterligare kurser, flyttas de fram motsvarande sjukperioden. Friskanmälan från elev SFI När en elev gör en friskanmälan om åter i studier, noteras detta i anteckningsrutan i Alvis under Studerandeadministration/Studerande/Studerande(2). Ange datum för åter i studier. Registrera en sjuk-kurs under Studerande/Koppla ny grupp(4), med datum som motsvarar sjukskrivningsperioden. Antal timmar ska vara 0.

22 Sida 22 av 38 Studieuppehåll, registrera grupp GY och GRN Börja med att skriva in kurskoden KGYORI1SU för GY och GRNORI2SU för GRN och klicka på sök. Gruppen Studieuppehåll visas då 2. Välj period, t ex H15 för GY och GRN 3. Fyll i gruppnamn STUDIEUPPEHÅLL 4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Tidpunkt Annat, Skolform 5. Obs viktigt! Ska inte rapporteras till CSN och SCB (inga bockar i rutorna där) 6. Bocka i Undantag betyg (avslutande kursdel) 7. Spara 6

23 Studieuppehåll, registrera grupp SFI Sida 23 av Börja med att skriva in kurskoden SFISU och klicka på sök. Gruppen Studieuppehåll SFI visas då 2. Välj period, t ex V16SFI 3. Fyll i gruppnamn SFI+studieväg+STUDIEUPPEHÅLL 4. Välj Skola, Fyll i start- och slutdatum för perioden, Kursdel 1:1, Tidpunkt Annat, Skolform 5. Välj Studieväg/kurs 6. Obs viktigt! Ska inte rapporteras till CSN och SCB (inga bockar i rutorna där) 7. Spara Studieuppehåll, studerandeadministrationen När en elev beviljats studieuppehåll enligt Rutiner & riktlinjer, noteras detta i anteckningsrutan under Studerandeadministration/Studerande/Studerande(2). Ange dokumentationsdatum och vilka veckor eleven får studieuppehåll samt din signatur i Alvis. Informera om att eleven själv ansvarar för att kontrollera hur studieuppehållet påverkar eventuellt studiemedel från CSN.

24 Eleven läser en grundläggande eller gymnasial kurs: Sida 24 av 38 Registrera studieuppehållet under Studerande/Koppla ny grupp(4). Studieuppehållet registreras i Alvis mellan två kurser med 0 poäng. Om studieuppehållet infaller under tiden för ny period i Alvis, skapas kursdelar 1:2, 2:2 precis som för en ordinarie kurs, se exempel nedan. Eleven läser SFI: Registrera studieuppehållet under Studerande/Koppla ny grupp(4). Studieuppehållet registreras med 0 timmar och ligger parallellt med SFI-studierna, se exempel nedan. Beslut om studieuppehåll längre än 8 veckor tas av Vuxnas lärande. För SFI-elever som önskar studieuppehåll längre än 8 veckor hanterar Vuxnas lärande även registreringen av studieuppehållet. Ändra studietakt GY och GRN Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering(3) 1. Klicka på symbolen med pennan under kolumn Status 2. Ändra Datum till datum då eleven ansökt om ändrad studietakt 3. Ändra Slutdatum motsvarande antal veckor för önskad studietakt 4. Spara Gör en notering i anteckningsrutan om att en ändring av studietakt är gjord och vilken studietakt eleven läser på nu samt din signatur. Meddela eleven när ändringen är genomförd samt det nya slutdatumet för kursen. Informera om att eleven själv ansvarar för att kontrollera hur ändringen påverkar eventuellt studiemedel från CSN.

