Affärsplan för Stadsnätsfabriken

Transkript

1 1(7) Affärsplan för Stadsnätsfabriken Fastställd av Stadsnätsfabrikens ledningsgrupp: Innehåll 2. Inledning Medlemskap Medlemsnytta Mål Organisation Ekonomi Marknadskommunikation Aktivitetsplan Verksamhetsuppföljning... 7

2 2(7) 2. Inledning Stadsnätsfabrikens uppdrag Stadsnätsfabriken är ett samlingsbegrepp för en egenmedlemsfinansierad verksamhet inom ramen för Svenska Stadsnätsföreningens Servicebolag (nedan SSNf). Syftet med verksamheten är att ge medlemmarna i Stadsnätsfabriken olika verktyg för att kunna uppnå god lönsamhet i sina lokala affärsverksamheter och för att de kostnadseffektivt och affärsmässigt ska kunna tillhandahålla standardiserade plattformar som stödjer myndigheternas och SSNfs krav för Nät i Världsklass. Under devisen Vi gör det tillsammans och genom att ha fokus på affärsmässighet och kostnadseffektivitet verkar Stadsnätsfabriken för att olika typer av affärsrelationer och samarbeten uppstår. Likaså verkar Stadsnätsfabriken för att skapa mötesplatser för dialog och kunskapsinhämtning. Stadsnätsfabrikens verksamhet styrs av en ledningsgrupp bestående av stadsnätschefer från Varberg, Jönköping, Botkyrka, Sundbyberg, Karlstad, Örebro, Luleå och AC-Net. Ledningsgruppens ordförande är Heléne Jakobsson, ledamot i SSNfs styrelse. Stadsnätsfabriken är en del av SSNfs strategiområde Nät i världsklass och ledningsgruppens ordförande samordnar Stadsnätsfabrikens verksamhet med VD för SSNf. Inom ramen för Stadsnätsfabriken finns tre prioriterade fokusområden: Ramavtal för produkter och tjänster; olika avtal förhandlas fram och upprättas på central nivå inom Stadsnätsfabriken för att därefter göras tillgängliga för löpande avrop från medlemmarna. Medlemmarna ges möjlighet att, snabbt och enkelt hitta och komma i kontakt med både breda och nischade leverantörer/konsulter och vid behov avropa deras produkter och tjänster enligt ett standardiserat förfarande. Avtalen ger medlemmarna möjlighet att förenkla och effektivisera sina inköp i syfte att bygga och förvalta sina nät på ett affärsmässigt och kostnadseffektivt sätt. På sikt arbetar Stadsnätsfabriken vidare med att ge medlemmarna tillgång till upphandlings-underlag, kravspecifikationer samt prisjämförelser och även koordinera ramavtals upphandlingar inom olika områden. För att sprida kunskap om kontrakterade leverantörer och produkter arrangeras både lokala och nationella mötesplatser där medlemmar och leverantörer/konsulter träffas för att utbyta erfarenhet och hitta samarbeten. Branschgemensamt tjänsteleverantörsavtal; ett standardavtal för tjänstedistribution i stadsnät som diskuteras/förhandlas fram mellan Tjänsteleverantörernas förening och Stadsnätsfabriken. Standardavtalet kan därefter användas som grund i de bilaterala förhandlingarna som sker på lokalnivå mellan stadsnät och tjänsteleverantörer. Genom att fokusera och aktivt verka för att skapa standardiserade produkter, leveranser, processer och rutiner får varje medlem tillgång till en verktygslåda som kan användas för att skapa och bibehålla en sund och lönsam affärsverksamhet. Mötesplatser/forum; medlemmarna bjuds in till olika diskussionsforum och arbetsmöten som på olika sätt belyser aktuella händelser och företeelser inom stadsnätsbranschen. Likaså arrangeras utbildningar som är direkt kopplade till stadsnätsaffären. Medlemmarna får möjlighet att tillsammans med övriga stadsnätskollegor utveckla sin lokala affär.

