Kommunstyrelsens underlag inför budgetberedningens arbete med strategisk och ekonomisk plan för åren

Transkript

1 ARBOGA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Blad 9 Ksau 47 Dnr 62/ Kommunstyrelsens underlag inför budgetberedningens arbete med strategisk och ekonomisk plan för åren Under våren 2016 ska kommunens nämnder redovisa förändringar som påverkar resursbehovet för de kommande åren som underlag för budgetberedningens arbete med att föreslå en strategisk och ekonomisk plan för åren Kommunfullmäktige beslutar om mål och ekonomiska ramar i juni månad 2016 för åren Kommunstyrelsen arbetar därefter med sin verksamhetsplan för perioden samt med att bryta ned kommunfullmäktiges mål under hösten. Kommunstyrelseförvaltningen har upprättat förslag till underlag inför arbetet med strategisk och ekonomisk plan för åren Kommunstyrelsens arbetsutskott önskar att underlaget ska kompletteras ytterligare inför kommunstyrelsens sammanträde. Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Kommunstyrelseförvaltningens underlag inför arbetet med strategisk och ekonomisk plan för åren godkänns. Skickas till: Kommunstyrelsen Akten Ordförandes sign. Justerandes sign. Sekreterarens sign. Utdragsbestyrkande

2 Underlag t i l l strategisk och ekonom isk p lan åren Kommunstyrelsen Förslag

3 Innehåll 1 Inledning 2 2 Omvärldsfaktorer och förutsättningar Befolkningsutveckling Förändringar av resursbehovet Effektivisering Investeringar 8 4 Framtiden 9 1

4 1 Inledning Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Styrelsen leder och samordnar förvaltningen av kommunens angelägenheter och har uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Kommunstyrelsen ansvarar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen har också uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i företag och kommunalförbund som kommunen är medlem i. Styrelsen följer uppmärksamt de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning och gör de framställningar som behövs hos fullmäktige och övriga nämnder. Styrelsen får från övriga nämnder, beredningar och anställda i kommunen begära in de yttranden och upplysningar som behövs för att kunna fullgöra sina uppgifter. Styrelsen svarar även för kommunens övergripande arbete inom områdena strategisk planering, information, marknadsföring, näringsliv, turism, handikappråd, brottsförebyggande råd, folkhälsoråd samt övriga folkhälsofrågor. Överförmyndaren utövar tillsyn över och granskar gode mäns, förvaltares och förmyndares verksamhet. Köping, Kungsör och Arboga har en gemensam Överförmyndarnämnd med gemensamt kansli. Verksamheten är lokaliserad till Köping men möjlighet finns till träff med handläggare på plats i Kungsör och Arboga. 2

5 2 Omvärldsfaktorer och förutsättningar Kommunfullmäktige beslutar om mål och ekonomiska ramar i juni månad 2016 inför åren Under våren ska styrelsen och nämnderna redovisa förändringar som påverkar resursbehovet för de kommande åren, effektivisering motsvarande 1,5 procent av den ekonomiska ramen år 2016 samt behov av investeringar. Beskrivningen av de utmaningar som kommunstyrelsen står inför och de satsningar som krävs för att klara dessa utgår från de analyser som genomförts av kommunfullmäktiges mål och mått samt från de mål och mått som kommunstyrelsen beslutat för åren Befolkningsutveckling De senaste åren har befolkningen i Arboga kommun ökat. Arboga har haft ett positivt flyttnetto i alla åldersklasser utom bland åringar. Befolkningsstrukturen förändras mot en allt mer åldrande befolkning, cirka 25 procent av kommunens invånare är 65 år och äldre. Det som tillkommit senaste åren är ett stort antal nyanlända Arbogabor som påverkar ett flertal verksamheter inom kommunen. Befolkningsförändringar ställer krav på planering och framförhållning. Utmaningen är att hitta nya vägar för att klara välfärdsåtagandena. Befolkningsutvecklingen i kommunen påverkar samhällsplaneringen på kort och på lång sikt. En positiv befolkningsutveckling kan förväntas öka antalet barn och unga i kommunens förskolor och skolor vilket också ökar trycket på verksamhetsanpassade lokaler. På längre sikt innebär en befolkningsökning nya eller utvidgade bostadsområden. Kommunstyrelsens arbete med revideringen av översiktsplanen och boendeplanen, befolkningsprognoser och lokalförsörjningsplanen blir viktiga redskap för kommunens arbete med de utmaningar som en växande befolkning ger. Utvecklingen av den nya tekniken kring information och kommunikation har haft stor inverkan på medborgarnas sätt att leva. Förväntningarna på kommunen ökar på att viss service alltid ska finnas tillgänglig. Kommunens webbplats måste ständigt utvecklas för att möta de ökade behov och krav som dagens medborgare ställer på information och digitala tjänster. 2.2 Förändringar av resursbehovet Nedan redovisas förändringar som påverkar resursbehovet för de kommande åren. Beräkningar görs där det är möjligt. Hyra av arkivutrymme Arkiv Västmanland och Arkiv Örebro län startar upp en arkivdepå i Arboga. Delar av kommunens arkiv kommer att flyttas över till arkivdepån och behovet av utrymme bedöms vara cirka 1000 löpmeter. Utrymmet kommer att kunna hyras för cirka 135 kronor per löpmetern och den årliga hyreskostnaden beräknas då uppgå till 135 tkr. 3

