Anvisningar för dokument- och ärendehantering Beslutad av ledningsrådet: 15 november 2010

Transkript

1 Anvisningar för dokument- och ärendehantering Beslutad av ledningsrådet: 15 november 2010 KOMMUNLEDNINGSSEKTOR ADRESS Nämndhuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST kungalv.se HEMSIDA

2 2(17) Innehållsförteckning Sidan Hantering av post... 4 Postöppning... 4 Fullmakt... 4 E-post vid frånvaro... 4 Spridning av e-postadresser... 5 Feladresserad post... 5 Adressering handläggning... 5 Anbud... 5 Ärenderegistrering... 6 Ansvarig... 6 Vem registrerar?... 6 Vad ska registreras?... 6 Anbud... 6 Hur ska registrering ske?... 6 Rubrik på ärendet... 6 Rubrik på handlingar/händelser (dokument) i ärendet... 7 Nya ärenden för handläggning... 7 Bevakning... 7 Kontakter... 7 Skyddade handlingar... 7 Personuppgifter i diariet... 8 Objekt, projekt, arbetsgrupp... 8 Förvaring... 8 Registrera Kontakter... 9 Förtroendevalda... 9 Handläggning Expediering Tjänsteskrivelser Inlämningstider Sektorsövergripande ärenden Bevakning Remiss Kallelse och föredragningslista Ansvar och rutiner... 12

3 3(17) Föredragningslistan och kallelsens innehåll Tillkommande ärenden Val av handlingar Tid för utskick Protokoll Yrkanden Ansvar och rutiner Lagens krav på innehåll När nämndens beslut skiljer sig från förslaget Gemensamma paragrafer Anteckning till protokollet Justering Expediering av beslut Uppdrag till kommunchefen/förvaltningen/sektor Delegeringsbeslut Checklista Rehab-ärenden Ordlista... 17

4 4(17) Hantering av post Postöppning All inkommande post, papperspost och e-post, ska öppnas samma dag den kommer in. Allmänna handlingar ska ankomststämplas på handlingen. Detta gäller även personadresserad post till enskilda tjänstemän och förtroendevalda. E-postmeddelanden som rör ett ärende sparas från Outlook på aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet, skrivs ut och läggs i akten. Inom varje sektor eller enhet skall en person vara utsedd att ha huvudansvar för att offentlighetsprincipen följs och att post, e-post och fax öppnas och hanteras på rätt sätt. Denna person svarar också för att all papperspost blir öppnad och registrerad. För att minska sårbarheten bör ytterligare minst en person vara insatt i arbetet. Den enskilde tjänstemannen ansvarar själv för att e-post registreras i diariet. Förtroendevalda kan få post och e-post i till sin hemadress och är ansvarig för att det som är allmänna handlingar registreras i diariet. Målsättning: Central postöppning införs. All post av betydelse öppnas centralt, registreras och skickas digitalt till ansvarig person. Fullmakt Varje anställd och förtroendevald som får post till Kungälvs kommun ska lämna fullmakt som innebär att post som är personadresserad får öppnas. Avsikten är att post som innehåller allmänna handlingar inte ska bli liggande oöppnad. Personadresserad post får inte öppnas utan fullmakt. Exempel på fullmakt finns i bilaga 1. E-post vid frånvaro Om man är förhindrad att läsa e-post mer än en dag måste man aktivera frånvarohanteraren. Det finns två alternativ för frånvarohantering: Jag är inte i tjänst för tillfället och kommer alt1/alt 2 Alt 1. inte att läsa min e-post förrän xx/xx 20xx då jag är åter Alt 2. endast att läsa min e-post sporadiskt fram till den xx/xx 20xx då jag är åter. Är ditt ärende brådskande ber jag dig kontakta person/enhet via telefonnummer 0303-xx xx xx eller e-post namn.namn@ kungalv.se Hälsningar Förnamn Efternamn titel Kungälvs kommun