3 3(7) 3. Medlemskap Med medlem i Stadsnätsfabriken menas stadsnät som betalar avgift till Stadsnätsfabriken direkt eller genom KO och/eller klusterföreträdare. För att bli medlem i Stadsnätsfabriken krävs ett medlemskap i SSNf. Årsplan Februari Summering och utvärdering av Stadsnätsfabrikens arbete och måluppfyllelse från föregående år sammanställs i en verksamhetsberättelse och delges Stadsnätsfabrikens medlemmar. Mars SSNfs medlemmar beslutar om och fastställer föreningens och servicebolagets verksamhetsplan på föreningens årsmöte. I verksamhetsplanen ingår Stadsnätsfabrikens verksamhet. April Styrelsen i SSNf utser ordförande för Stadsnätsfabriken. Ordförande utser ledningsgrupps-ledamöter för Stadsnätsfabriken. Juni Medlemsenkät går ut för att mäta Nöjd Medlems Index samt för att få in synpunkter och önskemål om Stadsnätsfabrikens verksamhet. September Stadsnätsfabrikens medlemmar bjuds in till webinar där medlemsenkätens resultat och Stadsnätsfabrikens löpande verksamhet redovisas/presenteras och diskuteras. Utfall och resultat från medlemsmötets diskussioner ger sedan input till det årliga affärsplanearbetet. November Stadsnätsfabrikens Affärsplan inklusive budget för nästkommande år tas fram av Stadsnätsfabrikens ledningsgrupp 4. Medlemsnytta Stadsnätsfabriken ska för sina medlemmar verka för att: Underlätta för stadsnäten att hitta säkra, effektiva och lönsamma lösningar för sin affärsverksamhet. Stödja och förenkla för sina medlemmar i kontakter och förhandlingar med olika typer av leverantörer. Skriva ramavtal med produktleverantörer, tjänsteleverantörer och konsulter. Stadsnätsfabrikens medlemmar kan sedan avropa tjänster och produkter från dessa ramavtal Skapa enkelhet för tjänsteleverantörer och operatörer att leverera tjänster till privat- och företagsmarknaden i ett öppet nät med konkurrens inom tjänster och infrastruktur. Verka för att tjänsteutveckling sker så att även samhällsnyttiga tjänster finns med ett brett utbud.

4 4(7) 5. Mål Mål för Stadsnätsfabrikens verksamhet 2016/ Medlemsaktiviteter; Stadsnätsfabriken ska - årligen tillsammans med ramavtalsleverantörerna arrangera en roadshow, en minimässa och ett kund-leverantörsmingel. - årligen arrangera minst fyra olika forum/möten för dialog kring affärsutveckling inom aktuella områden 2. Information; Stadsnätsfabriken ska: - under 2016 ta fram en ny hemsida/portal, med en hög grad av självbetjäning, uppdaterad information och användarvänlighet för såväl leverantörer och stadsnät - under våren 2016 starta upp och löpande ge ut ett nyhetsbrev till Stadsnätsfabrikens medlemmar 3. Produktutveckling/-förvaltning; Stadsnätsfabriken ska: - under 2016 ta fram ett nytt attraktivare ramavtal, för både medlemmar och ramavtalsleverantörer - under 2016 fördubbla omsättningen på avrop från medlemmarna kopplade mot ramavtalspartners - under 2016 ska 70% av medlemmarna göra minst ett avrop. - under 2017 ska avtal vara tecknat med minst två ramavtalsleverantörer inom varje produktkategori, varav en ska vara en av de ledande leverantörerna på den svenska marknaden 4. Avtalsväxling, Nytt tjänsteleverantörsavtal; Stadsnätsfabrikens mål är att: - under 2016 ska 20 % av medlemmarna avtalsväxla till det nya tjänsteleverantörsavtalet - under 2017 ska 60 % av medlemmarna avtalsväxla till det nya tjänsteleverantörsavtalet 5. Medlemskap; Stadsnätsfabriken mål är att: - under 2016 ska antalet medlemskommuner öka med fem. 6. Organisation Stadsnätsfabriken leds av en ledningsgrupp, med en ordförande. Ledningsgruppens ordförande samordnar Stadsnätsfabrikens verksamhet med vd för SSNf. Ledningsgruppen Ordförande för ledningsgruppen utses av styrelsen för SSNf. Ledamöter i ledningsgruppen utses av ordförande och rekryteras från medlemmarna i Stadsnätsfabriken. Ordförande samt ytterligare en ledningsgruppsmedlem ska ingå i SSNfs styrelse. Ordförande rapporterar, kvartalsvis, direkt till SSNfs styrelse. Ledningsgruppen sammanträder 6 ggr/år, varierat fysiska möten och telefonmöten. Utöver det genomförs två 2-dagars planeringskonferenser.