25 Sida 25 av 38 Om kurstiden sträcker sig över periodslut, delas kursen upp i kursdelar, ex 1:2 och 2:2. Poängen räknas då om till att motsvara antal veckor på respektive kursdel, se exempel sänkning av studietakt från 100% till 50% nedan: Statusregistrering Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering(3) Klicka på symbolen för redigera status (pennan) och välj aktuellt status: Ej påbörjat Ej påbörjat registreras när eleven inte kommit till kursen utan att meddela förhinder. Registreras med samma statusdatum som datum för individuell kursstart och registrering ska ske senast en vecka efter kursstart. För elever som läser enstaka kurs (med flera kursdelar) registreras ej påbörjat på kursdel 1:2 och återbud på kursdel 2:2. För elever som är antagen till kurspaket registreras ej påbörjat på aktuell kurs samt kurspaketsgruppen och efterföljande kurser registreras med återbud. Prövning Ej påbörjat registreras när eleven inte kommit till prövningen utan att meddela förhinder. Ej påbörjat registreras med samma statusdatum som prövningsdatum och ska registreras senast en vecka efter prövningsdatum. Återbud Elev kan lämna återbud till en kurs till och med dagen innan startdatum. Statusdatum ska alltid vara ett datum före startdatum. Återbud ska registreras senast en vecka efter kursstart. Prövning Återbud registreras före prövningsdatum när eleven meddelat återbud. Slutförd Status slutförd ska registreras på alla kurspaketsgrupper och orienteringskurser. När utbildningen är avslutad registreras status slutförd på samtliga kurspaketsgrupper/kursdelar. Statusdatum ska alltid vara samma som slutdatum för kurspaket respektive orienteringskurs. Slutförd ska registreras senast en vecka efter att kurspaket/orienteringskurs är slutförd. Vid tveksamhet kontakta VL.

26 Sida 26 av 38 Avbrott och avbrottsorsaker Avbrott registreras när eleven påbörjat kursen och sedan avbryter sina studier. Avbrott ska registreras i Alvis senast 14 dagar efter avbrott. Avbrott registreras om eleven inte varit aktiv på sju dagar och avbrottsdatum (statusdatum) ska vara dagen efter att eleven varit aktiv. Aktiv betyder att eleven gör framsteg i sina studier genom t ex en inlämningsuppgift, skriver prov eller fått handledning och det är läraren som gör denna bedömning. Avbrott ska registreras innan 75% av kursen är genomförd. Om eleven har läst 75% eller mer av kursen ska betyg sättas utifrån det betygsunderlag som finns. För elever som läser enstaka kurs (med flera kursdelar) och avbryter på kursdel 1:X, registreras avbrott på kursdel 1:X och återbud på resterande kursdelar. För elever som läser kurspaket, avbrottas aktuell kurs samt kurspaketsgruppen och efterföljande kurser registreras med återbud. Eleven läser GY eller GRN: Välj Avbrott i kolumn Avbrott under registrera status och välj aktuell avbrottsorsak. Avbrottsorsak måste alltid anges vid avbrottsregistrering. Eleven läser SFI: Välj bokstaven A i kolumn Avbrott under registrera status och välj aktuell avbrottsorsak. Avbrottsorsak måste alltid anges vid avbrottsregistrering. Avbrottsorsaker som UBA registrerar: Arbete (AR), Andra studier (AS), Bristande aktivitet (BA), Annan orsak (AN) Avbrottsorsak Kursbyte, Byte UBA, Byte kommun beslutas av Vuxnas lärande. Elever hänvisas till studie- och karriärvägledningen.