5 5(17) Detta är reglerat i Riktlinjer för e-post som finns på intranätet. Spridning av e-postadresser Allmänheten bör vid inledande kontakter i första hand hänvisas till kommunbrevlådan (kommun@ kungalv.se). Etablerade kontakter sker naturligtvis genom brev direkt till den personliga e- brevlådan. På brevpapper, faxmallar, tjänsteskrivelser med mera ska kommunbrevlådans adress anges. Feladresserad post Feladresserad post ska ankomststämplas och registreras för att sedan sändas till rätt sektor som handlägger ärendet. E-post som kommit till fel instans registreras och sänds vidare elektroniskt. Mottagaren bör via e- post meddela den ursprungliga avsändaren att förvaltningen tagit emot meddelandet. Anledningen till att posten och e-posten skall registreras där den kommer in är att minska risken för att post kommer på avvägar. Felsänd post till externa myndigheter ankomststämplas och skickas till rätt adress. Adressering handläggning Det är innehållet i de inkommande handlingarna som avgör vilken instans som ska handlägga ärendet. Detta gäller till exempel när en skrivelse är adresserad till nämnden men uppenbarligen rör en verkställighetsfråga. Förvaltningen (berörd sektor) ska då handlägga frågan. I sådana fall behöver inte heller handlingen översändas till ordföranden eller övriga förtroendevalda för kännedom. Rutin för registrator: Handlingar som bedöms vara av intresse för kommunstyrelsen registreras med (bland annat) kommunstyrelsen som mottagare. Nämndsekreteraren kan då söka fram en lista med inkomna skrivelser som bifogas kallelsen. Anbud Anbud till kommunen bör adresseras till eller lämnas direkt till Upphandlingsenheten. Om det kommer in anbud till sektorn ska dessa direkt överlämnas oöppnade till Upphandlingsenheten. (Mera finns att läsa i Inköpsinstruktioner från 1997)

6 6(17) Ärenderegistrering Syftet med en välordnad dokumentation är att uppnå kvalitet i verksamheten. Om det går att följa ett ärende ges myndigheten möjlighet att följa upp, utvärdera och återanvända informationen. Rättssäkerhet, insyn och lagens krav kring allmänna handlingar i ett ärende är andra sådana aspekter. Ansvarig Kommunledningssektorn har det övergripande funktionsansvaret för ärendehanteringen. Dessutom ska varje sektor ha en person som är ansvarig för/behjälplig med sektorns registrering. Även lokala enheter, såsom skolor, förskolor, servicehus, gruppboenden, fritidsanläggningar och liknande ska ha rutiner för registrering och dokumenthantering, liksom utsedd ansvarig tjänsteman. Vem registrerar? För sektorerna finns en eller ett par registratorer som lägger upp ärenden och sköter registreringen. En begränsad krets verkar för enhetlighet i registreringen, en snabb hantering och överblick över aktuella ärenden. Handläggarna registrerar saker som tillhör i sina ärenden såsom; tjänsteskrivelser, utgående brev, inkommen och utgående e-post, noteringar och anteckningar av olika slag samt information om telefonsamtal, möten och liknande. Vad ska registreras? Huvudregeln är att allmänna handlingar ska registreras. Varje sektor kan upprätta riktlinjer för hur olika typer av sektorsspecifika handlingar ska hanteras. Allmänna handlingar som är hemliga måste ovillkorligen registreras enligt Offentlighets- och sekretesslagen med undantag för handlingar inom hälso- och sjukvården (patientjournaler) samt handlingar i socialtjänstens personakter. Syftet med registreringen är att hålla ordning på handlingar samt övrig information. Inbjudningar till kurser och konferenser, cirkulär och liknande kan registreras på postlistan för att vara åtkomliga för alla. Anbud Inkomna anbud blir allmänna vid den tid som bestämts för öppnandet och ska registreras i samband med detta. Anbuden betraktas vanligtvis som hemliga till dess upphandlingen är avslutad. Upphandlingsenheten svarar för denna hantering. Hur ska registrering ske? Allmänna handlingar ska om möjligt registreras i diariet samma dag som de upprättas, inkommer eller expedieras. Uppgifter som måste fyllas i är: Datum när handlingarna inkom eller upprättades Diarienummer Från vem handlingarna inkommit eller till vem de expedierats (se avsnitt om kontakter) I korthet vad handlingarna/ärendet handlar om (ärendemening) Rubrik på ärendet Med rubrik på ärendet avses en kortfattad beskrivning av ärendets innehåll. En välformulerad ärendemening gör det lättare att förstå vad ärendet handlar om och ger en effektivare och snabbare återsökning. Ärendemeningen ska så väl som möjligt täcka ärendets gång. Undvik att börja ärendemeningen med ord som beträffande, rörande och angående.