6 Flytt av IT-enheten IT-enhetens övergång till kommunalförbundet kommer att innebära flyttkostnader på cirka 50 tkr. Verksamhetssystem Utvecklingen av den digitala ärendehanteringen och sammanträdesprocessen bör fortsätta. Satsningen på papperslösa sammanträden ger ökade kostnader för inköp av cirka 70 stycken nya läsplattor till politiken för 5 tkr per styck. Dessutom tillkommer vissa utvecklingskostnader. Det ökade antalet läsplattor kan även medföra driftkostnadskonsekvenser inom de kommande åren på grund av ett ökat behov av service. Avtalet för nuvarande ekonomisystem löper ut den 31 december Införandet av ett nytt ekonomisystem kommer att kräva utvecklingsmedel och driftkostnadskonsekvenser för de kommande åren. Kommunen har behov av ett beslutsstödsystem för att underlätta analys-, prognos- och uppföljningsarbetet. Vid införande av nytt ekonomisystem finns även behovet att kunna se bokföringen som finns i det gamla ekonomisystemet. Genom att investera i ett beslutsstödsystem går det att lösa dessa behov. Införandet av ett beslutsstödsystem innebär även att utvecklingen av utdatarapporter i nya ekonomisystemet blir mindre omfattande och övergången till nytt ekonomisystem blir totalt sett effektivare ute i organisationen. Lokalförsörjning En växande befolkning ställer stora krav på nya och verksamhetsanpassade lokaler, vilket beskrivs i den strategiska lokalförsörjningsplanen. När resurserna är begränsade ställs ökade krav på långsiktighet och prioritering. För de nybyggnationsprojekt som planeras de kommande åren krävs genomförande av förstudier, under ledning av extern projektledare, vilket kan leda till ökade kostnader. Ett uppdrag finns sedan tidigare till kommunchefen om en ombyggnad i rådhuset för ökad tillgänglighet. En enklare ombyggnad av entren beräknas kosta ca tkr. Kommunikation Statistiken visar att besöken på kommunens webbplats ökar. Medborgarna vill allt oftare ta del av kommunens tjänster och service på tider som de väljer själva. Det ställer krav på att det finns resurser för att tillhandahålla en webbplats som är tillgänglig för alla. Nuvarande webbplattform, EpiServer 6, är gammal och tekniken måste bytas ut inom en mycket snar framtid. Ett teknikbyte medför att designen behöver ses över och anpassas för att bättre uppfylla användarnas behov, bland annat för att förbättra tillgängligheten för användare som besöker webbplasten via mobil eller surfplatta. Det medför ökade kostnader för webbarbetet under år