27 Sida 27 av 38 Studieförsäkran Under Notifieringar på Alvis startsida kan du se om det finns elever med kursstarter som saknar studieförsäkran från skolan. Notifieringen visar om det finns antagna elever där datum för individuell kursstart har passerat. Studieförsäkran kan inte registreras innan kursen har startat. Samtliga kursdelar måste intygas. Detta innebär att skolan registrerar studieförsäkran både på kursdel 1:2 och 2:2 i de fall en kurs sträcker sig in i efterkommande period. Studieförsäkran för kursdel 2:2 kan registreras tidigast dagen efter periodens startdatum. Klicka på Excel-symbolen för att få fram en lista över aktuella kursdeltagare på din skola. Intygande av påbörjade studier ska registreras skyndsamt, då detta påverkar när de studerande kan få sitt studiestöd utbetalt. I Alvis kan man registrera studieförsäkran på flera olika ställen; Studerande, Grupp, Lärarfunktioner och Klassrum. Registrering av studieförsäkran markeras med en färgsymbol; grön, gul respektive röd boll på raden för aktuell kurs och kursdeltagare. Röd boll = Försäkran att elev inte studerar, rapporteras som Nej till CSN Gul boll = Försäkran saknas, rapporteras som Nej till CSN Grön boll = Försäkran att elev studerar, rapporteras som Ja till CSN Exempel på registrering av studieförsäkran via Studerandeadministration/Studerande/Grupphantering(3): 1. Välj Registrera studieförsäkran genom att klicka på listpilen bredvid Status 2. Bocka för den kurs som du ska intyga att eleven är i studier (eller inte är i studier) 3. Välj Registrera studieförsäkran Ja eller Nej och klicka på Spara

28 Sida 28 av Symbolen för studieförsäkran ändrar nu färg till grön respektive röd Studieomfattning för yngre studerande Markera studieomfattning i Alvis för elever med studiehjälp (yngre än 20 år). Studieomfattning anges som heltid (H) eller deltid (D) Fyll i studieomfattning heltid (H) eller deltid (D) 2. Klicka på spara 2

29 Läs- och skrivinlärning (sfi) Sida 29 av Välj deltagit respektive ej deltagit i läs- och skrivinlärning inom sfi 2. Klicka på spara Betygsättning och betygskatalog Betygsregistrering 1. Sök fram gruppen där du har elever som ska betygsättas via Studerandeadministration/Lärarfunktioner[Sök fram gruppen]/betygsättning(4) 2. Skriv in betyget i kolumn Betyg. Betygsdatum fylls automatiskt med elevens individuella slutdatum. Klicka på spara.

30 Sida 30 av Signera betyg genom att ange ditt lösenord till Alvis Kungsbacka och klicka på Signera. Du får en bekräftelse på skärmen om att uppdateringen har genomförts. 4. Lås betyget genom att klicka på knappen Lås betyg. Du får en bekräftelse på skärmen om att betyget har låsts och en blå boll visar att betyget är låst. Betygskatalog 1. Utskrift av betygskatalog gör du via Studerandeadministration/Lärarfunktioner [Sök fram gruppen]/betygskatalog(8)

31 Sida 31 av a) Fyll i lärarens namn enligt instruktionen i Alvis. b) Välj Skolformens standardtext. c) Bocka i rutan framför elevens/elevernas personnummer och klicka på skriv ut. Flera elever kan finnas på samma betygskatalog. Nationella prov, registrering Studerandeadministration/Lärarfunktioner[sök fram aktuell grupp]/betygsättning(4)/[nationella prov. Följ instruktionen i Alvis. Genomförda prov och registrerade provresultat syns också per studerande under Studerandeadministration/Studerande/[sök fram eleven]/översikt(9) Studerande-id Varje elev i Alvis har ett unikt studerande-id. Detta kan man använda för att söka fram en elev, precis som med ett personnummer via Studerandeadministration/Studerande 1. Klicka på Utökad sökning

32 2. Fyll i Studerande-id och klicka på Sök Sida 32 av 38 Studerande-id i Alvis är unikt för varje elev. Studerande-id finns under flik Studerande(2). E-postmallar Klicka på den lilla gubben (=Mina inställningar) till höger i bild på startsidan 2. Välj flik Epost-mallar (3) 3. Klicka på knappen Ny 4. Namnge din mall, t ex brev vid sjukanmälan 5. Skriv in texten 6. Klicka på Spara När du klickar på symbolen för e-post på elevens profil kan du välja vilken mall du vill använda och skicka.