7 En ärendemening får endast ändras i nödfall, till exempel om ett ord är felstavat. För rutinärenden är det lämpligt att använda färdiga grundformuleringar. Rubrik på handlingar/händelser (dokument) i ärendet Även handlingar/händelser (dokument) i ett ärende måste ha en beskrivande rubrik som tydligt visar innehållet i dokumentet. Det är viktigt att tänka på att en handlings rubrik inte alltid speglar innehållet i handlingen. Nya ärenden för handläggning 7(17) Registrator lägger upp ett nytt ärende och skickar det elektroniskt till berörd sektorschef som fördelar ärendet till handläggare. Handläggaren sköter själv registreringen i sina ärenden och när handläggaren är klar med ärendet avslutar handläggaren ärendet. Därefter gör registratorn en kontroll och kan avsluta ärendet. Rutin för registrator: en gång i veckan skall alla ärenden som har status avslutad av handläggare sökas ut och avslutas. Rutin för sektorschef: dagligen kontrollera om nya ärenden finns för fördelning. Bevakning När registrator lägger upp ett nytt ärende ska bevakning läggas på ärendet. Denna används sedan för uppföljning. Bevakning ska alltid läggas även om det inte finns ett sista svarsdatum. På handläggarskrivbordet i ärendehanteringssystemet har handläggaren en lista på sina bevakningar. Två veckor före bevakningsdatum markeras bevakningen med en gul klocka, en vecka före bevakningsdatum blir klockan röd. Rutin för registrator: en gång i månaden söka ut förfallna bevakningar och följa upp om ärendet handlagts. Vid uppföljningen görs något av följande; ärendet avslutas, ny kontakt tas med handläggaren eller så ändras bevakningsdatum beroende på ärendets status. Kontakter Se avsnitt om Kontakter. Skyddade handlingar Hemliga handlingar ska registreras på ett sådant sätt att uppgifter som är sekretesskyddade inte avslöjas. I ärendehanteringssystemet kan sekretessbelagda uppgifter döljas för obehöriga med hjälp av olika behörighetskoder. Uppgifterna i diariet är offentliga. Originalhandlingen måste alltid stämplas med sekretesstämpel. På stämpeln ska alltid sekretessparagraf anges. Även handlingar som innehåller uppgifter som skall skyddas enligt personuppgiftslagen kan skyddas genom att använda behörighetskod i ärendehanteringssystemet.