5 5(7) Ledningsgruppsmedlemmen har: kompetens och erfarenhet inom stadsnätsbranschen, är verbal och kommunikativ, kan samarbeta och hantera information med ett kritiskt granskande förhållningssätt. möjlighet att påverka beslut genom att i sitt ordinarie arbete ha en ledande befattning med beslutanderätt mandat och kan avsätta tid för uppdraget, Uppdraget ska vara förankrat i den egna organisationen/företaget Ledningsgruppens sammansättning och kompetens ska spegla de olika typer av stadsnät som finns på marknaden sett utifrån affärsmodellsperspektivet. Ledningsgruppen är genom sina medlemmar engagerad i olika typer av forum. De frågor som behandlas i dessa forum kan fortsätta behandlas i en eller flera arbetsgrupper för att belysas ytterligare. Ledningsgruppen upprättar och fastställer affärsplanen årligen med hänsyn tagen till medlemmarnas synpunkter och förslag. Ledningsgruppen tar fram en budget för verksamhetsåret efter avstämning med vd för SSNf. För att ledningsgruppen ska vara beslutsmässig krävs att minst fyra ledamöter inklusive ordförande deltar i beslutet. Ordförande har utslagsröst. Resurser Ledningsgruppen bidrar med sin egen tid samt står för sina egna reskostnader. Sker övernattning i samband med möten så står Stadsnätsfabriken för logikostnaderna. Därutöver har Stadsnätsfabriken behov av resurser för att bedriva den dagliga verksamheten, vilken ska finansieras av medlemmarnas serviceavgifter. Resurser behövs inom följande områden: Löpande Information - webplats ska hållas uppdaterad med funktioner och nyheter - ta emot och kanalisera frågor & svar från och till medlemmarna - ta fram olika typer av informationsmaterial - tillse att medlemmarna har kunskapen att använda sig av det utbud av produkter och tjänster som finns inom Stadsnätsfabriken - publicering av ett nyhetsbrev Leverantörskontakter Upparbeta en god relation och ett långsiktigt och utvecklande samarbete med marknadens leverantörer. Ramavtal Kartlägga och vidareutveckla ramavtal med avseende på affärsmodeller, avropsavtal, m.m. Forum För att engagera och vidareutveckla medlemmarnas lokala affärsverksamhet och dess innehåll ska Stadsnätsfabriken bjuda in till forum kring specifika aktuella teman. Det kan handla om samhällsnyttiga tjänster inom exempelvis välfärdsområdet. Hur utvecklar man affärsmodeller som fungerar i samspel med samhället och dess olika verksamheter som kan använda dessa tjänster. Det kan även handla om förhållandet mellan nätägare och kommunikationsoperatör.