33 Sida 33 av 38 Folkbokföringsuppslag Studerandeadministration/Studerande/Studerande(2) Senaste folkbokföringsuppslag 2. Adresslogg visar de adresser som eleven varit folkbokförd på (klicka) 3. Klicka på knappen Navet för att uppdatera folkbokföringskommun, spara 1 Ekonomi Inför varje månadsfrysning och slutfrysning görs en priskontroll senast en vecka innan frysningsdatum för GRN och GY. För SFI motsvarar priskontrollen att klarmarkera närvarotimmar månadsvis i efterskott. Preliminära datum för frysning finns i frysningsschema: Ekonomi/Ekonomiunderlag/Ekonomikörning(1) [välj aktuellt frysschema].

34 Sida 34 av 38 Priskontroll inför frysning (GRN, GY) Ekonomi/Ekonomiunderlag/Priskontroll(3) 1. Välj Frysschema i listan 2. Bocka i radioknappen Grupper 3. Klicka på knappen Kontrollera 4. Åtgärda grupper som saknar bransch eller lärmetod. Meddela Vuxnas lärande om det inte går att registrera uppgiften eller om prisgrupp saknas. Om listan är tom eller endast grupper för studieuppehåll och sjukregistrering, så är allt OK. Klarmarkera närvarotimmar Sfi och registrera praktiktimmar Klarmarkering av SFI-månad innebär att månaden räknas med för ekonomisk ersättning och att statistik rapporteras till SCB. SFI-grupperna måste klarmarkeras för att rätt ekonomiskt utfall ska ske. Klarmarkering görs senast 1 vecka innan frysning. I samband med klarmarkering av närvarotimmar registreras också eventuella praktiktimmar.

35 Sida 35 av 38 Sök fram och välj aktuell SFI-grupp via Studerandeadministration/Lärarfunktioner/ Klicka på flik Frånvaro månadsvis (6) och därefter på månad som ska rapporteras. 1. Välj aktuell månad genom att klicka på den 2. Fyll i erbjudna timmar och erbjudna praktiktimmar på varje elev i gruppen 3. Fyll i frånvarotimmar och frånvaro praktiktimmar på varje elev i gruppen 4. Klicka på spara När alla erbjudna och frånvarande timmar är registrerade för aktuell månad är det dags att klarmarkera.

36 Sida 36 av Välj aktuell månad genom att klicka på den 2. Bocka i kryssrutan framför Klarmarkera XX Klicka på Spara 4. Nu kan du se en grön boll vid aktuell månad som indikerar att månaden är klarmarkerad på den aktuella gruppen.

37 Återbetalning avslutande kursdel (GRN, GY) Ekonomi/Ekonomiunderlag/Ekonomikörning(1) Sida 37 av Välj Frysschema vux våren Period V14 3. Skola 4. Filtyp, bocka i Per studerande och grupp 5. Fryst/skarp data, bocka i Skarp data 6. Frysning, välj Slut 7. Bocka i Återbetalning Antagen avslutande kursdel 8. Klicka på Excel-knappen Excel-tabellen visar alla elever som ligger registrerade på en avslutande kursdel för den aktuella perioden och som inte är betygsatta. Detta betyder att ersättningen kommer att krediteras vid slutfrysningen om kursen inte betygsätts. Om det är någon elev som felaktigt ligger registrerad som antagen, men egentligen ska vara registrerad med en annan status, registreras detta i enligt Rutiner och riktlinjer för vuxenutbildningen i Kungsbacka kommun.

38 Sida 38 av 38 Betalningsunderlag När månadsfrysning eller slutfrysning är gjord genererar Alvis ett betalningsunderlag som underlag för fakturering. Ekonomi/Ekonomiunderlag/Betalning (7)/[välj aktuellt frysschema]/skola/[välj aktuell frysning]. Klicka på knappen Betalningsunderlag och Alvis öppnar en pdf-fil i nytt fönster.