8 Personuppgifter i diariet Enligt personuppgiftslagen får vi inte registrera uppgifter om enskilda utan att de lämnat sitt samtycke. Det finns undantag från huvudregeln då samtycke inte krävs. Ett exempel på detta är när en myndighet måste registrera en personuppgift för att fullgöra en rättslig skyldighet, exempelvis registrera allmänna handlingar. Endast uppgifter som är relevanta för ärendet får föras in. Personnummer får endast registreras när det krävs för att garantera en säker identifiering eller av annan anledning är klart motiverat. 8(17) Vi får lämna ut uppgifter som omfattar personuppgifter ur diariet, eftersom regelverket om utlämnande av handling tar över personuppgiftslagens regler. Om vi misstänker att uppgifterna kommer att användas på ett sätt som strider mot personuppgiftslagen, kan vi neka att lämna ut. Beslut om att neka utlämnande av sådana uppgifter är reglerat i respektive nämnds delegeringsordning. Objekt, projekt, arbetsgrupp Objektsregistrering Ett objekt är oftast ett fysiskt eller geografiskt begrepp, till exempel en fastighet, en anläggning eller ett markområde. I många verksamheter förekommer ärenden som rör ett speciellt objekt, och det är praktiskt att samtliga ärenden som avser objektet hålls samman. Det är viktigt att även vid objektsregistrering ge varje separat ärende ett unikt nummer, motsvarande diarienummer, diariebeteckning samt objektsbeteckning. För varje objekt skapas en dossié där samtliga ärenden som rör ett visst objekt arkiveras. Inom dossién sorteras de olika ärendenas akter kronologiskt. Projekt Ett projekt är ett tydligt definierat uppdrag, ofta med avgränsad budget som följer kommunens projektorganisation. Det är vanligt förekommande att projektgruppen består av medlemmar från olika verksamheter och/eller myndigheter. Eftersom handlingar normalt blir allmän när man skickar den över myndighetsgränsen bör man vara extra uppmärksam på hur offentlighetslagstiftningen ska tillämpas. Ett undantag från huvudregeln utgör de utkast eller andra handlingar som skickas iväg uteslutande för granskning och samråd inom eller utom projektet. Dessa räknas inte som allmänna handlingar trots att de har expedierats. Andra exempel på handlingar som inte är allmänna är interna mötesanteckningar som inte tillför ärende sakuppgifter, följebrev etc. Exempel på handlingar som bör diarieföras; Projektdirektiv/uppdragshandling Projektdefinition Projektplaner Beslut Avtal Del- och slutrapporter Observera att handlingar i en upphandling alltid ska diarieföras som ett eget ärende i diariet. Förvaring Handlingar i ett ärende, som ska arkiveras i pappersform, placeras i aktomslag i samband med registreringen och förvaras så under handläggningen. Syftet är att skydda handlingarna.

9 Registrera Kontakter För att undvika dubbla upplägg av kontakter har rättigheten att lägga upp olika typer av kontakter begränsats, se nedan. Innan man lägger in en kontakt ska man söka för att kontrollera att kontakten inte redan finns registrerad. Kontakttyp Läggs upp av Används Företag Administratör, huvudregistrator, internt för sektor och enhet samt externt registrator för företag, myndigheter och partier 9(17) Kontaktperson extern Administratör, huvudregistrator, registrator är kopplad till externt företag eller myndighet Kontaktperson intern Administratör, huvudregistrator är kopplad tillsektor eller enhet inom Kungälvs kommun Privatperson Administratör, huvudregistrator, registrator När man vill registrera en privatperson. Detta bör undvikas med anledning av personuppgiftslagen (PuL) Oregistrerad kontakt Alla För att registrera privatperson. Man kan inte söka oregistrerad kontakt men kontaktuppgiften följer med ärendet När det rör sig om privatpersoner ska dessa undvika att sparas i kommunens register i enlighet med Personuppgiftslagen, PuL. När man skapar ett ärende väljer man att lägga upp privatperson som kontakt och väljer aktuell roll, t ex avsändare eller mottagare. För att sedan få med sig den personens uppgifter när man registrerar i ärendet väljer man också att lägga den personen som en part i ärendet, där man väljer sökande. Interna kontakter När man lägger upp interna kontakter används fälten; förnamn, efternamn, titel, direkttelefon, mobil, e-post. Förtroendevalda Förtroendevalda läggs upp av behöriga på enheten för kommunkansli och juridik. Aktuella fält att fylla i för förtroendevalda är; Fält Kommentar Förnamn Efternamn Partibeteckning skall skrivas efter namnet Kön För att kunna ta ut statistik Personnummer För att kunna ta ut statistik Telefonnummer ej offentliga kontakter läggs i fliken Kommentarer E-postadress (@ kungalv.se) Förtroendevalda läggs upp med kategorierna politiker och intern samt kopplas till partiet under fliken relationer. Rutin för alla: Innan en kontakt registreras ska man söka på namnet för att kontrollera att kontakten inte redan finns registrerad.