7 Förvaltningen har behov av att förstärka på kommunikationsområdet, inte enbart för den egna förvaltningen utan för att stärka kommunens kommunikation och information. Att utveckla medborgadialogen utifrån ett demokratiperspektiv känns som en naturlig utveckling. Personal Kommunens verksamheter står inför stora pensionsavgångar. Det råder brist på ett flertal yrkesgrupper vilket leder till att personalförsörjningen med kompetenta, engagerade och stolta medarbetare blir en utmaning. Utmaningen ger ett ökat tryck på personalkontoret, framförallt vad gäller stöd till kommunens chefer i rekryteringsprocessen. Övriga faktorer Kommunstyrelsen har kostnader för kollektivtrafik, gemensamma försäkringar, bostadsanpassningsbidrag, fackliga företrädare och gemensamma verksamhetssystem. Faktorer som är särskilt svåra att bedöma är bostadsanpassningsbidrag och fackliga företrädare. Övriga faktorer som kan innebära ökade kostnader är regionsbildningen, ökade medlemsavgifter för kommunalförbunden samt för Västmanlands kommuner. Tabell 1. Förslag till förändringar i driftbudget åren Verksamhetsdelar, tkr 70 stycken läsplattor till politiken å 5000 kr/st 350 Driftkostnadskonsekvens ekonomisystem 300 Hyreskostnad för arkivförvaring 135 Flytt av IT till Vmkf 50 Hyreskonsekvens ombyggnation i Rådhuset 50 Driftkostnadskonsekvens beslutsstödsystem 160 Tjänst som kommunikatör 600 Totalt, tkr 1645 tkr 2.3 Effektivisering Nedan redovisas förslag på effektiviseringar motsvarande 1,5 procent av den ekonomiska ramen år Medlemsavgifter I kommunstyrelsens budget ingår avgifter för kommunens medlemskap i kommunalförbund, föreningar och organisationer. Medlemsavgifter till kommunalförbanden ses över årligen och budget justeras efter detta. Medlemsavgifter till föreningar och organisationer ses inte över på samma sätt vilket innebär att ökade medlemsavgifter konkurrerar ut annan verksamhet. Medlemsavgifternas omfattning i förhållande till beviljade medel för kommunstyrelsens övriga verksamheter är förhållandevis stor. 5

8 Att avsluta alla medlemskap som kommunen inte behöver delta i ger en besparing på cirka 140 tkr. Tabell 2. Förslag på medlemskap som kan avslutas Medlemskap Avgift, tkr Kooperativ utveckling (Companieon) Mälardalsrådet 38 Hjälmarens vattenvårdsförbund 32 Förbund Agenda Västmanlands luftvårdsförbund 7 Västra Mälardalen i samverkan 10 Summa, tkr tkr Politiken Kommunfullmäktige har 41 ledamöter och sammanträder 10 gånger per år. Sammanträdena direktsänds via Arboga kommuns webbplats och det finns också möjlighet att titta på eftersändning. Inför sammanträdena annonseras det i Arboga tidning. Totalkostnaden för ett sammanträde är cirka 50 tkr. En utglesning av kommunfullmäktiges sammanträden med två färre per år skulle ge en besparing på cirka 100 tkr. Om webbsändningarna tas bort från resterande sammanträden (8 stycken) skulle det innebära ytterligare besparing på 160 tkr. Färre fullmäktigesammanträden kan även innebära färre kommunstyrelsesammanträden. En minskning av antalet ledamöter i kommunfullmäktige skulle visserligen inte ge någon större besparing men bör kunna övervägas då symbolvärdet av att även politiken bidrar till effektiviseringen är viktigt. Inför kommande mandatperiod skulle kommunen kunna minska antalet nämnder. Förslagsvis skulle fritid och kulturnämndens och tekniska nämndens ansvar föras över till barn- och utbildningsnämnden respektive till kommunstyrelsen. Förvaltningens verksamheter Föreslagna verksamhetsförändringar och neddragningar i förvaltningens verksamheter ger en besparing på 815 tkr. 6

9 Tabell 3. Redovisning av effektiviseringsåtgärder Åtgärder Besparing, tkr Medlemsavgifter: Avsluta alla medlemskap som Arboga kommun inte 140 behöver delta i. Politiken: Färre KF-sammanträden (2 per år) 100 Ta bort webbsändning av KF-sammanträden (8 st) 160 Färre KF-ledamöter (10 st) 60 Färre KS-sammanträden 20 Förvaltningens verksamheter: Utvecklingscentrum Verksamhetsförändringar 435 Kommunkansliet Pensionsavgång, halv tjänst 180 Ekonomikontoret Indragning av en halv tjänst 200 Summa, tkr 1295 tkr Konsekvenser av effektiviseringen För att klara kommande krav av effektiviseringen behöver förvaltningen göra neddragningar och förändringar av verksamheten vilket naturligtvis kommer att gå ut över arbetsbelastningen och kvaliteten på arbetet. Verksamhetsförändringar på utvecklingscentrum innebär minskad bemanning på turistbyråns satelliter och färre samarbetsprojekt på länsnivå inom turismverksamheten. Ett minskat antal EU-projekt kan genomföras liksom färre samarbetsprojekt inom VIS, Västra Mälardalen i Samverkan. Köp av reklam får ske med en lägre ambitionsnivå. Att avsluta medlemskap i föreningar och organisationer kommer att påverka kommunens inflytande inom respektive verksamhetsområde. En utglesning av kommunfullmäktiges sammanträden kan innebära längre beslutsprocesser och att sammanträdena blir längre. Att minska antalet ledamöter i kommunfullmäktige kan medföra att förutsättningarna för den demokratiska processen försämras. Färre sammanträden med kommunstyrelsen och kommunfullmäktige innebär sannolikt att delegationsordningarna måste anpassas till nya förutsättningar. Att inför kommande mandatperiod minska antalet nämnder kan i sämsta fall medföra att nämndernas frågor inte får samma genomslag som de kan få via egna nämnder. 7