6 6(7) Utbildning Arrangera och erbjuda medlemmarna utbildning i för dem viktiga frågor. Roadshow För att skapa en kanal för att marknadsföra ramavtalen i allmänhet och de enskilda ramavtalsleverantörerna i synnerhet. Ramavtalsleverantörerna bjuds in att delta i en Roadshow som förläggs till ett antal städer i Sverige. Administrativt arbete Det administrativa arbetet omfattar såväl fakturering, ekonomi, bokningar, aktivitetsplanering, upprätta protokoll och minnesanteckningar samt att uppföljning och kontroll av tagna beslut. 7. Ekonomi Under 2016 beräknas Stadsnätsfabriken ha drygt 140 stadsnät som betalande medlemmar. Utöver medlemsintäkten tillkommer intäkter från ramavtalsleverantörer, roadshow, utbildning etc. Verksamhetens totala intäkter för 2016 beräknas uppgå till 2,1 mkr. Pengarna ska täcka Stadsnätsfabrikens samtliga kostnader, vilket inkluderar kostnader för den organisation som beskrivs under punkt 5 Organisation. Som tidigare beskrivits kommer det att finnas behov av olika insatser. Huvuddelen av det löpande arbetet kommer att utföras av den operativa ledningen och anlitade konsulter. Resterande verksamhet utförs av personer som arvoderas tillfälligt för en specifik uppgift. Ekonomistyrning Stadsnätsfabriken ingår som en resultatenhet i SSNf. Stadsnätsfabrikens intäkter och kostnader är därmed en del av SSNfs totala verksamhetsbudget, vilken SSNfs vd svarar för i sin helhet. Stadsnätsfabrikens löpande resultatuppföljning/-planeringen sker i samråd med SSNfs vd. Intäkterna till Stadsnätsfabriken kommer i huvudsak från medlemsintäkter samt från ersättning kopplad gentemot ramavtalsleverantörerna och från genomförda aktiviteter. Den årliga serviceavgiften Serviceavgiften till Stadsnätsfabriken är helt skild från SSNfs medlemsavgifter. Stadsnätsfabrikens verksamhet är helt egenfinansierad utifrån specifikt erhållna serviceavgifter och utifrån de intäkter som skapas inom ramen för Stadsnätsfabrikens verksamhet och aktiviteter. Serviceavgiften är omsättningsbaserad. För enskilt stadsnät innebär det en minimiavgift på 900 kr per månad och en max avgift på kr per månad. Avgiften för stadsnät är baserad på fastställd betalningsmodell från 2012 Nationella och regionala Kommunikationsoperatörer betalar för de nätägare de representerar och i enlighet med 2012 års fastställda betalningsmodell. I övrigt debiteras inga löpande avgifter. Avtalslängd 24 månader med 12 månaders uppsägning. Nya aktiviteter och projekt För aktiviteter eller projekt som kräver en större ekonomisk insats sker finansieringen genom att deltagande medlemmar tillsammans direkt bidrar till finansiering av önskade insatser. Som stöd i beslutsprocessen används SSNfs modell för projektfinansiering.

7 7(7) 8. Marknadskommunikation Stadsnätsfabriken är en del av SSNfs strategiska område Nät i världsklass och därmed en viktig delfaktor för att nå SSNfs målbild 2020 Stadsnät är Sveriges ledande fiberinfrastruktur Marknadsförings- och informationsaktiviteter genomförs i såväl egen regi som tillsammans med andra aktörer inom stadsnätsområdet. Stadsnätsfabrikens webbplats ska löpande uppdateras med aktuell information. Webbplatsen ska också kompletteras med ny portalfunktion. Med start i februari 2016 kommer ett digitalt nyhetsbrev publiceras 4 ggr/år. Nyhetsbrevet ska innehålla aktuell information om Stadsnätsfabrikens verksamhet, forum och utbildningar. 9. Aktivitetsplan Stadsnätsfabrikens aktivitetsplan, se Bilaga till Affärsplan Stadsnätsfabriken - Aktivitetsplan Verksamhetsuppföljning Ordförande för Stadsnätsfabrikens ledningsgrupp rapporterar kvartalsvis till SSNfs styrelse i samband med att vd för SSNf gör sin rapportering och där emellan sker löpande samråd med vd för SSNf. Varje år, under kvartal 2, ska en medlemsenkät skickas ut till medlemmarna. Enkätsvaren ska ligga som underlag till kommande års affärsplanering. Fastställd Affärsplan ska finnas tillgänglig på Stadsnätsfabrikens webbplats, likaså en kontinuerligt uppdaterad aktivitetsplan för Stadsnätsfabrikens verksamhetsår.