10 Handläggning Inkomna nya ärenden fördelas via sektorschefen till handläggare eller, i vissa fall, direkt till handläggaren. Handläggare kan lätt nå sina ärenden i ärendehanteringssystemet (Mina öppna ärenden i vänstermenyn alternativt anpassat skrivbord ). Alla nya ärenden läggs upp av registrator. I övrigt kan varje handläggare själv registrera i sina ärenden. 10(17) Rutin för handläggare: dagligen kontrollera om det finns obesvarade dokument. Expediering När ett dokument ska skickas till intern eller extern mottagare måste handläggaren välja expediera i kontextmenyn för att handlingen ska få status diarieförd. (OBS! Gäller inte tjänsteskrivelse, se nedan.) Tjänsteskrivelser Förvaltningen ska lämna en tjänsteskrivelse för den politiska behandlingen i en instans. Tjänsteskrivelser ska skrivas i mall som finns i ärendehanteringssystemet. Texten under rubriken Sammanfattning ska kunna flyttas till protokollet och sammanfatta ärendet så att texten kan läsas fristående, se bilaga 2. Förslag till beslut ska formuleras i hela meningar. Eftersom texten från sammanfattning och beslutsförslag överförs från tjänsteskrivelsen till protokollet har nämndsekreterarna i uppdrag att, i dialog med handläggaren, granska både språk och formalia i tjänsteskrivelserna. Vid behov skickas tjänsteskrivelsen tillbaka för komplettering eller åtgärd. Handläggaren ska i tjänsteskrivelsen ange vem/vilka beslutet ska expedieras till och vem/vilka som ska få beslutet för kännedom. Om till exempel en tjänsteskrivelse eller rapport ska bifogas beslutet ska detta också anges i expedieringsfältet. Varje handläggare ansvarar för att de tjänsteskrivelser och eventuella andra handlingar som ska bifogas nämndens kallelse finns inlagda i ärendehanteringssystemet. I behandlingsplanen anger handläggaren vilka instanser som skall behandla ärendet. När tjänsteskrivelsen är klar skickas den till berörd sektorschef för godkännande och vid behov för kännedom till verksamhets-/enhetschef (Kontextmenyn Sänd för godkännande). När sektorschefen godkänt tjänsteskrivelsen är den klar att bifogas kallelsen. Tjänsteskrivelsen ska undertecknas av sektorschef och enhets-/verksamhetschef. Tjänsteskrivelsen behöver inte vara undertecknad innan den sänds ut med kallelsen. Handläggaren ansvarar för att en undertecknad originalhandling lämnas till registrator för aktläggning. Inlämningstider Enheten för kommunkansli och juridik upprättar årligen en planeringskalender med datum och tid för när ett ärende ska anmälas till sammanträde. De tider som anges för anmälning av ärenden och för inlämning av handlingar måste följas. Detta är avgörande för en effektiv ärendehantering och en god arbetsmiljö. Handläggare som inte kommer i tid med sina handlingar får begära särskild tillåtelse av ordföranden för att ärendet ska med på dagordningen. Handläggaren måste också ansvara för att handlingarna kopieras upp alternativt sänds ut till ledamöterna.