10 3 Investeringar Kommunstyrelsen behöver fullfölja de satsningar som påbörjats för att kunna erbjuda ett snabbt och säkert bredband till medborgare, företag samt kommunens verksamheter. Utbyggnaden av stadsnät och fibernät till landsbygden fortsätter. Investeringsanslaget behöver uppgå till minst 4 miljoner kronor per år de tre närmaste åren. Investering i ett beslutsstödsystem beräknas kosta 1000 tkr. Inköp av en ny kopiator till rådhuset uppgår till en kostnad på 100 tkr. Den nya kopiatorn kommer att ge minskade kopieringskostnader. Om IT-verksamheten behålls i egen regi kommer IT-investeringar att krävas på ca 1000 tkr även framöver. 8

11 4 Framtiden Enligt befolkningsprognosen kommer Arboga att ha en fortsatt positiv befolkningsutveckling de kommande åren. Viktiga faktorer för en positiv befolkningsutveckling är att Arboga upplevs som en attraktiv och positiv kommun att bo i och antalet bostäder ökar. Vidare krävs också strategiska markförvärv för att möjliggöra för framtida behov av etableringar, bostäder och verksamhetsanpassade lokaler för kommunens verksamheter. När resurserna är begränsade ställs ökade krav på långsiktighet och prioritering när det gäller lokalförsörjning. De stora utmaningar som kommunen står inför när det gäller lokalförsörjningen kräver stora kommunikationsresurser, framför allt när det handlar om verksamheterna inom barn- och utbildningsnämndens och socialnämndens områden eftersom dessa berör många medborgare. Det stora antalet nyanlända Arbogabor är en annan omvärldsfaktor som innebär ökade krav på kommunikationsfunktionen. Kommunens verksamheter behöver skapa en förmåga att kunna kommunicera med medborgare som i många fall har begränsade kunskaper i svenska språket och/eller begränsad erfarenhet av kommunal verksamhet och lokal demokrati. Medborgarna vill i allt större utsträckning ta del av kommunens tjänster och service på tider som de väljer själva. Kommunens verksamheter står införstora pensionsavgångar. Det råder brist på ett flertal yrkesgrupper vilket leder till att personalförsörjningen med kompetenta, engagerade och stolta medarbetare blir en utmaning. Ur arbetspendlingssynpunkt har Arboga kommun goda tågförbindelser mot större städer i sin närhet. Även med busstrafik finns goda möjligheter att arbetspendla till framförallt Köping och Kungsör. Till Arboga Teknikpark har prioritet legat på att synkronisera busslinje 2 mot de tåg som kommer från Stockholm men även för den som pendlar från Örebro finns mötande bussar på morgon och eftermiddag. Kommunstyrelseförvaltningen ser en potential att utöka linje 2 och dess trafikupplägg genom att göra om turen till en ringlinje som går tillbaka över Norra Agatan. Syftet är att kunna erbjuda ytterligare kollektivtrafik för både Arbogabor och för inpendlad kompetens. Samhället förändras ständigt och den pågående flyktingströmmen kommer påverka ett flertal verksamheter inom kommunen under en lång tid framöver. Det kommer att kräva resurser och att kommunen tänker framåt. Enligt omvärldsspaningen kommer framtiden kräva andra lösningar och samverkansformer för att klara de utmaningar som kommunen står inför. Det kräver en organisation som vågar tänka nytt. 9