11 11(17) Checklista: 1. Skapa nytt dokument 2. Välj dokumenttyp Tjänsteskrivelse och mall Tjänsteutlåtande 3. Välj behandlingsplan 4. Klicka på slutför och skriv färdigt tjänsteskrivelsen 5. Skriv ut ett original för underskrift av enhets-/ verksamhets chef och sektorschef 6. Välj Sänd för godkännande (kopia till berörd verksamhets-/enhetschef) 7. Lämna ett undertecknat original till registrator för aktläggning Målsättning: Elektroniska signaturer används för undertecknande Sektorsövergripande ärenden Ett ärende som baseras på flera instansers yttranden, till exempel vid remiss, ska beredas och sammanfattas av förvaltningen inför behandling i nämnden. Ansvarig sektor upprättar en samlande tjänsteskrivelse, som redovisar ärendet och remissvaren. Eventuella skillnader i remissinstansernas synpunkter ska framgå tydligt. Skrivelsen ska innehålla en sammanvägd bedömning och förslag till beslut. Avsikten är att genom handläggningen uppnå högre kvalitet i beslutsunderlaget. Inga handlingar utöver den sammanfattande skrivelsen behöver normalt sändas ut. Bevakning På handläggarens startsida/skrivbord framgår vilka bevakningar som finns från registrator eller sektorschef. Två veckor före bevakningsdatum markeras bevakningen med en gul klocka på ärendehanteringssystemets skrivbord, en vecka för bevakningsdatum blir klockan röd. Remiss Ärenden som skickas på remiss inom eller utom förvaltningen registreras i ärendehanteringssystemet. Härifrån kan man enkelt få besked om till exempel vilka remisser som utgått från förvaltningen, vilka som inkommit och till vem, datum för påminnelse samt när svar på remissen inkommit. Såväl den som remitterar som den som mottar remissen kan söka i systemet. Vid remisser inom myndighetsgränsen väljer ansvarig handläggare de som ska svara på remissen och sätter dem som medhandläggare.

12 12(17) Kallelse och föredragningslista Ansvar och rutiner Ordföranden ansvarar för kallelsen. Enheten för kommunkansli och juridik upprättar årligen en planeringskalender med tider för inlämning av ärende, möte för fastställande av föredragningslista (presidieberedning) och sammanträde. Föredragningslistan och kallelsens innehåll Av kallelsen ska framgå vem som är ordförande respektive sekreterare samt när och var sammanträdet ska vara. Kallelsen behöver inte undertecknas. Föredragningslistan innehåller de ärenden som ska behandlas på instansen, diarienummer och vem som är föredragande. Närmare information om mallen för kallelse och föredragningslista finns i bilaga 3. Tillkommande ärenden För att de förtroendevalda i alla instanser skall kunna vara insatta i ärenden som behandlas under mötet skickas kallelse ut. Extra ärenden utöver föredragningslistan bör därför undvikas. Handläggare som har tillkommande ärenden ansvarar för att handlingarna kopieras upp alternativt sänds ut till ledamöterna. Val av handlingar Urvalet av vilka handlingar som ska sändas med i ett ärende görs av handläggaren, som bäst kan avgöra vilka handlingar som nämnden behöver. Viktigt är att informationsmängden begränsas i syfte att koncentrera informationen samt minimera mängden papper. I ärenden med sekretess läggs handlingarna i normalfallet på bordet under sammanträdet. Tid för utskick Utskick av handlingar sker vid tidpunkt som regleras i lag eller i nämndens reglemente. Kallelsen, inklusive bilagor, publiceras på intranätet 5-6 dagar före sammanträdet och på hemsidan 2 dagar före sammanträdet. Undantag: kommunfullmäktiges kallelse publiceras på hemsidan 1 vecka innan sammanträdet, sociala myndighetsnämndens och överförmyndarnämndens kallelser publiceras inte alls. Sammanträdeshandlingar som publiceras på hemsidan eller som skickas över myndighetsgränsen blir i och med detta allmänna. Målsättning: Kallelsen distribueras enbart digitalt.

13 13(17) Protokoll Yrkanden Yrkanden bör lämnas skriftligt till nämndsekreteraren, helst elektroniskt, senast under sammanträdet. För utformning av yrkanden och propositioner, se bilaga 4 Ansvar och rutiner Ordföranden ansvarar för protokollet. Protokollet skrivs efter mall i ärendehanteringssystemet. Texten från tjänsteskrivelsen (under rubrikerna Sammanfattning och Förslag till xxx) flyttas elektroniskt till protokollet och utgör grund för paragrafen. Lagens krav på innehåll Enligt kommunallagen ska protokoll från möten med kommunfullmäktige och nämnderna innehålla: Framlagda förslag och yrkanden I vilken ordning ordföranden lagt fram förslag till beslut Omröstningar och utfallet av dessa Vilka beslut som fattas Vilka ledamöter som deltagit i besluten och hur de röstat Vilka reservationer som anmälts mot besluten För protokoll från utskott finns ingen reglering i kommunallagen. Protokoll måste dock föras över de ärenden där utskottet varit beslutande, enligt delegation från nämnden. I ärenden där utskottet varit beredande organ inför nämnden kan enklare anteckningar väljas. Ett minimikrav är att det av dessa anteckningar ska framgå vilka som deltagit (både förtroendevalda och övriga) vid behandlingen av ärendet samt närvarotiden för förtroendevalda. Detta för att man i efterhand ska kunna avgöra frågan om jäv, dels för att vid behov kunna reglera arvodet. När nämndens beslut skiljer sig från förslaget I de flesta fall då nämnden fattar ett annat beslut än det som förvaltningen eller utskottet föreslagit, skrivs endast nämndens beslut i klartext i protokollet. Förvaltningens förslag återfinns oförändrat i tjänsteskrivelsen och utskottets i protokollet från det beredande mötet. Gemensamma paragrafer Rapporter Mera omfattande rapporter av typen utvärderingar, rapporteringar i verksamhetsfrågor och uppföljningar av nämndens verksamhet redovisas i separata paragrafer. Muntliga och skriftliga rapporteringar i mindre viktiga ärenden kan däremot samlas i en gemensam paragraf under rubriken Rapporter. Anmälan av delegeringsbeslut En huvudprincip är att alla beslut som fattas med stöd av delegering enligt kommunallagen ska anmälas till nämnden. Delegeringsbeslut ska redovisas så att varje individuellt beslut kan härledas. Redovisningen ska innehålla: diarienummer ärendemening

14 14(17) datum för beslutet vem som fattat beslutet (delegat) Beslut som vidaredelegerats från sektorschef till tjänsteman ska anmälas till sektorschefen. Dessa beslut ska också anmälas till nämnden på samma sätt som övriga delegeringsbeslut. Läs mer under rubriken Delegeringsbeslut Redovisningen av delegeringsbeslut kräver ingen tjänsteskrivelse, utan skrivs direkt i form av en protokollsparagraf, se bilaga 5. Klagotiden börjar löpa då bevis om justeringen av protokollet har anslagits på kommunens anslagstavla. De beslut som utskotten fattar på delegation från nämnden anmäls genom att utskottsprotokollen förtecknas i nämndens protokoll. Anteckning till protokollet Anteckning till protokollet skall lämnas snarast efter sammanträdet, dock senast i samband med justering. Anteckningen läggs som en bilaga till beslutsparagrafen. Justering Justering ska enligt kommunallagen ske inom två veckor (14 dagar) från sammanträdesdagen. Justering inom Kungälvs kommun bör ske inom en vecka. Justering bör kunna ske i direkt anslutning till mötet, vad gäller ärenden som direkt berör enskilda och där ett snabbt besked är av stort värde, till exempel bygglov, miljöärenden med fler. Justeringsmän anges på protokollets förstasida. Målsättning: Hela protokollet justeras normalt sett i direkt anslutning till mötet. Omedelbar justering Vid omedelbar justering av en paragraf bör beslutstexten, innan sammanträdet avslutas, redovisas skriftligt eller om detta inte är möjligt, läsas upp av ordföranden. Om förslaget godkänns, tillfrågas nämnden om paragrafen kan förklaras omedelbart justerad. Beslut om omedelbar justering skall framgå av protokollsparagrafen. Paragrafen ska undertecknas av ordföranden och justeraren/justerarna under eller i omedelbar anslutning till sammanträdet. Kan inte paragrafen justeras samma dag bör den justeras påföljande dag. I annat fall kan inte uttrycket omedelbar justering anses uppfyllt. Expediering av beslut Handläggaren ska ange på tjänsteskrivelsen vem eller vilka ärendet ska expedieras till. Nämndsekreterare bör bevaka att person(er) inte saknas och vid behov komplettera. Den aktuella paragrafen och eventuellt underlag sänds normalt sett ut utan något speciellt utdragsbestyrkande. Bestyrkande kan dock krävas vid expediering till exempelvis länsrätten och vissa andra myndigheter utanför kommunen. Om till exempel en rapport eller tjänsteskrivelse ska bifogas beslutet ska detta anges i expedieringsfältet.

15 15(17) Rutin för nämndsekreterare: Ange datum för expediering i en anteckning på instansens sammanträdesdag i Public 360 o Expediering internt sker elektroniskt. När beslutet skickas till handläggaren ska nämndsekreteraren meddela om beslutet innebär någon form av aktivitet, till exempel handläggning eller yttrande. Expediering externt sker i första hand elektroniskt Uppdrag till kommunchefen/förvaltningen/sektor Nämndsekreterare går igenom protokollet med huvudregistrator som vid behov lägger upp ett nytt ärende. Ett beslut som medför ett uppdrag till någon av ovanstående skall gå att följa upp genom att huvudregistratorn sätter en bevakning med kommentaren Uppdrag till.

16 16(17) Delegeringsbeslut Beslut som fattas med stöd av delegering skall anmälas till nämnden. Nämnden bestämmer själv hur och när detta skall ske (se nämndens delegeringsordning). Enligt kommunallagen kan en nämnd om den uppdrar till en förvaltningschef inom den egna nämndens verksamhetsområde att fatta vissa beslut, även medge att förvaltningschefen i sin tur får överlåta sin beslutanderätt till annan anställd inom kommunen. Detta kallas vidaredelegering. Beslut som fattats på grund av vidaredelegering skall anmälas till förvaltningschefen. Förutom anmälan till chef skall beslutet även anmälas till nämnden. (Se nämndens delegeringsordning) Checklista Skapa nytt dokument Välj dokumenttyp Utgående Välj behandlingsplan (Instans Delegeringsbeslut Kommunstyrelsen) Lägg till filen och klicka på slutför Välj Expediera i kontextmenyn Lämna ett undertecknat original till registrator för aktläggning Rehab-ärenden För rehab-ärenden finns en särskild funktion som endast tjänstemän på personalsektionen har tillgång till. I de fall en chef har ett rehabärende delar personalsektionen ut rättighet till berörd chef att arbeta i ärendet.

17 17(17) Ordlista Dokument Dokumentkort Fil Ärende Kontakt företag Kontakt kontaktperson Kontakt oregistrerad Kontakt privatperson Expediering Kontextmeny Registrering Diarieföring Instans Behandlingsplan Dokumentkort och filer En sida som innehåller information om Dokumentet. T ex ansvarig person, dokumentnamn, antal filer Ett elektroniskt dokument (handling), t ex brev, tjänsteskrivelse eller rapport Samling av handlingar som hör ihop och tillsammans bildar ett ärende. Varje ärende har ett diarienummer som gör det lätt att identifiera. Kan vara myndighet, avdelning, parti etc. dit kontakter knyts Kontaktpersoner är knuten till ett företag, en myndighet eller liknande och kan vara intern, extern eller politiker Privatpersoner som förekommer som kontakter i ärenden. Enligt PuL registrerar vi inte personuppgifter på privatpersoner. En oregistrerad kontakt sparas inte i vårt kontaktregister. Kontakt som lämnat godkännande till registrering eller som måste kunna vara sökbar. Ändamålet med behandlingen ska väga tyngre än den enskildes intresse av integritetsskydd. (PuL) När en handling, t ex ett brev, är färdig väljer man Expediering i kontextmenyn. Handlingen (filen) blir då offentlig. Rubriktexten på ärende, dokument, kontakt, projekt osv. Kontextmenyn är alltid den största texten på sidan. Inkommen eller utgående handling som är av tillfälligt intresse och som inte är av sådan vikt att den behöver vara sökbara i diariet under längre tid registreras men kopplas inte till diariet. Registreringen av en inkommen eller utgående handling kallas diarieföring. Vid diarieföringen antecknas datum, handlingens typ, innehåll, avsändare eller mottagare med mera, samt vid behov till vilket ärende handlingen hör. Beslutande instans. Hos oss är det kommunfullmäktige, nämnd eller utskott Beslutsvägen för tjänsteskrivelsen eller delegeringsbeslutet till nämnd